PEMANFAATAN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Ahlimadya (A. Md)
Disusun Oleh: EKA MAWARNI LUBIS
102201041
PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat
dan segala karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini yang
berjudul “Pemanfaatan Koleksi Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara”, sebagai salah satu syarat untuk memenuhi persyaratan kelulusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rangkaian kata terindah.
Penulis ucapkan kepada Ayahanda tercinta Awaluddin Lubis, S.Sos dan Ibunda tersayang Yushanifah Hasibuan yang telah memberikan segenap jiwa dan raga agar penulis mampu menyelesaikan kertas karya ini. Terima kasih untuk segala
curahan perhatian yang tiada pernah habis. Terima kasih telah menjadi orang tua
terbaik.
Penulis menyadari bahwa kertas karya ini belum sempurna seperti yang
diharapkan. Oleh karena itu, penulis akan menerima kritik dan saran demi
kesempurnaan kertas karya ini. Dalam penulisan kertas karya ini, penulis juga
telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan
bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu, pada
kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd selaku Ketua Program Studi D-III
Perpustakaan selaku dosen pembaca yang telah banyak meluangkan waktu
dan tenaga untuk memberi arahan dan bimbingan sampai kertas karya ini
selesai.
3. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos, M.I. Kom selaku Sekretaris Program Studi
D-III Perpustakaan dan selaku dosen pembimbing yang telah banyak
meluangkan waktu dan tenaga untuk memberi arahan dan bimbingan
sampai kertas karya ini selesai
4. Seluruh staf pengajar program studi D-III perpustakaan Fakultas Ilmu
Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu dan
5. Untuk admin D-III Perpustakaan Suryawan S.Sos terima kasih waktu dan
tenaga serta selalu memberikan masukan kepada penulis dari masa
perkuliahan hingga tahap akhir penyelesaian kertas karya ini.
6. Bapak Drs. Jonner Hasugian, M. Si Sebagai Kepala Perpustakaan
Universitas Sumatera Utara dan staff terkait lainnya yang bersedia
memberikan informasi dan arahan untuk kertas karya penulis.
7. Buat adik-adikku Sheila Anggraini Lubis, Randy Ruriansyah Lubis, Dany
Syahputra Lubis terima kasih atas dukungan dan motivasinya mendukung
penulis dari mulai kuliah hingga selesai.
8. Seluruh teman-teman stambuk 2010, Terutama sahabat-sahabat terbaik
dan terhebat ku : Yeni Elfera, Fahrian Zaid, Godlif Sartika Pasaribu, Titir
Nauli Napitu, Fahri Zauhri dan Arum Zakiyah Lubis terima kasih untuk
hari-hari indah bersama kalian, canda tawa, sedih, galau. Dan juga yang
selalu hadir memberikan motivasi tiada habisnya untuk penulis dan tak
akan pernah terlupakan, semoga persahabatan kita abadi selamanya.
9. Seluruh teman-teman stambuk 2010.
Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang
telah membantu menyelesaikan kertas karya ini. Penulis meyadari masih banyak
kekurangan dalam penulisan kertas karya ini, penulis menerima kritik dan saran
yang membangun lebih baik lagi untuk kertas karya, penulis berharap semoga
kertas karya ini bermanfaat bagi kita semua.
Medan, Juli 2014
Penulis
Eka Mawarni Lubis
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ... i
DAFTAR ISI ... iii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Tujuan Penulisan ... 2
1.3 Metode Pengumpulan Data ... 3
1.4 Ruang Lingkup ... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 4
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 4
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 4
2.1.2 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 5
2.2 Koleksi Perpustakaan ... 7
2.2.1 Pengertian Koleksi ... 7
2.2.2 Tujuan Dan Fungsi Koleksi ... 8
2.2.3 Jenis Koleksi ... 8
2.3 Pemanfaatan Koleksi ... 11
2.3.1 Pengertian Pemanfaatan Koleksi ... 11
2.3.2 Penggunaan Koleksi ... 11
2.4 Pelayanan Perpustakaan ... 11
2.4.1 Pelayanan Sirkulasi ... 12
2.4.1.1 Peminjaman ... 13
2.4.1.2 Pengembalian ... 14
2.4.1.3 Perpanjangan ... 15
2.4.1.4 Penagihan ... 16
2.4.1.5 Pemberian Sanksi ... 17
2.4.2 Pelayanan Referensi ... 17
2.4.3 Pelayanan Internet ... 19
BAB III PEMANFAATAN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan USU ... 22
3.2 Visi,Misi Dan Tujuan Perpustakaan USU ... 24
3.3 Struktur Organisasi Perpustakaan USU ... 25
3.3.1 Anggaran Perpustakaan USU ... 26
3.4 Pengguna Perpustakaan ... 27
3.5 Koleksi Perpustakaan USU ... 28
3.5.1 Jenis Koleksi Perpustakaan USU ... 28
3.6 Pelayanan Perpustakaan USU ... 30
3.6.1 Sistem Pelayanan ... 30
3.6.2 Pelayanan Sirkulasi ... 31
3.6.3 Peminjaman ... 32
3.6.4 Perpanjangan ... 34
3.6.5 Penagihan ... 35
3.6.6 Bebas Pustaka ... 35
3.7 Pelayanan Referensi ... 36
3.8 Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan USU ... 38
3.8.1 Tingkat Pemanfaatan Koleksi ... 38
3.8.2 Pemanfaatan Koleksi Digital Situs Web Perpustakaan USU (library.usu.ac.id) ... 39
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ... 43
4.2 Saran ... 43
BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Masalah
Peranan perpustakaan di dalam pendidikan sangat penting dalam
membantu terselenggaranya pendidikan dengan baik. Perpustakaan merupakan
tempat penyimpanan dan peminjaman bahan pustaka tetapi juga sebagai pusat
informasi dan usaha jasa. Dengan kata lain perpustakaan memberikan pelayanan
yang sebaik–baiknya kepada pengguna perpustakaan. Perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi informasi dewasa ini merupakan wujud nyata dari
kebutuhan masyarakat untuk kemudahan dan kecepatan dalam memperoleh
informasi. Perubahan ini juga membawa dampak yang besar terhadap pengelolaan
perpustakaan, dimana perpustakaan tidak hanya sebagai tempat penyimpanan dan
peminjaman bahan pustaka tetapi juga sebagai pusat informasi. Perpustakaan
sebagai penyedia layanan jasa informasi dengan tingkat kebutuhan pengguna yang
beragam harus dapat memberikan layanan yang maksimal sesuai dengan
kebutuhan informasi yang diinginkan oleh pengguna.
Perpustakaan perguruan tinggi adalah organ pusat dari suatu perguruan
tinggi. Sebagai suatu pusat informasi, perpustakaan memperoleh tempat utama dan sentral karena perpustakaan melayani semua fungsi perguruan tinggi induknya yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Oleh karena itu perpustakaan harus dapat dipersiapkan dan dikelola secara baik dan profesional agar dapat membantu civitas akademika dalam hal penyediaan berbagai sumber informasi untuk menunjang pelaksanaan Tri Dharma perguruan tinggi. Peran utama perpustakaan perguruan tinggi adalah memberikan pelayanan berupa sarana edukatif untuk mempertinggi daya serap dan kemampuan penalaran dalam proses pendidikan dan memperluas cakrawala dunia ilmu pengetahuan, baik staf pengajar maupun mahasiswa dalam menunjang proses belajar mengajar yang ada di perguruan tinggi tersebut. Perpustakaan perguruan tinggi harus menjalankan fungsinya sebagai
pusat belajar (Studying Center), sebagai pusat pembelajaran (Learning Center,
sebagai pusat penelitian (Research Center), sebagai pusat sumber informasi untuk
penelitian (Information Resources Center), sebagai pusat pelestari ilmu
(Dissemination of Information Center) dan sebagai pusat menyebarluaskan
pengetahuan (Dissemination of Knowledge Center).
Suatu perpustakaan dapat dikatakan baik, apabila tingkat pemanfaatan
koleksinya tinggi. Artinya semakin tinggi tingkat pemanfaatan koleksi maka
semakin baik layanan perpustakaan. Sebaliknya, koleksi yang tidak digunakan
berarti kurang termanfaatkan sehingga fungsi suatu perpustakaan tidak tercapai.
Salah satu aspek penting untuk membuat perpustakaan itu banyak digunakan
adalah ketersediaan koleksi yang memenuhi kebutuhan penggunanya. Koleksi
perpustakaan merupakan salah satu faktor utama yang menentukan kriteria dan
jenis sebuah perpustakaan. Perpustakaan merupakan sumber belajar yang utama di
perguruan tinggi. Oleh karena itu, perpustakaan harus menyediakan koleksi dan pelayanan yang sesuai dengan kebutuhan civitas akademika.
Pemanfaatan koleksi perpustakaan sangat diperlukan untuk menunjang
proses kegiatan belajar civitas akademika yang dilaksanakan oleh perguruan
tinggi . Oleh karena itu harus dapat menyediakan pelayanan yang baik agar
koleksi dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya. Perpustakaan Universitas Sumatera
Utara merupakan suatu lembaga pendidikan yang dituntut untuk menyediakan
yang berhubungan dengan civitas akademika. Sesuai dengan informasi awal yang
diperoleh dari pihak Perpustakaan USU, sejak awal mereka menggunakan sistem
pelayanan secara terbuka dan sistem pelayanan tertutup, artinya pengguna
perpustakaan dapat menggunakan bahan perpustakaan yang tersedia secara
langsung dan tidak langsung.
Koleksi yang relevan adalah koleksi yang dapat dimanfaatkan pengguna
secara maksimal. Jumlah koleksi yang dipinjam dari bulan Januari s/d Desember
2013 adalah 242.201 peminjaman dengan jumlah pengunjung bulan Januari s/d
Desember 945.651 dengan jumlah peminjam 36.395, Oleh karena itu,
perpustakaan harus mampu mengetahui kerelevanan koleksi dan mengetahui
informasi apa saja yang dibutuhkan oleh pengguna. Sehingga perpustakaan tidak
dianggap sebagai fasilitas pelengkap pada perguruan tinggi tetapi dapat
mendukung visi dan misi perguruan tinggi tersebut.
Perpustakaan Universitas sumatera utara berupaya untuk mengembangkan
disediakan terbatas. Dengan alokasi dana yang terbatas ini dan koleksi yang ada
pada saat ini, apakah koleksi yang ada di Perpustakaan Universitas Sumatera
Utara sudah dimanfaatkan dengan baik oleh pengguna Perpustakaan Universitas
Sumatera Utara. Berdasarkan hal di atas penulis merasa tertarik untuk memilih
judul pada kertas karya ini yaitu “Pemanfaatan Koleksi Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara”.
1.2Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah untuk mengetahui pemanfaatan koleksi di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.
1.3 Metode Pengumpulan Data
Untuk mengumpulkan data serta informasi yang diperlukan dalam
penulisan kertas karya ini, metode yang digunakan, yaitu :
1. Penelitian kepustakaan (Library Research)
Data diperoleh melalui literatur berupa buku dan informasi lain yang berkaitan
dengan penulisan kertas karya.
2. Penelitian lapangan (Field Research)
Pengamatan secara langsung ke perpustakaan serta mengadakan wawancara
dengan pengguna dan staf perpustakaan, untuk mengumpulkan data yang
diperlukan dalam penulisan kertas karya ini.
1.4 Ruang Lingkup
Dalam penulisan kertas karya ini membahas tentang pemanfaatan koleksi
di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Ruang lingkup penulisan kertas
karya ini terdiri dari pemanfaatan koleksi buku di dilihat dari layanan sirkulasi,
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi sering disebut sebagai jantungnya
universitas karena tanpa perpustakaan tersebut maka proses pelaksanaan
pembelajaran mungkin kurang optimal.
Menurut Sutarno dalam bukunya Perpustakaan dan Masyarakat (2003: 35)
mendefenisikan “perpustakan perguruan tinggi merupakan yang berada dalam
suatu perguruan tinggi dan yang sederajat yang berfungsi mencapai tri dharma
perguruan tinggi, sedangkan penggunanya adalah seluruh civitas akademika”.
Sedangkan menurut Syahrial-Pamuntjak (2000: 5) dalam bukunya
Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan, menyatakan bahwa :
Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi, dan perpustakaan sekolah tinggi.
Berdasarkan beberapa defenisi dapat disimpulkan bahwa perpustakaan
perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada di bawah naungan sebuah
universitas atau perguruan tinggi lainnya yang sederajat yang penggunanya adalah
mahasiswa dan civitas akademika.
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Sebagai bagian dari institusi perguruan tinggi, perpustakaan
diselenggarakan dengan tujuan untuk menunjang pelaksanaan program perguruan
tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan
pengajaran, penelitian serta pengabdian kepada masyarakat. Menurut Yuven
(2010 : 1) tujuan perpustakaan perguruan tinggi dapat dijabarkan sebagai berikut ;
2. Dalam menunjang penelitian maka kegiatan Perpustakaan Perguruan Tinngi adalah mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi peneliti baik intern institusi atau ekstern di luar institusi.
3. Dalam menunjang pengabdian kepada masyarakat maka Perpustakaan Perguruan Tinggi melakukan kegiatan dengan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi masyarakat.
4. Pada dasarnya tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi secara umum adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat pustaka serta mendayagunakan untuk kepentingan civitas academica pada khususnya dan masyarakat pada umumnya.
Menurut Syahrial-Pamuntjak (2000: 5) dalam bukunya Pedoman
Penyelenggaraan Perpustakaan, menyatakan bahwa, ”perpustakaan Perguruan
Tinggi tujuannya membantu perguruan tinggi dalam menjalankan program
pengajaran”.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan penyelenggaraan
perpustakaan perguruan tinggi adalah menjalankan pelaksanaan program
perguruan tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi untuk memberikan
pelayanan informasi dan bahan lainnya untuk pemenuhan kebutuhan informasi
masyarakat penggunanya, guna mendukung pelaksanaan program perguruan
tingginya.
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Fungsi utama perguruan tinggi adalah menunjang Tri Dharma perguruan
tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat. Dalam usaha
melaksanakan Tri Dharma perguruan tinggi, maka perpustakaan berfungsi
menyediakan informasi guna memenuhi kebutuhan penggunanya.
Menurut Yuven (2010 : 2) menyatakan bahwa fungsi perpustakaan
perguruan tinggi dapat dijabarkan lebih rinci sebagai berikut :
a) Studying Center, artinya bahwa perpustakaan merupakan pusat belajar maksudnya dapat dipakai untuk menunjang belajar (mendapatkan informasi sesuai dengan kebutuhan dalam jenjang pendidikan)
harus ada di setiap satuan pendidikan yang merupakan sumber belajar).
c) Research Center, hal ini dimaksudkan bahwa perpustakaan dapat
dipergunakan sebagai pusat informasi untuk mendapatkan bahan atau data atau nformasi untuk menunjang dalam melakukan penelitian.
d) Information Resources Center, maksudnya bahwa melalui
perpustakaan segala macam dan jenis informasi dapat diperoleh karena fungsinya sebagai pusat sumber informasi.
e) Preservation of Knowledge center, bahwa fungsi perpustakaan juga
sebagai pusat pelestari ilmu pengetahuan sebagai hasil karya dan tulisan bangsa yang disimpan baik sebagai koleksi deposit, local content atau grey literatur
f) Dissemination of Information Center, bahwa fungsi perpustakaan
tidak hanya mengumpulkan, pengolah, melayankan atau melestarikan namun juga berfungsi dalam menyebarluaskan atau mempromosikan informasi.
g) Dissemination of Knowledge Center, bahwa disamping
menyebarluaskan informasi perpustakaan juga berfungsi untuk menyebarluaskan pengetahuan (terutama untuk pengetahuan baru)
Di dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas,
2004:3) perpustakaan memiliki berbagai fungsi sebagai berikut :
1. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang medukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran. 2. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.
3. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan – bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya – karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi Publikasi
6. Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
7. Fungsi Interpretasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber – sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan
perguruan tinggi sangat penting bagi masyarakat penggunanya dalam
mengembangkan ilmu pengetahuan dan untuk memperoleh informasi yang
berguna dalam pengembangan pendidikan sebagai fungsi edukasi, informasi, riset,
rekreasi, publikasi, deposit dan interpretasi.
2.2 Koleksi Perpustakaan 2.2.1 Pengertian Koleksi
Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan,
diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi
kebutuhan pengguna akan informasi koleksi yang dibutuhkan oleh setiap
perpustakaan tidaklah sama, hal ini tergantung pada jenis dan tujuan perpustakaan
yang bersangkutan. Dalam Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan
Umum (2000 :19), dinyatakan bahwa Koleksi perpustakaan umum mencakup
bahan pustaka tercetak seperti buku, majalah dan surat kabar, bahan pustaka
terekam dan elektronik seperti kaset, video, piringan (disk) dan lain-lain.
Menurut Ade Kohar (2003 : 6), “Koleksi perpustakaan adalah yang
mencakup berbagai format bahan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan
alternatif para pemakai perpustakaan terhadap media rekam informasi”.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa, koleksi perpustakaan umum
terdiri dari bahan tercetak, bahan pustaka terekam dan bahan pustaka elektronik
2.2.2 Tujuan dan Fungsi Koleksi
Tujuan koleksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan
informasi. Tujuan penyediaan koleksi tidak sama untuk semua jenis perpustakaan,
tergantung kepada jenis dan tujuan perpustakan setiap universitas atau perguruan
tinggi.
Menurut buku Pembinaan Koleksi Perpustakaan dan Pengetahuan
Literatur (Siregar, 1999:2) Perpustakaan perguruan tinggi menyediakan koleksi
dengan tujuan:
1. Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan sivitas akademika perguruan tinggi induknya.
2. Mengumpulkan dan menyediakan bahan pustaka bidang-bidang tertentu yang berhubungan dengan tujuan perguruan tinggi penaungnya
3. Memiliki koleksi bahan dokumen yang lampau dan yang mutakhir dalam berbagai disiplin ilmu pengetahuan, kebudayaan, hasil penelitian dan lain-lain yang erat hubungannya dengan program perguruan tinggi tersebut
4. Memiliki koleksi yang dapat menunjang pendidikan dan penelitian serta pengabdian pada masyarakat yang dilaksanakan oleh perguruan tinngi induknya.
5. Memiliki bahan pustaka/informasi yang berhubungan dengan sejarah dan ciri perguruan tinggi tempatnya bernaung.
Berdasarkan pernyataan di atas dapat dinyatakan bahwa apabila sebuah
perpustakaan perguruan tinggi memiliki koleksi yang sesuai dengan kebutuhan
pengguna maka pelayanan perpustakaan dapat dilakukan secara tepat guna dan
berhasil guna.
2.2.3 Jenis Koleksi
Menurut Ade Kohar dalam bukunya Teknik Menyusun Kebijakan
Pengembangan Perpustakaan (2003:47) mengelompokkan koleksinya kedalam
berbagai jenis sebagai berikut :
1. Koleksi buku teks
Di perpustakaan perguruan tinggi, buku teks biasa dikenal dengan buku ajar. Koleksi buku teks pada umumnya berisi bahan–bahan berupa buku wajib, buku anjuran, dan buku umum lainnya yang diperlukan didalam kegiatan belajar mengajar di perguruan tinggi.
2. Koleksi referensi
dan penting yang tidak tersedia didalam buku teks dan bahan yang lainnya. Koleksi referensi merupakan alat pustakawan untuk memberikan informasi yang spesifik kepada para pemakai perpustakaan. Komponen koleksi referensi diantaranya adalah ensiklopedia, kamus, buku tahunan, bahan biografi, bahan statistik, peraturan perundang–undangan dan sebagainya.
3. Koleksi laporan penelitian
Perkembangan ilmu pengetahuan pada dasarnya merupakan hasil kegiatan penelitian yang sambung menyambung secara kumulatif. Untuk perpustakaan mempunyai tugas mendokumentasikannya kedalam bentuk koleksi laporan penelitian. Laporan penelitian umumnya tidak diterbitkan secara komersil dan menjadi salah satu jenis literatur kelabu (gray literature). Oleh karena itu setiap perpustakaan dapat memperolehnya melalui hadiah dari berbagai lembaga penelitian dan perguruan tinggi.
4. Koleksi terbitan pemerintrah
Lembaga pemerintah adalah lembaga penerbit yang paling besar disamping lembaga penerbit komersial. Berbagai jenis laporan, dokumen, peraturan perundang–undangan dan terbitan berseri yang diterbitkan pemerintah dapat menjadi bagian penting dari sekumpulan koleksi terbitan pemerintah diperpustakaan. Suatu perpustakaan dapat membangun koleksi terbitan pemerintah melalui hadiah atau pembelian dari berbagai departemen dan badan khusus di pemerintahan pusat atau pemerintahan daerah. Pada umumnya perpustakaan sulit memperoleh informasi tentang publikasi baru dari lembaga yang bersangkutan. Namun demikian, perpustakaan harus giat dan konsisten mencari keterangan dari edaran harian atau majalah yang memuat daftar anggota yang terdaftar di dalam daftar pengiriman (mailing list) bahan terbitan dari berbagai lembaga pemerintah.
5. Koleksi jurnal
Koleksi jurnal dapat dibangun dan dikembangkan melalui langganan atau hadiah. Suatu perpustakaan harus hati–hati di dalam mengembangkan koleksi jurnal, sekali suatu jurnal ditetapkan menjadi koleksi perpustakaan, maka harus berkesinambungan dilanggan dari tahun ke tahun berikutnya. Untuk itu kehadiran koleksi jurnal di perpustakaan harus dipertimbangkan atas dasar kebutuhan masyarakat pemakai disaat sekarang dan mendatang.
6. Koleksi bahan pandang dengar
Suatu perpustakaan dapat membangun koleksi bahan pandang dengar secara tersendiri terpisah dari koleksi bahan lainnya. Bahan–bahan berbentuk mikrofilm, mikrofis, CD-ROM, VCD, kaset video, film dan sejenisnya dikumpulkan menjadi satu kelompok dalam susunan koleksi perpustakaan. Koleksi ini umumnya dikembangkan untuk tujuan pelestarian dan penghematan ruang penyimpanan.
7. Koleksi khusus lainnya
diperlukannya, misalnya koleksi peta, koleksi disertasi, koleksi surat kabar, koleksi bahan cadangan dan sebagainya.
Menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas,
2004:14) ragam koleksi adalah sebagai berikut :
a. Koleksi rujukan
menyediakan informasi yang akurat. Berbagai bentuk dan jenis informasi seperti data, fakta, dan lain-lain dapat ditemukan dalam koleksi rujukan. Oleh sebab itu, perpustakaan perlu melengkapi koleksinya dengan berbagai jenis koleksi rujukan seperti ensiklopedi umum dan khusus, kamus umum dan khusus, buku pegangan, direktori, abstrak, indeks, bibliografi, berbagai standar, dan sebagainya baik dalam bentuk buku maupun non buku.
b. Bahan ajar
Bahan ajar berfungsi untuk memenuhi tujuan kurikulum. Bahan ajar untuk setiap mata kuliah bisa lebih dari satu judul karena cakupan isinya yang berbeda sehingga bahan yang satu dapat melengkapi bahan yang lain. Di samping ada bahan ajar yang diwajibkan dan ada pula bahan ajar yang dianjurkan untuk memperkaya wawasan. Jumlah judul bahan ajar untuk tiap-tiap mata kuliah ditentukan oleh dosen, sedangkan jumlah eksemplarnya bergantung kepada tujuan dan program pengembangan perpustakaan setiap perguruan tinggi. c. Terbitan berkala
Untuk melengkapi informasi yang tidak terdapat di dalam bahan ajar dan bahan rujukan, perpustakaan melanggan bermacam-macam terbitan berkala seperti majalah umum, jurnal, dan surat kabar. Terbitan ini memberikan informasi mutakhir mengenai keadaan atau kecenderungan perkembangan ilmu dan pengetahuan. Perpustakaan seyogianya dapat melanggan sedikitnya satu judul majalah ilmiah untuk setiap program studi yang diselenggarakan perguruan tingginya.
d. Terbitan pemerintah
2.3 Pemanfaatan Koleksi
2.3.1 Pengertian Pemanfaatan Koleksi
Kata pemanfaatan berasal dari kata manfaat yang berarti guna atau faedah.
Menurut Kamus Bahasa Indonesia Kontemporer (2002 : 928) dijelaskan bahwa
kata pemanfaatan mengandung arti proses, cara, perbuatan memanfaatkan.
Pemanfaatan koleksi perpustakaan dapat berarti membaca koleksi di ruang
perpustakaan (in library Use) dan meminjam koleksi dari bagian sirkulasi
perpustakaan (out library Use). Pemanfaatan koleksi dapat diketahui melalui
kajian sirkulasi yang berpusat pada penggunaan ( use studies) atau pada pengguna
(user studies) dimana bertujuan untuk mengetahui seberapa besar koleksi yang
telah dimanfaatkan dan mengetahui siapa yang memanfaatkan koleksi tersebut.
2.3.2 Penggunaan Koleksi
Dalam kamus bahasa Indonesia (1999: 375) disebutkan pengguna
merupakan seseorang yang menggunakan atau memanfaatkan. Dengan demikian
pengguna perpustakaan adalah orang atau badan hukum yang menggunakan jasa
layanan perpustakaan baik dalam bentuk riel maupun potensial.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan
pemanfaatan koleksi adalah suatu cara yang dilakukan oleh pengguna
perpustakaan di dalam memanfaatkan kumpulan bahan pustaka yang tersedia di
perpustakaan.
2.4 Pelayanan Perpustakaan
Pelayanan perpustakaan adalah seluruh kegiatan penyampaian informasi
kepada pengguna melalui berbagai fasilitas, aturan, dan cara tertentu pada sebuah
perpustakaan agar seluruh koleksi perpustakaan dimanfaatkan semaksimal
mungkin.
Menurut buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud (2004: 71)
“Pelayanan pengguna adalah pemberian informasi dan fasilitas kepada pengguna
Sedangkan menurut Soeatminah (1978: 1) “Pelayanan pengguna adalah
tugas melayani pengguna perpustakaan dalam menggunakan bahan pustaka yang
telah disediakan di perpustakaan”.
Pelayanan Perpustakaan adalah kegiatan pemberian bantuan kepada
pengguna untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan agar para pengguna
dapat memanfaatkan bahan pustaka sebaik-baiknya.
2.4.1 Pelayanan Sirkulasi
Secara umum yang dimaksud dengan pelayanan sirkulasi adalah suatu
kegiatan pelayanan pencatatan dalam pemanfaatan dan penggunaan koleksi bahan
pustaka dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pemakai.
Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruaan Tinggi (2004 : 6):
Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan melayangkan koleksi perpustakaan kepada
para pemakai atau pengguna perpustakaan dengan berbagai macam kegiatan
seperti:
1) Membuat peraturan mengenai pemakaian/peminjaman koleksi, misalnya yang mengatur :
a. Siapa saja yang boleh ,memakai fasilitas perpustakaan b. Syarat-syaratnya apa saja
c. Hak-haknya apa saja
d. Lamanya jangka waktu peminjaman
e. Banyaknya koleksi bahan pustaka yang boleh dipinjam keluar oleh setiap orang/anggota perpustakaan.
f. Sanksi-sanksi bila terlambat mengembalikan pinjaman bahan pustaka ataupun bila terjadi pelanggaran terhadap peraturan perpustakaan.
2) Membuat pengumuman tentang pendaftaran anggota perpustakaan langsung tertulis diperpustakaan.
3) Melakukan penagihan kepada para anggota perpustakaan yang belum mengembalikan pinjamannya, padahal sudah habis batas waktu peminjamanya dengan cara ditagih langsung ataupun lewat surat tagihan.
4) Mencatat dengan tertib dan teratur semua pemasukan uang pendaftaran anggota perpustakaan maupun uang denda keterlambatan pengembalian koleksi pustaka, untuk kemudian menyetorkannya kepada yang berwenang ataupun pimpinan perpustakan.
Menurut Syahrial-Pamunjak di dalam bukunya Pedoman Penyelenggaraan
(2000: 97) menyatakan bahwa ”Pelayanan sirkulasi adalah kegiatan pengedaran
koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun untuk
dibawa keluar perpustakaan”.
Sedangkan menurut Bafadal-Ibrahim (2000: 24), “Pelayanan sirkulasi
adalah kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai
perpustakaan dalam proses peminjaman dan pengembaliaan bahan pustaka.”
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa bahwa pelayanan sirkulasi
adalah kegiatan yang harus ada di dalam perpustakaan yang berhubungan dengan
bagiaan peminjaman dan pengembaliaan bahan pustaka agar dapat dipergunakan
oleh pengguna secara maksimal.
2.4.1.1 Peminjaman
Perpustakaan mempunyai tugas yaitu memberikan informasi kepada
pengguna perpustakaan. Untuk memenuhi tugas tersebut, pihak perpustakaan
hendaknya berusaha mempertemukan bahan pustaka dengan pengunjung atau
pembaca.
Peminjaman adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan
bukti bahwa pemakai perpustakaan meminjam bahan pustaka. Menurut
Sjahrial-Pamuntjak (2000 : 97), “Peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan
pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca di dalam perpustakaan
maupun untuk dibawa keluar perpustakaan”
Sehubungan dengan pernyataan diatas, maka pada buku Pedoman
Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004:54) juga dikemukakan bahwa
dilihat dari jangka waktunya maka peminjaman dapat dibedakan atas tiga jenis,
antara lain:
1. Peminjaman biasa, jangka waktunya selama 1 atau 2 minggu.
2. Peminjaman jangka pendek, jangka waktunya selama 1 sampai 3 hari. 3. Peminjaman jangka panjang, jangka waktunya selama 1 sampai 6 bulan
Dari ketiga jenis peminjaman di atas, peminjaman biasa merupakan jenis
peminjaman yang banyak digunakan perpustakaan yang ada di Indonesia.
Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004:74) Prosedur
meminjamkan bahan perpustakan adalah sebagai berikut:
1. Pengguna menunjukkan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan 2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna
3. a. Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut:
i. pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi
ii. petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir
b. Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut:
i. pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya ii. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu
buku yang tersimpan pada kantong buku
iii. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali
iv. petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali 4. Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan 5. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut pada pengguna 6. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut:
i. menurut tanggal kembali bahan perpustakaan, kemudian
ii. setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan perpustakaan
7. Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak kartu pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.
2.4.1.2 Pengembalian
Pengembalian adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan
bukti bahwa pengguna telah mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam.
Perpustakaan yang baik harus membuat pelayanan peminjaman dan pengembalian
melalui prosedur mudah, tidak berbelit-belit. Dengan demikian akan mempercepat
proses pelayanan kepada pengguna perpustakaan.
Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas,
2004: 81), menyatakan bahwa :
Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah:
a. Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan.
b. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali
c. Mengambil kartu pinjaman dari kotak kartu pinjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku
d. Membubuhkan stempel pada “kembali” pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan kartu pinjaman
e. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku
f. Menegembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam
g. Mengelompokkan buku menurut nomor kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak
h. Memilih buku
1. Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada suatu tempat untuk dikirim ke unit perawatan
2. Yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain untuk disiangi
Dalam proses pengembalian pengguna perpustakaan dapat melakukan
pencatatan pemeseanan peminjaman untuk meminta buku yang sedang dipinjam
oleh pengguna lain, setelah kembali ke perpustakaan, dipinjamkan kepadanya.
Tata cara pemesanan bahan perpustakaan diuraikan sebagai berikut :
a. Menerima formulir pemesanan yang telah diisi
b. Memeriksa kartu buku dan kartu pinjam untuk mengetahui peminjam buku itu dan waktu pengembaliannya
c. Menyimpan bahan yang dipesan dalam rak khusus
d. Memberitahu pemesan bahwa bahan yang dipesan telah tersedia
2.4.1.3 Perpanjangan
Dalam hal perpanjangan, pengguna membawa kembali bahan pustaka ke
perpustakaan untuk diperpanjang waktu peminjamannya ketika bahan pustaka
tersebut telah habis masa pinjamnya. Perpanjangan waktu peminjaman tergantung
pada kebijakan perpustakaan. Ada perpustakaan yang memberikan perpanjangan
sebanyak dua kali dan ada juga yang hanya memberikan perpanjangan satu kali
saja.
Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 :820),
prosedur peminjaman adalah sebagai berikut :
3. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali (untuk perpanjangan sistem manual, tanggal kembali baru juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku)
4. Jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan
Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam diperlukan : a. Kartu pinjam
b. Kartu buku
c. Stempel tanggal kembali
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa perpanjangan peminjaman
bahan pustaka dapat dilakukan apabila tidak ada pengguna lain yang memesan
bahan perpustakaan tersebut.
2.4.1.4Penagihan
Penagihan adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan meminta
kembali bahan pustaka yang dipinjam oleh pemakai setelah batas waktu
peminjaman. Menurut Soeatminah (1992 : 148), menyatakan bahwa ”Apabila
buku yang dipinjam tidak dikembalikan pada waktu yang telah ditentukan,
prpustakaan perlu mengirimkan surat tagihan kepada peminjam, biaya pengiriman
surat dibebankan kepada peminjam”.
Menurut Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004 : 83),
prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut :
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan; pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari 2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama
dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai pertinggal
3. Bila bahan dikembalikan sebelum ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan pengembalian
Sarana yang diperlukan proses penagihan ialah :
a. Kartu indeks bahan tanggal kembali yang dipergunakan untuk mengetahui batas akhir pengembalian
b. Kartu buku untuk mengetahui :
1.Nomor anggota yang terlambat mengembalikan
2.Keterangan bahan perpustakaan yang terlambat dikembalikan c. Kartu peminjam untuk mengetahui identitas peminjam
d. Formulir penagihan yang memuat : 1. Nama dan alamat pengirim
4. Tahapan penagihan (ke-1.ke-2,ke-3) 5. Sanksi bila tagihan tidak diindahkan.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur penagihan yaitu
Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali
bahan perpustakaan, Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar
pertama dikirimkan kepada peminjam.
2.4.1.5Pemberian Sanksi.
Pemberian sanksi adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan
pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pemakai beserta pemberian
sanksinya. Dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004
:83), dinyatakan bahwa ada beberapa jenis sanksi yang dikenakan kepada
pengguna antara lain :
a. Denda
b. Sanksi administrasi, misalnya tidak boleh meminjam bahan pustaka dalam waktu tertentu
c. Sanksi akademik, berupa pembatasan kegiatan belajar-mengajar
Pemberian sanksi kepada pengguna dilakukan dengan prosedur yang
ditetapkan perpustakaan. Prosedur pemberian sanksi apabila terjadi pelanggaran
ialah sebagai berikut :
1. Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna
2. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya
3. Untuk sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikannya menurut aturan perpustakaan
4. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkan kepada pimpinan perguruan tinggi agar memberi sanksi kepad pengguna tersebut
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa sanksi yang dikenakan
kepada pengguna Denda, Sanksi administrasi dan Sanksi akademik.
2.4.2 Pelayanan Referensi
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas,
2004: 86), mengemukakan bahwa :
informasi dengan lebih spesifik dan dengan pilihan subjek yang lebih luas, dan memanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia secara optimal.
Sedangkan menurut Lasa H.S. (1994 : 33) menyatakan bahwa pelayanan
referensi adalah:
Kata referensi berasal dari bahasa inggris ”referensi” berarti menunjuk kepada, menyebut. Sering diartikan pula dengan awan, rujukan, sebab jenis – jenis koleksi ini sengaja dipersiapkan untuk memberikan informasi, penjelasan dalam hal – hal tertentu. Mungkin informasi itu meliputi kata, pokok masalah, tempat, pustaka, nama tokoh, petunjuk, ukuran dan lain sebagainya. Jenis koleksi ini tidak perlu dipelajari secara keseluruhan sebagaimana buku teks maupun buku fiksi
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa layanan referensi
adalah kegiatan untuk membantu pengguna menelusur informasi dalam berbagai
subjek. Dengan pelayanan ini, pengguna dibantu untuk menemukan informasi
dengan cepat.
Menurut Syahrial Pamuntjak (2000:109 – 112) koleksi referensi dapat
dibedakan menurut cakupan dan jenis pertanyaan yang akan dijawab,yaitu:
a. Ensiklopedi
Cakupan isi: Memberi informasii atau uraian tentang berbagai bidang ilmu pengetahuan. Ada ensiklopedi umum dan ensiklopedi yang terbatas pada suatu subjek saja dengan memberi informasi tentang segala aspek bidang tersebut. Susunannya menurut abjad dan dilengkapi indeks Biasanya juga diberi ilustrasi.Beberapa ensiklopedi menerbitkan buku tahunan yang berisi peristiwa penting yang terjadi dalam tahun yang berlalu.
b. Kamus
Cakupan isi: Arti dan asal kata, definisi, cara pengejaan, cara pengucapan, sinonim, antonim, contoh penggunaan. Ada kamus satu bahasa dan kamus dua bahasa. Kamus dua bahasa ini memberi terjemahan darri satu kata ke kata itu dalam bahasa lain.
c. Sumber biografi
Cakupan isi: Sumber macam ini memuat riwayat hidup berbagai orang Ada yang bersifat umum dan ada yang terbatas pada satu Negara, dan ada yang khusus memuat riwayat hidup dari kelompok orang tertentu seperti pemimpin, pengarang, orang – orang terkenal, atau orang orang seprofesi. Susunannya biasa menurut nama orang dibahas.
d. Direktori
Cakupan isi: Direktori memuat nama, alamat dan kegiatan organisasi, lembaga atau orang terkemuka dalam suatu profesi. Susunannya menurut abjad nama atau menurut suatu bagan klafikasi.
e. Buku tahunan dan almanak
kejadian yang penting, kegiatan dan perkembangan selama tahun yang baru berlalu, baik bersifat umum maupun terbatas pada suatu Negara ataupun mengenai suatu badan usaha. Umumnya delengkapi dengan statistik dan data lain.
f. Buku pedoman
Cakupan isi: Buku pedoman memuat informasi yang praktis untuk mengerjakan sesuatu, untuk belajar mengenai sesuatu atau memberi informasi umum dalam bidang tertentu.
g. Bibliografi
Cakupan isi: Bibliografi memberi informasi mengenai penerbitan, baik yang berupa buku maupun majalah. Keterangan yang diberikan adalah nama pengarang, judul, editor, nama penerbit dan tahun terbit. Ada yang bersifat umum atau nasional dan tidak terbatas pada satu bidang. Ada juga bibliografi pilihan yang isinya terbatas pada suatu bidang.
h. Indeks dan abstrak
Cakupan isi: Buku referens semacam ini memuat informasi tentang karangan majalah. Indeks hanya memberi keterangan lokasi, yaitu nama pengarang, judul karangan dan judul majalah, tahun, nomor serta halaman dimana karangan itu terdapat. Abstrak disertai sari karangan. Kedua jenis ini biasanya terbit secara berkala. Susunannya menurut subjek.
i. Penerbitan resmi
Cakupan isi: Data fakta resmi, undang – undang, peraturan, pengumuman dari pemerintah pusat maupun pemerintah daerah.Suatu perpustakaan baik besar maupun kecil hendaknya diusahakan agar koleksi referensi itu tersedia dengan bahan pustaka yang mengandung informasi mutakhir.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan referensi
adalah Suatu kegiatan pelayanan untuk membantu pengguna pengunjung
perpustakaan menemukan atau mencari informasi yang memiliki koleksi yaitu
Ensiklopedi, Kamus, Sumber biografi, Direktori, Buku tahunan dan almanak,
Buku pedoman, Bibliografi, Indeks dan abstrak dan penerbitan resmi.
2.4.3 Pelayanan Internet
Menurut Ridwan Siregar (2004:58) dalam buku Perpustakaan : Energi
Pembangunan Bangsa dinyatakan bahwa :
Saat sekarang ini jaringan internet bukanlah hal yang asing lagi bagi
masyarakat. Melalui jaringan internet ini dapat tersedianya kemudahan untuk
informasi apapun dengan cepat, yang tidak hanya dalam bentuk teks dan juga
gambar. Selain itu internet juga dapat menawarkan alternatif yang baru dalam
pemerolehan informasi juga sebagai media dimana bahan digital tersedia, standar
dan teknologinya akan terus mengalami pertumbuhan dan perkembangan
kemajuan jaman.
Fasilitas utama yang telah terdapat didalam internet adalah sebagai
berikut:
6. World Wide Web (WWW).Siregar, 2004 : 59)
2.4.4 Relevansi Koleksi
Koleksi perpustakaan dapat dimanfaatkan secara maksimal apabila sebuah
perpustakaan dapat memenuhi koleksi yang relevan dengan kebutuhan pengguna.
Sehingga informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dapat terpenuhi oleh
perpustakaan.
Evaluasi koleksi harus selalu dilaksanakan dengan teratur supaya koleksi
sesuai dengan perubahan dan perkembangan program perguruan tinggi. Mount
Sunt Vincent University Library dalam Evi (2003: 11), mengemukakan bahwa
ada beberapa teknik untuk mengevaluasi tingkat pemanfaatan koleksi yaitu :
1. Memperhatikan tingkat judul berdasarkan standar umum, dapat dilihat melalui:
a. katalog perpustakaan b. bibliografi subjek c. analisis subjek d. review essays
e. bibliografi khusus, dan
f. daftar usulan dari staf pengajar 2. Sistem data perpustakaan
3. Mencakup keseluruhan judul dalam subyek tertentu berhubungan dengan pengadaan, frekuensi sirkulasi peminjaman, dan statistik silang layan.
5. Survey pengguna tentang cakupan, kedalaman, kesesuaian, dan kemutakhiran koleksi.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004:
16), mengemukakan bahwa :
Mengevaluasi koleksi ialah upaya menilai daya guna dan hasil guna koleksi dalam memenuhi kebutuhan sivitas akademika serta program perguruan tinggi. Evaluasi koleksi harus selalu dilaksanakan dengan teratur supaya koleksi sesuai dengan perubahan dan perkembangan program perguruan tinggi. Tujuannya dapat dirinci sebagai berikut:
1. Mengetahui mutu, lingkup, dan kedalaman koleksi
2. Menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi 3. Mengikuti perubahan, perkembangan, sosial budaya, ilmu dan
teknologi
4. Meningkatkan nilai informasi
5. Mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi 6. menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi
Dari uraian di atas dapat disimpulkan manajeman koleksi adalah kegiatan
yang meliputi pengembangan koleksi, dan pengelolaan koleksi. Tujuan
manajemen koleksi yaitu untuk kelengkapan, ketersediaan, kemampuan untuk
BAB III
PEMANFAATAN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan
Perpustakaan USU didirikan pada tahun 1970 dan kemudian perpustakaan
ini menjadi perpustakaan sentral yang dimulai dengan bergabungnya sejumlah
perpustakaan fakultas dan pindah ke gedung baru yang diresmikan pada tanggal 2
Nopember 1987 oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan. Bila ditelusur kembali
sejarah USU, perpustakaan pertama didirikan di lingkungan USU adalah
Perpustakaan Fakultas Kedokteran (1952) dan kemudian disusul oleh
Perpustakaan Fakultas Hukum (1954). Ketika itu USU masih merupakan sebuah
Yayasan yang kemudian diserahkan kepada Pemerintah serta diresmikan sebagai
Perguruan Tinggi Negeri ke tujuh di Indonesia pada tanggal 20 Nopember 1957.
Perpustakaan USU menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas sekitar
6.090 m2 yang terletak di tengah-tengah kampus. Setelah USU berubah status
mejadi Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara (PT BHMN) dan
selanjutnya menjadi Badan Layanan Umum (BLU), Perpustakaan USU mulai
mendekatkan pelayanannya kepada pengguna dengan membuka Perpustakaan
Universitas Cabang pada sejumlah Fakultas.
Pembukaan Perpustakaan Universitas Cabang didasarkan kepada Pasal 31
ayat 2 Anggaran Dasar USU dan Pasal 77 ayat 3 Anggaran Rumah Tangga USU.
Sekarang ini ada 10 (sepuluh) Perpustakaan Universitas Cabang yaitu: 1)
Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Hukum yang mulai beroperasi pada
akhir tahun 2006, 2) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas MIPA yang mulai
beroperasi pada awal tahun 2007, 3) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas
Kedokteran Gigi dimulai beroperasi awal tahun 2008, 4) Perpustakaan Universitas
Cabang Fakultas Kedokteran mulai beroperasi bulan Agustus 2008, 5)
Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kesehatan Masyarakat mulai
beroperasi pada bulan Desember 2008; 6) Perpustakaan Cabang Fakultas Keperawatan mulai beroperasi pada awal tahun 2011, 7) Perpustakaan Cabang
Fakultas Farmasi mulai beroperasi pada Januari 2012, 8) Perpustakaan Cabang
Fakultas Psikologi, dan 10) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Pertanian
mulai beroperasi bulan Nopember 2012.
Gedung Perpustakaan dikelilingi areal taman dan parkir seluas sekitar 4
Ha. Gedung Perpustakaan Universitas hanya dapat menampung sekitar 750 orang
pembaca dalam waktu yang bersamaan. Pada masa kuliah (Agustus s.d. Desember
dan Februari s.d. Juni) Perpustakaan biasanya sangat ramai sehingga ada kalanya
daya tampung ruangan tidak mencukupi. Sedangkan seluruh Ruangan
Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas dapat menampung sekitar 198
pembaca. Selain itu, pada jam tertentu mahasiswa harus antri di Layanan Sirkulasi
dan Layanan Digital. Untuk memperluas daya tampung koleksi dan pengguna
perpustakaan yang terus mengalami peningkatan yang sangat signifikan, sejak
tahun 2007 telah dimulai pembangunan Gedung Perpustakaan Unit II seluas 6.323
M2 dari dana bantuan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dengan anggaran
tahun jamak (multi years), namun dari tahun 2009 s.d 2012 lanjutan pembangunan
gedung tidak mendapat pendanaan. Gedung ini direncanakan memiliki arsitektur
yang sama dengan Gedung Perpustakaan Unit I, yang kemudian direncanakan
akan dihubungkan dengan jembatan penghubung antar lantai atau
sekurang-kurangnya untuk Lantai Dasar dan Lantai-2.
Dibandingkan dengan dua dekade sebelumnya Perpustakaan mengalami
perkembangan pesat khususnya sejak dua puluh tahun terakhir. Sejak tahun 1991,
Perpustakaan mulai melakukan perubahan mendasar dalam berbagai aspek
pelayanannya dengan menerapkan manajemen baru untuk memberdayakan sivitas
akademika USU. Perpustakaan benar-benar berorientasi pada kepentingan
mahasiswa sebagai pelanggan utama USU. Prinsip kewirausahaan yang
mengutamakan kepuasan pelanggan dijadikan sebagai filosofi penyelengaraan
pelayanan.
Perpustakaan sebagai fasilitas penunjang utama program Tridharma
Perguruan Tinggi memiliki peranan yang besar dalam mendukung misi dan tujuan
USU sebagai pusat pendidikan yang mampu menghasilkan lulusan yang
berkualitas, pusat pendidikan yang mampu bersaing secara global dan mampu
mengembangkan diri sesuai dengan kebutuhan lingkungan kerja, penelitian yang
konsultasi dan rujukan bagi dunia usaha/industri. Berkaitan dengan itu,
Perpustakaan terus berupaya untuk menyelaraskan peranannya dalam mengikuti
dinamika perkembangan USU.
3.2 Visi, Misi dan Tujuan Perpustakaan
Cita-cita Perpustakaan USU dituangkan dalam Visi sebagai berikut:
“Menjadi suatu perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka dalam pelayanan
terhadap sivitas akademikanya “.
Untuk mencapai cita-cita tersebut di atas, Misi yang diemban oleh
Perpustakaan adalah: “Menyediakan akses terhadap informasi dan layanan
informasi secara tepat waktu, tepat guna dan efektif untuk mendukung fungsi
Tridharma USU melalui pengadaan dan penyediaan bahan pustaka serta
membantu mahasiswa dan dosen, sehingga menjadi terampil dalam menemukan
informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka”.
Bedasarkan Visi dan Misi tersebut Tujuan Perpustakaan ditetapkan
sebagai berikut:
(1) Mendukung fungsi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
pada masyarakat USU dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan,
mengatalog, memproses dan menjadikan bahan perpustakaan tersedia
dengan memperhatikan faktor relevansi, kemutakhiran, keseimbangan dan
terpelihara.
(2) Mengupayakan agar pelayanan perpustakaan disediakan secara efektif dan
efisien dengan memanfaatkan perkembangan di bidang teknologi
informasi dan komunikasi.
(3) Menyediakan fasilitas yang memudahkan kegiatan pengadaan,
pengolahan, penelusuran koleksi dan pelayanan perpustakaan dengan
sistem otomasi menggunakan perangkat lunak (software) yang terintegrasi.
(4) Merencanakan, mempromosikan, mengimplementasikan dan
mengevaluasi kegiatan perpustakaan dalam kerangka proses
penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
(5) Mengupayakan manajemen dan struktur organisasi yang tepat untuk
mencapai tujuan dan sasaran perpustakaan.
(6) Menciptakan suatu lingkungan, peluang dan kondisi yang tepat untuk
memungkinkan staf perpustakaan dapat mencapai dan memelihara kinerja
yang baik dengan mengacu kepada standar mutu yang ditetapkan.
(7) Menyediakan suatu lingkungan fisik yang tepat untuk memenuhi
kebutuhan koleksi, pengguna dan staf yang berbeda.
(8) Menciptakan dan memelihara komunikasi dua arah yang efektif baik di
dalam maupun ke luar perpustakaan.
(9) Mengoptimalkan resource sharing dan jaringan tingkat lokal, regional,
nasional dan internasional.
3.3 Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
Saat ini seluruh kegiatan Perpustakaan dilayani oleh 117 orang staf yang
terdiri dari 1 orang tenaga Dosen (yaitu Wakil Kepala Perpustakaan), 18 orang
tenaga Fungsional Pustakawan, 40 orang PNS dan 58 orang adalah tenaga
honorer.
Sehubungan dengan perubahan status USU dari PTN menjadi PT-BHMN
(PP No. 56 Tahun 2003) tanggal 11 Nopember 2003, organisasi dan tata kerja
Perpustakaan mengalami perubahan mengikuti Anggaran Dasar dan Anggaran
Rumah Tangga (AD/ART) USU. Struktur organisasi yang baru telah ditetapkan
dengan SK Majelis Wali Amanat No.1/SK/MWA/I/2005 pada tanggal 8 Januari
2005.
Sesuai dengan struktur organisasi dan tatakerja yang baru, Perpustakaan
dipimpin oleh Kepala Perpustakaan dan Sistem Informasi yang dibantu oleh
Wakil Kepala, 3 orang Kepala Sub Bidang dan 1 orang Kepala Sub Bagian Tata
Usaha. Adapun struktur organisasi Perpustakaan USU yang baru adalah seperti
Gambar 1: Struktur Organisasi Perpustakaan USU
3.3.1 Anggaran Perpustakaan
Perpustakaan tentunya membutuhkan dana untuk dapat terus
mengembangkan perpustakaan menjadi lebih baik. Demikian juga dengan
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU).
Anggaran Perpustakaan USU berasal dari APBN dan PNBP, Untuk
melaksanakan program yang telah dijadwalkan dalam RBA, Perpustakaan
mengajukan permintaan pemrosesan pekerjaan/pengadaan barang kepada Kuasa
Pengguna Anggaran (KPA) USU yang ditembuskan juga kepada PPK dan
Pejabat Pengadaan dengan melampirkan spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan.
Proses selanjutnya surat permintaan yang disampaikan tidak dibalas secara tertulis
oleh ULP USU apakah permintaan disetujui, ditolak atau adanya hambatan lain. Kepala
Perpustakaan dan Sistem Informasi
Kelompok
Pustakawan
Wakil Kepala Bidang Perpustakaan
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Perpustakaan
Kepala Sub. Bidang
Pelayanan Teknis
Kepala Sub. Bidang
Pelayanan Teknis Kepala Sub. Bidang
3.4 Pengguna Perpustakaan
Pengguna perpustakaan adalah seluruh anggota sivitas akademika
Universitas Sumatera Utara (USU) dengan terlebih dahulu memenuhi syarat –
syarat yang telah ditentukan untuk setiap calon pengguna perpustakaan, yaitu
dengan mengisi formulir pendaftaran calon anggota. Pada umumnya pengguna
Perpustakaan USU adalah mahasiswa, dosen, pegawai dan mahasiswa luar.
Jumlah keseluruhan anggota Perpustakaan USU adalah mahasiswa sebanyak
35.013 Orang, staf pengajar/dosen dan Pegawai USU sekitar 10.407 Orang. Bagi
mahasiswa luar yang berkunjung ke Perpustakaan USU hanya diperkenankan
untuk melihat – lihat koleksi yang terdapat di USU tetapi tidak diperbolehkan
untuk meminjam bahan perpustakaan ke luar perpustakaan. Lihat Tabel 1
Tabel 1: Jumlah Anggota Perpustakaan (Januari s.d Desember 2013)
No Kategori Jumlah
Terdaftar
Jumlah Anggota
Perpustakaan Persentase
1 Mahasiswa 35.013 35.013 100%
2 Dosen 1.575 1.174 74,5 %
3 SPs 9.233 9.233 100 %
Jumlah 45.821 45.420 99.1%
Sumber: Lakip Perpustakaan USU, 2013
0 10000 20000 30000 40000 50000
2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
Dosen
Mahasiswa & SP
3.5 Koleksi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU)
Koleksi bahan pustaka merupakan salah satu syarat yang mutlak dalam
pendirian suatu perpustakaan. Oleh karena itu, setiap perpustakaan harus
mempunyai koleksi yang cukup memadai bagi kebutuhan pengguna.
Pengadaan koleksi ini juga harus disesuaikan dengan kemampuan
keuangan atau anggaran perpustakaan yang ada. Berdasarkan hasil wawancara,
penulis memperoleh data mengenai jumlah koleksi yang dimiliki oleh
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU) adalah sebanyak 208.506 judul
dengan jumlah 609.991 eksemplar. Lihat Tabel 2
3.5.1 Jenis Koleksi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU)
Tugas setiap perpustakaan adalah membangun koleksi demi kepentingan
pengguna perpustakaan kualitas jasa yang diberikan serta kepuasan pengguna
tergantung pada tersedianya koleksi perpustakaan. Pengembangan koleksi pada
perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU)sudah memenuhi kebutuhan
perkuliahan dan kebutuhan pengguna. Namun Perpustakaan Universitas Sumatera
Utara (USU) menyesuaikan dengan kebutuhan pengguna yang ada di
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU).
Koleksi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU) terdiri dari bahan
pustaka berbentuk buku dan bahan pustaka bukan buku, yaitu :
1. Bahan pustaka berbentuk buku
• Buku teks (000-999)
• Buku referensi
• Buku Tentang Amerika (American Corner)
2. Bahan pustaka bukan buku
• Majalah
• Jurnal
• E-Books
• Buletin
• Surat Kabar
• CD (Compact Disk) Room Multimedia, Database, Fulltext
Tabel 2: Jumlah Koleksi Berdasarkan Jenis (s. d. Desember 2013)
No Jenis Koleksi
Jumlah Judul Eksemplar
Kepingan CD, Disket,
Kaset
(1) (2) (3) (4) (5)
1. Buku 129.345 468.892 0
2. E-Books 2.340 2.340 0
3. Jurnal (Tercetak) 3.792 5.042 0
4. Jurnal (Mikrofis) 515 61.440 0
5. JurnalElektronik (CD-ROM & Online)
20.408 20.408 0
6. Kaset audio/video 206 0 206
7. DisketKomputer 316 0 316
8. CD-ROM, database 31 0 31
9. CD-ROM, multimedia 177 0 177
10. CD-ROM, fulltext 1.521 0 1.618
11. Deposit USU 40.072 40.072 0
12. Deposit ADB 4.965 5.292 0
13. Deposit WB 1.343 1.509 0
14. American Corner 3.475 4.996 0
Jumlah 208.506 609.991 2.348
Sumber: Lakip Perpustakaan USU, 2013
3.6. Pelayanan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara 3.6.1 Sistem Pelayanan
Pelayanan Perpustakaan adalah pemberian informasi pengguna melalui
pelayanan perpustakaan, pengguna dapat memperoleh informasi yang
dibutuhkannnya secara optimal.
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara memberikan pelayanan
mencakup 4 (empat) kegiatan, baik kegiatan pekerjaan peminjaman, kegiatan
membantu pengunjung mencari informasi (pelayanan referensi), kegiatan
pelayanan digital, Pelayanan Koleksi Amcor Dan Pelayanan Koleksi Deposit.
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara memberikan pelayanan kepada
sivitas akademika dan menerapkan sistem pelayanan terbuka (open access)
dimana setiap pengguna/peminjam dapat langsung menggunakan atau melihat
setiap bahan pustaka yang dibutuhkannya langsung pada jajaran koleksi yang
telah disediakan atau langsung pada rak buku. Pelayanan tertutup (Close Acces)
dimana peminjam tidak bisa melihat langsung atau menggunan setiap bahan
pustaka (Koleksi Pinjam Singkat).
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara dibuka setiap hari kecuali hari
Minggu dan hari libur. Waktu pelayanan Perpustakaan Universitas Sumatera
Utara adalah sebagai berikut :
Senin s.d. Jumat, pukul 08.00-16.00
Sabtu pukul 08.00-13.00
Koleksi Pinjam Singkat (KPS), Ruang Baca, Ruang Digital dan Akses
Internet:
Senin s.d. Jumat, pukul 08.00-21.00
Sabtu 08.00-16.00
Tata tertib yang harus dipatuhi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
adalah sebagai berikut :
• Menjaga KTA agar tidak sampai digunakan oleh orang lain
• Menjaga ketenangan dengan tidak menimbulkan suara atau bunyi yang
dapat mengganggu ketenangan pembaca lain di dalam Perpustakaan, dan
• Menitipkan tas, jaket dan yang sejenisnya pada tempat Penitipan Tas
sebelum memasuki ruang koleksi
• Mengisi buku tamu elektronik dengan men-scan sendiri label barcode KTA pada Pintu Kontrol Masuk ruang koleksi.
• Tidak merokok, makan dan minum selama berada di dalam ruang baca dan
koleksi, merokok hanya diperkenankan di Lobby
• Tidak merobek lembar-lembar bahan pustaka, dan menjaga kerusakan yang mungkin terjadi pada bahan pustaka, peralatan dan perlengkapan
ainnya
• Tidak mengembalikan sendiri bahan pustaka yang selesai dibaca ke dalam
rak, tetapi menaruhnya di atas sudut meja baca dalam keadaan tertutup
dan rapi
• Mencatatkan pada Kaunter Sirkulasi semua bahan-bahan pustaka yang
akan dipinjam
• Bersedia untuk digeledah pada Pintu Kontrol Keluar ruang koleksi apabila
diminta oleh petugas sekuriti atau Satpam
• Mengembalikan pinjaman bahan pustaka tidak melampaui batas tanggal
kembali
3.6.2 Pelayanan Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi merupakan pelayanan yang diberikan pustakawan
secara langsung kepada pengguna. Pelayanan sirkulasi meliputi pemberian
bantuan kepada pengguna dalam proses peminjaman, pengembalian dan
perpanjangan bahan pustaka. Di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara setiap
pengguna perpustakaan yang akan meminjam koleksi terlebih dahulu mendaftar
menjadi anggota perpustakaan.
Adapun syarat – syarat yang harus dipenuhi oleh setiap anggota
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara adalah Semua mahasiswa terdaftar
dan dosen secara otomatis menjadi anggota Perpustakaan. Tetapi untuk dapat
menggunakan sejumlah pelayanan yang disediakan seperti peminjaman buku
Keanggotaan, dengan mengisi Formulir Keanggotaan dan menyerahkan 2
(dua) buah pasfoto ukuran 2 Cm. KTA berlaku selama masa studi bagi
mahasiswa dan lima tahun bagi dosen. KTA yang habis masa berlakunya atau
hilang dapat diganti dengan yang baru.
Adapun Bentuk kartu anggota Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
adalah :
3.6.3 Peminjaman
Peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi
perpustakaan, baik dibaca di dalam perpustakaan maupun dibawa keluar
perpustakaan (dipinjam). Peminjaman bahan pustaka pada perpustakaan
Universitas Sumatera Utara (USU) menggunakan KTM dan slip peminjaman
yang diprint dari layanan sirkulasi, perpustakaan univeristas sumatera utara
memakai program Sipus v3. Perpustakaan USU menerapkan jenis peminjaman
terbuka dan tertutup (KPS), dimana waktu peminjaman yang diberikan adalah
mingguan. Mahasiswa dapat meminjam buku sebanyak 5 buah buku dan di
koleksi pinjam singkat 2 buku, Lama peminjaman buku adalah 1 '(satu) minggu
dan untuk dosen atau staf pengajar dapat meminjam sebanyak 4 buku dengan
lama peminjaman 2 Minggu. Buku – buku yang dipinjam dapat diperpanjang satu
kali selama satu minggu. Dengan demikian antara mahasiswa dan dosen memilki
Tabel-3 : Sebaran Peminjaman Buku Perpustakaan (Januari s.d Desember 2013)
No Fakultas Jumlah Mahasiswa (Aktif)
Sumber : Lakip Perpustakaan USU, 2013
Prosedur peminjaman bahan pustaka pada Perpustakaan USU adalah
sebagai berikut :
1. Pengguna menunjukkan KTM kepada petugas
2. Pengguna mencari bahan pustaka yang akan dipinjam
3. Setelah bahan pustaka yang diperlukan ditemukan, pengguna menuliskan
nama dan tanggal pinjam pada kartu buku, kemudian menyerahkannya
kepada petugas.
4. Petugas mengecek ulang kartu buku dan kemudian mencatat pada kartu
peminjaman dan pengembalian pada program sipus
5. Tanggal pengembalian juga dicatat pada slip pengembalian bahan pustaka.
Slip pengembalian yang di print pada halaman pertama buku agar
6. Bahan pustaka diberikan kepada pengguna. Kartu buku dan kartu
peminjaman dan pengembalian disusun menurut tanggal
pengembaliannnya.
3.6.4 Perpanjangan
Sebuah buku diperpanjang waktu peminjamannnya ketika bahan pustaka
tersebut telah habis masa pinjamnya. Biasanya bahan pustaka diperpanjang masa
pinjamnya karena masih dibutuhkan oleh anggota perpustakaan. Perpanjangan
masa pinjam bahan pustaka juga dilaksanakan pada Perpustakaan Universitas
Sumatera Utara. Dengan demikian mahasiswa dan dosen / staf pengajar dapat
menggunakan bahan pusataka dalam jangka waktu 2 (dua) minggu. Perpanjangan
waktu peminjaman tergantung pada kebijakan perpustakaan dan kondisi
perpustakaan tersebut. Ada perpustakaan yang memberikan masa perpanjangan
sebanyak 2 (dua) kali dan ada juga perpustakaan yang hanya memberikan masa
perpanjangan 1 (satu) kali saja. Berdasarkan peraturan Perpustakaan USU,
perpanjangan masa pinjam bahan pustaka yang diberikan hanya satu kali saja.
Prosedur perpanjangan masa pinjam bahan pusataka pada Perpustakaan
USU adalah sebagai berikut :
1. Peminjam membawa bahan pustaka yang akan diperpanjang
2. Peminjam menyerahkan bahan pustaka yang akan diperpanjang
kepada petugas
3. Petugas mengambil Slip peminjaman dan KTM dari peminjam
4. Petugas menuliskan tanggal kembali pada kartu buku dan memberi
paraf pada kartu buku dan kartu anggota
5. Petugas menuliskan kembali kode bahan pustaka dan tanggal
pengembalian pada kartu buku dan kartu anggota sedangkan pada
kartu buku dituliskan tanggal peminjaman
3.6.4 Penagihan
Penagihan merupakan pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan meminta
kembali bahan pustaka kembali yang telah dipinjam oleh pengguna, jika batas
waktu peminjaman terlampaui. Penagihan bahan pustaka yang telah dilaksanakan
Perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU) adalah kepada anggota yang
meminjam bahan pustaka setelah batas waktu pengembalian yang ditentukan
sudah lewat/terlambat, dan bahan pustaka tersebut belum juga dikembalikan.
Penagihan bahan pustaka biasanya dilakukan oleh petugas Perpustakaan
Universitas Sumatera Utara (USU) Apabila pengguna yang meminjam bahan
pustaka telah telambat batas waktu pengembalian dan bahan pustaka tersebut
belum juga dikembalikan. Dalam hal ini petugas meminta secara langsung kepada
si peminjam dan mengingatkan agar segera mengembalikan bahan pustaka yang
telah dipinjamnya. Dengan cara tersebut, biasanya pengguna / si peminjam akan
mengembalikan bahan pustaka tersebut dan petugas / pustakawan tidak perlu
mengirimkan surat penagihan kepada peminjam. Menurut penulis dan informasi
yang telah diterima, dalam hal penagihan bahan pustaka yang dilakukan
perpustakaan USU sudah sangat baik dan berjalan dengan lancar.
3.6.5 Bebas Pustaka
Pada Universitas Sumatera Utara (USU) salah satu persyaratan untuk
pendaftaran wisuda harus melampirkan surat keterangan bebas pustaka. Oleh
karena itu setiap mahasiswa pada tingkat akhir diwajibkan untuk mengurus surat
bebas pustaka pada Perpustakaan USU.
Prosedur mengeluarkan surat keterangan bebas pustaka pada Perpustakaan
UMN adalah :
1. Petugas meminta KTM dan CD tugas akhir, skripsi dan desertasi
2. Petugas memeriksa apakah masih ada atau tidak bahan pustaka yang
sedang dipinjam atau belum dikembalikan oleh pengguna
3. Apabila tidak terdapat bahan pustaka yang dipinjam atau belum
dikembalikan pengguna maka petugas menonaktifkan pengguna dari
keanggotaan perpustakaan dan surat keterangan bebas pustaka dapat
