PENGOLAHAN KOLEKSI REPOSITORY UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Ahlimadya (A. Md)
Disusun Oleh:
YOGIE AGAM PRASTOWO
112201030
PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat
dan segala karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini yang
berjudul “Pengolahan Koleksi Repository Di UPT Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.”, sebagai salah satu syarat untuk memenuhi persyaratan kelulusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Sumatera Utara.
Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rangkaian kata terindah.
Penulis ucapkan kepada Ayahanda dan Ibunda tersayang yang telah memberikan
segenap jiwa dan raga agar penulis mampu menyelesaikan kertas karya ini.
Terima kasih untuk segala curahan perhatian yang tiada pernah habis. Terima
kasih telah menjadi orang tua terbaik.
Penulis menyadari bahwa kertas karya ini belum sempurna seperti yang
diharapkan. Oleh karena itu, penulis akan menerima kritik dan saran demi
kesempurnaan kertas karya ini. Dalam penulisan kertas karya ini, penulis juga
telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan
bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu, pada
kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Jurusan Program Studi
D - III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Himma Dewiyana., ST., M. Hum selaku dosen pembimbing yang telah
banyak meluangkan waktu dan tenaga untuk memberi arahan dan
bimbingan sampai kertas karya ini selesai.
4. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd selaku dosen pembaca pada kertas karya
ini.
5. Seluruh staf pengajar program studi D-III perpustakaan Fakultas Ilmu
Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu dan
mendidik penulis selama perkuliahan.
6. Untuk admin D-III Perpustakaan Abangda Suryawan S.Sos terima kasih
waktu dan tenaga serta selalu memberikan masukan kepada penulis dari
masa perkuliahan hingga tahap akhir penyelesaian kertas karya ini.
7. Kepala Perpustakaan UPT Universitas Sumatera Utara Bapak Drs. Jonner
Hasugian., M.Si Yang telah memberikan izin observasi.
8. Kawan 2011 yang telah banyak memberikan masukan selama perkuliahan
dan penyelesaian kertas karya ini.
Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang
telah membantu menyelesaikan kertas karya ini. Penulis meyadari masih banyak
kekurangan dalam penulisan kertas karya ini, penulis menerima kritik dan saran
yang membangun lebih baik lagi untuk kertas karya, penulis berharap semoga
kertas karya ini bermanfaat bagi kita semua.
Medan, Januari 2015
Penulis
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Tujuan Penulisan ... 4
1.3 Ruang Lingkup ... 4
1.4 Metode Pengumpulan Data ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Koleksi Perpustakaan ... 5
2.2 Jenis Dokumen Grey Literature ... 7
2.3 Repository ... 8
2.4 Pengolahan Dokumen Elektornik ... 10
2.5 Proses Pengaksesan Dan Temu Kembali Dokumen ... 13
BAB III PENGOLAHAN KOLEKSI REPOSITORY PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan USU ... 12
3.2 Visi,Misi Dan Tujuan Perpustakaan USU ... 17
3.3 Struktur Organisasi Perpustakaan USU ... 18
3.4 Pengolahan Koleksi Repository ... 19
3.4.1 Pedoman Pengolahan ... 19
3.4.2 Prosedur Kerja ... 20
3.4.2.1 Proses Editing ... 21
3.5 Isi Dokumen Yang Dilayankan ... 28
3.5.1 Format File ... 29
3.5.2 Langkah-Langkah Penelusuran ... 29
3.5.3 Titik Akses ... 30
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan ... 34 4.2 Saran ... 34
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan institusi pengelola koleksi
perpustakaan yang idealnya dilakukan secara profesional dengan menerapkan
sistem yang telah ditetapkan guna memenuhi kebutuhan penggunanya.
Perpustakaan sering dikatakan sebagai “jantung” pada setiap institusi, oleh
karenanya keberadaan perpustakaan di perguruan tinggi menduduki posisi yang
sangat strategis dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pengertian
perpustakaan berdasarkan UU No. 43 Tahun 2007 Pasal 1 butir 1 berbunyi;
“Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/ atau
karya rekam secara professional dengan sistem baku guna memenuhi kebutuhan
pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka”.
Fungsi mengelola koleksi perpustakaan di perguruan tinggi memiliki
tujuan dan fungsi sebagai institusi yang memilih, menghimpun, mengolah,
merawat serta melayankan informasinya kepada civitas akademika untuk
menunjang terlaksananya Tri Dharma Perguruan Tinggi. Perpustakaan perguruan
tinggi sering dimaknai sebagai pusat penelitian, karena menyediakan informasi
yang berkaitan dengan sarana pendukung dalam proses penelitian. Tugas dari
perpustakaan perguruan tinggi adalah memberikan jasa yang mendukung proses
pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat pada
umumnya, dengan cara memutahirkan koleksi baik tercetak maupun digital demi
mendukung dan mengembangkan kualitas program kegiatan perguruan tinggi
tempatnya bernaung. Dalam perkembangannya perpustakaan tidak lepas dari
pengaruh teknologi informasi, justru sebaliknya hal tersebut menjadi tantangan
tersendiri bagi perpustakaan untuk dapat menyalurkan informasi dengan cepat,
tepat dan bersifat global. Perpustakaan sebagai salah satu penyedia informasi yang
keberadaannya sangat penting di dunia pendidikan, mau tidak mau harus
memikirkan kembali bentuk layanan yang tepat untuk menjawab tantangan ini.
Hasil karya nyata dari proses pembelajaran di perguruan tinggi adalah karya
merupakan aset yang berharga bagi institusi perguruan tinggi, oleh karenanya
hasil karya ilmiah tersebut perlu dikelola dan dilestarikan.
Karya akademik yang bersifat ilmiah yang dihasilkan oleh perguruan
tinggi jika tidak dikelola dengan baik, maka akan menjadi persoalan dalam
penyebaran informasi yang terkandung di dalam karya ilmiah tersebut. Usaha
menghimpun, mengelola, melestarikan dan menyebarluaskan karya-karya
intelektual sebuah perguruan tinggi dalam konteks kekinian “era teknologi”
dikenal dengan istilah Institutional Repository (Simpanan Kelembagaan). Sebab istilah Simpanan Kelembagaan muncul seiring dengan munculnya konsep
perpustakaan digital yang sangat erat kaitannya dengan perkembangan teknologi
informasi. Kata repository (simpanan) sama populernya dengan kata akses, hal tersebut menunjukkan betapa konsep perpustakaan digital merupakan
keberlanjutan tradisi yang sudah mengakar dalam kepustakawanan (librarianship) yang dihasilkan oleh perguruan tinggi jika tidak dikelola dengan baik, maka akan
menjadi persoalan dalam penyebaran informasi yang terkandung di dalam karya
ilmiah tersebut.
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang memberi dampak
perubahan di segala bidang, tak terkecuali perpustakaan. Saat ini sistem
pengelolaan di perpustakaan ikut berubah mengikuti perkembangan teknologi
informasi dengan memanfaatkan sistem informasi yang dibantu dengan
seperangkat komputer. Berawal dari pemanfaat sistem informasi dalam
pengelolaan database bibliografi koleksi hingga berkembang kepada sistem
informasi perpustakaan yang terintegrasi (Integrated Library System).
Salah satu jenis koleksi di perpustakaan perguruan tinggi yang terdiri dari
laporan ilmiah, skripsi, tesis, disertasi, makalah seminar, terbitan pemerintah dan
sebagainya disebut dengan Grey literature (literatur kelabu).
Menurut Cathy Outten (2003:1) bahwa: Gray Literature or “Grey
Literature” is literature (often of a scientific or technical nature) that is not
available through the usual bibliographic sources such as databases or indexes. It
can be both in print and, increasingly, electronic formats.
Pendapat di atas dapat diartikan bahwa grey literature (literatur kelabu)
maupun elektronik yang tidak tersedia di dalam sumber bibliografi sebagai
pangkalan data atau indeks.
Grey literature yang dihimpun dalam IR baik melalui proses pengalihmediaan menjadi bentuk digital, atau sudah dalam bentuk file digital
hanyalah merupakan tahapan awal dari proses pengelolaan IR di perpustakaan
perguruan tinggi. Koleksi digital tersebut harus dikelola lagi dan dikumpulkan
dalam suatu wadah agar dapat dimanfaatkan oleh pemustaka secara optimal.
Kegiatan IR yang mengumpulkan, melestarikan dan menyebarluaskan keluaran
intelektual institusi dalam format digital baik secara online ataupun offline (LAN). Ada 4 (empat) manfaat bagi institusi yang memiliki repository yaitu; 1) untuk
mengumpulkan konten dalam satu lokasi sehingga mudah untuk ditemukan
kembali, 2) untuk menyimpan dan melestarikan asset intelektual sepanjang waktu,
3) untuk menyediakan akses terbuka terhadap karya intelektual institusi kepada
khalayak umum, 4) untuk menciptakan visibilitas global bagi hasil karya ilmiah
institusi.
Dalam hal ini Perpustakaan Universitas Sumatera Utara melakukan Proses
digitalisasi dimulai sejak pertengahan tahun 2001, tetapi yang dikerjakan pada
saat itu baru karya ilmiah dosen berupa artikel dan laporan penelitian saja dan
jumlahnya pun masih sedikit yaitu 298 judul artikel, dan publikasinya di Web
baru dimulai Februari 2002. Jumlah koleksi pada tahun 2014 repository sebanyak
36.672 judul dan yang terdiri dari skripsi, tesis, disertasi, karya ilmiah dosen,
laporan penelitian, terbitan pemerintah, pidato pengukuhan guru besar, pidato
rector, prosiding.
Dalam Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang
memiliki perbedaan dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengelolaan
dokumen elektronik melewati beberapa tahapan, yang dapat kita rangkumkan
dalam proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali dokumen.
Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting
Berdasarkan uraian latar belakang di atas maka penulis tertarik untuk
mengetahui lebih mendetail mengenai pengolahan koleksi repository yang
dimiliki Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Untuk itu penulis menetapkan
judul penelitian “Pengolahan Koleksi Repository Di UPT Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.”
1.2 Tujuan Penulisan
Tujuan penelitian ini adalah untuk:
1. Mengetahui pengolahan koleksi repository pada UPT Perpustakaan USU.
2. Mengetahui prosedur kerja pengolahan koleksi repository.
1.3. Ruang Lingkup
Proses pengolahan koleksi repository Perpustakaan di UPT Perpustakaan
USU.
1.4. Metode Pengumpulan Data
1. Penelitian kepustakaan (library research), yang dilakukan dengan cara
membaca bahan pustaka yang ada kaitannya dengan tulisan.
2. Penelitian lapangan (field research). Pengumpulan data di lapangan
dilakukan dengan cara: Mewawancarai pihak-pihak yang mengetahui
banyak tentang hal-hal seputar pengolahan koleksi repository di
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Koleksi Perpustakaan
Koleksi merupakan salah satu unsur pokok yang dimiliki oleh
perpustakaan dalam mendukung berjalannya kegiatan pelayanan dan pemanfaatan
koleksi karena koleksi dapat dijadikan daya tarik suatu perpustakaan agar selalu
dimanfaatkan secara maksimal. Koleksi yang dimiliki pun harus sesuai dengan
kebutuhan pengguna dalam melaksanakan program kegiatan perguruan tinggi
tempat perpustakaan tersebut bernaung. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia
(2003 : 580) dikemukakan bahwa “koleksi adalah kumpulan yang berhubungan dengan studi penelitian”. Sedangkan menurut Siregar (2002 : 2) “koleksi adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi”. Selain kedua pendapat di atas, Sutarno (2006 : 70) mengemukakan bahwa “koleksi perpustakaan mencakup bahan pustaka tercetak seperti buku, majalah, surat kabar, bahan pustaka terekam dan elektronik seperti kaset, video, piringan (disk), film strip dan koleksi bentuk tertentu, seperti lukisan, alat peraga, globe, foto, dan sebagainya”.
Berdasarkan ketiga pendapat di atas dapat diketahui bahwa koleksi perpustakaan adalah kumpulan bahan pustaka baik berbentuk tercetak, terekam dan elektronik yang diolah, disimpan dan disajikan untuk memenuhi kebutuhan seluruh sivitas akademika akan informasi. Koleksi yang disediakan oleh suatu perpustakaan terdiri atas beberapa jenis dan jenis-jenis koleksi yang disediakan tersebut haruslah sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Menurut Sumardji (1988 : 13) koleksi perpustakaan terdiri atas:
1. Berdasarkan cara menghasilkannya, koleksi perpustakaan terdiri dari: a. Koleksi berupa naskah yang ditulis dengan tulisan tangan asli,
misalnya manuskrip;
b. Koleksi berupa karya cetakan, misalnya buku-buku, majalah-majalah, surat kabar;
c. Koleksi berupa karya alihan dari karya tulisan tangan asli maupun karya cetakan ke karya grafis dengan alat elektronik ataupun fotografi, misalnya film, slide, piringan hitam, tape, dan lain-lain;
a. Buku, seperti buku teks, fiksi maupun non-fiksi, dan buku referensi seperti kamus, ensiklopedia, almanak, buku pegangan, bibliografi, indek, abstrak, peta, dan sebagainya;
b. Penerbitan pemerintah, seperti Lembaran Negara, Tambahan
Lembaran Negara, Berita Negara, Tambahan Berita Negara, Himpunan Peraturan-peraturan Pemerintah, dan sebagainya;
c. Laporan penelitian, paper, skripsi, thesis, disertasi; d. Majalah, baik yang umum maupun yang khusus; e. Surat kabar;
f. Karya alihan tulisan-tulisan ataupun cetakan-cetakan yang telah dibuat menjadi film, slide, piringan hitam, tape, dan sebagainya;
g. Manuskrip; dan lain sebagainya
Sedangkan dalam buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi
(1979 : 38) yang termasuk komponen koleksi perpustakaan perguruan tinggi
adalah:
a. Buku teks, baik untuk mahasiswa maupun untuk dosen, baik yang diwajibkan maupun yang dianjurkan untuk mata kuliah tertentu. b. Buku referens, termasuk buku referensi umum, referensi bidang studi
khusus, alat-alat bibliografi seperti indeks, abstrak, laporan tahunan, kamus, ensiklopedia, katalog, buku pegangan, dan lain-lain
c. Pengembangan ilmu, yang melengkapi dan memperkaya pengetahuan pemakai selain dari bidang studi dasar
d. Terbitan berkala seperti majalah, surat kabar, dan lain-lain
e. Terbitan perguruan tinggi yaitu terbitan yang diterbitkan oleh perguruan tinggi, baik perguruan tinggi dimana perpustakaan tersebut bernaung maupun penerbit perguruan tinggi lainnya
f. Terbitan pemerintah yaitu terbitan resmi baik yang bersifat umum maupun yang menyangkut kebutuhan perguruan tinggi yang bersangkutan
g. Koleksi khusus, yang berhubungan dengan minat khusus
perpustakaan, seperti koleksi tentang kebudayaan daerah tertentu, subjek tertentu dan lain sebagainya
h. Koleksi bukan buku, yaitu merupakan koleksi audio visual seperti film, tape, kaset, video tape, piringan hitam, dan sejenisnya.
Dari kedua pendapat yang dikemukakan di atas dapat diketahui bahwa
koleksi perpustakaan terdiri dari:
1. Buku, seperti buku teks, fiksi maupun non-fiksi, dan buku referensi seperti kamus, ensiklopedia, almanak, buku pegangan, bibliografi, indek, abstrak, peta, dan sebagainya.
2. Terbitan pemerintah, seperti Lembaran Negara, Tambahan Lembaran Negara, Berita Negara, Tambahan Berita Negara, Himpunan Peraturan-peraturan Pemerintah, dan sebagainya
4. Terbitan perguruan tinggi, seperti skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, dan sebagainya.
5. Koleksi bukan buku, seperti film, slide, piringan hitam, tape, video kaset, dan sejenisnya.
2.2Jenis Dokumen Grey Literature
Pada umumnya dokumen grey literature tidak dapat dipinjamkan dan
hanya boleh dibaca ditempat saja. Skripsi, tesis, disertasi, makalah seminar,
laporan penelitian, dan pidato pengukuhan merupakan beberapa contoh dokumen
grey literature (literatur kelabu).
Beberapa contoh dokumen grey literature lainnya dapat dilihat dalam buku
Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004 : 55) yang menyatakan
bahwa: Literatur kelabu (grey literature) meliputi semua karya ilmiah dan non
ilmiah yang dihasilkan oleh suatu perguruan tinggi. Literatur kelabu ini wajib
disimpan di perpustakaan dengan keputusan rektor. Literatur kelabu (grey
literature) yang dimaksud adalah:
1. Skripsi, tesis, disertasi
2. Makalah seminar, symposium, konferensi, dsb
3. Laporan Penelitian dan Pengadian kepada masyarakat 4. Laporan lain-lain, Pidato Pengukuhan, dsb
5. Artikel yang Dipublikasikan oleh media masa. 6. Publikasi Internal Kampus
7. Majalah atau Buletin Kampus.
Sedangkan menurut Rompas dalam Huda (2007 : 19) menggolongkan grey
literature (literatur kelabu) kedalam: Karya tulis ilmiah, yang dapat berupa
penelitian, survey dan evaluasi, karya persyaratan akademisi dapat berupa skripsi,
tesis dan disertasi; buku pedoman dan petunjuk yang dibuat mengiringi sebuah
produk barang baru berupa alat, metode atau suatu peraturan dan undang-undang,
laporan-laporan penelitian, liputan peristiwa, organisasi/instansi, perkembangan
bidang ilmu tertentu dan sebagainya, bibliografi, katalog dan daftar. Dari segi
informasi yang terkandung, literatur kelabu merupakan informasi yang dipilih dan
orisinil, objektif dan mutakhir. Dari kedua uraian pendapat di atas jelaslah bahwa
dokumen grey literature (literatur kelabu) terdiri dari karya ilmiah dan non ilmiah
yang dihasilkan oleh suatu institusi akademik, lembaga pemerintah, pusat
disertasi, laporan penelitian, terbitan pemerintah, laporan tahunan, pidato
pengukuhan guru besar, dan lain sebagainya.
2.3 Repository
Repository merupakan suatu tempat atau ruang dimana sesuatu disimpan.
Istilah repository digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan beberapa
bentuk penyimpanan data dan koleksi digital.
Menurut Mustaine (2008 : 1) repository adalah: The word Repository can refer to a central place where data can be stored or maintained, the term Repository can also refer to a certain place which is specifically used to store digital data, it can refer to a site where e-prints are situated. Repository also means a place where many multiple databases or files are located which is later used for distribution over a specific network. It can also refer to a computer location which is directly accessible to the user without him searching or logging on to the entire network. In short Repository means a place where anything is stored which can later be used again.
Pendapat di atas dapat diartikan bahwa istilah repository dapat mengacu
pada suatu pusat tempat dimana data dapat disimpan atau dirawat, suatu tempat
tertentu yang secara rinci digunakan untuk menyimpan data digital, suatu lokasi
dimana e-prints ditempatkan. Repository juga berarti suatu tempat dimana
berbagai file atau database ditempatkan yang kemudian digunakan untuk
didistribusikan melalui suatu jaringan spesifik. Repository dapat juga mengacu
pada penempatan komputer yang secara langsung dapat diakses pemakai tanpa dia
mencari atau masuk dalam keseluruhan jaringan. Singkatnya repository berarti
suatu tempat dimana segala sesuatunya dapat disimpan dan digunakan kembali.
Selain pendapat di atas, dalam Freedom Foundation USA (2007 : 1) dinyatakan
bahwa repository adalah:
A repository is a place where data
• A place where data are stored
or specimens are stored and maintained for future retrieval. A repository can be:
• A place where specifically digital data are stored • A site where eprints
• A place where multiple
are located
databases or files
• A computer location that is directly accessible to the user without having to travel across a network.
are located for distribution over a network,
• A place to store specimens, including serum
• A place where anything is stored for probable reuse
Uraian di atas dapat diartikan bahwa repository adalah suatu tempat
dimana data atau spesimen disimpan dan dirawat untuk perolehan kembali di
masa depan. Sebuah repository dapat berupa:
• tempat dimana data disimpan
• tempat dimana data digital disimpan
• tempat dimana e-prints diletakkan
• tempat dimana beberapa file atau database diletakkan untuk
didistribusikan melalui suatu jaringan
• penempatan komputer yang secara langsung dapat diakses pemakai tanpa keharusan masuk dalam suatu jaringan
• tempat untuk menyimpan spesimen, mencakup serum atau pecahan biologi lain
• tempat dimana sesuatu disimpan untuk kemungkinan penggunaan kembali. Dari kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa terdapat kesamaan
yaitu mendefinisikan repository sebagai suatu istilah yang mengacu pada tempat
penyimpanan dan merawat data, tempat penyimpanan data digital/e-print, tempat
penyimpanan beberapa file atau database untuk didistribusikan dalam suatu
jaringan komputer, dan tempat dimana sesuatu disimpan dan dapat digunakan
kembali. Repository merupakan hal yang penting bagi suatu universitas dan
perguruan tinggi yang membantu dalam mengelola dan menangkap asset
kelembagaan sebagai bagian dari strategi informasi mereka. Repository digital
dapat menyimpan material dalam cakupan yang luas untuk berbagai pemakai dan
tujuan sehingga dapat mendukung proses pembelajaran, riset, dan administratif.
Repository membantu institusi untuk mengembangkan pendekatan yang
terkoordinir dan logis untuk menangkap, mengidentifikasi, menyimpan, dan temu
kembali aset intelektual mereka. Hal ini menambah peluang untuk penggunaan
yang efisien dari riset yang ada, meningkatkan peluang untuk menambah
pengalaman pembelajaran dan mendorong kerja sama di dalam dan antar disiplin
dan kelompok yang berbeda. Sebuah repository institusi adalah sebuah tempat
online untuk mengumpulkan, mengatur dan menyebarkan data dalam bentuk digital, yang mana merupakan output dari institusi khususnya hasil riset dari
institusi. Pada sebuah universitas, materi yang tersimpan dapat berupa
artikel-artikel dari jurnal riset baik sebelum dicetak (preprint) ataupun setelah dicetak
(postprint), format digital dari skripsi/thesis/desertasi, dan juga mungkin
administrasi, catatan perkuliahan atau materi perkuliahan lainnya. Adapun tujuan
utama memiliki repository adalah:
• to create global visibility for an institution's scholarly research; • to collect content in a single location;
• to provide open access to institutional research output by self-archiving • to store and preserve other institutional digital assets, including
unpublished or otherwise easily lost ("grey") literature (e.g., theses or technical reports). (Jain dan Anurag, 2008 : 4)
it;
Tujuan utama memiliki repository di atas dapat diterjemahkan sebagai berikut:
a. untuk menciptakan hal yang dapat dilihat secara global untuk suatu riset ilmiah institusi
b. untuk mengumpulkan isi di dalam penempatan tunggal
c. menyediakan akses terbuka untuk hasil riset dari institusi pendidikan
d. untuk menyimpan dan memelihara asset digital dari institusi lain, meliputi literatur yang tidak diterbitkan (grey literature, misalnya tesis atau laporan teknis).
Adapun fungsi dari repository adalah:
a. Tempat menyimpan Structured Information yang dikumpulkan dari berbagai sumber informasi.
b. Sumber referensi bagi proses pembelajaran di Discussion Forum dan Structured Knowledge Creation.
c. Tempat menyimpan pengetahuan yang dihasilkan pada proses
pembelajaran di Discussion Forum dan Structured Knowledge Creation. (Wicaksono, 2005 : 5)
2.4 Pengolahan Dokumen Elektronik
Pengolahan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki
perbedaan dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengolahan dokumen
elektronik melewati beberapa tahapan yang meliputi proses digitalisasi,
penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengolahan dokumen
elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan
sistem perpustakaan digital (digital library).
Proses digitalisasi dokumen merupakan suatu proses perubahan dari
dokumen tercetak menjadi dokumen elektronik. Dalam Bambooweb Dictionary
diartikan bahwa digitalisasi adalah sebuah proses yang mengubah sinyal analog
menjadi bentuk digital dari sinyal tersebut.
Selain pendapat di atas, dalam Business Dictionary (2008 : 1) dinyatakan bahwa digitalisasi adalah “integration of digital technologies into everyday life by the digitization
1. Scanning, yaitu proses memindai (men-scan) dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan dalam contoh ini adalah berkas PDF. Dalam bagan tersebut tampak bahwa alat yang digunakan untuk memindai dokumen adalah Canon IR2200. Mesin lain yang kapasitasnya lebih kecil dapat digunakan sesuai dengan kemampuan perpustakaan.
of everything that can be digitized.” Pendapat di atas dapat diartikan bahwa digitalisasi adalah integrasi dari teknologi digital ke dalam
kehidupan sehari-hari dengan men-digitasi segala sesuatu yang dapat
di-digitasi.Dari kedua pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa digitalisasi adalah
suatu proses pemberian atau pemakaian sistem digital. Proses digitalisasi ini dapat
bertujuan untuk pendidikan, penyebaran ilmu pengetahuan maupun tujuan
konservasi, yaitu melestarikan peninggalan bersejarah dari bangsa kita. Melalui
digitalisasi, perpustakaan dapat menyimpan ribuan bahkan jutaan karya tulis
maupun karya seni tanpa dibatasi ruang dan waktu, lebih menghemat tempat
penyimpanan, serta dokumen yang tersimpan dapat diakses oleh banyak orang
dalam waktu bersamaan dengan cepat, tepat dan akurat. Proses digitalisasi dapat
dilakukan terhadap berbagai macam bahan pustaka termasuk grey literature.
Proses digitalisasi dibedakan menjadi 3 kegiatan utama, yaitu:
banyak, sehingga proses digitalisasi ini tidak efisien. Memang benar bahwa ukuran berkas yang dihasilkan dari proses OCR ini akan lebih kecil dari ukuran berkas dalam bentuk gambar, namun, dengan teknologi hardisk yang semakin maju – ukuran hardisk saat ini semakin besar dan harganya semakin murah – maka alasan melakukan proses OCR untuk memperkecil ukuran berkas menjadi tidak relevan lagi disini.
3. Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas PDF yang berisi fulltext karya akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Dengan demikian file tersebut telah dilengkapi dengan password, daftar isi, watermark, hyperlink, catatan kaki, dan lain-lain. Sedangkan metadata yang diisi meliputi nama pengarang, judul, abstrak, subjek, tahun terbit, dan lain-lain. (Pendit, 2007 : 244)
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa proses digitalisasi terdiri atas 3
tahap yaitu scanning yaitu perubahan format dari bentuk tercetak ke bentuk berkas digital, editing yaitu proses mengolah berkas digital di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan uploading yaitu proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas
dokumen tersebut ke digital library.
2.5 Proses Pengaksesan dan Temu Kembali Dokumen
Pencarian adalah inti seberapa maju layanan dari sebuah koleksi dalam
perpustakaan. Semakin mudah dan cepat anggota atau pengunjung menemukan
apa yang diinginkan maka mereka akan puas, bersemangat dan kembali lagi. Inti
dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali
terhadap dokumen yang telah disimpan.
Salton dalam Janusaptari (2006 : 2) menyatakan bahwa secara sederhana
temu kembali informasi merupakan:
Suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali informasi tersebut. Secara konsep bahwa ada beberapa dokumen atau kumpulan record yang berisi informasi yang diorganisasikan ke dalam sebuah media penyimpanan untuk tujuan mempermudah ditemukan kembali. Dokumen yang tersimpan tersebut dapat berupa kumpulan record informasi bibliografi maupun data lainnya.
Selain pendapat di atas, Rachmansyah (2008 : 1) mengemukakan bahwa
temu kembali informasi (information retrieval) adalah:
Ilmu pencarian informasi pada dokumen, pencarian untuk dokumen itu sendiri, pencarian untuk metadata yang menjelaskan dokumen, atau mencari di dalam database, baik relasi database yang stand-alone atau hipertext database yang terdapat pada network seperti internet atau World Wide Web atau intranet, untuk teks, suara, gambar, atau data.
Dari kedua pendapat di atas dapat diketahui bahwa temu kembali adalah
proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah-istilah pencarian untuk
mendefiniskan dokumen sesuai dengan subjek yang diinginkan.
Dalam sistem temu kembali informasi ada dua pendekatan penelusuran
yang lazim digunakan yaitu “bahasa alamiah (natural language), dan kosa kata
terkontrol yang sering juga disebut controlled vocabulary”. (Hasugian, 2003 : 7).
Kedua pendekatan ini sejak semula telah digunakan secara luas dalam sistem
temu kembali informasi. Banyak database yang telah dibangun untuk digunakan
sebagai sarana penelusuran eksperimen dalam rangka pembuktian efektifitas dan
efisiensi dari kedua pendekatan tersebut. Sistem Temu Kembali lnformasi
didesain untuk menemukan dokumen atau informasi yang diperlukan oleh
masyarakat pengguna. Salton dalam Janusaptari (2006 : 4) mengemukakan fungsi
1. Mengidentifikasi sumber informasi yang relevan dengan minat masyarakat pengguna yang ditargetkan.
2. Menganalisis isi sumber informasi (dokumen)
3. Merepresentasikan isi sumber informasi dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan dengan pertanyaan pengguna.
4. Merepresentasikan pertanyaan (query) pengguna dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan sumber informasi yang terdapat dalam basis data.
5. Mempertemukan pernyataan pencarian dengan data yang tersimpan dalam basis data.
6. Menemu-kembalikan informasi yang relevan.
BAB III
PENGOLAHAN KOLEKSI REPOSITORY PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan
Perpustakaan USU didirikan pada tahun 1970 dan kemudian perpustakaan
ini menjadi perpustakaan sentral yang dimulai dengan bergabungnya sejumlah
perpustakaan fakultas dan pindah ke gedung baru yang diresmikan pada tanggal 2
Nopember 1987 oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan. Bila ditelusur kembali
sejarah USU, perpustakaan pertama didirikan di lingkungan USU adalah
Perpustakaan Fakultas Kedokteran (1952) dan kemudian disusul oleh
Perpustakaan Fakultas Hukum (1954). Ketika itu USU masih merupakan sebuah
Yayasan yang kemudian diserahkan kepada Pemerintah serta diresmikan sebagai
Perguruan Tinggi Negeri ke tujuh di Indonesia pada tanggal 20 Nopember 1957.
Perpustakaan USU menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas
sekitar 6.090 m2 yang terletak di tengah-tengah kampus. Setelah USU berubah
status mejadi Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara (PT BHMN) dan
selanjutnya menjadi Badan Layanan Umum (BLU), Perpustakaan USU mulai
mendekatkan pelayanannya kepada pengguna dengan membuka Perpustakaan
Universitas Cabang pada sejumlah Fakultas.
Pembukaan Perpustakaan Universitas Cabang didasarkan kepada Pasal 31 ayat 2
Anggaran Dasar USU dan Pasal 77 ayat 3 Anggaran Rumah Tangga USU.
Sekarang ini ada 10 (sepuluh) Perpustakaan Universitas Cabang yaitu: 1)
Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Hukum yang mulai beroperasi pada
akhir tahun 2006, 2) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas MIPA yang mulai
beroperasi pada awal tahun 2007, 3) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas
Kedokteran Gigi dimulai beroperasi awal tahun 2008, 4) Perpustakaan Universitas
Cabang Fakultas Kedokteran mulai beroperasi bulan Agustus 2008, 5)
Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Kesehatan Masyarakat mulai
beroperasi pada bulan Desember 2008; 6) Perpustakaan Cabang Fakultas
Keperawatan mulai beroperasi pada awal tahun 2011, 7) Perpustakaan Cabang
Fakultas Ilmu Budaya mulai beroperasi Juni 2012, 9) Perpustakaan Cabang
Fakultas Psikologi, dan 10) Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Pertanian
mulai beroperasi bulan Nopember 2012.
Gedung Perpustakaan dikelilingi areal taman dan parkir seluas sekitar 4
Ha. Gedung Perpustakaan Universitas hanya dapat menampung sekitar 750 orang
pembaca dalam waktu yang bersamaan. Pada masa kuliah (Agustus s.d. Desember
dan Februari s.d. Juni) Perpustakaan biasanya sangat ramai sehingga ada kalanya
daya tampung ruangan tidak mencukupi. Sedangkan seluruh Ruangan
Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas dapat menampung sekitar 198
pembaca. Selain itu, pada jam tertentu mahasiswa harus antri di Layanan Sirkulasi
dan Layanan Digital. Untuk memperluas daya tampung koleksi dan pengguna
perpustakaan yang terus mengalami peningkatan yang sangat signifikan, sejak
tahun 2007 telah dimulai pembangunan Gedung Perpustakaan Unit II seluas 6.323
M2 dari dana bantuan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dengan anggaran
tahun jamak (multi years), namun dari tahun 2009 s.d 2012 lanjutan pembangunan gedung tidak mendapat pendanaan. Gedung ini direncanakan memiliki arsitektur
yang sama dengan Gedung Perpustakaan Unit I, yang kemudian direncanakan
akan dihubungkan dengan jembatan penghubung antar lantai atau
sekurang-kurangnya untuk Lantai Dasar dan Lantai-2.
Dibandingkan dengan dua dekade sebelumnya Perpustakaan mengalami
perkembangan pesat khususnya sejak dua puluh tahun terakhir. Sejak tahun 1991,
Perpustakaan mulai melakukan perubahan mendasar dalam berbagai aspek
pelayanannya dengan menerapkan manajemen baru untuk memberdayakan sivitas
akademika USU. Perpustakaan benar-benar berorientasi pada kepentingan
mahasiswa sebagai pelanggan utama USU. Prinsip kewirausahaan yang
mengutamakan kepuasan pelanggan dijadikan sebagai filosofi penyelengaraan
pelayanan.
Perpustakaan sebagai fasilitas penunjang utama program Tridharma
Perguruan Tinggi memiliki peranan yang besar dalam mendukung misi dan tujuan
USU sebagai pusat pendidikan yang mampu menghasilkan lulusan yang
berkualitas, pusat pendidikan yang mampu bersaing secara global dan mampu
mampu mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni serta sebagai pusat
konsultasi dan rujukan bagi dunia usaha/industri. Berkaitan dengan itu,
Perpustakaan terus berupaya untuk menyelaraskan peranannya dalam mengikuti
dinamika perkembangan USU.
3.2 Visi, Misi dan Tujuan Perpustakaan
Cita-cita Perpustakaan USU dituangkan dalam Visi sebagai berikut:
“Menjadi suatu perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka dalam pelayanan
terhadap sivitas akademikanya “.
Untuk mencapai cita-cita tersebut di atas, Misi yang diemban oleh
Perpustakaan adalah: “Menyediakan akses terhadap informasi dan layanan
informasi secara tepat waktu, tepat guna dan efektif untuk mendukung fungsi
Tridharma USU melalui pengadaan dan penyediaan bahan pustaka serta
membantu mahasiswa dan dosen, sehingga menjadi terampil dalam menemukan
informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka”.
Bedasarkan Visi dan Misi tersebut Tujuan Perpustakaan ditetapkan
sebagai berikut:
1. Mendukung fungsi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
pada masyarakat USU dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan,
mengatalog, memproses dan menjadikan bahan perpustakaan tersedia
dengan memperhatikan faktor relevansi, kemutakhiran, keseimbangan dan
terpelihara.
2. Mengupayakan agar pelayanan perpustakaan disediakan secara efektif dan
efisien dengan memanfaatkan perkembangan di bidang teknologi
informasi dan komunikasi.
3. Menyediakan fasilitas yang memudahkan kegiatan pengadaan,
pengolahan, penelusuran koleksi dan pelayanan perpustakaan dengan
sistem otomasi menggunakan perangkat lunak (software) yang terintegrasi.
4. Merencanakan, mempromosikan, mengimplementasikan dan
mengevaluasi kegiatan perpustakaan dalam kerangka proses
penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian
5. Mengupayakan manajemen dan struktur organisasi yang tepat untuk
mencapai tujuan dan sasaran perpustakaan.
6. Menciptakan suatu lingkungan, peluang dan kondisi yang tepat untuk
memungkinkan staf perpustakaan dapat mencapai dan memelihara kinerja
yang baik dengan mengacu kepada standar mutu yang ditetapkan.
7. Menyediakan suatu lingkungan fisik yang tepat untuk memenuhi
kebutuhan koleksi, pengguna dan staf yang berbeda.
8. Menciptakan dan memelihara komunikasi dua arah yang efektif baik di
dalam maupun ke luar perpustakaan.
9. Mengoptimalkan resource sharing dan jaringan tingkat lokal, regional, nasional dan internasional.
3.3Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
Saat ini seluruh kegiatan Perpustakaan dilayani oleh 117 orang staf yang
terdiri dari 1 orang tenaga Dosen (yaitu Wakil Kepala Perpustakaan), 18 orang
tenaga Fungsional Pustakawan, 40 orang PNS dan 58 orang adalah tenaga
honorer. Sehubungan dengan perubahan status USU dari PTN menjadi PT-BHMN
(PP No. 56 Tahun 2003) tanggal 11 Nopember 2003, organisasi dan tata kerja
Perpustakaan mengalami perubahan mengikuti Anggaran Dasar dan Anggaran
Rumah Tangga (AD/ART) USU. Struktur organisasi yang baru telah ditetapkan
dengan SK Majelis Wali Amanat No.1/SK/MWA/I/2005 pada tanggal 8 Januari
2005. Sesuai dengan struktur organisasi dan tatakerja yang baru, Perpustakaan
dipimpin oleh Kepala Perpustakaan dan Sistem Informasi yang dibantu oleh
Wakil Kepala, 3 orang Kepala Sub Bidang dan 1 orang Kepala Sub Bagian Tata
Usaha. Adapun struktur organisasi Perpustakaan USU yang baru adalah seperti
Gambar 1: Struktur Organisasi Perpustakaan USU
3.4 Pengolahan Koleksi Repository
Sebuah repository institusi adalah sebuah tempat online untuk
mengumpulkan, mengatur dan menyebarkan informasi dalam bentuk digital yang
merupakan hasil dari institusi khususnya hasil riset dari institusi. Di bawah ini
akan diuraikan pengolahan koleksi repository di Perpustakaan Universitas
Sumatera Utara.
3.4.1 Pedoman Pengolahan
Dalam melakukan pengolahan repository juga dibutuhkan suatu pedoman.
Berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem
Automasi.
(Kepala Sub.Divisi Sistem Automasi)
Untuk membuat deskripsi atau metadata koleksi/materi digital (elektronik) di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara menggunakan standar atau berpedoman pada Dublin Core (DC).
(Staf Sub.Divisi Sistem Automasi)
Dari kedua informasi di atas dapat diketahui bahwa pedoman atau standar
yang digunakan dalam pengolahan koleksi repository berpedoman pada Dublin
Core (DC), dan proses digitalisasi yang dibuat oleh Kepala Sub. Divisi Sistem
Automasi Perpustakaan USU. Hal ini menunjukkan bahwa pengolahan koleksi
repository dapat dilakukan dengan baik.
3.4.2 Prosedur Kerja
Dalam proses digitalisasi koleksi grey literature melalui 4 tahapan yaitu
pembongkaran, scanning, editing, uploading. Pertama dilakukan pembongkaran
selanjutnya dilakukan proses file elektronik dalam bentuk Portable Document Format (PDF). Kemudian dilanjutkan proses editing dalam bentuk word (abstrak) dan fulltext (PDF) dengan memberikan password, watermark, dan
footer. Selanjutnya dilakukan proses uploading, yaitu meng-upload abstrak dan
fulltext serta metadata yang diperlukan ke dalam system. Dokumen selanjutnya
dapat diakses melalui web.
Adapun alur kerja pengolahan koleksi repository adalah seperti berikut :
Keterangan:
Untuk pengolahan koleksi repositroy, file elektronik (softcopy) dari karya ilmiah
mahasiswa dan dosen maupun jenis karya lainnya tersebut di-upload ke website File Elektronik Word
perpustakaan setelah melalui proses penyuntingan (editing) dan lain-lain.
3.4.2.1 Proses Editing
Pengeditan (Editing) adalah proses mengelola file Portable Document
Format (PDF) termasuk memberikan file security, password, watermark, footer
dan sebagainya sehingga menjadi sebuah file yang siap di‐upload ke dalam
sistem Digital Library. Ada dua kegiatan yang harus dilakukan dalam proses
editing, yaitu OCR dan pemberian security.
Pengeditan yang dilakukan dalam kegiatan ini adalah menggunakan
perangkat lunak Adobe Acrobat 8 Pro. Proses Optical Character Recognition (OCR) dilakukan terhadap abstrak. Proses ini adalah mengubah bentuk berkas citra (image file) PDF atau berkas tercetak ke dalam bentuk teks.
1. OCR
Untuk kegiatan editing khususnya dalam melakukan OCR terhadap abstrak langkah‐langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Klik dua kali icon pada desktop komputer Anda, maka akan muncul seperti pada Gambar.
2. Pilih File ‐> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open.
3. Klik menu Pages (untuk memudahkah tampilan per halaman), maka akan terlihat seperti pada Gambar.
4. Klik pada halaman Abstrak sehingga berubah menjadi warna biru, kemudian pada halaman yang sama klik mouse kanan lalu pilih Recognize Text Using OCR. (Lihat Gambar)
5. Pada menu Recognize Text, Pilih Current pages (jika hanya satu halaman), atau From page ... to … (untuk halaman yang berurut).
6. Kemudian pilih OK, sampai proses OCR selesai.
7. Kemudian blok atau pilih teks abstrak yang sudah diproses OCR. 8. Pilih menu Edit ‐> Copy (atau klik kanan ‐> Copy).
9. Pilih menu File ‐> Close, kemudian pilih NO (tidak melakukan perubahan pada file PDF)
10. Kemudian buat dokumen baru pada Microsoft Word, dengan cara pilih menu File ‐> New.
11. Pilih menu Edit ‐> Paste Special ‐> Unformatted Text, kemudian pilih OK, hasilnya terlihat pada Gambar.
12. Selanjutnya lakukan editing/perbaikan sesuai dengan dokumen (file PDF) aslinya.
pemberian nama yang sama dengan file PDFnya. (Contoh: 04102592.doc) 14. Selesai proses OCR.
Gambar‐2: Menu Utama Program Adobe Acrobat 8 Pro.
Gambar‐4: Tampilan Pilihan OCR
G
ambar‐5: Menu Recognize Text
Gambar‐7: Tampilan Hasil Copy/Paste dari Adobe Acrobat
2. Proses Pemberian Security (Password, Watermark, dan Footer)
Untuk melakukan editing khususnya dalam pemberian file security berupa password, watermark, dan footer langkah‐langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Menambahkan Footer
1. Menjalankan program Adobe Acrobat 8.0 Pro dengan cara klik dua kali pada icon Adobe Acrobat 8.0 Pro.
2. Pilih File ‐> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open. 3. Pilih menu Document ‐> Header & Footer ‐> Add, maka akan muncul
seperti Gambar.
4. Ketikkan pada bagian Left Footer Text: Nama Penulis, Judul, Tahun Terbit, dan Copyright. (Contoh: Dardanita: Pronomina bahasa Gayo dialek Gayo Lut, 2004. USU Repository © 2008)
5. Pilih OK. 6. Selesai.
3. Mengedit Footer
1. Dari Menu Utama Adobe Acrobat 8.0 Pro.
2. Pilih File ‐> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open.
3. Pilih menu Document ‐> Header & Footer ‐> Update, maka akan muncul seperti Gambar.
4. Lakukan perubahan seperlunya pada bagian Left Footer Text 5. Pilih OK untuk menyimpan perubahan, atau Cancel untuk batal.
4. Menambahkan Watermark
1. Dari Menu Utama pilih File ‐> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik Open.
2. Pilih menu Document ‐> Watermark ‐> Add, maka akan muncul seperti Gambar.
3. Pilih bagian File ‐> Browse, kemudian pilih file LogoUSU.bmp. 4. Pilih Open untuk memilih file sebagai watermark.
5. Kemudian pada bagian Appearance ‐> Capacity ubah menjadi 10%, seperti terlihat pada Gambar.
6. Pilih OK. 7. Selesai.
Gambar‐10: Tampilan pilihan File untuk Watermark
Gambar‐11: Tampilan Pengaturan Capacity Watermark
5. Mengedit Watermark
1. Dari Menu Utama Adobe Acrobat 8.0 Pro.
2. Pilih File ‐> Open (Buka file PDF yang akan diedit), kemudian klik
Open.
3. Pilih menu Document ‐> Watermark ‐> Update. 4. Lakukan perubahan seperlunya.
5. Pilih OK untuk menyimpan perubahan, atau Cancel untuk batal. 6. Menambahkan Security
1. Dari Menu Utama pilih File ‐> Open (Buka file PDF yang akan
diedit), kemudian klik Open.
Security Settings, pilih Yes.
3. Pilih bagian Permissions ‐> beri tanda checklist Restrict editing and printing of the document.
4. Pada bagian Change Permissons Password: isikan 12345. 5. Pada bagian Printing Allowed: pilih Low Resolution (150 dpi). 6. Pilih OK, kemudian isikan password sekali lagi pada bagian dialog
box Adobe Acrobat– Confirm Permissions Password.
7. Pilih OK.
8. Kemudian pilih menu File ‐> Save (untuk menyimpan secara keseluruhan dalam proses editing)
9. Selesai.
Gambar‐12: Tampilan Add Security
Gambar‐14: Alur Kerja Digitalisasi USU Repository Sumber: Rasiman, 2011
3.5Isi Dokumen yang Dilayankan
Isi dokumen elektronik yang dilayankan kepada pengguna dapat berupa
abstrak, teks penuh (fulltext) maupun gabungan dari keduanya. Berikut ini
pendapat yang dikemukakan oleh Kepala dan Staf Sub. Divisi Sistem Automasi.
Isi dokumen elektronik yang dilayankan kepada pengguna dapat berupa
abstrak, teks penuh (fulltext) maupun gabungan dari keduanya. Berikut ini
3.5.1 Format File
Format file elektronik yang dilayankan dapat terdiri dari bentuk Hypertext Mark-up Language (HTML), Portable Document Format (PDF), Microsoft Word (Doc), Microsoft Power Point (PPT), dan sebagainya. Berikut ini pendapat yang dikemukakan oleh Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem Automasi. (Kepala dan Staf
Sub.Divisi Sistem Automasi) Format file elektronik yang dilayankan kepada pengguna terdiri dari format Hypertext Mark-up Language (HTML) dan Portable Document Format (PDF). Dari jawaban di atas dapat diketahui bahwa format file elektronik yang dilayankan terdiri dari format Hypertext Mark-up Language (HTML), Portable Document Format (PDF).
3.5.2 Langkah-Langkah Penelusuran
Untuk menelusuri informasi melalui web dapat dilakukan melalui
beberapa langkah. Untuk menelusuri koleksi repository Perpustakaan USU dapat
diketahui melalui informasi dari Pengelola Repository Perpustakaan USU. Berikut
ini informasi yang diperoleh dari Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem Automasi.
(Kepala Sub.Divisi Sistem Automasi) Pengguna cukup mengetikkan kata kunci (keyword) pada sistem yang tersedia layaknya menggunakan Search Engine seperti Google dan Yahoo.
(Staf Sub.Divisi Sistem Automasi) Penelusuran bahan elektronik dapat dilakukan dengan beberapa cara misalnya dapat langsung menelusur berdasarkan kepada subjeknya misalnya master theses, atau dengan menggunakan mesin pencari yang dapat ditelusur dengan beberapa titik akses. Dari kedua pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa penelusuran file elektronik
dapat dilakukan dengan cara mengetikkan kata kunci (keyword) pada sistem yang
ada seperti layaknya menggunakan search engine. Selain itu dapat juga dilakukan
3.5.3 Titik Akses
Dalam pengolahan koleksi repository juga ditentukan titik akses yang
dapat digunakan untuk menelusur koleksi tersebut. Berikut ini informasi tentang
pengolahan yang dikemukakan oleh Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem Automasi.
(Kepala dan Staf Sub.Divisi Sistem Automasi) Yang dapat dijadikan titik akses dalam pencarian koleksi elektronik adalah judul, penulis, penerbit, kata kunci, bahasa, dan tahun. Dari informasi yang dikemukakan di atas dapat dinyatakan bahwa dalam penelusuran koleksi repository dapat dilakukan melalui
menggunakan judul, penulis, penerbit, kata kunci, bahasa, dan tahun sebagai titik
akses. Dengan demikian dapat dinyatakan bahwa banyak titik akses yang dapat
digunakan oleh pengguna.
3.6 Pemanfaatan Koleksi digital Situs Web Perpustakaan (http://repository.usu.ac.id/)
Web perpustakaan merupakan pelayanan yang cukup tinggi dimanfaatkan
oleh pengguna. Menurut pengamatan penulis, pengguna lebih sering
memanfaatkan pelayanan web perpustakaan yang mendownload koleksi digital
yang terdapat di Web Perpustakaan (library.usu.ac.id).
Jumlah koleksi digital yang dipublikasikan di Situs Web
repository.usu.ac.id 36.672 file koleksi digital.(Lihat Tabel 1.)
Tabel 1: Jumlah Koleksi Digital (USU Repository) yang Dipublikasikan di Situs Web repository.usu.ac.id
(Per Tahun 2014) No.
Urut Kategori Dokumen Jumlah
1 PhD Dissertations (PD) 130
2 Master Theses (MT) 6.262
3 Lecture Papers (LP) 2.102
4 Student Papers (SP) 26.361
5 USU e-Archives (UA) 150
6 USU e-Journals (UJ) 1.581
7 Guide-Books (GB) 86
Total 36.672
Tabel-2: Statistik Situs Web USU Repository (repository.usu.ac.id) (Per Tahun 2014)
No. Bulan
Jumlah
Visits Page View Files Hits
1 Januari 231.953 9.655.388 11.559.248 18.902.405
2 Februari 201.273 8.965.543 10.418.623 17.118.006
3 Maret 190.451 6.500.410 8.422.970 14.118.566
4 April 271.664 8.044.417 16.239.053 17.591.956
5 Mei 286.726 9.771.293 18.314.225 19.807.207
6 Juni 254.821 9.429.350 16.986.865 19.244.928
7 Juli 210.794 7.573.069 12.982.379 14.071.817
8 Agustus 138.198 7.209.722 10.985.979 11.953.037
9 September 228.239 9.021.882 13.524.571 17.065.954
10 Oktober 320.355 9.462.910 11.762.493 19.405.058
11 November* 220.355 6.176.333 7.637.881 12.781.068
12 Desember
Gambar-15: Grafik Visits Situs Web USU Repository (2011-2014)
Visits : Kunjungan dalam waku tertentu (standarnya 30 menit = 1 x kunjungan)
Keterangan:
Page View : Halaman yang dibuka (seperti ekstensi HTML, PHP, CGI, tetapi tidak termasuk grafis dan klip audio)
Files : Jumlah permintaan file yang mewakili jumlah hits (kunjungan) yang benar-benar menghasilkan sesuatu yang dikirim kembali ke pengguna.
Hits : Jumlah permintaan yang dibuat ke server selama jangka waktu tertentu (bulanan, harian, jam, dll.)
Jumlah Artikel Jurnal Elektronik yang didownload tahun 2014 yaitu
sebanyak 56.515 artikel.
Tabel-11 : Jumlah Download Artikel Jurnal Elektronik
Databases Jumlah Artikel Yang
didownload
ABI/INFORM Dateline 239
ABI/INFORM Global 2.083
ABI/INFORM Trade & Industry 277
ProQuest Agriculture Journals 123
ProQuest Biology Journals 49
ProQuest Medical Library 3.385
ProQuest Science Journals 478
ProQuest Sociology 49
Academic Research Library 1.238
EBSCO Library, Information Science... 0
EBSCO Regional Business News 296
EBSCO Business Source Elite 2.149
EBSCO MEDLINE with Full Text 6.822
EBSCO (CINAHL) 9.499
EBSCO (Dentistry) 9.737
Gale Database 1.235
Westlaw International 367
IOP 1.508
SpringerLink 14.797
Emerald 2.162
Jumlah 56.515
DAFTAR PUSTAKA
Bambooweb Dictionary. 2007. Digitizing.
Business Dictionary. 2008. Digitalization Definition.
Freedom Foundation USA. 2007. Repository.
<http://freedomfoundationusa.com/repository.aspx>
Jain, Sanjeev Kumar dan Anurag Shrivastava. 2008. Academic Institutional Repositories in India: Global Visibility for an Institution's Scholarly Communication.
Hasugian, Jonner. (2006). Penelusuran Ilmiah Secara Online. Pustaha: (Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi) ; Vol.II, No.1. p.1-4.
Huda, Nurul. 2007. Tingkat Pemanfaatan Koleksi Deposit oleh Mahasiswa Program S2 Angkatan 2005-2006 USU: Skripsi Sarjana. Medan: Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Sastra USU.
Janusaptari. 2006. Sistem Temu Kembali Informasi.
<http://lib.ugm.ac.id/data/pubdata/pusta/janusaptari.pdf> (19/05/09)
Kamus Besar Bahasa Indonesia. 2003. Ed.3, Cet. 3. Jakarta: Balai Pustaka.
Republik Indonesia. Undang-undang No.43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan.
Paka, Rasiman., Digitalisasi Local Content: Perluasan Pemanfaatan Dan Akses Layanan Perpustakaan. Seminar Dan Workshop Pemberdayaan Repositori Perpustakaan Untuk Meningkatkan Mutu Dan Pelayanan Perpustakaan. Universitas HKBP Nommensen, 1 Desember 2011.
Pendit, Putu Laxman. 2007. Cet.1. Perpustakaan Digital: Perspektif
Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi. 1979. Jakarta: Direktorat Jenderal Perguruan Tinggi.Departemen Pendidikan dan Kebudayaan R.I.
Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman. 2004. Ed.3. Jakarta: Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan R.I.
Siregar, Belling. 2002. Pengembangan Koleksi. Medan: Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Sumatera Utara.
Sumardji, P., 1988. Cet.1. Perpustakaan: Organisasi dan Tatakerjanya. Yogyakarta: Kanisius.
Sutarno . 2006. Manajemen Perpustakaan: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Sagung Seto.
Rachmansyah. 2008. Temu Kembali Informasi: Information Retrieval. <http://www.rachmansyah.web.id/blog1.php/2008/11/12/temu-kembali-informasi-information-retrieval/> (20/05/09)
