MANAJEMEN PENGARSIPAN ELEKTRONIK UNIT ANGKUTAN BARANG
PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) DIVRE IV TANJUNG KARANG
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Disusun Oleh:
Anggrayani 19MN0003
INSTITUT MARITIM PRASETYA MANDIRI BANDAR LAMPUNG
2022
HALAMAN PENGESAHAN I
Laporan Praktek Magang dengan judul : Manajemen Pengarsipan Elektronik Unit Angkutan Barang PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divre IV Tanjung Karang pada tanggal 1 Agustus - 16 September 2020 disusun oleh:
Nama : Anggrayani NPM : 19MN0003
Telah disetujui laporannya dan telah disahkan Di Bandar Lampung Tanggal:16 September 2020
II
HALAMAN PENGESAHAN HALAMAN PENGESAHAN Diajukan Oleh,
Mahasiswa
Anggrayani NIM 19MN0003
Disetujui Oleh, Dosen Pembimbing
Vitratin, S.P., M.Sc NIDN 0220038302 Mengetahui,
Ketua Progam Studi Manajemen
Rahmi Eliyana, S.E., M.M NIDN 023039046
II
Laporan Praktek Magang dengan judul : Manajemen Pengarsipan Elektronik Unit Angkutan Barang PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divre IV Tanjung Karang pada tanggal 1 Agustus - 16 September 2020 disusun oleh:
Nama : Anggrayani NPM : 19MN0003
Telah disetujui laporannya dan telah disahkan Di Bandar Lampung Tanggal: 16 September 2020
KATA PENGANTAR Diajukan Oleh,
Mahasiswa
Anggrayani NIM 19MN0003
Disetujui Oleh, Dosen Pembimbing
Vitratin, S.P., M.Sc NIK 0220038302
Mengetahui,
Kepala Unit Operasional & Administasi Angkutan Barang
Bisri Mustofa NIPP 42322
Dengan mengucap puji syukur kehadirat Allah SWT atas terselesaikannya Praktek Kerja Lapangan (PKL) dan juga penyusunan Laporan Kerja Praktek (LKP). Laporan ini merupakan hasil Kerja Praktek Lapangan di PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divre IV Tanjung karang. yang dimulai sejak 01 Agustus s/d 16 September 2022, dengan judul “MANAJEMEN PENGARSIPAN ELEKTRONIK UNIT ANGKUTAN BARANG DI PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) DIVRE IV TANJUNG KARANG” yang merupakan salah satu syarat kelulusan Progam Studi S1 Manajemen Institut Maritim Prasetiya Mandiri Lampung..
Laporan Kerja Praktek ini sangat berguna bagi penulis dalam mendeskripsikan proses kerja selama melaksanakan Kerja Praktek. Laporan kerja ini juga berguna bagi Dosen Pembimbing Laporan Kerja Praktek untuk mengetahui kegiatan mahasiswa selama melaksanakan Kerja Praktek, dan Laporan Kerja Praktek ini merupakan sebuah pertimbangan pembimbing dalam memberikan nilai.
Laporan ini merupakan hasil dari kegiatan PKL yang penulis lakukan selama 40 hari pada bagian Angkutan Barang PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Divre IV Tanjung Karang. Penyelesaian laporan ini terwujud atas bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, untuk itu penulis ucapkan terima kasih kepada:
1. Vitratin, S.P., M.Sc selaku Dosen Pembimbing PKL.
2. Arsilenda, S.H., M.M., selaku Kepala Program Studi S1 Manajemen.
3. Buntar Ris Wirawan selaku Kepala Bagian Angkutan Barang PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divre IV Tanjung Karang.
4. Bisri Mustofa selaku Kepala Unit Operasional & ADM Bagian Angkutan Barang PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divre IV Tanjung Karang.
5. Seluruh karyawan/karyawati PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divre IV Tanjung Karang.
6. Untuk kedua orang tua yang telah memberikan dukungan moril maupun
materil.
7. Teman-teman Pendidikan Ekonomi 2019 serta senior sebelumnya yang senantiasa memberikan saran dalam penyusunan Laporan PKL ini.
Akhirnya penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak yang membantu, dalam laporan ini masih banyak kekurangannya. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun tetap penulis harapkan.
Bandar Lampung, 16 September 2022
Anggrayani NPM 19MN0003
DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL
HAALAMAN PENGESAHAN I I HALAMAN PENGESAHAN II II KATA PENGANTAR III DAFTAR ISI V
BAB I PENDAHULUAN 1 1.1 Latar Belakang 1
1.2 Rumusan Masalah 2
1.3 Tujuan Praktek Kerja Lapangan 2 1.4 Manfaat Praktek Kerja Lapangan 2
BAB II LANDASAN TEORI 3 2.1 Pengertian Manajemen Arsip 3
2.2 Pengorganisasian Arsip Elektronik 4 2.3 Pengelolaan Arsip Elektronik 5
2.4 Manfaat Sistem Pengarsipan Elektronik 6
BAB III TEMPAT DAN WAKTU MAGANG 7 3.1 Tempat Magang 7
3.2 Waktu Magang 7
3.3 Tata Tertib Pelaksanaan Magang 8 3.4 Gambaran Umum Perusahaan 9
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 10
4.1 Sejarah Perusahaan PT Kereta Api Indonesia (Persero) 10 4.2 Logo Perusahaan 12
4.3 Budaya Organisasi 15
4.4 Visi dan Misi PT Kereta Api Indonesia (Persero) 16 4.5 Struktur Perusahaan Bagian Angkutan Barang 17
4.6 Urain Tugas Unit Angkutan Barang. 18
4.7 Kegiatan Umum Perusahaan Bagian Angkutan Barang 21 4.8 Pembahasan Praktik Kerja Lapangan 22
BAB IV PENUTUP 31 5.1 Kesimpulan 31 5.2 Saran 31
DAFTAR PUSTAKA 32 LAMPIRAN 33
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi.
Salah satu sumber data atau informasi adalah arsip, karena arsip merupakan bukti dan rekaman dari kegiatan administrasi. Untuk itu perusahaan membutuhkan manajemen atau pengaturan yang baik dalam pengarsipan sebuah dokumen agar lebih efektif dan efisien.
Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi yang modern, maka hal itu berdampak pada pola perkembangan dan kemajuan bidang kearsipan yang semakin baik kemajuan teknologi modern khususnya bidang elekronika, membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Terutama bagi perusahaan besar yang memerlukan pelayanan yang cepat dan memiliki volume arsip yang cukup banyak, penggunaan sarana tersebut akan sangat membantu mempercepat proses pengelolaan arsip.
Salah satu organisasi termuka di Indonesia yang telah melakukan manajemen pengarsipan yang tepat yaitu PT Kereta Api Indonesia Divre IV Tanjung Karang menggunakan model pengelolan arsip berbasis sistem elektronik sesuai dengan kepentingan perusahaan dan kebutuhan administrasi khususnya di unit Angkutan Barang. Unit angkutan barang berperan penting dalam pengelolaan dan penyimpanan arsip akuntan, di mana pengelolaan tersebut berhubungan dengan dokumen-dokumen yang akan disimpan pada sistem elektronik.
Unit angkutan barang memiliki beberapa bentuk dokumen yang biasa di simpan yaitu series, rubik, dan dossier. Dimana setiap dokumen dibagi berdasarkan bentuk-bentuk dokumen tersbut. Dalam laporan praktek kerja
lapangan ini lebih difokuskan pada proses pengarsipan dokumen penting yang berisi data angkutan barang.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis tertarik untuk membahas masalah ini kedalam sebuah judul “MANAJEMEN PENGARSIPAN ELEKTRONIK UNIT ANGKUTAN BARANG PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) DIVRE IV TANJUNG KARANG.”
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang, maka rumusan masalah yang diangkat oleh penulis adalah Bagaimana Proses Manajemen Pengarsipan Elektronik Unit Angkutan Barang PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divre IV Tanjung Karang?
1.3 Tujuan Magang
Tujuan dari praktik kerja lapangan ini adalah dapat mengetahui bagaimana Proses Manajemen Pengarsipan Elektronik Unit Angkutan Barang PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divre IV Tanjung Karang.
1.4 Manfaat Praktik Kerja Lapangan a. Bagi Mahasiswa
Memberikan manfaat dalam penerapan teori-teori yang diperoleh di bangku kuliah dengan praktek yang nyata di dunia kerja serta dapat melatih diri mengahadapi situasi dengan cepat tanggap.
b. Bagi Institut Maritim Prasetiya Mandiri
Menjalin hubungan kerja sama antara perusahaan dengan Institut Maritim Prasetiya Mandiri serta menghasilkan lulusan yang memiliki baik dan siap untuk bekerja.
c. Bagi PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divre IV Tanjung Karang Membantu dalam pelaksanaan tugas pokok dari Unit Angkutan Barang sehingga dapat meringankan pekerjaan dari divisi tersebut.
BAB II
LANDASAN TEORI
.1 Pengertian Manajemen Arsip
Manajemen kearsipan (record management) merupakan kegiatan pengelolaan arsip yang meliputi perencanaan, pencatatan, pengorganisasian, pendistribusian, penyimpanan, pengawasan, pemeliharaan, pemindahan, sampai dengan pemusnahan. Bisa dikatakan bahwa kegiatan manajemen arsip meliputi life cycle of archive atau siklus hidup arsip. Adapun, manajemen kearsipan ini juga dibatasi dalam ruang lingkup POAC yang terdiri dari Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling.
Pengertian manajemen arsip menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah segala kegiatan yang meliputi kebijakan, pembinaan, dan pengelolaan arsip di dalam suatu sistem kearsipan (yang dianut oleh suatu organisasi) dan didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta sumber daya lain yang lainnya.
Arsip Elektronik atau Electronic Archive (e-Archive) adalah sistem atau tata cara pengumpulan informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer berbentuk dokumen elektronik (Document Management System/ e-documents) dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.
Berdasarkan pengertian arsip elektronik seperti dikemukan diatas, dapat dirinci lagi mengenai unsur-unsur didalamnya yaitu :
1) Kumpulan informasi arsip 2) Teknologi komputer
3) Data yang diolah dan disimpan sebagai dokumen elektronik
4) Kepentingan digunakan kembali
Terhadap keempat unsur diatas, dapat dilakukan identifikasi untuk mengetahui apa saja yang akan menjadi objek utama dalam mengelola arsip elektronik, sehingga dengan mengetahui objek utamanya maka dapat ditentukan sistem operasionalnya, serta alokasi sumber daya yang diperlukan. Brikut ini terdapat 3 istilah dalam ilmu kearsipan yang dapat dijadikan inisial dari kumpulan informasi arsip yaitu : File, Records, dan Archives.
File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif, masih secara langsung digunakan.
Record adalah arsip in aktif yang oleh unit kerja setelah diadakan seleksi diserahkan penyimpanannya ke unit kersipan pada instansi bersangkutan arsip in aktif sudah menurun nilai kegunaannya dalam proses administrasi sehari-hari.
Archive pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan.
2.2 Pengorganisasian Arsip Elektronik
Menurut Ig Wursanto 1998:21 pengorganisasian arsip terdapat beberapa pola yang diterapkan pada suatu organisasi yaitu :
1. Sentralisasi Di kantor pemerintah, swasta, atau lain-lain jenis kantor niscaya mempunyai satu unit kerja yang khusus menangani penerimaan surat masuk dan pengiriman surat keluar.
2. Desentralisasi Suatu kantor dikatakan menganut sistem kearsipan secara desentralisasi apabila semua unit kerja menelola arsipnya masing- masing. Sistem penyimpanan filling system yang dipergunakan masing-
masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor bersangkutan.
Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah pisah letaknya system penyelengaraan arsip secara desentralisasi sangat sesuai dipergunakan. Disini semua kegiatan kearsipan baik pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing dan ditempat unit kerja masing-masing.
2.3 Pengelolaan Arsip Elektronik
Bagaimana melaksanakan sistem pengelolaan arsip elektronik dengan tetap mengikuti atau sesuai dengan norma-norma atau kaidah kearsipan yaitu :
1. Mempersiapkan pranata organisasi serta sistem dan prosedur berkaitan dengan program diversikasi pengelolaan arsip berbasis teknologi komputer.
2. Menyusun dan menata alokasi sumber daya untuk implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik.
3. Melaksanakan implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik sesuai kelayakan atau kemampuan sumber daya organisasi.
Berdasarkan ketiga hal diatas, secara garis besar operasional sistem pengelolaan arsip elektronik dilaksanakan sebagai berikut :
1. Melakukan input data, dan recognation terhadap surat menyurat pada mail processing centre, dengan menggunakan modul e-letter.
2. Melakukan verifikasi, validasi, autentifikasi terhadap file-file (arsip aktif) pada filing processing centre, dengan menggunakan modul e- file.
3. Melakukan kendali berkas terhadap records (arsip inaktif) pada records
processing centre, dengan menggunakan e-records.
4. Melakukan integrasi, migrasi terhadap group arsip (arsip statis) pada data processing centre menggunakan modul e-archives. Demikian gambaran bagaimana pola operasionalisasi sistem pengelolaan arsip elektronik dapat dilaksanakan.
2.4 Manfaat Sistem Pengarsipan Elektronik:
1) Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.
2) Pengindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
3) Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
4) Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya melihat di layar monitor atau memprint-nya tanpa dapat mengubahnya.
5) Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisisr karena tersimpan secara digital.
6) Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun akan klien akan mudah dilakukan melalui LAN maupun internet.
7) Meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritasi relatif sulit untuk mengaksesnya.
BAB III
WAKTU DAN TEMPAT MAGANG
1. Tempat Magang
Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT Kereta Api Indonesia (Persero) yang berlokasi di Jalan Teuku Umar No.23, Bandar Lampung. Untuk mempermudah dalam pencarian, berikut ini panduan lokasi PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional IV menggunakan Google Maps yang ditampilkan pada Gambar3.1 :
Gambar 3.1 Denah dari Kampus IMPM menuju ke PT Kereta Api Indonesia Divre IV Tanjungkarang
(Sumber:ttps://www.bing.com/maps?q=PT+Kereta+Api+Indonesia)
3.1.2 Waktu Magang
Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan pada semester 7 tahun 2022 selama 40 hari, yang di mulai pada tanggal 1 Agustus sampai 16 September 2022. PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional IV Tanjung Karang memiliki aturan jam kerja, yaitu pukul 08.00 – 17.00 WIB mulai dari hari Senin sampai dengan hari Jum’at. Jadwal waktu kerja selama PKL dapat dilihat pada Tabel 3.2.
Tabel 3.2 Jadwal Jam Kerja PKL
No. Hari Jam Kerja
Masuk Selesai
1 Senin 08.00 17.00
2 Selasa 08.00 17.00
3 Rabu 08.00 17.00
4 Kamis 08.00 17.00
5 Jumat 08.00 16.30
6 Sabtu Libur
7 Minggu Libur
2. Tata Tertib Pelaksanaan Magang
Mahasiswa melaksanakan kegiatan magang sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan yang dapat dilihat pada balasan Whatsapp. Didalam Whatsapp tersebut juga berisi peraturan dan ketentuan serta tata tertib yang harus dipatuhi dan dijalani oleh mahasiswa magang. Beberapa tata tertib tersebut antara lain :
a. Pakaian setiap hari senin, rabu, dan kamis atasan putih bawahan hitam.
b. Hari selasa menggunakan pakaian atasan batik bawahan hitam.
c. Aktif dan mengikuti kegiatan di PT KAI, seperti Senam setiap Jumat pagi dengan menggunakan pakaian olahraga, lalu berganti pakaian Kasual.
d. Menggunakan sepatu hitam.
e. Memakai name Tag.
f. Memakai jaket almamater selama pelaksanaan.
g. Mematuhi peraturan dan ketentuan yang berlaku di Perusahaan.
3. Kegiatan Magang
Kegiatan yang dilakukan selama magang pada PT Mangga Raya Makmur PT Kereta Api Indonesia (PERSERO) Divre IV Bandar Lampung sebagai berikut:
1. Beradaptasi dengan lingkungan kerja dan bersosialisasi dengan karyawan di Unit Angkutan Barang.
2. Membantu merekap data dokumen Angkutan Barang 3. Menginput data Angkutan Barang.
4. Membantu Scan dokumen
5. Membantu dalam penyerahan dokumen Angkutan Barang ke Unit lain seperti: Unit Keuangan, SDM, Operasi, dan Aset.
6. Mengumpulkan data – data yang diperlukan untuk penulisan laporan Magang baik secara mandiri maupun melakukan wawancara dengan para staf Unit Angkutan Barang.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
.1 Sejarah Perusahaan PT Kereta Api Indonesia (Persero)
Nama Perusahaan : PT Kereta Api Indonesia (PERSERO) Divre IV Tanjungkarang
Alamat : Jl. Teuku Umar No 23 Bandar Lampung
Kode Pos : 35123
No Telpon/Fax : +62 857-0908-4834 Website : https://www.kai.id/
Email :[email protected] Jenis Usaha : Unit Pengusahaan Aset
Sekitar tahun 1911, transmigran pulau Jawa yang didatangkan Hindia Belanda ke Lampung pada 1905 berhasil membangun perkebunan kaitsyuk, tembakau, kopi, karet, kelapa dalam, dan kelapa sawit. Gubernur Jenderal Hindia Belanda di Batavia lalu menganggap sarana angkutan hasil-hasil bumi dari Sumatera Selatan ke pulau Jawa jika terlalu mengandalkan pelayaran laut terlalu banyak memakan biaya dan waktu serta sulit memasuki pelabuhan di
Palembang, Krui, dan Menggala. Maka diputuskan reduksi biaya transportasi dan waktu pengiriman hasil bumi dengan membangun rel kereta api dari Palembang ke Tanjungkarang. Adapun rel KA pertama di Pulau Sumatera dibangun di Aceh (1874), Sumatera Utara (1886), Sumatera Barat (1891), kemudian Sumatera Selatan (1911).
Tahun 1911, pembangunan rel KA dimulai oleh pemerintah Hindia Belanda dengan mengerahkan ribuan orang di Palembang dan di Tanjungkarang.Rel KA antara Tanjungkarang dan Palembang banyak melintasi hutan, perkebunan karet, perkebunan sawit, dan rawa-rawa. Jalur KA ini berbeda dengan yang ada di Pulau Jawa, di mana rel KA dibangun melintasi perkampungan-perkampungan. Penyebabnya, rel KA di Pulau Jawa disiapkan untuk angkutan manusia, sedangkan rel KA ini disiapkan Belanda untuk mengangkut hasil bumi, hasil hutan, dan perkebunan dari negeri jajahan di Sumatera. Lintasan kereta di Sumatera bagian selatan pertama kali dibangun sepanjang 12 kilometer dari Panjang menuju Tanjungkarang, Lampung. Jalur rel ini mulai dilalui kereta pada tanggal 3 Agustus 1914. Pada waktu bersamaan dilaksanakan juga pemasangan dan pembangunan lintasan rel dari Kertapati, menuju Kota Prabumulih, Sumatera Selatan. Sampai 1914, jalur rel lintas Prabumulih hingga Prabumulih mencapai jarak 78 kilometer. Perlahan, jalur rel kemudian dikembangkan untuk pengangkutan batu bara dari tempat penambangannya di Tanjung Enim. Kemudian dikembangkan juga jalur ke Lahat. Di Lahat ada sebuah bengkel besar kereta (sekarang dinamakan Balai Yasa Lahat) yang berfungsi untuk perbaikan dan perawatan kereta api.
Akhirnya pemerintah Hindia Belanda melalui Zuid Soematera Spoorwegen (ZSS) tuntas membangun rel kereta api di Lampung dan Sumatera Selatan hingga 529 km. Seluruhnya merupakan rel selebar 1.067 mm. Sementara mayoritas negara menggunakan rel selebar 1.435 mm yang menjaga stabilitas kereta lebih baik agar bisa berjalan dengan kecepatan lebih tinggi. Awalnya, ZSS berencana membangun rel hingga Tapanuli tetapi dihempaskan
kebangkrutan perusahaan akibat resesi setelah Perang Dunia I, yaitu Great Depression yang ternyata berdampak ke rel di Sumatera.Sejak era PERUMKA, Eksploitasi Sumatera Selatan (ESS) berubah nama menjadi Divre III Sumatera Selatan dan Lampung yang dulu cakupannya cukup luas dibandingkan kedua divre lain di Sumatera dan meliputi dua provinsi yaitu Sumatera Selatan dan Lampung, maka dibagilah dua wilayah (subdivre) dengan fungsi operasional yang serupa dengan Daop KAI di pulau Jawa, namun dengan tingkatan administratif dalam lingkup KAI yang lebih rendah daripada Divre maupun Daop. Divre III pernah memiliki dua subdivre sebagai berikut:
a. Sub Divre III.1 Kertapati (KPT), yang merupakan pusat Divre III Sumatera Selatan dan Lampung naik tingkat dan berubah nama menjadi Divre III Palembang per 1 Mei 2016.
b. Sub Divre III.2 Tanjungkarang (TNK), dimekarkan menjadi Divre IV Tanjungkarang per 1 Mei 2016 seperti sekarang. (Wikipedia, "Divisi Regional IV Tanjungkarang”)
4.2 Logo Perusahaan
Logo merupakan sebuah simbolis pada suatu perusahaan, logo PT Kereta Api Indonesia dapat dilihat pada Gambar 4.2.
Gambar 4.2.1 LogoPTKereta ApiIndonesia (Sumber:Websitehttps://www.kai.id)
Makna dari Logo Perusahaan adalah :
Bentuk.
Terinspirasi dari bentuk REL KERETA yang digambarkan dengan garis menyambung ke atas pada huruf (A), KAI diharapkan terus maju dan menjadi solusi ekosistem transportasi terbaik yang terintegrasi, terpercaya, bersinergi, dan kelak dapat menghubungkan Indonesia dari Sabang sampai Merauke.
Dengan menggunakan typeface italic yang dinamis dan di modifikasi pada huruf A menggambarkan karakter KAI yaitu progresif, berfikiran terbuka, dan terpecaya.
Grafik yang tegas namun ramah dengan perbedaan warna pada huruf diharapkan dapat mencerminkan hubungan yang harmonis dan kompeten antara KAI dan seluruh pemangku kepentingan.
Warna.
Perpaduan antara warna biru tua yang menunjang stabilitas, profesionalisme, amanah dan kepercayaan diri, yang ditambah dengan aksen warna oranye, yang menunjukan antusiasme, kreativitas, tekad, kesuksesan dan kebahagiaan.
(Sumber:Websitehttps://www.kai.id)
Saat ini, PT Kereta Api Indonesia (Persero) memiliki tujuh anak perusahaan/grup usaha yakni :
No Nama Anak Perusahaan Tahun Logo Lama Logo Baru
1 KAI Services 2003
2 KAI Bandara 2006
3 KAI Commuter 2008
4 KAI Wisata 2009
5 KAI Logistik 2009
6 KAI Properti 2009
.3 Budaya Organisasi
(sumber: https://indonesiakarir.xyz/)
Kereta Api Indonesia (Persero) merupakan perusahaan transportasi yang memiliki budaya perusahaan dalam mengembangkan usaha pada pelayanan transportasi bagi masyarakat, budaya tersebut meliputi:
a. Integritas
Seluruh insan PT. Kereta Api Indonesia bertindak konsisten sesuai dengan nilai-nilai kebijakan organisasi dan kode etik perusahaan.
Memiliki pemahaman dan keinginan untuk menyesuaikan diri dengan kebijakan dan etika tersebut dan bertindak secara konsisten walaupun sulit untuk melakukannya.
b. Profesional
Seluruh insan PT. Kereta Api Indonesia memiliki kemampuan dan penguasaan dalam bidang pengetahuan yang terkait dengan pekerjaan, mampu menguasai untuk menggunakan, mengembangkan, membagikan pengetahuan yang terkait dengan pekerjaan kepada orang lain.
c. Keselamatan
Seluruh insan PT. Kereta Api Indonesia memiliki sifat tanpa kompromi dan konsisten dalam menjalankan atau menciptakan sistem atau proses kerja yang mempunyai potensi resiko yang rendah terhadap terjadinya kecelakaan dan menjaga aset perusahaan dari kemungkinan terjadinya kerugian.
d. Inovasi
Seluruh insan PT. Kereta Api Indonesia selalu menumbuh kembangkan gagasan baru, melakukan tindakan perbaikan yang berkelanjutan dan menciptakan lingkungan kondusif untuk berkreasi sehingga memberikan nilai tambah bagi stakeholder.
e. Pelayanan Prima
Seluruh insan PT Kereta Api Indonesia akan memberikan pelayanan yang terbaik yang sesuai dengan standar mutu yang memuaskan dan sesuai harapan atau melebihi harapan pelanggan dengan memenuhi 6 A unsur pokok: Ability (Kemampuan), Attitude (Sikap), Appearance (Penampilan), Attention (Perhatian), Action (Tindakan), dan Accountability (Tanggung jawab).
4.4 Visi dan Misi PT Kereta Api Indonesia (Persero) Visi :
Menjadi solusi ekosistem transportasi terbaik untuk Indonesia Misi :
1. Untuk menyediakan sistem transportasi yang aman, efisien, berbasis digital, dan berkembang pesat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
2. Untuk mengembangkan solusi transportasi massal yang terintegrasi melalui investasi dalam sumber daya manusia, infrastruktur, dan teknologi.
3. Untuk memajukan pembangunan nasional melalui kemitraan dengan para pemangku kepentingan, termasuk memprakarsai dan melaksanakan pengembangan infrastruktur-infrastruktur penting terkait transportasi.
4.5 Struktur Perusahaan Bagian Angkutan Barang
Bagan struktur organisasi unit Angkutan Barang Divisi Regional IV Tanjung Karang sebagaimana tercantum pada Gambar 4.5 Struktur Organisasi Angkutan Barang Divisi Regional IV Tanjungkarang.
(Sumber : Kantor PT Kereta Api Unit Angkutan Barang Divisi regional IV Tanjungkarang)
SUMBER DAYA MANUSIA
Unit Angkutan Barang memiliki Pekerja dengan Nominatif sebagai berikut
KABAG KANIT PELAKSANA OUTSOURCHING TOTAL
1 4 7 38 50
4.6 Uraian Tugas Unit Angkutan Barang
a. Kepala Bagian Angkutan Barang Divre IV Tanjungkarang
1. Penyusunan Program kerja berdasarkan strategi dan kebijakan yang telah ditetapkan Kantor Pusat.
2. Peningkatan kualitas kinerja pemasaran angkutan barang secara berkelanjutan, pengelolaan risiko, dan terjaminnya keselamatan dibagiannya.
3. Pengelolaan program dan evaluasi kinerja pemasaran angkutan barang;
melakukan survei atau riset pemasaran pengembangan jasa, mengelola basis data pemasaran, membuat peramalan, menjaga administrasi penarifan, melaksanakan strategi promosi dan komunikasi pemasaran.
4. Pemantuan pelayanan, pengelolaan bongkar muat, kelancaran pembayaran angkutan, bina pelanggan dan penyelesaian klaim angkutan.
5. Perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, pengendalian operasional dan fasilitas.
6. Pelayanan angkutan dinas, satker / klb lainnya administrasi dokumen angkutan barang, keuangan, kerumahtanggan dan tata usaha yang menjadi wilayahnya untuk mendukung dan memperlancar angkutan barang.
7. Pembinaan dan evaluasi kinerja para bawahannya termasuk petugas lapangan (checker, petugas bongkar muat angkutan barang).
b. Kepala Unit Operasional dan Administrasi
1. Melakukan pemantauan pelayanan, pengelolaan bongkar muat, kelancaran pembayaran angkutan, dan penyelesaian klaim angkutan.
2. Perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, pengendalian operasional dan fasilitas bongkar muat angkutan barang.
3. Pelaksanaan administrasi dokumen angkutan barang, untuk mendukung dan memperlancar angkutan barang.
4. Pelaksanaan administrasi keuangan, kerumahtanggaan dan tata usaha yang menjadi wilayahnya.
5. Pembinaan pada petugas lapangan (cheker, petugas bongkar muat angkutan barang) serta terjaminnya pengelolaan risiko di unit angkutan barang.
6. Melaksanakan pelayanan angkutan barang dinas, satker, dan klb.
c. Kepala Unit Pemasaran dan Penjualan Angkutan Barang
1. Melaksanakan penjabaran strategi dan kebijakan angkutan barang yang telah ditetapkan oleh Kantor Pusat.
2. Mengelola pelaksanaan pemasaran angkutan barang.
3. Terselenggaranya proses peningkatan kualitas (quality improvement) kinerja pemasaran angkutan barang secara berkelanjutan.
4. Melaksanakan pengelolaan program dan evaluasi kinerja pemasaran angkutan barang.
5. Melakukan survei atau riset pemasaran pengembangan jasa angkutan barang.
6. Mengelola basis data pemasaran, membuat peramalan, menjaga administrasi penarifan, melaksanakan strategi promosi dan komunikasi pemasaran.
d. Operator Pusat Pengendalian Angkutan Barang
1. Melaksanakan koordinasi dengan Pusat Pengendali Operasi Kereta Api untuk meningkatkan kemampuan terminal bongkar muat.
2. Melakukan pengaturan efektivitas di terminal bongkar muat.
3. Melakukan pengumpulan informasi data terminal muat dan bongkar untuk pencapaian target angkutan.
4. Meningkatkan target volume dan pendapatan angkutan barang.
e. Kepala Unit Pelaksanaan Teknis Terminal
1. Mengelola administrasi angkutan barang, keuangan, kerumahtanggaan dan tata usaha UPT Terminal.
2. Pelaksanaan kontrak angkutan.
3. Mengatur, mengkonsolidasikan program dan jadwal pemeliharaan/perawatan fasilitas terminal.
4. Penyiapan fasilitas terminal.
5. Pelaksanaan, pengawasan, pengendalian operasional dan fasilitas bongkat muat angkutan barang.
6. Pembinaan pada petugas lapangan (checker, petugas bongkar muat angkutan barang).
7. Terjaminnya pengelolaan risiko di unit angkutan barang.
8. Melaksanakan pelayanan angkutan barang dinas, satker, dan klb;
9. Pemantauan dan menjaga kelancaran operasional angkutan dan proses administrasi angkutan.
10. Membuat laporan terkait dengan serah terima angkutan barang dengan perusahaan yang melakukan kerjasama angkutan barang di wilayah terminalnya.
f. Unit Pelaksanaan Teknis Terminal terdiri atas Unit Pelaksanaan Teknis Terminal Tarahan dan Unit Pelaksaan Teknis Terminal Tigagajah;
a) Unit Pelaksanaan Teknis Terminal Tarahan Melakukan Pengawasan terminal, meliputi;
1. Tarahan;
2. Panjang; dan 3. Srengsem;
b) Unit Pelaksanaan Teknis Terminal Tigagajah Melakukan Pengawasan terminal, meliputi;
1. Tigagajah; dan 2. Baturaja
4.7 Kegiatan Umum Perusahaan Bagian Angkutan Barang
Kegiatan umum PT Kereta Api Indonesia (Persero) bergerak di bidang transportasi perkeretapian yang melayani jasa angkutan penumpang, angkutan barang, dan pengusahaan asset. Berikut uraian kegiatan umum yang dilakukan PT Kereta Api Indonesia (Persero) bagian Angkutan Barang:
Angkutan Barang
Perkembangan layanan angkutan barang meliputi a) Barang curah liquid/cair: BBM
b) Barang curah: batubara, semen
c) Barang retail: pupl atu bahan baku kertas
4.8 Pembahasan Praktek Kerja Lapangan
Arsip merupakan dokumen primer yang memiliki ciri sebagai informasi tangan pertama dan rekaman sebuah transaksi. Arsip memiliki peranan sebagai pusat ingatan organisasi, sumber informasi, alat pengawasan,
perumusan kebijakan dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi..
Arsip rekap dokumen yang dimiliki setiap perusahaan sangatlah penting, karena berisi tentang data asset Angkutan Barang suatu perusahaaan. Sebagai pelaksana bagian sumber daya manusia yang bertugas menyimpan dan memlihara arsip memiliki kewajiban untuk menjaga dan merawat arsip dokumen dari segala macam bentuk gangguan, baik dari dalam maupun dari luar.
PT Kereta Api Indonesia Divre IV Tanjungkarang pada bagian sumber daya manusia khususnya pelaksanaan sumber daya manusia memiliki tugas menyimpan dan memelihara arsip dokumen Angkutan Barang. Penyimpanan arsip yang telah digunakan oleh PT Kereta Api Indonesia Divre IV Tanjungkarang saat ini menggunakan prosedur pengarsipan secara elektronik (Records Continum Model). Penggunaan prosedur pengarsipan tersebut sangat membantu dalam kegaitan administrasi khususnya pencarian informasi mengenai data Angkutan Barang pada PT Kereta Api Indonesia Divre IV Tanjungkarang. Untuk itu perlu dilakukan pembahasan mengenai prosedur pengarsipan secara elektronik. Seluruh arsip data Angkutan Barang berada pada kantor Bagian Angkutan Barang (Angbar) dan ditangani langsung oleh Pelaksana Operasional dan Administrasi karena untuk menjaga kerahasian data masing-masing.
4.8. 1 Prosedur Pengarsipan Secara Elektronik
Sebelumnya PT Kereta Api Indonesia Divre IV Tanjungkarang pernah menggunkan prosedur penyimpanan arsip secara manual namun seiring perkembangan tekonologi semakin maju, kini prosedur penyimpnan arsip PT Kereta Api Indonesia Divre IV Tanjungkarang telah menggunakan prosedur penyimpnan arsip secara elektronik sejak tahun 2013 hingga sampai sekarang. Sistem elektronik yang digunakan yaitu berupa Email
Corporate (email khusus KAI) yang disebut Rail Dokumen System (RDS).
Rail Dokumen System (RDS) adalah sistem email yang digunakan untuk surat menyurat keluar masuk dengan mitra atau pihak luar yang tekait dokumen KAI. menggunakan sistem website yang kini dikembangkan dalam bentuk aplikasi digital yang disebut Raileo. Raileo adalah sebuah sistem yang digunakan untuk sistem kepegawaian KAI. Penyimpanan arsip secara elektronik telah mengubah cara pengarsipan informasi dengan memberikan kecepatan dan ketepatan dalam penyimpnaan, pencarian, penemuan kembali, hingga pendistribusian dokumen dalam perusahaan, sehingga fungsi arsip sebagai sumber informasi dalam pengambilan keputusan oleh perusahaan yang dioptimalkan.
Penyimpanan arsip secara elektronik dapat mencegah adanya kerusakan dokumen secara fisik, kerena pnyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan sistem komputerisasi. Sistem komputerisasi dokumen tersebut dapat memberikan dukungan penuh terhadap kecepatan akses tentang informasi yang ada dalam dokumen perusahaan. Berikut akan dijelaskan prosedur pengarsipan secara elektronik yang ada pada Bagian Angkutan Barang PT Kereta Api Indonesia Divre IV Tanjungkarang.
Diagram 4.8.1 Prosedur Pengarsipan secara Eleketronik
Berdasarkan Gambar 4.8.1 di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Mengklasifikasikan dokumen terlebih dahulu, yaitu antara dokumen permanen dengan dokumen tidak permanen yang dimiliki setiap pegawai.
2. Selanjutnya checklist validasi dokumen permanen yang dimiliki pegawai tersebut melalui Microsoft Excel.
3. Penyimpanan dokumen pada komputer tersebut disusun sesuai dengan sub folder dokumen. Setiap file di simpan juga melalui media penyimpanan yaitu flashdisk.
4. Untuk kebutuhan upload (unggah) file dokumen pada website, file yang telah disimpan pada computer, dalam penyimpanannya tidak boleh lebih dari 1Mb (Mega Bite). Untuk itu perlu adanya pengecilan ukuran file (compress).
Klasifikasi Dokumen
Dokumen Permanen Dokumen Tidak
Permanen Ckecklist Validasi
Dokumen melalui Microsoft Excel
Saving Dokumen
Compress Permanen
Upload Permanen
5. Langkah terakhir agar file Angkutan Barang dapat tersimpan lebih aman dari berbagai bentuk gangguan adalah dengan upload (unggah) file tersebut pada Rail Dokumen System (RDS).
4.8. 2 Pengorganisasian Arsip
Pengorganisasian arsip yang digunakan pada bagian Angkutan Barang PT Kereta Api Indonesia Divre IV Tanjungkarang adalah kombinasi sistem sentralisasi dan desentrasisasi. Berikut penjelasan pengoeganisasian arsip pada bagi Angkutan Barang:
1. Sentralisasi
Seluruh dokumen tidak permanen Angbar PT Kereta Api Indonesia Divre IV Tanjungkarang disimpan secara terpusat oleh pelaksana operasional dan adminintrasi. Hal ini agar memudahkan dalam pencarian (penemuan kembali) apabila dibutuhkan sewaktu-waktu oleh perusahaan.
2. Desentraslisasi
Setiap dokumen angkutan barang yang masuk ataupun yang keluar disimpan secara pribadi oleh masing masing pegawai. Hal ini bertujuan sebagai bukti perseorangan setiap pegawai apabila dibutuhkan sewaktu- waktu oleh perusahaan.
4.8. 3 Jenis-Jenis Arsip Angkutan Barang
Penyimpanan arsip PT KAI Divre IV Tanjungkarang pada bagian angkutan barang, terdapat beberapa jenis dokumen-dokumen yang ada di dalam berkas arsip. Dokumen tersebut di pilah menjadi 2 (dua) bagian, yaitu dokumen permanen dan dokumen tidak permanen. Adapun jenis- jenis dokumen tersebut sebagai berikut:
a) Dokumen Permanen
Dokumen permanen berkas asip pada PT KAI Divre IV Tanjungkarang merupakan dokumen yang tidak akan berubah isi maupun bentuknya.
Dalam sistem Rail Dokumen System (RDS), semua dokumennya itu permanen. Berikut ini jenis dokumen permanen tersebut diantaranya 1. Nota dinas : untuk undangan yang dikirimkan ke luar
(internal/external)
2. Notulen rapat : hasil rapat yang di bahas dari internal maupun external.
3. Pengumuman
4. Surat dinas : surat yang digunakan khusus untuk internal dari PT KAI ke mitra
b) Dokumen Tidak Permanen
Dokumen permanen berkas asip pada PT KAI merupakan dokumen yang dapat berubah isi maupun bentuknya. Sesuai dengan masa berlaku dokumen tersbeut habis. Jenis dokumen tidak permanen diantaranya adalah dokumen surat kontrak. Dokumen tidak permanen biasanya di simpan di pusat PT KAI dan bersifat rahasia. Oleh karena itu dokumen tidak permanen belum diterapkan di kantor daerah PT kereta Api Indonesia.
c) Metode Klasifikasi Arsip
Metode klasifikasi arsip yang digunakan bagian angkutan barang PT kereta Api Indonesia yaitu menggunakan metode klasifikasi menurut abjad dan numerik. Kalisifikasi ini berdasarkan perihal maupun judul surat yang bertujuan untuk memudahkan pencarian dokumen apabila dibutuhkan sewaktu-waktu oleh perusahaan. Klasifikasi arsip berdasarkan perihal maupun judul surat diurutkan sesuai dengan jenis dokumen, yaitu doumen permanen dan dokumen tidak permanen. Susunan klasifikasi asip kepegawaian pada dokumen permanen menggunakan metode klasifikasi
menurut abjad dan menggunkan K-Means merupakan metode data clustering yang digolongkan sebagai metode pengklasifikasian yang bersifat unsupervised. Dimana K-means melakukan pembagian objek ke dalam cluster yang memiliki kesamaan dan berbeda dengan objek milik cluster lain. Dan untuk pengarsipannya berdasarkan nomor dokumen sudah otomatis di input di Rail Dokumen System (RDS). Berikut ini susunan dalam pembuatan surat melalui sistem RDS.
(sumber: internal kantor Divre IV TNK unit Angkutan barang)
Gambar 4.8.3. Berkas Arsip PT KAI Persero
(sumber: internal kantor Divre IV TNK unit Angkutan barang)
d) Proses Penyimpanan Arsip
Metode penyimpanan arsip yang digunkan PT KAI yaitu menggunakan bentuk arsip berupa series (kesamaan judul berkas) dan sistem pengindeksan berdasarkan klasifikasi arsip, dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpanan file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh system operasi. Direktori dapat mempunyai fungsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan. Media penyimapanan dengan kapasitas besar seperti hard disk atau flashdisk yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor- sektor, sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Ini berarti bahwa dalam satu media penyimpanan berbagai informasi dapat diproses sesuai dengan system aplikasinya. Hal yang cukup penting di dalam pengelolaan Arsip elektronik adalah pemberian label nama. Format pelabelan nama yang standar sebaiknya dilakukan pada direktori atau nama file dan media penyimpanan. Pemberian label yang jelas dan lengkap sangat penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti flashdisk, harddisk,dsb.
e) Proses Penerimaan File Angkutan Barang
Proses penerimaan file angkutan barang yang masuk ke daerah Devisi Regional IV Tanjungkarang diperoleh dari dokumen-dokumen yang telah diberikan melalui sistem Rail Dokumen System (RDS) dan sistem aplikasi Raileo. Hal ini dilakukan kerana untuk menjaga kerahasian data masing-masing angkutan barang yang masuk.
File pegawai yang mutasi tersebut tetap disimpan dalam komputer dan di flashdisk sesuai dengan sub folder yang telah diberi nama sesuai dengan bentuk dan jenis dokumen, diterapkan agar dalam penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Berikut ini penjelasan alur kerja dokumen yang masuk ke PT Kereta Api Divre IV Tanjungkarang sebagai berikut.
1. Login ke account Rail Dokumen System (RDS) dan untuk masuk ke manajemen dokumen yang telah dikirim oleh pihak atasan.
2. Penerimaan dokumen berasal dari RDS dan Raileo yang sudah ditanda tangani secara digital oleh yang bersangkutan.
3. Apabila dokumen tersbut telah masuk lalu di download dan di cek kembali apakah dokumen tersebut valid atau tidak.vkemudian di upload pada account Rail Dokumen System (RDS) sesuai klasifikasi.
4. Jika dokumen tersebut valid, maka langkah selanjutnya adalah cek ulang dokumen yang sudah ter-upload pada manajemen dokumen yang terdapat pada account Rail Dokumen System (RDS). Hal ini dilakukan agar tidak ada penggandann dokumen pada manjemen dokumen angkutan barang.
5. Langkah yang terakhir simpan dokumen tersebut pada tempat penyimpanan file Anggkutan Barang sesuai denga sub dokumen perusahaan.
Gambar 4.8.2 Sistem Rail Dokumen System (RDS)
f) Penemuan Kembali Arsip
Proses penemuan kembali arsip dokumen yang terdapat pada bagian angkutan barang PT Kereta Apu Indonesia Divre IV Tanjungkarang dengan menggunakan metode klasifikasi arsip menggunakan penomoran berkas dan yaitu dilakukan secara sistem digital. Dalam Pemberian label nama baik yang bersifat eksternal maupun internal secara standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali Informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur system pengindeksan sehingga memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali fisik disket.
Dengan menggunakan metode tersebut dapat membantu bagian angkutan barang dalam penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat. Dimana arsip tersebut berfungsi sebagai sumber informasi perusahaan serta sebagai kebutuhann perusahaan dalam menyelesaikan proses kegiataan adminitrasi.
g) Masalah yang Dihadapi dan Penanganan Masalah
Proses manajemen pengarsipan dokumen unit angkutan barang di PT Kereta Api Indonesia (persero) Divre IV Tanjungkarang, dengan praktik yang terjadi di perusahaan telah sesuai dengan manajemen arsip yang ada namun, ada suatu hal masalah yang terjadi saat proses pengarsipan yaitu adanya kendala jaringan internet yang sering gangguan dan komputer sering mengalami gangguan not responding.
Oleh karena itu, perusahaan perlu meningkatkan jaringan internetnya lebih baik lagi dan perusahaan juga perlu untuk sering mengecek kembali komputer apabila mengalami gangguan sebelum digunakan.
Supaya dalam proses pengerjaan khususnya pengarsipan data dapat berjalan dengan baik.
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pada bab-bab sebelumnya, dan apa yang telah penulis lakukan selama PKL di PT Kereta Api Indonesia, pada unit angkutan barang (Angbar), maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Praktikan mengetahui proses penginputan angkutan barang yang masuk seperti (semen, BBM, pulp/bahan baku kertas, dan batubara).
2. Praktikan dapat mengetahui sistem pengelolaan manajemen pengarsipan di PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divre IV Tanjung Karang yang menggunkan arsip dengan sistem elektronik.
3. Masih adanya beberapa kendala yang terjadi dalam pelaksanaan kerja di PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divre IV Tanjung Karang yaitu jaringan internet yang kurang stabil dan komputer yang sering error.
B. Saran
Berdasarkan pembahasan dan pengamatan selama menjalani proses magang di PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divre IV Tanjung Karang Unit Angkutan Barang memberikan beberapa saran yaitu:
1. Dalam alur kerja pengarsipan di PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divre IV Tanjung Karang telah melakukan sistem pengarsipan yang sangat baik dibandingkan dengan perusahaan BUMN yang lain, yaitu menggunkan arsip yang berbasis elektronik, sehingga perusahaan ini menjadi contoh yang baik dalam pembelajaran pengarsipan bagi perusahaan yang lain.
2. Perlu adanya perbaikan lagi pada jaringan internet supaya mempermudah dan mempercepat dalam sistem pengelolaan arsip.
DAFTAR PUSTAKA
PT Kereta Api Indonesia (persero). Sejarah Perkeretaapian. http;//kai.id ( Diakses tanggal 08 Agustus 2022).
PT Kereta Api Indonesia (persero). Sejarah Perkeretaapian. http;//kai.id ( Diakses tanggal 08 Agustus 2022).
Mohamad Fadli Surur. 2021. Pengelolaan Arsip Elektronik.
https://www.djkn.kemenkeu.go.id/artikel/baca/14030/Pengelolaan-Arsip Elektronik.(Diakses tanggal 18 Agustus 2022).
Muchlisin Riadi. 2022. Manajemen Kearsipan.
https://www.kajianpustaka.com/2022/03/manajemen-kearsipan. (Diakses tanggal 20 Agustus 2022).
Masterdms.2022. Arsip Dokumen. https://masterdms.co.id/author/emp_hery.
(Diakses tanggal 20 Agustus 2022).
Fathul Lutfi.
2019.https://www.academia.edu/39004583/LAPORAN_PRAKTEK_KERJA_LA PANGAN_PT_KAI_DAOP_1_JAKARTA. (Diakses tanggal 3 September 2022).
Admin dap. 2018. https://dap.bulelengkab.go.id/informasi/detail/artikel/apa-itu- arsip-73. (Diakses tanggal 3 September 2022).
LAMPIRAN
Lampiran 1 Ruang Kerja Unit Angkutan Barang
Lampiran 2 proses pembuatan jadwal kedinasan
Lampiran 3 penginputan data volume angkutan barang
Lampiran 4 Kegiatan Tasyakuran Angkutan Barang di Tarahan
Lampiran 5 Membantu proses pembuatan SOP Angkutan Barang
Lampiran 6 Scan dokumen surat dinas & nota dinas
Lampiran 7 Kegiatan jumat senam pagi
Lampiran 8 Kegiatan Perepisahan Kepala Bagian Unit Angkutan Barang Divre IV Tanjung karang
