GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.5 Organisasi dan Manajemen .1 Struktur Organisasi
2.5.2 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Menurut data bagian kantor Pabrik Kelapa Sawit PT. Perkebunan Sumatera Utara Unit Tanjung Kasau, pembagian tugas dan wewenang berdasarkan jabatan pada struktur organisasi di Pabrik Kelapa Sawit PT. Perkebunan Sumatera Utara Unit Tanjung Kasau adalah sebagai berikut:
1. Manager Tugas :
a. Mengkoordinasi penyusunan perencanaan anggaran belanja tahunan. b. Menandatangani dan mengecek dokumen formulir dan laporan sesuai
dengan prosedur yang berlaku. Kepala Tata Usaha Manajer Masinis Kepala Asisten Pengolahan Koordinator Pengamanan Bengkel Mandor Pengolahan Sortase Karyawan Sortase Karyawan Pengolahan Karyawan Bengkel Satpam Tata Usaha Umum Tata Usaha Timbangan Tata Usaha Pembukuan Tata Usaha Gudang Tata Usaha Upah Tata Usaha Produksi Tata Usaha Laboratorium Pembantu Tata Usaha Umum Pembantu Tata Usaha Timbangan Pembantu Tata Usaha Pembukuan Pembantu Tata Usaha Gudang Pembantu Tata Usaha Upah Pembantu Tata Usaha Produksi Pembantu Tata Usaha Laboratorium Mandor Kolam Limbah Karyawan Limbah Mandor Laboratorium Karyawan Laboratorium
c. Mengelola seluruh produksi yang dikirim dari kebun sesuai dengan kapasitas optimal pabrik dan menghasilkan produk yang berkualitas sesuai dengan standart yang telah ditetapkan (nasional maupun internasional). Tanggung Jawab :
a. Manager pabrik bertanggung jawab terhadap direksi dalam memberikan bimbingan /pelatihan kepada anak buah guna mencapai tingkat batas minimum kemampuan yang diperlukan bagi teamnya dan mendisiplinkan anak buahnya sesuai dengan ketentuan/peraturan yang berlaku di perusahaan.
Wewenang :
a. Menyusun dan membuat rencana kerja dan anggaran perusahaan (RCAP) pabrik.
b. Menyusun program kerja di kebun yang berkaitan dengan upaya peningkatan kinerja pabrik.
c. Melakukan pengawasan, penganalisaan, dan melakukan tindakan perbaikan dibidang pengolahan, administrasi dan keuangan.
d. Melakukan konsultasi dan koordinasi dengan instansi terkait (Kepolisian, Militer, Pemuka Masyarakat) dalam pembinaan wilayah untuk pengamanan asset perusahaan.
Kewajiban :
a. Membantu direksi melaksanakan tugas dan kebijaksanaan yang telah digariskan perusahaan.
b. Melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengendaliaan, dan pengawasan di pabrik,guna menunjang usaha pokok secara efektif dan efisien.
c. Menyediakan informasi yang akurat dan up to date untuk kepentingan direksi dan pengambil keputusan.
2. Kepala Tata Usaha (KTU) Tugas :
a. Membuat draft Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) Unit pabrik b. Menyusun dan menyiapkan laporan bulanan
c. Melakukan pembayaran kewajiban perusahaan terhadap pekerjaan dan mitra kerja
d. Mengendalikan cash flow unit pabrik
e. Menyiapkan pengajuan permintaan barang ke kantor pusat sesuai permintaan unit pabrik
f. Melaksanakan pengadaan barang orderan pembelian lokasi unit pabrik g. Melakukan seluruh administrasi keuangan
h. Menyiapkan laporan manajemen Wewenang :
a. Mengkoordinir seluruh kegiatan administrasi kantor.
b. Bersama dinas/bagian lain menyusun rencana kerja tahunan. c. Pengawasan dan evaluasi pelaksanaan rencana kerja.
d. Pengendalian sumber dana dan penggunaan dana.
f. Melakukan inspeksi ke kantor unit dalam lingkungan pabrik/kebun. g. Pengamanan terhadap aset perusahaan
3. ASKEP (Asisten Kepala) Tugas :
a. Membuat Menyusun RKAP pengelolaan dan pemeliharaan instalasi. b. Program kerja pengolahan dan perawatan instalasi pabrik.
c. Mengawasi proses pengolahan di pabrik sesuai dengan standar proses dan standar mutu.
d. Mengawasi pemeliharaan seluruh mesin dan instalasi pabrik dan sarana pendukung.
e. Mengawasi proses pengolahan limbah. f. Mengawasi biaya produksi pabrik. g. Berkoordinasi dalam panen-angkut-olah.
h. Mengkoordinasi pengolahan, mutu, dan keteknikan. i. Membuat laporan kerja ke Manager Pabrik.
Wewenang :
a. Membuat rencana jangka pendek untuk pemeliharan dan pengoperasian mesin dan instalasi.
b. Mengendalikan biaya operasional di pabrik agar kegiatan berjalan efektif dan efisien.
c. Memantau, mengevaluasi dan membuat tindakan perbaikan terhadap penyimpangan operasional di pabrik.
4. Asisten TK, TB, dan TM Tugas:
a. Memberikan tugas terhadap Mandor dan divisi kebun b. Mengendalikan kegiatan operasional kebun
Tanggung Jawab:
a. Asisten bertanggungjawab terhadap segala kegiatan pada kebun 5. Asisten Pengolahan
Tugas:
a. Membuat rencana program kerja pengolahan
b. Melaksanakan dan mengendalikan proses pengolahan sesuai standar c. Mengoptimalkan kerja mesin dan peralatan
Tanggung jawab :
a. Asisten pengolahan bertanggung jawab kepada Maskep Wewenang :
a. Membantu rencana kerja jangka menengah dan jangka pendek untuk memelihara dan mengoperasi mesin peralatan.
b. Memantau,mengevaluasi dan membantu tindakan perbaikan tehadap mesin.
6. Koord Pengamanan Tugas :
a. Menjaga keamanan pabrik dan aset –aset yang dimilikinya. Tanggung jawab :
Kewajiban :
a. Membantu manager pabrik/ administrasi dalam melaksanakan tugasnya di bidang keamanan.
b. Melakukan patroli/ inspeksi secara sistematis.
c. Pengamanan terhadap aset perusahaan, tenaga kerja beserta keluarganya. d. Menganalisa dan memperbaiki serta miningkatkan hasil kerja dibidang
keamanan. 7. Mandor
Sebagai pembantu asisten mandor bertugas mengawasi para pekerja yang berada di bawah tanggung jawabnya dan membantu tugas dari asisten
8. Koordinator Divisi Tugas:
a. Melaporkan kondisi lapangan kepada asisten
b. Membantu manager dan karyawan dalam melaksanakan pekerjaan di lapangan
9. Mandor Pengolahan
Mandor pengolahan bertugas membantu Asisten pengolahan untuk mengawasi para pekerja yang berada di bawah tanggung jawabnya dan membantu tugas dari asisten
10. Bengkel
Bagian bengkel bertugas untuk melakukan perbaikan dan perawatan terhadap semua mesin
11. Sortase
Tugas dari bagian sortase adalah mengawasi dan mengkoordinir TBS yang akan diproduksi apakah telah sesuai dengan standar perusahaan
12. TU Umum Tugas:
a. Membantu KTU dalam membuat laporan administrasi dan laporan manajemen
b. Membantu KTU membuat PMK bulanan
c. Membuat laporan pembayaran kewajiban perusahaan terhadap pekerja 13. TU Gudang
Tugas:
a. Mencatat dan membuat laporan pengajuan permintaan barang
b. Mencatat dan membuat laporan jumlah barang yang tersedia di gudang 14. TU Pembukuan
Tugas:
a. Membantu KTU dalam membuat laporan keuangan pabrik mulai dari produksi, laboratorium dan kantor
b. Membantu KTU dalam melakukan administrasi 15. TU Produksi
Tugas:
a. Membuat catatan dan laporan hasil produksi
16. TU Upah Tugas:
a. Membantu KTU membuat PMK bulanan
b. Membuat laporan pembayaran kewajiban perusahaan terhadap gaji pekerja 17. Kepala Klinik
Tugas:
a. Menyediakan obat-obat yang diperlukan
b. Menjalankan program chek-up kesehatan kepada seluruh pekerja c. Membuat laporan kesehatan pekerja untuk kantor pusat
18. TU Lab Tugas:
a. Membuat rencana jangka pendek tentang operasional laboratorium.
b. Membuat program perawatan alat – alat laboratorium dan unit pengelolahan limbah.
c. Melaksanakan analisa/kontrol terhadap hasil kerja pengolahan/peralatan. d. Pengendalian biaya laboratorium.
19. TU Timbangan Tugas:
a. Membuat rencana jangka pendek tentang pengadaan perbaikan dan penanganaan peralatan pada stasiun timbangan
b. Melaksanakan standar fisik, biaya, dan mutu yang telah ditetapkan untuk proses penimbangan bahan ataupun produk.
d. Memantau, menganalisa, dan memperbaiki hasil kegiatan di stasiun timbangan
e. Membuat laporan pertanggung jawaban hasil kerja.