Organisasi Suku Dinas Kesehatan dibentuk pada tahun 2009, yang merupakan penggabungan dari 2 (dua) suku dinas yaitu Suku Dinas Kesehatan Masyarakat dan Suku Dinas Pelayanan Kesehatan berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 10 Tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah. Suku Dinas Kesehatan dibentuk di setiap Kota Administrasi/Kabupaten Administrasi. Kota Administrasi di Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta terdiri dari Kota Administrasi Jakarta Pusat, Kota Administrasi Jakarta Utara, Kota Administrasi Jakarta Barat, Kota Administrasi Jakarta Pusat, Kota Administrasi Jakarta Timur dan Kota Administrasi Jakarta Selatan. Suku Dinas Kesehatan merupakan Unit Kerja Dinas Kesehatan dalam pelaksanaan kegiatan pembinaan dan pengembangan kesehatan masyarakat.
Berdasarkan Peraturan Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 150 Tahun 2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Kesehatan bahwa di setiap Kota Administrasi atau Kabupaten Administrasi dibentuk Suku Dinas Kesehatan yang dipimpin oleh seorang Kepala Suku Dinas. Kepala Suku Dinas Kesehatan secara teknis dan administrasi berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Kesehatan serta secara operasional berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota.
Susunan organisasi Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi terdiri dari: Kepala Suku Dinas, Subbagian Tata Usaha (TU), Seksi Kesehatan Masyarakat (Kesmas), Seksi Pelayanan Kesehatan (Yankes), Seksi Sumberdaya Kesehatan, dan Seksi Pengendalian Masalah Kesehatan (Pemkes). Kepala Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan saat ini dijabat oleh dr. H. Kurnianto Amien, M.M. Suku Dinas Kesehatan melaksanakan pembinaan, pengawasan, dan pengendalian secara profesional agar masyarakat mendapatkan pelayanan kesehatan yang bermutu dengan perbaikan secara berkesinambungan demi tercapainya derajat kesehatan masyarakat yang optimal.
Pada pelaksanaan kegiatan PKPA ini akan membahas mengenai seksi sumber daya kesehatan dan lebih mengkhususkan kepada Sub bagian Pelayanan farmasi,
Makanan dan Minuman (Farmakmin). Seksi sumber daya kesehatan memiliki tugas pokok diantaranya melaksanakan pemberian rekomendasi sarana pelayanan kesehatan dan sarana lainnya yang berhubungan dengan kesehatan serta pelaksanaan pembinaan, pengawasan, dan pengendalian terhadap perbekalan kesehatan. Dalam proses permohonana tersebut penanggung jawab sarana harus melengkapi persyaratan administrasi yang telah ditetapkan. Jika seluruh persyaratan telah terpenuhi, petugas Suku Dinas Kesehatan Jakarta Selatan akan melakukan tinjauan ke lapangan. Apabila setelah dilakukan peninjauan dan persyaratan telah terpenuhi, Sudinkes Jakarta Selatan akan mengeluarkan izin kepada pemilik sarana untuk mendirikan pelayanan kesehatan tersebut. Selain itu, ada juga perizinan bagi tenaga kesehatan seperti Surat Izin Kerja (SIK) bagi dokter, Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA), dan Surat Izin Kerja Apoteker (SIKA). Undang-undang Kesehatan Nomor 36 tahun 2009 Pasal 23 yang menyebutkan bahwa dalam menyelenggarakan pelayanan kesehatan, tenaga kesehatan wajib memiliki izin dari pemerintah.
Seksi Sumber Daya Kesehatan (SDK) memiliki tiga sub bagian yang terdiri dari Sub bagian Tenaga Kesehatan (Nakes), Sub bagian Standardisasi Mutu Kesehatan, serta Sub bagian Farmasi, Makanan dan Minuman (Farmakmin). Setiap sub bagian tersebut memiliki tugas pokok dan fungsi yang telah ditetapkan oleh kepala seksi sumber daya kesehatan (SDK). Sub bagian Tenaga Kesehatan berperan dalam pengelolaan, pembinaan, pengaturan, dan pendidikan bagi tenaga kesehatan maupun calon tenaga kesehatan. Sub bagian Standardisasi Mutu Kesehatan memiliki tugas dan fungsi dalam membuat standardisasi mutu pelayanan kesehatan baik dalam tataran internal Suku Dinas Kesehatan maupun tataran eksternal. Sub bagian Farmasi Makanan dan Minuman sebagaimana akan dijelaskan dalam laporan ini secara garis besar memegang peranan dalam perizinan, pengawasan, dan pengendalian sarana kesehatan baik yang dikendalikan oleh pemerintah maupun perorangan.
Kegiatan yang dilakukan oleh sub bagian farmakmin yaitu dalam pemberian izin dalam mendirikan apotek, apotek rakyat, Pedagang Eceran Obat (PEO), Industri Kecil Obat Tradisional (IKOT), Cabang Penyalur Alat Kesehatan (CPAK) dan Produksi Pangan Industri Rumah Tangga (PIRT). Selain pemeberian izin, farmakmin juga melakukan kegiatan BINWASDAL (Pembinaan, pengawasan, dan pengendalian) terhadap sarana pelayanan kesehatan sesuai dengan wilayah kerjanya,
melakukan rekapitulasi Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) dari setiap Puskesmas Kecamatan di wilayah Jakarta Selatan, melakukan pengumpulan laporan narkotika dan psikotropika, memantau harga obat narkotika dan persediaan cadangan obat esensial, mengelola gudang obat Suku Dinas Kesehatan Kota Administratif Jakarta Selatan, mengadakan penyuluhan keamanan pangan dimana peserta penyuluhan akan mendapatkan sertifikat yang dapat digunakan sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk memperoleh izin pendirian Produksi Pangan Industri Rumah Tangga (PIRT).
Kegiatan yang dilakukan selama PKPA yaitu mempelajari alur proses pembuatan Surat Izin Apotek (SIA), surat izin PIRT, memeriksa kelengkapan dokumen yang diperlukan, ikut serta dalam pelaksanaan Binwasdal, mempelajari alur pengadaan dan pelaksanaan pelayanan obat di Unit Pelayanan Obat (UPO) Puskesmas Kecamatan Cilandak, merekapitulasi Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO), membuat Sertifikat Penyuluhan Keamanan Pangan sebagai salah satu persyaratan yang harus dilengkapi dalam pembuatan izin P -IRT.
Pada proses perizinan apotek beberapa hal yang harus diperiksa oleh petugas Farmakmin yaitu sumber daya manusia sesuai dengan persyaratan, keadaan bangunan, kelengkapan sarana dan prasarana pendukung kegiatan sarana kesehatan dan kelengkapan dokumen asli. Aspek bangunan yang harus dipenuhi meliputi papan nama, bentuk dan luas bangunan, kelengkapan ruangan seperti ruang racik, penyerahan resep, administrasi, kamar kerja apoteker, toilet, dan ruang tunggu. Kelengkapan bangunan lain yang diperiksa meliputi penerangan, sumber air, ventilasi, dan sanitasi. Selain itu, diperlukan juga kelengkapan peralatan yang harus ada di sebuah apotek, seperti neraca, mortar, alu, wadah, etiket, kartu stok, buku pelaporan, serta peralatan administrasi lainnya. Petugas yang harus tersedia adalah apoteker dan asisten apoteker. Data administrasi asli juga harus dilakukan pemeriksaan, seperti KTP Apoteker Pengelola Apotek (APA) dan Pemilik Sarana Apotek (PSA), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) APA dan PSA, Surat Izin Kerja Apoteker (SIKA) atau Surat Penugasan (SP) APA atau Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA), Undang-Undang Gangguan (UUG), Izin Mendirikan Bangunan (IMB) atau surat sewa, surat keterangan domisili, peta lokasi, denah ruangan beserta
ukuran dan fungsi, dan akte perusahaan jika berbentuk badan hukum. Hasil pemeriksaan kemudian dibuat dalam bentuk berita acara pemeriksaan sarana apotek untuk ditindaklanjuti agar mendapatkan izin pendirian. Berita acara pemeriksaan sarana apotek dapat dilihat pada Lampiran 4. Apabila selama proses pemeriksaan ada kelengkapan yang kurang sesuai/ belum memenuhi persyaratan, petugas Sudinkes akan meminta pemohon untuk melengkapi persyaratan
Salah satu kegiatan yang dilakukan oleh Suku Dinas Kesehatan adalah Binwasdal terhadap beberapa sarana Apotek dan Puskesmas Kelurahan. Aspek yang diperiksa selama kegiatan Binwasdal Apotek meliputi personalia, bangunan, perlengkapan, pengelolaan, dan pelayanan kefarmasian. Pada kegiatan Binwasdal petugas dari Suku Dinas Kesehatan juga memberikan arahan dan masukan terhadap hal-hal yang tidak sesuai peraturan. Hasil Binwasdal dibuat dalam suatu kesimpulan untuk ditindaklanjuti oleh Suku Dinas Kesehatan dalam bentuk pemberian peringatan, peringatan keras, maupun penutupan sementara sarana kesehatan. Bentuk tindak lanjut ini dibuat berdasarkan tingkat pelanggaran yang dilakukan.
Kegiatan Binwasdal ini dilakukan terhadap Puskesmas Kelurahan Pulo, Puskesmas Kelurahan Gunung dan Apotek Pela yang seluruhnya berada di wilayah Kecamatan Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Pada pelaksanaan binwasdal ke Puskesmas, terdapat beberapa temuan yang diperoleh, diantaranya terdapat beberapa obat yang sudah Expired Date (ED), terjadinya kekosongan beberapa persediaan obat namun masih tetap diresepkan oleh dokter puskesmas (contohnya antasid dan gliseril guaiakolat), peresepan tanpa tanda tangan dokter, dan penyimpanan obat dalam dan obat luar yang tidak terpisah. Sedangkan, pada pelaksanaan binwasdal ke Apotek Pela sistem pengelolaan obat dan kegiatan teknis kefarmasian di Apotek Pela sudah cukup baik dari segi manajemen personalia, bangunan dan fasilitas, pengelolaan obat, administrasi, hingga pelayanan yang diberikan kepada pasien serta sudah mengikuti peraturan yang berlaku.
Selama PKPA kegiatan lain yang dilakukan yaitu melakukan rekapitulasi Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) dari setiap Puskesmas Kecamatan. Pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pengawasan persediaan obat dan perbekalan kesehatan dilakukan melalui Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO). LPLPO digunakan sebagai laporan pemakaian obat bulanan oleh
penanggung jawab obat Puskesmas. Sistem pelaporan LPLPO pada Suku Dinas Kesehatan Jakarta Selatan dari Puskesmas Kecamatan dilakukan dengan menggunakan sistem manual, yaitu memasukkan data pemakaian dan pengadaan obat dari puskesmas kelurahan dan puskesmas kecamatan tersebut selama satu bulan dalam bentuk hardcopy pada program Microsoft excel. LPLPO dikirimkan oleh setiap puskesmas kecamatan ke Suku Dinas Kesehatan Jakarta Selatan. Kemudian setiap 3 bulan kompilasi data LPLPO tersebut dikirimkan ke Dinas Kesehatan Provinsi untuk dikompilasi lagi dan selanjutnya diserahkan kepada Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan setiap enam bulan sekali.
Kegiatan dari Farmakmin lainnya yaitu membuat rekapitulasi pelaporan penggunaan psikotropika di unit pelayanan kesehatan seperti puskesmas, rumah sakit dan apotek di Jakarta Selatan. Sesuai dengan ketentuan dalam Undang-Undang No. 35 tahun 2009 tentang Narkotika, unit pelayanan kesehatan wajib membuat, menyampaikan, dan menyimpan laporan berkala mengenai pemasukan dan/atau pengeluaran narkotika yang berada dalam penguasaannya. Hasil rekapitulasi data laporan pengunaan nakotika menunjukkan tingkat kepatuhan Unit Pelayanan Kesehatan (UPK) belum cukup baik. Hal ini disebabkan oleh UPK yang tidak mengirim laporan tepat waktu. Beberapa UPK melaporkan penggunaan narkotikanya dirapel atau sekaligus selama beberapa bulan. Padahal,idealnya pelaporan dilakukan sebulan sekali setiap awal bulan berikutnya.
Terdapat sepuluh kecamatan di wilayah Kota Administrasi Jakarta Selatan. Kesepuluh kecamatan tersebut adalah Kecamatan Pancoran, Pasar Minggu, Pesanggrahan, Kebayoran Baru, Kebayoran Lama, Cilandak, Tebet, Jagakarsa, Mampang Prapatan, dan Setiabudi. Setiap Kecamatan memiliki satu Puskesmas dan beberapa Puskesmas Kelurahan. Selama Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) kegiatan yang dilakukan yaitu melakukan pengamatan dan melakukan kegiatan kefarmasian di Puskesmas Kecamatan Cilandak selama 2 hari. Masing-masing puskesmas tersebut membawahi beberapa puskesmas tingkat kelurahan. Terdapat 5 puskesmas kelurahan yang berada di bawah pengawasan Puskesmas Kecamatan Cilandak seperti Kelurahan Gandaria Selatan, Cipete Selatan, Cilandak Barat, Lebak Bulus, dan Pondok Labu.
Puskesmas Kecamatan Cilandak terdiri dari 4 lantai yang terbagi menjadi beberapa unit, diantaranya Unit Rumah Bersalin (RB), Unit Pelayanan Spesialis Kebidanan, Unit Pelayanan 24 jam, Unit Pelayanan TBC, Unit Pelayanan Umum, Unit Pelayanan Anak, Unit Pelayanan Kesehatan Ibu dan Anak (KIA), Unit Pelayanan Gizi, Unit Pelayanan Haji, Unit Pelayanan Spesialis Anak, Unit Pelayanan Obat, Unit Pelayanan Geriatri/Lansia, Unit Pelayanan Gigi, Unit Keluarga Berencana (KB) serta Unit Konsultasi Keluarga dan Remaja. Pelayanan obat di instalasi farmasi dilakukan mulai dari pukul 08.00 sampai dengan pukul 16.00 WIB dengan jumlah resep berkisar 150-200 resep per hari mencakup sediaan tablet, kapsul, pulveres, sirup, dan sediaan topikal. Tenaga kesehatan yang terdapat di Instalasi Farmasi Puskesmas Kecamatan Cilandak terdiri dari 1 orang apoteker dan 3 orang tenaga teknis kefarmasian.
Untuk memenuhi kebutuhan obat pasien, Unit Pelayanan Obat (UPO) Puskesmas Kecamatan Cilandak melakukan perencanaan dan pengadaan terlebih dahulu. Perencanaan adalah suatu proses kegiatan seleksi dan penentuan jumlah obat dalam rangka pengadaan obat untuk puskesmas dan subunit pelayanan puskesmas. Proses perencanaan kebutuhan obat sangat mempengaruhi ketersediaan obat di puskesmas. Perencanaan obat harus dilakukan sesuai dengan jenis dan jumlah obat yang dibutuhkan. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya kekosongan ataupun kelebihan obat. Perencanaan meliputi ketersediaan obat, reagen untuk tes laboratorium, bahan radiolologi, dan alat kesehatan sesuai dengan anggaran yang tersedia. Perencanaan barang medis untuk penggunaan di puskesmas kecamatan disusun berdasarkan masukan dari dokter tiap poliklinik, data pemakaian obat periode sebelumnya dan masukan dari PBF tentang harga dan informasi ketersediaan obat. Perencanaan obat dilakukan berdasarkan buku DOEN (Daftar Obat Esensial Nasional) dan Formularium Obat Puskesmas setiap tahunnya untuk persediaan obat di tahun berikutnya. dalam melakukan perencanaan Puskesmas Kecamatan Cilandak akan memberikan form kosong kepada setiap puskesmas kelurahan di bawahnya untuk diisi dengan daftar obat yang dibutuhkan berdasarkan konsumsi, morbiditas, dan pola penyakit.
Setelah dibuat perencanaan, maka dilakukan pengajuan anggaran kepada Dinas Kesehatan Provinsi DKI Jakarta untuk memperoleh dana yang dibutuhkan
dalam melakukan pengadaan. Bila dana untuk pembelian obat dari pemerintah sudah disetujui maka puskesmas kecamatan akan melakukan pengadaan barang dengan cara mengadakan lelang. Pihak pemenang lelang kemudian menyediakan dan mengirimkan barang yang telah disepakati secara berkala. Apabila jumlah persediaan obat di salah satu puskesmas tidak mencukupi, maka puskesmas dapat berkoordinasi dengan puskesmas yang memiliki persedian obat berlebih untuk memenuhi persediaan obat yang kosong atau dapat melakukan permintaan obat ke Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan.
Penyimpanan perbekalan farmasi di Puskesmas Kecamatan Cilandak sudah cukup baik. Obat disimpan berdasarkan bentuk sediaan, berdasarkan suhu dan kestabilan, disusun secara alfabetis, menggunakan sistem FIFO dan FEFO. Sedangkan untuk penyimpanan di gudang, obat disimpan diatas rak/palet yang telah tersedia. Untuk lebih mempermudah pengawasan tanggal kadaluarsa obat, diberikan penandaan khusus pada bagian luar kemasan yaitu dengan cara memberikan label berwarna sesuai dengan tahun kadaluarsanya, misalnya obat yang akan kadaluarsa pada bulan 2012 diberikan label berwarna ungu sedangkan obat yang akan kadaluarsa pada tahun 2013 diberikan label berwarna merah. Selain itu, untuk melakukan pengontrolan terhadap pengeluaran barang perlu dilakukan pencatatan pada kartu stok sehingga dapat diketahui berapa jumlah obat yang masuk dan obat yang keluar. Penulisan kartu stok dilakukan dengan menuliskan tanggal pengeluaran obat, jumlah barang yang keluar, jumlah barang sisa, nama fasilitas (unit yang membutuhkan) dan tanda tangan dari penanggung jawab gudang.
Obat-obatan yang sudah tersedia digudang kemudian dapat didistribusikan ke masing-masing unit untuk memenuhi kebutuhan obat untuk pasien. Distribusi merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan pengiriman obat-obatan yang bermutu, terjamin keabsahannya serta tepat jenis dan jumlahnya dari gudang obat di unit-unit pelayanan kesehatan termasuk penyerahan obat kepada pasien. Distribusi obat ini bertujuan untuk memenuhi kebutuhan obat diwilayah kerja puskesmas sehingga setiap saat tersedia dalam jumlah, jenis, mutu yang di butuhkan secara ekonomis dan efektif. Penggunaan obat paling banyak yaitu di Unit Pelayanan Obat. Unit Pelayanan Obat melakukan kegiatan kefarmasian seperti menyiapkan obat dan meracik obat sesuai dengan permintaan di dalam resep baik resep yang
berisi racikan ataupun obat jadi serta memberikan informasi obat kepada pasien. Obat-obatan yang paling banyak digunakan yaitu, Amoksisilin, Parasetamol, Tablet Penambah darah kombinasi, Gliseril Guaiakolat, dan CTM sedangkan untuk penyakit DM yang paling banyak digunakan yaitu Metformin HCL dan untuk hipertensi yang paling banyak digunakan yaitu Captopril.
Puskesmas Kecamatan Cilandak memiliki standar tersendiri dalam pelayanan resep, untuk obat racik biasanya akan selesai dalam waktu 15-20 menit sedangkan untuk obat jadi akan selesai dalam waktu 3-10 menit tergantung kepada berapa besar resep yang masuk. Petugas akan memanggil nama pasien sesuai dengan yang tertera di dalam resep. Obat akan diberikan bila telah di cek atau telah diverifikasi terlebih dahulu. Pasien kemudian menggambil obat di tempat pengambilan obat dengan menyerahkan nomor pengambilan obat untuk dicocokkan dengan resep obat. Petugas obat kemudian memberikan informasi mengenai obat serta cara pemakaian obat kepada pasien. Dalam penggunaan obat-obatan UPO Puskesmas Kecamatan Cilandak melakukan pengendalian obat agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan obat di unit pelayanan kesehatan dasar. Pengendalian obat ini terdiri dari pengendalian persediaan, pengendalian penggunaan, dan penanganan obat hilang. Unit Pelayanan Obat di Puskesmas Kecamatan Cilandak ini memiliki 3 laporan utama yaitu Laporan Jamsostek, LPLPO, Laporan Narkotika dan Psikotropika sedangkan untuk pencatatan obat yang keluar masuk yaitu dengan menggunakan kartu stok. Secara umum kegiatan pengelolaan obat di Puskesmas Kecamatan Cilandak sudah baik. Adapun kendala yang ditemui pada pelayanan kefarmasian di Instalasi Farmasi Puskesmas Kecamatan Cilandak adalah kurangnya jumlah tenaga kesehatan, yaitu hanya terdiri dari 1 orang apoteker dan 3 orang tenaga teknis kefarmasian. Jumlah tersebut tidak sebanding dengan banyaknya beban kerja pelayanan resep yang diterima di instalasi farmasi, sehingga peran serta farmasis dalam Pharmaceutical Care masih kurang.