SISTEM LAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MEDAN AREA (UMA)
KertasKarya
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Study untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md.S.I)
dalam Bidang Perpustakaan
Oleh
FLORENTINA Br. TANGGANG 162201021
PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 2019
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadiran Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Kertas Karya ini dengan judul “ SISTEM PELAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAN UNIVERSITAS MEDAN AREA”. Sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan program studi D-3 Perpustakaan.
Dalam penyusunan kertas karya ini penulis telah mendapatkan bimbingan, dorongan, dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis menyampaikan penghargaan dan ucapan terimakasih yang setulusnya kepada.
1. Bapak Dr. Budi Agustono,M.S selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos,M.I.Kom selaku Ketua Program Studi D-3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Dr.Drs. A. Ridwan Siregar, S.H., M.Lib selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis dalam penyusunan kertas karya ini.
4. Seluruh Dosen dan Pegawai pada Program Studi D III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya.
5. Kepada Ibu Ina Triesna Budiani selaku Kepala Perpustakaan Universitas Medan Area serta seluruh staf yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
6. Kepada kedua orangtua Johanes sitanggang dan Rotua Hotnida serta kakak dan adik-adik saya yang selalu memberi dukungan, motivasi dan doa kepada penulis sampai sekarang.
7. Kepada para sahabat Weni Rahma, Nurfatimah yang selalu mendorong dan menyemangati saya terkhusus Moudia Arda
Saragih yang selalu membantu saya dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
8. Kepada sahabat-sahabat saya Geng Ganepo Popohae Mia, Sinta, Ade, Vita dan Mishella yang senantiasa mensuport saya dan selalu menyemangati saya dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
9. Kepada sahabat saya ciksz dan kaditi yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu karna telah memberikan semangat dan doa agar penulisan kertas karya ini cepat selesai.
10. Kepada seluruh teman-teman sekelas angkatan 2016 Program Studi D III Ilmu Perpustakaan yang telah berjuang bersama selama 3 tahun.
Akhir kata penulis mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan kertas karya ini. Penulis menyadari bahwa masih banyak kekkurangan dalam penulisan dalam kertas karya ini, penulis menerima kritik dan saran yang membangun yang lebih baik untuk kertas karya ini, penulis berharap semoga kertas karya ini berguna bagi kita semua.
Medan, 14 Oktober 2019 Penulis
Florentina Br. Tanggang 162201021
DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR PERSETUJUAN………... i
LEMBAR PENGESAHAN………. Ii KATA PENGANTAR………. Iii DAFTAR ISI………... iv
DAFTAR GAMBAR... v
DAFTAR TABEL... vi
BAB I PENDAHULUAN……… ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Tujuan Penulisan... 2
1.3 Ruang Lingkup... 3
1.4 Metode Pengumpulan Data... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA……….. 4
2.1 Pengertian Layanan Sirkulasi……… 4
2.2 Tujuan dan Fungsi Layanan Sirkulasi... 5
2.2.1 Tujuan Layanan Sirkulasi... 5
2.2.2 Fungsi Layanan Sirkulasi... 5
2.3 Sistem Pelayanan Sirkulasi... 6
2.3.1 Sistem Layanan Terbuka (Open Access)... 6
2.3.2 Sistem Layanan Tertutup (Close Access)... 7
2.3.3 Sistem Layanan Campuran (Mixed Access).. 7
2.4 Peraturan Dalama Pelayanan Sirkulasi... 8
2.5 Rangkaian Kegiatan Layanan Sirkulasi... 9
2.5.1 Keanggotaan... 9
2.5.2 Peminjaman Bahan Pustaka... 10
2.5.3 Pengembalian... 12
2.5.4 Perpanjangan Bahan Pustaka... 13
2.5.5 Penagihan... 13
2.5.6 Pemberian Sanksi... 14
2.5.7 Bebas Pinjam... 15
2.5.6 Reservasi Bahan Pustaka... 16
BAB III GAMBARAN UMUM PROSES SISTEM PELAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MEDAN AREA (UMA)... 18
3.1 Sejarah Perpustakaan Medan Area... 19
3.2 Visi dan Misi... 19
3.3 Struktur Organisasi Perpustakaan UMA... 20
3.4 Jam Operasional Perpustakaan UMA... 21
3.5 Peraturan Perpustakaan UMA... 22
3.6 Koleksi Perpustakaan UMA... 22
3.7 Sistem Layanan Perpustakaan UMA... 23
3.8 Kegiatan Kerja Layanan Sirkuasi di Perpustakaan UMA... 24
3.8.1 Keanggotaan... 24
3.8.2 Peminjaman Bahan Pustaka... 25
3.8.3 Pengembalian Bahan Pustaka... 27
3.8.4 Perpanjangan Bahan Pustaka... 28
3.8.5 Penagihan... 30
3.8.6 Pemberian Sanksi... 30
3.8.7 Bebas Pinjam... 31
3.8.8 Reservasi Bahan Pustaka... 31
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 33
4.1 Kesimpulan... 33
4.2 Saran... 34
DAFTAR PUSTAKA... 36
LAMPIRAN... 37
DAFTAR GAMBAR
Gambar-1 : Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Medan Area………...21 Gambar-2 : Kartu Tanda Mahasiswa Sekaligus Kartu Anggota Perpustakaan…..25 Gambar-3 : Tampilan Sistem Senayan Untuk Keanggotaan UNIMED………...25 Gmabar-4 : Tampilan Awal Proses Peminjaman Dalam Sistem Senayan……….26 Gambar-5 : Tampilan Proses peminjaman pada sistem senayan………...27 Gambar-6 : Tampilan Data Bahan Pustaka Yang Dipinjam
Pada Sistem Senayan………...27 Gambar-7 : Tampilan Pengembalian Pada Sistem Senayan………...28 Gambar-8 : Tampilan Bahan Pustaka Yang Telah Dikembalikan Pada
Sistem Senayan……….... 28 Gambar-9 : Tampilan Untuk Perpanjang Mandiri Pada Opac UMA………….. 29 Gambar-10: Tampilan Kegiatan Perpanjang Yang Berhasil Dilakukan………...30 Gambar-11: Tampilan Usulan Bahan Pustaka Online (Reservasi)...32
DAFTAR TABEL
Tabel-1 Jumlah Koleksi Perpustakaan Universitas Medan Area...23
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Perpustakaan adalah salah satu sarana penyediaan sumber-sumber informasi yang dapat digunakan oleh masyarakat untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Perpustakaan hendaknya dapat melayani apa yang diinginkan para pengguna secara cepat dan tepat, sehingga fungsi perpustakaan benar-benar terlaksana sebagai mengumpulkan, memelihara, menyimpan, mengatur dan mendayagunakan bahan-bahan pustaka kemudian menyajikan bahan pustaka tersebut kepada pengguna.
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur yang sangat penting dalam sebuah perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi berperan serta dalam melaksanakan visi dan misi perguruan tingginya. Adapun tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah mengembangkan koleksi, mengolah dan merawat bahan pustaka, memberi layanan, serta melaksanakan administrasi perpustakaan.
Secara devenitif layanan “to serve” artinya melayani yaitu kegiatan yang dipersiapkan untuk memberikan jasa terhadap materi produk yang dimiiki perpustakaan dapat dimanfaatkan kepada masyarakat yang membutuhkan.
Kemudian tujuan perpustakaan memberikan layanan bahan pustaka kepada pengguna adalah agar bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya oleh pengguna.
Dalam perpustakaan terdapat tiga macam sistem layanan yaitu, sistem layanan terbuka, sistem layanan tertutup dan sistem layanan campuran. Dalam sistem layanan terbuka, perpustakaan memberi kebebasan kepada pengunjungnya untuk dapat masuk dan memilih sendiri koleksi yang diinginkannya dari rak. Oleh karena itu, penataan ruang koleksi perlu diperhatikan. Layanan tertutup memiliki arti pengguna tidak boleh langsung mengambil koleksi bahan pustaka yang diinginkannya di rak, tetapi harus melalui petugas perpustakaan. Pengguna dapat memilih koleksi bahan pustaka yang diinginkannya melalui katalog yang
disediakan. Pada sistem layanan campuran perpustakaan dapat menerapkan dua sistem layanan sekaligus (layanan terbuka dan layanan tertutup).
Kegiatan layanan sirkulasi merupakan ujung tombak layanan pepustakaan, karena pada bagian sirkulasi inilah pertamakali pemakai harus berhubungan dengan masalah administrasi di perpustakaan. Kegiatan yang terdapat pada layanan sirkulasi meliputi peminjaman, pengembalian, penagihan, pemberian sanksi, statistik sirkulasi dan lain-lain. Peminjaman merupakan kegiatan memberikan kesempatan kepada pengguna untuk membawa bahan pustaka untuk di pinjam selama waktu yang sudah ditentukan. Pengembalian merupakan kegiatan menerima kembali bahan pustaka yang dipinjam oleh pengguna.
Penagihan dilakukan jika pengguna tidak melakukan pengembalian bahan pustaka berdasarkan waktu yang telah ditentukan. Dengan demikian layanan sirkulasi merupakan bagian yang sangat penting diperpustakaan, mengingat layanan ini berhubungan langsung dengan para pengguna yang memberikan citra positif bagi perpustakaan jika pengguna merasa kebutuhannya dapat dipenuhi dengan baik.
Perpustakaan Universitas Medan Area (UMA) berfungsi untuk mendukung kegiatan belajar mengajar guna membantu para anggota maupun pengguna untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan. Diperpustakaan UMA juga tersedia berbagai layanan pengguna yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan salah satunya adalah layanan sirkulasi. Saat ini perpustakaan UMA sudah menggunakan komputerisasi dalam pengelolaannya dengan menggunakan sistem SLIMS Akasia 8.3.1 atau sering disebut dengan sistem senayan. Dengan adanya sistem senayan sluruh kegiatan pada layanan sirkulasi sangat terbantu dan lebih efisien. Seperti kegiatan peminjaman para pengunjung tidak akan butuh waktu yang lama untuk proses peminjaman buku hanya perlu menunjukkan buku yang akan dipinjam serta kartu anggota seperti Kartu Tanda Mahasiswa(KTM). Namun jika mati lampu para pengunjung tidak akan dapat melakukan peminjaman karna komputer yang digunakan padam dan sistem juga tidak dapat bekerja. Untuk mengetahui lebih dalam tentang sistem layanan sirkulasi perpustakaan Universitas Medan Area, penulis menetapkan
judul “ Sistem Layanan Sirkulasi Pada Perpustakaan Universitas Medan Area (UMA).
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan kertas karya ini adalah Untuk mengetahui proses pelayanan sirkulasi di perpustakaan UMA dalam sistem yang digunakan.
1.3 Ruang Lingkup
Sesuai dengan judul diajukan penulis maka kertas karya ini membahas tentang Sistem Layanan Sirkulasi pada Perpustakaan Universitas Medan Area (UMA), yang mencakup tentang keanggotaan, peminjaman, pengembalian dan perpanjangan bahan pustaka, sanksi, penagihan dan bebas pinjaman, serta kegiatan Reservasi dalam sistem Slims Akasia pada Perpustakaan Universitas Medan Area.
1.4 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisn kertas ini adalah:
1. Studi Kepustakaan
Sebelum penulis melakukan penelitian dilapangan, terlebih dahulu penulis meneliti dan mempelajari bahan-bahan pustaka yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas.
2. Observasi
Memperoleh data melalui pengamatan langsung ke Perpustakaan STIP-AP Medan.
3. Dokumentasi
Pengambilan data sekunder atau sumber data dari instansi dan lembaga terkait.
4. Wawancara
Mengadakan wawancara langsung dengan kepala perpustakaan dan pustakawan bagian pelayanan sirkulasi.
BAB II
TINJAUAN LITERATUR 2.1 Pengertian Sirkulasi
Layanan sirkulasi merupakan layanan yang berperan penting dalam pengoprasian sebuah perpustakaan, karena dilayanan inilah para pengunjung melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Sirkulasi juga dapat diartikan perputaran atau peredaran yang memiliki cakupan cukup luas dan tidak hanya kegiatan peminjaman dan pengembalian tetapi mencakup banyak kegiatan.
Dalam buku Manajemen Perpustakaan Profesional Kegiatan layanan sirkulasi merupakan ujung tombak layanan perpustakaan, karena pada bagian sirkulasi inilah pertama kali pemustaka harus berhubungan dengan masalah administrasi peminjaman, sehingga pengertian sirkulasi dikenal juga sebagai layanan peminjaman (Hartono, 2016).
Menurut Tri Septiyantono (2003:221) pelayanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali berhubungan langsung dengan pengguna perpustakaan.
Sedangkan menurut Pawit M. Yusuf (2007: 70), pelayanan peminjaman koleksi atau disebut juga sebagai pelayanan sirkulasi merupakan pelayanan yang memutar koleksi, dipinjam keluar, dikembalikan, dipinjam keluar lagi, dkembalikan lagi dan seterusnya.
Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan pelayanan sirkulasi ialah suatu kegiatan pelayanan yang ada pada perpustakaan dapat digunakan oleh para pemustaka untuk melakukan proses peminjaman koleksi dalam waktu yang telah disepakati oleh perpustakaan dengan sanksi yang telah dicantumkan.
2.2 Tujuan dan Fungsi Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi disediakan untuk mengantisipasi pengguna yang menginginkan untuk memanfaatkan koleksi yang diinginkan pengguna perpustakaan suka ataupun memiliki waktu untuk membaca koleksi diperpustakaan. Selain untuk memfasilitasi pemakai yang pemakai yang membutuhkan bahan pustaka untuk dibaca dirumah, layanan ini juga ditujukan untuk meningkatkan keterpakaian koleksi bahan pustaka.
2.2.1 Tujuan
Setiap perpustakaan pasti mengharapkan agar tujuan yang diinginkan dapat terwujud, yaitu memberikan pelayanan bagi pengguna.
Tujuan layanan sirkulasi menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000:99) yaitu:
1. Terjaminnya pengembalian peminjaman dalam waktu yang jelas, dengan demikian keadaan pustaka akan terjaga.
2. Diperbolehkan datakegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.
3. Apabila koleksi diperlukan peminat universitas sumatra lain, maka aka segera dapat diketahui alamat sipeminjam atau dinantikan pada waktu pengembalian.
4. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksima mungkin.
5. apabila terjadi pelanggaran segera diketahui.
2.2.2 Fungsi
Adapun fungsi perpustakan perguruan tinggi menurut Buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2000 : 5) adalah sebagai berikut:
1. Pusat pelestariaan ilmu pengetahuan.
2. Pusat belajar.
3. Pusat pengajaran.
4. Pusat penelitian.
5. Pusat penyebaran informasi.
Untuk dapat melaksanakan fungsi tersebut diatas, maka bagian pelayanan sirkulasi melaksanakan tugas sebagai berikut :
a. Menerima bahan pustaka dari bagian pengelolahan.
b. Menyimpan bahan pustaka menurut susunan yang sesuai dengan peraturan.
c. Menyimpan kartu katalog pada rak/lemari katalog sesuai dengan peraturan.
d. Melakukan pendaftaran peminat/pengguna bahan pustaka.
e. Melayani calon dan anggota perpustakaan.
f. Melayani peminjaman dan penagihan.
g. Mengenakan denda pada anggota yang terlambat mengembalikan.
h. Secara berkala meneliti dan menggumpulkan bahan pustaka yang rusak untuk diperbaiki.
i. Membuat laporan tertulis dan statistik secara berkala.
j. Menyampaikan laporan kepada kepala perpustakaan.
Dengan adanya rincian tugas layanan sirkulasi diatas, diharapkan pustakawan dapat memahami dan melakukan tugasnya dengan baik, sehingga informasi yang dicari pengguna dapat diperoleh dengan cepat.
2.3 Sistem Pelayanan Sirkulasi
Perpustakaan harus dapat menentukan sistem pelayanan yang akan diterapkan, karena layanan perpustakaan merupakan pilar terdepan yang berhadapan langsung pemustaka. Hal ini bertujuan agar pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi yang ada dengan baik dan mempermudah pengguna dalam memperoleh inform asi yang dibutuhkan. Sistem pelayanan sirkulasi terdiri dari tiga , yaitu layanan terbuka ( open access ), layanan tertutup (close access) dan layanan campuran (Mixed Access).
2.3.1 Sistem Layanan Terbuka (Open Access)
Akses layanan ini memberikan kebebasan kepada pemakai untuk mencari koleksi yang diperlukan. Pemakai diizinkan langsung keruang koleksi perpustakaan untuk memilih dan mengambil koleksi yang diinginkan. Adapun kelebihan dan kekurangan untuk sistem ini:
1. Kelebihan:
1) Pengguna bebas memilih koleksi dirak 2) Pemakai tidak harus menggunakan katalog
3) Pemakai dapat mengganti koleksi yang isinya persis jika bahan pustaka yang dicari tidak ada
4) Pemakai dapat membandingkan isi koleksi dengan judul yang dicarinya
5) Koleksi lebih didayagunakan dan menghemat tenaga 2. Kekurangan:
1) Pemakai cenderung mengembalikan koleksi seenaknya 2) Mengacaukan dalam penyusunan koleksi dirak
3) Kemungkinan kehilangan koleksi sangat besar
4) Tidak semua pemakai paham dalam mencari koleksi dirak 5) Perlu pembenahan secara terus menerus
2.3.2 Sistem Layanan Tertutup
Akses layanan ini, koleksi tertutup bagi pemakai, dalam arti pemakai tidak boleh langsung mengambil koleksi di rak, tetapi harus melalui petugas perpustakaan. Oleh karena itu pemakai harus mencari nomor panggil koleksi melalui katalog yang disediakan. Adapun kelebihan dan kekurangan sistem ini :
1. Kelebihan:
1) Koleksi tersusun rapih karna hanya petugas yang dapat mengambil bahan pustaka
2) Kemungkinan koleksi hilang sangat kecil 3) Koleksi tiak cepat rusak
4) Pengawasan dapat dilakukan 5) Proses temu-kembali lebih efektif 2. Kekurangan:
1) Pemakai tidak puas dalam mencari koleksi
2) Koleksi yang dicari kadang tidak sesuai dengan kebutuhan 3) Katalog cepat rusak
4) Tidak semua pemakai paham menggunakan katalog 5) Tidak semua koleksi dapat di dayagunakan
6) Petugas lebih sibuk
2.3.3 Sistem Layanan Campuran ( Mixed Access)
Pada layanan akses campuran perpustakaan dapat menerapkan dua sistem layanan sekaligus (layanan terbuka dan layanan tertutup). Perpustakaan yang menggunakan sistem layanan campuran biasanya memberikan layanan secara
tertutup untuk koleksi skripsi, tesis, dan refernsi. Sedangkan untuk koleksi lainnya yang bersifat umum menggunakan akses layanan terbuka. Akses ini memiliki kelebihan dan kekurangan, yaitu:
1. Kelebihan:
1) Pemakai dapat langsung menggunakan koleksi refren dan koleksi umum sekaligus
2) Tidak memerlukan ruang baca khusus untuk koleksi refrens 2. Kelemahan:
1) Petugas sulit mengontrol pemakai yang menggunakan koleksi refrens dan umum sekaligus.
2) Ruang koleksi refrens dan koleksi umum menjadi satu 3) Perlu pengawasan yang lebih ketat
2.4 Peraturan dalam Pelayanan Sirkulasi
Dalam Buku Pedoman Perguruan Tinggi peraturan pelayanan perpustakaan merupakan pedoman bagi pengguna dalam memanfaatkan fasilitas dan layanan perpustakaan. Peraturan perpustakaan dimaksudkan untuk memelihara ketertiban di perpustakaan dan hendaknya dituangkan secara tertulis dalam bentuk surat keputusan pimpinan sekolah. Peraturan yang tertulis biasanya dikomunikasikan dalam bentuk rambu-rambu, brosur, poster, dll.
(Depdikbud ,2004: 88)
Peraturan perpustakaan sekurang-kurangnya berisi informasi sebagai berikut:
1. Peraturan mengenai keanggotaan, yang meliputi persyaratan, hak, dan kewajiban anggota perpustakaan.
2. Waktu pelayanan, yang meliputi hari dan jam buka perpustakaan.
3. Peraturan peminjaman, yang meliputi : a) Syarat peminjaman.
b) Macam bahan perpustakaan yang dipinjamkan.
c) Batas waktu peminjaman dan jumlah eksemplar bahan perpustakaan yang boleh dipinjam
4. Peraturan pengembalian bahan perpustakaan, yang berisi sarat pengembalian
5. Perpanjangan waktu peminjaman, yang meliputi persyaratan dan jangka waktunya.
6. Macam kesalahan pengguna dan sanksinya.
7. Tata tertib, yang meliputi ketentuan mengenai : a) Penitipan barang
b) Sopan santun di perpustakaan c) Ketenangan
d) Keamanan e) Kebersihan
2.5 Rangkaian Kegiatan Pelayanan Sirkulasi
Semua kegiatan yang dilakukan pelayanan sirkulasi saling berkaitan, maka hendaklah layanan sirkulasi disusun dan terkoordinasi sesuai dengan jenis tugas pada setiap bagian. Menurut Lasa Hs (2004: 18), kegiatan dalam sirkulasi meliputi: keanggotaan, pinjaman koleksi, pengembalian koleksi, penagihan, sanksi, surat keterangan bebas pinjam.
2.5.1 Keanggotaan
Setiap perpustakaan yang berbeda memilliki jenis anggota yang berbeda pula. Tidak semua orang dapat menjadi anggota suatu perpustakaan. Masing- masing perpustakaan akan menentukan siapa saja yang boleh menjadi anggota perpustakaan serta apa saja yang dapat diperoleh atau dilakukan di perpustakaan tersebut. Pada perpustakaan Perguruan Tinggi yang menjadi anggota perpustakaan biasanya adalah mahasiswa, staf pengajar, dan pegawai. Untuk menjadi anggota perpustakaan harus terlebih dahulu melakukan pendaftaran atau registrasi sesuai dengan kebijakan yang diterapkan perpustakaan.
Dalam buku Manajemen Perpustakaan Profesional (Hartono : 2016) pendaftaran peminjaman berguna untuk:
1. Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggung jawab untuk mengamankan milik perpustakaan dan melindungi hak pembaca yang lain, yang mungkin ingin mempergunakannya.
2. Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya, mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui jumlah buku yang dipinjam oleh pembacanya.
3. Mengetahui golongan peminjam untuk mengetahui pula kebutuhan mereka, selera yang sesuai, dapat dipergunakan sebagai data perbandingan dengan perpustakaan lain, untuk kemudian meningkatnya.
2.5.2 Peminjaman Bahan Pustaka
Peminjaman bahan pustaka merupakan kegiatan yang dilaksanakan pada bagian layanan sirkulasi. Layanan ini hanya terbuka bagi pengguna perpustakan yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan. Tidak semua pengunjung perpustakaan membaca diperpustakaan, terutama untuk bahan pustaka yang berjenis fiksi, karena keterbatasan waktu yang dimiliki pengguna, maka dari itu bahan pustaka tersebut umumnya dibawa pulang. Dilatar belakangi hal tersebut maka perpustakaan selalu menyediakan jasa peminjaman bagi pengguna. Metode peminjaman yang dipilih diharapkan dapat diterapkan secara efektif diperpustakaan. Keefektifan ini dapat terlihat dari kecepatan layanan dan keekonomisan.
Menurut Darmono (2001 : 148), sistem peminjaman untuk setiap perpustakaan tidak sama tergantung dari kondisi masing-masing perpustakaan.
Sehingga perpustakaan selalu mengembangkan sistem peminjaman yang paling sesuai dengan perpustakaan. Metode peminjaman seringkali disebut pula dengan sistem kendali sirkulasi atau sistem sirkulasi.
Menurut jangka waktunya, cara meminjamkan bahan perpustakaan
1. Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai 2 minggu.
2. Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampai 3 hari.
3. Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester.
Prosedur meminjamkan bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Pengguna menunjukkan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan 2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna
3. Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut:
a. Pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi
b. Petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir
1. Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut:
a. Pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya b. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu
buku yang tersimpan pada kantong buku
c. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali.
4. Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan 5. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut pada pengguna 6. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut
a. Menurut tanggal kembali bahanperpustakaan, kemudian
b. Setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan perpustakaan
7. Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak kartu pinjam menurut nama Pengguna, kemudian menuruturutan nomor tanda pengenal. . Semua langkah kerja peminjaman bertujuan untuk :
1. Mengamankan koleksi dan menghindari hilangnya bahan pustaka
2. Mengetahui siapa saja peminjam buku serta jumlah buku yang dipinjamnya
3. Mengetahui batas waktu pengembalian buku-buku yang sedang beredar.
2.5.3 Pengembalian
Tidak semua pengunjung perpustakaan akan membaca didalam perpustakaan, biasanya banyak pengunjung yang akan meminjam bahan pustaka yang mereka butuhkan. Buku yang dipinjam harus dikembalikan pada waktu yang telah ditentukan oleh perpustakaan.
Menurut Departemen Pendidikan Nasional RI (2004 : 81), ada dua cara pengembalian yang dapat dilakukan di perpustakaan. Cara pertama, pengguna membawa langsung bahan perpustakaan yang hendak dikembalikan ke meja layanan. Cara kedua, bila memungkinkan diluar jam buka perpustakaan pengguna mengembalikan buku dengan memasukkannya kedalam kotak pengembalian.
Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan pustaka adalah:
1. Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan pustaka yang akan dikembalikan
2. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali
3. Mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku
4. Membubuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal kembali dan kartu pinjam
5. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku
6. Mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam
7. Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan kedalam rak
8. Memilah buku:
a. Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada suatu tempat untuk dikirim ke unit perawatan
b. Yang rusak dan tidak dapat di perbaiki diletakkan pada tempat lain untuk disiangi
Dalam proses pengembalian pustakawan akan memeriksa bahan pustaka yang dikembalikan yang bertujuan untuk melihat apakah ada kerusakan pada bahan pustaka. Jika ditemukan adanya kerusakan maka pemgguna tersebut akan diberikan sanksi sesuai peraturan yang berlaku.
2.5.4 Perpanjangan Bahan Pustaka
Perpanjangan bahan pustaka biasanya dilakukan apabila pemakai belum selesai menggunakan bahan pustaka yang dipinjamnya. Setiap perpustakaan memiliki kebijakan masing-masing dalam memberikan waktu perpanjangan bahan pustaka. Biasanya perpanjangan hanya dapat dilakukan sekali atau dua kali saja.
Menurut Departemen Pendidikan Nasional RI (2004 : 82) perpanjangan masa pinjam dilakukan dengan prosedur berikut:
1. Pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan 2. Petugas memerika formulir pemesanan
3. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali (untuk perpanjangan sistem manual, tanggal kembali baru perlu juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku)
4. Jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan Dalam perpanjangan bahan pustaka pustakawan.
2.5.5 Penagihan
Penagihan dilakukan apabila pengguna belum mengembalikan buku atau bahan pustaka sampai batas waktu yang telah ditetapkan. Apabila terjadi hal demikian, maka akan ditagih denda agar buku pinjaman dikembalikan sekaligus mengingatkan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 83) Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut:
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan;pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari.
2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal.
3. Bila bahan pustaka dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian.
Menurut Sutarno, N.S (2003 : 104) Apabila sudah beberapa kali dikirim surat peneguran tidak juga berhasil buku diperoleh kembali, perpustakaan masih dapat menjalankan tindakan sebagai berikut:
1. Buku diambil dari rumah peminjam dengan biaya pengembalian dibebankan kepada peminjam. Cara ini kebanyakan dikerjakan oleh perpustakaan umum.
2. Izin untuk meminjam ditarik dari anggota untuk waktu yang tertentu.
3. Khusus diperpustakaan perguruan tinggi sanksi dapat berupa tindakan akademis, misalnya: tidak diberitahu nilai kuliah, tidak diserahkan ijazah si mahasiswa yang belum dikembalikan semua buku(bebas dari peminjaman). Cara terakhir ini hanya dapat dijalankan dengan seizin Dekan atau Rektor dan dalam kerjasama Administrasi Pendidikan.
Penagihan ini sangat membantu pengguna, karena dengan adanya penagihan pengguna tidak akan mendapatkan sanksi apabila pengguna tersebut mengindahkan semua tahapan penagihan yang dilakukan oleh perpustakaan.
2.5.6 Pemberian Sanksi
Sanksi diberikan kepada anggota perpustakaan yang melanggar peraturan yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Sanksi yang diberikan hendaknya membangun agar pengunjung perpustakaan menyadari kesalahan dan jera untuk melanggar peraturan. Sanksi yang diberikan tergantung pada jenis pelanggaran yang dilakukan pengguna.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 83-84) Sanksi yang diberikan bergantung kepada bobot pelanggaran, sanksi yang lazim dikenakan kepada pengguna ada tiga macam:
1. Denda.
2. Sanksi administrasi, misalnya tidak boleh meminjam bahan perpustakaan dalam waktu tertentu.
3. Sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajar-mengajar.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 83): Prosedur pemberian sanksi dilaksanakan sebagai berikut:
1. Pelanggar menetapkan jenis dan tingkat pelanggaran atas dasar kuantitas dan kualitas tingkat pelanggaran.
2. Petugas menetapkan jenis dan tingkat sanksi yang dikenakan sesuai dengan tingkat pelanggaran.
3. Bila yang dikenakan sanksi akademik ditingkat perpustakaan, petugas mengusulkan kepada kepala perpustakaan untuk menetapkan dan melaksanakan sanksi tersebut.
4. Bila yang diberikan sanksi akademik ditingkat lembaga perguruan tinggi, kepala perpustakaan mengusulkan kepala pemimpin perguruan tinggi untuk menetapkan dan melaksanakan sanksi tersebut.
2.5.7 Bebas Pinjam
Bebas tagihan adalah salah satu kegiatan pada pelayanan sirkulasi, yang memberi keterangan tanda bukti tidak lagi mempunyai pinjaman diperpustakaan.
Keterangan bebas tagihan berfungsi untuk mencegah kemungkinan kehilangan bahan pustaka.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 84):
Prosedur kegunaan dari keterangan bebas pinjam diperlukan untuk:
1. Ujian akhir 2. Yudisium
3. Penerimaan ijazah
4. Pindah studi keperguruan tinggi lain
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 83-84):
Pemberian surat keterangan “bebas pinjam” dilaksanakan dengan cara sebagai berikut:
1. Pengguna yang membutuhkan keterangan “bebas pinjaman” menyerahkan tanda pengenal.
2. Petugas mengambil kartu pinjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal.
3. Petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada kartu pinjaman.
4. Kartu pinjaman yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai pinjaman distempel “bebas pinjam”.
5. Petugas mengisi tanda bukti :bebas pinjaman” dengan identitas pengguna.
Apabila seluruh persyaratan bebas pinjam telah selesai dipenuhi maka pengguna akan diubah statusnya dari anggota aktif menjadi data alumni diperpustakaan tersebut.
2.5.8 Reservasi Bahan Pustaka
Dalam kamus besar bahasa Indonesia Pemesanan berasal dari kata “pesan”
yang memiliki arti perintah, nasihat, permintaan, amanat yang disampaikan lewat orang lain .Pemesanan sendiri adalah proses perbuatan, cara memesan atau memesankan. Pemesanan merupakan salah satu aktifitas dalam sebuah perpustakaan yang dilakukan oleh anggota perpustakaan tersebut.
Kemajuan teknologi sekarang ini memungkinkan pemesanan tidak hanya dapat dilakukan jika pengguna atau anggota perpustakaan dan pustakawan bertatap langsung, tetapi dapat dilakukan dari jarak jauh sekalipun, misalnya dengan menggunakan Ecommerce, yaitu sistem pemesanan buku lewat internet (online). Pemesanan secara online ada dalam layanan perpustakaan berbasis web
yang sekarang sudah banyak diterapkan oleh lembaga perpustakaan secara global.
Penyajian perpustakaan berbasis web ini memberikan layanan yang dapat di akses oleh masyarakat pemakai khususnya yang menjadi anggota dan pengelola perpustakaan. Selain fitur pemesanan, ada banyak fitur yang berada dalam perpustakaan berbasis web. (Teddy dan Heriyanto, 2013)
BAB III
GAMBARAN UMUM PROSES SISTEM PELAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MEDAN AREA
(UMA)
3.1 Sejarah Perpustakaan Universitas Medan Area
Sejarah perpustakaan universitas medan area dimulai dari berdirinya universitas medan area (UMA) pada tahun 1983. Perpustakaan pertama yang didirikan adalah Perpustakaan yang berada di jl. Gatot Subroto, kemudian pada tahun 1989 perpustakaan pindah ke kampus jl. Kolam no.1 Medan Estate yang berada di gedung biro rektor lantai 1 dan perpustakaan inilah yang menjadi perpustakaan pusat Universitas Medan Area sampai sekarang.
Perpustakaan Universitas Medan Area memiliki luas ± 550 m² dan jumlah koleksi sebanyak ± 13.000 judul buku dengan jumlah ± 23.000 eksemplar yang terdiri dari jenis koleksi buku, jurnal, majalah ilmiah, dan karya ilmiah.
Pada tahun 2008, Perpustakaan membuka beberapa cabang pada tingkat fakultas. Pembukaan perpustakaan cabang ini bertujuan untuk mendekatkan pelayanan perpustakaan kepada pengguna dan juga untuk mengatasi keterbatasan kapasitas ruangan perpustakaan induk. Perpustakaan cabang yang dibuka diantaranya fakultas Psikologi, Teknik, Hukum, Isipol, Pertanian, Biologi, Ekonomi dan Pascsarjana.
Saat ini Perpustakaan Universitas Medan Area menerapkan sistem automasi perpustakaan sehingga seluruh aktifitas kerumahtanggaan perpustakaan dilakukan secara online melalui 1 sistem. Selain itu, perpustakaan Universitas Medan Area telah membangun Repository Institusi yang saat ini sudah berhasil menghimpun 9345 lebih lokal konten Universitas Medan Area. Selain didukung sistem informasi yang kuat, perpustakaan Universitas Medan Area memiliki berbagai fasilitas yang dapat memenuhi kebutuhan pemustaka, seperti layanan
Koleksi, Layanan digital, layanan administrasi dan layanan ask librarian untuk mempermudah pengguna dalam pemanfaatan perpustakaan. Didukung oleh seluruh sumber daya manusia (pustakawan) yang sudah mendapat sertifikasi oleh BNSP – Perpusnas, perpustakaan UMA berkembang dengan pesat mengikuti perkembangan perpustakaan di skala nasional maupun internasional.
Dari berbagai keunggulan tersebut, perpustakaan berhasil menjadi salah satu Perpustakaan Perguruan Tinggi Terbaik di Sumatera Utara pada tahun 2015 dan 2017 oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara. Selain itu, Repository Universitas Medan Area juga mendapat peringkat memuaskan pada Webometrics Repository.
Pada tahun 2019, secara resmi perpustakaan Universitas Medan Area meraih penghargaan standar penyelenggaraan perpustakaan Perguruan Tinggi yaitu Akreditasi A (Excellent) yang diberikan oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
3.2 Visi dan Misi
Visi Perpusakaan Universitas Medan Area
Menjadi perpustakaan yang unggul sebagai pusat rujukan informasi ilmiah dalam mendukung penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi. Hal ini sejalan dengan visi Universitas Medan Area yaitu tahun 2025 menjadi Universitas yang unggul dibidang akademik, ilmu pengetahuan dan teknologi dalam menghasilkan lulusan yang inovatif, berkepribadian dan mandiri. Tentunya dalam mencapai visi tersebut tidak terlepas dari peran perpustakaan.Mengingat pentingnya peran perpustakaan universitas maka sangat perlu adanya suatu pengelolaan atau manajemen yang tepat dan cepat sehingga fungsi dan peran perpustakaan benar- benar terwujud.untuk itu Perpustakaan Universitas Medan Area perlu ditunjang oleh manajemen perpustakaan yang baik, guna mewujudkan manajemen yangbaik
maka diperlukan program kerja yang terarah yang dapat memaksimalkan dan mengoptimalkan kinerja Perpustakaan Universitas Medan Area.
Misi dari Perpustakaan Universitas Medan Area
1. Menyediakan dan melayani akses informasi ilmiah secara efektif dan efisien dalam pelayanan pengguna sivitas akademika Universitas Medan Area.
2. Meningkatkan pelayanan, sarana dan prasarana dan teknologi terkini untuk menunjang pendidikan dan penelitian yang bermutu.
3.3 Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Medan Area
Struktur perpustakaan Universitas Medan Area memiliki 10 pustakawan yang masing-masingmengelola berbagai layananyang tersedia diperpustakaan Universitas Medan Area. Pada perpustakaan pusat tersedia empat pustakawanyang akan membantu mahasiswa dalam mencari informasi yangdibutuhkan, kemudian enam pustakawan lainnya ditempatkan pada setiap fakultas untuk membantu mahasiswa di setiap fakultasnya.
Pada halaman selanjutnya dapat dilihat gambar struktur organisasi perpustakaan Universitas Medan Area.
Gambar 1: Gambar strutur organisasi perpustakaan UMA Sumber : Perpustakaan Universitas Medan Area
3.4 Jam Oprasional Perpustakaan UMA
SK Rektor Universitas Medan Area Nomor
: 1132/UMA’.09/VIII/2018 memutuskan jam operasional perpustakaan Universitas Medan Area adalah sebagai berikut :
Senin-Jumat :08.00s/d16.00 Sabtu :08.00s/d12.00 Istirahat :12.00s/d13.30
3.5 Peraturan Perpustakaan UMA
Setiap anggota Perpustakaan Universitas Medan Area memiliki hak yang harus diperoleh dan kewajiban yang harus ditaati.Adapun bentuk hak anggotaperpustakaan adalah berhak memanfaatkan semua fasilitas Perpustakaan Universitas Medan Area sesuai dengan ketentuan pemanfaatan fasilitas. Ketentuan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Anggota perpustakaan sivitas akademik berhak meminjam koleksi (buku) perpustakaan sebanyak 5 (lima) eksemplar (3 eksemplar di perpustakaan pusat dan 2 eksemplar di perpustakaan cabang sesuai fakultasnya) dengan jangka waktu maksimal 1 (satu) minggu (6 hari kerja).
2. Apabila dalam 1 (satu) minggu koleksi (buku) masih dipakai, maka pinjaman koleksi (buku) dapat diperpanjang maksimum 2 (dua) kali perpanjang (2 minggu).
3. Anggota perpustakaan berhak menyarankan/mengusulkan judul koleksi perpustakaan yang dibutuhkan oleh pengguna.
4. Anggota perpustakaan berhak menyampaikan keluhan terkait dengan pelayanan perpustakaan Universitas Medan Area.
Kewajiban yang dibebankan kepada anggota perpustakaan merupakan wujud daripada hak yang telah didapatkan. Dalam hal ini kewajiban anggota perpustakaan adalah wajib mentaati tata tertib, menjaga keamanan serta mematuhi semua peraturan yang berlaku di Perpustakaan Universitas Medan Area. Setiap pemanfaatan layanan perpustakaan khususnya peminjaman koleksi dan baca koleksi ditempat, anggota perpustakaan harus membawa Kartu Tanda Mahasiswa (KTM).Apabila tidak membawa Kartu Tanda Mahasiswa (KTM), maka untuk anggota perpustakaan tersebut dilarang memanfaatkan fasilitas perpustakaan.
Penyalahgunaan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) adalah seseorang yang menggunakan kartu anggota yang bukan miliknya untuk memanfaatkan perpustakaan. Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) hanya dapat digunakan oleh pemilik kartu. Penyalahgunaan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) oleh orang lain
terhadap pemanfaatan fasilitas perpustakaan, maka resiko menjadi tanggungjawab pemilik kartu.
3.6 Koleksi Perpustakaan
Setiap perpustakaan akan mengadakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pada perpustakaan perguruan tinggi pengadaan dilakukan sesuai dengan kebutuhan anggota perpustakaan yang dipergunakan unuk kegiatan pembelajaran, kegiatan penelitian maupun kegiatan lain sesuai kebutuhan pemustaka. Pengadaan koleksi biasanya disesuaikan dengan jumlah program studi, mata kuliah, tingkat pendidikan, kegiatan penelitian dan jumlah pengguna perpustakaan.
Tabel 1: Jumlah Koleksi Perpustakaan UMA
No. Jenis Judul Eksemplar
1. Textbook 13.885 34.774
2. Fictions 147 247
3. Journal 457 658
4. Ebook 2640 2472
5. Emagazine 21 21
6. Dictionary 97 237
7. Magazine 400 461
8. Encyclopedia 92 202
9. Handbook 106 161
10. Atlas 13 20
11. Biography 37 150
12. Bulletin 6 57
13. Warta 10 24
14. Laws 162 345
15. Teaching Materials 18 18
16. Proceeding 18 25
17. Eproceeding 30 30
18. Old 205 207
19. Al-Quran 16 76
20. Guide Books 28 54
21. Map 2 7
22. Bibliography 3 7
23. Cataloug 7 9
No. Jenis Judul Eksemplar
24. Almanac 2 2
25. Directory 2 2
Sumber : Universitas Medan Area
3.7 Sistem Layanan Perpustakaan UMA
Sistem layanan di perpustakaan Universitas Medan Area adalah sistem layanan terbuka. Dimana pengunjung bebas mengambil bahan pustaka yang diinginkan. Pengguna dapat langsung memilih koleksi yang mereka butuhkan dan lagsung mengambil di rak menurut nomor panggil nya.
Dalam kegiatan oprasional dilayanan sirkulasi, perpustakaan sudah memanfaatkan fasilitas komputer dan jaringan yang sudah disediakan oleh perpustakaan. Jaringan diutamakan untuk kegiatan pengolahan koleksi untuk memasukkan data buku, data anggota dimana data ini dipergunakan pada bagian sirkulasi. Mulai dari peminjaman, pengembalian dan juga untuk bagian penelusuran koleksi dalam bentuk katalog online.
3.8 Kegiatan Kerja Pelayanan Sirkulasi
Kegiatan pelayanan sirkulasi di perpustakaan Universitas Medan Area meliputi Keanggotaan, peminjaman, pengembalian, memperpanjang masa pinjam, penagihan, pemberian sanksi, memberikan keterangan bebas pinjam, dan menerima usulan buku.
3.8.1 Keanggotaan
Anggota diperpustakaan Universitas Medan Area merupakan semua mahasiswa, dosen dan pegawayang ada di Universitas Medan Area. Untuk seluruh sivitas akademik sudah secara otomatis menjadi anggota perpustakaan. Untuk melakukan transaksi di perpustakaan mereka hanya perlu membawa kartu identitas seperti KTM (Kartu Tanda Mahasiswa).
Gambar 2: Gambar Kartu Tanda Mahasiswa sekaligus kartu anggota perpustakaan
Diluar sivitas akademik UMA, yang dapat menjadi anggota diperpustakaan tersebut adalah sivitas akademik dari universitas yang sudah menjalin kerjasama dengan perpustakaan. Diluar itu perpustakaan UMA belum dapat melayani pemustaka. Perpustakaan yang sudah melakukan kerjasama adalah perpustakaan Universitas Negeri Medan (UNIMED). Jadi untuk sluruh sivitas akademik dari UNIMED sudah otomatis terdaftar sebagai anggota hanya dengan menunjukkan identitas seperti kartu tanda mahasiswa.
Gambar 3: Tampilan sistem senayan untuk keanggotaan UNIMED
3.8.2 Peminjaman Bahan Pustaka
Dalam beberapa tahun terahir peminjaman buku di perpustakaan UMA mengalami kenaikan (dapat dilihat dari grafik peminjaman pada lampiran 1).
Koleksi yang paling banyak dipinjam adalah bahan pustaka berbentuk buku.
Prosedur peminjaman di perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Pemustaka dapat melihat bahan pustaka yang diinginkannya di OPAC secara online lewat komputer yang disediakan maupun lewat smartphone.
2. Pemustaka dapat mengambil sendiri buku yang diinginkan di rak
3. Peminjaman dilakukan di meja sirkulasi dengan membawa Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) yang masih berlaku dan memang milik pribadi
4. Koleksi buku dapat dipinjam sebanyak tiga eks selama satu minggu 5. Peminjaman hanya dapat diperpanjang satu kali
6. Bagi pengunjung yang tidak membawa (KTM) tidak akan dilayani
Peminjaman di perpustakaan UMA dilakukan menggunakan komputerisasi dengan sistem senayan. Dalam sistem senayan langkah-langkah yang dilakukan untuk peminjaman bahan pustaka tersebut adalah dengan mengisi ID anggota.
Gambar 4: Tampilan awal proses peminjaman dalam sistem senayan
Saat pemustaka ingin meminjam bahan pustaka maka harus memberikan kartu mahasiswa kepada pustakawan. Setelah itu pustakawan akan memasukkan ID pengguna (Nomor Induk Mahasiswa) lalu mengklik tombol memulai transaksi, maka akan muncul tampilan transaksi peminjaman mahasiswa seperti gambar dibawah.
Gambar 5: Tampilan proses peminjaman pada sistem senayan
Pada proses ini pustakawan mengisi barcode bahan pustaka yang akan dipinjam. Dengan begitu bahan pustaka yang dipinjam secara otomais sudah tersimpan disistem.
Gambar 6: Tampilan data bahan pustaka yang dipinjam pada sistem senayan
Gambar 6: Tampilan data bahan pustaka yang dipinjam pada sistem senayan 3.8.3 Pengembalian Bahan Pustaka
Pengembalian bahan pustaka di UMA juga dilakukaan dengan komputerisasi. Saat melakukan proses pengembalian mahasiswa dapat datang kemeja sirkulasi dengan menunjukkan KTM dan memberikan buku yang hendak dipulangkan.
Gambar 7: Tampilan pengembalian pada sistem senayan
Sama seperti peminjaman, langkah awal yang dilakukan adalah memasukkan ID pengguna, setelah itu akan muncul daftar pinjaman yang kita lakukan. Pada tampilan daftar peminjaman akan muncul menu “kembalikan eksemplar ini”. Untuk melakukan transaksi pengembalian maka klik menu tersebut maka pengembalian telah berhasil dilaksanakan.
Gambar 8: Tampilan akhir dari kegiatan pengembalian bahan pustaka
3.8.4 Perpanjangan Bahan Pustaka
Perpanjangan dilakukan pengguna apabila bahan pustaka yang dipinjam masih dibutuhkan namun masa pinjamnya telah berahir. Pada perpustakaan UMA proses perpanjangan dapat dilakukan secara mandiri lewat website resmi perpustakaan Universitas Medan Area. Pengunjung dapat melakukan perpanjangan secara mandiri dan tidak harus datang ke perpustakaan dengan mengakses website
Gambar 9: Tampilan untuk perpanjang mandiri pada OPAC UMA
Saat muncul tampilan berikut pengguna memasukkan NIM, kemudian meng klik tanda “masuk”. Lalu akan muncul daftar pinjaman dan klik tanda perpanjang maka bahan pustaka yang dipinjam otomatis akan diperpanjang sampai batas waktu yang ditentukan.
Gambar 10: Tampilan kegiatan perpanjang yang berhasil dilakukan
3.8.5 Penagihan
Tagihan Keterlambatan Pengembalian Koleksi
1. Peminjam yang terlambat mengembalikan koleksi diberikan surat pemberitahuan keterlambatan atau teguran oleh pihak perpustakaan yang terkait.
2. Peminjam yang mengabaikan surat pemberitahuan atau teguran maka akan mendapat sanksi yang diatur secara teknis oleh pihak perpustakaan.
3. Mekanisme penagihan dan saksi kepada peminjam yang terlambat mengembalikan koleksi dilaksanakan melalui perpustakaan terkait.
3.8.6 Pemberian Sanksi
Perpustakaan Universitas Medan Area menerapkan fungsi pengawasan dan pengendalian dalam melakukan manajemen koleksi. Salah satunya adalah dengan menerapkan sanksi dan tagihan koleksi bagi pengguna yang terlambat mengembalikan peminjaman, menghilangkan koleksi yang dipinjam, dan merusak
koleksi yang dipinjam. Berikut adalah aturan-aturan yang harus ditaati oleh pengguna Perpustakaan Universitas Medan Area:
A. Sanksi Keterlambatan Pengembalian Koleksi
1. Pemanfaatan koleksi yang bisa dipinjam berdasarkan prinsip keadilan oleh penyelenggara layanan dan prinsip pertanggungjawaban oleh peminjam.
2. Peminjam yang terlambat mengembalikan koleksi dikenakan sanksi berupa denda sebesar Rp 1.000 per hari per eksemplar atau sanksi administrasi yang diatur secara teknis oleh kepala Perpustakaan, Dekan, Direktur, dan Ketua Lembaga.
3. Peminjam yang menghilangkan koleksi, diwajibkan untuk mengganti koleksi yang sama(judul, pengarang, penerbit, edisi, jilid, tahun terbit) dengan koleksi yang dihilangkan.
4. Peminjam yang menghilangkan koleksi juga membayar denda keterlambatan pengembalian sesuai dengan aturan yang berlaku.
5. Jika koleksi yang hilang tidak dapat diganti dengan koleksi yang sama, maka peminjam harus melapor kepada petugas perpustakaan agar dapat membayar ganti rugi koleksi tersebut.
B. Sanksi Kerusakan Koleksi
1. Peminjam yang merusak koleksi perpustakaan diwajibkan untuk mengganti atau membayar ganti rugi.
2. Besaran ganti rugi atau sanksi kerusakan koleksi sesuai tingkat kerusakan koleksi perpustakaan.
3.8.7 Bebas Pinjam
Seluruh mahasiswa UMA yang ingin menyelesaikan masa kuliahnya harus mengurus surat bebas pinjam dari perpustakaan. Surat bebas pinjam ini merupakan bukti bahwa tidak adalagi pinjaman bahan pustaka mahasiswa diperpustakaan.Syarat yang harus dipenuhi untuk mendapatkan surat bebas pinjam di perpustakaan UMA adalah:
1. Bayar terlebih dahulu uang bebas pustaka sebesar Rp 150.000 ke bagian keuangan
2. Menunjukkan bukti pembayaran dan KTM
Bebas pinjam ini dilakukan perpustakaan agar koleksi dapat dipelihara dengan baik. Selain itu setiap pengguna akan mengetahui dan mematuhi aturan yang dibuat oleh perpustakaan.
3.9 Kegiatan Reservasi di UMA
Pada perpustakaan UMA kegiatan reservasi dapat dilakukan secara online dengan mengunjungi website perpustakaan UMA. Pada tahapan tersebut pustakawan akan melakukan seleksi bahan pustaka mana yang akan diterima untuk menjadi koleksi di perpustakaan.
Gambar 11 : Tampilan usulan buku online (Reservasi)
Pengunjung dapat membuka OPAC UMA lalu memilih menu reservasi bahan pustaka. Saat sudah terbuka tampilan seperti diatas maka pengunjungdapat memasukkan usulan bukuyang diinginkan pada form yang telah disediakan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan yang telah dilakukan, maka penulis menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. Perpustakaan Universitas Medan Area menggunakan sistem SliMS Akasia 8.3.1 untuk mengelola seluruh kegiatan di perpustakaan. Dengan adanya sistem senayan tersebut seluruh kegiatan yang ada diperpustakaan UMA jadi lebih efektif. Salah satunya yaitu layanan sirkulasi.
2. Kegiatan layanan sirkulasi diperpustakaan Universitas Medan Area (UMA), terdiri dari:
1) Keanggotaan, anggota perpustakaan Universitas Negeri Medan(UMA) adalah seluruh sivitas akademika mulai dari mahasiswa, dosen dan staf yang ada di UMA. Diluar itu anggota diperpustakaan UMA merupakan sivitas akademik dari Universitas yang sudah menjalin kerjasama dengan UMA.
2) Peminjaman Bahan Pustaka, Peminjaman pada Perpustakaan UMA dilakukan dengan cara komputerisasi yaitu dengan sistem senayan.
Dengan sistem ini kegiatan peminjaman dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisien.
3) Pengembalian Bahan Pustaka, pengembalian pada perpustakaan UMA dilakukan dengan cara komputerisasi dengan sistem senayan.
Pengguna hanya perlu menunjukkan buku yang akan dikembalikan dan kartu pengenal seperti KTM.
4) Perpanjangan waktu Peminjaman Buku, untuk kegiatan perpanjangan diperpustakaan UMA dapat dilakukan secara mandiri. Pengguna hanya perlu membuka website resmi perpustakaan UMA.
5) Penagihan, pihak perpustakaan UMA akan memberikan surat pemberitahuan atau teguran pada peminjam yang terlambat mengembalikan koleksi.
6) Sanksi, pada perpustakaan UMA pemberian sanksi dilakukan apabila bahan pustaka hilang/rusak, pengguna yang merusak bahan pustaka serta keterlambatan pengembalian bahan pustaka.
7) Bebas pustaka, Untuk mendapatkan surat bebas pustaka pada perpustakaan UMA adalah membayar uang bebas pustaka sebesar Rp.150.000 kebagian keuangan, lalu menunjukkan bukti pembayaran dan KTM di perpustakaan.
8) Reservasi bahan pustaka, untuk kegiatan ini pemustaka dapat melakukan permintaan bahan pustaka secara mandiri lewat website resmi perpustakaan UMA.
4.2 Saran
Berdasaran hasil pengamatan yang telah dilakukan, perpustakaan UMA sudah baik dalam menyediakan sistem pelayanan di perpustakaan, namun penulis memiliki saran yang baik untuk memaksimalkan kegiatan di perpustakaan UMA, yaitu :
1. Untuk kegiatan layanan sirkulasi sebaiknya ditambahkan 1 unit komputer agar mempercepat kegiatan peminjaman di perpustakaan.
2. Untuk keanggotaan di perpustakaan UMA diharapkan perpustakaan dapat melakukan kerjasama dengan lebih banyak Perpustakaan, agar pengunjung dari universitas lain dapat berkunjung keperpustakaan UMA.
3. Perpustakaan UMA diharapkan menambah Sumber Daya Manusia, agar setiap pustakawan memiliki tanggung jawab terhadap tugas nya masing- masing. Karena saat ini pustakawan uma hanya berjumlah 10 pustakawan untuk mengelola seluruh kegiatan perpustakaan.
4. Perpustakaan UMA diharapkan menambahkan beberapa unit komputer untuk layanan katalog online yang saat ini hanya tersedia 1 unit untuk
seluruh pengunjung perpustakaan. Selain itu demi kenyamanan perpustakaan, perpustakaan UMA di harapkan menambahkan beberapa pendingin ruangan untuk kenyamanan pengunjung yang ada diperpustakaan UMA.
DAFTAR PUSTAKA
Hartono. (2016). Manajeman Perpustakaan Profesional : Dasar-dasar Teori Perpustakaan dan Aplikasinya. Jakarta: Sagung Seto.
Hutasoit, Hildayanti Rauddah.2012. Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan IAIN Sumatera Utara, Jurnal Iqra’ Volume 06 No.01
Lasa HS. 2008. Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press
Nasional, D. (2004). Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi edisi ketiga.
Jakarta:Depdik Nasional RI.
Panjaitan, Risanni P. (2011). Sistem Pelayanan pada Perpustakaan Universitas Medan Area (UNIMED). Medan: Program Diploma Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Septiyantono, Tri. 2013. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.
Yogyakarta: Erlangga
Yusuf, Pawit M. 2007. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah. Jakarta:
Kencana.
Link:
http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/29853/3/MIFTA%20AP RIY
NTO-FAH.pdf
http://repositori.uin-alauddin.ac.id/1129/1/Muh%20Syafri%20Safaruddin.pdf
