O R A N T A H U N A N 2 0 1 3 P T . C I P U T R A P R O P E R T Y T b k . A N N U A L R E P O R T 2 0 1 3 P T . C I P U T R A P R O P E R T Y T b k .
PROFIL ANGGOTA KOMITE AUDIT
Warga Negara Indonesia, 59 tahun. Memegang gelar Sarjana Pekerja Sosial dari STPS Widuri, Jakarta, dan Magister Pekerjaan Sosial dari Asian Social Institute, Manila, Filipina. Menjabat Komisaris Independen dan anggota Komite Audit Perseroan sejak 2007. Saat ini juga menjadi anggota beberapa organisasi sosial di bawah naungan Keuskupan Agung Jakarta, Wakil Ketua Umum Forum Rumah Yatim Piatu Indonesia, Staf Khusus dan Kepala Biro Lembaga Daya Dharma, dan anggota Penguji Nasional untuk Sekolah Kejuruan pada Departemen Pendidikan Nasional. Masa jabatannya sebagai Komisaris Independen Perseroan adalah hingga penutupan RUPST tahun 2017.
Warga Negara Indonesia, 53 tahun. Diangkat sebagai anggota Komite Audit Perseroan pada Juni 2007. Menyelesaikan pendidikan dari Universitas Katolik Parahyangan pada tahun 1982, dan meraih gelar MBA dari IPPM pada tahun 1991. Memulai karir di Bank Umum Nasional sejak tahun 1984, terakhir menjabat sebagai Manager Senior Hubungan Komersial pada tahun 1997. Menjabat sebagai Direktur di Bank Ciputra dari tahun 1997 sampai 1999. Saat ini aktif dalam berbagai kegiatan sosial.
Indonesian Citizen, 59 years old. Holds a Bachelor’s degree in Social Work from Widuri Institute of Social Work (STPS), Jakarta, and a Master’s degree in Social Work from the Asian Social Institute, Manila, the Philippines. Serving as Independent Commissioner and member of the Company’s Audit Committee since 2007. Member of various organizations under the Jakarta Archdiocese, Vice Chairman of the Indonesian Forum for Orphanages, Special Sta and Bureau Head of the Daya Dharma Society, and National Examiner for Vocational Schools at the Ministry of National Education. His term of service as Independent Commissioner of the Company extends until the closing of 2017 AGMS.
Indonesian citizen, 53 years old. Appointed as member of the Audit Committee in June 2007. Graduated from Parahyangan Catholic University in 1982, and earned an MBA from IPPM in 1991. Starting her career at Bank Umum National since 1984, most recently serving as Senior Manager of Commercial Relations in 1997. Served as Director of Bank Ciputra from 1997 to 1999. Currently active in various social activities. PROFILE OF THE AUDIT COMMITTEE MEMBERS
THOMAS BAMBANG
KETUA . CHAIRMAN
LANNY BAMBANG
ANGGOTA . MEMBER
Warga Negara Indonesia, 54 tahun. Diangkat sebagai anggota Komite Audit Perseroan pada 16 Juli 2012. Lulus dari Sekolah Komputer Budi Luhur tahun 1983. Mengawali karir di Bank Perniagaan Indonesia (BPI) pada tahun 1984. Bekerja di Bank Umum Nasional (BUN) dari tahun 1987 sampai tahun 1993. Saat ini juga menjabat sebagai Anggota Komite Audit PT Ciputra Surya Tbk.
Komite Pemantau Risiko dibentuk dengan visi dan misi sebagai berikut:
VISI
Mengelola risiko untuk memaksimalkan kemampuan Perseroan dalam mencapai sasaran usaha yang mengarah pada maksimalisasi nilai Perseroan dan kekayaan pemegang saham.
MISI
Mewujudkan visi Perseroan dengan membangun sistem dan pendekatan manajemen risiko yang komprehensif untuk mengantisipasi, mengidentikasi, memprioritaskan, dan mengelola risiko-risiko material terhadap pencapaian sasaran Perseroan. Komite Pemantau Risiko diketuai oleh Direktur Pengelola Sub-holding Sekretariat Komite, yaitu Manajer Risiko.
Anggota tetap dari Komite Pemantau Risiko adalah Direksi Sub-holding/Direktur Proyek, sementara anggota tidak tetapnya adalah Manajer Umum Proyek yang terkait dan Audit Internal.
The Risk Monitoring Committee was established with the following vision and mission:
VISION
Managing risks to maximize the Company’s capability to achieve its business goals which lead to the maximization of corporate value and shareholders’ wealth.
MISSION
Make manifest the Company’s vision by building a comprehensive risk management system and approach for anticipating, identifying, prioritizing, and managing material risks towards achieving the Company’s objectives.
The Risk Monitoring Committee is chaired by the Managing Director of Sub Holding Secretariat Committee, namely the Risk Manager.
Permanent members of the Risk Monitoring Committee are members of the Sub-holding Board of Directors/Project Directors, while the temporary members of this committee are General Managers of related projects and the Internal Audit.
Indonesian Citizen, 54 years old. Appointed as member of the Audit Committee on 16 July 2012. Graduated from Budi Luhur Computer School in 1983. Started her career at Bank Perniagaan Indonesia (BPI) in 1984. Worked at Bank Umum Nasional (BUN) in 1987 until 1993. Concurrently serves as Audit Committee Member of PT Ciputra Surya Tbk.
MELINA INDRAWATI SUTANDI
ANGGOTA . MEMBER
KOMITE
RISK MONITORING COMMITEE
L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 3 P T . C I P U T R A P R O P E R T Y T b k . A N N U A L R E P O R T 2 0 1 3 P T . C I P U T R A P R O P E R T Y T b k .
Sekretaris Perusahaan berfungsi untuk melaksanakan tata kelola perusahaan yang baik, terutama dalam hal keterbukaan informasi kepada pemangku kepentingan yang relevan. Sekretaris Perusahaan juga betanggung jawab memastikan kepatuhan Perseroan terhadap peraturan OJK, Bursa Efek Indonesia, dan peraturan relevan lainnya, serta menjembatani interaksi antara Perseroan dengan masyarakat luas.
Divisi Sekretaris Perusahaan di PT Ciputra Property Tbk terdiri dari bagian Compliance, Investor Relations, dan Business Analyst. Divisi ini diketuai oleh Ir. Artadinata Djangkar.
Prol Ir. Artadinata Djangkar dapat dilihat di bagian “Prol Direksi” pada bab Prol Perusahaan.
Kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Divisi Sekretaris Perusahaan pada tahun 2013 antara lain adalah: 1. 6 Februari 2013 – Konferensi pers highlight 2012,
menjelaskan pencapaian selama tahun 2012. 2. 28 Mei 2013 – Konferensi pers pasca-RUPS,
menjelaskan hasil dari RUPS.
3. 26 Juni 2013 – Konferensi pers unt uk pembukaan Mal dan Kantor Ciputra World 1 Jakarta. 4. 7 November 2013 – Analyst meeting diselenggarakan
di Hotel JW Marriott Kuningan.
5. 20 November 2013 – Konferensi pers untuk peluncuran Oce Tower 2 Ciputra World 1 Jakarta. Perseroan menyediakan akses informasi dan data yang dibutuhkan oleh pemangku kepentingan melalui media berikut:
• Website: www.ciputraproperty.com • Siaran Pers
• Pertemuan Pers • Iklan Surat kabar
• Laporan-laporan sesuai aturan Pasar Modal melalui BEI
Investor dan publik juga dapat memperoleh informasi dan penjelasan lebih lanjut mengenai Perseroan melalui alamat e-mail di investor@ciputraproperty. com.
Unit Audit Internal berfungsi memberikan keyakinan dan konsultasi yang bersifat independen dan objektif dengan tujuan untuk meningkatkan nilai dan memperbaiki operasional Perseroan, melalui pendekatan yang sistematis, dengan cara mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas manajemen risiko, pengendalian, dan proses tata kelola perusahaan.
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB AUDIT INTERNAL Unit Audit Internal memiliki tugas dan tanggung jawab:
• Menyusun dan melaksanakan Rencana Audit Internal Tahunan;
• Menguji dan mengevaluasi pelaksanaan pengendalian internal dan sistem manajemen risiko sesuai dengan kebijakan Perseroan;
• Melakukan pemeriksaan dan penilaian atas esiensi dan efektivitas di bidang keuangan, akuntansi, operasional, sumber daya manusia, pemasaran, teknologi informasi dan kegiatan lainnya; • Memberikan saran perbaikan dan informasi yang
objektif tentang kegiatan yang diperiksa pada semua tingkatan Manajemen;
• Membuat laporan hasil audit dan menyampaikan laporan tersebut kepada Direktur Utama dan Dewan Komisaris;
• Memantau, menganalisis dan melaporkan pelaksanaan tindak lanjut perbaikan yang telah disarankan;
• Bekerja sama dengan Komite Audit;
• Menyusun program untuk mengevaluasi mutu kegiatan audit internal yang dilakukannya; • Melakukan pemeriksaan khusus apabila diperlukan
Perseroan maupun anak perusahaan.
LINGKUP TUGAS
Unit Audit Internal memastikan apakah manajemen risiko, pengendalian, dan pengelolaan Perseroan yang dirancang dan dijalankan manajemen sudah cukup dan berfungsi baik, meliputi:
• Risiko telah cukup diidentikasi dan dikelola. Interaksi dengan para pihak pengelola berlangsung sesuai semestinya.
The Corporate Secretary function is to conduct good corporate governance practices especially in relation to the information disclosure by the Company to all relevant stakeholders. The Corporate Secretary is also responsible for ensuring the Company’s compliance with the regulations issued by the OJK, Indonesia Stock Exchange, and other relevant parties, and for liaising the interaction between the Company and the general public.
The Corporate Secretary Division at PT Ciputra Property Tbk consists of the Compliance, Investor Relations, and Business Analyst departments. This division is headed by Ir. Artadinata Djangkar. Ir. Artadinata Djangkar’s prole can be found in the “Proles of the Board of Directors” section in the chapter titled Company Prole.
The Corporate Secretary Division conducted the following activities in 2013:
1. 6 February 2013 – Press conference highlighting the achievements of the Company in 2012. 2. 28 May 2013 – Post-AGMS press conference, on the
resolutions of the AGMS.
3. 26 June 2013 – Press conference on the opening of Mall & Oce Ciputra World 1 Jakarta. 4. 7 November 2013 – Analyst meeting held at JW
Marriott Hotel, Kuningan.
5. 20 November 2013 – Press conference on the launching of Oce Tower 2 Ciputra World 1 Jakarta. The Company provides ample access to information and corporate data as may be required by all relevant stakeholders via the following media:
• Website: www.ciputraproperty.com. • Press Releases
• Press Conferences • Advertorials
• Reports according to the Capital Market regulations via IDX
Investors and the general public may also obtain further information and explanation regarding the Company through e-mail at investor@ciputraproperty. com.
The Internal Audit Unit provides condence through assurance and independent and objective consulting in order to increase the value and improve the Company’s operations, through systematic approach, by evaluating and improving the eectiveness of risk management, control and governance processes.
DUTIES AND RESPONSIBILITIES OF THE INTERNAL AUDIT
The following are Internal Audit Unit duties and responsibilities:
• Arrange and implement the Annual Internal Audit Plan;
• Test and evaluate the implementation of internal control and risk management system in accordance with the Company’s policy;
• Conduct inspection and assessment of the eciency and eectiveness in nance, accounting, operations, human resources, marketing, information technology and other activities; • Provide suggestions for objective improvement
and information about activities that were checked on all managerial level;
• Compile audit report and submit to President Director and the Board of Commissioners;
• Monitor, analyze and report the follow-up on conduct of suggested improvements;
• Working closely with Audit Committee; • Develop a program to evaluate quality of internal
audit activities;
• Perform special inspections when required by the Company or subsidiaries.
SCOPE OF DUTIES
The Internal Audit Unit ascertains that the risk management, control and management of the Company, which has been designed and implemented by management has been properly functioning, including that:
• Risks have been suciently identied and managed. Interactions with manager as it should.
CORPORATESECRETARY INTERNALAUDIT
SEKRETARIS PERUSAHAAN AUDIT INTERNAL
TATA KELOLA PERUSAHAAN . CORPORATE GOVERNANCE TATA KELOLA PERUSAHAAN . CORPORATE GOVERNANCE
L A P O R A N T A H U N A N 2 0 1 3 P T . C I P U T R A P R O P E R T Y T b k . A N N U A L R E P O R T 2 0 1 3 P T . C I P U T R A P R O P E R T Y T b k .
• Informasi penting keuangan, manajerial, dan operasional adalah akurat, handal, dan tepat waktu.
• Tindakan karyawan sesuai dengan kebijakan, standar, prosedur, hukum dan peraturan yang berlaku.
• Sumber daya diperoleh secara ekonomis, digunakan secara esien, dan cukup terlindungi. • Program, Rencana, dan Sasaran dapat dicapai.
• Kualitas dan perbaikan yang berkesinambungan terpelihara di dalam proses pengendalian perusahaan.
• Peraturan dan Undang-undang penting yang berpengaruh terhadap perusahaan telah diketahui dan diperhatikan secara layak.
• Potensi perbaikan atas pengendalian manajemen, protabilitas, dan image perusahaan dapat ditemukan selama proses audit, dan akan dikomunikasikan ke level manajemen yang sesuai.
WEWENANG
Unit Audit Internal juga dapat menjadi mitra pemecahan masalah atas persoalan manajemen dan operasional yang dihadapi Perseroan.
Dalam rangka menjalankan tugasnya, Audit Internal memiliki wewenang berikut:
• Mengakses seluruh informasi yang relevan tentang Perseroan terkait dengan tugas dan fungsinya; • Melakukan komunikasi secara langsung dengan
Direksi, Dewan Komisaris, dan/atau Komite Audit serta anggota dari Direksi, Dewan Komisaris, dan/ atau Komite Audit;
• Mengadakan rapat secara berkala dan insidentil dengan Direksi, Dewan Komisaris, dan/ atau Komite Audit;
• Melakukan koordinasi kegiatan audit dengan kegiatan auditor eksternal;
• Mengalokasikan sumber daya manusia, menentukan frekuensi, memilih subjek, menentukan cakupan tugas, dan menerapkan teknik yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran audit.
STRUKTUR DAN KEDUDUKAN AUDIT INTERNAL Unit Audit Internal dipimpin oleh seorang kepala Unit Audit Internal, yang diangkat dan diberhentikan oleh
• Important nancial, managerial and operational information is accurate, reliable, and timely.
• Employee conduct has met the policies, standards, procedures, laws and regulations.
• Resources are acquired economically, used eciently, and adequately protected. • Programs, Plans, and Goals of the Company are
achieved.
• Quality and continuous improvement is maintained in controlling the processes in the Company.
• Important rules and legislations aecting the Company are acknowledged and taken care of. • Potential improvements over management
control, protability, and image of the Company can be obtained during the audit process, and will be communicated to the appropriate management level.
AUTHORITY
The Internal Audit Unit may also serve as a problem-solving partner on the management and operational issues within the Company.
In order to carry out its duties, the Internal Audit has the following authority:
• To access all relevant information about the Company related to its duties and functions; • To communicate directly with the Board of
Directors, the Board of Commissioners, and/or the Audit Committee and member of the Board of Directors, the Board of Commissioners, and/or the Audit Committee;
• To hold regular and incidental meetings with the Board of Directors, the Board of Commissioners, and/or the Audit Committee;
• To coordinate audit activities with the activities of the external auditors;
• To allocate human resources, specify frequency, choose subjects, determine the scope of the task, and apply techniques required to accomplish audit objectives.
STRUCTURE AND POSITION OF THE INTERNAL AUDIT The Internal Audit Unit is led by the Internal Audit Head, who is appointed and dismissed by the
Direktur Utama atas persetujuan Dewan Komisaris. Direktur Utama dapat memberhentikan kepala Unit Audit Internal, setelah mendapat persetujuan Dewan Komisaris, jika kepala Unit Audit Internal tidak memenuhi persyaratan sebagai auditor internal sebagaimana diatur dalam piagam ini dan atau gagal atau tidak cakap menjalankan tugas.
Kepala Unit Audit Internal bertanggung jawab kepada Direktur Utama. Auditor yang duduk dalam Unit Audit Internal bertanggung jawab secara langsung kepada kepala Unit Audit Internal. Auditor ini dilarang merangkap tugas dan jabatan terkait pelaksanaan kegiatan operasional baik di Perseroan maupun anak perusahaan.
Per akhir 2013, Kepala Audit Internal dijabat oleh Martin Rahardja. Beliau adalah Warga Negara Indonesia, usia 34 tahun, dan memegang gelar Sarjana Ekonomi Akuntansi dari Universitas Tarumanagara, Jakarta. Beliau diangkat sebagai Kepala Audit Internal pada 3 Desember 2009. Sebelumnya beliau bekerja sebagai Assistant Manager Internal Audit di Perseroan.
KODE ETIK AUDIT INTERNAL
Auditor Internal diharapkan dapat menerapkan dan menegakkan prinsip-prinsip sebagai berikut:
Integritas
Integritas auditor internal menetapkan kepercayaan dan dengan begitu menyediakan dasar bagi kepercayaan atas pertimbangan keahlian audit internal mereka.
Objektitas
Auditor Internal memperlihatkan tingkatan yang paling tinggi dari objektitas profesional di dalam mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengkomunikasikan informasi tentang aktivitas atau proses yang sedang diuji. Auditor Internal membuat suatu penilaian yang seimbang dari semua keadaan yang relevan dan tidak terlalu dipengaruhi oleh kepentingannya sendiri atau oleh orang lain di dalam membentuk pertimbangan keahliannya.
Kerahasiaan
Auditor Internal menghormati nilai dan kepemilikan informasi yang mereka terima dan tidak mengungkapkan informasi tanpa otoritas yang sah kecuali jika ada suatu kewajiban yang sah menurut hukum atau profesi untuk melakukannya. Kemampuan
Auditor Internal menerapkan pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang diperlukan dalam melaksanakan pelayanan/jasa audit internal.
President Director upon the approval of the Board of Commissioners. The President Director may dismiss the Internal Audit Head following the approval from the Board of Commissioners, should the Internal Audit Head do not qualify as an internal auditor, as set out in the Internal Audit Charter and or fail or not capable in carrying out his duties.
The Internal Audit Head is responsible to President Director. Auditors who serve in the Internal Audit Unit are responsible directly to the Internal Audit Head. These auditors are not allowed to occupy other positions concurrently relating to the operational activities of the Company and its subsidiaries.
As at the end of 2013, the Internal Audit Head position is held by Martin Rahardja, an Indonesian Citizen with 34 years of age. He holds the Bachelor of Economics in Accounting degree from Tarumanagara University, Jakarta. He was appointed as Internal Audit Head on 3 December 2013. Prior to this, he worked as Assistant Manager Internal Audit at the Company.
INTERNAL AUDIT CODE OF CONDUCT
Internal auditors are expected to apply and uphold the following principles:
Integrity
The integrity of internal auditors establishes trust and thus provides the basis for th e belief on internal audit expertise.
Objectivity
Internal auditors exhibit the highest level of professional objectivity in gathering, evaluating, and communicating information concerning the activity or process being examined. Internal auditors prepare a balanced assessment of all relevant circumstances and are not unduly inuenced by their own interests or by others in forming the judgment skills.
Condentiality
Internal auditors respect the value and ownership of information they receive and do not disclose information without legitimate authority unless there is a lawful obligation or profession to do so.
Ability
Internal auditors apply the knowledge, skills, and experience required in conducting their internal audit task/services.
L A