BAB 5 PEMBAHASAN
Pada bab ini dibahas hasil penelitian untuk mengetahui gambaran pelaksanaan manajemen obat di Rumah Sakit Advent Medan tahun 2010. Adapun aspek yang ditinjau yaitu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, penganggaran, visi dan misi rumah sakit, struktur dan ketenagaan IFRS, prosedur operasional baku IFRS, fasilitas IFRS, penyimpanan, pendistribusian, pengemasan, evaluasi, persediaan dan konsumsi obat di rumah sakit tersebut.
Rumah Sakit Advent Medan menggunakan kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi untuk melakukan perhitungan jumlah kebutuhan obat. Penggunaan metode konsumsi dan epidemiologi disini hanya sebatas untuk melihat jumlah pemakaian obat periode yang lalu dan pola penyakit, tidak melihat secara rinci data catatan medik, standar pengobatan, jumlah kunjungan dan frekuensi penyakit dalam perhitungan jumlah obatnya, sehingga perkiraan kebutuhan obat tidak mendekati
jumlah sebenarnya. Hal ini kemungkinan disebabkan karena untuk memenuhi persyaratan tersebut memerlukan sistem informasi manajemen/komputerisasi untuk memudahkan proses pengolahan data sedangkan di rumah sakit ini masih mengolah data secara manual.
Metode perhitungan jumlah kebutuhan obat tersebut disesuaikan dengan alokasi dana. Oleh karena alokasi dana yang tersedia tidak dapat mencukupi kebutuhan pembelian obat, maka untuk mengatasinya dilakukan perencanaan obat setiap bulan bukan tahunan dan obat yang direncanakan sangat terbatas jenis dan jumlahnya. Faktor inilah yang kemungkinan menjadi salah satu penyebab terjadinya kekurangan stok obat di IFRS.
Dalam menentukan anggaran dana untuk IFRS digunakanlah metode yang disesuaikan dengan keputusan MenKes RI No.1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit bahwa kepala IFRS harus terlibat dalam penentuan anggaran alokasi dana sehingga adanya kerja sama antara pimpinan rumah sakit dengan kepala instalasi farmasi dalam menentukan alokasi dana.
Rumah Sakit Advent Medan telah memiliki Panitia Farmasi dan Terapi yang disebut Komite Farmasi dan Terapi (KFT) yang anggotanya berjumlah enam orang yaitu empat orang dokter spesialis, satu orang dokter umum dan satu orang apoteker. Ketuanya dipilih dari dokter spesialis yang ada dalam kepanitiaan. Keadaan ini telah sesuai dengan apa yang telah ditetapkan dalam keputusan MenKes RI No.1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit.
KFT ini tidak mengadakan rapat secara teratur terlihat pada tahun 2010 rapat hanya dilakukan empat kali yang seharusnya enam kali dalam setahun. Hal inilah
yang kemungkinan menyebabkan kebijakan-kebijakan yang berhubungan dengan pengelolaan obat tidak selalu mutakhir. Selain itu diketahui bahwa KFT belum melaksanakan fungsi sepenuhnya, karena KFT belum berfungsi sebagai evaluatif, edukatif, dan penasehat pengelolaan obat di Rumah Sakit Advent Medan. Ini dapat terjadi mungkin karena kesibukan para dokter yang menjadi anggota panitia.
Dalam melakukan pembelian obat IFRS ini membeli obat kepada perusahaan farmasi dan apotek rekanan yang sudah dipilih berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Untuk pengadaan obat dilakukan dengan memesan setiap sekali dalam sebulan sesuai dengan perencanaan, tetapi diketahui bahwa IFRS tidak hanya setiap sebulan sekali melainkan hampir setiap harinya melakukan pemesanan obat untuk menyediakan obat yang telah habis stok sebelum waktunya dan memenuhi permintaan obat yang tidak tersedia di IFRS. Ini dimungkinkan karena stok obat yang tersedia sesuai perencanaan sangat terbatas jumlah dan jenisnya.
Pemeriksaan stok perbekalan obat di IFRS dilakukan setiap hari khusus obat narkotika, kemudian sebulan sekali secara keseluruhan stok obat dengan memperhatikan kecocokan antara kartu stok obat dengan fisik obat. Ini dilakukan untuk menjamin ketersediaan obat sehingga kekosongan atau kehilangan obat tidak terjadi.
Dalam segala lingkup dan kegiatannya IFRS Advent Medan dilakukan berdasarkan visi dan misi rumah sakit. IFRS ini memiliki struktur organisasi tertulis yang telah mengacu pada struktur organisasi minimal yang harus dimiliki oleh suatu instalasi farmasi rumah sakit yaitu telah dipimpin oleh seorang apoteker memiliki bagian administrasi, perencanaan, pengadaan perbekalan farmasi, penyimpanan
perbekalaan farmasi, pengemasan kembali serta pendistribusian. Ini sangat membantu dalam menunjang kelancaran pengelolaan obat di IFRS rumah sakit ini.
Pedoman Operasional Baku IFRS ini sebagai standar acuan untuk melaksanakan pekerjaan pelayanan dan praktek profesi. POB ini tidak selalu mutakhir karena pada tahun 2010 POB yang digunakan dibuat pada tahun 2008, kemungkinan ini disebabkan oleh karena KFT yang tidak dapat melakukan rapat secara teratur.
Adapun kekurangan sarana dan prasarana yang tersedia di IFRS seperti tidak tersedianya ruang distribusi di ruangan rawat inap/satelit farmasi sehingga distribusi obat untuk pasien rawat inap perawat yang langsung mengambil obat ke IFRS dan memberikannya kepada pasien. Tidak tersedianya khusus ruang konsultasi dan ruang informasi obat sehingga kegiatan ini dilakukan di ruang kantor kepala IFRS. Namun pada dasarnya keterbatasan ini belum menjadi penghambat kegiatan di IFRS saat ini karena kunjungan pasien ke Rumah Sakit Advent Medan masih tergolong sedikit.
Keadaan ruang penyimpanan obat tidak cukup luas untuk menyimpan persediaaan obat yang banyak dan juga belum memenuhi seluruh syarat yang sesuai dengan keputusan MenKes RI No.1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit. Faktor ini juga merupakan salah satu penyebab terbatasnya jumlah obat yang direncanakan sehingga perlunya melakukan pemesanan obat setiap hari. Walaupun demikian ruang penyimpanan yang ada diupayakan semaksimal mungkin untuk menyimpan persediaan obat.
Semua kegiatan pendistribusian obat di Rumah Sakit ini dikoordinasi oleh IFRS. Pendistribusian obat dilakukan melalui pendistribusian perbekalan farmasi
untuk pasien rawat inap dan pendistribusian perbekalan farmasi untuk pasien rawat jalan serta pendistribusian perbekalan farmasi diluar jam kerja . Untuk pasien rawat jalan obat yang diresepkan oleh dokter dapat diambil ke apotek. Untuk pasien rawat inap perawat yang mengambil obat ke IFRS dan memberikannya kepada pasien disebabkan karena belum tersedia satelit farmasi di rumah sakit ini.
IFRS ini melakukan pengemasan obat untuk kenyamanan, identifikasi, penyajian dan perlindungan terhadap suatu sediaan obat. Pengemasan obat yang dilakukan di IFRS ini hanya terbatas pada sediaan obat non steril terlihat dari hasil observasi langsung terhadap keadaan wadah yang ada. Selain itu juga terlihat dari tidak tersedianya peralatan dan ruangan produksi untuk sediaan obat steril.
Evaluasi manajemen obat di Rumah Sakit Advent Medan digunakan untuk melihat gambaran keefisienan sistem manajemen yang dilakukan secara periodik yaitu setahun sekali mengingat keputusan MenKes RI No.1197/MENKES/ SK/X/2004 tentang Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit bahwa manajemen obat rumah sakit harus dievaluasi secara periodik.
Output yang diharapkan dari manajemen obat adalah obat yang diperlukan tersedia setiap saat dengan jumlah yang cukup sehingga mudah diperoleh pada waktu yang tepat. Diketahui bahwa pada tahun 2010 obat yang tersedia sesuai dengan perencanaan, walaupun persediaan obat di IFRS tidak dapat memenuhi kebutuhan obat di rumah sakit karena persediaan obat yang terbatas. Hal ini mungkin disebabkan karena alokasi dana yang tidak dapat mencukupi kebutuhan pembelian obat dan ruang penyimpanan yang tidak cukup luas untuk perencanaan stok obat yang mencukupi kebutuhan. Menurut hasil penelitian persediaan obat di IFRS tidak dapat memenuhi
kebutuhan obat di Rumah Sakit Advent Medan. Diketahui sisa stok obat di IFRS mencapai angka ribuan dan terdapat obat dengan sisa 100% dari stok yang ada. Hal ini mungkin disebabkan obat yang tidak habis digunakan karena obat yang tersedia tidak sesuai dengan kebutuhan Dari hasil penelitian tersebut terlihat adanya tanda-tanda ketidaktepatan perencanaan obat karena masih terjadi kekurangan dan kelebihan obat. Hal ini kemungkinan disebabkan karena KFT yang kurang berperan aktif dalam membantu pengelolaan obat di IFRS.