Suku Dinas Kesehatan merupakan bagian dari struktur organisasi dinas kesehatan pada tingkat kota administrasi di Provinsi DKI Jakarta yang dipimpin oleh seorang Kepala Suku Dinas. Kepala Suku Dinas secara teknis administratif bertanggung jawab kepada Kepala Dinas dan secara teknis operasional kepada Walikotamadya yang bersangkutan. Saat ini, di wilayah Provinsi DKI Jakarta terdapat enam Suku Dinas yang mengatur enam wilayah yaitu Jakarta Barat, Jakarta Utara, Jakarta Pusat, Jakarta Timur, Jakarta Selatan, dan Pulau Seribu.
Suku Dinas Kota Administrasi Jakarta Selatan terbagi menjadi lima bagian, yaitu Subbagian Tata Usaha, Seksi Kesehatan Masyarakat, Seksi Pelayanan Kesehatan, Seksi Sumber Daya Kesehatan, dan Seksi Pengendalian Masalah Kesehatan. Struktur organisasi Suku Dinas Kesehatan (Sudinkes) Kota Administasi Jakarta Selatan dapat dilihat pada Lampiran 1. Masing-masing bagian dipimpin oleh Kepala Seksi yang bertanggung jawab langsung kepada Kepala Suku Dinas (Kasudin). Setiap bagian membawahi beberapa subbagian dan masing-masing subbagian dipimpin oleh seorang koordinator yang memiliki tugas pokok dan fungsi yang telah ditetapkan oleh masing-masing Kepala Seksi.
Seksi Sumber Daya Kesehatan (SDK) memiliki tiga koordinator yaitu Tenaga Kesehatan (Nakes), Standarisasi Mutu Kesehatan dan Farmasi Makanan dan Minuman (Farmakmin). Setiap koordinator memiliki tugas pokok dan fungsi yang telah ditetapkan oleh Kepala Seksi SDK. Tugas pokok Seksi Sumber Daya Kesehatan diantaranya adalah melaksanakan pemberian rekomendasi sarana kefarmasian tertentu dan sarana lainnya yang berhubungan dengan kesehatan serta pelaksanaan pembinaan, pengawasan, dan pengendalian terhadap perbekalan kesehatan. Tugas-tugas tersebut dikelola oleh koordinator farmasi makanan dan minuman. Oleh karena hal tersebut erat kaitannya dengan bidang farmasi, maka dalam laporan ini akan dibahas mengenai bagian Koordinator Farmasi Makanan dan Minuman, Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan.
Koordinator Tenaga Kesehatan berperan dalam pengelolaan, pembinaan, pengaturan, dan pendidikan bagi tenaga kesehatan maupun calon tenaga
kesehatan. Kegiatan yang dilakukan oleh koordinator tenaga kesehatan adalah mengelola pengembangan profesi medik keperawatan; menyusun peta kebutuhan pendidikan dan tenaga kesehatan berdasarkan analisa kebutuhan pendidikan dan pelatihan; mengadakan pelatihan serta uji kompetensi tenaga kesehatan; membuat usulan dan supervisi diklat ke puskesmas; membuat usulan bahan perumusan kebijakan akreditasi profesi/ jabatan tenaga kesehatan; mengelola pelaksanaan praktek kerja lapangan serta menyelenggarakan rapat evaluasi praktek kerja lapangan dengan puskesmas maupun institusi pendidikan; menyelenggarakan pemilihan, menetapkan, mengusulkan tenaga kesehatan teladan dari Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan kepada Jakarta Selatan kepada Dinas Kesehatan Provinsi DKI Jakarta.
Koordinator Standarisasi Mutu Kesehatan berperan dalam pembuatan standarisasi mutu pelayanan kesehatan baik dalam tataran internal suku dinas kesehatan maupun tataran eksternal, dalam hal ini implementasi kepada masyarakat. Kegiatan yang dilakukan oleh koordinator standarisasi mutu kesehatan adalah menyusun rencana kerja dan anggaran program standarisasi mutu kesehatan; pelaksana pembuatan Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) program mutu; koordinator pemantauan proses sistem manajemen mutu; melaksanakan evaluasi kegiatan program standarisasi mutu kesehatan; koordinator pengendalian dokumen; koordinator Gugus Kendali Mutu (GKM) dan konsep 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin); koordinator audit internal dan eksternal; koordinator tinjauan manajemen; koordinator komunikasi internal; serta koordinator pengelolaan keluhan pelanggan.
Koordinator Farmasi Makanan dan Minuman memegang peranan dalam perizinan, pengawasan, dan pengendalian sarana kesehatan, baik yang dikendalikan oleh pemerintah maupun perorangan. Beberapa kegiatan yang dikendalikan oleh koordinator farmasi makanan dan minuman adalah melaksanakan pengelolaan perizinan apotek, apotek rakyat, Cabang Penyalur Alat Kesehatan (CPAK), Industri Kecil Obat Tradisional (IKOT), Produksi Pangan Industri Rumah Tangga (PIRT), dan Pedagan Eceran Obat (PEO); melaksanakan supervisi dan pengelolaan hasil supervisi dalam rangka rekomendasi perizinan sarana farmakmin; melaksanakan binwasdal terhadap sarana pelayanan kesehatan
kefarmasian, baik pemerintah maupun swasta; melaksanakan pengelolaan penyuluhan keamanan pangan; melaksanakan pengelolaan laporan narkotika dan psikotropika; melakukan pengelolaan bidang obat suku dinas kesehatan; melaksanakan pemantauan harga obat narkotika, dan persediaan cadangan obat esensial; serta melaksanakan rekaptulasi Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) dari Puskesmas Kecamatan dalam satu wilayah Kota Administrasi.
4.1 Pelayanan Kesehatan dan Pengadaan Obat di Puskesmas Kecamatan Pada awal periode PKPA, penulis berkesempatan berkunjung ke Puskesmas Kecamatan Pesanggrahan yang terletak di wilayah Kelurahan Pesanggrahan selama 6 hari kerja. Puskesmas Kecamatan Pesanggrahan terdiri dari 3 (tiga) lantai, antara lain :
Lantai 1 terdiri dari Pelayanan 24 jam, RB dengan dokter spesialis kandungan, KI trimester 1 & 2, KI trimester 3, gudang obat, radiologi HR (Harm Reduction).
Lantai 2 adalah tempat pendaftaran, laboratorium dan poli untuk pemeriksaan pasien serta ruang lainnya yang terdiri dari Apotek, gudang alkes, dan koperasi. Poli yang tersedia pada Puskesmas Kecamatan Pesanggrahan adalah Poli Umum, Askes & Jamsostek, Poli Gigi, KB, Imunisasi, Manajemen Terpadu Bayi Sakit (MTBS), Fisioterapi, Poli Paru, PAL, Lansia, DM, CAB Jiwa, CAB VCT, CAB PKPR, dan CAB KDRT. Lantai 3 adalah kantor administrasi puskesmas, aula, mushola, pemeriksaan
Haji dan EKG.
Pelayanan obat di kamar obat dilayani dari pukul 07.30 sampai dengan pukul 16.00. Resep dokter yang dilayani di kamar obat setiap harinya berkisar antara 150 sampai 250 resep. Tenaga kesehatan yang terdapat pada kamar obat terdiri dari 2 orang apoteker dan 2 orang asisten apoteker. Obat yang diberikan sebagian besar adalah sediaan tablet, pulveres, sirup, dan sediaan topikal. Karena banyaknya pelayanan resep yang dilakukan di kamar obat Puskesmas Kecamatan Pesanggrahan, untuk dispensing dari obat suspensi kering dilakukan sendiri oleh pasien dengan penjelasan terlebih dahulu oleh apoteker. Penataan
obat dan alat kesehatan di ruang penyimpanan kamar obat ditempatkan pada lemari khusus, terdapat pula lemari pendingin untuk menyimpan obat.
Semua resep dokter dari poli dilayani di kamar obat kecuali Obat Anti Tuberkulosis (OAT), serum, dan vaksin karena diberikan dan dijelaskan langsung pada poli yang bersangkutan. Tidak ada perbedaan obat yang diserahkan pada pasien dari tiap poli dan pasien program seperti pasien dari program Jamsostek dan Askes, perbedaan hanya terdapat pada beberapa resep obat yang diberikan. Biasanya pasien jamsostek dan askes mendapat obat dengan beberapa merk dagang. Pasien tidak dikenakan biaya untuk obat yang diberikan di kamar obat, pasien hanya cukup membayar biaya administrasi pada saat mendaftar.
Puskesmas Kecamatan Pesanggrahan memiliki gudang obat puskesmas yang digunakan untuk menyimpan obat dan alat kesehatan. Penataan obat dan alat kesehatan di gudang Puskesmas Pesanggrahan belum berdasarkan penggolongan obat karena keadaan Puskesmas Pesanggrahan yang masih direnovasi. Akan tetapi, tiap karton ditempel contoh sampel obat yang ada di dalamanya untuk mempermudah dalam mencari. Selain itu pada masing-masing karton kemasan terluar obat diberikan tanda khusus yang menunjukkan tanggal kadaluarsa.
Saat ini pengadaan obat di tiap puskesmas kecamatan di Provinsi DKI Jakarta, dilakukan sendiri oleh masing-masing puskesmas, termasuk Puskesmas Kecamatan Pesanggrahan yang telah secara mandiri merencanakan dan melakukan pengadaan obat untuk kebutuhan di puskesmas kecamatan maupun di puskesmas kelurahan. Jika persediaan obat tidak mencukupi jumlahnya, Puskesmas Kecamatan Pesanggrahan dapat melakukan permintaan obat ke Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan.
Tiap-tiap kelurahan mengirimkan LPLPO puskesmas kelurahan pada puskesmas kecamatan untuk permintaan obat. Kelurahan yang terdapat di Kecamatan Pesanggrahan adalah Kelurahan Bintaro, Ulujami, Pesanggrahan, Petukangan Selatan, Petukangan Utara. Pengalokasian obat oleh puskesmas kecamatan untuk pemenuhan kebutuhan obat di puskesmas kelurahan didasarkan pada data konsumsi, kunjungan dan pola penyakit yang paling banyak terjadi di
kelurahan masing-masing.
Sebagai laporan pertanggungjawaban dari tiap-tiap puskesmas dalam penggunaan obat untuk pelayanan kesehatan masyarakat, LPLPO dari tiap puskesmas kelurahan wajib dikirimkan ke puskesmas kecamatan yang bersangkutan untuk dilakukan rekapitulasi. Setiap bulannya ditetapkan maksimal pada tanggal 15, LPLPO dari tiap puskesmas kelurahan harus telah dikirim ke puskesmas kecamatan. Selanjutnya hasil rekapitulasi dari tiap puskesmas kecamatan akan dikirimkan ke koordinator Farmakmin Seksi SDK Suku Dinas Kesehatan Jakarta Selatan.
Hasil dari rekapitulasi data kunjungan pasien di puskesmas kecamatan Pesanggrahan, terdapat 10 jenis penyakit terbanyak yang dihitung tiap tahun (Lampiran 11). Penulis berkesempatan memperoleh data 10 penyakit terbanyak tahun 2011 dikarenakan hasil rekapitulasi tahun 2012 belum selesai dihitung oleh pihak puskesmas. Berdasarkan lampiran data, jumlah penyakit terbanyak adalah infeksi akut lain pernafasan atas sebesar 22.152 kasus dengan persentase 37,37%. Pekerjaan kefarmasian di Puskesmas Kecamatan Pesanggrahan telah sesuai dengan Standar Pelayanan Kefarmasian di Puskesmas. Apoteker di kamar obat Puskesmas Kecamatan Pesanggrahan telah melaksanakan pengelolaan sediaan farmasi dan pelayanan farmasi klinik dengan baik. Hal ini ditandai dengan dilakukannya skrining resep, penyiapan sediaan, pengecekan hasil peracikan dan penyerahan obat yang disertai informasinya kepada pasien. Peningkatan peran farmasis Puskesmas Kecamatan Pesanggrahan juga terlihat dengan diikutsertakannya apoteker dalam rapat dengan tenaga profesi kesehatan lainnya di puskesmas dalam penentuan dosis atau takaran maksimal suatu resep puyer standar untuk diberikan kepada pasien balita dan anak-anak.
Adapun kendala yang ditemui pada pelayanan kefarmasian di kamar obat (apotek) Puskesmas Kecamatan Pesanggrahan adalah kurangnya jumlah tenaga kesehatan, yaitu hanya terdiri dari 2 orang apoteker dan 2 orang asisten apoteker. Jumlah tersebut tidak sebanding dengan banyaknya beban kerja pelayanan resep yang diterima di kamar obat yang berjumlah sekitar 150-250 resep setiap hari.
4.2 Perizinan Penyelenggaraan Sarana Kesehatan
Proses perizinan yang dilakukan di Koordinator Farmakmin Sudinkes Jakarta Selatan meliputi perizinan apotek, apotek rakyat, Cabang Penyalur Alat Kesehatan (CPAK), Usaha Kecil Obat Tradisional, Pangan Industri Rumah Tangga, dan Pedagang Eceran Obat. Segala proses perizinan penyelenggaraan sarana kesehatan dilaksanakan dengan sistem satu atap yaitu di kantor Walikota, tepatnya pada bagian Pelayanan Terpadu (yandu).
Alur proses dimulai dengan pengajuan permohonan oleh pemohon ke Kantor Pelayanan Terpadu Bagian Kesehatan untuk setiap perizinan sarana kesehatan. Pemohon akan mendapatkan formulir yang berisi daftar kelengkapan yang harus dilengkapi sebagai persyaratan mendapatkan perizinan (Lampiran 2-10). Adapun kelengkapan yang harus dipenuhi berupa kelengkapan dokumen dan kelengkapan sumber daya sarana kesehatan. Setelah persyaratan selesai disiapkan, pemohon datang kembali ke kantor Pelayanan Terpadu untuk menyerahkan berkas persyaratan perizinan sarana kesehatan. Apabila ada berkas yang kurang sesuai, pemohon diminta untuk memperbaiki atau melengkapi kembali.
Berkas yang diserahkan oleh pemohon di kantor Pelayanan Terpadu kemudian dibawa ke Suku Dinas Kesehatan. Berkas permohonan yang sudah lengkap persyaratan administrasinya kemudian dikirimkan ke Subbag Tata Usaha untuk registrasi surat masuk. Setelah didisposisi oleh Kepala Suku Dinas kesehatan, kemudian berkas diserahkan ke Seksi Sumber Daya Kesehatan bagian Farmasi Makanan dan Minuman. Petugas bagian Farmasi Makanan dan Minuman kemudian memeriksa kembali dokumen tersebut sebelum proses pemeriksaan dalam bentuk inspeksi lapangan. Dalam proses tersebut petugas suku dinas memeriksa kesesuaian antara persyaratan dokumen tertulis yang diserahkan pemohon dengan kondisi di lapangan. Hasil inspeksi lapangan dibuat dalam bentuk berita acara pemeriksaan sarana kesehatan untuk ditindaklanjuti dalam bentuk pemberian izin. Surat Keputusan Kepala Suku Dinas Kesehatan tentang perizinan penyelenggaraan sarana kesehatan dapat diberikan kepada pemohon apabila kelengkapan berkas sudah dipenuhi oleh pemohon.
Alur perizinan sarana kesehatan yang kini berlangsung di Koordinator Farmakmin Sudinkes Jakarta Selatan telah sesuai dengan peraturan yang berlaku,
dimana pelayanan perizinan dilakukan melalui Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) di Walikota Jakarta Selatan.
4.3 Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO)
Lingkup kerja Koordinator Farmakmin Sudinkes Kota Adminstrasi Jakarta Selatan meliputi sepuluh kecamatan dimana tiap kecamatan tersebut memiliki puskesmas kecamatan yang melayani masyarakat. Kesepuluh kecamatan tersebut adalah Kecamatan pancoran, Pasar Minggu, Pesanggrahan, Kebayoran Baru, Kebayoran Lama, Cilandak, Tebet, Jagakarsa, Mampang Prapatan, dan Setiabudi. Setiap bulan puskesmas kecamatan wajib membuat laporan pemakaian dan lembar permintaan obat kepada Sudinkes Kota administrasi Jakarta Selatan sehingga dapat diketahui jumlah dan jenis persediaan obat.
LPLPO digunakan sebagai laporan pemakaian obat bulanan oleh penanggung jawab obat puskesmas sekaligus sebagai lembar permintaan kebutuhan obat bulan berikutnya kepada dinas kesehatan kota. Permintaan tambahan obat dapat dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan, sedangkan untuk mengatasi kekosongan obat di puskesmas dapat dilakukan setiap saat sesuai kebutuhan diluar jadwal yang telah ditetapkan. Selanjutnya, data LPLPO setiap puskesmas per bulan direkapitulasi dan dibuat data LPLPO selama periode bulan Januari-Desember 2012 dengan juga memasukkan data persediaan obat di Gudang Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan.
Fungsi LPLPO antara lain untuk laporan pemakaian obat bulanan, laporan jumlah kunjungan resep, dokumen bukti atau sumber informasi tentang pengeluaran obat, dokumen bukti atau sumber informasi untuk penerimaan obat dan perencanaan kebutuhan obat di puskesmas, hal tersebut digunakan sebagai sarana untuk monitoring dan evaluasi persediaan dan penggunaan obat, sumber informasi untuk melakukan supervisi dan pembinaan, dan sarana untuk meningkatkan kepatuhan perugas dalam menyampaikan laporan.
Berdasarkan pengamatan Penulis rekapitulasi LPLPO Puskesmas di wilayah Kota Administrasi Jakarta Selatan telah berjalan dengan baik, walaupun adanya keterlambatan pengiriman ke Dinas Kesehatan Kota Jakarta. Hal ini terjadi karena
adanya keterlambatan pengiriman data LPLPO oleh beberapa puskesmas via surat elektronik kepada petugas Sie Farmasi Makanan dan Minuman.
4.4 Penyimpanan Obat Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan
Gudang penyimpanan obat Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan terletak di Jalan Raya Kebagusan, Kelurahan Kebagusan, Kecamatan Pasar Minggu, Jakarta Selatan. Gudang penyimpanan obat dan alat kesehatan ini dijaga oleh satu orang petugas. Gudang penyimpanan obat Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan terdiri dari dua lantai. Lantai 1 (satu) terdiri dari ruang gudang penyimpanan obat Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan, ruang gudang penyimpanan obat program, ruang gudang penyimpanan obat Dinas Kesehatan, dan ruang gudang penyimpanan obat Puskesmas Kecamatan Jagakarsa. Lantai 2 (dua) terdiri dari kantor yang untuk sementara menjadi ruang gudang penyimpanan obat Puskesmas Kecamatan Mampang Prapatan. Denah gudang dicantumkan pada Lampiran 12.
Obat-obat yang terdapat dalam gudang penyimpanan telah disusun dengan baik berdasarkan golongan program obat. Obat-obat pada gudang program dialokasikan sesuai program yang dicanangkan seperti program pemberantasan penyakit menular, TB paru, penyakit ISPA, filariasis, malaria, program kesehatan ibu dan anak, dan sebagainya. Dengan susunan tersebut pengambilan kelompok obat program dari gudang Suku Dinas Kesehatan dan pendistribusian ke bagian program obat di Suku Dinas Kesehatan menjadi lebih mudah. Selain itu, setiap jenis obat memiliki kartu stok yang berisi nama obat serta satuannya, nama pihak yang melakukan pengiriman maupun pengambilan obat, jumlah penerimaan, pengambilan, persediaan akhir, waktu kadaluarsa obat, serta tanda tangan petugas pengelola gudang. Sesuai dengan fungsinya, obat-obat pada gudang suku dinas dialokasikan untuk mencukupi kekurangan dan kebutuhan tiap kecamatan di wilayah Kota Administrasi Jakarta Selatan dan untuk antisipasi terjadinya kondisi gawat darurat.
Saat pengamatan terlihat bahwa aplikasi pendistribusian obat telah sesuai karena adanya pengeluaran obat gawat darurat (terkait bencana banjir) untuk
Puskesmas Kecamatan Mampang Prapatan, Pasar Minggu, dan Jagakarsa. Obat-obat yang dikeluarkan harus ditulis dalam berita acara yang dibuat rangkap dua dan ditandatangani oleh pengelola gudang. Satu lembar digunakan untuk penanggung jawab puskesmas, sedangkan lembar yang lainnya digunakan untuk arsip gudang. Setiap melakukan pengeluaran obat, petugas gudang selalu melakukan pengisian kartu stok. Setelah itu, dilakukan pengecekan antara jumlah barang yang tertera pada kartu stok, dengan jumlah barang yang ada, untuk memastikan bahwa tidak ada penyimpangan.