3.1Pengertian Sistem Teknologi Informasi
Menurut Hall (2007), Suatu sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai. Dua penentu utama dalam dukungan teknologi informasi adalah struktur yang terorganisasi dan fungsi yang dilakukan para karyawan dalam perusahaan. Sistem informasi cenderung mengikuti struktur organisasi, dan bahwa sistem tersebut didasarkan pada kebutuhan setiap orang atau kelompok.
Sistem informasi terdapat di mana saja dalam perusahaan maupun antarperusahaan. Penyebaran sistem informasi semacam ini menciptakan kesulitan dalam pengelolaanya. Istilah teknologi informasi secara umum untuk menjelaskan kumpulan sumber daya informasi perusahaan, para penggunanya, serta manajemen yang menjalankanya. Dengan kata lain, teknologi informasi meliputi infrastruktur Teknologi Informasi serta semua sistem informasi lainya di perusahaan. Akan tetapi, biasanya istilah teknologi informasi digunakan dalam arti yang disamakan dengan sistem informasi.
Secara umum, sekumpulan dari sistem komputer yang digunakan perusahaan disebut Teknologi Informasi atau sering disingkat TI (information
technology) yang merupakan fokus teori ini. Hampir semua perusahaan, swasta
(private) dan terbuka (public), dalam kebanyakan industri, menggunakan
3.2 Sistem Informasi Berbasis Komputer
Menurut Bass (2003), Sistem informasi berbasis komputer (computer- based information system) adalah sistem informasi yang menggunakan teknologi komputer untuk melakukan beberapa atau seeluruh pekerjaan yang diberikan. Sistem semacam itu dapat hanya berupa PC dan peranti lunak. Atau, dapat juga meliputi beberapa ribu komputer dari berbagai ukuran dengan ratusan printer, plottel, serta peralatan lainya, basis data, dan jaringan komunikasi (berkabel dan nirkabel).
Komputer dengan perkembangannya sekarang ini sangat membantu bidang administrasi di kantor dan para businessmen dalam melakukan transaksi. Di kantor biasanya pegawai menggunakan komputer untuk berkorespondensi, seperti untuk e-mail, memo, dan surat; menghitung gaji, dan tentunya membuat laporan keuangan. Kebanyakan orang menyadari bahwa computer literacy merupakan kebutuhan yang vital agar bisa mencapai kesuksesan. Computer
literacy juga termasuk mempunyai pengetahuan dan pemahaman akan komputer
dan penggunanya.
Komputer mempunyai arti yang sangat luas dan berbeda untuk orang yang berbeda. Istilah komputer diambil dari bahasa Latin computare yang mempunyai arti menghitung. Komputer merupakan perangkat elektronik, beroperasi di bawah perintah pengendali yang disimpan pada memori komputer, dapat menerima data, memproses data berdasarkan aturan tertentu, mencetak hasilnya, dan menyimpan data untuk penggunaan di masa yang akan datang.
3.3 Sistem Teknologi Informasi Dalam Direktorat Jenderal Pajak Kantor Pelayanan Pajak Pratama Medan Timur
Menurut Ismawan (2001), Kebanyakan informasi dalam perusahaan tumpang tindih (overlap) ke dalam lebih dari suatu kategori tersebut. Untuk itu, guna menghindari terjadinya tumpang tindih dalam pengolahan data, maka Kantor Pelayanan Pajak Pratama Medan Timur perlu mengikuti prosedur baku yang telah ada, atau dapat membuat prosedur sendiri yang dianggap sesuai dengan kondisi perusahaan saat itu. Suatu sistem informasi manajemen memanfaatkan baik manusia maupun sumber modal/capital dimana yang terdiri dari peralatan/mesin pengolah data. Kantor Pelayanan Pajak Pratama Medan Timur menggunakan dua sistem pengolahan data antara lain sebagai berikut:
1. Sistem pengolahan data secara manual dimana sebagian besar beban pengolahan data dilaksanakan oleh manusia,
2. Sistem pengolahan data secara otomatis (Electronic Data Processing/ EDP), dimana sebagian besar beban pengolahan data dilaksanakan oleh peralatan dan komputer.
Kantor Pelayanan Pajak Pratama Medan Timur menggunakan dua sistem pengolahan data yang digunakan oleh perusahaan ada beberapa tingkat kemutakhiran yang dapat dipakai. Tingkat kemutakhiran yang paling rendah dalam sistem pengolahan data dalam perusahaan adalah sistem yang seluruhnya manual, dimana orang melaksanakan semua fungsi pengolahan data. Sistem seperti ini biasanya diterapkan oleh perusahaan setempat atau lokal. Dalam perusahaan sejenis ini, mungkin tidak satu orang pun yang ditugaskan secara
merupakan tugas tambahan yang ditangani oleh beberapa orang yang bertanggung jawab.
Kantor Pelayanan Pajak Medan Timur menggunakan dua sistem pengolahan data. Pengolahan data secara manual dan pengolahan data secara otomatis.Pengolahan data secara manual dilakukan manusia. Keuntungan manusia sebagai pengolah data adalah bahwa fleksibelitasnya atau kemampuannya untuk melaksanakan semua fungsi sistem pengolah data dan pertimbangan yang dapat diandalkan, serta kemampuannya untuk menyesuaikan diri pada situasi yang tidak biasa (tidak dikenal dan belum terjadi sebelumnya). Namun karena manusia juga memiliki kelemahan sebagai pengolah data, yaitu lamban dan kurang dapat diandalkan ketelitiannya. Sebagian besar sistem pengolahan data secara manual memanfaatkan satu atau lebih bentuk mesin khusus untuk dipergunakan dalam perusahaan.
Jenis mesin tersebut biasa berbentuk mesin tik yang dapat menambah kecepatan dan lebih enak dibaca, mesin kalkulasi yang dapat meningkatkan kecepatan dan ketelitian kalkulasi/perhitungan, cash register yang dapat mencatat, mengklasifikasikan dan mengontrol penerimaan uang, mesin duplikator yang dapat menghemat waktu dalam pembuatan tembusan/duplikat dokumen dan laporan, atau mesin pembukuan yang dapat mengkombinasikan mesin kalkulator dengan mesin tik.
Pada umumnya mesin tik, mesin kalkulasi, mesin duplicator, cash register yang otomatis terbukti dapat meningkatkan kecepatan dan keandalan pengolahan data dalam sistem manual. Namun mesin-mesin itu masih membutuhkan bantuan manusia agar bisa berfungsi sebagaimana mestinya, sehingga peran manusia
sebagai pengolah data tidak dapat dipandang rendah, meskipun pada kenyataannya mesin-mesin tersebut dapat meminimalisir kekurangan yang ada pada manusia dalam fungsinya sebagai pengolah data. Cepat atau lambat diakui bahwa kehadiran komputer akan membentuk suatu sistem tersendiri dalam suatu sistem informasi perusahaan.
Sementara itu pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Medan Timur masih menggunakan komputer intel core 2 Duo yang memiliki berbagai aplikasi-aplikasi yang berguna yang diperlukan oleh perusahaan agar proses pengolahan data dan penyampaian informasi lebih efektif dan efisien.
Kantor Pelayanan Pajak Pratama Medan Timur mengolah data dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu. Komputer-komputer dalam perusahaan ini berada dalam satu sistem jaringan yang menghubungkan sejumlah komputer yang berada di tempat yang berdekatan. Antara komputer yang satu dengan yang lainnya dapat saling bertukar informasi dan saling mengirim data, atau dengan kata lain terjadi proses lintas data. Sistem jaringan ini dikenal sebagai Local Area Network (LAN). LAN adalah jaringan komputer dan peralatan lainnya yang lokasinya dekat antara satu dengan lainnya (biasanya dalam satu gedung).
Keuntungan dengan menggunakan sistem LAN (Sumardi,2001 : 28) adalah sebagai berikut :
• Mempermudah pertukaran informasi
• Mempermudah perawatan perangkat lunak
• Mempermudah komunikasi antar pengguna
3.4. Pengolahan Data dan Informasi (PDI)
Menurut Ilyas (2010), Peranan Pengolahan Data dan Informasi memiliki kedudukan yang cukup penting, ini dapat terlihat dari berbagai kegiatan yang berhubungan dengan bagian keuangan maupun operasional perusahaan, selalu mengandalkan komputer dalam realisasinya guna menghasilkan informasi yang berguna dan selalu tepat waktu.
Kantor Pelayanan Pajak Pratama Medan Timur melakukan pengolahan data dan informasi berbasis komputer, penyajian data dan informasi, pembuatan monografi pajak, penggalian potensi perpajakan serta ekstensifikasi Wajib Pajak. Pengelohan Data dan Informasi mempunyai prosedur standar kerja yaitu:
a. Penyusunan rencana penerimaan pajak berdasarkan potensi pajak perkembangan ekonomi dan keuangan.
b. Pemprosesan dan penatausahaan dokumen masuk di seksi PDI
c. Pembuatan dan penyampaian Surat Perhitungan dikirim ke kantor Pelayanan Pajak lain
d. Pembentukan dan pemanfaatan Bank Data
Pengelohan Data dan Informasi mempunyai mekanisme pekerjaan. Dipimpin oleh Kepala Seksi yang memimpin beberapa staf yang disebut Accounting Refrentatif (AR) dan juga Pegawai Pelaksana. Membuat Surat Pemberitahuan (SPT) dan rekam Pajak Penghasilan (PPH) dan Pajak Pendapatan (PPN).
Setelah Pajak Pengasilan (PPH) dan Pajak Pendapatan (PPN) direkam, hasil rekam dimasukkan ke database. Pegawai Pelaksana lalu mengisi data untuk Wajib Pajak (WP). Hasil rekam yang telah siap lalu diserahkan ke bagian seksi Pengawasan dan Konsultasi untuk diperiksa setoran pajaknya. Setelah diketahui setoran pajaknya, Accunting Refrentatif (AR) turun kelapangan untuk memberikan setoran pajak kepada Wajib Pajak (WP). Setelah itu Wajib Pajak (WP) dapat berkonsultasi mengenai setoran pajaknya ke bagian Seksi Pengawasan dan Konsultasi langsung dengan Accounting Refentatif (AR).
3.5 Kendala dan Dampak Komputerisasi Terhadap Sistem Informasi Dewasa ini penggunaan komputer telah diakui keunggulan serta keterlibatannya dalam dunia bisnis. Namun demikian, komputer sebagai ciptaan manusia tidak lepas dari berbagai aktivitasnya yang juga mengalami kendala- kendala (khususnya dibidang informasi) yaitu:
1. Saldo kesalahan dalam menginput kode akun tutup buku dan pemindahan Sering terjadi kesalahan hal ini dikarnakan terlalu banyaknya kombinasi angka dari akun yang telah di input, dimana kesalahan ditemukan pada saat laporan telah dicetak dan diperiksa kembali. Seorang pengguna komputer dalam memperbaiki kesalahan harus kembali ke file bulan sebelumnya dan memperbaiki kesalahannya, dimana pada saat kembali ke file sebelumnya penginputan dan proses data dimulai dari awal lagi.
2. Saat mencetak mutasi gabungan sering terjadi kemacetan pada komputer Pegawai sering menghadapi kemacetan hal ini kemungkinan kapasitas dalam memori komputer telah penuh. Sebagai jalan keluarnya maka laporan bulanan sebelumnya telah ada dibackup dan dihapus. Dengan catatatan yang dihapus adalah data yang terdapat pada laporan sebelumnya.
3. Komputer terkena virus
Virus adalah serangkaian kode pelaksana yang meletakkan dirinya pada
software, memperbanyak, dan menyebar ke sistem atau file lainnya. Virus
merusak sumber daya sistem atau menunjukkan pesan pada monitor, yang dipicu oleh kegiatan yang telah ditentukan sebelumnya. Virus merupakan sebuah file yang dapat memperlambat cara kerja komputer dan bahkan dapat menghapus data yang telah disimpan di dalam komputer. Virus memiliki banyak jenis dan berbeda kapasitas, disarankan kepada pengguna komputer untuk memasang aplikasi anti virus di dalam personal komputernya. Hal ini diperlukan untuk mendeteksi keberadaan virus di dalam komputer untuk kemudian virus tersebut dibersihkan dari data-data komputer. Pengguna komputer dalam Kantor Pelayanan Pajak Pratama Medan Timur harus selalu meng-update anti virus yang telah diprogram dalam komputer untuk menjaga kinerja pemrosesan komputer agar tetap berjalan dengan baik. Dimana dalam hal ini virus dapat mengakibatkan program tidak jalan maka sebagaian pengolahan data terkendala lebih lama. Selain itu kendala- kendala yang tidak terduga bisa saja terjadi, misalnya gangguan petir yang dapat menghambat penginputan atau pemrosesan data.
4. Sistem keamanan data
Pengguna komputer harus senantiasa melakukan pengecekan terhadap data-data penting perusahaan. Hal ini dimaksudkan agar sistem jaringan komputer yang telah dipasang dalam perusahaan yang memungkinkan data dapat dibuka dari komputer yang lain. Dalam membangun sistem keamanan data-data setiap komputer pegawai diberikan password sebagai sarana keamanan data perusahaan.
5. Pengawasan Pemakaian Software
Pengawasan pemakaian software diperlukan agar tidak terjadi penggunaan komputer untuk kegiatan pribadi para pegawai yang dapat merugikan Kantor Pelayanan Pajak Pratama Medan Timur.
Kendala yang ada selama ini dapat mempengaruhi internal kontrol yang ada di perusahaan. Kesalahan pada penginputan kode akun, kemacetan komputer dan komputer terkena virus menyebabkan pemrosesan data menjadi terkendala sehingga informasi yang dihasilkan dan dibutuhkan oleh pihak Kantor Pelayanan Pajak Medan Timur menjadi lambat dan tidak akurat. Akibatnya, laporan rencana anngaran dan pertanggungjawaban, dokumen, dan laporan lainnya tidak dapat diandalkan. Dimana, bila sistem pengamanan data dan aktiva tidak baik maka kemungkinan data aktiva tersebut akan habis dicuri. Karena itu bagian akuntansi atau bagian keuangan sangat mempunyai dampak yang berarti terhadap cara pengorganisasisan perusahaan, pengambilan keputusan dan pendayagunaan fungsi akuntansi.
Salah satu dampak terhadap fungsi akuntansi ialah bahwa fungsi tersebut harus membagi tanggung jawab terhadap aktifitas yang bervolume besar, sehingga pegawai bagian pembukuan lebih dilibatkan pada aktivitas perencanaan, koordinasi, dan pengawasan. Dengan kata lain, fungsi akuntansi akan menjadi informasi dalam kaitannya dengan output informasi tersebut. Dampak lain yang dapat kita lihat adalah komputer memberikan dukungan yang sangat besar pada fungsi akuntansi, yaitu komputer dapat menyajikan laporan rencana anggaran dan pertanggungjawaban dan laporan lainnya dengan lebih akurat dan tepat waktu. Namun demikian kehadiran komputer tidak mempengarui pertanggungjawaban utama fungsi akuntansi yaitu pelaporan kepada pihak luar atau ekstern dan mengevaluasi prestasi informasi keuangan tersebut.
BAB IV