BAB II KAJIAN TEORITIS
2.1. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Secara umum pengertian perpustakaan adalah suatu institusi unit kerja yang menyimpan koleksi bahan pustaka secara sistematis dan pengelolaannya dengan cara khusus sebagai sumber informasi dan dapat digunakan oleh pemakainya.
Dalam buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000:4), “ Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada dalam suatu perguruan tinggi dan merupakan unit yang menunjang perguruan tinggi yang bersangkutan dalam mencapai tujuannya”.
Kemudian Hasugian (2009:79) menjelaskan bahwa: “Perpustakaan perguruan tinggi adalah sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang dibangun, diadministrasikan dan didanai oleh sebuah Universitas untuk memenuhi kebutuhan informasi, penelitian dan kurikulum dari mahasiswa, fakultas dan stafnya”.
Menurut pendapat Sulistyo-Basuki (1991:51): “Perpustakaan perguruan tinggi ialah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berpartisipasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya”.
2.2. Fungsi dan Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Fungsi pengadaan bahan pustaka adalah menghimpun dan menyediakan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Bagian pengadaan bahan pustaka juga
2.3. Tugas dan Peran Perpustakaan Perguruan Tinggi
Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengelola, dan merawat bahan pustaka serta mendayagunakan baik bagi civitas akademika maupun masyarakat luar kampus.
Dalam buku pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3), Tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah :
1. Mengembangkan koleksi
2. Mengolah dan merawat bahan pustaka 3. Memberi layanan
4. Melaksanakan administrasi perpustakaan
Menurut Bafadal (2001), peran perpustakaan yang paling utama adalah memberi informasi dari berbagai disiplin ilmu. Peran yang dapat dijalankan oleh perpustakaan antara lain adalah :
1. Perpustakaan merupakan media atau jembatan yang menghubungkan antara sumber informasi dan ilmu pengetahuan yang terkandung di dalam koleksi perpustakaan dengan para pemakainya
2. Sebagai sarana untuk menjalin dan mengembangkan komunikasi antara sesama pemakai dan antara penyelenggara perpustakaan dengan pengguna
3. Sebagai fasilitator, mediator, dan motivator bagi mereka yang ingin mencari, memanfaatkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan serta pengalamannya 4. Menghimpun dan melestarikan koleksi bahan pustaka agar tetap dalam keadaan
baik
5. Sebagai ukuran (barometer) atas kemajuan pengguna dilihat dari intensitas kunjungan dan pemakaian perpustakaan
2.4. Seleksi Bahan Pustaka Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi
Seleksi bahan pustaka merupakan proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang telah ada di perpustakaan. Seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan penting yang perlu dilakukan untuk menyesuaikan koleksi dengan kebutuhan pengguna dan berhubungan dengan mutu perpustakaan yang bersangkutan.
Kegiatan seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan mengumpulkan semua sumber informasi literatur yang akan dipergunakan dalam proses penyeleksian, pedoman penyeleksian dan penentuan bahan pustaka yang akan diadakan.
Menurut Massofa (2008), pedoman dasar untuk melakukan seleksi yaitu: 1. Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada di pasaran 2. Memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekerja 3. Mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani
4. Mengenal prinsip-prinsip seleksi
5. Mengenal dan mampu menggunakan alat-alat bantu seleksi 6. Memahami berbagai kendala yang ada.
Maunglib (2009), menjelaskan semua bahan pustaka hendaknya dipilih secara cermat, disesuaikan dengan standar kebutuhan pemakai perpustakaan dalam suatu skala prioritas yang telah ditetapkan dan mencakup persyaratan antara lain:
1. Isi buku
2. Bahasa yang digunakan 3. Ciri fisik buku
4. Otoritas pengaranf/penerbit
2.5. Jenis bahan pustaka
Berkembangnya suatu perpustakaan memicu pada koleksi yang berada dalam perpustakaan tersebut, koleksi perpustakaan adalah yang meliputi berbagai format bahan pustaka sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan alternatif para pemakai terhadap media rekam informasi.
cetak seperti kaset, audio visual,mikrofilm, mikrofis, piringan hitam, video kaset, CD-ROM dan lain-lain.
Menurut Pangaribuan(2009:2), jenis-jenis bahan pustaka adalah sebagai berikut: 1. Karya cetak.
2. Karya non cetak. 3. Bentuk mikro.
4. Karya dalam bentuk elektronik. 2.5.1 Karya cetak
Menurut Pangaribuan (2009:2), karya cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, yaitu:
1. Buku
Buku atau dikenal juga dengan istilah monograf adalah bahan pustaka yang merupakan satu kesatuan utuh dan yang paling utama terdapat dalam koleksi perpustakaan. Berdasarkan standar UNESCO, tebal buku paling sedikit 49 halaman tidak termasuk kulit maupun jaket buku. Diantaranya adalah buku teks, buku rujukan, buku fiksi. Biasanya dilengkapi dengan nomor standar Internasional, yaitu ISBN (International Standard Book Number ).
2. Terbitan berseri
Terbitan berseri adalah bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus-menerus dengan jangka waktu terbit tertentu. Untuk jenis terbitan berseri menggunakan nomor standar ISSN (International Standard Serial Number ).
2.5.2 Karya Non Cetak
1. Rekaman suara
Karya ini dituangkan dalam bentuk piringan hitam, pita kaset, dan cakram (disk). Jika dilihat dari segi isi, diantarnya adalah rekaman musik, wawancara, seminar, ceramah, pelajaran bahasa inggris, dan sebagainya.
2. Film (gambar hidup) dan rekaman video
Film ada dua macam yaitu film yang bersuara dan film yang tidak bersuara. Jika dilihat dari segi fisiknya ada 3 macam yaitu film yang berukuran 18 mm, 16 mm, dan 35 mm. Alat bantu yang digunakan untuk melihatnya adalah proyektor dan layar. Kegunaannya selain bersifat rekreasi juga dipakai untuk pendidikan.
3. Rekaman video
Rekaman video mencakup semua bentuk video, diantaranya yang berbentuk kaset, gulungan, cakram. Alat bantu yang digunakan adalah televisi, komputer, VCR (Video Casette Recorder) .
4. Bahan kartografi
Bahan kartografi adalah semua karya yang merupakan representasi dari bumi, matahari, bulan, planet-planet, dan badan-badan ruang angkasa lainnya. Bahan pustaka ini dapat berbentuk dua dimensi atau tiga dimensi. Misalnya peta ruang angkasa, atlas, globe, foto udara dan sebagainya.
5. Bahan grafika
Bahan grafika adalah bahan pustaka yang harus diproyeksikan, misalnya:
a) Filmstrip, yaitu selongsongan film yang memuat gambar dalam urutan tertentu yang diproyeksikan satu persatu.
b) Slide, yaitu gambar dalam satu media film atau bahan transparan lain yang harus dilihat dengan bantuan proyektor slide.
c) Transparasi, yaitu selembar bahan transparan yang berisi gambar dan rancangan untuk digunakan dengan overhead projector atau kotak sinar.
2.5.3 Bentuk mikro
disebabkan informasi yang tercakup didalamnya meliputi bahan tercetak seperti majalah, surat kabar, dan sebagainya.
Bentuk mikro terdiri dari beberapa macam yaitu:
1. Mikro film, bentuk mikro film dalam gulungan film yang berukuran 16 mm dan 35 mm.
2. Mikrofis, bentuk mikro dalam lembaran film dengan ukuran 105 mm x 148 mm (standar) dan 75 mm x 125 mm.
3. Microopaque, bentuk mikro dimana informasinya dicetak kedalam kertas yang mengkilat tidak tembus cahaca berukuran sebesar mikrofis.
Sedangkan menurut Pangaribuan (2009:3), bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukan semua bahan pustaka yang menggunakan media film yang tidak dapat dibaca dengan mata biasa melainkan harus memakai alat yang dinamakan micro-reader. Bahan pustaka ini digolongkan tersendiri, tidak dimasukkan dalam bahan noncetak. Hal ini disebabkan informasi yang tercakup didalamnya meliputi bahan tercetak seperti majalah, surat kabar, dan sebagainya.
2.5.4 Karya dalam bentuk elektronik
Karya dalam bentuk elektronik ini biasanya disebut dengan bahan pandang dengar (audio visual) juga merupakan koleksi perpustakaan. Bahan pandang dengan memuat informasi yang ditangkap secara bersamaan oleh indera mata dan telinga. Oleh sebab itu bahan pandang dengar merupakan media pembawa pesan yang sangat kuat untuk bisa ditangkap oleh manusia.
Sumberdaya elektronik adalah informasi yang dituangka dalam bentuk buku atau jurnal elektronik yang biasa dikenal dengan istilah electonic collection. Dengan adanya teknologi informasi, maka informasi dapat dituangkan dalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disc. Untuk membacanya diprlukan perangkat kerts seperti komputer, CD-ROM player, dan sebagainya.
2.6 Pengadaan Bahan Pustaka
Pada perinsipnya pengadaan bahan pustaka di setiap perpustakaan merupakan salah satu bagian dari pekerjaan perpustakaan yang mempunyai tugas mengadakan dab mengembangkan koleksi – koleksi yang menghimpun informasi dalam segala macam bentuk, seperti buku, majalah, brosur, tukar menukar maupun pembelian.
2.6.1 Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan bahan pustaka adalah salah satu dari kegiatan pelayanan teknis pada suatu perpustakaan dalam usaha untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh para pengguna sesuai dengan perkembangan zaman. Melalui kegiatan pengadaan bahan pustaka tersebut, perpustakaan berusaha menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan baik itu koleksi seperti buku, majalah, jurnal, surat kabar, brosur dan koleksi non cetak seperti kaset, audio visual, mikrofilm, mikrofis, piringan hitam,video kaset, CD-ROM dan lain-lain.
Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksi berakhir di pengadaan bahan pustaka. Tugas pokok suatu perpustakaan adalah memberikan dan menyebarluaskan informasi kepada pengguna. Untuk mengadakan tugas tersebut perpustakaan harus didukung oleh koleksi yang lengkap, tepat dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Pengadaan bahan pustaka menurut Sulistyo-Basuki (2001:27) merupakan konsep yang mengacukepada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokumen yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi.
Kemudian menurut Darmono (2001:57), “Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksi akhirnya akan bermuara pada kegiatan pengadaan bahan pustaka”.
Pengadaan bahan pustaka atau koleksi adalah proses menghimpun dan menyeleksi bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi, hendaknya koleksi harus relevan dengan minat dan kebutuhan peminjam serta lengkap dan aktual (Sumantri, 2002 : 29).
pustaka sehingga dapat memenuhi bahan pustaka yang diminati oleh pengunjungnya, selain itu juga dalam menghimpun bahan pustaka untuk dijadikan koleksi perpustakaan harus mengacu kepada kebutuhan pengguna dengan selalu terus mengikuti perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) agar fungsi dan tujuan dari perpustakaan perguruan tinggi dapat terwujud. 2.6.2 Fungsi dan Tujuan Pengadaan Bahan Pustaka
Fungsi pengadaan bahan pustaka adalah menghimpun dan menyediakan bahanpustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Bagian pengadaan bahan pustaka jugamengusahakan agar buku-buku yang dibutuhkan ada di dalam koleksi yang disajikan.
Pengadaan bahan pustaka juga sangat memerlukan pembinaan bahanpustaka atau koleksi. Pembinaan koleksi perpustakaan merupakan salah satu dari kerjapelayanan teknis yang harus dilakukan perpustakaan dalam usahanya untuk memberikanpelayanan informasi kepada pengguna. Untuk itu perlu disadari oleh petugas, anggotastaff, dan pengguna bahwa secara umum menjaga koleksi perpustakaan menjaditanggung jawab bersama.
Sedangkan tujuan pengadaan bahan pustaka dimaksudkan agar koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Kesesuaian diharapkan dapat meningkatkan pemanfaatan koleksi perpustakaan, pengadaan bahan pustaka berupaya untuk meningkatkan daya akses pengguna terhadap bahan bacaan terbaru untuk menunjang proses pembelajaran.
Koleksi perpustakaan harus terbina dari suatu seleksi yang sistematis dan terarah disesuaikan dengan tujuan, rencana, anggaran, yang tersedia, dengan adanya pengadaan bahan pustaka maka koleksi perpustakaan dapat dibina sebaik mungkin sehingga tujuan perpustakaan dapat tercapai.
Perpustakaan Nasional RI (2002: 6) menyatakan bahwa tujuan pengadaan bahan pustaka anatara lain:
1. Menetapkan kebijakan pada rencana pengadaan bahan pustaka. 2. Menetapkan metode yang sesuai dan terbaik untuk pengadaan
3. Mengadakan pemeriksaan langsung pada bahan pustaka yang dikembangkan. 4. Menetapkan skala prioritas pada bahan pustaka yang dikembangkan.
5. Mengadakan kerjasama antara perpustakaan pada pengadaan bahan pustaka pelayanan setiap unit perpustakaan
2.7. Kebijakan Pengadaan Bahan Pustaka
Kebijakan pengadaan bahan pustaka sangat diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan, dan juga mampu memenuhi keperluan pemakai secara efektif dan efisien. Perpustakaan yang akan melakukan pengadaan bahan pustaka harus memiliki kebijakan sendiri.
Menurut Darmono (2001: 55), kebijakan pengadaan koleksi berfungsi sebagai pedoman, sarana komunikasi, dan perencanaan sebab kebijakan tersebut:
1. Menjelaskan cakupan koleksi yang telah ada dan rencana pengembangan selanjutnya, agar diketahui oleh staf perpustakaan, pemakai, administrator, dan dewan pembina perpustakaan.
2. Memberi deskripsi yang sistematis tentang strategi pengolahan dan pengembangan koleksi yang diterapkan di perpustakaan.
3. Menjadi pedoman bagi para pustakawan sehingga ketaatan dalam proses seleksi dan seleksi terjamin, koleksi yang responsiv dan seimbang terbentuk dan dana dimanfaatkan dengan sebijaksana mungkin.
4. Menjadi standar tolok ukur untuk menilai sejauh mana sasaran pengembangan koleksi tercapai.
5. Berfungsi sebagai sumber informasi dan panduan bagi staf yang baru mulai berpartisipasi dalam pengembangan koleksi.
6. Memperlancar koordinasi antar anggota staf pengadaan koleksi.
7. Memperlancar kerjasama antar perpustakaan dalam pengembangan koleksi.
8. Membantu menjaga kontinuitas, khususnya apabila koleksi besar, serta menjadi kerangka kerja yang memperlancar transisi dari pustakawan lama ke penggantinya.
9. Membantu pustakawan menghadapi pengadaan berkenaan dengan bahan yang telah diseleksi atau ditolak.
10.Mengurangi pengaruh kolektor tertentu dan selera pribadi. 11.Membantu mempertanggung jawabkan alokasi anggaran.
Sedangkan Yuni (2010) menyatakan, ada beberapa kebijakan pengadaan bahan pustaka yaitu:
1. Anggaran, biasanya perpustakaan sudah memiliki anggaran tetap untuk pengadaan bahan pustaka.
2. Jenis pemakai dan kebutuhannya.
3. Jumlah pustakawan, hal ini dikarenakan pengadaan yang terlalu banyak sedangkan jumlah pustakawan sedikit akan mempengaruhi bahan pustaka.
4. Bahasa.
Kebijakan pengadaan tergantung pada beberapa hal antara lain: anggaran, tujuan dan prioritas dari organisasi, jenis pemakai dan kebutuhannya, hubungan dengan perpustakaan lain atau dokumentasi lain, kekhususan, staf perpustakaan dan bahasa. Maka pengadaan bahan pustaka akan dapat disesuaikan dengan kebutuhan para penggunanya.
2.8 Sistem Pengadaan Bahan Pustaka
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:54), sistem pengadaan bahan pustaka di lingkungan perpustakaan dilakukan melalui:
1. Pembelian dan Pelangganan 2. Tukar menukar
3. Titipan
4. Penerbitan Sendiri 5. Hadiah atau Sumbangan
Pengadaan bahan pustaka di perpustakaan merupakan hal yang sangat penting, sehingga diperlukan hal-hal yang mendukung agar pengadaan bahan pustaka bisa benar-benar memenuhi kebutuhan pengguna.
2.8.1 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pembelian
Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:54), langkahlangkah pembelian dan pelangganan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut :
1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi bahan perpustakaan yangdiusulkan.
3. Menerima atau menolak usulan.
4. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan. 5. Mengirimkan daftar pesanan.
6. Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan. 7. Membayar pesanan/langganan.
8. Menyusun laporan pembelian dan pelangganan.
Selanjutnya prosedur penerimaanbahan perpustakaan yang dibeli atau dilanggan adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat pengantarnya. 2. Mencocokkan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip pesanan.
3. Menyisihkan dan mengembalikan bahan perpustakaan yang tidak sesuai dengan pesanan, cacat, atau rusak disertai dengan permintaan penggantian.
4. Menandatangani tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepadapengirim. 5. Menandai kepemilikan bahan perpustakaan dengan membubuhkan cap perpustakaan. 6. Membuat berita acara penerimaan.
Dalam melakukan kegiatan pembelian bahan pustaka diperlukan langkah yang sistematis agar pelaksanaan pembelian dapat terlaksanakan dengan benar sehingga tidak terjadi pemborosan dana.
2.8.2 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Tukar menukar
Bahan pustaka yang diperoleh melalui tukar menukar mempunyai potensi yang besar dalam pengembangan koleksi bahan pustaka suatu perpustakaan, karena bahan pustaka tersebut benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Menurut Sulistyo-Basuki (2001:39), Kegiatan tukar menukar bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan yaitu:
1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku atau tidak tersedia karena alasan lain. Sebagai contoh terutama buku-buku terbitan pemerintah, majalah-majalah dan lain-lainnya yang akan dikirim ke perpustakaan melalui pertukaran. 2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku
duplikat dan hadiah yang tidak sesuai.
3. Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan khususnya pada tingkat internasional. Kecuali untuk pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan antar informal, banyak program-program pertukaran terbatas pada perpustakaan nasional, perpustakaan khusus dan perpustakaan penelitian (research) yang besar.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:55), perpustakaan yang melakukan pertukaran bahan pustaka perlu melalui langkah-langkah sebagai berikut:
1. Mendaftar bahan perpustakaan yang akan dipertukarkan.
2. Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratannya, misalnya biaya pengiriman, dan biaya pengambilan.
3. Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan. 4. Mencatat alamat pemesan.
5. Menyampaikan bahwa perpustakaan yang dipilih oleh perpustakaan atau 6. lembaga yang memesannya.
2.8.3 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Titipan
Perpustakaan dapat menambah koleksi dengan cara menerima titipan dari lembaga ataupun perorangan. Penerimaan titipan haruslah bahan pustaka yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna dan harus ada kesepakatan diantara pihak yang menitip dengan perpustakaan. Perpustakaan bertanggung jawab penuh atas bahan pustaka yang dititipkan walaupun bahan pustaka tersebut bukan sepenuhnya milik perpustakaan.
1. Pustaka beserta daftarnya diterima, kemudian dicocokkan dan apabila sudah cocok, pustaka dapat langsung diinventaris dan diproses sampai dapat dipinjamkan.
2. Perpustakaan dan penitip menandatangani surat serah terima yang dilengkapi dengan keterangan, seperti:
a) Pustaka sesuai dengan daftar terlampir dititipkan pada perpustakaan selama jangka waktu ...x...tahun.
b) Pustaka boleh dipinjamkan kepada masyarakat pemakai, maka boleh diperlakukan sama dengan koleksi yang lain.
c) Perpustakaan akan memelihara dan merawat pustaka sebaik –baiknya seperti koleksi yang sama
d) Apabila ada pustaka rusak, perpustakaan akan memperbaiki. Tetapi apabila hilang, perpustakaan tidak menggantinya.
e) Setelah ketentuan itu disepakati bersama, maka kedua belah pihak menandatanganinya dan masing -masing menyimpan 1 dokumen serah terima.
2.8.4 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Penerbitan Sendiri
Dalam Buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1992:19), penerbitan sendiri mencakup:
1. Penerbitan dari lembaga induk tempat perpustakaan berada:
a) Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan (depository) semua penerbitan lembaga itu.
b) Perpustakaan dapat ditunjuk sebagai penyalur dari semua penerbitan lembaga yang bersangkutan.
2. Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti daftar tambahan koleksi bulletin, manual bibliografi, dan lain-lain.
Sedangkan informasinya sangat penting bagi lembaga ilmiahnya. Untuk melengkapi koleksinya sebaiknya perpustakaan harus menghimpun semua bahan pustaka yang diterbitkan oleh perpustakaan induk dimana perpustakaan itu bernaung.
2.8.5 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Hadiah atau Sumbangan
Selain dengan cara penerbitan sendiri, pengadaan bahan pustaka dapat diperoleh dengan menerima hadiah sebagai penambahan koleksinya terutama pada perpustakaan yang dananya terbatas. Pada umumnya perpustakaan menerima hadiah dari berbagai instansi sebagai penambahan koleksinya. Hadiah buku yang diterima tanpa diminta sering tidak cocok dengan tujuan perpustakaan penerima. Hadiah dapat dilakukan dengan cara yaitu sebagai berikut :
1. Hadiah secara langsung
Prosedur perolehan hadiah secara langsung yaitu:
Meneliti kiriman bahan perpustakaan hadiah dan mencocokannya dengan surat pengantarnya.
2. Hadiah atas permintaan
Prosedur perolehan hadiah atas permintaan yaitu:
Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan, mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah.
Setelah bahan perpustakaan diterima, memeriksa dan mencocokan daftar kiriman perpustakaan hadiah dan surat pengantarnya.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:55), dijelaskan bahwa pengadaan bahan pustaka melalui hadiah dapat diperoleh dengan 2 cara:
1. Hadiah Atas Permintaan
Prosedur perolehan hadiah atas permintaan yaitu:
a) Meyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.
b) Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah bahan perpustakaan lain diterima.
c) Memeriksa dan mencocokan daftar kiriman bahan perpustakaan hadiah dengan surat pengantarnya.
d) Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih.
2. Hadiah Tidak Atas Permintaan
Prosedur perolehan hadiah tidak atas permintaan yaitu:
a) Meneliti kiriman bahan perpustakaan hadiah dan mencocokkannya dengan surat pengantarnya
b) Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan
c) Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan.
2.9. Pemilihan bahan pustaka
Pemilihan bahan pustaka adalah proses mengindentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang telah ada di perpustakaan. Pemilihan bahan pustaka sangat penting dalam pengadaan bahan pustaka, karena pada kenyataannya perpustakaan tidak mampu menyediakan dana dari anggaran yang tersedia untuk sejumlah buku yang terbit. Melalui tahapan pemilihan bahan pustaka diharapkan akan dapat menghasilkan koleksi.
Dalam buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan dan Literature, Siregar (1999:86) menyatakan bahwa adapun cara pemilihan bahan pustaka adalah:
1. Pemilihan dilakukan berdasarkan saran pengguna perpustakaan.
2. Pemilihan buku dapat dilakukan dengan mengunakan alat-alat bantu pemilihan buku. 3. Pemilihan buku dapat dilakukan dengan cara mengevaluasi buku secara langsung.
4. Berdasarkan hasil pembicaraan atau diskusi tentang buku yang dikelompokkan dari kelompok diskusi atau media komunikasi.
Sedangkan menurut Soetminah ( 1992:76 ) ada empat prinsip dalam pemilihan bahan pustaka yang harus dipilih secara cermat dan sesuaikan dengan:
1. Minat dan kebutuhan masyarakat pemakai.
2. Tujuan, fungsi dan ruang lingkup layanan perpustakaan.
3. Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti yang positif 4. Pustaka yang memenuhi kualitas dan persyaratan.
2.9.1 Pihak yang berwenang melakukan seleksi bahan pustaka
1. Pustakawan
2. Tenaga pengajar dan peneliti 3. Mahasiswa
4. Unsur unit lain, bila di perlukan
Menurut Pangaribuan (2009:5), pihak yang berwenang melakukan pemilihan bahan pustaka perlu memenuhi persyaratan sebagai berikut:
1. Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada dipasaran 2. Memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia berkerja 3. Mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani
4. Mengenal prinsip-prinsip seleksi
5. Mengenal dan mampu menggunakan alat-alat bantu seleksi 6. Memahami berbagai kendala yang ada
Menurut Yuven (2010), pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan pemilihan bahan pustaka adalah:
1. Pada perpustakaan sekolah, pihak yang berwenang melakukan pemilihan bahan pustaka adalah kepala sekolah, dan wakil, guru, pelajar boleh saja memberikan saran.
2. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang adalah dewan penasehat, penyantun perpustakaan, dan tokoh masyarakat.
3. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan pemilihan adalah pimpinan Universitas, pimpinan fakultas, dosen, staf dan mahasiswa menyarankan dan harus dipertimbangkan kesesuaiannya dengan kebutuhan.
4. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang melakukan pemilihan adalah pimpinan institusi dimana perpustakaan tersebut bernaung.
2.9.2 Seleksi bahan pustaka
mengindentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang telah ada di perpustakaan.
Menurut Masofa (2008), pedoman dasar untuk melakukan seleksi yaitu: 1. Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada di pasaran 2. Mengetahui tujuan dan fungsi perpustakaan tempt ia berkerja 3. Mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani
2.9.3 Alat bantu pemilihan bahan pustaka
Untuk melakukan pemilihan bahan pustaka ada sarana yang dapat membantu dalam proses tersebut yaitu alat bantu seleksi:
Menurut Darmono (2001:34), menyatakan alat bantu seleksi adalah sebagai berikut: 1. Katalog penerbit dari berbagai penerbit
Katalog penerbit berisi informasi buku-buku terbaru dari penerbit dalam dan luar negri. Informasi yang dikandung biasanya berisi judul, pengarang, tahun terbit, jumlah halaman, harga buku dan sering pula menyertakan anotasi atau deskripsi cakupan isi.
2. Tinjauan buku
Tinjauan buku biasanya dimuat pada majalah ilmiah, surat kabar serta majalah populer. Ini merupakan salah satu alat untuk mengevaluasi dan seleksi tulisan bagi tulisan orang-orang ternama.
3. Bibliografi Nasional Indonesia
Berisi informasi tentang terbitan seluruh Indonesia yang mencakup, laporan penelitian, bacaan anak-anak, terbitan pemerintahan, laporan konferensi serta peta.
4. Daftar buku IKAPI
Daftar ini merupakan katalog berbagai penerbit Indonesia yang tergabung dalam Ikatan Penerbit Indonesia (IKAPI). Katalog ini diterbitkan IKAPI dan isi dari daftar ini memuat judul, pengarang, jumlah halaman, ISBN, dan harga buku. Alat ini memuat informasi judul buku yang merupakan gabungan dari berbagai bidang pengetahuan.
5. Resensi
muka, diskusi buku, media cetak (buku, majalah, dan surat kabar), media dengar (radio), maupun media pandang dengar atau televisi.
Menurut Milburga (2000:74), alat bantu seleksi bahan pustaka sebagai barikut: 1. Katalog penerbit dalam dan luar negeri
2. Judul, anak judul, judul paralel 3. Edisi, negara, bahasa, bentuk 4. Kota terbit, penerbit, tahun terbit 5. Harga langganan
6. ISSN/ISBN
7. Bibliografi Nasional dan Internasional 8. Bibliografi khusus bidang ilmu
9. Daftar tambahan koleksi perpustakaan lain 10.Tim, bagan buku, iklan dan lain-lain 2.9.4 Prinsip pemilihan bahan pustaka
Dalam pemiliha bahan pustaka, di lakukan utuk memenuhi kebutuhan pegguna. Pemilihan bahan pustaka dimaksugkan agar koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Perpustakaan perlu memperhatikan prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka. Hal ini dilakukan agar perpustakaan terhindar dari beberapa kekeliruan dalam menentukan koleksinyaa, prinsip pemilihan bahan pustaka juga berpengaruh dalam meningkatkan mutu koleksi perpustakaan.
Menurut Pangaribuan (2009:2), prinsip-prinsip dalam pemilihan bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Mengetahui tujuan dan fungsi perpustakaan, dan mengetahui program-program yang akan dilaksanakan perpustakaan.
2. Mengetahui latar belakang pengguna perpustakaan.
3. Mengetahui keberadaan pemasaran buku baik Nasional ataupun Internasional.
5. Menerapkan rasa keseimbangan dalam pengelolaan anggaran pengadaan bahan bahan pustaka.
6. Menguasai sarana bibliografi yang digunakan dalam pemilihan bahan pustaka. 7. Memelihara tertib administrasi dari seluruh kegiatan pengadaan.
Sedangkan menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:13), prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Pemilihan dilakukan dengan cermat oleh pihak yang berwenang memilih berdasarkan skala prioritas.
2. Pengadaan koleksi disesuaikan dengan program pendidikan yang memiliki sekolah yang bersangkutan
3. Bahan yang dipilih disesuaikan dengan kebutuhan pengguna yang terdiri dari siswa dan guru.
4. Koleksi hendaknya lengkap, tidak saja buku ajar wajib, tetapi juga meliputi bahan-bahan yang berkaitan dengan program pendidikan.
5. Bahan yang diadakan diusahakan bersifat mutakhir sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan.
Dengan terpenuhinya prinsip pemilihan bahan pustaka tersebut di atas diharapkan koleksi perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan pengguna dan tercapainya tujuan perpustakaan.
2.10 Inventarisasi bahan pustaka
Inventarisasi ialah salah satu kegiatan dalam perpustakaan yang harus dikerjakan oleh petugas perpustakaan sebelum bahan pustaka diproses dibagian pengolahan, adapun tugas bagian inventarisasi adalah menetapkan dan melaksanakan pencatatan menurut cara yang telah ditetapkan. Kegiatan inventarisasi bahan pustaka adalah kegiatan pencatatan data-data fisik buku yang dapat berupa lembaran kertas, kartu maupun buku yang dilakukan petugas perpustakaan atau pustakawan.
2. Menetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventaris serta petunjuk untuk mengisinya.
3. Menetapkan dan menjelaskan pencatatan menurut cara yang telah ditentukan.
4. Menetapkan jenis bahan pustaka dalam memberikan tanda kepemilikan perpustakaan dengan stempel tiap bahan pustaka yang diterima.
Menurut Masofa (2008), inventarisasi adalah kegiatan pencatatan data-data fisik buku kedalam sarana pencatatan, yang dapat berupa lembaran kertas, kartu maupun buku, dan sering disebut juga buku induk. Setiap eksemplar bahan pustaka mempunyai satu nomor induk. Adapun informasi lain yang perlu dicatat dalam buku induk adalah judul, pengarang, asal, nomor induk, bahasa, jumlah eksemplar, judul serta harga.
Menurut Bafadal (2001:46), kegiatan yang dilakukan dalam inventarisasi bahan pustaka adalah:
1. Memberi stempel pada buku
Setiap bahan pustaka yan datang harus diperiksa. Dalam pemeriksaannya hendaknya diteliti nama pengarang, judul karangan, edisi, serta bentuk fisiknya. Setelah selesai diperiksa dan ternyata benar maka setiap bahan pustaka tersebut distempel dengan stempel inventaris perpustakaan.
2. Setiap bahan pustakayang distempel dengan stempel perpustakaan sebagai tanda pengenal. Yang perlu distempel adalah halam-halaman tertentu, seperti halaman judul, daftar isi bab. Hal ini tergantung kepada kebijakan pustakawannya masing-masing.
3. Buku-buku yang telah distempel perpustakaan, perlu juga distempel dengan stempel inventaris yang memuat kolom isian inventaris dan tanggal menginventaris. Biasanya stempel inventaris ini distempel dibalik halaman judul.
4. Mendaftar bahan pustaka
Gambar 2.1 Contoh Stempel Kepemilikan
Tanggal diterima : ... Asala dari : ... No. Induk :... Tanggal inventaris :...
Gambar 2.2 Contoh Stempel Inventaris
Buku inventaris di buat dalam format kolom-kolom, untuk mencatat cirri tertentu dari suatu bahan pustaka. Menurut Soetmina (1992 : 82) informasi yang dicantumkan pada pencatatan buku inventaris adalah sebagai berikut:
1. Nomor urut.
2. Tanggal penerimaan yaitu: tanggal kapan buku tersebut diterima. Tanggal ini dicantumkan pada setiap eksemplar buku yang diinventarisasi.
3. Pengarang, nama pengarang ditulis setelah dibalik terlebih dahulu sebagaimana dilakukan dalam pengatalogan.
4. Judul buku, yaitu judul buku secara keseluruhan namun jika terlalu panjang dapat dipotong tanpa mengurangi arti judul tersebut dengan menambah tiga titik (...)
MILIK PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
5. Tempat terbit atau penerbit, yaitu tempat kota dimana buku tersebut diterbitkan dan oleh penerbit mana (tulis nama penerbitnya), isi dapat dilihat dari halaman judul.
6. Asal/sumber perolehan. Dalam kolom ini dicatat dari mana buku berasal apakah dari hasil pembelian, hadiah, tukar menukar dan sebagainya.
7. Bahasa yang dipakai: Indonesia/Inggris dan lain-lain. 8. Nomor inventarisasi/induk
9. Jenis (nomor klasifikasi) kolom ini dicatat setelah buku diproses. 10.Keterangan mengenai keadaan buku.
Tabel 2.3. Contoh Kolom Buku Induk untuk Inventaris
Sumber: Pangaribuan (2009:13)
2.10.1. Tujuan Inventarisasi bahan pustaka
Menurut yuni 2010 : 4) tujuan dilakukan invetaris di perpustakaan dengan kata lain adalah
1. Untuk mengetahui jumlah koleksi buku berdasarkan jenis, bahasa dan cara memperolehannya
2. Untuk megetahui judul-judul buku yang hilang
3. Untuk megetahui jumlah koleksi baik buku yang dimiliki perpustakaan pada saat/ tahun tertentu
4. Untuk megetahui daftar inventaris koleksi buku yang dimiliki perpustakaan. 5. Untuk membuat statistik
2.10.2. Metode Invenatarisasi bahan pustaka
Menurut Milburga (1986 : 77) metode inventarisasi di lakukan sebagai berikut :
1. Mencatat buku/ bahan pustaka satu persatu, mulai dari penerimaan yang paling awal sampai dengan penerimaan yang terakhir.
2. Mencatat mulai dari kolom nomor urut dengan angka nomor terkecil, di lanjutkan dengan nomor urut apabilah menerima bahan pustaaka lainnya.
3. Kolom tanggal diisi sesuai dengan tanggal saat pencatatan penerimaan bahan pustaka. 4. Kolom asal buku di isi dengan keterangan :
a. Nama toko buku atau penerbit, apabila buku berasal dari pembelian.
b. Nama perseorangan/badan/instansi/ lembaga apabila buku berasal dari hadiah atau sumbangan.
c. Nama perpustakaan apabila buku-buku berasal dari pertukaran koleksi dengan perpustakaan lain.
5. Kolom pengarang di isi dengan nama pengarang dari buku yang di catat 6. Kolom judul di isi dengan judul yang di inventaris.
7. Kolom jumlah eksemplar di isi dengan keterangan jumlah eksemplar buku.
8. Kolom jenis bahan pustaka di isi dengan jumlah eksemplar masing-masing jenis buku yang di inventaris.
9. Kolom bahasa di isis dengan jumlah eksemplar setiap bahasa dari buku yang di inventaris.
10.Kolom nomor inventaris di isi deengan nomor inventaris yang sudah di tentukan setiap eksemplar.
11.Kolom nomor pustaka di isi dengan nomor pustaka berdasarkan buku menurut dewey. 12.Keterangan di isi dengan keterangan mengenai keadaan buku yang di inventaris : baru/
bekas dalam keadaan baik atau rusak.
