Apotek Kimia Farma No. 96 yang berlokasi di Jl S. Parman Kav. G/12A Palmerah, Jakarta Barat merupakan apotek pelayanan yang berada di bawah jaringan Bisnis Manajer (BM) Jaya I. Apotek ini terletak di lokasi yang strategis karena mudah dijangkau oleh sarana transportasi umum, terletak di area perkantoran, dekat dengan pemukiman penduduk dan dekat dua rumah sakit yaitu Rumah Sakit Harapan Kita dan Rumah Sakit Kanker Dharmais.
Apotek ini beroperasi setiap hari selama 24 jam, tanpa terkecuali pada hari libur. Pelayanan yang diberikan oleh Apotek Kimia Farma berupa pelayanan resep dan Upaya Pengobatan Diri Sendiri (UPDS) atau swamedikasi. Selain menyediakan obat, Apotek juga ditunjang dengan sarana dan prasarana yang baik serta tempat praktek dokter antara lain praktek dokter gigi, dokter spesialis anak dan kandungan.
Kegiatan operasional apotek adalah sebagai berikut :
a. Pengadaan/Pembelian
Pengadaan/pembelian barang dilakukan dengan dua cara, tergantung golongan obat yang dibeli. Obat-obat golongan keras atau daftar G dan obat-obat bebas atau daftar W serta obat OTC pengadaannya secara terpusat melalui BM Jaya I. Pembelian secara terpusat memberikan keuntungan, yaitu pembelian dilakukan dalam jumlah besar sehingga potongan harga atau diskon yang diperoleh dari distributor lebih besar, serta efisiensi modal kerja terutama untuk Apotek Kimia Farma lainnya yang ada di wilayah BM Jaya I. Pengadaan barang dilakukan sesuai dengan data stok barang, penjualan barang pareto dan forecast untuk bulan berikutnya sehingga tidak terjadi stok mati di gudang BM Jaya 1.
Pada Apotek Kimia Farma No. 96 pengadaan atau permintaan barang dilakukan oleh supervisor Apotek. Permintaan barang dilakukan seminggu dua kali secara online melalui sistem BPBA (Bon Permintaan Barang Apotek) yaitu pada Senin dan Kamis. Pemintaan dalam jumlah besar dilakukan pada hari Senin tetapi sesuai dengan kebutuhan apotek untuk seminggu ke depan. Pada hari Kamis permintaan berupa obat-obat insidentil atau obat yang dibutuhkan segera, serta
46
Universitas Indonesia
apabila apotek mempunyai hutang obat terhadap pasien. Pendistribusian dari gudang BM Jaya 1 ke Apotek Kimia Farma No. 96 dilakukan sehari setelah BPBA dikirim ke BM Jaya 1.
Pengadaan narkotika dan psikotropika dilakukan dengan cara Apotek Kimia Farma No. 96 mengirimkan surat pesanan (SP) narkotika dan psikotropika yang ditandatangani oleh Apoteker ke distributor bukan kepada BM Jaya 1. Hal ini dilakukan untuk menghindari kesalahan dan tertibnya administrasi dalam pengadaan narkotika dan mengikuti peraturan perundangan yang berlaku tentang pengadaan dan penyimpanan narkotika di apotek.
b. Penyimpanan
Barang yang datang dari BM Jaya 1 akan langsung diletakkan sesuai dengan tempatnya (lemari, kulkas, box, atau rak display). Sistem FIFO (First In
First Out) dan FEFO (First Expired First Out) digunakan sebagai metode
penyimpanan di Apotek Kimia Farma No. 96. Ketersediaan obat dalam lemari penyimpanan dipantau melalui pencatatan barang masuk dan keluar pada kartu stok oleh petugas. Setiap petugas bertanggung jawab terhadap lemari obat yang telah ditentukan dan disepakati, serta melakukan uji petik yaitu pemantauan terhadap minimal 10 item yang dilakukan setiap hari. Stock opname dilakukan setiap 3 bulan sekali karena kurangnya personel dan sibuknya kegiatan jual-beli di apotek meski idealnya dilakukan sebulan sekali.
Obat keras generik dan askes disimpan terpisah dengan obat paten pada lemari obat. Obat generik dan obat askes disusun secara alfabetis pada lemari obat. Obat paten disusun berdasarkan farmakologisnya dan secara alfabetis pada lemari obat. Setiap obat-obatan yang disimpan pada lemari obat memiliki kartu kontrol stok masing-masing dan setiap obat yang masuk maupun obat keluar harus dicatat pada kartu kontrol. Hal ini berguna untuk menjaga agar stok obat terkontrol dengan baik serta sesuai antara jumlah fisik obat dengan jumlah pada kartu stok. Obat golongan narkotika dan psikotropika disimpan dalam lemari khusus.
Produk susu, alat kesehatan yang berukuran kecil dan mahal seperti termometer, alat tes kehamilan, alat tes kolesterol dan gula darah, serta suplemen dan multivitamin disimpan dalam lemari display kaca. Lemari ini menghadap ke
47
arah swalayan agar konsumen dapat melihat dengan jelas produk-produk yang tersedia sehingga diharapkan akan menarik konsumen untuk membelinya.
Barang dan obat-obatan OTC diletakkan pada lemari OTC atau swalayan sehingga pasien dapat memilih dengan leluasa barang dan obat-obatan OTC yang dibutuhkan. Lemari swalayan terletak di depan dan menghadap ke kasir, hal ini bertujuan untuk memudahkan pemantauan barang-barang yang diletakkan dalam lemari swalayan agar tidak terjadi kehilangan. Selain obat OTC, pada lemari swalayan tersebut tersedia produk-produk kesehatan dan kosmetik. Pada bagian paling depan swalayan apotek yang berdekatan dengan pintu masuk diletakkan alat-alat kesehatan seperti kursi roda, tongkat, pembalut, dan popok, serta produk kesehatan bayi seperti shampo dan sabun bayi, minyak telon, dan lain-lain.
c. Pelayanan
Apotek Kimia Farma No. 96 selalu berusaha melayani pelanggan yang datang dengan waktu pelayanan yang singkat yaitu 15 menit untuk obat non racikan dan 30 menit untuk obat racikan dan dengan sebaik-baiknya. Hal ini terlihat dengan minimnya penolakan resep karena ketersediaan obat yang cukup. Jika obat dalam resep tidak ada maka petugas akan menawarkan obat lain sebagai pengganti obat tersebut sesuai dengan rekomendasi dari dokter pasien tersebut. Obat yang tidak ada tersebut akan didokumentasikan pada lembar penolakan guna mempersiapkan persediaan obat atau mencarikan produk yang tidak ada tersebut
pada dari Apotek Kimia Farma cabang lain atau memesankan langsung kepada
distributor sehingga sistem one stop service dapat diterapkan dan agar tidak terjadi
penolakan resep di masa mendatang.
Sikap yang ramah dan bersahabat juga selalu diperlihatkan petugas kepada pelanggan yang datang ke apotek dengan cara memberikan senyum, salam dan sapaan dengan bahasa yang santun untuk menawarkan bantuan kepada pelanggan.
Petugas juga selalu tanggap dan cepat menangani keluhan serta membantu mengatasi
kesulitan pelanggan serta ucapan terima kasih sebagai penutup.
Petugas juga memberikan informasi kepada pelanggan mengenai obat ketika penyerahan obat. Informasi yang diberikan oleh petugas sekurang-kurangnya terkait cara penyimpanan, aturan pakai, cara penggunaan, interval penggunaan dan efek samping yang paling sering terjadi. Tahapan ini dilakukan terhadap semua jenis
48
Universitas Indonesia kategori obat yang dibeli baik pelayanan resep atau UPDS. Pada tahap ini seharusnya dilakukan oleh Apoteker sebagai pihak yang paling kompeten, tetapi karena keterbatasan tenaga, maka penyerahan obat juga dilakukan oleh tenaga non-kefarmasian.
d. Administrasi dan Keuangan
Fungsi Apoteker sebagai manajer apotek adalah Apoteker bertanggung jawab dalam mengelola administrasi dan keuangan secara mandiri, namun pada Apotek Kimia Farma, fungsi tersebut diambil alih oleh Bisnis Manajer sehingga diharapkan akan terjadi efektivitas dan efisiensi dalam pekerjaan dan Apoteker di apotek lebih fokus pada pelayanan terhadap konsumen. Bisnis Manajer membawahi supervisor administrasi dan keuangan yang mengkoordinir bagian administrasi piutang dagang, hutang dagang, kas bank, inkaso dan umum. Kegiatan administrasi apotek dapat dilakukan dengan cepat dan terkontrol berkat adanya Kimia Farma Informasi Sistem (KIS) yang dipakai oleh seluruh jaringan Apotek Kimia Farma di Indonesia.
Administrasi keuangan dikoordinir oleh kasir besar yang ada di BM Jaya I yang bertanggung jawab langsung kepada Bisnis Manajer. Pada penjualan kredit, dokumen tagihan yang dikumpulkan oleh petugas tata usaha akan dikirim ke BM Jaya 1 dan BM Jaya I akan melakukan penagihan pembayaran kredit tersebut terpusat. Pada penjualan tunai, kasir kecil di Apotek Kimia Farma No. 96 akan menyetorkan hasil penjualan tiap-tiap shift kepada Apoteker Manajer Pelayanan atau supervisor untuk divalidasi. Validasi dilakukan untuk mengecek kesesuaian hasil penjualan fisik baik pembayaran tunai maupun pembayaran dengan menggunakan kartu debit atau kredit. Bukti setoran tersebut akan dicocokkan dengan LIPH (Laporan Ikhtisar Penjualan Harian). LIPH terintegrasi dalam sistem komputer dan hanya dapat diakses oleh petugas yang berwenang yaitu Apoteker Pengelola Apotek atau manajer pelayanan di apotek atau supervisor di apotek, agar penyelewengan atau penggelapan uang hasil penjualan tidak terjadi. Uang yang telah divalidasi akan diserahkan kepada petugas tata usaha apotek dan disetor ke rekening Bank atas nama BM Jaya 1. Bukti setoran, LIPH dan dokumen-dokumen terkait akan dikirimkan kepada BM Jaya 1 setiap hari. Secara
49
umum, fungsi keuangan Apotek Kimia Farma No. 96 berjalan dengan baik sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan.
Adminsitrasi untuk penyimpanan resep telah dilakukan dengan baik, sesuai dengan KepMenKes RI No.280/MenKes/V/1981 pada pasal 7 menjelaskan tentang penyimpanan resep, di mana Apoteker Pengelola Apotek mengatur resep menurut urutan tanggal dan nomor urut penerimaan resep dan harus disimpan sekurang-kurangnya 3 tahun. Penyimpanan resep obat narkotik dan psikotropik juga telah dilakukan dengan baik dan benar. Resep yang disimpan merupakan dokumentasi yang penting dan telah diatur oleh KepMenkes RI, maka sebaiknya tersimpan pada tempat yang baik, aman dan bersih.
50 Universitas Indonesia