2.3. Organisasi dan Manajemen Perusahaan 1. Struktur Organisasi Perusahaan
2.3.2. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Keterangan:
= Hubungan Garis --- = Hubungan Fungsional
Pembagian tugas dan tanggungjawab dari tiap-tiap jabatan pada struktur organisasi PT ABC adalah sebagai berikut:
1. Manager Unit
Manager unit memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut a. Tanggung Jawab:
a) Mengadakan pengawasan dan pengendalian seluruh kegiatan pengelolaan Unit .
b) Mempertanggung jawabkan seluruh tugas pokok dan tugas tambahan dalam rangka pengelolaan Unit kepada Direksi.
c) Menyelenggarakan seluruh proses produksi sesuai dengan standar dan program mutu untuk mencapai hasil yang optimal antara lain seperti ISO. Memberikan saran kepada Direksi mengenai peluang-peluang pengembangan usaha serta peningkatan kinerja.
b. Wewenang:
a) Menerapkan kebijakan Direksi atas pendelegasian wewenang.
b) Mengusulkan pengangkatan, pemindahan, kenaikan pangkat/jabatan, pemberhentian bawahannya sesuai peraturan yang berlaku.
c) Melakukan pengawasan melekat (WASKAT) sesuai dengan peraturan, sistem dan prosedur yang berlaku.
d) Meminta pertanggung jawaban kepada Kepala Dinas Tanaman A dan B, Kepala Dinas Teknik, Kepala Dinas Pengolahan PKS, Kepala Dinas Tata Usaha, SDM/Umum terhadap pelaksanaan pekerjaan di bidang masing-masing.
e) Membina, menasehati, menegur serta membuat penilaian staff bawahannya sesuai dengan peraturan yang berlaku.
f) Mengajukan permintaan pengadaan barang dan jasa non local dan local dalam batas wewenang yang ditentukan.
2. Asisten Tanaman
Asisten tanaman memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut a. Tanggung Jawab:
a) Mempertanggung jawabkan seluruh tugas pokok dan tugas tambahan dalam rangka pengelolaan Tanaman dan kebersihan lingkungan Unit kepada Kepala Dinas Tanaman dengan mengacu kepada sistem manajemen mutu dan lingkungan ISO 9001.
b) Mengawasi pelaksanaan tugas pekerjaan pada Afdeling, seperti tersebut di atas berdasarkan RKAP dan RKO yang telah disetujui oleh Pimpinan perusahaan.
c) Mengawasi pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
d) Memberikan bimbingan, dorongan untuk menciptakan iklim kerja yang harmonis.
e) Mengendalikan tercapainya jasa-jasa kerja karyawan tanaman seoptimal mungkin.
f) Menjaga jumlah tenaga kerja di tanaman yang cukup berdasarkan formasi yang telah ditentukan
b. Wewenang:
a) Mengusulkan kepada Ka.Dinas Tanaman tentang kepegawaian di bagian tanaman antara lain : Penerimaan/pengangkatan karyawan, pemindahan, kenaikan pangkat/jabatan berdasarkan prestasi dan pemberhentian karyawan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku.
b) Meminta pertanggung jawaban kepada bawahannya terhadap pelaksanaan pekerjaannya dibidang masing-masing.
c) Mengawasi, mengoreksi atau menghentikan operasi mesin peralatan tertentu dengan tetap berpegang pada petunjuk dan pembinaan Kepala Dinas Tanaman
3. Masinis Kepala
Masinis Kepala memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut a. Tanggung Jawab:
a) Membantu manager untuk meningkatkan perolehan minyak dan inti sawit dengan menekan losses sekecil mungkin.
b) Membantu manager mengkoordinir personil proses pengolahan dan teknik untuk mencapai terget produksi dan mutu.
c) Mengevaluasi pelaksanaan program maintenance dan preventive maintenance.
d) Merencanakan proses pengolahan.
e) Mengevaluasi dan menyetujui stock opname/persediaan produksi minyak dan inti sawit.
b. Wewenang:
a) Menentukan jumlah produksi yang akan dikirim kepelanggan.
b) Mengkoordinir audit yang berhubungan sesuai dengan kinerja yang telah ditentukan.
c) Mengevaluasi dari hasil teknik stasistikyang telah dilakukan.
4. Asisten Teknik Pabrik
Asisten teknik Pabrik memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut a. Tanggung Jawab:
a) Mempertanggung jawabkan seluruh tugas pokok dan tugas tambahan dalam rangka pengelolaan Bengkel Teknik/Bengkel Reperasi dan kebersihan lingkungan Unit kepada Kepala Dinas Teknik dengan mengacu kepada sistem manajemen mutu dan lingkungan ISO 9001.
b) Mengawasi pelaksanaan tugas pekerjaan Teknik Pabrik, seperti tersebut diatas berdasarkan RKAP dan RKO yang telah disetujui oleh Pimpinan perusahaan.
c) Mengawasi pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
d) Memberikan bimbingan, dorongan untuk menciptakan iklim kerja yang harmonis.
e) Mengendalikan tercapainya jasa-jasa kerja karyawan Teknik Pabrik dan Bengkel Motor seoptimal mungkin.
f) Menjaga jumlah tenaga kerja di Teknik Pabrik dan Bengkel Motor yang cukup berdasarkan formasi yang telah ditentukan
b. Wewenang:
a) Mengusulkan kepada Ka.Dinas Teknik Pabrik tentang kepegawaian di Teknik Pabrik antara lain, Penerimaan/pengangkatan karyawan,
pemindahan, kenaikan pangkat/jabatan berdasarkan prestasi dan pemberhentian karyawan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku.
b) Meminta pertanggungjawaban kepada bawahannya terhadap pelaksanaan pekerjaannya dibidang masing-masing.
c) Mengawasi, mengoreksi atau menghentikan operasi mesin peralatan tertentu dengan tetap berpegang pada petunjuk dan pembinaan Kepala Dinas Teknik
5. Asisten Teknik Sipil
Asisten teknik sipil memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut a. Tanggung Jawab:
a) Mempertanggung jawabkan seluruh tugas pokok dan tugas tambahan dalam rangka pengelolaan bangunan dan kebersihan lingkungan Unit kepada Kepala Dinas Teknik dengan mengacu kepada Sistem Manajemen Mutu dan Lingkungan ISO 9001.
b) Melaksanakan tugas dan pengajuan biaya terhadap pembuatan/perbaikan pekerjaan dibidang T.Sipil/ Transport yang menyangkut dengan bangunan perusahaan, sosial, jembatan dan saluran air, pemeliharaan halaman complek emplasmen, sarana transportasi dan produksi.
c) Mengawasi pelaksanaan tugas pekerjaan T.Sipil/Transportasi, seperti tersebut diatas berdasarkan RKAP dan RKO yang telah disetujui oleh Pimpinan perusahaan.
d) Mengawasi pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
6. Asisten Pengolahan
Asisten pengolahan memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut a. Tanggung Jawab:
a) Menjamin bahwa kebijakan mutu untuk dimengerti, diterapkan dan dipelihara diseluruh mandor-mandor dan pekerja di proses pengolahan.
b) Membuat rencana pemakaian tenaga kerja, peralatan dan bahan-bahan kimia yang digunakan pada proses pengolahan sesuai dengan RKAP dan penjabarannya ke RKO.
c) Berusaha agar proses pengolahan dilakukan efektif dan efisien, supaya produktivitas dapat tercapai.
d) Mengendalikan proses pengolahan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.
e) Melakukan adjustment sesuai data-data yang telah dilakukan oleh asisten laboratorium
f) Melakuakan pengawasan terhadap jumlah bahan baku yang diterima serta produksi yang dikirim.
g) Mengawasi penanganan proses pengolahan dan final product sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan serta penanganan packing dan penyimpanannya.
h) Mengawasi dan mengevaluasi stock produksi yang ada di gudang atau storage tank.
i) Mengendalikan catatan mutu termasuk identifikasi, pengarsipan, pemeliharaan, apakah sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan.
j) Mengorganisasi audit di proses pengolahan sehingga Internal Audit dan External Audit dapat dilaksanakan secara efektif.
k) Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan yang ditemukan di dalam Internal Audit dan External Audit.
l) Menandatangani dan mengevalusi checksheet dalam proses pengolahan.
m) Bertanggungjawab terhadap kebersihan seluruh lingkungan pabrik.
n) Bertanggungjawab terhadap pencapaian target produksi sesuai dengan bahan baku yang diterima.
o) Membuat laporan manajemen pengolahan.
p) Bertanggungjawab terhadap manager pabrik.
b. Wewenang:
a) Mengusulkan kepada Kepala Dinas Pengolahan PKS tentang kepegawaian di bagian pemeliharaan dan bangunan antara lain : penerimaan / pengangkatan karyawan, pemindahan, kenaikan pangkat /jabatan berdasarkan prestasidan pemberhentian karyawan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku.
b) Meminta pertanggung jawaban kepada bawahannya terhadap pelaksanaan pekerjaan masing – masing.
c) Mengawasi, mengoreksi penggunaan dan pemeliharaan bangunan sipil dengan tetap berpegang pada petunjukdan pembinaan dari Kepala Dinas Pengolahan PKS.
7. Asisten Kepala Tata Usaha (KTU)
Asisten Kepala Tata Usaha (KTU) memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut
a. Tanggung Jawab:
a) Merencanakan serta melaksanakan transaksi pembayaran yang berkaitan dengan semua kegiatan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh Direksi.
b) Melaksanakan Stock Opname Kas setiap hari dan melaporkan keadaan kas kepada Manajer Unit sebagai penanggung jawab serta setiap bulan melaporkan keadaan saldo kas sesuai dengan ketentuan kepada Direksi.
c) Mengatur/menyusun pembagian tugas pegawai yang berada dibawah tanggung jawabnya serta mengadakan pengawasan terhadap tugas-tugas yang diberikan.
d) Mempertanggung jawabkan seluruh tugas pokok dan tugas tambahan dalam rangka pengelolaan Dinas Tata Usaha kepada Manajer Unit . e) Menyusun rencana kerja anggaran perusahaan dan RKO dari bagian
bagian sesuai dengan pengarahan dari Manajer Unit dan ketentuan yang berlaku
f) Mengawasi segala biaya/pengeluaran sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan oleh perusahaan