BAB III GAMBARAN UMUM PROSES SISTEM PELAYANAN
3.7 Sistem Layanan Perpustakaan UMA
Sistem layanan di perpustakaan Universitas Medan Area adalah sistem layanan terbuka. Dimana pengunjung bebas mengambil bahan pustaka yang diinginkan. Pengguna dapat langsung memilih koleksi yang mereka butuhkan dan lagsung mengambil di rak menurut nomor panggil nya.
Dalam kegiatan oprasional dilayanan sirkulasi, perpustakaan sudah memanfaatkan fasilitas komputer dan jaringan yang sudah disediakan oleh perpustakaan. Jaringan diutamakan untuk kegiatan pengolahan koleksi untuk memasukkan data buku, data anggota dimana data ini dipergunakan pada bagian sirkulasi. Mulai dari peminjaman, pengembalian dan juga untuk bagian penelusuran koleksi dalam bentuk katalog online.
3.8 Kegiatan Kerja Pelayanan Sirkulasi
Kegiatan pelayanan sirkulasi di perpustakaan Universitas Medan Area meliputi Keanggotaan, peminjaman, pengembalian, memperpanjang masa pinjam, penagihan, pemberian sanksi, memberikan keterangan bebas pinjam, dan menerima usulan buku.
3.8.1 Keanggotaan
Anggota diperpustakaan Universitas Medan Area merupakan semua mahasiswa, dosen dan pegawayang ada di Universitas Medan Area. Untuk seluruh sivitas akademik sudah secara otomatis menjadi anggota perpustakaan. Untuk melakukan transaksi di perpustakaan mereka hanya perlu membawa kartu identitas seperti KTM (Kartu Tanda Mahasiswa).
Gambar 2: Gambar Kartu Tanda Mahasiswa sekaligus kartu anggota perpustakaan
Diluar sivitas akademik UMA, yang dapat menjadi anggota diperpustakaan tersebut adalah sivitas akademik dari universitas yang sudah menjalin kerjasama dengan perpustakaan. Diluar itu perpustakaan UMA belum dapat melayani pemustaka. Perpustakaan yang sudah melakukan kerjasama adalah perpustakaan Universitas Negeri Medan (UNIMED). Jadi untuk sluruh sivitas akademik dari UNIMED sudah otomatis terdaftar sebagai anggota hanya dengan menunjukkan identitas seperti kartu tanda mahasiswa.
Gambar 3: Tampilan sistem senayan untuk keanggotaan UNIMED
3.8.2 Peminjaman Bahan Pustaka
Dalam beberapa tahun terahir peminjaman buku di perpustakaan UMA mengalami kenaikan (dapat dilihat dari grafik peminjaman pada lampiran 1).
Koleksi yang paling banyak dipinjam adalah bahan pustaka berbentuk buku.
Prosedur peminjaman di perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Pemustaka dapat melihat bahan pustaka yang diinginkannya di OPAC secara online lewat komputer yang disediakan maupun lewat smartphone.
2. Pemustaka dapat mengambil sendiri buku yang diinginkan di rak
3. Peminjaman dilakukan di meja sirkulasi dengan membawa Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) yang masih berlaku dan memang milik pribadi
4. Koleksi buku dapat dipinjam sebanyak tiga eks selama satu minggu 5. Peminjaman hanya dapat diperpanjang satu kali
6. Bagi pengunjung yang tidak membawa (KTM) tidak akan dilayani
Peminjaman di perpustakaan UMA dilakukan menggunakan komputerisasi dengan sistem senayan. Dalam sistem senayan langkah-langkah yang dilakukan untuk peminjaman bahan pustaka tersebut adalah dengan mengisi ID anggota.
Gambar 4: Tampilan awal proses peminjaman dalam sistem senayan
Saat pemustaka ingin meminjam bahan pustaka maka harus memberikan kartu mahasiswa kepada pustakawan. Setelah itu pustakawan akan memasukkan ID pengguna (Nomor Induk Mahasiswa) lalu mengklik tombol memulai transaksi, maka akan muncul tampilan transaksi peminjaman mahasiswa seperti gambar dibawah.
Gambar 5: Tampilan proses peminjaman pada sistem senayan
Pada proses ini pustakawan mengisi barcode bahan pustaka yang akan dipinjam. Dengan begitu bahan pustaka yang dipinjam secara otomais sudah tersimpan disistem.
Gambar 6: Tampilan data bahan pustaka yang dipinjam pada sistem senayan
Gambar 6: Tampilan data bahan pustaka yang dipinjam pada sistem senayan 3.8.3 Pengembalian Bahan Pustaka
Pengembalian bahan pustaka di UMA juga dilakukaan dengan komputerisasi. Saat melakukan proses pengembalian mahasiswa dapat datang kemeja sirkulasi dengan menunjukkan KTM dan memberikan buku yang hendak dipulangkan.
Gambar 7: Tampilan pengembalian pada sistem senayan
Sama seperti peminjaman, langkah awal yang dilakukan adalah memasukkan ID pengguna, setelah itu akan muncul daftar pinjaman yang kita lakukan. Pada tampilan daftar peminjaman akan muncul menu “kembalikan eksemplar ini”. Untuk melakukan transaksi pengembalian maka klik menu tersebut maka pengembalian telah berhasil dilaksanakan.
Gambar 8: Tampilan akhir dari kegiatan pengembalian bahan pustaka
3.8.4 Perpanjangan Bahan Pustaka
Perpanjangan dilakukan pengguna apabila bahan pustaka yang dipinjam masih dibutuhkan namun masa pinjamnya telah berahir. Pada perpustakaan UMA proses perpanjangan dapat dilakukan secara mandiri lewat website resmi perpustakaan Universitas Medan Area. Pengunjung dapat melakukan perpanjangan secara mandiri dan tidak harus datang ke perpustakaan dengan mengakses website
Gambar 9: Tampilan untuk perpanjang mandiri pada OPAC UMA
Saat muncul tampilan berikut pengguna memasukkan NIM, kemudian meng klik tanda “masuk”. Lalu akan muncul daftar pinjaman dan klik tanda perpanjang maka bahan pustaka yang dipinjam otomatis akan diperpanjang sampai batas waktu yang ditentukan.
Gambar 10: Tampilan kegiatan perpanjang yang berhasil dilakukan
3.8.5 Penagihan
Tagihan Keterlambatan Pengembalian Koleksi
1. Peminjam yang terlambat mengembalikan koleksi diberikan surat pemberitahuan keterlambatan atau teguran oleh pihak perpustakaan yang terkait.
2. Peminjam yang mengabaikan surat pemberitahuan atau teguran maka akan mendapat sanksi yang diatur secara teknis oleh pihak perpustakaan.
3. Mekanisme penagihan dan saksi kepada peminjam yang terlambat mengembalikan koleksi dilaksanakan melalui perpustakaan terkait.
3.8.6 Pemberian Sanksi
Perpustakaan Universitas Medan Area menerapkan fungsi pengawasan dan pengendalian dalam melakukan manajemen koleksi. Salah satunya adalah dengan menerapkan sanksi dan tagihan koleksi bagi pengguna yang terlambat mengembalikan peminjaman, menghilangkan koleksi yang dipinjam, dan merusak
koleksi yang dipinjam. Berikut adalah aturan-aturan yang harus ditaati oleh pengguna Perpustakaan Universitas Medan Area:
A. Sanksi Keterlambatan Pengembalian Koleksi
1. Pemanfaatan koleksi yang bisa dipinjam berdasarkan prinsip keadilan oleh penyelenggara layanan dan prinsip pertanggungjawaban oleh peminjam.
2. Peminjam yang terlambat mengembalikan koleksi dikenakan sanksi berupa denda sebesar Rp 1.000 per hari per eksemplar atau sanksi administrasi yang diatur secara teknis oleh kepala Perpustakaan, Dekan, Direktur, dan Ketua Lembaga.
3. Peminjam yang menghilangkan koleksi, diwajibkan untuk mengganti koleksi yang sama(judul, pengarang, penerbit, edisi, jilid, tahun terbit) dengan koleksi yang dihilangkan.
4. Peminjam yang menghilangkan koleksi juga membayar denda keterlambatan pengembalian sesuai dengan aturan yang berlaku.
5. Jika koleksi yang hilang tidak dapat diganti dengan koleksi yang sama, maka peminjam harus melapor kepada petugas perpustakaan agar dapat membayar ganti rugi koleksi tersebut.
B. Sanksi Kerusakan Koleksi
1. Peminjam yang merusak koleksi perpustakaan diwajibkan untuk mengganti atau membayar ganti rugi.
2. Besaran ganti rugi atau sanksi kerusakan koleksi sesuai tingkat kerusakan koleksi perpustakaan.
3.8.7 Bebas Pinjam
Seluruh mahasiswa UMA yang ingin menyelesaikan masa kuliahnya harus mengurus surat bebas pinjam dari perpustakaan. Surat bebas pinjam ini merupakan bukti bahwa tidak adalagi pinjaman bahan pustaka mahasiswa diperpustakaan.Syarat yang harus dipenuhi untuk mendapatkan surat bebas pinjam di perpustakaan UMA adalah:
1. Bayar terlebih dahulu uang bebas pustaka sebesar Rp 150.000 ke bagian keuangan
2. Menunjukkan bukti pembayaran dan KTM
Bebas pinjam ini dilakukan perpustakaan agar koleksi dapat dipelihara dengan baik. Selain itu setiap pengguna akan mengetahui dan mematuhi aturan yang dibuat oleh perpustakaan.
3.9 Kegiatan Reservasi di UMA
Pada perpustakaan UMA kegiatan reservasi dapat dilakukan secara online dengan mengunjungi website perpustakaan UMA. Pada tahapan tersebut pustakawan akan melakukan seleksi bahan pustaka mana yang akan diterima untuk menjadi koleksi di perpustakaan.
Gambar 11 : Tampilan usulan buku online (Reservasi)
Pengunjung dapat membuka OPAC UMA lalu memilih menu reservasi bahan pustaka. Saat sudah terbuka tampilan seperti diatas maka pengunjungdapat memasukkan usulan bukuyang diinginkan pada form yang telah disediakan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan yang telah dilakukan, maka penulis menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. Perpustakaan Universitas Medan Area menggunakan sistem SliMS Akasia 8.3.1 untuk mengelola seluruh kegiatan di perpustakaan. Dengan adanya sistem senayan tersebut seluruh kegiatan yang ada diperpustakaan UMA jadi lebih efektif. Salah satunya yaitu layanan sirkulasi.
2. Kegiatan layanan sirkulasi diperpustakaan Universitas Medan Area (UMA), terdiri dari:
1) Keanggotaan, anggota perpustakaan Universitas Negeri Medan(UMA) adalah seluruh sivitas akademika mulai dari mahasiswa, dosen dan staf yang ada di UMA. Diluar itu anggota diperpustakaan UMA merupakan sivitas akademik dari Universitas yang sudah menjalin kerjasama dengan UMA.
2) Peminjaman Bahan Pustaka, Peminjaman pada Perpustakaan UMA dilakukan dengan cara komputerisasi yaitu dengan sistem senayan.
Dengan sistem ini kegiatan peminjaman dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisien.
3) Pengembalian Bahan Pustaka, pengembalian pada perpustakaan UMA dilakukan dengan cara komputerisasi dengan sistem senayan.
Pengguna hanya perlu menunjukkan buku yang akan dikembalikan dan kartu pengenal seperti KTM.
4) Perpanjangan waktu Peminjaman Buku, untuk kegiatan perpanjangan diperpustakaan UMA dapat dilakukan secara mandiri. Pengguna hanya perlu membuka website resmi perpustakaan UMA.
5) Penagihan, pihak perpustakaan UMA akan memberikan surat pemberitahuan atau teguran pada peminjam yang terlambat mengembalikan koleksi.
6) Sanksi, pada perpustakaan UMA pemberian sanksi dilakukan apabila bahan pustaka hilang/rusak, pengguna yang merusak bahan pustaka serta keterlambatan pengembalian bahan pustaka.
7) Bebas pustaka, Untuk mendapatkan surat bebas pustaka pada perpustakaan UMA adalah membayar uang bebas pustaka sebesar Rp.150.000 kebagian keuangan, lalu menunjukkan bukti pembayaran dan KTM di perpustakaan.
8) Reservasi bahan pustaka, untuk kegiatan ini pemustaka dapat melakukan permintaan bahan pustaka secara mandiri lewat website resmi perpustakaan UMA.
4.2 Saran
Berdasaran hasil pengamatan yang telah dilakukan, perpustakaan UMA sudah baik dalam menyediakan sistem pelayanan di perpustakaan, namun penulis memiliki saran yang baik untuk memaksimalkan kegiatan di perpustakaan UMA, yaitu :
1. Untuk kegiatan layanan sirkulasi sebaiknya ditambahkan 1 unit komputer agar mempercepat kegiatan peminjaman di perpustakaan.
2. Untuk keanggotaan di perpustakaan UMA diharapkan perpustakaan dapat melakukan kerjasama dengan lebih banyak Perpustakaan, agar pengunjung dari universitas lain dapat berkunjung keperpustakaan UMA.
3. Perpustakaan UMA diharapkan menambah Sumber Daya Manusia, agar setiap pustakawan memiliki tanggung jawab terhadap tugas nya masing-masing. Karena saat ini pustakawan uma hanya berjumlah 10 pustakawan untuk mengelola seluruh kegiatan perpustakaan.
4. Perpustakaan UMA diharapkan menambahkan beberapa unit komputer untuk layanan katalog online yang saat ini hanya tersedia 1 unit untuk
seluruh pengunjung perpustakaan. Selain itu demi kenyamanan perpustakaan, perpustakaan UMA di harapkan menambahkan beberapa pendingin ruangan untuk kenyamanan pengunjung yang ada diperpustakaan UMA.
DAFTAR PUSTAKA
Hartono. (2016). Manajeman Perpustakaan Profesional : Dasar-dasar Teori Perpustakaan dan Aplikasinya. Jakarta: Sagung Seto.
Hutasoit, Hildayanti Rauddah.2012. Pelayanan Sirkulasi Perpustakaan IAIN Sumatera Utara, Jurnal Iqra’ Volume 06 No.01
Lasa HS. 2008. Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press
Nasional, D. (2004). Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi edisi ketiga.
Jakarta:Depdik Nasional RI.
Panjaitan, Risanni P. (2011). Sistem Pelayanan pada Perpustakaan Universitas Medan Area (UNIMED). Medan: Program Diploma Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Septiyantono, Tri. 2013. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.
Yogyakarta: Erlangga
Yusuf, Pawit M. 2007. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah. Jakarta:
Kencana.
Link:
http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/29853/3/MIFTA%20AP RIY
NTO-FAH.pdf
http://repositori.uin-alauddin.ac.id/1129/1/Muh%20Syafri%20Safaruddin.pdf