ANALISIS PENGOLAHAN KOLEKSI GREY LITERATURE (KHUSUS TESIS DAN DISERTASI) PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
NEGERI MEDAN (UNIMED)
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi Untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam Bidang
Ilmu Perpustakaan dan Informasi
RIZKI ANDANI LUBIS 140723016
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2016
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Skripsi : Analisis Pengolahan Koleksi Grey Literature (Khusus Tesis dan Disertasi) Pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan (UNIMED)
Oleh : Rizki Andani Lubis
NIM : 140723016
Dosen Pembimbing I : Drs. Belling Siregar, M.Lib.
NIP : -
Tanda Tangan :
Tanggal :
Dosen Pembimbing II : Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd.
NIP : 19511119 198601 2 001
Tanda Tangan :
Tanggal :
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Skripsi : Analisis Pengolahan Koleksi Grey Literature (Khusus Tesis dan Disertasi) Pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan (UNIMED)
Oleh : Rizki Andani Lubis
NIM : 140723016
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
KETUA JURUSAN : Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd.
NIP : 19511119 198601 2 001
Tanda Tangan :
Tanggal :
FAKULTAS ILMU BUDAYA
Dekan : Dr. Budi Agustono, M.S.
NIP : -
Tanda Tangan :
Tanggal :
PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinal dan belum pernah disajikan sebagai salah satu tulisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip pada karya ini.
Medan, Oktober 2016 Penulis
Rizki Andani Lubis 140723016
ABSTRAK
Lubis, Rizki Andani. 2016. Analisis Pengolahan Koleksi Grey Literature (Khusus Tesis dan Disertasi) Pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan (UNIMED). Medan: Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengolahan koleksi grey literature, mengetahui pedoman yang digunakan dalam pengolahan koleksi gray literature dan prosedur/alur kerja pengolahan koleksi grey literature pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan (UNIMED).
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif deskriptif dengan pengumpulan data melalui wawancara kepada pustakawan yang ada diperpustakaan, yaitu pustakawan bagian koordinator unit automasi, koordinator pelayanan pemustaka, staf bagian pengolahan dan pelayanan grey literatur serta staf bagian pelayanan referensi, publikasi karya dosen, layanan digital dan literasi informasi pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan.
Penentuan informan dilakukan dengan menggunakan teknik purposive sampling.
Data atau informasi yang diperoleh dari pustakawan yang menjadi informan melalui wawancara dalam bentuk pedoman wawancara secara tertulis.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa Perpustakaan UNIMED memiliki jumlah koleksi grey literature tercetak sebanyak 2.650 judul dan jumlah koleksi elektronik sebanyak 2.644 judul yang terdiri dari tesis dan disertasi. Dalam kegiatan pengadaan koleksi grey literature pada Perpustakaan Unimed, mahasiswa diwajibkan menyerahkan karya ilmiah dalam bentuk softcopy dan hardcopy.
Dalam kegiatan pengolahan koleksi grey literature tercetak Perpustakaan Unimed melakukan beberapa kegiatan diantaranya koleksi yang telah diterima diinventarisasi, dikatalogisasi deskriptif, dikatalogisasi subjek, diklasifikasi, dibuat kelengkapan koleksi dan koleksi dijajarkan pada rak koleksi sedangkan pengolahan koleksi elektronik dilakukan dengan cara membuat watermark pada setiap lembaran koleksi grey literature dan melakukan entri data deskripsi koleksi dengan mengisi setiap item yang terdapat pada database repository.
Koleksi elektronik dapat diakses oleh pengguna bisa berupa abstrak dan teks penuh (full text) dengan ketentuan tidak semua koleksi elektronik dapat diakses oleh pengguna karena terdapat bab-bab tertentu yang tidak diakses seperti bab 2, 3, 4 dan lampiran tidak dipublikasikan.
Kata Kunci: Pengolahan, Grey literature
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT karena atas berkat dan rahmat-Nya serta salam penulis haturkan Nabi besar Muhammad SAW, Rasul junjungan sebagai suri tauladan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Analisis Pengolahan Koleksi Grey Literature (Khusus Tesis dan Disertasi) Pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan.” Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat kelengkapan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Selama mengerjakan skripsi ini penulis mendapatkan banyak pengalaman dan pelajaran berharga. Penulis juga menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan. Penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan skripsi ini.
Penulis mengucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada orang tua tersayang saya Ayahanda Khairun. A. Lubis, SH dan Ibunda Riani. A. BB, SE yang tiada hentinya memberikan dukungan moral maupun materil kepada penulis dan kakak Chia, kakak Melinda serta adik Angga yang selalu memberikan doa dan semangat untuk menyelesaikan skripsi ini.
Sebagai rasa syukur penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini, antara lain:
1. DR. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd, selaku Ketua Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi dan juga selaku dosen pembimbing II yang telah memberikan saran dan masukan kepada penulis.
3. Bapak Drs. Belling Siregar, M.Lib, selaku dosen pembimbing I yang telah banyak memberikan bimbingan, arahan, bantuan serta waktu untuk dalam penulisan skripsi ini dan pembekalan serta rekomendasi di dalam penyelesaian skripsi ini.
4. Bapak Ishak, SS., M.Hum, selaku dosen penguji I yang telah banyak memberikan arahan, waktu dan saran dalam penyelesaian skripsi ini.
5. Ibu Laila Hadri Nasution, S.Sos., M.Hum, selaku dosen penguji II yang telah banyak memberikan arahan, waktu dan saran dalam penyelesaian skripsi ini.
6. Ibu Himma Dewiyana, ST, M.Hum, selaku sekretaris Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang telah memberikan pembekalan serta rekomendasi di dalam penyelesaian skripsi ini.
7. Seluruh staf pengajar yang telah mendidik dan membimbing penulis selama menjadi mahasiswi pada Program Studi Ilmu Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.
8. Ibu Dra. Ratnawati Dora, SIP, selaku kepala Perpustakaan Universitas Negeri Medan yang telah memberikan kesempatan untuk dapat melakukan penelitian di Perpustakaan Universitas Negeri Medan.
9. Bapak Donni Yudha Prawira, S.sos, Bapak Maknun, S.Sos, Ibu Catur Dedek Khadijah, S.Sos, MM, Kakak Siti Nurbaidah, S.Sos, Kakak Harly Christy M. Siagian, S.Sos, Ibu Pranandiah Popi Pitaloka, S.Sos dan Bapak Muhammad Iqbal, S.Kom selaku staf Perpustakaan Universitas Negeri Medan yang telah memberikan bantuan, arahan dan waktu dan dukungannya kepada peneliti.
10. Bapak Johan, Bapak Hartono, Bapak Hardianto dan Bapak Sulaiman Manurung, selaku pegawai Universitas Terbuka yang telah memberikan bantuan, waktu dan dukungannya kepada peneliti.
11. Seluruh keluarga besar terutama kepada kedua orang tua saya tercinta yang telah mendo’akan dan telah memberikan semangat, perhatian, bimbingan serta kasih sayang yang terhingga kepada saya serta kakak- kakak dan adek ku tercinta yang selalu mendukung dan selalu menyempatkan waktu luang untuk penulis.
12. Terima kasih untuk Sista Shelda, abang Ajaz dan abang Javeed yang sudah memberikan motivasi dan dukungan untuk penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. Kiki minta maaf kalau selama ini ada salah-
salah kata ataupun perbuatan yang tidak berkenan di hati baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja.
13. Sahabat-sahabat saya tercinta Marhamah, S.Sos, Desi Ratnasari, S.Sos, Indah Sari Ulfa, Amd, Salvia Gustirianda, Amd, Maryuni Hasibuan, Nurul Ditha Amanda, Rina Yunita, Teddy Franggoes, S.H, Eko Andy Syahputra, Amd dan Abang Iqbal yang selama ini selalu memberikan motivasi dan dukungan dalam menyelesaikan skripsi ini.
Serta seluruh teman-teman yang saya sayangi studi Ilmu Perpustakaan Ekstensi angkatan 2014.
Akhir kata penulis berharap dapat bermanfaat bagi pengembangan ilmu pengetahuan khususnya bidang Ilmu Perpustakaan. Terima kasih.
Medan, Oktober 2016 Penulis
Rizki Andani Lubis 140723016
DAFTAR ISI
ABSTRAK... i
KATA PENGANTAR... ii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR LAMPIRAN ... xi
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 4
1.3 Tujuan Penelitian ... 4
1.4 Manfaat Penelitian ... 4
1.5 Ruang Lingkup ... 5
BAB II KAJIAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 6
2.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 7
2.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 8
2.4 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 10
2.5 Koleksi Perpustakaan ... 11
2.6 Grey Literature ... 12
2.6.1 Pengertian Grey Literature ... 12
2.6.2 Jenis Dokumen Grey Literature ... 14
2.7 Pengadaan Koleksi Grey Literature ... 15
2.8 Pengolahan Koleksi Grey Literature ... 17
2.8.1 Pengertian Katalogisasi Deskriptif ... 20
2.8.1.1 Tujuan Katalogisasi Deskriptif ... 21
2.8.1.2 Standar dan Pedoman Katalogisasi Deskriptif ... 22
2.8.1.3 Langkah-Langkah Katalogisasi Deskriptif ... 23
2.8.1.4 Katalog Perpustakaan ... 28
2.8.2 Pengertian Katalogisasi Subjek ... 29
2.8.2.1 Tujuan Katalogisasi Subjek ... 30
2.8.2.2 Standar dan Pedoman Katalogisasi Subjek... 30
2.8.2.3 Langkah-Langkah Katalogisasi Subjek... 32
2.8.2.4 Analisis Subjek ... 33
2.8.2.5 Cara Menentukan Subjek ... 37
2.8.3 Pengertian Klasifikasi ... 38
2.8.3.1 Tujuan Klasifikasi ... 39
2.8.3.2 Sistem Klasifikasi ... 40
2.8.3.3 Langkah-Langkah Pengklasifikasian .. 42
2.8.4 Pembuatan Kelengkapan Koleksi ... 43
2.8.5 Penyimpanan dan Penyusunan Koleksi ... 45
2.9 Pengolahan Dokumen Elektronik ... 47
2.10 Proses Penelusuran dan Temu Kembali Dokumen ... 48
BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian ... 53
3.2 Lokasi Penelitian ... 54
3.3 Karakteristik Informan ... 54
3.4 Data dan Sumber Data ... 54
3.5 Teknik Pengumpulan Data ... 55
3.6 Instrumen Penelitian ... 56
3.7 Analisis Data ... 57
3.8 Pemeriksaan dan Pengecekan Keabsahan Data ... 58
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Unimed ... 60
4.2 Kegiatan di Perpustakaan Unimed... . 62
4.3 Karakteristik Informan ... 66
4.4 Data ... 68
4.4.1 Deskripsi Data ... 69
4.5 Jenis Koleksi Grey Literature ... 69
4.6 Pengadaan Koleksi Grey Literature ... 71
4.6.1 Prosedur Penerimaan Koleksi Grey Literature . 72
4.7 Pengolahan Koleksi Grey Literature ... 78
4.7.1 Katalogisasi Deskriptif ... 80
4.7.1.1 Prosedur/Alur Kerja Katalogisasi Deskriptif ... 80
4.7.2 Katalogisasi Subjek ... 87
4.7.2.1 Prosedur/Alur Kerja Katalogisasi Subjek... 87
4.7.3 Klasifikasi ... 96
4.7.3.1 Prosedur/Alur Kerja Klasifikasi ... 96
4.7.4 Proses Pembuatan Kelengkapan Koleksi... .. 100
4.7.5 Proses Penyimpanan dan Penyusunan Koleksi... 102
4.7.6 Pembuatan Metadata Koleksi Grey Literature Tercetak... ... 105
4.8 Pengolahan Koleksi Elektronik ... 107
4.8.1 Prosedur/Alur Kerja Pengolahan Koleksi
Elektronik ... 107
4.8.2 Format File Koleksi Elektronik ... 121
4.8.3 Isi Dokumen Yang Dilayankan ... 122
4.8.4 Pembuatan Metadata Koleksi Grey Literature Elektronik... ... 124
4.9 Langkah-Langkah Penelusuran ... 124
4.8.1 Titik Akses Penelusuran ... 131
4.10 Hasil Analisis... 142
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ... 145
5.2 Saran ... 147
DAFTAR PUSTAKA ... 149
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Sumber Informasi Daerah Deskripsi Bibliografis ... 26
Tabel 2.2 Garis Besar Susunan Deskripsi ... 27
Tabel 2.3 Kelas Utama LCC ... 41
Tabel 2.4 Kelas Utama DDC ... 41
Tabel 2.5 Kelas Utama UDC ... 42
Tabel 4.1 Karakteristik Informan ... 67
Tabel 4.2 Data Koleksi Grey Literature UPT Perpustakaan Unimed .. 70
Tabel 4.3 Kelas Utama Bagan DDC ... 97
Tabel 4.4 Hasil Analisis ... 142
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Bagan Pengolahan Bahan Pustaka ... 18
Gambar 2.2 Diagram Sistem Informasi ... 50
Gambar 4.1 Form Isian Penyerahan Karya Ilmiah... 73
Gambar 4.2 Flowchart Prosedur/Alur Kerja Penerimaan Karya Ilmiah (Skripsi, Tesis dan Disertasi)... . 77
Gambar 4.3 Flowchart Prosedur/Alur Kerja Pengolahan Karya Ilmiah... ... 79
Gambar 4.4 Deskripsi Bibliografi Karya Ilmiah Tesis... 83
Gambar 4.5 Flowchart Prosedur/Alur Kerja Pengatalogan Deskriptif... ... 86
Gambar 4.6 Tampilan Library of Congress Classification Online (LCCO)... ... 92
Gambar 4.7 Flowchart Prosedur/Alur Kerja Pengatalogan Subjek .... 95
Gambar 4.8 Nomor Panggil Koleksi Grey Literature Tesis ... 98
Gambar 4.9 Nomor Panggil Koleksi Grey Literature Disertasi ... 98
Gambar 4.10 Prosedur/Alur Kerja Pengklasifikasian Dengan Menggunakan Pendekatan Indeks... 99
Gambar 4.11 Prosedur/Alur Kerja Pengklasifikasian Dengan Menggunakan Pendekatan Bagan... 100
Gambar 4.12 Label Nomor Panggil Koleksi Grey Literature Tesis…. 101
Gambar 4.13 Label Nomor Panggil Koleksi Grey Literature Disertasi ………. 101
Gambar 4.14 Rak Koleksi Tesis Perpustakaan Unimed... 103
Gambar 4.15 Rak Koleksi Disertasi Perpustakaan Unimed ... 103
Gambar 4.16 Penjajaran Koleksi Tesis ... 104
Gambar 4.17 Penjajaran Koleksi Disertasi ... 104
Gambar 4.18 Koleksi Tesis Yang Sudah Diberikan Watermark ... 109
Gambar 4.19 Tampilan Type Pada Metadata Pengolahan Koleksi Elektronik………..………. 110
Gambar 4.20 Tampilan Upload Pada Metadata Pengolahan Koleksi Elektronik………..………. 111
Gambar 4.21 Tampilan Proses Mengupload File Bentuk Format PDF Pada Metadata Pengolahan Koleksi Elektroni... 112
Gambar 4.22 Tampilan Hasil File Yang Sudah Diupload Pada Metadata Pengolahan Koleksi Elektronik……... 113
Gambar 4.23 Tampilan Details Pada Metadata Pengolahan Koleksi Elektronik………..………. 115
Gambar 4.24 Tampilan Subjects Library of Congress Classification Online (LCCO)………..………. 116
Gambar 4.25 Tampilan Deposit Pada Metadata Pengolahan Koleksi Elektronik………..………. 117 Gambar 4.26 Tampilan Hasil Akhir Entri Data Pada Metadata
Pengolahan Koleksi Grey Literature Elektronik…..…... 119
Gambar 4.27 Flowchart Prosedur/Alur Kerja Pengolahan Karya Ilmiah Elektronik... ... 120
Gambar 4.28 Tampilan Format File Koleksi Grey Literature Elektronik... ... 121
Gambar 4.29 Tampilan Isi Dokumen Koleksi Grey Literature Elektronik Yang Dilayankan Kepada Pengguna ... 123
Gambar 4.30 Tampilan Awal Repository Unimed……… 125
Gambar 4.31 Tampilan Titik Akses Yang Dapat Digunakan Dalam Melakukan Penelusuran……….………. 126
Gambar 4.32 Tampilan Penelusuran Dengan Menggunakan Titik Akses Pengarang………. 127
Gambar 4.33 Tampilan Penelusuran Berdasarkan Nama Pengarang... . 128
Gambar 4.34 Tampilan Akhir Penelusuran Koleksi Elektronik... ... 129
Gambar 4.35 Tampilan Hasil Penelusuran Koleksi Elektronik... ... 129
Gambar 4.36 Tampilan Call Number Untuk Penelusuran Koleksi Tercetak………..………. 131
Gambar 4.37 Tampilan Penelusuran Berdasarkan Tahun…… ... 132
Gambar 4.38 Tampilan Penelusuran Berdasarkan Subjek……... 134
Gambar 4.39 Tampilan Penelusuran Berdasarkan Divisi…… ... 136
Gambar 4.40 Tampilan Penelusuran Berdasarkan Type…… ... 136
Gambar 4.41 Tampilan Penelusuran Berdasarkan Pengarang…… ... 137
Gambar 4.42 Tampilan Penelusuran Berdasarkan Jurnal…… ... 138
Gambar 4.43 Tampilan Penelusuran Berdasarkan Thesis…… ... 139
Gambar 4.44 Tampilan Penelusuran Berdasarkan Monograph…… .... 140
Gambar 4.45 Tampilan Penelusuran Berdasarkan Konferensi Atau Lokakarya…… ... 140
Gambar 4.46 Tampilan Penelusuran Dengan Menggunakan Kolom Search…… ... 141
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Pedoman Wawancara Informan I, II, III, IV dan V…… 152
Lampiran 2 Pedoman Observasi …. ... 154
Lampiran 3 Transkip Wawancara Informan I …. ... 155
Lampiran 4 Transkip Wawancara Informan II …. ... 162
Lampiran 5 Transkip Wawancara Informan III …. ... 166
Lampiran 6 Transkip Wawancara Informan IV …. ... 169
Lampiran 7 Transkip Wawancara Informan V…. ... 172
Lampiran 8 Hasil Observasi…. ... 176
Lampiran 9 Profil Singkat UPT Perpustakaan Universitas Negeri . Medan... 177
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan ilmu pengetahuan dan informasi yang begitu pesat saat ini menuntut pusat-pusat informasi mengimbangi perkembangan tersebut dengan terus belajar dan meningkatkan kemampuan agar tidak ketinggalan zaman, seperti yang diketahui informasi tidak dapat lepas dari sumber-sumbernya. Salah satu pusatnya sumber informasi adalah perpustakaan.
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan institusi pengelola koleksi, perpustakaan yang idealnya dilakukan secara profesional dengan menerapkan sistem yang telah ditetapkan guna memenuhi kebutuhan penggunanya.
Perpustakaan sering disebut sebagai jantung pada setiap institusi, oleh karenanya keberadaan perpustakaan di perguruan tinggi menduduki posisi yang sangat strategis dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Perpustakaan UNIMED sebagai suatu institusi yang berfungsi untuk mengumpulkan, melayankan dan mengolah serta memiliki peran dalam menyediakan informasi yang terdapat pada perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna dan kurikulum bagi mahasiswa, fakultas dan staf serta bertujuan untuk memberikan layanan informasi dalam kegiatan belajar dan penelitian. Perpustakaan UNIMED memiliki berbagai macam koleksi yang dapat digunakan oleh pengguna perpustakaan untuk memenuhi kebutuhannya, diantaranya buku teks, surat kabar, jurnal dan majalah. Selain itu, salah satu koleksi yang dimiliki perpustakaan UNIMED adalah karya ilmiah yang disebut
juga dengan istilah grey literature. Grey literature (literatur kelabu) merupakan salah satu jenis koleksi perpustakaan perguruan tinggi yang terdiri dari tugas akhir, skripsi, tesis, disertasi, hasil penelitian, makalah seminar dan sebagainya.
Jenis koleksi grey literature (karya ilmiah) yang dimiliki perpustakaan UNIMED terdiri dari tugas akhir, skripsi, tesis, disertasi dan laporan penelitian.
Koleksi grey literature merupakan salah satu aset penting yang dikelola perpustakaan UNIMED. Salah satu upaya yang harus dilakukan yaitu dengan cara mengolah koleksi grey literature secara benar dan sesuai aturan serta ditempatkan sesuai nomor klasifikasinya. Pengolahan grey literature di perpustakaan merupakan salah satu kegiatan pokok untuk mengatur koleksi grey literature yang ada agar dapat dimanfaatkan dan berdaya guna bagi pengguna perpustakaan.
Kegiatan pengolahan grey literature dimulai dari proses penerimaan, inventarisasi, katalogisasi, klasifikasi hingga koleksi grey literature dapat dimanfaatkan pengguna.
Berdasarkan observasi awal, jumlah koleksi grey literature tercetak yang dimiliki perpustakaan UNIMED sebanyak 2.650 judul dan jumlah koleksi elektronik sebanyak 2.644 judul yang terdiri dari tesis dan disertasi. Koleksi grey literature ini terdapat dalam dua bentuk yaitu tercetak dan elektronik. Kegiatan pengolahan grey literature tercetak berupa tesis dan disertasi dilakukan sesuai dengan peraturan pengolahan buku (monograf). Kegiatan pengolahan grey literature, meliputi koleksi yang diterima langsung diberikan stempel/cap milik perpustakaan setelah itu barulah dilakukan katalogisasi deskriptif, katalogisasi subjek, klasifikasi dan kelengkapan koleksi kemudian disimpan atau ditempatkan
pada layanan koleksi grey literature, sedangkan bentuk elektroniknya soft copy tesis dan disertasi yang sudah dikonversi ke bentuk digital diterima oleh pihak perpustakaan, kemudian diverifikasi terlebih dahulu selanjutnya pengisian (input) metadata ke database repository dan meng-upload berkas dokumen secara online.
Berdasarkan data yang diperoleh dari beberapa pustakawan yang melakukan pengolahan koleksi grey literature menyatakan bahwa terdapat kendala dalam pelaksanaan pengolahan koleksi grey literature di Unimed diantaranya kegiatan pembuatan katalog tidak dilakukan dalam pelaksanaan pengolahan koleksi grey literature melainkan dilakukan pada saat pengentrian data ke dalam database. Selain itu, terdapat kendala pada saat melaksanakan penentuan tajuk subjek, sebelumnya subjek yang telah ditentukan dapat diketik dengan menggunakan database digilib, tetapi beberapa bulan terakhir pihak perpustakaan Unimed sudah beralih dengan menggunakan database eprints.
Sebelumnya database digilib yang digunakan oleh perpustakaan Unimed dikembangkan oleh Institut Teknologi Sepuluh Nopember. Pihak Institut Teknologi Sepuluh Nopember tidak memberikan hak akses penuh kepada pihak perpustakaan Unimed, apabila terdapat masalah pada pihak perpustakaan Unimed, pihak Institut Teknologi Sepuluh Nopember sulit untuk dihubungi, sehingga subjek yang telah ditentukan dengan menggunakan pedoman Library of Congress Subject Headings (LCSH) tidak dapat dientri begitu saja pada saat pengentrian data ke dalam database melainkan penentuan subjek harus dipilih dan ditentukan berdasarkan pedoman Library of Congress Classification Online (LCCO) yang terdapat pada database eprints. Subjek yang terdapat pada LCCO tidak spesifik
dan tidak lengkap, tidak seperti pedoman LCSH lengkap dan lebih spesifik. Hal ini menyebabkan subjek yang telah ditentukan dengan menggunakan pedoman LCSH dengan LCCO tidak sesuai, sehingga penentuan subjek ditentukan berdasarkan subjek yang saling berkaitan antara subjek berpedoman pada LCSH dan LCCO. Permasalahan kegiatan pengolahan koleksi grey literature di Unimed hanya terdapat pada kegiatan penentuan tajuk subjek.
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka peneliti tertarik untuk mengetahui lebih mendalam mengenai pengolahan koleksi grey literature pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan. Oleh sebab itu, peneliti menetapkan judul “Analisis Pengolahan Koleksi Grey Literature (Khusus Tesis dan Disertasi) Pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan.”
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka yang menjadi rumusan masalah adalah “Bagaimanakah pengolahan koleksi grey literature pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan?”
1.3 Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengolahan koleksi grey literature pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan.
1.4 Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan bermanfaat bagi:
1. Bagi Perpustakaan Universitas Negeri Medan
Sebagai bahan pertimbangan dalam mengolah koleksi grey literature.
2. Bagi Penulis
Menambah pengetahuan dan wawasan, serta pemahaman tentang pengolahan koleksi grey literature.
3. Bagi Peneliti
Hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai bahan rujukan bagi penelitian selanjutnya dengan topik yang berhubungan.
1.5 Ruang Lingkup
Ruang lingkup dalam penelitian ini mencakup analisis pengolahan koleksi grey literature antara lain mencakup pengadaan koleksi grey literature berupa tesis dan disertasi, pengolahan koleksi grey literature berupa tesis dan disertasi, antara lain katalogisasi deskriptif, katalogisasi subjek, klasifikasi, pembuatan kelengkapan koleksi, penyimpanan dan penyusunan koleksi, pengolahan dokumen elektronik dan proses penelusuran serta temu kembali dokumen.
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan perpustakaan yang berada di lingkungan perguruan tinggi, seperti universitas, institut, sekolah tinggi, akademi, politeknik dan perguruan tinggi lain yang setingkat. Sulistyo Basuki (1993, 51) menyatakan bahwa:
Perpustakaan perguruan tinggi ialah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya.
Selain pendapat di atas, Reitz yang dikutip oleh Hasugian (2009, 79) mendefinisikan perpustakaan perguruan tinggi sebagai “A library or library system established, administered, and funded by a university to meet the information, research, and curriculum needs of its students, faculty, and staff.”
Definisi tersebut menyatakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang dibangun, diadministrasikan dan didanai oleh suatu universitas untuk memenuhi kebutuhan informasi, penelitian dan kurikulum dari mahasiswa, fakultas dan stafnya.
Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi yang dibangun, diadministrasikan dan didanai oleh suatu universitas untuk memenuhi kebutuhan informasi, penelitian dan kurikulum dari mahasiswa, fakultas dan
stafnya serta dengan tujuan utama untuk membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya.
2.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk memberikan layanan informasi untuk kegiatan belajar, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dalam rangka melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dalam Standar Nasional Perpustakaan Perguruan Tinggi (2013, 9) dinyatakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi bertujuan:
1. Menyediakan bahan perpustakaan dan akses informasi bagi pemustaka untuk kepentingan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
2. Mengembangkan, mengorganisasi dan mendayagunakan koleksi 3. Meningkatkan literasi informasi pemustaka
4. Mendayagunakan teknologi informasi dan komunikasi
5. Melestarikan bahan perpustakaan, baik isi maupun medianya.
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 47) dinyatakan bahwa:
Kebijakan pengembangan koleksi hendaknya selalu dapat mencerminkan fungsi perpustakaan sebagai penunjang pendidikan, penelitan, dan pengabdian kepada masyarakat (PP No. 60, Th. 1999, Pasal 34). Sebagai unsur penunjang visi dan misi perguruan tinggi, perpustakaan merumuskan tujuannya sebagai berikut:
1. Mengadakan dan merawat buku, jurnal, dan bahan perpustakaan lainnya untuk dipakai oleh dosen, mahasiswa, dan staf lainnya bagi kelancaran program pengajaran dan penelitian di perguruan tinggi.
2. Mengusahakan, menyimpan, dan merawat bahan perpustakaan yang bernilai sejarah, yang memiliki kandungan informasi lokal, dan yang dihasilkan oleh sivitas akademika, untuk dimanfaatkan kembali sebagai sumber pembelajaran (learning resources).
3. Menyediakan sarana temu kembali untuk menunjang pemakaian bahan perpustakaan.
4. Menyediakan tenaga yang professional serta penuh dedikasi untuk melayani kebutuhan pengguna perpustakaan, dan bila perlu mampu memberikan pelatihan cara penggunaan bahan perpustakaan.
5. Bekerja sama dengan perpustakaan lain untuk mengembangkan program perpustakaan.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan perguruan tinggi bertujuan untuk mengusahakan menyediakan/mengadakan, menyimpan dan merawat buku, jurnal serta bahan pustaka lainya yang dimiliki oleh perpustakaan dan menyebarluaskan dan memberikan akses informasi bagi pengguna untuk memenuhi semua kebutuhan informasi sivitas akademi perguruan tinggi maupun pengabdian kepada masyarakat.
2.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tinggi. Sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya. Dalam Standar Nasional Perpustakaan Perguruan Tinggi (2013, 9) dinyatakan bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi yaitu:
1. Fungsi pendidikan 2. Fungsi informasi 3. Fungsi penelitian 4. Fungsi rekreasi 5. Fungsi publikasi 6. Fungsi deposit 7. Fungsi interpretasi
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 3) dinyatakan bahwa sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, perpustakaan memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:
1. Fungsi edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung
pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
2. Fungsi informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.
3. Fungsi riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.
4. Fungsi rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademik dan staf non-akademik.
6. Fungsi deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
7. Fungsi interpretasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi berfungsi sebagai sumber informasi yang mudah diakses oleh pengguna informasi untuk mendukung pencapaian tujuan pembelajaran sivitas akademika, pengorganisasian bahan pembelajaran, materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran, mendukung riset penelitian untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang, dan menyimpan serta mempublikasikan hasil karya-karya penelitian yang dihasilkan oleh sivitas akademika.
2.4 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat pustaka serta mendayagunakannya baik bagi sivitas akademika maupun masyarakat di luar kampus. Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 3) dinyatakan bahwa adapun tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah:
Mengembangkan koleksi, mengolah dan merawat bahan perpustakaan, memberi layanan, serta melaksanakan administrasi perpustakaan. Kelima tugas tersebut dilaksanakan dengan sistem administrasi dan organisasi yang berlaku bagi penyelenggaraan sebuah perpustakaan di perguruan tinggi.
Dalam buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999, 5) dinyatakan bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi dapat dirinci sebagai berikut:
1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran.
2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas- tugas dalam rangka studinya.
3. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi para peneliti.
4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun tidak tercetak.
5. Menyediakan fasilitas, yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah mengembangkan dan menyediakan koleksi sesuai dengan perkembangan kurikulum dan kurikulum perkuliahan yang dibutuhkan untuk
pengajaran dan menyediakan literatur ilmiah yang diperlukan bagi para peneliti, mengolah, mengolah dan merawat bahan perpustakaan, memberi layanan dan menyediakan fasilitas untuk pengguna dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang dibutuhkan serta melaksanakan administrasi perpustakaan.
2.5 Koleksi Perpustakaan
Salah satu unsur utama perpustakaan adalah tersedianya koleksi. Tanpa adanya koleksi yang baik dan memadai perpustakaan tidak akan dapat memberikan layanan yang baik kepada masyarakat pemakainya. Menurut Yulia dan Janti (2009, 1.5) “Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah, dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi pengguna.”
Jenis koleksi yang dimiliki maupun yang disediakan oleh perpustakaan haruslah sesuai dengan kebutuhan sivitas akademika maupun pengguna diluar dari sivitas akademika. Sehingga perpustakaan harus menyediakan berbagai koleksi yang dapat memenuhi kebutuhan informasi untuk semua lapisan masyarakat.
Yulia dan Janti (2009, 1.5) menyatakan bahwa bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan dapat dikelompokkan dalam dua bentuk sebagai berikut:
1. Tercetak
a. Buku/monograf adalah terbitan yang mempunyai satu kesatuan yang utuh, dapat terdiri dari satu jilid atau lebih. Terbitan yang termasuk dalam kelompok ini adalah buku, laporan penelitian, skripsi, tesis, dan disertasi.
b. Bukan buku
1) Terbitan berseri adalah terbitan yang diterbitkan terus- menerus dalam jangka waktu terbit tertentu, dapat berupa harian, mingguan, bulanan, dan sebagainya.
2) Peta.
3) Gambar.
4) Brosur, pamflet, booklet.
5) Makalah merupakan karya yang mempunyai nilai sementara, tidak diolah sebagaimana bahan pustaka lainnya.
2. Tidak tercetak
a. Rekaman gambar, seperti film, video, CD, mikrofilm, dan mikrofis.
b. Rekaman suara, seperti piringan hitam, CD, kaset.
c. Rekaman data magnetic/digital, seperti karya dalam bentuk disket, CD, dan pangkalan data, dan yang dikemas secara on-line.
Selain pendapat di atas, dalam Standar Nasional Perpustakaan (SNP) Perguruan Tinggi (2013, 3) dinyatakan bahwa koleksi perpustakaan perguruan tinggi diantaranya, terdiri dari:
1. Koleksi perpustakaan berbentuk karya tulis, karya cetak, digital, dan karya rekam terdiri dari fiksi dan non fiksi.
2. Koleksi non fiksi terdiri dari atas buku wajib mata kuliah bacaan umum, referensi, terbitan berkala, muatan lokal, laporan penelitian, dan literatur kelabu.
Berdasarkan uraian di atas dapat dikemukakan bahwa koleksi perpustakaan terdiri dari koleksi tercetak yang terdiri dari buku antara lain buku teks, laporan penelitian, skripsi, tesis, dan disertasi, bukan buku/koleksi non fiksi antara lain terbitan berseri, peta, gambar, brosur, pamflet, makalah, muatan lokal dan literatur kelabu serta koleksi tidak tercetak yang terdiri dari rekaman gambar, rekaman suara dan rekaman data magnetik/digital.
2.6 Grey Literature
2.6.1 Pengertian Grey Literature
Grey literature (literatur kelabu) adalah istilah yang digunakan untuk jenis dokumen yang sukar didapatkan secara bebas. Menurut C.P. Anger dalam buku Pedoman Teknis Pengembangan Koleksi (2002, 16) menyatakan bahwa literatur kelabu adalah:
Bahan pustaka yang tidak tersedia di deretan buku untuk dijual (non- commercial printed materials); fisik luar (cover), pencetakan, dan jilidan
sederhana; dibuat untuk keperluan khusus atau untuk kalangan terbatas.
Misalnya: prosiding, disertasi, biblografi, laporan, dan sebagainya.
Selain pendapat di atas, The U.S. Interagency Gray Literature Working Groups yang dikutip oleh Siregar (2004, 22) menyatakan bahwa gray literature sebagai:
Foreign or domestic open source material that usually is available through specialized channels and may not enter normal channels or systems of publication, distribution, bibliographic control, or acquisition by booksellers or subscription agents.
Pendapat di atas dapat diartikan bahwa literatur kelabu adalah bahan yang bersumber dari luar negeri maupun dalam negeri yang biasanya tersedia melalui saluran khusus dan mungkin tidak masuk saluran biasa atau sistem publikasi, distribusi, kontrol bibliografi, atau akuisisi oleh penjual buku atau agen langganan.
Menurut Reitz yang dikutip oleh Tupan (2014, 30) mendefinisikan grey literature sebagai:
Hasil karya cetak yang berupa laporan, preprints, dokumen internal, disertasi, tesis, prosiding konferensi yang tidak tersedia melalui saluran pasar biasa karena tidak diterbitkan secara komersial atau bahkan tidak didistribusikan.
Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa grey literature merupakan bahan pustaka yang tidak tersedia di deretan buku untuk dijual karena tidak diterbitkan secara komersial atau bahkan tidak didistribusikan yang biasanya tersedia melalui saluran khusus yang diterbitkan oleh suatu institusi atau lembaga tertentu seperti laporan, preprints, dokumen internal, skripsi, disertasi, tesis, prosiding konferensi dan lain sebagainya.
2.6.2 Jenis Dokumen Grey Literature
Jenis dokumen yang biasanya tergolong grey literature adalah brosur, makalah pertemuan, tesis, disertasi, laporan penelitian dan berbagai publikasi yang tidak dapat ditemukan di pasaran. Menurut Rompas dalam buku Pedoman Teknis Pengembangan Koleksi (2002, 16) menggolongkan Grey Literature (literatur kelabu) ke dalam:
Karya tulis ilmiah, yang dapat berupa hasil penelitian, survai, dan evaluasi;
karya persyaratan akademisi, dapat berupa skripsi, tesis, dan disertasi;
buku pedoman atau petunjuk, yang dibuat mengiringi sebuah produk barang baru berupa alat, metode atau suatu peraturan dan undang-undang;
laporan-laporan penelitian, peliputan peristiwa, organisasi/instansi, perkembangan bidang ilmu tertentu, dan sebagainya; bibliografi, katalog dan daftar. Dari segi informasi yang terkandung, literature kelabu merupakan informasi yang terpilih, orisinil, obyektif, dan mutakhir.
Selain pendapat di atas, dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 55) dinyatakan bahwa :
Literatur kelabu (grey literature) meliputi semua karya ilmiah dan non ilmiah yang dihasilkan oleh suatu perguruan tinggi. Literatur kelabu ini wajib disimpan di perpustakaan dengan keputusan rektor. Literatur kelabu (grey literature) yang dimaksud adalah sebagai berikut :
1. Skripsi, tesis, disertasi.
2. Makalah seminar, simposium, konferensi dan sebagainya.
3. Laporan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
4. Laporan lain-lain, pidato pengukuhan, dan sebagainya.
5. Artikel yang dipublikasikan oleh media massa.
6. Publikasi internal kampus.
7. Majalah atau bulletin kampus.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa dokumen grey literature meliputi semua karya ilmiah dan non ilmiah yang terdiri dari laporan penelitian atau dokumen-dokumen yang merupakan hasil kajian karya ilmiah seperti skripsi, tesis, disertasi, makalah seminar atau makalah pertemuan, terbitan pemerintah,
laporan penelitian yang dihasilkan oleh suatu perguruan tinggi, institusi, lembaga pemerintah dan sebagainya.
2.7 Pengadaan Koleksi Grey Literature
Pengadaan bahan pustaka merupakan suatu kegiatan yang dilakukan untuk menambah koleksi perpustakaan. Rahayu (2015, 2) menyatakan bahwa
“Pengadaan bahan pustaka merupakan kegiatan memilih, menghimpun kemudian dilanjutkan dengan mengadakan bahan pustaka yang sesuai dengan prosedur yang mengatur kegiatan pengadaan bahan pustaka.”
Sedangkan Yulia dan Janti (2009, 5.2) mendefinisikan bahwa:
Pengadaan adalah kegiatan yang merupakan implementasi dari keputusan dalam melakukan seleksi yang mencakup semua kegiatan untuk mendapatkan bahan pustaka yang telah dipilih dengan cara membeli, tukar-menukar dan hadiah termasuk dalam menyelesaikan administrasinya.
Berdasarkan uraian di atas dapat ketahui bahwa pengadaan bahan pustaka merupakan kegiatan memilih, menghimpun kemudian dilanjutkan dengan mengadakan bahan pustaka yang telah dipilih dengan cara membeli, tukar- menukar dan hadiah yang sesuai dengan prosedur yang mengatur kegiatan pengadaan bahan pustaka.
Kegiatan pengadaan koleksi bahan pustaka dapat dilakukan melalui berbagai cara diantaranya melalui pembelian, melalui melanggan, tukar-menukar, hadiah atau sumbangan dan produksi karya sendiri.
Sutarno (2006, 177) menyatakan bahwa pengadaan Koleksi bahan pustaka dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain:
1. Pembelian baik langsung maupun melalui pihak ketiga.
2. Melakukan tukar menukar.
3. Mendapatkan bantuan atau sumbangan.
4. Menggandakan seperti membuat foto kopi, membuat duplikasi, membuat CD, dan lain sebagainya.
5. Menerbitkan, termasuk di dalamnya membuat kliping koran.
Sedangkan dalam buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999, 15), pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan melalui berbagai cara diantaranya:
1. Pembelian
Cara-cara pembelian pustaka terdiri dari tiga, yaitu:
a. Pemesanan langsung kepada penerbit
Cara ini dapat ditempuh baik untuk bahan yang diterbitkan di dalam negeri maupun di luar negeri. Dalam hal tertentu, pembelian juga dapat dilakukan langsung di took buku di dalam negeri.
b. Pemesanan melalui agen
Pemesanan melalui agen dilakukan melalui agen dalam negeri ataupun luar negeri. Tata cara pemesanan melalui agen ditempuh apabila bahan ang dipesan dalam jumlah banyak dan diterbitkan oleh bermacam-macam penerbit.
c. Pemesanan secara tetap
Pustaka yang diterbitkan secara berkala atau berseri atau yang dilengkapi dengan suplemen dapat dipesan melalui pesanan tetap.
Dengan cara ini setiap kali bahan pustaka terbit, secara otomatis pemesan akan memperoleh bahan tersebut.
2. Tukar menukar
Tukar menukar biasanya dilakukan dengan perpustakaan lain. Untuk pengadaan bahan pustaka melalui cara tukar menukar, perpustakaan harus mempunyai bahan yang dapat dipertukarkan.
3. Hadiah
Cara lain untuk menambah koleksi perpustakaan adalah melalui hadiah. Satu hal yang perlu diperhitungkan dari pengadaan koleksi melalui hadiah adalah sering diperolehnya koleksi yang tidak sesuai dengan kebutuhan, atau koleksi yang sudah kadaluwarsa.
4. Titipan
Penambahan koleksi dengan titipan adalah penambahan pustaka perorangan atau lembaga lain yang ditempatkan pada suatu perpustakaan agar bisa dimanfaatkan oleh pengguna.
5. Terbitan sendiri
Untuk melengkapi koleksinya, perpustakaan hendaknya menghimpun semua bahan pustaka yang diterbitkan oleh lembaga yang bersangkutan, misalnya: bulletin, brosur, jurnal ilmiah, majalah, laporan penelitian dan lain-lain.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa pengadaan dapat dilakukan dengan cara hadiah, sumbangan, pembelian, tukar-menukar, titipan, menggandakan seperti membuat foto kopi, membuat duplikasi, membuat CD dan menerbitkan terbitan sendiri.
Proses pendidikan di perguruan tinggi tidak terlepas dari kegiatan penelitian dan pengembangan, inovasi serta rekayasa ilmu pengetahuan. Dalam hal ini setiap hasil karya penelitian di lingkungan perguruan tinggi wajib diserahkan ke perpustakaan. Hal ini dilakukan perpustakaan untuk mendapat tambahan koleksi karya ilmiah atau koleksi grey literature. Siagian (2009, 48) menyatakan bahwa kegiatan pengadaan koleksi grey literature pada perpustakaan perguruan tinggi dapat dilakukan melalui wajib simpan terbitan perguruan tinggi dan koleksi wajib disimpan di perpustakaan dengan keputusan rektor.
2.8 Pengolahan Koleksi Grey Literature
Kegiatan pengolahan dimulai dari bahan pustaka yang telah diterima oleh perpustakaan sampai bahan pustaka dijajarkan ke dalam rak sehingga dapat dimanfaatkan oleh pengguna. Menurut Yulia dan Mustafa (2009, i):
Pengolah bahan pustaka adalah salah satu kegiatan di perpustakaan yang bertujuan untuk melakukan pengaturan bahan pustaka yang tersedia agar dapat disimpan ditempatnya menurut susunan tertentu serta mudah ditemukan dan digunakan oleh pengguna perpustakaan.
Sedangkan Sutarno (2006, 179) mendefinisikan bahwa “Pengolahan atau processing adalah pekerjaan yang diawali sejak koleksi diterima di perpustakaan sampai dengan penempatan di rak atau ditempat tertentu yang telah disediakan.”
Purwono (2010, 111) menyatakan bahwa “Pengolahan bahan pustaka (dokumen) antara lain menyangkut pengindeksan atau katalogisasi deskriptif dan
pengindeksan subjek.” Pengindeksan deskriptif sasarannya adalah pengolahan entri utama dan penentuan titik akses dari sebuah dokumen. Sementara itu pengindeksan subjek sasarannya adalah penentuan entri subjek baik berupa subjek verbal maupun notasi klasifikasi. Hasil dari pengindeksan deskriptif maupun pengindeksan subjek dicantumkan dalam katalog atau indeks, yaitu daftar dokumen yang disusun menurut sistem tertentu. Seperti bagan pengolahan bahan pustaka menurut Yulia dan Mustafa (2009, ii) sebagai berikut:
Gambar 2.1. Bagan Pengolahan Bahan Pustaka
Bahan pustaka yang diterima selanjutnya dikatalog dan diklasifikasi untuk memudahkan penempatan dan penemuannya kembali. Menurut Sutarno (2006, 179) pekerjaan pengolahan koleksi yang berbentuk tercetak (printed matter) dan yang terekam (recorded matter) dibedakan dan dipisahkan, meskipun ada pekerjaan yang memiliki kesamaan. Untuk yang berbentuk tercetak yakni buku dan sejenisnya, maka pekerjaan pengolahan meliputi:
1. Menyusun rencana operasional pengolahan bahan pustaka.
2. Registrasi bahan pustaka.
3. Pengecapan atau stempel perpustakaan pada halaman tertentu.
4. Klasifikasi.
5. Katalogisasi.
6. Pembuatan kelengkapan pustaka.
7. Penjajaran kartu (file).
8. Penyusunan koleksi (buku) di rak.
Untuk pengolahan yang berbentuk terekam, bahan pustaka non-buku tidak diberi kantong buku, tetapi labelnya diberi tanda khusus untuk menyatakan jenis media dari bahan perpustakaan tersebut, misalnya K untuk kaset, S untuk slaid dan M untuk mikrofis. Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 61) dinyatakan pengolahan terekam atau terautomasi, terdiri dari:
1. Mengisi lembar kerja.
2. Memeriksa pangkalan data.
3. Memasukkan data bibliografi ke komputer.
4. Mengetik label buku dan label barcode serta menempelkannya pada buku.
5. Menyerahkan bahan perpustakaan ke bagian pelayanan.
Pada umumnya pengolahan koleksi grey literature tidak jauh berbeda dengan pengolahan bahan pustaka. Hal ini dikarenakan kegiatan pengolahan grey literature dilakukan sesuai dengan peraturan pengolahan bahan pustaka/buku (monograf). Kegiatan pengolahan grey literature meliputi katalogisasi deskriptif,
katalogisasi subjek, klasifikasi, pembuatan kelengkapan koleksi serta penyimpanan dan penyusunan koleksi dan sebagainya. Tujuan pengolahan koleksi adalah membuat sarana temu kembali sehingga memungkinkan pengguna menemukan kembali pustaka melalui titik akses pengarang, judul, dan subjek pada sistem katalog berajab, dan melalui kelas pada susunan koleksi di rak.
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengolahan bahan pustaka merupakan kegiatan di perpustakaan yang diawali sejak koleksi diterima di perpustakaan sampai dengan penempatan di rak. Kegiatan pengolahan bahan pustaka dibedakan menjadi dua yaitu pengolahan bahan pustaka berbentuk tercetak dan pengolahan bahan pustaka berbentuk terekam yang bertujuan untuk membuat sarana temu kembali dan memudahkan pengguna untuk menemukan kembali bahan pustaka.
2.8.1 Pengertian Katalogisasi Deskriptif
Pengatalogan deskriptif adalah kegiatan mencatat data bibliografis dan data fisik penting lainnya untuk mengenali suatu dokumen. Pengatalogan deskriptif dikenal juga dengan istilah pengatalogan (cataloguing). Purwono (2010, 143) mendefinisikan pengkatalogan deskriptif sebagai:
Kegiatan mengadakan identifikasi dari ciri-ciri fisik suatu dokumen, seperti kepengarangan, judul, edisi, data penerbitan/distribusi, data fisik seperti ketebalan, tinggi atau ciri fisik lainnya. Kegiatan ini lazim disebut dengan istilah deskripsi bibligrafis.
Yulia dan Mustafa (2009, 1.6) menyatakan bahwa “Pengatalogan deskriptif merupakan kegiatan mengidentifikasi dari cirri-ciri fisik suatu bahan pustaka, seperti pengarang, judul, tempat terbit, nama penerbit, jumlah halaman, dan lain sebagainya.”
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa pengatalogan deskriptif adalah salah satu pekerjaan bagian di perpustakaan yang bertugas dan bertanggung jawab atas kegiatan mengadakan identifikasi dari ciri-ciri fisik suatu dokumen/bahan pustaka seperti pengarang, judul, tempat terbit, nama penerbit, jumlah halaman, dan lain sebagainya.
2.8.1.1 Tujuan Katalogisasi Deskriptif
Pengkatalogan dimaksudkan untuk mengelompokkan koleksi perpustakaan berdasarkan ciri tertentu. Pengelompokkan ini dimaksudkan untuk memudahkan pengorganisasian bahan pustaka sehingga mudah untuk ditemukan kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Pengatalogan bertujuan untuk memudahkan menemukan kembali bahan pustaka yang telah disimpan. Adapun tujuan pengatalogan dikemukakan oleh pustakawan C.A. Cutter yang dikutip oleh Suhendar (2007, 2) adalah sebagai berikut:
1. Memberikan kemudahan kepada pengguna untuk menemukan bahan pustaka yang telah diketahui pengarangnya, judul, subjeknya secara cepat, tepat dan akurat.
2. Menunjukkan bahan pustaka yang dimiliki oleh suatu perpustakaan oleh pengarang tertentu berdasarkan subjek tertentu atau subjek- subjek yang berhubungan dan jenis atau bentuk literature tertentu.
3. Membantu dalam pemilihan bahan pustaka berdasarkan isi dan karakter.
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pengatalogan bertujuan untuk memberikan kemudahan kepada pengguna untuk menemukan bahan pustaka, menunjukkan bahan pustaka yang dimiliki oleh suatu perpustakaan dan membantu dalam pemilihan bahan pustaka.
2.8.1.2 Standard dan Pedoman Katalogisasi Deskriptif
Pengatalogan bahan pustaka di perpustakaan dilaksanakan dengan menggunakan pedoman atau standar yang berlaku secara nasional dan internasional. Dalam buku Pedoman Pengolahan Bahan Pustaka Perpustakaan Nasional RI (2002, 12) standard dan peraturan pengatalogan deskriptif yang digunakan dalam pengolahan bahan pustaka terdiri dari:
1. International Standard For Bibliographic Description (ISBD).
2. Peraturan Katalogisasi Indonesia yang disusun Perpustakaan Nasional RI.
3. Anglo American Cataloging Rules (AACR).
4. Standar dan peraturan pengatalogan deskriptif.
5. Daftar tajuk kendali kepengarangan.
6. Pedoman kebahasaan.
7. Pedoman format metadata.
Untuk mengkatalogkan bahan perpustakaan diperlukan alat bantu pengkatalogan bahan perpustakaan. Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi:
Buku Pedoman (2004, 60) dinyatakan bahwa alat bantu pengolahan bahan perpustakaan untuk deskripsi bahan perpustakaan, yaitu:
1. Anglo American Cataloging Rules (AACR).
2. Standar deskripsi untuk monograf.
3. Standar deskripsi untuk terbitan berseri.
4. Peraturan katalogisasi Indonesia.
5. Format MARC INDONESIA (INDOMARC).
6. Format Dublin Core.
7. Standar penentuan tajuk entri.
Berdasarkan uraian diatas maka dapat diketahui bahwa standar/pedoman atau alat bantu yang digunakan dalam pengolahan bahan pustaka untuk deskripsi bahan pustaka terdiri dari International Standard For Bibliographic Description (ISBD), peraturan katalogisasi Indonesia yang disusun Perpustakaan Nasional RI, Anglo American Cataloging Rules (AACR), standar dan peraturan pengatalogan
deskriptif, daftar tajuk kendali kepengarangan, pedoman kebahasaan, pedoman format metadata, format MARC INDONESIA (INDOMARC), format Dublin Core dan standar penentuan tajuk entri.
2.8.1.3 Langkah-Langkah Katalogisasi Deskriptif
Kegiatan pengatalogan deskriptif, meliputi penyajian deskripsi biblografi serta penentuan titik pendekatan berdasarkan pengarang dan judul. Saleh dan Yulia (1996, 86) menyatakan bahwa terdapat dua langkah kegiatan dalam melakukan pengatalogan, yaitu menyajikan deskripsi bibliografi dan menentukan titik pendekatan.
Menurut Frans Susilo, SJ dkk (2007, 61) kegiatan katalogisasi deskriptif terdiri dari dua diantaranya:
1. Penentuan tajuk entri 2. Deskripsi bibliografis 1. Penentuan tajuk entri
Tajuk merupakan titik akses pertama pada cantuman katalog koleksi perpustakaan. Titik akses yang terdapat pada cantuman katalog, terdiri dari tajuk entri utama dan tajuk entri tambahan. Menurut Frans Susilo, SJ dkk (2007, 61) menyatakan bahwa “Tajuk entri utama (TEU) berarti tajuk yang terdapat pada awal suatu entri utama. Sedangkan Tajuk entri tambahan (TET) berarti tajuk yang terdapat pada awal suatu entri tambahan.”
Menurut Yulia dan Mustafa (2009, 3.5) ketentuan dalam penentuan tajuk entri adalah sebagai berikut:
a. Karya pengarang tunggal
Karya pengarang tunggal adalah karya yang disusun atau dikarang oleh seorang pengarang.
Contoh:
Judul : Pengantar Ilmu Perpustakaan Pengarang : Sulistyo-Basuki
Tajuk entri utama : Sulistyo-Basuki b. Karya pengarang ganda
Karya pengarang ganda adalah karya yang ditulis oleh lebih dari satu orang pengarang, yang bersama-sama menciptakan suatu kerya, baik secara terintegrasi maupun terpisah sebagai karya kumpulan.
1) Karya pengarang ganda dengan pengarang utama
Bila suatu karya dikarang oleh dua pengarang atau lebih dan seorang di antaranya merupakan seorang pengarang utama, sedangkan pengarang lain bertindak sebagai pembantu, maka tajuk ditentukan pada pengarang utama.
Contoh:
Judul : Pedoman pokok tajuk subjek Pengarang utama : J.N.B. Tairas
Pengarang pembantu : Rojani Tajuk entri utama : J.N.B. Tairas 2) Karya oleh tiga orang pengarang
Bila suatu karya dikarang oleh sebanyak-banyaknya 3 pengarang tanpa ada pengarang utama, tajuk ditentukan pada pengarang yang namanya disebut pertama kali pada halaman judul.
Contoh:
Judul : Cabai Hot Beauty Pengarang : Abdjad Asih Nawangsih
Heri Purwanto Imdad Agung Wahyudi
Tajuk entri utama : Abdjad Asih Nawangsih 3) Karya oleh lebih dari tiga orang
Yang termasuk pada jenis karya ini apabila suatu karya dikarang oleh lebih dari 3 orang tanpa ada pengarang utama. Bila suatu karya dikarang oleh lebih dari 3 orang tanpa ada pengarang utama, tajuk ditentukan pada judul karya bila ada, atau pada pengarang karya yang pertama kali disebut pada halaman judul bila ada, atau pada judul karya yang pertama kali disebut pada halaman judul. Entri tambahan dibuat pada nama pengarang yang pertama kali disebut.
Contoh:
Judul : Sejarah Minangkabau Pengarang : M.D. Mansoer
Amin Imron
Asmmaniar Z. Idris Sidi I.Buchari
Tajuk entri utama : Sejarah Minangkabau c. Karya redaktur
Karya redaktur adalah hanya karya pengarang ganda yang terdiri dari lebih dari 3 pengarang dan berada di bawah pimpinan seorang redaktur.
Contoh:
Pengarang : (tidak disebut) Judul : Modern Spanish Editor : Dwight L. Bolinger
Joan E. Ciruti Hugo Montero Tajuk entri utama : Modern Spanish d. Karya campuran
Karya campuran adalah apabila beberapa pengarang telah menyumbangkan isi intelektualnya ataupun isi artistik pada suatu karya, dengan fungsi yang berbeda-beda (penerjemah, penyandur, penggubah, pewawancara dan sebagainya) maka sifat kepengarangannya adalah campuran.
1) Karya saduran
Yang termasuk pada jenis karya ini apabila suatu karya disadur atau ditulis dalam bentuk atau gaya sastra yang berbeda.
Contoh:
Judul : The stories of Shakespear’s plays Pengarang asli : Shakespear
Penyadur : N.Kates Tajuk entri utama : N.Kates 2) Karya terjemahan
Yang termasuk pada jenis karya ini apabila suatu karya diterjemahkan ke dalam bahasa lain.Tajuk ditentukan pada pengarang asli, dan tajuk entri tambahan dibuat pada penerjemah.
Contoh:
Judul : Pengantar hukum adat Indonesia Pengarang asli : R. van Dijk
Penerjemah : A. Soehardi Tajuk entri utama : R. van Dijk e. Karya anonim
Karya anonym adalah karya yang tidak diketahui pengarangnya ataupun nama pengarangnya tidak jelas.
Contoh:
Judul : Arts and crafts in Indonesia Pengarang : (tidak disebut namanya) Tajuk entri utama : Arts and crafts in Indonesia
2. Deskripsi Bibliografis
Deskripsi bibliografi merupakan pencatatan data bibliografi dan fisik koleksi dengan mengikuti peraturan standar pengatalogan yang berlaku yaitu Anglo American Cataloguing Rules 2nd edition (AACR 2) tahun 1998.
Menurut Yulia dan Mustafa (2009, 2.12) ada 8 daerah deskripsi yaitu:
a. Daerah judul dan keterangan penanggung jawab b. Daerah edisi
c. Daerah data khusus
d. Daerah penerbitan dan distribusi e. Daerah deskripsi fisik
f. Daerah seri g. Daerah catatan
h. Daerah ISBN dan harga
Selanjutnya, Yulia dan Mustafa (2009, 2.12) menyatakan bahwa ketentuan umum untuk masing-masing daerah bibliografi tersebut adalah sebagai berikut:
1) Sumber informasi
Sumber informasi untuk masing-masing daerah deskripsi dapat dilihat pada Tabel 2.1 berikut:
Tabel 2.1 Sumber Informasi Daerah Deskripsi Bibliografis
No. Daerah Sumber Informasi
1. Judul dan pernyataan tanggung jawab
Halaman judul
2. Edisi Halaman judul, halaman lain, dan
kolofon
3. Data khusus -
4. Terbitan dan publikasi lainnya
Halaman judul, halaman lain, dan kolofon
5. Deskripsi fisik Terbitan yang besangkutan
6. Seri Halaman judul seri, halaman judul
monograf, kulit buku, bagian lain dari publikasi
7. Catatan Sumber apa saja
8. Nomor standar dan keterangan harga
Sumber apa saja
2) Tanda baca
Tanda baca untuk masing-masing daerah deskripsi bibliografi dapat dilihat pada Tabel 2.2 berikut:
Tabel 2.2 Garis Besar Susunan Deskripsi
No Daerah Tanda Baca Unsur
1. Judul dan pernyataan tanggung jawab
1.1 Judul sebenarnya [] (kurung siku) 1.2 Pernyataan jenis
bahan umum
= (sama dengan) 1.3 Judul paralel
: (titik dua) 1.4 Judul lain/anak judul / (garis miring) 1.5 Pernyataan
tanggung jawab
; (titik koma) Pernyataan tanggung jawab yang kedua dan seterusnya
2. Edisi .- 2.1 Pernyataan edisi
/ (garis miring) 2.2 Pernyataan tanggung jawab
; (titik koma) Pernyataan tanggung jawab yang kedua dan seterusnya, sehubungan dengan edisi ybs.
3. Data khusus Digunakan untuk terbitan
berseri, kartografi, sumber daya elektronik
4. Penerbitan .- 4.1 Tempat terbit
: (titik dua) 4.2 Nama penerbit , (koma) 4.3 Tahun terbit 5. Deskripsi fisik
(jika tidak berparagraf)
.- 5.1 Jumlah halaman atau jumlah jilid : (titik dua) 5.2 Pernyataan ilustrasi
; (titik koma) 5.3 Ukuran + (tambah) 5.4 Lampiran 6. Seri (ditulis dalam
tanda kurung)
.- 6.1 Judul seri
: (titik dua) 6.2 Keterangan seri lainnya
; (titik koma) 6.3 ISSN
; (titik koma) 6.4 Nomor seri 7. Catatan (jika tidak
berparagraf)
.- 8. Nomor standar dan
Harga (jika tidak berparagraf)
.- ISBN
: (titik dua) 8.1 Harga dan sebagainya
2.8.1.4 Katalog Perpustakaan
Perpustakaan memerlukan suatu daftar yang berisikan informasi bibliografis dari koleksi yang dimilikinya. Daftar tersebut biasanya disebut katalog perpustakaan. Hasugian (2009, 150) menyatakan bahwa “Katalog adalah daftar koleksi dari suatu perpustakaan tertentu yang disusun secara sistematis.”
Sedangkan Suhendar (2007, 1) mendefinisikan bahwa “Katalog adalah daftar bahan pustaka baik berupa buku maupun non-buku seperti majalah, surat kabar, microfilm, slide dan lain-lain yang dimiliki dan tersimpan pada suatu atau sekelompok perpustakaan.” Menurut Purwono (2010, 121) “Katalog merupakan himpunan rujukan atau berkas yang teratur untuk mencatat dokumen (pustaka atau koleksi).”
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa katalog merupakan daftar koleksi dari suatu perpustakaan baik berupa buku maupun non-buku seperti majalah, surat kabar, microfilm, slide serta himpunan rujukan atau berkas yang teratur untuk mencatat koleksi yang dimiliki dan tersimpan dan disusun secara sistematis pada sekelompok perpustakaan.
Katalog perpustakaan bertujuan untuk membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan koleksi yang sesuai dengan kebutuhannya. Yulia dan Mustafa (2009, 8.15) “Tujuan utama katalog perpustakaan adalah membantu pengguna perpustakaan untuk memperoleh bahan pustaka seefisien mungkin.” Sedangkan Purwono (2010, 122) menyatakan bahwa tujuan katalog adalah:
1. Identifikasi dokumen primer.
2. Menentukan lokasi dokumen serta proses temu kembalinya.
3. Temu kembali dokumen primer untuk memenuhi permintaan pemakai dengan berdasarkan ancangan pengarang, subjek, judul dan sebagainya.
4. Administrasi kumpulan dokumen.
Menurut Hasugian (2009, 151) “Fungsi katalog perpustakaan adalah sebagai sarana temubalik informasi, sistem komunikasi dan sebagai daftar inventaris koleksi di suatu perpustakaan.”
Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa katalog perpustakaan bertujuan untuk identifikasi dokumen primer serta membantu pengguna dalam menentukan, menemukan dan memperoleh bahan pustaka seefisien mungkin serta berfungsi sebagai daftar inventaris koleksi perpustakaan dan sarana temubalik informasi.
Selaras dengan perkembangan perpustakaan yang semakin maju, katalog sebagai bagian dari sistem perpustakaan semakin maju. Dilihat dari perkembangannya, fisik katalog dapat dibedakan, diantaranya terdiri dari katalog buku, katalog berkas, katalog kartu dan komputer atau katalog komputer terpasang. Katalog komputer terpasang sering disebut dengan online public access catalog (OPAC) adalah bentuk katalog terbaru yang telah digunakan pada sejumlah perpustakaan tertentu. Hasugian (2009, 155) menyatakan bahwa OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi berbasis komputer yang digunakan oleh pengguna untuk menelusur koleksi suatu perpustakaan atau unit informasi lainnya.
2.8.2 Pengertian Katalogisasi Subjek
Katalogisasi subjek adalah tahap penentuan subjek utama suatu koleksi.
Menurut Yulia dan Mustafa (2009, 4.3) “Pengindeksan subjek adalah kegiatan
melakukan identifikasi tentang subjek atau pokok persoalan yang dibahas dalam suatu bahan pustaka.” Sedangkan Purwono (2010, 143) menyatakan bahwa
“Pengkatalogan subjek yaitu kegiatan mengadakan identifikasi tentang subjek atau pokok persoalan/isi yang dibahas dalam satu dokumen.”
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa katalogisasi subjek/pengindeksan subjek merupakan suatu kegiatan untuk melakukan identifikasi tentang subjek berdasarkan isi/pokok persoalan yang dibahas dan terdapat pada suatu bahan pustaka/dokumen yang dimiliki oleh perpustakaan.
2.8.2.1 Tujuan Katalogisasi Subjek
Pengatalogan subjek berkaitan dengan apa isi sebuah materi perpustakaan, misalnya subjek apa yang dibahas oleh sebuah buku atau apa isi buku tersebut.
Sulistyo-Basuki (2011, 14) meyatakan bahwa “Tujuan pengatalogan subjek adalah menentukan subjek apa saja yang dimiliki sebuah perpusttakaan dengan menentukan istilah atau frasa yang seragam.” Sedangkan menurut Yulia dan Mustafa (2009, 7.3) “Pengatalogan subjek bertujuan untuk menggunakan kata- kata (istilah) yang seragam untuk materi perpustakaan mengenai subjek tertentu.”
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa tujuan katalogisasi subjek adalah kegiatan menentukan subjek dengan menggunakan istilah atau frasa yang seragam untuk materi perpustakaan mengenai subjek tertentu yang dimiliki suatu perpustakaan.
2.8.2.2 Standard dan Pedoman Katalogisasi Subjek
Pengindeksan subjek bahan pustaka di perpustakaan dilaksanakan dengan menggunakan pedoman yang berlaku secara nasional maupun internasional.
