GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.4 Pembagian Tugas Dan Tanggung Jawab
3.4.1 Customer Service
Tugas dan tanggung jawab :
a. Melayani nasabah pada waktu pembukaan dan penutupan (giro, deposito dan DPLK)
b. Memberikan penjelasan secara ringkas kepada nasabah mengenai produk-produk Bank Muamalat
c. Melayani dan menyelesaikan berbagai masalah serta complain nasabah
d. Memelihara persediaan dan kelengkapan aplikasi setoran, transfer dan aplikasi lainnya di counter
e.Memelihara persediaan aplikasi-aplikasi yang berhubungan dengan pembukaan/penutupan rekening
(giro, tabungan dan deposito )
f. Bertanggung jawab terhadap current file nasabah (giro, tabungan dan deposito) g. Menghubungi nasabah untuk pengambilan saldo rekening tutup (khusus pada
penarikan kliring SP III)
h. Melayani setoran BPIH serta melakukan cross selling
i. Memberikan informasi kepada Account Manager Funding apabila terdapat calon nasabah potensial yang perlu dilakukan pendekatan untuk menjadi nasabah bank Muamalat
3.4.2 Marketing Lending
Tugas dan tanggung jawab :
a. Tugas umumnya adalah melaksanakan aktivitas marketing pada umumnya sesuai dengan tingkat kebutuhan calon nasabah dalam memasarkan produk dan jasa bank berikut pengawasan dan pelayanan nasabah (account manager)
b. Tugas hariannya adalah pengumpulan data potensial daerah dan potensial pasar, melakukan inisiasi pembiayaan dan seluruh aspek di dalamnya dan memberikan rekomendasi pembiayaan kepada cabang
c. Tugas bulanannya adalah perencanaan sosilitasi nasabah baru (identifikasi target market dan target customer), maintenance nasabah-nasabah pembiayaan dan bertanggung jawab atas pelaporan pencapaian target pembiayaan
d. Tugas khususnya adalah bertanggung jawab terhadap pencapaian target financing.
3.4.3 Marketing Funding
Tugas dan tanggung jawab :
a. Tugas umumnya adalah melaksanakan aktivitas marketing/pemasaran pada umumnya sesuai dengan tingkat kebutuhan calon nasabah dalam memasarkan produk dan jasa bank berikut pengawasan dan pelayanan nasabah (account manager)
b. Tugas hariannya adalah melaksanakan sosilitasi calon nasabah potensial, melakukan pemeliharaan nasabah, memberikan pelayanan prima kepada nasabah
utama, memasarkan produk dan jasa pelyanan Bank Muamalat Indonesia dan melakukan seluruh aktifitas-aktifitas promosi atau sosialisasi produk
c. tugas bulanannya adalah perencanaan sosialisasi nasabah baru (identifikasi target market dan target customer), maintenance nasabah-nasabah deposan dan dana pihak ketiga lainnya dan bertanggung jawab atas pelaporan pencapaian dana pihak ketiga Kantor kas SM.Raja
d. Tugas khususnya adalah bertanggung jawab terhadap pencapaian target funding.
3.4.4 Umum dan Personalia
Tugas dan tanggung jawab :
a. Tugas umumnya adalah melaksanakan aktivitas marketing/pemasaran pada umumnya sesuai dengan tingkat kebutuhan calon nasabah dalam memasarkan produk dan jasa bank berikut pengawasan dan pelayanan nasabah. Aktivitas dimaksudkan berorientasi kepada pencapaian goal Setting yang telah ditetapkan c. Tugas hariannya adalah melayani segala pembelian kebutuhan dan keperluan
kantor serta pencatatan transaksi yang dilakukan dengan bagian yang terkait, melakukan penginputan dan pembebanan biaya yang terjadi dalam aktivitas sehari-hari dan biaya-biaya transaksi yang terkait dengan Rekening Antar bagian umum, melakukan pemeriksaan terhadap laporan Security setiap awal hari kerja, memeriksa kesiapan dan keberadaan kendaraan kantor setiap hari kerja, melakukan pengkoordinasian terhadap penggunaan kendaraan kantor dalam kegitan operasi perusahaan sehari-hari, melakukan koordinasi dengan
jajaran Non banking bila dianggap perlu, melakukan pengawasan terhadap kondisi kebersihan kantor, memback up semua bagian dalam melaksanakan tugasnya masing-masing, mengontrol penggunaan fasilitas kantor yang ada oleh pihak-pihak yang terkait dan upaya efisiensinya, bertanggung jawab untuk melakukan tugas yagn diinstruksikan langsung Operational Manager dalam kaitannya dengan sarana logistic.
d. Tugas mingguannya adalah melakukan pengecekan terhadap kondisi gedung kantor baik gedung kantor cabang, kantor kas maupun counter-counter kas, melakukan pengecekan terhadap security pada pelaksaan tugas malam hari, memastikan bahwa alarm kantor berfungsi dengan baik, memastikan system CCTV berfungsi dengan baik, melakukan pengecekan terhadap seluruh jaringan computer dan komunikasi berada dalam keadaan baik dan aman, melakukan perawatan terhadap peralatan kantor yang tiba masa perawatannya, melakukan control dan perawatan terhadap kantor secara mendetail,
melakukan pembebanan ATK dan barang cetakan yang telah dipaka, melakukan pembebanan pengadaan persediaan barang dan ATK yang stocknya telah menipis dan melakukan administrasi stock materai ke Kantor Pos dalam hal stock materai temple menipis.
e. Tugas bulanannya adalah melakukan respon atas RAK, baik dari pusat maupun dari kantor cabang lainnya, melakukan pembayaran listrik, telepon, dan air untuk kantor cabang, kantor kas, counter dan rumah dinas, melakukan pembebanan dalam biaya-biaya rutin perbulan dalam operasional perusahaan, melakukan pencadangan terhadap biaya-biaya rutin dalam operasional
perusahaan, melakukan maintenance/arsip uang muka biaya, melakukan pembebanan ATK dan barang cetakan sekaligus melakukan perhitungan secara menyeluruh dan pencatatan barang yang kurang, meminta penyelesaian uang muka kepada seluruh bagian yang terkait, memnuat laporan profsheet untuk beberapa sub-sub ledger tertentu yang telah direkomendasikan oleh Operational manager dan penanggung jawab ATM
e. Tugas tambahannya adalah sebagai alternate personalia, menangani hal-hal yang terjadi yang sifatnya incidental utamanya yang berhubungan dengan inventaris kantor.
3.4.5 Support Pembiayaan
Tugas dan tanggung jawab :
a. Tugas hariannya adalah proses droping seluruh segmentasi, menerima, menyimpan, mengeluarkan file pembiayaan dan dokumentasi dari Loan Document dan Safe Keeping, meng-up date file pembiayaan dan Load Document dan Safe Keeping Recorder, penanggung jawab dokumen pembiayaan cabang, alternate tugas harian Seksi Legal dan sebagai sekretaris
b. Tugas bulanannya adalah membuat laporan Realisasi Droping, membuat laporan Loan Document dan Safe Keeping, membuat laporan Reminder Sertifikat Jatuh tempo, membuat laporan Nominatif Pembiayaan, membuat Laporan Reminder Peminjaman Dokumen, membuat dan mengirim LPBU (SIK) ke Bank Indonesia, membuat laporan BPKP dan TBO, membuat laporan Reminder Kekurangan
Dokumen, membuat laporan Reminder Deposito Jatuh Tempo (Back to Back), membuat laporan Asuransi Jatuh Tempo, membuat laporan Cadangan Penghapusan Piutang, membuat laporan Tunggakan Pokok dan Margin (Kolektibility) dan membuat laporan Perhitungan Bad Debt Ratio.
3.4.6 Sekretaris
Tugas dan tanggung jawab :
a. Tugas pokoknya adalah membantu keperluan administrasi Bussines Manager, mempersiapkan surat-menyurat intern dan ekstern kantor cabang, menerima dan filing surat-surat dari pihak ekstern, mengatur jadwal kegiatan Bussines Manager, mengatur penerimaan tamu di kantor, mengontrol kebersihan dan kerapian ruangan kerja Bussiness Manager, menyambungkan telepon Bussiness Manager dengan relasi, memonitor surat/memo masuk yang belum di follow up dan mendistribusikan surat/memo yang didisposisikan ke bagian lain
b. Tugas mingguannya adalah mencatat hasil agenda rapat cabang atau atas permintaan Bussines manager
c. Tugas bulanannya adalah mereview surat-surat intern dan ekstern.
3.4.7 Penata Jasa
Tugas dan tanggung jawab :
a. Tugas hariannya adalah melakukan fungsi sebagai Eser Kliring, Inkaso, Giro dan Tabungan sebagai pelaksana kliring dan inkaso, Melaksnakan Proses standing Instruction dari pembuatan kartu sampai pelaksanaa Standing Instruction.
Menjalankan proses debet rekening nasabah sesuai formulir debet rekening dari Customer Service, melakukan administrasi stock materai ke kantor Pos dalam hal stock materai temple menipis, memonitor setiap hari semua rekening titipan yang masih menggantung untuk segera difollow-up dan memeriksa dan memeriksa semua transaksi Rekening Antar Bagian (RAB) akhir hari, Sebagai pelaksana Test Key, Menyiapkan warkat kliring (nota kredit, cek, dan bilyet giro) untuk dikliringkan pada jam kliring I, Melakukan verifikasi syarat formal warkat kliring yang diterima dan memeriksa saldo tarikan kliring nasabah, Memeriksa saldo kliring I & II, Menyiapkan tolakan kliring (bila ada) dan membawa pada Kliring II dan Key in ke sistem kiblat untuk input semua transaksi
b. Tugas bulanannya adalah Melakukan pembayaran PPh pasal 23 dan 26 (Tabungan, Giro, dan Deposito) untuk keperluan penyetoran ke kas Negara selambat-lambatnya tanggal 10 bulan berjalan, Melakukan pelaporan atas penyetoran PPh pasal 23 dan 26 selambat-lambatnya tanggal 20 bulan berjalan, Melakukan penginputan payroll nasabah, melakukan proofing bulanan terhadap Giro, Tabungan, Deposito & Materai, Melakukan rekonsiliasi RAK KPO dengan RAK Cab. Medan serta RAK kliring KPO dengan RAK Kliring Cabang Medan (untuk memastikan bahwa dalam pelaksanaan tutup buku tidak ada open item).
3.4.8 Personalia Back Office
Tugas dan tanggung jawab :
a. Checker seluruh transaksi dan otorisasi transaksi harian Back Office / Sundries / Devisa dengan limit maksimum sebesar Rp.150.000.000,- (seratus lima puluh juta rupiah)
b. Memberikan pelayanan yang baik kepada seluruh nasabah
c. Bertanggung jawab dan memonitor aktifitas back office berjalan dengan baik