GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.8. Struktur Organisasi Perusahaan
2.8.1. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Dalam struktur organisasi, setiap bagian mempunyai tugas sendiri-sendiri dan setiap tugas merupakan tanggung jawab yang harus dikerjakan. Pembagian tugas dan tanggung jawab dalam suatu organisasi dimaksudkan agar tercipta suasana kerja yang produktif dan dapat terpelihara dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.
Pembagian-pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian adalah sebagai berikut:
1. Direktur Utama Tugas :
a. Mengelola perusahaan secara keseluruhan.
b. Mengkoordinir serta mengontrol keahlian teknis, usulan proyek, penjualandan pembelanjaan.
Wewenang :
a. Surat-surat ekstern dan intern.
b. Pesanan-pesanan pembelian dan pekerjaan. c. Faktur-faktur penjualan.
d. Ekspor dan impor.
e. Penerimaan dan pengeluaran keuangan. 2. Manajer pemasaran
Tugas :
a. Menjalin relasi dan kerja sama yang baik dengan konsumen / pelanggan. b.Melakukan analisa penerapan prosedur yang berlaku di Bagian Marketing
sebagai bahan evaluasi atas prosedur yang sudah ada.
c. Melakukan analisa laporan kondisi dan situasi pasar beserta analisa pesaing.
d.Menetapkan kalkulasi harga jual produksi sebagai patokan harga yang ditawarkan ke pasar / pelanggan.
e. Menyusun Prosedur dan Instruksi Kerja untuk Bagian Marketing sehingga membantu kelancaran proses kerja di bagiannya.
f. Melakukan koordinasi dengan Bagian PPIC dan Produksi sehubungan dengan perencanaan, proses dan hasil produksi.
g. Mendorong peningkatan mutu dan produktifitas di lingkungan pabriknya. h. Membina kesehatan dan keselamatan kerja.
i. Memberikan penjelasan kepada para bawahannya mengenai penyusunan pelaporan tugas masing-masing untuk memenuhi kebutuhan pelapran manajemen perusahaan.
j. Mengawasi jalannya kegiatan produksi secara keseluruhan sehingga sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan
k. Membina dan menjaga disiplin kerja para bawahannya, secara berkala melakukan penilaian atas prestasi kerja mereka.
l. Memeriksa laporan-laporan yang diterima dari para bawahannya sebelum meneruskannya kepada fungsi-fungsi yang terkait.
Wewenang :
a. Berwenang dalam mengarahkan fungsi-fungsi dibawah pengawasannya agar pelaksanaan tugas mereka berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
b. Berwenang memberikan usulan strategi pemasaran kepada Marketing Manager.
c. Berwenang untuk mengembangkan pola kerja di Bagian Marketing dengan memperhatikan sumber daya yang ada.
d. Berwenang melakukan langkah-langkah tindak lanjut dan penyelesaian terhadap keluhan dari pelanggan.
e. Berwenang mengajukan pendapat kepada Marketing Manager untuk menerima atau menolak permintaan order dari pelanggan.
f. Berwenang untuk melakukan penghapusan Surat Jalan apabila terjadi pembatalan pengiriman.
3. Administrasi Penjualan Tugas :
a. Melaksanakan kegiatan administrasi umum perusahaan. b. Mengatur peningkatan penjualan.
c. Menyusun target pasar dalam dan luar kota. d. Melakukan pencatatan pesanan produk
e. Melakukan survey pasar mengenai pengembangan produk Wewenang :
Mengembangkan dan melakukan perbaikan produk 4. Bagian pendistribusian
Tugas :
a. Membuat laporan tentang pembelian dan pemakaian bahan di workshop. b. Melakukan pengiriman barang
c. Mengatur jadwal pengiriman
d. Bertanggung jawab terhadap barang keluar Wewenang :
Memberikan izin terhadap seluruh barang yang keluar 5. Manajer Pabrik
Tugas:
a. Mengontrol jalannya produksi.
b. Melakukan analisa terhadap kinerja mesin c. Mengontrol kinerja karyawan
e. Mengontrol kualitas produk dan memastikan produk yang baik yang sampai ke pengerjaan akhir.
f. Membuat laporan kegiatan produksi. Wewenang :
a. Berwenang menegur kinerja karyawan yang tidak sesuai dengan prosedur b. Berwenang menghentikan proses produksi jika terjadi kerusakan
c. Berwenang membuat pengajuan maintenance mesin 6. Kabag Gudang
Tugas :
a. Melakukan penerimaan barang dan meneliti apakah barang yang sesuai dengan faktur pembelian dan surat pesanan
b. Mengecek kesesuaian antara surat pesanan (SP) pembelian dengan fakturnya
c. Membuat bukti barang masuk
d. Membuat laporan bulanan stock barang
e. Menyiapkan barang sesuai dengan surat pesanan dari relasi untuk dikirim f. Mengkoordinir bagian stock keeper dan helper
g. Bertanggung jawab kepada kepala produksi terhadap persediaan produk di gudang.
Wewenang:
a. Berwewenang membuat permohonan pemesanan bahan baku
b. Berwenang mengeluarkan atau tidak mengeluarkan bahan baku dari gudang
7. Mandor Tugas :
a. Bertugas mengawasi semua kegiatan yang berlangsung di pabrik baik kegiatan produksi.
b. Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan produksi untuk mengetahui kekurangan dan penyimpangan sehingga dapat dilakukan perbaikan
Wewenang:
untuk mengkoordinir dan mengarahkan setiap bagian bawahannya serta menentukan pembagian tugas bagi setiap bawahannya.
8. Kepala bengkel Tugas :
Menangani masalah yang terjadi pada mesin atau alat yang digunakan untuk menghasilkan produk,dan mengawasi para bawahannya.
Wewenang :
Memberikan persetujuan atas surat-surat sehubungan dengan penanganan mesin.
9. Manajer keuangan dan administrasi Tugas:
a. Mengatur seluruh kelancaran bagian ketenagakerjaan dan sumber daya manusia di panrik
b. Menganalisis kebutuhan tenaga kerja. c. menganalisis kebutuhan karyawan.
Wewenang:
Berwewenang melakukan kontrak atau pemutusan hubungan kerja 10.Personalia
Tugas :
Membuat catatan administrasi yang berkaitan dengan pegawai perusahaan. Wewenang:
Memberikan perizinan ketidak hadiran karyawan. 11.Keamanan
Tugas :
Melaksanakan pengamanan perusahaan baik dari dalam ataupun luar lingkungan perusahaan.
Wewenang :
Mengambil tindakan untuk keselamatan lingkungan perusahaan. 12.Kasir
Tugas :
a. Memeriksa kelengkapan dokumen-dokumen yang diberikan staf Operasional yang berkaitan dengan semua transaksi penjualan perusahaan, kemudian mendokumentasikan dokumen-dokumen tersebut untuk diolah lebih lanjut menjadi Invoice, dan sebagai dokumen penjualan perusahaan.
b. Melakukan penagihan dan membuat laporan terhadap piutang perusahaan yang telah jatuh tempo, kemudian memberikan laporan kepada Manajer Keuangan
c. Melakukan pembayaran dan membuat laporan terhadap utang perusahaan yang telah jatuh tempo, kemudian memberikan laporan kepada ManajerKeuangan.
d. Memeriksa segala dokumen-dokumen transaksi yang terjadi pada operasional yang diberikan oleh Manajer Operasional, seperti pembelian dan biaya maintenance pada kendaraan serta aset perusahaan.
Wewenang:
Berwenang mengeluarkan dana untuk transaksi pembayaran. 13.Kabag pembelian
Tugas :
a. Bertanggung jawab terhadap pembelian bahan baku untuk produksi.
b. Membuat jadwal perencanaan dari kegiatan di bagian produksi berdasarkan permintaan dari bagian pemasaran dan berdasarkan kapasitas mesin
c. Memonitoring realisasi jadwal pembelian dan penerimaan bahn baku yang sudah ditentukan
d. Mengecek stok dari bahan baku dan kemasan. Wewenang :
