Arsip merupakan dokumen primer yang memiliki ciri sebagai informasi tangan pertama dan rekaman sebuah transaksi. Arsip memiliki peranan sebagai pusat ingatan organisasi, sumber informasi, alat pengawasan,
perumusan kebijakan dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi..
Arsip rekap dokumen yang dimiliki setiap perusahaan sangatlah penting, karena berisi tentang data asset Angkutan Barang suatu perusahaaan. Sebagai pelaksana bagian sumber daya manusia yang bertugas menyimpan dan memlihara arsip memiliki kewajiban untuk menjaga dan merawat arsip dokumen dari segala macam bentuk gangguan, baik dari dalam maupun dari luar.
PT Kereta Api Indonesia Divre IV Tanjungkarang pada bagian sumber daya manusia khususnya pelaksanaan sumber daya manusia memiliki tugas menyimpan dan memelihara arsip dokumen Angkutan Barang. Penyimpanan arsip yang telah digunakan oleh PT Kereta Api Indonesia Divre IV Tanjungkarang saat ini menggunakan prosedur pengarsipan secara elektronik (Records Continum Model). Penggunaan prosedur pengarsipan tersebut sangat membantu dalam kegaitan administrasi khususnya pencarian informasi mengenai data Angkutan Barang pada PT Kereta Api Indonesia Divre IV Tanjungkarang. Untuk itu perlu dilakukan pembahasan mengenai prosedur pengarsipan secara elektronik. Seluruh arsip data Angkutan Barang berada pada kantor Bagian Angkutan Barang (Angbar) dan ditangani langsung oleh Pelaksana Operasional dan Administrasi karena untuk menjaga kerahasian data masing-masing.
4.8. 1 Prosedur Pengarsipan Secara Elektronik
Sebelumnya PT Kereta Api Indonesia Divre IV Tanjungkarang pernah menggunkan prosedur penyimpanan arsip secara manual namun seiring perkembangan tekonologi semakin maju, kini prosedur penyimpnan arsip PT Kereta Api Indonesia Divre IV Tanjungkarang telah menggunakan prosedur penyimpnan arsip secara elektronik sejak tahun 2013 hingga sampai sekarang. Sistem elektronik yang digunakan yaitu berupa Email
Corporate (email khusus KAI) yang disebut Rail Dokumen System (RDS).
Rail Dokumen System (RDS) adalah sistem email yang digunakan untuk surat menyurat keluar masuk dengan mitra atau pihak luar yang tekait dokumen KAI. menggunakan sistem website yang kini dikembangkan dalam bentuk aplikasi digital yang disebut Raileo. Raileo adalah sebuah sistem yang digunakan untuk sistem kepegawaian KAI. Penyimpanan arsip secara elektronik telah mengubah cara pengarsipan informasi dengan memberikan kecepatan dan ketepatan dalam penyimpnaan, pencarian, penemuan kembali, hingga pendistribusian dokumen dalam perusahaan, sehingga fungsi arsip sebagai sumber informasi dalam pengambilan keputusan oleh perusahaan yang dioptimalkan.
Penyimpanan arsip secara elektronik dapat mencegah adanya kerusakan dokumen secara fisik, kerena pnyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan sistem komputerisasi. Sistem komputerisasi dokumen tersebut dapat memberikan dukungan penuh terhadap kecepatan akses tentang informasi yang ada dalam dokumen perusahaan. Berikut akan dijelaskan prosedur pengarsipan secara elektronik yang ada pada Bagian Angkutan Barang PT Kereta Api Indonesia Divre IV Tanjungkarang.
Diagram 4.8.1 Prosedur Pengarsipan secara Eleketronik
Berdasarkan Gambar 4.8.1 di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Mengklasifikasikan dokumen terlebih dahulu, yaitu antara dokumen permanen dengan dokumen tidak permanen yang dimiliki setiap pegawai.
2. Selanjutnya checklist validasi dokumen permanen yang dimiliki pegawai tersebut melalui Microsoft Excel.
3. Penyimpanan dokumen pada komputer tersebut disusun sesuai dengan sub folder dokumen. Setiap file di simpan juga melalui media penyimpanan yaitu flashdisk.
4. Untuk kebutuhan upload (unggah) file dokumen pada website, file yang telah disimpan pada computer, dalam penyimpanannya tidak boleh lebih dari 1Mb (Mega Bite). Untuk itu perlu adanya pengecilan ukuran file (compress).
Klasifikasi Dokumen
Dokumen Permanen Dokumen Tidak
Permanen Ckecklist Validasi
Dokumen melalui Microsoft Excel
Saving Dokumen
Compress Permanen
Upload Permanen
5. Langkah terakhir agar file Angkutan Barang dapat tersimpan lebih aman dari berbagai bentuk gangguan adalah dengan upload (unggah) file tersebut pada Rail Dokumen System (RDS).
4.8. 2 Pengorganisasian Arsip
Pengorganisasian arsip yang digunakan pada bagian Angkutan Barang PT Kereta Api Indonesia Divre IV Tanjungkarang adalah kombinasi sistem sentralisasi dan desentrasisasi. Berikut penjelasan pengoeganisasian arsip pada bagi Angkutan Barang:
1. Sentralisasi
Seluruh dokumen tidak permanen Angbar PT Kereta Api Indonesia Divre IV Tanjungkarang disimpan secara terpusat oleh pelaksana operasional dan adminintrasi. Hal ini agar memudahkan dalam pencarian (penemuan kembali) apabila dibutuhkan sewaktu-waktu oleh perusahaan.
2. Desentraslisasi
Setiap dokumen angkutan barang yang masuk ataupun yang keluar disimpan secara pribadi oleh masing masing pegawai. Hal ini bertujuan sebagai bukti perseorangan setiap pegawai apabila dibutuhkan sewaktu-waktu oleh perusahaan.
4.8. 3 Jenis-Jenis Arsip Angkutan Barang
Penyimpanan arsip PT KAI Divre IV Tanjungkarang pada bagian angkutan barang, terdapat beberapa jenis dokumen-dokumen yang ada di dalam berkas arsip. Dokumen tersebut di pilah menjadi 2 (dua) bagian, yaitu dokumen permanen dan dokumen tidak permanen. Adapun jenis-jenis dokumen tersebut sebagai berikut:
a) Dokumen Permanen
Dokumen permanen berkas asip pada PT KAI Divre IV Tanjungkarang merupakan dokumen yang tidak akan berubah isi maupun bentuknya.
Dalam sistem Rail Dokumen System (RDS), semua dokumennya itu permanen. Berikut ini jenis dokumen permanen tersebut diantaranya 1. Nota dinas : untuk undangan yang dikirimkan ke luar
(internal/external)
2. Notulen rapat : hasil rapat yang di bahas dari internal maupun external.
3. Pengumuman
4. Surat dinas : surat yang digunakan khusus untuk internal dari PT KAI ke mitra
b) Dokumen Tidak Permanen
Dokumen permanen berkas asip pada PT KAI merupakan dokumen yang dapat berubah isi maupun bentuknya. Sesuai dengan masa berlaku dokumen tersbeut habis. Jenis dokumen tidak permanen diantaranya adalah dokumen surat kontrak. Dokumen tidak permanen biasanya di simpan di pusat PT KAI dan bersifat rahasia. Oleh karena itu dokumen tidak permanen belum diterapkan di kantor daerah PT kereta Api Indonesia.
c) Metode Klasifikasi Arsip
Metode klasifikasi arsip yang digunakan bagian angkutan barang PT kereta Api Indonesia yaitu menggunakan metode klasifikasi menurut abjad dan numerik. Kalisifikasi ini berdasarkan perihal maupun judul surat yang bertujuan untuk memudahkan pencarian dokumen apabila dibutuhkan sewaktu-waktu oleh perusahaan. Klasifikasi arsip berdasarkan perihal maupun judul surat diurutkan sesuai dengan jenis dokumen, yaitu doumen permanen dan dokumen tidak permanen. Susunan klasifikasi asip kepegawaian pada dokumen permanen menggunakan metode klasifikasi
menurut abjad dan menggunkan K-Means merupakan metode data clustering yang digolongkan sebagai metode pengklasifikasian yang bersifat unsupervised. Dimana K-means melakukan pembagian objek ke dalam cluster yang memiliki kesamaan dan berbeda dengan objek milik cluster lain. Dan untuk pengarsipannya berdasarkan nomor dokumen sudah otomatis di input di Rail Dokumen System (RDS). Berikut ini susunan dalam pembuatan surat melalui sistem RDS.
(sumber: internal kantor Divre IV TNK unit Angkutan barang)
Gambar 4.8.3. Berkas Arsip PT KAI Persero
(sumber: internal kantor Divre IV TNK unit Angkutan barang)
d) Proses Penyimpanan Arsip
Metode penyimpanan arsip yang digunkan PT KAI yaitu menggunakan bentuk arsip berupa series (kesamaan judul berkas) dan sistem pengindeksan berdasarkan klasifikasi arsip, dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpanan file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh system operasi. Direktori dapat mempunyai fungsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan. Media penyimapanan dengan kapasitas besar seperti hard disk atau flashdisk yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Ini berarti bahwa dalam satu media penyimpanan berbagai informasi dapat diproses sesuai dengan system aplikasinya. Hal yang cukup penting di dalam pengelolaan Arsip elektronik adalah pemberian label nama. Format pelabelan nama yang standar sebaiknya dilakukan pada direktori atau nama file dan media penyimpanan. Pemberian label yang jelas dan lengkap sangat penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti flashdisk, harddisk,dsb.
e) Proses Penerimaan File Angkutan Barang
Proses penerimaan file angkutan barang yang masuk ke daerah Devisi Regional IV Tanjungkarang diperoleh dari dokumen-dokumen yang telah diberikan melalui sistem Rail Dokumen System (RDS) dan sistem aplikasi Raileo. Hal ini dilakukan kerana untuk menjaga kerahasian data masing-masing angkutan barang yang masuk.
File pegawai yang mutasi tersebut tetap disimpan dalam komputer dan di flashdisk sesuai dengan sub folder yang telah diberi nama sesuai dengan bentuk dan jenis dokumen, diterapkan agar dalam penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Berikut ini penjelasan alur kerja dokumen yang masuk ke PT Kereta Api Divre IV Tanjungkarang sebagai berikut.
1. Login ke account Rail Dokumen System (RDS) dan untuk masuk ke manajemen dokumen yang telah dikirim oleh pihak atasan.
2. Penerimaan dokumen berasal dari RDS dan Raileo yang sudah ditanda tangani secara digital oleh yang bersangkutan.
3. Apabila dokumen tersbut telah masuk lalu di download dan di cek kembali apakah dokumen tersebut valid atau tidak.vkemudian di upload pada account Rail Dokumen System (RDS) sesuai klasifikasi.
4. Jika dokumen tersebut valid, maka langkah selanjutnya adalah cek ulang dokumen yang sudah ter-upload pada manajemen dokumen yang terdapat pada account Rail Dokumen System (RDS). Hal ini dilakukan agar tidak ada penggandann dokumen pada manjemen dokumen angkutan barang.
5. Langkah yang terakhir simpan dokumen tersebut pada tempat penyimpanan file Anggkutan Barang sesuai denga sub dokumen perusahaan.
Gambar 4.8.2 Sistem Rail Dokumen System (RDS)
f) Penemuan Kembali Arsip
Proses penemuan kembali arsip dokumen yang terdapat pada bagian angkutan barang PT Kereta Apu Indonesia Divre IV Tanjungkarang dengan menggunakan metode klasifikasi arsip menggunakan penomoran berkas dan yaitu dilakukan secara sistem digital. Dalam Pemberian label nama baik yang bersifat eksternal maupun internal secara standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali Informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur system pengindeksan sehingga memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali fisik disket.
Dengan menggunakan metode tersebut dapat membantu bagian angkutan barang dalam penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat. Dimana arsip tersebut berfungsi sebagai sumber informasi perusahaan serta sebagai kebutuhann perusahaan dalam menyelesaikan proses kegiataan adminitrasi.
g) Masalah yang Dihadapi dan Penanganan Masalah
Proses manajemen pengarsipan dokumen unit angkutan barang di PT Kereta Api Indonesia (persero) Divre IV Tanjungkarang, dengan praktik yang terjadi di perusahaan telah sesuai dengan manajemen arsip yang ada namun, ada suatu hal masalah yang terjadi saat proses pengarsipan yaitu adanya kendala jaringan internet yang sering gangguan dan komputer sering mengalami gangguan not responding.
Oleh karena itu, perusahaan perlu meningkatkan jaringan internetnya lebih baik lagi dan perusahaan juga perlu untuk sering mengecek kembali komputer apabila mengalami gangguan sebelum digunakan.
Supaya dalam proses pengerjaan khususnya pengarsipan data dapat berjalan dengan baik.
BAB V