PROSEDUR MUTU
DILARANG MEMPERBANYAK DAN MEMINDAH TANGAN TANPA IJIN DARI WAKIL MANAJEMEN !
3. FM - BHKP : Buku Harian Keluhan Pelanggan
4.5 Pemantauan tindak Ianjut laporan ketidaksesuaian dan laporan tindakan perbaikan untuk produk yang tidak diterima berdasarkan hasil tinjauan
Pemantauan tindak Ianjut laporan ketidaksesuaian dan laporan tindakan perbaikan merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka memanajemeni NCR ( Non Conformity Report ). Berkas-berkas laporan ketidak sesuaian merupakan bahan utama dalam rangka pemantauan pelaksanaan jaminan mutu. Berkas ini diverifikasi status penyelesainnya , diidentifikasi penyebabnya dan pemberian saran perbaikan dan pencegahan yang mungkin bisa dilakukan.
PT. ABC
FM - ...No. Revisi :
DAFTAR PEMANTAUAN TINDAKAN PERBAIKAN dan PENCEGAHAN
No. Tanggal Ditujukan Kepada Kriteria Dalam Ulang Selesai Catatan Reg. Area / Wilayah / Unit Kerja OB/MI/MA Proses
Judul Modul: Kaji Ulang Pelaksanaan Jaminan Mutu
Buku Informasi Edisi: 1-2012 Halaman: 48 dari 52
4.5.1
Pemeriksaan Hasil pekerjaan perbaikan dan pencegahan yang telahdilakukan.
Dalam laporan ketidaksesuaian biasanya sudah mencantumkan rencana perbaikan atau pencegahan dengan tenggat waktu yang pasti. Temuan yang diperoleh pada saat periode proses audit harus dicheck kembali oleh auditor yang membuat laporan. Namun apabila masa audit telah berakhir dan laporan sudah diserahkan kepada wakil manajemen (MR/Management Representative) maka perbaikan dan pencegahan dimonitor oleh wakil manajemen.
a. Tujuan pembuatan rincian kegiatan hasil pekerjaan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan
Tujuan pembuatan rincian kegiatan hasil pekerjaan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan adalah untuk mendapatkan informasi rinci tentang pelaksanaan perbaikan dan pencegahan terhadap ketidaksesuaian yang telah ditemukan. Dengan demikain siklus Plan , Do , Check dan Act bisa berjalan dengan baik. Setelah pengecheckan atau edit maka proses selanjutnya adalah Act atau langkah perbaikan dan pencegahan.
b. Penjelasan Hasil pekerjaan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan
Hasil pekerjaan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan di monitor berdasarkan bukti realisasi rencana perbaikan dan pencegahan pada tanggal yang telah dijanjikan. Didalam form permintaan tindakan perbaikan dan pencegahan telah dicantumkan tanggal penyelesaian suatu langkah perbaikan dan pencegahan. Pada saat jatuh tempo auditor yang menemukan ketidak sesuaian memeriksa apakah tindakan perbaikan dan pencegahan sudah diselesaikan , apabila sudah maka temuan ditutup , tetapi bila belum terlaksana , bisa dibuat permintaan perbaikan dan pencegahan lanjutan.
c. Pengidentifikasian hasil pekerjaan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan
Identifikasi hasil pekerjaan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan misalnya hasil pekerjaan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan telah diselesaikan dan diperiksa pada tanggal yang telah dijanjikan , sehingga temuan dianggap selesai dan ditutup. Pada saat jatuh tempo bisa saja hasil audit sudah dibahas dalam acara rapat tinjauan manajemen dan diserahkan kepada wakil manajemen.
Oleh karena itu monitoring selanjutnya dilakukan oleh Wakil
Judul Modul: Kaji Ulang Pelaksanaan Jaminan Mutu
Buku Informasi Edisi: 1-2012 Halaman: 49 dari 52 Manajemen , sehingga yang menutup temuan adalah Wakil manajemen.
4.5.2
Tindak lanjut hasil perbaikan atas NCR yang tidak diterimaPerbaikan terhadap temuan ketidaksesuaian mungkin juga belum dilaksanakan atau hasilnya masih belum sesuai harapan. Oleh karena itu apabila masih ditemukan NCR yang belum terselesaikan maka auditor internal atau wakil manajemen akan menerbitkan NCR lanjutan.
a. Tujuan identifikasi Tindak lanjut hasil perbaikan atas NCR yang tidak diterima
Tujuan identifikasi Tindak lanjut hasil perbaikan atas NCR yang tidak diterima adalah untuk mendapatkan saran perbaikan dan pencegahan lanjutan pada tanggal yang dijanjikan. Bisa saja terjadi bahwa pada tanggal yang dijanjikan auditee tidak bisa melaksanakan tindakan perbaikan dan pencegahan. Oleh karena itu perlu dibuat permintaan tindakan perbaikan dan pencegahan lanjutan , agar supaya temuan ketidak sesuaian termonitor penyelesaiannya sampai tuntas dan ditutup.
b. Pengidentifikasian kriteria terkait dengan Tindak lanjut hasil perbaikan atas NCR yang tidak diterima
Identifikasi kriteria terkait dengan Tindak lanjut hasil perbaikan atas NCR yang tidak diterima dilakukan dengan melihat laporan penyelesaian yang ada yang memerlukan tindakan perbaikan dan pencegahan lebih lanjut.. Biasanya rencana tindakan perbaikan dan pencegahan merupakan langkah konkrit yang jelas yang bisa diidentifikasi dengan mudah karena sudah dibahas dan disepakati pada saat proses audit.
c. Tindak lanjut hasil perbaikan atas NCR yang tidak diterima.
Tindak lanjut hasil perbaikan atas NCR yang tidak diterima adalah dengan mengidentifikasi penyebab ketidaksesuaian serta mengusulkan langkah untuk mengeliminasi penyebab ketidaksesuaian. Langkah selanjutnya dituangkan dalam bentuk permintaan tindakan dan perbaikan lanjutan agar termonitor terus sampai tuntas. Penyelesaian rencana tindakan perbaikan dan pencegahan yang tidak terlaksana dengan baik biasanya merupakan akibat dari perumusan penyebab ketidaksesuaian yang tidak jelas sehingga menyulitkan perumusan tindakan perbaikan dan pencegahan.
Judul Modul: Kaji Ulang Pelaksanaan Jaminan Mutu
Buku Informasi Edisi: 1-2012 Halaman: 50 dari 52
4.5.3
Pembaharuan daftar penyelesaian NCR sesuai hasil perbaikan.Monitoring penyelesaian NCR dilakukan melalui identifikasi terhadap daftar penyelesaian yang selalu diupdate berdasarkan status penyelesaiannya.
Setiap temuan yang sudah diclosed berarti didalam daftar harus ditandai sudah selesai.
a. Tujuan pembaharuan daftar penyelesaian NCR
Tujuan pembaharuan daftar penyelesaian NCR adalah untuk mendapatkan informasi tentang status penyelesaian ketidaksesuaian terkini. Setiap temuan ketidaksesuaian yang telah dilaksanakan bisa ditutup sehingga dalam daftar penyelesaian NCR , statusnya bisa disesuaiakn dengan kondisi yang terakhir.
b. Kompilasi daftar penyelesaian NCR
Kompilasi daftar penyelesaian NCR berisi antara lain , kolom no , kolom temuan , kolom jenis temuan , kolom status penyelesaian , kolom rencana tindak lanjut sebagaimana bisa dilihat pada form contoh pada butir 4.5
c. Pembaruan Daftar penyelesaian NCR sesuai hasil perbaikan dengan benar dan lengkap.
Cara memperbarui Daftar penyelesaian NCR sesuai hasil perbaikan dengan benar dan lengkap yaitu daftar penyelesaian NCR diperiksa dan dibandingkan dengan laporan NCR apakah status penyelesaiannya sudah sesuai dengan yang ada dalam daftar.
Pembaruan daftar menyesuaikan dengan kemajuan terakhir dari penyelesaian tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dicheck oleh auditor atau oleh Wakil Manajemen.
Judul Modul: Kaji Ulang Pelaksanaan Jaminan Mutu
Buku Informasi Edisi: 1-2012 Halaman: 51 dari 52 BAB V
SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN UNTUK PENCAPAIAN KOMPETENSI
5.1 Sumber Daya Manusia