Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan dipimpin oleh dr. H. Kurnianto Amien, MM. selaku Kepala Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan. Secara teknis administrasi, Kasudin bertanggung jawab langsung kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi DKI Jakarta mengenai segala bentuk kegiatan yang dilakukan oleh Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan, baik berupa pelayanan kepada masyarakat maupun pembinaan kepada sarana kesehatan yang tersedia. Secara teknis operasional, Kepala Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan bertanggung jawab langsung kepada Walikota Jakarta Selatan mengenai segala bentuk pembiayaan, baik yang dikeluarkan maupun yang diperoleh Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan dalam melakukan kegiatan sehari-hari.
Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan terbagi menjadi lima seksi, yaitu Subbagian Tata Usaha (TU), Seksi Kesehatan Masyarakat (Kesmas), Seksi Pelayanan Kesehatan (Yankes), Seksi Sumber Daya Kesehatan (SDK), dan Seksi Pengendalian Masalah Kesehatan (Pemkes). Struktur organisasi Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan dapat dilihat pada Lampiran 1. Masing-masing seksi/subbagian dipimpin oleh seorang kepala seksi/subbagian yang bertanggung jawab langsung kepada Kepala Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan. Tiap seksi membawahi beberapa bagian dimana masing-masing bagian dipimpin oleh seorang koordinator yang memiliki tugas pokok dan fungsi yang telah ditetapkan oleh masing-masing kepala seksi.
Sumber Daya Kesehatan (SDK) memiliki beberapa tugas pokok, diantaranya menerbitkan izin bagi sarana dan tenaga pelayanan kesehatan di bidang kesehatan dasar, spesialistik, tradisional, serta farmasi, makanan, dan minuman. Untuk sarana pelayanan kesehatan, penanggung jawab sarana terlebih dahulu harus memenuhi kelengkapan persyaratan administrasi. Jika persyaratan tersebut telah terpenuhi, petugas Suku Dinas Kesehatan Jakarta Selatan akan
melakukan tinjauan ke lapangan. Apabila seluruh persyaratan telah terpenuhi, Suku Dinas Kesehatan Jakarta Selatan akan menerbitkan izin untuk pendirian sarana pelayanan kesehatan tersebut.
SDK membawahi tiga koordinator, yaitu Koordinator Tenaga Kesehatan (Nakes), Koordinator Standarisasi Mutu Kesehatan, dan Koordinator Farmasi Makanan dan Minuman (Farmakmin). Koordinator Nakes berperan dalam mengelola, membina, mengatur, dan mendidik tenaga kesehatan dan calon tenaga kesehatan. Koordinator Standardisasi Mutu Kesehatan berperan dalam pembuatan standarisasi mutu pelayanan kesehatan, baik dalam tataran internal Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan, maupun tataran eksternal yang diimplementasikan kepada masyarakat. Koordinator Farmakmin berperan dalam perizinan, pengawasan, dan pengendalian sarana kesehatan, baik yang dikelola oleh pemerintah, maupun perorangan.
Beberapa kegiatan yang diatur oleh koordinator Farmakmin adalah pengelolaan izin apotek, apotek rakyat, Cabang Penyalur Alat Kesehatan (CPAK), Industri Kecil Obat Tradisional (IKOT), Produksi Pangan Industri Rumah Tangga (PIRT), dan Pedagang Eceran Obat (PEO); pelaksanaan supervisi dan pengolahan hasil supervisi dalam rangka rekomendasi perizinan sarana Farmakmin; serta pelaksanaan Binwasdal (pembinaan, pengawasan, dan pengendalian) terhadap sarana pelayanan kesehatan kefarmasian, baik pemerintahan maupun swasta. Selain itu, koordinator Farmakmin juga melaksanakan penyuluhan keamanan pangan dimana peserta penyuluhan akan mendapatkan sertifikat sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh izin pendirian PIRT. Koordinator Farmakmin juga melakukan pengelolaan laporan narkotika dan psikotropika; pengelolaan Gudang Obat Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan; pemantauan harga obat narkotika dan persediaan cadangan obat esensial; serta penyusunan rekapitulasi Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) dari puskesmas-puskesmas kecamatan se-Jakarta Selatan.
Kegiatan yang dilakukan selama periode Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) diantaranya adalah menyusun rekapitulasi LPLPO bulan Februari 2012 dari tiap puskesmas kecamatan dalam wilayah Kota Administrasi Jakarta Selatan;
24
Universitas Indonesia
surat izin penyediaan depo farmasi, beserta memeriksa kelengkapan dokumen yang diperlukan; berkunjung ke bagian Pelayanan Terpadu (Yandu) Kantor Walikota Jakarta Selatan dan turut serta membantu kegiatan Yandu; mempelajari alur pengadaan dan pelaksanaan pelayanan obat di Instalasi Farmasi Puskesmas Kecamatan Tebet; inventarisasi daftar PIRT, PEO, dan Apotek yang baru didirikan periode Januari–Maret 2012 di wilayah Kota Administrasi Jakata Selatan; melakukan pendataan sisa stok dan tanggal kadaluarsa dari obat program, obat Kementrian Kesehatan, dan obat Suku Dinas Kesehatan yang disimpan di Gudang Obat Suku Dinas Kesehatan Kota Adminsitrasi Jakarta Selatan; dan membuat Sertifikat Penyuluhan Keamanan Pangan sebagai salah satu persyaratan yang harus dilengkapi dalam pembuatan izin PIRT.
Proses perizinan penyelenggaraan sarana kesehatan dilaksanakan dengan sistem satu atap di bagian Yandu Kantor Walikota Jakarta Selatan. Alur proses yang dilalui oleh tiap jenis permohonan izin pendirian sarana hampir sama. Pemohon terlebih dahulu datang ke bagian Yandu dengan mengutarakan maksud pemohon pada petugas di bagian Yandu. Pemohon dapat bertanya langsung mengenai proses perizinan untuk apotek, apotek rakyat, CPAK, IKOT, P-PIRT, ataupun PEO. Kemudian pemohon akan mendapatkan formulir yang berisi daftar kelengkapan yang harus dilengkapi sebagai persyaratan, baik kelengkapan dokumen maupun kelengkapan sumber daya sarana kesehatan. Setelah persyaratan terpenuhi, pemohon datang kembali ke bagian Yandu Kantor Walikota Jakarta Selatan untuk menyerahkan berkas persyaratan yang diminta. Apabila terdapat berkas yang kurang sesuai, pemohon diminta untuk memperbaiki atau melengkapinya. Formulir permohonan dan kelengkapan persyaratan yang diperlukan dalam pembuatan surat izin dapat dilihat pada Lampiran 2 dan 3 (untuk SIA), Lampiran 5 (untuk PEO), Lampiran 6 dan 7 (untuk IKOT), Lampiran 8 (untuk CPAK), dan Lampiran 9 (untuk P-PIRT).
Selanjutnya, berkas yang telah diserahkan oleh pemohon di kantor Yandu Jakarta Selatan kemudian dibawa ke kantor Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan. Berkas permohonan dengan persyaratan administrasi yang telah lengkap dikirim ke Subbagian Tata Usaha untuk pendaftaran surat masuk. Setelah didisposisi oleh Kepala Suku Dinas Kesehatan
Kota Administrasi Jakarta Selatan, kemudian berkas diserahkan ke koordinator Farmakmin. Petugas Farmakmin akan memeriksa kembali dokumen tersebut sebelum dilakukan pemeriksaan kelengkapan sumber daya sarana kesehatan dalam bentuk peninjauan lokasi (Penlok).
Melalui Penlok, petugas Farmakmin memeriksa kesesuaian persyaratan dokumen tertulis yang diserahkan pemohon dengan kondisi di lapangan. Adapun aspek-aspek yang diperiksa oleh petugas Farmakmin pada proses perizinan apotek mencakup sumber daya manusia yang sesuai persyaratan, keadaan bangunan, kelengkapan sarana dan prasarana pendukung kegiatan sarana kesehatan, serta kelengkapan dokumen asli. Kelengkapan peralatan yang harus ada di sebuah apotek mencakup neraca, mortar, alu, wadah, etiket, kartu stok, buku pelaporan, serta peralatan administrasi lainnya. Dokumen yang harus disertakan diantaranya Kartu Tanda Penduduk (KTP) Apoteker Pengelola Apotek (APA) dan Pemilik Sarana Apotek (PSA), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) PSA, Surat Izin Kerja Apoteker (SIKA) APA atau Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA), Undang-Undang Gangguan (UUG), Izin Mendirikan Bangunan (IMB), surat keterangan domisili, peta lokasi, denah ruangan beserta ukuran dan fungsi, dan akte perusahaan jika berbentuk badan hukum.
Hasil pemeriksaan kemudian dibuat dalam bentuk berita acara pemeriksaan sarana apotek untuk ditindaklanjuti dalam bentuk pemberian izin. Berita acara pemeriksaan sarana apotek dapat dilihat pada Lampiran 4. Apabila selama proses pemeriksaan ada kelengkapan yang kurang sesuai/belum memenuhi persyaratan, petugas Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan akan meminta pemohon untuk melengkapi persyaratan sebagaimana yang diinginkan dalam jangka waktu maksimal satu bulan. Apabila seluruh persyaratan sudah dilengkapi, Surat Keputusan (SK) Kepala Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan tentang perizinan penyelenggaraan sarana kesehatan dapat diberikan kepada pemohon. Namun apabila kelengkapan berkas tidak dapat dipenuhi dalam kurun waktu satu bulan, pemohon dianggap mengundurkan diri. Untuk melanjutkan perizinan, pemohon harus mengulang tahap-tahap perizinan sedari awal dengan mengajukan kembali permohonan ke bagian Yandu Kantor
26
Universitas Indonesia
Lingkup kerja Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan meliputi sepuluh kecamatan dimana pada masing-masing kecamatan terdapat satu puskesmas tingkat kecamatan yang melayani masyarakat. Kesepuluh kecamatan tersebut adalah Kecamatan Pancoran, Pasar Minggu, Pesanggrahan, Kebayoran Baru, Kebayoran Lama, Cilandak, Tebet, Jagakarsa, Mampang Prapatan, dan Setiabudi. Puskesmas tersebut wajib membuat laporan pemakaian obat dan alat kesehatan kepada Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan yang tercantum dalam LPLPO (Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat) setiap bulan. Fungsi LPLPO antara lain sebagai laporan pemakaian obat bulanan, laporan jumlah kunjungan resep, dokumen bukti atau sumber informasi tentang pengeluaran obat, dokumen bukti atau sumber informasi untuk penerimaan obat dan perencanaan kebutuhan obat di puskesmas, sebagai sarana untuk monitoring dan evaluasi persediaan dan penggunaan obat, sumber informasi untuk melakukan supervisi dan pembinaan, dan sarana untuk meningkatkan kepatuhan petugas dalam menyampaikan laporan (Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010). Contoh LPLPO dapat dilihat pada Lampiran 10.
Selama periode PKPA di Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan, dilakukan pengamatan terhadap kegiatan kefarmasian di Puskesmas Kecamatan Tebet. Puskesmas tersebut membawahi tujuh puskesmas tingkat kelurahan, yaitu Kelurahan Tebet Barat, Tebet Timur, Manggarai, Manggarai Selatan, Menteng Dalam, Bukit Duri, dan Kebon Baru. Puskesmas Kecamatan Tebet terdiri dari beberapa unit pelayanan medis seperti Poli Umum, Poli Anak, Poli Paru, Poli Kulit, Poli Konsultasi, Poli THT, Poli Neurologi/Mata, Poli KIA/KB, Poli Gigi, serta Poli PTM (Penyakit Tidak Menular) yang mencakup penyakit diabetes melitus dan komplikasinya. Pelayanan yang diberikan kepada masyarakat turut didukung dengan adanya unit penunjang pelayanan medis seperti laboratorium, radiologi, dan apotek. Selain itu, untuk memberikan pelayanan penuh kepada masyarakat, Puskesmas Kecamatan Tebet juga menyediakan layanan UGD (Unit Gawat Darurat) yang selalu siaga selama 24 jam.
Berdasarkan data jumlah kunjungan puskesmas yang diperoleh, Puskesmas Kecamatan Tebet menjadi puskesmas dengan jumlah kunjungan terbanyak se-Jakarta Selatan dengan jumlah resep kurang lebih 400 resep setiap harinya.
Pelayanan pasien di Apotek Puskesmas Kecamatan Tebet berlangsung selama 24 jam. Hal ini dikarenakan berlakunya sistem satu pintu pada pendistribusian obat, termasuk obat untuk pemakaian di ruang UGD. Tenaga kesehatan yang terdapat di Instalasi Farmasi Puskesmas Kecamatan Tebet terdiri dari dua orang apoteker, tiga orang asisten apoteker, dan satu orang juru resep.
Besarnya jumlah resep yang harus dilayani di Puskesmas Kecamatan Tebet mengharuskan petugas apotek agar bekerja cepat dan tepat untuk memenuhi kepuasan pasien. Apotek Puskesmas Kecamatan Tebet menyiasati hal tersebut dengan meminta pasien untuk melakukan sendiri penyiapan obat suspensi kering setelah sebelumnya diberikan penjelasan oleh apoteker/asisten apoteker. Hal lain yang dilakukan adalah membuat beberapa kemasan puyer standar anak seperti puyer panas, antibiotik, flu, kembung, dan batuk yang dibedakan berdasarkan berat badan. Jumlah kemasan puyer yang dibuat sebanding dengan jumlah pemakaian rata-rata per hari sehingga stabilitas obat dapat terjaga dengan baik.
Perencanaan perbekalan farmasi mempengaruhi ketersediaan obat di puskesmas. Perencanaan obat harus dilakukan sesuai dengan jenis dan jumlah obat yang dibutuhkan. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya kekosongan ataupun kelebihan obat. Perencanaan meliputi ketersediaan obat, reagen untuk tes laboratorium, bahan radiolologi, dan alat kesehatan sesuai dengan anggaran yang tersedia. Perencanaan perbekalan farmasi di Puskesmas Kecamatan Tebet dibuat berdasarkan masukan dari dokter tiap poliklinik, data pemakaian obat periode sebelumnya, dan masukan dari distributor obat mengenai harga dan informasi ketersediaan obat.
Puskesmas Kecamatan Tebet membuat RKO (Rencana Kebutuhan Obat) dengan mengelompokkannya berdasarkan kelas terapi obat. Perencanaan obat dilakukan berdasarkan buku DOEN (Daftar Obat Esensial Nasional) dan Formularium Obat Puskesmas setiap tahunnya untuk persediaan obat di tahun berikutnya. Puskesmas Kecamatan Tebet memberikan formulir kosong kepada setiap puskesmas kelurahan di bawahnya untuk selanjutnya diisi dengan daftar obat yang dibutuhkan oleh masing-masing puskesmas kelurahan. Perencanaan dilakukan berdasarkan jumlah konsumsi, morbiditas, dan pola penyakit yang
28
Universitas Indonesia
berdasarkan persentase jumlah kunjungan pasien di masing-masing puskesmas tingkat kelurahan.
Setelah perencanaan selesai dibuat, dilakukan pengajuan anggaran kepada Dinas Kesehatan Provinsi DKI Jakarta untuk memperoleh dana. Puskesmas Kecamatan Tebet akan mengadakan lelang dalam memenuhi kebutuhan obat. Pihak pemenang lelang kemudian menyediakan dan mengirimkan barang yang telah disepakati secara berkala.
Pengadaan obat di tiap puskesmas kecamatan di Provinsi DKI Jakarta, dilakukan sendiri oleh masing-masing puskesmas. Begitu pula dengan Puskesmas Kecamatan Tebet yang melakukan sendiri pengadaan obat untuk kebutuhan obat, baik di puskesmas kecamatan, maupun kebutuhan obat di puskesmas kelurahan. Apabila jumlah persediaan obat tidak mencukupi, Puskesmas Kecamatan Tebet dapat berkoordinasi dengan puskesmas kelurahan di bawahnya atau puskesmas kecamatan lain apabila terdapat persedian obat yang berlebih. Cara lain yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan permintaan ke Gudang Obat Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan.
Pengaturan penyimpanan obat di Puskesmas Kecamatan Tebet dibedakan berdasarkan kelas terapi dan bentuk sediaannya, dimana obat disusun secara alfabetis. Untuk sediaan sera, vaksin, dan suppositoria disimpan dalam lemari pendingin. Selain itu, penyimpanan obat dan alat kesehatan dilakukan dengan sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out) dimana obat yang lebih dahulu diterima dan memiliki tanggal kadaluarsa lebih cepat digunakan terlebih dulu. Pada masing-masing karton kemasan terluar obat diberikan tanda khusus berupa label warna yang dibedakan berdasarkan tahun kadaluarsa dan tahun penerimaan barang. Hal ini dilakukan untuk memudahkan pengawasan obat-obat yang hampir mendekati waktu kadaluarsanya.
Setiap obat dan alat kesehatan yang tersedia di gudang perlu memiliki kartu stok. Hal ini dapat mempermudah pengawasan jumlah obat yang keluar dan masuk gudang. Apabila terjadi penyimpangan jumlah obat dalam LPLPO, apoteker dapat dengan mudah melakukan penelusuran pada kartu stok. Obat-obat yang dikeluarkan harus ditulis dalam Lembar Permintaan Barang. Setelah itu, dilakukan pengecekan antara jumlah barang yang tertera pada kartu stok, dengan
jumlah barang yang tersedia untuk memastikan bahwa tidak terjadi penyimpangan.
Pendistribusian obat kepada pasien di Puskesmas Kecamatan Tebet hanya dilakukan melalui apotek. Tata cara pengambilan obat di Puskesmas Kecamatan Tebet sudah dilakukan dengan baik dan teratur sehingga dapat mengurangi terjadinya kesalahan dalam penyerahan obat. Umumnya, sediaan racikan membutuhkan waktu kurang lebih 20 menit, sedangkan pelayanan sediaan obat jadi membutuhkan waktu 3-10 menit bergantung pada berapa banyak resep yang masuk.
Secara umum kegiatan pengelolaan obat di Puskesmas Kecamatan Tebet sudah sangat baik. Adapun kendala yang ditemui pada pelayanan kefarmasian di Instalasi Farmasi Puskesmas Kecamatan Tebet yaitu keterbatasan sumber daya manusia. Besarnya beban kerja yang tidak sebanding dengan jumlah petugas secara tidak langsung mengurangi keramahan petugas dalam melayani pasien. Selain itu, tidak memadainya luas apotek dan gudang menjadi kendala tersendiri bagi Puskesmas Kecamatan Tebet. Namun demikian, Puskesmas Kecamatan Tebet telah memenuhi standar ISO dengan beberapa sasaran mutu, diantaranya pengadaan penuh sepuluh obat dengan jumlah pemakaian terbanyak setiap saat, penerapan sistem FEFO dan FIFO secara 100% dimana tidak terdapat obat dengan tanggal kadaluarsa pada bulan berikutnya, dan waktu tunggu obat puyer dan obat jadi kurang dari 25 menit.
30 Universitas Indonesia