i
TUGAS AKHIR
PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENINGKATKAN
KINERJA PEGAWAI PADA BAGIAN ADMINISTRASI
PT.SILUMBALUMBA BINTANG SEMPURNA
OLEH:
CESILIA GRACE 112103045
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2014
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : CESILIA GRACE
NIM : 112103045
PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA BAGIAN ADMINISTRASI
PT.SILUMBALUMBA BINTANG SEMPURNA
Tanggal : 2014 Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
(Dr. Beby Karina FawzeeaSembiring,S.E,M.M) NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal : 2014 Dekan
iii
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : CESILIA GRACE
NIM : 112103045
PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA BAGIAN ADMINISTRASI
PT.SILUMBALUMBA BINTANG SEMPURNA
Medan, 2014
Menyetujui
Dosen Pembimbing
Magdalena Linda Sibarani,S.E,M.Si NIP.19700815 199803 2 001
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah banyak memberikan rahmat dan kasih-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir yang berjudul “Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai pada Bagian Administrasi PT.Silumbalumba Bintang Sempurna ” yang dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan studi pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dalam penulisan Tugas Akhir ini, mengingat keterbatasan yang dimiliki Penulis. Oleh karena itu, Penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan dimasa yang akan datang.
Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, Penulis telah banyak mendapatkan bimbingan serta dorongan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Oleh sebab itu, dengan segala hormat dan kerendahan hati Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, MSc(CTM), Sp.A(K) selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
ii
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, S.E., M.M. selaku Ketua Prgram Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang senantiasa memberikan waktu untuk menjadi orang tua yang baik selama penulis berada di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Magdalena Linda Sibarani, S.E, M.Si. selaku Sekretaris Program Studi dan dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan bimbingan, arahan dan perbaikan dalam proses penyelesaian tugas akhir, sehingga penulisan tugas akhir dapat terselesaikan dengan baik.
5. Seluruh dosen dan pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
6. Bapak Bettua Sihotang, ST selaku Direktur Utama PT.Silumbalumba Bintang Sempurna yang telah berkenenan menerima penulis sebagai salah satu peserta magang diperusahaan PT.Silumbalumba Bintang Sempurna.
7. Ibu Lamria Erika Simanungkalid, SH selaku Mentor, yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan arahan dan pelajaran yang baik selama magang.
8. Teristimewa kepada Orangtua penulis Ayahanda Enos Ganepo Sembiring Depari dan Ibunda Rosma Br Bukit yang telah memberikan Doa, kasih sayangnya, dorongan, semangat dan pengorbanannya yang begitu besar sehingga penulis dapat menyelesaikan studi.
9. Untuk Abang penulis Jerry Louis Pramana Sembiring Depari , Kakak penulis Charina Almina Sembiring Depari yang selama ini telah menjadi teman dan sahabat sekaligus pemberi masukan bagi penuli.
10.Sahabat-sahabat terbaik penulis Myriam Novena, Efry Ejayani, Hazwani Nadira, Karyuni, Vera Anggraini, Hardianti Aceh. Terima kasih buat kalian semua atas motivasi dan dukungannya dan telah setia menemani penulis selama perkuliahan baik suka maupun duka. Semoga kita bisa terus bersahabat sampai tua nanti.
11.Untuk Yosef Derry Sanders Tarigan yang selalu siap membantu dalam suka maupun duka dalam menyelesaikan tugas akhir ini dan memberikan dukungan dan motivasi yang sangat baik dan positif. 12.Seluruh teman-teman D-III Kesekretariatan angkatan 2011 semoga
kita bisa menjadi orang yang sukses dimasa mendatang.
Akhir kata semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca-pembaca lainnya. Semoga Tuhan Yang Maha Esa melimpahkan rahmat dan karunia –Nya kepada kita semua dan membalas segala kebaikan dan kebajikan semua pihak yang selama ini sudah mendukung dan membantu penulis.
Medan,Agustus 2014
Penulis
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI A. Sejarah Ringkas PT Silumbalumba Bintang Sempurna ... 7
B. Visi Misi PT Silumbalumba Bintang Sempurna ... 9
C. Struktur Organisasi ... 11
D. Uraian Tugas PT Silumbalumba Bintang Sempurna ... 14
E. Kinerja Usaha Terkini dan Rencana Kegiatan ... 21
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Teknologi Informasi ... 24
B. Pengelompokan Teknologi Informasi ... 26
C. Pengertian dan Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kinerja Pegawai ... 28
D. Penerapan Sistem Informasi Pada Bagian Administrasi PT Silumbalumba Bintang Sempurna ... 31 E. Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Meningkatkan
Kinerja Pegawai Pada Bagian Administrasi PT
Silumbalumba Bintang Sempurna ...
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ... .. 43 B. Saran ... .. 44
vi
DAFTAR TABEL
No Judul Halaman
Tabel 1. 1 Jadwal Penulisan Tugas Akhir... 5
DAFTAR GAMBAR
Dalam dunia yang serba cepat dan penuh kompetisi dibutuhkan organisasi/perusahaan yang mampu menampung dan menyaring informasi sebanyak mungkin. Informasi dibutuhkan untuk menyusun strategi yang dipakai oleh perusahaan dalam pencapaian tujuan organisasi/perusahaan melalui kinerja pegawai, baik dalam perencanaan maupun pengawasan suatu kegiatan organisasi perusahaan.
Kinerja adalah hasil atau tingkat keberhasilan seseorang secara keseluruhan selama periode tertentu dalam melaksankan tugas dibandingkan dengan berbagai kemungkinan seperti standar hasil kerja, target atau sasaran, atau kriteria yang telah ditentukan terlebih dahulu dan telah disepakati bersama. (Rivai dan Basri 2005 :14)
Teknologi informasi adalah suatu studi, perancangan, pengembangan, implementasi, dukungan atau manajemen sistem informasi berbasis komputer. Pendapat lain mengartikan teknologi informasi adalah suatu teknologi yang berhubungan dengan pengelolaan data menjadi informasi dan proses penyaluran data/informasi tersebut dalam batas-batas ruang dan waktu. (Sutarman 2009:15)
Perkembangan teknologi informasi sangat mempengaruhi kinerja pegawai disebuah perusahaan. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya perusahaan yang menggunakan teknologi informasi pada setiap bagian didalam perusahaan misalnya seperti komputer, internet, dan telepon.
Perusahaan menyadari bahwa dengan adanya teknologi informasi maka kinerja pegawai akan lebih baik. Misalnya seorang pegawai tidak akan mampu mengerjakan sebuah pekerjaan dengan cepat dan mudah tanpa bantuan komputer, data-data perusahaan yang banyak juga dapat disimpan dengan baik dan dapat dilihat setiap waktu dengan adanya komputer.
PT Silumbalumba Bintang Sempurna adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang kontraktor dan konsultan. Sebuah perusahaan kontraktor dan konsultan tentu membutuhkan bantuan teknologi informasi untuk menyelesaikan berbagai jenis pekerjaan yang ada didalam perusahaan terutama dibagian administrasi. Bentuk teknologi informasi tersebut adalah dalam bentuk komputer yang tersambung dengan jaringan internet. Komputer yang terdapat di bagian administrasi PT Silumbalumba Bintang Sempurna berguna untuk membantu pegawai menyelesaikan pekerjaanya misalnya seperti mengetik kontrak/surat perjanjian kerjasama dan juga untuk mengetik berbagai data dan dokumen untuk keperluan prakualifikasi tender. PT Silumbalumba Bintang Sempurna sangat menyadari dengan adanya teknologi informasi yang semakin berkembang dan semakin baik dapat mempengaruhi efektivitas dan efisiensi kinerja pegawai.
3
serta operasionalnya dan diharapkan dapat mengembangkan sumber daya manusia (SDM) yang lebih kreatif dan kompetitif untuk kemajuan organisasi.
B. Perumusan Masalah
Adapun perumusan masalah yang akan dibahas sebagai dasar kajian dalam melakukan penelitian yaitu :“ Bagaimana Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai pada Bagian Administrasi PT.Silumbalumba Bintang Sempurna?”
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari Penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui bagaimana teknologi informasi dapatmeningkatkan kinerja pegawai pada bagian administrasi PTSilumbalumba Bintang Sempurna.
2. Bagaimana penerapan sistem informasi pada bagian administrasi PT Silumbalumba Bintang Sempurna.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diperoleh dalam melakukan penelitian ini adalah: 1. Bagi PT Silumbalumba Bintang Sempurna
Sebagai masukan untuk meningkatkan pemanfaatan teknologi informasi untuk membantu efesiensi pekerjaan pada bagian Administrasi
PT.Silumbalumba Bintang Sempurna, sesuai dengan hasil dan analisa penulis untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini.
2. Bagi Peneliti
Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritismaupun aplikasi.
3. Bagi Pihak Lain
Sebagai bahan pembanding dan referensi bagi peneliti-peneliti lain dan semua pihak yang membutuhkan.
E. Sistematika Penelitian
5
Sumber : penulis (2014)
F.Sistematika Pembahasan
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL PT.SILUMBALUMBA BINTANG SEMPURNA
Dalam bab ini, dijelaskan mengenai sejarah ringkas PT.Silumbalumba Bintang Sempurna, struktur organisasi dan Job Description, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat teknologi informasi pada bagian Administrasi PT.Silumbalumba Bintang Sempurna.
BAB IV : PENUTUP
7
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
A. Sejarah Singkat PT Silumbalumba Bintang Sempurna
PT Silumbalumba Bintang Sempurna merupakan sebuah perseroan terbatas yang bergerak dibidang jasa konstruksi bangunan (kontraktor/konsultan). PT Silumbalumba Bintang Sempurna merupakan perusahaan yang sudah diakui dan terdaftar di asosiasi kontraktor konstruksi Indonesia yang memiliki kantor pusat di Medan dan telah memiliki tenaga ahli dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman yang baik sehingaa perusahaan akan memberikan solusi-solusi yang tepat dalam setiap permasalahan yang ditemui dilapangan, dan ini telah menjadi ciri khas PT Silumbalumba Bintang Sempurna yang memiliki motto “Total Enggineering Solutions“.
Langkah awal perusahaan diawali pada 9 Maret 2005 dengan nama perusahaan PT Silumbalumba Bintang Sempurna yang didirikan oleh Bettua Sihotang,ST yang memiliki saham sebesar 75% dan Martahan Manurung,ST yang memiliki saham (25%). PT Silumbalumba Bintang Sempurna merupakan perusahaan kontstruksi nasional yang masih muda, akan tetapi perusahaan ini berjalan dengan struktur organisasi yang baik dan telah memiliki pengalaman kerja dibeberapa lokasi dan memiliki sistem kerja yang baik dan akurat.
PT Silumbalumba Bintang Sempurna didirikan dengan izin usaha konstruksi dengan nomor IUJK no.1.13014.1275.2.01623/B/PR/073908117 pada
tanggal 04 Desember 2012 dengan masa berlaku izin usaha sampai dengan tanggal 05 Agustus 2015 dan instansi pemberi usaha adalah Pemko Medan.
Data Administrasi
1. Umum
1 Nama Perusahaan : PT. SILUMBALUMBA BINTANG SEMPURNA
2 Status Perusahaan : Pusat Cabang
3 Alamat
No. Telp
No. Fax
: Jl. Bunga Sedap Malam XVIII No.7 – MEDAN
: (061) 8229234
: -
: silumbalumba_pt@yahoo.co.id
Gambar 2.1
Data Administrasi PT Silumbalumba Bintang Sempurna
Sumber: Company Profile PT Silumbalumba Bintang Sempurna (2014)
9
2. Landasan Hukum Pendirian Perusahaan
1 Akte Pendirian Perseroan Terbatas
a. Nomor Akta : No. 03
b. Tanggal : 09 Maret 2005
c. Nama Notaris : Fenty Iska, SH
2 Akte Perubahan Terakhir
a. Nomor Akta : 99
b. Tanggal : 16 Oktober 2012
c. Nama Notaris : Binsar Simanjuntak, SH
Gambar 2.2
Landasan Hukum PT Silumbalumba Bintang Sempurna
Sumber : Company Profile PT Silumbalumba Bintang Sempurna
B. Visi dan Misi PT Silumbalumba Bintang Sempurna
Visi
Menjadi perusahaan swasta kontraktor/konsultan nasional terdepan di industri jasa konstruksi yang berkembang secara berkesinambungan, memberikan kesejahteraan bagi karyawan, pengurus,pemegang saham dan stakeholder melalui komitmen tata kelola perusahaan yang terarah baik dan mengikuti perkembangan jaman.
Misi
Untuk mencapai visi tersebut, PT Silumbalumba Bintang Sempurna telah menerapkan misi dan strategi sebagai berikut:
1. Pemberdayaan maksimal dari lima pilar usaha konstruksi: pemasaran, operasional, keuangan, sumber daya manusia dan informasi.
2. Menyamakan persepsi diantara manajemen untuk mempertahankan nilai-nilai perusahaan dan mencapai tujuan bersama.
3. Pelatihan dan rekruitmen sumber daya manusia yang tepat, untuk menghasilkan tenaga kerja yang kompeten, berdedikasi dan bersemangat tinggi sesuai budaya perusahaan.
4. Penerapan prinsip kehati-hatian dalam pengambilan keputusan dan tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance).
11
C. Struktur Organisasi PT Silumbalumba Bintang Sempurna
Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Susunan Keangotaan struktur organisasi PT Silumbalumba Bintang Sempurna:
Direktur Utama : Bettua Sihotang,ST
Komisaris : Martahan Manurung,ST Manager Proyek : Ir.Adi Sabar Ginting
Manager Keuangan : Windo Sinurat,SE Staff Keuangan : Feronika Hutajulu,ST Administrasi : Abednego Aritonang,S.Kom Quantity Engineer : Joseph Nainggolan,ST Architech Engineer : Mutihatahi Hutahaen,ST Supervisor : Bornok Tampubolon,ST Mandor : Gokki Siahaan,ST
13
Struktur Organisasi PT.Silumbalumba Bintang Sempurna
Gambar 2.3
Struktur Organisasi PT.Silumbalumba Bintang Sempurna
Sumber : Company Profile PT.Silumbalumba Bintang Sempurna (2014)
Direktur Utama
Komisaris
Manager Keuangan Manager Proyek
Administrasi Staff Keuangan
Architech Engineer Quantity Engineering
Supervisor
Mandor
Tukang dan Pekerja
D. Uraian Tugas PT Silumbalumba Bintang Sempurna
Pada PT Silumbalumba Bintang sempurna terdapat beberapa bagian yang memiliki uraian tugas yang berbeda-beda sesuai dengan bidangnya masing. Berikut ini adalah uraian tugas pada PT Silumbalumba Bintang Sempurna mulai dari jabatan tertinggi (Direktur Utama) sampai terendah ( Tukang dan Pekerja) :
1.Direktur Utama
Direktur utama berfungsi untuk mengambil keputusan dan penanggung jawab utama atas jalannya pelaksanaan operasional perusahaan secara teratur, terarah dan terpadu.
Tugas-tugas direktur utama antara lain:
1. Memimpin seluruh tingkatan didalam perusahaan.
2. Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi.
3. Memimpin rapat umum, dalam hal: untuk memastikan pelaksanaan tata-tertib,keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat, menyesuaikan alokasi waktu per item masalah, menentukan urutan agenda, mengarahkan diskusi ke arah konsensus, menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan.
4. Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar
15
6. Menjalankan tanggung jawab dari direktur perusahaan sesuai dengan standar etika dan hukum.
2.Manager Proyek
Manager proyek memiliki fungsi sebagai pengelola lingkup kerja, waktu,biaya dan mutu.
Tugas-tugas manager proyek antara lain:
1. Menjadwalkan proyek, manajer bertugas untuk merencanakan pelaksanaan proyek agar proyek dapat selesai tepat waktu.
2. Mengimplementasikan rencana proyek, setelah membuat perencanaan, tugas manajer selanjutnya adalah mengimplementasikan perencanaan proyek tersebut di lapangan.
3. Mengontrol kerja sampai selesai, Seorang manajer harus dapat mengontrol semua pekerjaan proyek hingga selesai dan menjaga serta mengantisipasi agar proyek berjalan sesuai rencana.
4. Membina hubungan kooperatif, manajer bertanggung jawab untuk membina hubungan kooperatif dengan para pihak yang terlibat baik dalam struktur horizontal maupun vertical.
5. Melakukan inovasi, seorang manajer juga bertugas melakukan inovasi untuk merespon peluang dan ancaman yang tak terduga.
6. Memperkirakan Durasi Tugas, Teknik memperkirakan durasi tugas
7. Optimistic duration (OD) : perkiraan lama minimum waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas.
8. Pessimistic duration (PD) : perkiraan lama maksimum waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas.
9. Expected duration (ED) : lama perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas.
10.Most likely duration (D) : lama perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas, berdasarkan nilai rata-rata optimistic, pessimistic, dan expected duration (durasi optimistis, pesimistis, dan diharapkan)
11.Mengintegrasikan sumber daya sesuai dengan posisi dan jadwal yang sudah dibuat dalam perencanaan.
3. Manager Keuangan
Fungsi manager keuangan merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan pemanfaatan sumber daya keuangan dalam kegiatan perusahaan secara efisien dan efektif.
Tugas-tugas manager keungan antara lain:
1. Mengelola fungsi akuntansi, data informasi keuangan. 2. Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan keuangan. 3. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas.
17
4. Staff Keungan
Fungsi staff keuangan melaksanakan kegiatan administrasi keungana perusahaan.
Tugas-tugas staff keuangan antara lain:
1. Membuat,memeriksa dan mengarsip faktur dan nota. 2. Membuat dan mencetak tagihan dan surat tagihan. 3. Menerima, memeriksa tagihan dan membuat rekapnya.
4. Memeriksa rangkuman kas kecil untuk memastikan penggunaannya.
5. Mengarsip seluruh dokumen transaksi untuk menjaga ketertiban administrasi
5. Bagian Administrasi
Bagian administrasi yang bertanggung jawab sepenuhnya atas data-data perusahaan baik yang sudah dicetak maupun yang masih tersimpan didalam komputer.
Tugas-tugas bagian administrasi antara lain: 1.Membuat surat perjanjian/kontrak.
2. Membuat surat jalan barang-barang keluar kota. 3. Membuat pertinggal data-data keluar dan masuk.
4. Scan data-data keluar dan masuk.
5. Mengarsip surat perjanjian/kontrak.
6. Mengarsip gambar gambar bangunan yang sudah jadi
7. Mengarsip laporan-laporan hasil kerja.
7. Mengarsip hasil dokumentasi dari pekerjaan. 8. Menyiapkan dokumen prakualifikasi tender. 9. Membuat surat penawaran.
10. Mengcopy pembayaran pajak perusahaan setiap bulannya.
11. Melayani para tamu perusahaan yang ingin konsultasi mengenai masalah pembangunan suatu proyek.
12. Menghitung pengeluaran perusahaan setiap bulannya (pajak perusahaan,gaji pegawai,uang lembur,uang makan pegawai,dan sebagainya).
13. Mengangkat telpon dan menghandle janji melalui telpon. 14. Mengecek email melalui internet.
6.Quantity Engineering
Seorang quantity engineer berfungsi untuk melakukan penghitungan biaya proyek yang akan berlangsung.
Tugas-tugas quantity engineering antara lain:
1. Mempersiapkan dokumen tender dan kontrak, termasuk tagihan kuantitas. 2. Melakukan analisis biaya untuk perbaikan dan pemeliharaan.
3. Melakukan risiko, manajemen nilai dan pengendalian biaya. 4. Memberikan saran tentang strategi pengadaan.
5. Mempersiapkan dan menganalisa pengaturan biaya untuk tender. 6. Mengalokasikan pekerjaan kepada subkontraktor.
19
8. Menganalisis hasil dan menulis laporan kemajuan rinci.
9. Menghargai pekerjaan yang telah diselesaikan dan mengatur pembayaran. 10. Memahami implikasi dari peraturan kesehatan dan keselamatan.
7. Architech Engineering
Architech engineer berfungsi sebagai seorang perancang bangunan yang dituangkannya melalai shop drawing.
Tugas-tugas architech engineer antara lain:
1. Mendiskusikan tujuan, kebutuhan dan anggaran proyek. 2. Berkonsultasi dengan profesional lain tentang desain.
3. Penyusunan dan penyajian laporan kelayakan dan proposal desain. 4. Menggunakan teknologi informasi dalam desain dan manajemen proyek. 5. Menentukan sifat dan kualitas bahan yang dibutuhkan.
6. Menyusun dokumen tender untuk kontrak. 7. Mengendalikan proyek dari awal hingga akhir.
8. Supervisor
Supervisor berfungsi sebagai penghubung antara manajer proyek dengan pelaksana tugas dilapangan.
Tugas-tugas supervisor antara lain:
1. Merencanakan, mengatur dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan proyek
2. Melaporkan jadwal konstruksi kepada manajer proyek.
3. Membimbing bawahan agar bekerja lebih efisien.
4. Memantau perkembangan progress konstruksi.
5. Melakukan pemantauan penggunaan bahan dan mengevaluasinya.
6. Melakukan evaluasi terhadap pemakaian alat.
7. Memimpin rapat koordinasi dengan sub kontraktor dan konsultan.
8. Memeriksa laporan-laporan perkembangan pekerjaan.
9. Memberikan laporan kepada manajer proyek.
10. Membina kerjasama dengan sub kontraktor dan supplier terkait.
9. Mandor
Mandor berfungsi mendatangkan sejumlah tenaga kerja sesuai dengan kualifikasi yang diperlukan seperti kelompok tukang kayu, batu, besi dan lain sebagainya sekaligus memimpin dan mengawasi pekerjaan mereka.
Tugas-tugas mandor antara lain:
1. Melakukan pengawasan terhadap kualitas pekerjaan dilapangan.
2. Mengajukan kebutuhan material dan alat yang dibutuhkan dilapangan.
3. Ikut bertanggung jawab dalam perhitungan volume barang.
4. Ikut beranggung jawab dalam pengawasan pemakaian bahan.
5. Ikut bertanggung jawab dalam menjaga target upah kerja.
21
10.Tukang dan Pekerja
Orang-orang yang mengerjakan pekerjaan yang berhubungan dengan bangunan
Tugas-tugas tukang dan pekerja:
1. Menyelesaikan bangunan tepat pada waktunya.
2. Mengikuti perintah mandor bangunan.
3. Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan yang telah diperintahkan.
4. Mengaduk semen dan pasir.
5. Menyusun batu bata.
6. Mengecor bangunan.
7. Dan lain sebagainya.
E.Kinerja Kegiatan Terkini dan Rencana Kegiatan Bagian Administrasi PT
Silumbalumba Bintang Sempurna.
Setiap perusahaan tentu memiliki kegiatan atau pekerjaan yang sedang berjalan, begitu juga dengan PT Silumbalumba Bintang Sempurna, khususnya pada bagian administrasi.
Berikut ini beberapa kinerja usaha terkini bagian administrasi PT Silumbalumba Bintang Sempurna :
a. Melaksanakan urusan registrasi dan stasistik perusahaan seperti mengerjakan berita acara pembayaran (BAP), berita acara serah terima,menyelesaikan kontrak.
b. Mengevaluasi pelaksanaan administrasi di PT Silumbalumba BintangSempurna.
c. Menyelesaikan laporan hasil pekerjaan yang terkait dengan perusahaan.
Setiap organisasi/perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, sama halnya dengan PT Silumbalumba Bintang Sempurna, khususnya bagian administrasi yang terus berupaya agar tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan dapat terwujud. Meskipun tidak mudah dalam mewujudkannya karena dibutuhkan kerja keras, disiplin dan loyalitas yang tinggi.
Rencana kegiatan suatu perusahaan juga perlu dipersiapkan dengan baik dan matang, khususnya pada bagian admnistrasi. Agar tujuan rencana kegiatan yang akan dilaksanakan dapat terlaksana dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan, maka Rencana kegiatan terkini pada bagian administrasi PT Silumbalumba Bintang Sempurna adalah:
a. Membuat surat penawaran atas undangan CV.Multi Karya atas pembangunan jalan masuk UNIKA ST.Thomas Medan.
b. Membuat laporan tanda terima berkas atas kegiatan:
23
2. Pembangunan sarana dan prasarana lingkungan tembok antar bangunan, pagar pembatas area, talud drainase dan jaringan air bersih Lembaga Pemasyarakatan Narkotika klas IIA Pematangsiantar.
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Teknologi Informasi
Teknologi terkait dengan penerapan ilmu-ilmu perilaku dan alam serta pengetahuan lain secara bersistem dan menyistem untuk menyelesaikan berbagai masalah yang dihadapi oleh manusia. Teknologi dapat didefinisikan sebagai proses untuk mendapatkan nilai tambah.
Teknologi informasi berkaitan dengan penggunaan komputer dan perangkat lunak untuk melakukan konvensi, penyimpanan, perlindungan, pemprosesan, transmisi dan penerimaan informasi dengan cara yang aman. Secara umum teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari bagian pengirim ke penerima sehingga pengiriman informasi tersebut akan lebih cepat, lebih luas sebarannya, dan lebih lama penyimpananya. (Kadir 2005:10).
Teknologi informasi (information technology) biasa disebut TI, IT, atau infotech. Berikut ini beberapa definisi mengenai informasi :
25
Menurut Janer (2006:5), teknologi informasi adalah Sebuah sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen – komponen manual dan komponen – komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, memproses data, dan menghasilkan informasi untuk pemakai”
Menurut Martin dalam Kadir (2005:11), teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi.
Dari defenisi tersebut terlihat bahwa teknologi informasi baik secara implisit maupun eksplisit tidak sekedar berupa perangkat lunak dan perangkat keras (komputer), tetapi juga mencakup komunikasi seperti telepon dan internet. Dengan kata lain, yang disebut teknologi informasi adalah gabungan antara teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) dan teknologi komunikasi.
Teknologi informasi terdiri atas :
a. Teknologi Komputer, yaitu teknologi yang berhubungan dengan komputer, termasuk peralatan-peralatan yang berhubungan dengan komputer seperti Printer, pembaca sidik jari, dan bahkan CD-ROM.
b. Teknologi Komunikasi, yaitu teknologi yang berhubungan dengan komunikasi jarak jauh. Termasuk dalam kategori teknologi ini adalah telepon, radio, dan televisi.
Dari pembahasan diatas tersirat bahwa teknologi informasi tidak harus secara spesifik berupa komputer yang terhubung ke komputer lain melalui alat telekomunikasi, tetapi dapat juga berupa peranti seperti handphone ataupun peralatan elektronika lain yang berhubungan dengan penyajian informasi. Hal yang terpenting adalah bahwa teknologi informasi itu melibatkan komputer dan telekomunikasi.
Pada PT Silumbalumba Bintang Sempurna, teknologi informasi diterapkan sebagai alat untuk mengakses informasi lebih jauh dan luas. Contohnya seperti penyediaan 20 unit komputer dalam melaksanakan tugas dimana komputer tersebut dapat memproses dan menyimpan data serta penggunaan internet,wifi dan faximile. Teknologi komunikasi juga terdapat pada PT Silumbalumba Bintang Sempurna seperti televisi,radio,telepon, dan lain sebagainya yang ada pada masing-masing bagian, televisi yang ada di ruang tamu, telepon yang ada dibagian resepsionis dan administrasi, radio yang terdapat dibagian teknik sipil dan arsitektur.
B.Pengelompokan Teknologi Informasi
27
1. Teknologi Komunikasi
Teknologi komunikasi adalah teknologi yang berhubungan dengan komunikasi jarak jauh. Seperti: Telepon, Radio, dan Televisi.
2. Teknologi Masukan (Input Technology)
Teknologi masukan adalah teknologi yang berhubungan dengan peralatan untuk memasukkan data kedalam sistem komputer.Seperti : keyboard dan mouse.
3. Teknologi Keluaran (Output Technology)
Teknologi Keluaran adalah teknologi yang berhubungan dengan segala peranti yang berfungsi untuk meyajikan informasi hasil pengolahan system.Seperti : layar atau monitor dan printer.
4. Teknologi Perangkat Lunak (Software)
Perangkat Lunak adalah deretan yang digunakan untuk mengendalikan komputer sehingga komputer dapat melakukan tindakan sesuai yang dikehendaki pembuatnya.
5. Teknologi Penyimpanan
Teknologi penyimpanan dibedakan menjadi dua kelompok yaitu: memori internal (Internal Storage) dan memori eksternal (Eksternal Storage). a. Memori Internal (main memory) atau memori utama, Berfungsi
sebagai pengingat sementara baik bagi data, program maupun informasi ketika proses pengolahannya dilaksanakan oleh CPU.
b. Penyimpanan Eksternal (eksternal Storage) dikenal denganpenyimpanan sekunder, adalah segala peranti yang berfungsi untuk menyimpan data secara permanen.
6. Mesin Pemroses (processing machine).
Mesin pemroses lebih dikenal dengan sebutan CPU (Central Processing Unit), mikroprosesor, atau prosesor.
Pada PT Silumbalumba Bintang Sempurna untuk para pegawai disediakan teknologi informasi seperti komputer yang dilengkapi dengan CPU dan printer, televisi, telepon, faximile. Perusahaan menyediakan 5 unit komputer setiap bagian, 2 unit televisi, 2 unit faximile, dan 2 unit radio. Pada setiap komputer tersedia program yang biasa digunakan dalam proses pekerjaan kantor seperti microsoft office. PT Silumbalumba Bintang Sempurna juga menyediakan akses internet dan wifi untuk kelancaran dalam memasukkan maupun mengirim data dengan cepat ke website silumbalumba_pt@yahoo.co.id
C. Pengertian Kinerja Pegawai
29
Kinerja adalah hasil atau tingkat keberhasilan seseorang secara keseluruhan selama periode tertentu dalam melaksankan tugas dibandingkan dengan berbagai kemungkinan seperti standar hasil kerja, target atau sasaran, atau kriteria yang telah ditentukan terlebih dahulu dan telah disepakati bersama. (Rivai dan Basri 2005:14)
Berikut ini pengertian kinerja menurut para ahli:
Menurut Moeheriono (2009:60) kinerja merupakan gambaran mengenai tingkat pencapaian pelaksanaan suatu program kegiatan atau kebijakan dalam mewujudkan sasaran, visi, misi organisasi yang dituangkan melalui perencanaan strategis organisasi.
Menurut Malthis & John (2006:378) kinerja pada dasarnya adalah apa yang dilakukan oleh karyawan. Kinerja karyawan yang umum untuk kebanyakan pekerjaan meliputi elemen yaitu kuantitas dari hasil, kualitas dari hasil, ketepatan waktu dari hasil, kehadiran dan kemampuan bekerjasama.
Dari pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa kinerja adalah kesediaan seseorang atau kelompok orang untuk melakukan sesuatu kegiatan dan menyempurnakannya sesuai dengan tanggung jawabnya dengan hasil seperti yang diharapkan.
Kinerja dalam menjalankan fungsinya tidak berdiri sendiri, tapi berhubungan dengan kepuasan kerja dan tingkat imbalan, dipengaruhi oleh keterampilan, kemampuan dan sifat-sifat individu. Oleh karena itu, kinerja individu pada dasarnya dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu harapan mengenai
imbalan, dorongan, kemampuan; kebutuhan dan sifat, persepsi terhadap tugas, imbalan internal dan eksternal, persepsi terhadap tingkat imbalan dan kepuasan kerja. Dengan demikian, kinerja pada dasarnya ditentukan oleh tiga hal, yaitu: kemampuan, keinginan dan lingkungan.
Selain faktor-faktor diatas, kinerja seorang pegawai juga dipengaruhi oleh fasilitas yang disediakan oleh perusahaan, seperti penyediaan alat-alat teknologi informasi dan komunikasi. Dengan adanya fasilitas teknologi informasi dan komunikasi maka akan membantu kinerja pegawai menjadi lebih efektif dan efisien. Pada PT Silumbalumba Bintang Sempurna sendiri para pegawai sangat merasakan kegunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam membantu pegawai dalam mengerjakan tugas-tugas yang telah diberikan.
Pada PT Silumbalumba Bintang Sempurna, para pegawai melaksanakan tugasnya sesuai dengan bidangnya dan tata kerja yang telah ditetapkan. Sebagai contoh, seorang pegawai administrasi telah diberikan beberapa pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu tertentu untuk keperluan prakualifikasi tender. Untuk dapat menyelesaikan pekerjaan tersebut maka seorang pegawai membutuhkan bantuan teknologi informasi dan komunikasi seperti komputer yang terhubung dengan jaringan internet, printer, dan lain sebagainya.
31
D. Penerapan Sistem Informasi Pada Bagian Administrasi
PT. Silumbalumba Bintang Sempurna
Administrasi perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan perkantoran untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi. (Sukoco 2007:4)
Tujuan (Sasaran) dalam Sistem Administrasi Perkantoran :
Karyawan bertanggung jawab dalam fungsi administrasi yang diharapkan mencapai tujuan organisasi yaitu: untuk perencanaan, inovasi produk, pengoperasian, dan sistem kontrol yang menghasilkan produktivitas tinggi dengan biaya yang serendah mungkin. Biasanya, tujuan nyata ini dapat diidentifikasi sebagai berikut:
a. Penyerahan informasi terbaik untuk orang yang tepat pada waktu yang tepat, pada biaya minimal (sedikit), dan keputusan dalam jumlah yang tepat sehingga dapat memperbaiki proses pengambilan keputusan.
b. Menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau duplikasi perkerjaan. c. Memastikan keamanan, kurangi pekerjaan yang melelahkan.
d. Pengotomatisasi yang berulang-ulang, di saat melakukan tugas rutinmenggunkan peralatan otomatis akan melakukan pekerjaan lebih cepat, lebih akurat, lebih ekonomis, dan lebih handal.
e. Membangun cara yang efisien
f. Memperbaiki tanggung jawab untuk kinerja yang memuaskan.
g. Memberikan pelatihan yang memadai bagi karyawan dan pengawasan untuk menjamin kinerja yang lebih baik.
h. Memperoleh penerimaan dan dukungan dari semua pengguna sistem.
Konsep Dasar Sistem
1.Model Dasar Sistem
a. Input (masukan)
Input adalah tahap pertama dari setiap sistem berupa data, tenaga kerja dan energi lain, bahan baku, peralatan, dan uang yang diterima sistem yang lain. b. Proses
Bahwa tahap dalam sistem yang mengubah masukan (input) menjadi bentuk yang diinginkan disebut proses. (Kadang-kadang tahap sistem ini disebut pengolah semenjak seseorang oatau sebuah mesin dipadukan dengan sebuah prosedur efisiensi yang dilibatkan) contoh umum dari aktivitas proses informasi adalah pengelompokan, penyortiran, penyimpanan, pengambilan, dan penghitungan.
c.Keluaran (output)
33
d. Umpan balik (tanggapan)
Umpan balik adalah sesuatu hasil yang didapatkan oleh sebuah perusahaan dari mulai input,proses sampai dengan output dari umpan balik yang didapatkan perusahaan dapat menilai sendiri hasil kinerja perusahaan tersebut. e. Kontrol
Kontrol adalah tahap sistem yang menetapkan apa yang dapat ditindak dan dapat dilakukan pada setiap tahapan perusahaan. Didalam perusahaan, perencanaan, prosedur,program dan standar kinerja karyawan adalah contoh dari pengontrolan.
2. Struktur Sistem Informasi
a. Sistem hubungan subsistem
Setiap sistem ini berhubungan dengan sistem lainnya dan dalam arti bersandar pada yang lain agar mampu memenuhikeseluruhan sistem di dalam menjalankan misinya. Di sebuah perusahaan bisnis, misalnya, sistem sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mempekerjakan pekerja, sistem produksi bertanggung jawab untuk menugaskan para pekerja, dan sistem akuntansi bertanggung jawab untuk membayar para pekerja.
b. Sistem Informasi
Fungsi informasi didefinisikan sebagi pengoperasian sistem yang mengontrol banyak kegiatan yang membentuk siklus informasi (pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pengambilan, dan pendistribusian informasi). Dalam sistem informasi manajemen, tidak semua kegiatan di informasikan oleh mesin secara otomatis, karena untuk sistem informasi ini dikendalikan oleh orang. Orang
memainkan peran aktif dalam setiap langkah dalam pengambilan keputusan serta mengembangkan solusi untuk semua jenis masalah yang harus dipecahkan.
c.Database
Database adalah arsip induk yang berisi seluruh informasi perusahaan dalam pembentukan sistem utama di dalam perusahaan.
E. Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Meningkatkan Kinerja
Pegawai Pada Bagian Administrasi PT Silumbalumba Bintang Sempurna
PT Silumbalumba Bintang Sempurna adalah perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan jasa kontraktor dan konsultan. Perusahaan memiliki tujuan untuk mendapatkan pekerjaaan berupa proyek yang akan memberikan keuntungan bagi perusahaan serta menjaga kepercayaan klien.
PT Silumbalumba Bintang Sempurna yang merupakan suatu instansi swasta tentulah mempunyai bagian masing-masing untuk melaksanakan proses kerja secara efektif dan efisien. Agar tercapainya efesiensi ataupun optimalisasi dari setiap pekerjaan maka diperlukan teknologi modern untuk sarana pengelolaan informasi, sehingga setiap bagian dapat mengerjakan tugasnya masing-masing sesuai dengan fungsidan tugasnya.
35
disesuaikan dengan jenis pekerjaan masing-masing pegawai pada bagian administrasi dan sesuai dengan metode dan prosedur yang sudah ditetapkan dalam bekerja dan jenis pekerjaan yang akan dikerjakan pada masing-masing bagian.
Teknologi informasi memberikan kemudahan bekerja bagi para pegawai, ditambah lagi dengan adanya fasilitas internet yangmemungkinkan dapat mencari informasi atau memasukkan data misalnya ke website PT Silumbalumba Bintang Sempurna dengan mudah dan cepat. Fasilitas yang diberikan itu, juga harus dapat dipertanggung jawabkan. Artinya bahwa, seluruh pegawai dilarang menggunakan fasilitas kantor untuk kepentingan pribadi, seperti telepon ataupun internet. Jadi fasilitas tersebut diberikan memang hanya untuk kepentingan kantor saja.
Bila bagian administrasi tidak dilengkapi dengan perlengkapan dan peralatan yang memadai , mungkin saja bagian administrasi akan mendapatkan hambatan seperti seorang pegawai tidak dapat mengerjakan tugas-tugasnya dengan efektif dan efisien karna peralatan yang digunakan kurang baik dengan begitu maka perusahaan akan sulit berkembang. Sebaliknya apabila pekerjaan yang dibantu oleh peralatan dan perlengkapan kantor yang memadai, maka proses pekerjaannya akan berlajalan dengan lancar dan hasilnya lebih bermutu, memuaskan dan tampak profesionalisme dalam pekerjaan.
Bila standar peralatan dan perlengkapan di bagian administrasi tersebut dapat dipenuhi pada setiap meja pegawai, maka dapat dihindari terjadinya peminjaman alat-alat kantor antara pegawai yang lainnya, Karena bila terjadi peminjaman alat-alat tersebut, akan mengakibatkan terjadi gangguan pada
pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat yang dipinjam pegawai lain, hal ini berarti pemborosan dari segi waktu. Tetapi apabila disetiap meja terutama disetiap meja pegawai dibagian administrasi tersedia peralatan yang lengkap, maka setiap pegawai dapat bekerja dengan tenang tanpa ada gangguan.
Beberapa peralatan modern yang ada dan digunakan dalam kegiatan administrasi PT Silumbalumba Bintang Sempurna:
a. Komputer
Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untukmengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi.
Komputer mempunyai fungsi antara lain :
1. Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun di Flash Disk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.
2. Komputer dapat menyimpan banyak data, baik itu disket, CD, maupun di Flash Disk dan dapat dilihat kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.
37
4. Komputer juga dapat dipergunakan untuk mengirimkan informasi maupun data-data lainnya ke instansi atau organisasi lainnya melalui penggunaan Email.
Pada PT Silumbalumba Bintang Sempurna terdapat 20 unit komputer yang terdapat pada bagian administrasi, bagian teknik sipil, bagian arsitektur dan pada ruangan masing-masing manajer.Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantoruntuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk menunjang tugas-tugas karyawan di kantor. Dengan adanya komputer, maka pegawai akan semakin cepat dan mudah dalam mengerjakan tugas sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan.
b. Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang dipergunakan untuk mencetak hasil pengetikan, baik itu berbentuk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Pada PT Silumbalumba Bintang Sempurna terdapat 20unit printer yang terdapat disetiap bagian,bagian administrasi terdapat 6 mesin printer, bagian teknik sipil 5 mesin printer, bagian arsitektur 5 mesin printer,dan pada masing-masing ruangan manajer.
Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui dengan jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin foto copy sehingga data yang diperlukan dapat diproses dengan cepat dan tentunya dapat meningkatkan kinerja pegawai.
c. Internet
Internet merupakan alat komunikasi yang menyampaikan informasi secara tepat dan akurat serta ruang lingkupnya dari seluruh dunia. Namun terkadang penggunaan teknologi modern ini belum digunakan secara optimal, disebakan karena pegawai dan karyawan yang bekerja pada bagian perusahaan masih kurang memahami cara penggunaannya. Selain itu juga karena kurangnya pemahaman akan penggunaan peralatan tersebut, peralatan yang digunakanpun masih sering ada gangguan sehingga menyebabkan pekerjaan tidak dapat dilakukan dengan baik.
d.Telepon
Telepon merupakan media komunikasi yang dipergunakan untuk komunikasi intern kantor tanpa perlu bertatap muka. Keuntungannya adalah penghematan waktu penyampaian informasi kapada orang yang dituju.
39
perubahan dalam penggunaan beragam produk teknologi informasi dan komunikasi.
Dengan adanya teknologi informasi dan komunikasi maka kemampuan pegawai menjadi lebih baik karena penggunaan teknologi informasi dan komunikasi akan menjadikan sikap inisiatif dan kemampuan belajar mandiri, sehingga pegawai dapat memutuskan dan mempertimbangkan sendiri kapan dan dimana penggunaan teknologi informasi dan komunikasi secara tepat dan optimal, termasuk apa implikasinya saat ini dan dimasa yang akan datang.
Secara khusus, tujuan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi adalah :
a. Memotivasi kemampuan pegawai untuk bisa beradaptasi dan mengantisipasi perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, sehingga pegawai bisa melaksanakan dan menjalani aktifitas kehidupan sehari-hari secara mandiri.
b. Mengembangkan kemampuan berbasis teknologi informasi dan komunikasi, sehingga proses penyaluran data - data dapat lebih cepat dan optimal.
c. Mengembangkan kompetensi pegawai dalam menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk mendukung kegiatan belajar dan bekerja.
d. Menyadarkan pegawai akan potensi perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang terus berubah sehingga pegawai dapat termotivasi untuk mengevaluasi dan mempelajari Teknologi Informasi dan Komunikasi.
Tujuan pemanfataan teknologi informasi dan komunikasi pada PT Silumbalumba Bintang Sempurna:
a. Untuk membantu para pegawai dalam mengerjakan tugas-tugasnya yang berhubungan dengan penggunaan teknologi informasi dan komunikasi seperti: mengerjakan shop drawing pada bagian arsitek dan mengerjakan dokumen prakulifikasi tender pada bagian administrasi.
b. Dengan adanya teknologi informasi dan komunikasi maka akan mempercepat proses pengerjaan suatu tugas.
c. Untuk memperlancar komunikasi dengan perusahaan lain dengan bantuan teknologi informasi dan komunikasi seperti pengunaan telepon dan internet.
d. Dengan bantuan teknologi informasi dan komunikasi pada PT Silumbalumba Bintang Sempurna maka perusahaan akan terarah menjadi lebih efektif dan efisisen untuk mencapai visi dan misi yang telah ingin dicapai perusahaan.
F. Hubungan Pemanfaatan Teknologi Informasi Dengan Kinerja
Karyawan
41
pekerjaan serta akan semakin banyak waktu dan tenaga yang diperlukan untuk meyelesaikan suatu pekerjaan.
Seperti dikatakan diatas agar tercapainya optimalisasi tata kerja instansi diperlukan teknologi modern untuk sarana pengelolaan informasi, sehingga tiap bagian dapat mengerjakan pekerjaannya dengan fungsi dan tugasnya. Apabila setiap pegawai dapat mengerjakan tugasnya dengan baik dengan memanfaatkan teknologi informasi yang tersedia maka akan menimbulkan efesiensi waktu dan keefektifan dalam kerja. Dan itu berdampak baik untuk meningkatkan kinerja pegawai.
Teknologi informasi yang dipergunakan pada bagian Administrasi PT Silumbalumba Bintang Sempurna antara lain: komputer yang dilengkapi dengan CPU dan printer yang dipergunakan untuk menyimpan data dan mengolah data. Seperti menyimpan data-data perusahaan yang telah selesai dikerjakan maupun yang masih dalam proses pengerjaan. Komputer beserta CPU dan printer diberikan pada masing-masing meja pegawai dan digunakan sesuai tugasnya masing-masing.Namun perawatan terhadap masing-masing komputer belum dilaksanakan. Hal ini terlihat dari adanya beberapa komputer yang terkena virus yang dapat merusak file yang telah tersimpan. Maka, sebaiknya file juga disimpan tidak hanya dalam bentuk soft copy, melainkan juga hard copy sehingga apabila ada virus yang dapat merusak file, ada pertinggal lain dalam bentuk hard copy.
Penggunaan printer untuk mencetak hasil yang telah diketik baik dalam bentuk data, laporan maupun surat-surat yang diketik melalui komputer sudah digunakan dengan maksimal. Penggunaan internet atau wifi pada bagian administrasi PT Silumbalumba Bintang Sempurna dilakukan melalui online dengan cara mengakses situs silumbalumba_pt@yahoo.co.id atau juga dapat berinteraksi langsung ke bagian administrasi.
43
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari penelitian yang dilakukan oleh penulis, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. PT Silumbalumba Bintang Sempurna adalah perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan jasa konstruksi dan konsultan, dengan struktur organisasi berbentuk struktur lini dan staf.
2. Teknologi informasi yang dipergunakan pada bagian Administrasi PT Silumbalumba Bintang Sempurna antara lain: komputer yang dilengkapi dengan CPU dan printer yang dipergunakan untuk menyimpan data dan mengolah data. Namun perawatan terhadap masing-masing komputer belum dilaksanakan.
3. Sistem informasi pada bagian Administrasi PT Silumbalumba Bintang Sempurna dapat juga dilakukan melalui online dengancara mengakses situs silumbalumba_pt@yahoo.co.id atau juga dapat berinteraksi langsung ke bagian administrasi.
4. Manfaat Teknologi Informasi dan Komunikasi pada bagian administrasi PT Silumbalumba Bintang Sempurna yaitu agar para pegawai dapat dan terbiasa menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, maka penulis mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi beberapa pihak:
1. Teknologi informasi yang tersedia hendaknya ditambah dan dioptimalkan penggunaannya guna memperoleh informasi yang akurat dan memudahkan pekerjaan kantor.
2. Teknologi informasi dan komunikasi yang sudah ada hendaknya dapat dipelihara dan dijaga dengan baik agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan dalam organisasi.
3. Perusahaan hendaknya memberikan pelatihan kepada pegawai perusahaan terutama pada bagian administrasi tentang teknologi informasi yang semakin berkembang.
45
DAFTAR PUSTAKA
Janner. 2006. PengenalanTeknologi Informasi dan Komunikasi.Edisi revisi.Yogyakarta: Andi.
Kadir, Abdul. 2005. Pengenalan Sistem Informasi. Edisi revisi. Yogyakarta: Andi.
Malthis & John . 2006. Human Resources Management.Edisi sepuluh. Salemba Empat.
Martin. 2005. Pengenalan Teknologi Informasi dan Komunikasi. Edisi revisi. Yogyakarta : Andi.
MC,Maryati. 2008. Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta: UPP
STIM YKPN.
Moeheriono .2009. Pengukuran Kinerja Berbasis Kompetensi. Bogor: Ghalia Indonesia.
O’Brien James and George Marakas. 2005. Management information Systems. 7ed.McGraw-Hill.
Rivai Veithzal dan Basri Ahmad. 2005. Manjemen Sumber Daya Manusia Perusahaan. Edisi kedua. Bandung : Refika Aditama Eresco.
Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangaa.
Sutarman,S.Kom, M.Kom. 2009. Pengantar TeknologiInformasi.Jakarta:Bumi Aksara.
PT Silumbalumba Bintang Sempurna. 2014. Company Profile. Medan: Silumbalumba Bintang Sempurna.
