sistem informasi perpustakaan . docx

(1)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Perkembangan teknologi informasi dewasa ini sangat pesat, hampir seluruh kegiatan atau aktfitas manusia sudah di bantu oleh komputer, peranan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat berpengaruh terhadap kemajuan bisnis, baik secara individual, instansi pemerintah, ataupun swasta. Perkembangan informasi mempunyai peranan yang sangat penting didalam suatu usaha menciptakan kemajuan di semua bidang yang diperuntukan bagi kepentingan manusia pada umumnya. Sistem informasi juga merupakan salah satu bagian penting bagi perusahaan dalam meningkatkan produktifitas, baik dalam memperoleh informasi, mengolah, dan mengunakan informasi tersebut terutama untuk kepentingan interna perusahaan.seperti halnya sistem informasi perpustakaan yang dapat membantu para dosen,mahasiswa,dan begawai universitas dalam mencari sebuah referensi.

Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka. Pepustakaan sebagai salah satu bagian dari tempat pendidikan mempunyai peranan ang sangat penting untuk menambah wawasan dan pengetahuan pelajar. Bermacam-macam sumber informasi ilmiah, buku-buku, literatur dari segala jenis media perpustakaan, mampu disebarluaskan dengan sistem tertentu. Pelajar seharusnya mampu memanfaatkan perpustakaan dengan sebaik-baiknya mengingat ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini terus berkembang dengan sangat cepat, sehingga dibutuhkan pula sumber daya manusia yang mampu menguasai tentang semua hal tidak hanya pada bidang tertentu tetapi di segala bidang.

Fokus utama dalam kegiatan perpustakaan adalah pengguna. Kegiatan yang dimulai dari collecting,processing, distributing dan preserving dilakukan semata-mata untuk memberikan kepuasan kepada pengguna .Berbagai permasalahan seringkali timbul dalam pengelolaan perpustakaan, misalnya dengan meningkatnya atau penambahan koleksi bahan pustaka maka diperlukan proses pendataan yang efektif serta efisien terutama dalam memberikan informasi yang berkaitan dengan bahan pustaka yang ada, laporan buku yang baik yang akan memudahkan dalam hal pencarian buku yang diperlukan. Selain itu terbatasnya jumlah petugas pelayanan perpustakan dan juga tenaga-tenaga yang profesional dan berkualitas maupun pengembangan sistem pelayanan dan pengolahan data, pemanfaatan sumber daya komputer masih belum optimal, yakni hanya digunakan untuk pembuatan identitas buku (label buku) sehingga kurang dapat memaksimalkan manfaat sumber daya komputer yang ada.

(2)

Perpustakaan STKIP AISYIYAH telah menggunakan sistem informasi tetapi sistemnya belum terlalu bagus .Maka Dari itu kami mengevaluasi kembali tentang sistem perpustakaan tersebut agar menjadi sistem yang lebih bagus lagi untuk di gunakan oleh pada karyawan,dosen dan mahasiswa yang ingin mencari buku referensi .

Oleh karena itu perlu dibangun sebuah sistem informasi perpustakaan yang terkomputerisasi yang dapat dengan mudah mencari buku atau referensi yang di butuhkan oleh mahasiswa tanpa harus mencari satu persatu buku di rak perpustakaan. Dengan adanya sistem informasi perpustakaan ini diharapkan dapat membantu pustakawan dan setiap anggotanya dalam pencarian buku atau dokumen di perpustakaan.

1.2 RUMUSAN MASALAH

1. Bagaimana merancang aplikasi sistem informasi untuk pengolahan sirkulasi perpustakaan dengan menggunakan cara yang terkomputerisasi ?

2. Bagaimana meminimalisir kesalahan yang terjadi pada sirkulasi perpustakaan?

3. Bagaimana memberikan informasi yang berkualitas bagi pimpinan, untuk menentukan keputusan melalui laporan aplikasi yang dihasilkan ?

1.3 TUJUAN

1. Merancang aplikasi sistem informasi yang dapat mengolah data-data atau dokumen perpustakaan dengan cara yang terkomputerisasi agar menjadi lebih cepat, efektif dan efisien.

2. Membangun sistem informasi agar mengurangi kesalahan-kesalahan yang terjadi

(3)

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 SISTEM

2.1.1 Pengertian Sistem

Ada beberapa pendapat mengenai pengertian sistem, diantaranya Schwalbe [2] dalam bukunya menyatakan, bahwa sistem bisa berupa abstrak atau fisik. Sistem yang berupa abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi yang saling bergantung. Sedangkan sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Jogiyanto. HM [3] menyebutkan bahwa suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Dari pengertian tersebut, secara umum sistem dapat dikatakan sebagai sebuah urutan operasi yang saling berhubungan, melibatkan beberapa elemen untuk mencapai satu tujuan.

2.1.2 Pengertian Analisa Sistem

Analisa sistem adalah penguraian dari suatu informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan, yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.

Analisa sistem adalah proses pemecahan sistem menjadi beberapa sub sistem yang lingkupnya lebih kecil, dengan maksud agar lebih mudah dalam mengidentifikasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan, dan kesempatan-kesempatan yang ada dalam sistem, serta untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan sistem, sehingga pada akhirnya nanti akan bisa diusulkan metode-metode perbaikan sistem. [2]

Dalam tahap analisa, analis sistem membantu pemakai informasi dalam mengidentifikasi informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya. Kegagalan analis sistem dalam mengidentifikasi jenis informasi yang diperluakan oleh pemakai informasi akan mengakibatkan desain sistem yang tidak bermanfaat bagi pemakai informasi. Oleh karena itu, tahap analisi sistem merupakan tahap yang paling menentukan

2.2 PERPUSTAKAAN

2.2.1 Pengertian Perpustakaan

(4)

BAB III

PEMBAHASAN

A. ANALISA DENGAN METODE OBJEC ORIEBTED 3.1 ANALISA SISTEM YANG BARU

Permasalahan yang akan di selesaikan adalah bagaimana membangun sistem informasi perpustakaan untuk membantu para pengunjung perustakaan untuk lebih mudah mencari referensi dan buku-buku yang mau di cari di perpustakaan melalui laporan.Dibuatnya sistem informasi perpustakaan supaya masalah yang terjadi dalam pencarian buku dan meminjam buku pada perpustakaan dapat di evalusi dapat teratasi dengan baik dan menjadi lebih praktis.

Analisa sistem dilakukan untuk dapat mengidentifikasi data yang diperlukan serta informasi yang akan dihasilkan. Selaiin itu juga untuk mengidentifikasi sumber data dan sumber informasi yang akan digunakan.

3.2 KEBUTUHAN DATA

Data yang akan digunakan tediri dari data non-spasial atau data atribut yang di perlukan sistem adalah data anggota,data peminjaman,data pengembalian,data buku,data laporan,data denda.

1. Data anggota

Dara anggota berupa keterangan masing masing anggota,terdiri dari: a. Id

b. Nama

c. Tahun angkatan d. Devisi

e. Jumlah pinjaman f. Edit

g. Delete

2. Data peminjaman

a. Kode pinjam b. Id

c. Nama d. Kode buku e. Judul buku f. Tanggal g. Batas waktu h. Jumlah pinjam i. Edit

(5)

3. Data pengembalian a. No kembali b. Kode pinjam c. Tanggal kem d. Ket

4. Data buku

a. Kode buku b. Judul c. Pengarang d. Tahun e. Edisi f. Edit g. Delete

5. Data admin

a. Id admin

b. Nama pengguna c. Password

6. Data Denda

a. No denda b. Kode pinjam c. Id

d. Nama e. Jumlah f. Cetak kartu

3.3 ANALISA KEBUTUHAN SISTEM

Untuk mempermudah menganalisis sebuah sistem dibutuhkan dua jenis kebutuhan.Kebutuhan fungsional dan kebutuhan nonfungsional. Kebutuhan fungsional adalah kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem.Sedangkan kebutuhan non fungsional adalah kebutuhan yang dimiliki oleh sistem.

a. Fungsional

Aplikasi sistem informasi perpustakaan mempunyai fungsi yaiu sebagai berikut: 1. Menampilkan data berupa data anggota, data peminjaman, data pengembalian,

data buku, dan data denda

(6)

a) Warna merah menandakan para peminjam buku telat pengembalikan buku dan akan mendapatkan denda sesuai dengan berapa hari mereka telat mengambalikan buku.

b) Warna hijau menandakan bahwa peminjam buku tidak mendapat denda. Berdasarkan analisa diatas maka dapat dilakuan rancangan sistem informasi perpustakaan menggunakan pendekatan berorientasi objek yaitu dengan UML(Unifield Modeling Languange)

Aktor-aktor yang terlibat didalam sistem informasi perpustakaan terlihat pada tabel di bawah ini:

Jenis Aktor

Aktor Deskripsi

Admin Bagian yang bertugas sebagai

pengelola user,input,delete

b. Non-fungsional 1. Operasional

a. Menggunaka SO windows

b. Spefikasi komputer minimal pentium IV c. Kebutuhan RAM 512

d. Kebutuhan hardisk minimal 2 GB 2. Keamanan

Sistem aplikasi dilengkapi dengan password untuk bagian admin

3.4 DESAIN SISTEM

Tahapan perancangan sistem merupakan tahap mengidentifikasi kebutuhan fungsional untuk persiapan dalam merancang dan mengimplementasikan sistem untuk memenuhi kebutuhan pengguna sistem,serta membuat perancanagan yang jelas dan lengkap untuk digunakan dalam implementasi.

Desain Secara Global

Tahapan ini akan digambarkan perancangan alur sebuah sistem,dan di sini penulis melakukan perancangan sistem menggunakan UML (Unifield Modeling Languange)

Use Case Diagram

(7)

Admin

Gambar 3.4 Use Case Diagram Perpustakaan

Deskriptif use case

Berikut ini merupakan pendeskripsian dari use case pada system informasi perpustakaan akan terlihat pada tabel berikut:

Tabel Daftar Use Case

No Use Case Deskriptif

1. Login Use case ini menggambarkan user melakukan login ke sistem.

2. Kelola anggota Use case ini menggambarkan admin menginput data pengguna dan juga menghapus pengguna.

3. Kelola data peminjaman Use case ini menggambarkan admin melakukan input data peminjaman,edit,hapus

4. Kelola data pengembalian Use case ini menggambarkan admin melakukan input data pengembalian,edit,hapus

5. Kelola data buku Use case ini menggambarkan admin melakukan input data buku,edit,hapus

6. Kelola data admin Use case ini menggambarkan siapa siapa yang bisa menggunakan sebagai admin sistem ini

7. Kelola data denda Use ini menggambarkan tentang daftar denda yang di dapat para ppeminjam buku apabila mereka terlambat pengembalikan buku sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Skenario Use Case Login

Use case login akan terlihat pada tabel di bawah ini :

Data Anggota

Data Pinjam

Data Pengembalian

Login

Data admin

Data Denda

(8)

Tabel Skenario Use Case Login

login.memasukkan user name dan password.

2. Sistem melakukan verifikasi password 3. Sistem manampilkan form menu utama Sekenario Gagal Login

1. Use case ini dimulai ketika admin,malakukan

login.memasukkan user name dan password.

2. Sistem melakukan verifikasi password 3. Sistem menampilkan pesan login tidak valid

Skenario Use Case Kelola Data Anggota

Use case kelola data anggota akan terlihat pada tabel dibawah ini:

Tabel skenario Use Case Kelola Data Anggota

Use Case : Memasukkan data anggota

4. Use case ini dimulai ketika actor membuka menu utama

5. Sistem manampilkan form input data anggota

6. Admin melakukan input data sesuai kolom yang ada

7. Data anggota masuk ke database 8. Sistem memeriksa form

(9)

Sekenario Gagal Input Data Anggota

7. Data anggota masuk ke database 8. Sistem memeriksa form

9. Sistem menampilkan pesan form belum terisi secara lengkap.

Skenario data peminjaman

Use case kelola data peminjaman akan terlihata pada tabel di bawah ini:

Tabel skenario Use Case kelola data peminjaman Use Case : Data peminjaman

7. Data peminjaman masuk ke database 8. Sistem memeriksa form

9. Sistem menampilkan pesan input data peminjaman suskses dilakukan

Sekenario Gagal Input Data Peminjaman

Aksi aktor Reaksi sistem

7. Data peminjaman masuk ke database 8. Sistem memeriksa form

(10)

Skenario use case kelola data pengembalian

Use case kelola data pengembalian akan terlihata pada tabel di bawah ini:

Tabel skenario Use Case kelola data pengembalian Use Case : Data peminjaman

7. Data pengrmbalian masuk ke database 8. Sistem memeriksa form

9. Sistem menampilkan pesan input data pengembalian suskses dilakukan

Sekenario Gagal Input Data Pengembalian

7. Data pengembalian masuk ke database 8. Sistem memeriksa form

Skenario use case kelola data buku

Use case kelola data buku akan terlihat pada tabel di bawah ini:

(11)

membuka menu utama

5. Sistem manampilkan form input data buku 6.Admin melakukan input data sesuai

kolom yang ada

7. Data buku masuk ke database 8. Sistem memeriksa form

9. Sistem menampilkan pesan input data buku suskses dilakukan

Sekenario Gagal Input Data Buku

4.Use case ini dimulai ketika aktor membuka menu utama

kolom yang ada

Skenario use case kelola data admin

Use case kelola data laporan akan terlihat pada tabel di bawah ini:

Tabel skenario Use Case kelola data buku Use Case : Data admin

5. Sistem manampilkan form input admin 6.Admin melakukan input data sesuai

kolom yang ada

7. Data admin masuk ke database 8. Sistem memeriksa form

9. Sistem menampilkan pesan input data admin suskses dilakukan

10.Keluar password dan user admin Sekenario Gagal Input Data laporan

(12)

6.Admin melakukan input data sesuai kolom yang ada

7. Data laporan masuk ke database 8. Sistem memeriksa form

Skenario use case kelola data Laporan

Use case kelola data denda akan terlihat pada tabel di bawah ini: Tabel skenario Use Case kelola data laporan

Use Case : Data laporan

kolom yang ada

9. Sistem menampilkan pesan input data buku suskses dilakukan

Sekenario Gagal Input Data denda

5. Sistem manampilkan form input data denda 6.Admin melakukan input data sesuai

kolom yang ada

7. Data denda masuk ke database 8. Sistem memeriksa form

3.5 CLASS DIAGRAM

(13)

Gambar 3.5 Class Diagram SIP

3.6 SEQUENCE DIAGRAM

Interaksi objek yang disusun dalam suatu urutan waktu / kejadian dalam suatu proses yang dapat digambarkan dalam sequence diagram. Berikut ini akan dijelaskan :

1. Sequence diagram login admin

Gambar 3.6.2 Sequence diagram login admin

(14)

b. Admin melakukan input password pada halaman login sistem perpustakaan.

c. Jika username dan password yang diinputkan salah maka admin akan kembali ke halaman login, jika benar maka admin akan masuk ke halaman utama.

2. Sequence diagram data peminjaman

Gambar 3.6.3 Sequence diagram data peminjaman

Deskripsinya :

a. Admin telah masuk ke halaman utama.

b. Admin mulai masuk ke halaman peminjaman untuk menginputkan data peminjaman buku oleh anggota.

c. Sistem melakukan verifikasi kebenaran data.

d. Peminjaman berhasil dilakukan oleh angoota dan data tersimpan di sistem

3. Sequence diagram data pengembalian

(15)

Deskripsinya :

a. Admin telah masuk ke halaman utama perpustakaan.

b. Admin memilih menu pengembalian untuk mengakses buku yang akan dikembalikan anggota perpustakaan.dan admin mulai melakukan penginputan data.

c. Data pengembalian berhasil di simpan. d. Pengembalian berhasil dilakukan.

4. Sequence diagram pencarian data buku

Gambar 3.6.5 Sequence diagram pencarian data buku

Deskripsinya :

a. Admin masuk ke halaman utama.

b. Admin memilih menu pencarian pada halaman utama. c. Admin melakukan pencarian data.

d. Pencarian data dapat dilakukan berdasarkan judul buku.

e. Hasil pencarian ditampilkan pada halaman laporan informasi transaksi perpustakaan.

5. Sequence diagram data laporan perpustakaan

(16)

Deskripsinya :

a. Admin telah masuk ke halaman utama.

b. Admin memilih menu laporan untuk melihat transaksi pada perpustakaan. c. Admin telah dapat melihat tampilan laporan perpustakaan,

d. Laporan dapat dilihat berdasarkan judul buku, nama anggota, tanggal transaksi dan lainnya.

e. Laporan transaksi perpustakaan secara keseluruhan dapat dilihat oleh admin.

3.7 ACTIVITY DIAGRAM

1. Activity Diagram Login Admin

Deskripsi :

Admin masuk ke form login memasukan username dan password. sistem mengecek username dan password jika tidak sesuai muncul tampilan username dan password tidak sesuai dan jika username dan password yang masukan benar maka akan langsung masuk ke sistem informasi perpustakaan.

2. Activity Diagram Proses Peminjaman Deskripsi :

(17)

kolom yang ada dan sistem akan menyimpan semua data peminjman yang telah dimasukan oleh Admin.

3. Activity Diagram Proses Pengembalian

Deskripsinya : Admin masuk ke sistem informasi perpustakaan kemudian Admin memilih menu pengembalian buku dan mengklik tombol transaksi pengembalian buku, Admin menginputkan data pengembalian dan menyimpan data pengembalian buku.

(18)

Deskripsinya : Admin masuk ke sistem informasi perpustakaan kemudian Admin memilih menu laporan dan admin masuk ke halaman laporan dengan tampilan beberapa laporan transaksi perpustakaan. Admin melakukan pencetakan laporan,

(19)

Deskripsinya : Admin masuk ke sistem informasi perpustakaan kemudian Admin memilih menu pencarian dan admin dapat melakukan pencarian berdasarkan nama anggota atau berdasarkan judul buku yang terdapat pada sistem perpustakaan.

B. ANALISA DENGAN METODE TERSTRUKTUR

Adapun alat bantu dalam menganalisa kebutuhan data sistem ialah dengan menggunaka Data Flow Diagram yang terdiri dari Context Diagram dan DFD.

DFD atau diagram alir data digunakan untuk mendokumentasikan dan mnggambarkan aliran data didalam sistem secara terstruktur dan jelas. Pada bab ini akan menyajikan Context Diagram (CD).

CD atau diagram context merupakan gambaran umum dari sistem yang akan dibangun. Diagram kontext Sistem Informasi Perpustakaan (SIP) STKIP Aisyiah Pekanbaru dapat dilihat dari gambar 2.1 dibawah ini.

Login Data_admin Data_anggota Data_pinjam

Data_pengembalian Data_denda

Data_buku admin

SIP

Data_admin Data_anggota Data_pinjam

Data_pengembalian Data_buku

(20)

3.7.1 Context Diagram

Entitas luar yang berinteraksi dengan sistem adalah:

Admin, memiliki peran: melalukan login terlebih dahulu untuk dapat melakukan akses untuk melakukan pengolahan data. Yang bertindak sebagai admiistrator adalah operator pegawai Pustaka STKIP Aisyiah.

Tabel 3.7.1 Keterangan Proses Context Diagram

N

Tabel 2.2 Keterangan Aliran Data Context Diagram

N O

Nama Keterangan

1 Data_admin Hak akses pengguna pada sistem

2 Data_anggota Data anggota

3 Data_pinjam Data anggota yang meminjam 4 Data_pengembalian Data anggota yang mengembalian 5 Data_denda Data anggota yang mendapat denda

6 Data_buku Data buku buku

7 Surat_bebaspustaka Surat bebas pustaka

(21)

3.7.2 Gambar DFD Level 1 SIP

Tabel 3.7.2 Keterangan Proses Pada DFD Level 1 SIP

N

O Nama Proses Masukan Keluaran Keterangan

1 Login Data_admin Data_admin Proses untuk

melakukan login

Perpustakaan Data_denda Data_bebaspustaka Untuk melihat siapasiswa yang terkena denda

4. Informasi denda Data_denda Siapa yang sudah bebas dari pustaka

Tabel 3.7.3 Keterangan Aliran Data Pada DFD Level 1 SIP

(22)

1 Login Input login

2 Data_admin Hak akses pengguna pada sistem

3 Data_anggota Data anggota

4 Data_pinjam Data anggota yang meminjam 5 Data_pengembalian Data anggota yang mengembalian 6 Data_denda Data anggota yang mendapat denda

7 Data_buku Data buku buku

8 Surat_bebaspustaka Surat bebas pustaka

3.7 ANALISA DATA SISTEM

Untuk mengimplementasikan prinsip analisa data yang telah dilakukan, kemudian diterjemah kedalam bentuk Entity Relationship Diagram (ER-D) dan Data Dictionary (Kamus Data). Notasi grafik untuk objek data dan hubungan nya dalam sistem dapat dilihat pada Entity Relationship Diagram (ER-D) gambar 2.3 berikut ini :

(23)

Kamus data merupakaan keterangan dari Entity Relationship Diagram (ER-D) yang berisi nama tabel, atribut dan keterangan masing masing atribut.

Tabel 3.7.4 Data Dictionary (Kamus Data)

(24)

5. judul_buku

(25)