BAB III PEMBAHASAN
E. Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Meningkatkan
PT Silumbalumba Bintang Sempurna adalah perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan jasa kontraktor dan konsultan. Perusahaan memiliki tujuan untuk mendapatkan pekerjaaan berupa proyek yang akan memberikan keuntungan bagi perusahaan serta menjaga kepercayaan klien.
PT Silumbalumba Bintang Sempurna yang merupakan suatu instansi swasta tentulah mempunyai bagian masing-masing untuk melaksanakan proses kerja secara efektif dan efisien. Agar tercapainya efesiensi ataupun optimalisasi dari setiap pekerjaan maka diperlukan teknologi modern untuk sarana pengelolaan informasi, sehingga setiap bagian dapat mengerjakan tugasnya masing-masing sesuai dengan fungsidan tugasnya.
Dalam menjalankan setiap pekerjaan, diperlukan alat-alat yang mendukung proses penyelesaian pekerjaan tersebut agar tercipta efektifitas kerja. Begitu pula dengan PT Silumbalumba Bintang Sempurna, diperlukan peralatan penunjang kerja, agar pekerjaan yang dilakukan terutama dibagian administrasi dapat berjalan lancar. Penggunaan perlengkapan kantor dibagian administrasi
35
disesuaikan dengan jenis pekerjaan masing-masing pegawai pada bagian administrasi dan sesuai dengan metode dan prosedur yang sudah ditetapkan dalam bekerja dan jenis pekerjaan yang akan dikerjakan pada masing-masing bagian.
Teknologi informasi memberikan kemudahan bekerja bagi para pegawai, ditambah lagi dengan adanya fasilitas internet yangmemungkinkan dapat mencari informasi atau memasukkan data misalnya ke website PT Silumbalumba Bintang Sempurna dengan mudah dan cepat. Fasilitas yang diberikan itu, juga harus dapat dipertanggung jawabkan. Artinya bahwa, seluruh pegawai dilarang menggunakan fasilitas kantor untuk kepentingan pribadi, seperti telepon ataupun internet. Jadi fasilitas tersebut diberikan memang hanya untuk kepentingan kantor saja.
Bila bagian administrasi tidak dilengkapi dengan perlengkapan dan peralatan yang memadai , mungkin saja bagian administrasi akan mendapatkan hambatan seperti seorang pegawai tidak dapat mengerjakan tugas-tugasnya dengan efektif dan efisien karna peralatan yang digunakan kurang baik dengan begitu maka perusahaan akan sulit berkembang. Sebaliknya apabila pekerjaan yang dibantu oleh peralatan dan perlengkapan kantor yang memadai, maka proses pekerjaannya akan berlajalan dengan lancar dan hasilnya lebih bermutu, memuaskan dan tampak profesionalisme dalam pekerjaan.
Bila standar peralatan dan perlengkapan di bagian administrasi tersebut dapat dipenuhi pada setiap meja pegawai, maka dapat dihindari terjadinya peminjaman alat-alat kantor antara pegawai yang lainnya, Karena bila terjadi peminjaman alat-alat tersebut, akan mengakibatkan terjadi gangguan pada
pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat yang dipinjam pegawai lain, hal ini berarti pemborosan dari segi waktu. Tetapi apabila disetiap meja terutama disetiap meja pegawai dibagian administrasi tersedia peralatan yang lengkap, maka setiap pegawai dapat bekerja dengan tenang tanpa ada gangguan.
Beberapa peralatan modern yang ada dan digunakan dalam kegiatan administrasi PT Silumbalumba Bintang Sempurna:
a. Komputer
Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untukmengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi.
Komputer mempunyai fungsi antara lain :
1. Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun di Flash Disk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.
2. Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun di Flash Disk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.
3. Komputer dapat digunakan untuk mencari informasi mengenai berita-berita yang dibutuhkan melalui internet
37
4. Komputer juga dapat dipergunakan untuk mengirimkan informasi maupun data-data lainnya ke instansi atau organisasi lainnya melalui penggunaan Email.
Pada PT Silumbalumba Bintang Sempurna terdapat 20 unit komputer yang terdapat pada bagian administrasi, bagian teknik sipil, bagian arsitektur dan pada ruangan masing-masing manajer.Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantoruntuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan di kantor. Dengan adanya komputer, maka pegawai akan semakin cepat dan mudah dalam mengerjakan tugas sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan.
b. Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak hasil pengetikan, baik itu berbentuk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Pada PT Silumbalumba Bintang Sempurna terdapat 20unit printer yang terdapat disetiap bagian,bagian administrasi terdapat 6 mesin printer, bagian teknik sipil 5 mesin printer, bagian arsitektur 5 mesin printer,dan pada masing-masing ruangan manajer.
Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin foto copy sehingga data yang diperlukan dapat diproses dengan cepat dan tentunya dapat meningkatkan kinerja pegawai.
c. Internet
Internet merupakan alat komunikasi yang menyampaikan informasi secara tepat dan akurat serta ruang lingkupnya dari seluruh dunia. Namun terkadang penggunaan teknologi modern ini belum digunakan secara optimal, disebakan karena pegawai dan karyawan yang bekerja pada bagian perusahaan masih kurang memahami cara penggunaannya. Selain itu juga karena kurangnya pemahaman akan penggunaan peralatan tersebut, peralatan yang digunakanpun masih sering ada gangguan sehingga menyebabkan pekerjaan tidak dapat dilakukan dengan baik.
d.Telepon
Telepon merupakan media komunikasi yang dipergunakan untuk komunikasi intern kantor tanpa perlu bertatap muka. Keuntungannya adalah penghematan waktu penyampaian informasi kapada orang yang dituju.
Manfaat teknologi informasi dan komunikasi pada bagian administrasi PT Silumbalumba Bintang Sempurna yaitu agar para pegawai dapat dan terbiasa menggunakan perangkat teknologi informasi dankomunikasi secara tepat dan optimal. Untuk mendapatkan dan memproses informasi dalam bekerja, dan aktifitas lainnya sehingga pegawai mampu berkreasi, mengembangkan kemampuan eksplorasi mandiri, dan mudah beradaptasi dengan perkembangan baru di lingkungannya dan tentunya kinerja pegawai semakin meningkat. Melalui pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi diharapkan pegawai dapat terlibat pada perubahan pesat dalam kehidupan yang mengalami penambahan dan
39
perubahan dalam penggunaan beragam produk teknologi informasi dan komunikasi.
Dengan adanya teknologi informasi dan komunikasi maka kemampuan pegawai menjadi lebih baik karena penggunaan teknologi informasi dan komunikasi akan menjadikan sikap inisiatif dan kemampuan belajar mandiri, sehingga pegawai dapat memutuskan dan mempertimbangkan sendiri kapan dan dimana penggunaan teknologi informasi dan komunikasi secara tepat dan optimal, termasuk apa implikasinya saat ini dan dimasa yang akan datang.
Secara khusus, tujuan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi adalah :
a. Memotivasi kemampuan pegawai untuk bisa beradaptasi dan mengantisipasi perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, sehingga pegawai bisa melaksanakan dan menjalani aktifitas kehidupan sehari-hari secara mandiri. b. Mengembangkan kemampuan berbasis teknologi informasi dan komunikasi,
sehingga proses penyaluran data - data dapat lebih cepat dan optimal.
c. Mengembangkan kompetensi pegawai dalam menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk mendukung kegiatan belajar dan bekerja. d. Menyadarkan pegawai akan potensi perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang terus berubah sehingga pegawai dapat termotivasi untuk mengevaluasi dan mempelajari Teknologi Informasi dan Komunikasi.
Tujuan pemanfataan teknologi informasi dan komunikasi pada PT Silumbalumba Bintang Sempurna:
a. Untuk membantu para pegawai dalam mengerjakan tugas-tugasnya yang berhubungan dengan penggunaan teknologi informasi dan komunikasi seperti: mengerjakan shop drawing pada bagian arsitek dan mengerjakan dokumen prakulifikasi tender pada bagian administrasi.
b. Dengan adanya teknologi informasi dan komunikasi maka akan mempercepat proses pengerjaan suatu tugas.
c. Untuk memperlancar komunikasi dengan perusahaan lain dengan bantuan teknologi informasi dan komunikasi seperti pengunaan telepon dan internet. d. Dengan bantuan teknologi informasi dan komunikasi pada PT Silumbalumba
Bintang Sempurna maka perusahaan akan terarah menjadi lebih efektif dan efisisen untuk mencapai visi dan misi yang telah ingin dicapai perusahaan.
F. Hubungan Pemanfaatan Teknologi Informasi Dengan Kinerja Karyawan
Pemanfaatan teknologi informasi yang digunakan untuk mengolah informasi , akan sangat berpengaruh bagi kelancaran kerja pegawai. Kinerja karyawan pun tergantung dari penyediaan teknologi informasi yang diberikan kepada pegawai. Apabila teknologi informasi tidak dapat disediakan untuk memudahkan proses pengerjaan maka akan terjadi kelambatan dalam melakukan
41
pekerjaan serta akan semakin banyak waktu dan tenaga yang diperlukan untuk meyelesaikan suatu pekerjaan.
Seperti dikatakan diatas agar tercapainya optimalisasi tata kerja instansi diperlukan teknologi modern untuk sarana pengelolaan informasi, sehingga tiap bagian dapat mengerjakan pekerjaannya dengan fungsi dan tugasnya. Apabila setiap pegawai dapat mengerjakan tugasnya dengan baik dengan memanfaatkan teknologi informasi yang tersedia maka akan menimbulkan efesiensi waktu dan keefektifan dalam kerja. Dan itu berdampak baik untuk meningkatkan kinerja pegawai.
Teknologi informasi yang dipergunakan pada bagian Administrasi PT Silumbalumba Bintang Sempurna antara lain: komputer yang dilengkapi dengan CPU dan printer yang dipergunakan untuk menyimpan data dan mengolah data. Seperti menyimpan data-data perusahaan yang telah selesai dikerjakan maupun yang masih dalam proses pengerjaan. Komputer beserta CPU dan printer diberikan pada masing-masing meja pegawai dan digunakan sesuai tugasnya masing-masing.Namun perawatan terhadap masing-masing komputer belum dilaksanakan. Hal ini terlihat dari adanya beberapa komputer yang terkena virus yang dapat merusak file yang telah tersimpan. Maka, sebaiknya file juga disimpan tidak hanya dalam bentuk soft copy, melainkan juga hard copy sehingga apabila ada virus yang dapat merusak file, ada pertinggal lain dalam bentuk hard copy.
Penggunaan printer untuk mencetak hasil yang telah diketik baik dalam bentuk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer sudah digunakan dengan maksimal. Penggunaan internet atau wifi pada bagian administrasi PT Silumbalumba Bintang Sempurna dilakukan melalui online dengan cara mengakses situs [email protected] atau juga dapat berinteraksi langsung ke bagian administrasi.
Berdasarkan pengamatan penulis selama melakukan penelitian di bagian Administrasi PT Silumbalumba Bintang Sempurna, Pimpinan dan pegawai bekerjasama untuk mengidentifikasi apa yang seharusnya dikerjakan oleh pegawai. Para pegawai mengikuti tata cara atau prosedur sesuai standar yang telah ditetapkan. Seperti prosedur penyimpanan kontrak kerja yang disusun berdasarkan tanggal pekerjaannya dan wilayah pekerjaannya, berkasnya dapat ditemukan dengan cepat sehingga pekerjaan yang lain tidak terganggu. Demikian juga dengan penyimpanan laporan hasil kerja semua diurutkan secara terperinci sehingga mudah ditemukan.
43
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari penelitian yang dilakukan oleh penulis, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. PT Silumbalumba Bintang Sempurna adalah perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan jasa konstruksi dan konsultan, dengan struktur organisasi berbentuk struktur lini dan staf.
2. Teknologi informasi yang dipergunakan pada bagian Administrasi PT Silumbalumba Bintang Sempurna antara lain: komputer yang dilengkapi dengan CPU dan printer yang dipergunakan untuk menyimpan data dan mengolah data. Namun perawatan terhadap masing-masing komputer belum dilaksanakan.
3. Sistem informasi pada bagian Administrasi PT Silumbalumba Bintang Sempurna dapat juga dilakukan melalui online dengancara mengakses situs [email protected] atau juga dapat berinteraksi langsung ke bagian administrasi.
4. Manfaat Teknologi Informasi dan Komunikasi pada bagian administrasi PT Silumbalumba Bintang Sempurna yaitu agar para pegawai dapat dan terbiasa menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, maka penulis mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi beberapa pihak:
1. Teknologi informasi yang tersedia hendaknya ditambah dan dioptimalkan penggunaannya guna memperoleh informasi yang akurat dan memudahkan pekerjaan kantor.
2. Teknologi informasi dan komunikasi yang sudah ada hendaknya dapat dipelihara dan dijaga dengan baik agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan dalam organisasi.
3. Perusahaan hendaknya memberikan pelatihan kepada pegawai perusahaan terutama pada bagian administrasi tentang teknologi informasi yang semakin berkembang.
4. Melakukan pengawasan terhadap pegawai agar tidak terjadi penyalahgunaan teknologi informasi terutama pegawai yang komputernya tersambung dengan jaringan internet.
45
DAFTAR PUSTAKA
Janner. 2006. PengenalanTeknologi Informasi dan Komunikasi.Edisi revisi.Yogyakarta: Andi.
Kadir, Abdul. 2005. Pengenalan Sistem Informasi. Edisi revisi. Yogyakarta: Andi.
Malthis & John . 2006. Human Resources Management.Edisi sepuluh. Salemba Empat.
Martin. 2005. Pengenalan Teknologi Informasi dan Komunikasi. Edisi revisi. Yogyakarta : Andi.
MC,Maryati. 2008. Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta: UPP
STIM YKPN.
Moeheriono .2009. Pengukuran Kinerja Berbasis Kompetensi. Bogor: Ghalia Indonesia.
O’Brien James and George Marakas. 2005. Management information Systems. 7ed.McGraw-Hill.
Rivai Veithzal dan Basri Ahmad. 2005. Manjemen Sumber Daya Manusia Perusahaan. Edisi kedua. Bandung : Refika Aditama Eresco.
Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangaa.
Sutarman,S.Kom, M.Kom. 2009. Pengantar TeknologiInformasi.Jakarta:Bumi Aksara.
PT Silumbalumba Bintang Sempurna. 2014. Company Profile. Medan: Silumbalumba Bintang Sempurna.