4.4 Analisis Kesenjangan
4.4.2 Pembahasan untuk Hipotesis ke-2
Dari pengujian hipotesis kedua terbukti bahwa pemakai sistem EDI belum puas terhadap layanan .yang diberikan oleh sistem tersebut. Faktor yang dianalisis
pada bagian ini adalah faktor yang pada hipotesis pertama telah terbukti mempengaruhi secara signifikan kepuasan pemakai sistem EDI. Hasil analisis untuk masing-masing faktor yang didasari pada nilai rata-rata kesenjangan, antara lain: 1. Ketersebaran Jaringan EDI
Nilai rata-rata yang didapat untuk harapan adalah 4,05, sedangkan untuk kinerja cukup baik (rata-rata), yaitu 3,13 dengan kesenjangan sebesar -0,92. Dengan memperhatikan kondisi ini terlihat bahwa kinerja jaringan EDI masih cukup jauh berada di bawah harapan pemakai sistem tersebut. Adapun kendala yang menyebabkan terjadinya kondisi ini, antara lain:
a. Masih lemahnya penyediaan layanan dan infrastruktur yang telah menerapkan jaringan ini, karena hanya sebagian kecil instansi ataupun pelanggan yang berminat untuk menggunakan jaringan ini, sehingga menyebabkan layanan lewat jaringan ini tidak dapat berjalan secara optimal. Hal ini dapat dilihat pada kuesioner mengenai kinerja Ketersebaran Jaringan pada butir ke-5 yang menyangkut penyebaran infrastruktur jaringan. Menurut pengakuan pemakai jaringan EDI, infrastruktur jaringan belum tersebar secara meluas (kesenjangan antara kinerja dan harapan sebesar -1,04).
b. Pelanggan kurang berminat untuk menggunakan jaringan ini, karena mahalnya biaya yang harus dikeluarkan untuk membeli ataupun menyewa jaringan ini. Hal ini dapat dilihat pada kuesioner mengenai kinerja Ketersebaran Jaringan pada butir ke-4 yang menyangkut jumlah pemakaian jaringan. Menurut pengakuan pemakai jaringan EDI, jumlah pemakaian infrastruktur jaringan EDI terutama dari pelanggan ke pihak pengelola pelabuhan (seperti perusahaan
bongkar muat dan kontainer) masih sedikit (kesenjangan antara kinerja dan harapan sebesar -0,8). Dalam hal ini, pelanggan lebih suka menggunakan formulir dan juga data berformat EDIFACT yang dikirim lewat e-mail.
c. Masih lemahnya keandalan jaringan telekomunikasi, sehingga kelancaran aliran data kadang-kadang terhambat, karena infrastruktur jaringan sudah dipakai lama (sejak tahun 1997) dan juga umumnya instansi yang terlibat di pelabuhan belum cukup memiliki sumber daya manusia yang mampu mendukung semua jaringan yang ada di pelabuhan. Hal ini dapat dilihat pada kuesioner mengenai kinerja
Ketersebaran Jaringan pada butir ke-1 yang menyangkut keandalan jaringan. Menurut pengakuan pemakai jaringan EDI, infrastruktur jaringan belum cukup handal (kesenjangan antara kinerja dan harapan sebesar -1,35).
2. Keandalan Perangkat Keras
Nilai rata-rata keandalan perangkat keras yang didapat untuk harapan adalah 4,20, sedangkan untuk kinerja cukup baik (rata-rata), yaitu 3,66 dengan kesenjangan sebesar -0,54. Dengan memperhatikan kondisi ini terlihat bahwa kinerja perangkat keras (server dan komputer) masih cukup jauh berada di bawah harapan pemakai sistem tersebut. Adapun kendala yang menyebabkan terjadinya kondisi ini, antara lain:
a. Masih sedikitnya komputer cadangan jika komputer utama tidak berfungsi. Hal ini akan menyebabkan resiko yang tinggi terutama pada server, karena jika server utama mati, maka semua unit pengoperasian yang menggunakan jaringan EDI ini tidak berfungsi. Hal ini dapat dilihat pada kuesioner mengenai kinerja
cadangan / pengganti. Menurut pengakuan pemakai, jumlah komputer pengganti masih sedikit yang dapat menggantikan fungsi komputer utama (kesenjangan antara kinerja dan harapan sebesar -0,55).
b. Server dan komputer lokal tidak selalu berjalan dengan baik yang disebabkan oleh kurang siapnya staf IT untuk memonitor kinerja server dan komputer. Selain itu, masih sedikitnya staf IT yang harus menangani keluhan pemakai. Padahal, pemakai komputer yang menggunakan jaringan EDI di pelabuhan ini tersebar luas, yakni di kantor, di gerbang (gate), dan di lapangan (dermaga bongkar muat).
c. Pada dasarnya komputer yang digunakan untuk pengoperasian umumnya sudah baik dan relevan untuk kebutuhan saat ini, yakni dengan menggunakan komputer berbasiskan Intel Pentium III. Hal ini dapat dilihat pada kuesioner mengenai kinerja Keandalan Perangkat Keras pada butir ke-2 yang menyangkut kemampuan komputer. Menurut pengakuan pemakai, kemampuan komputer dalam membantu penyelesaian tugas sudah mendekati baik (nilai rata-rata 3,94 dengan kesenjangan antara kinerja dan harapan sebesar -0,18).
d. Namun, untuk kondisi secara keseluruhan, terlihat bahwa komputer yang digunakan masih belum memenuhi harapan pemakai (kesenjangan untuk butir ke-1 adalah sebesar -1,1). Hal ini terjadi karena kurangnya pemeliharaan terhadap perangkat keras (komputer) dan juga masih kurangnya kesadaran pemakai untuk merawat perangkat keras tersebut.
Nilai rata-rata yang didapat untuk harapan adalah 4,31, sedangkan untuk kinerja cukup baik atau mendekati baik, yaitu 3,76 dengan kesenjangan sebesar -0,55. Dengan memperhatikan kondisi ini terlihat bahwa kinerja perangkat lunak masih berada di bawah harapan pemakai sistem tersebut. Jadi, secara keseluruhan perangkat lunak yang digunakan dalam sistem EDI ini cukup praktis dan mudah digunakan. Sebagai tambahan, program aplikasi yang digunakan untuk mendukung proses pengurusan dokumen bongkar muat di pelabuhan adalah EXPRESS dan SPARC. SPARC merupakan program aplikasi yang digunakan untuk perencanaan di lapangan, sedangkan EXPRESS merupakan program aplikasi untuk database yang digunakan di gerbang (gate) dan bagian pembayaran (billing).
4. Format Data
Nilai rata-rata format data yang didapat untuk harapan adalah 4,10, sedangkan untuk kinerja cukup baik, yaitu 3,50 dengan kesenjangan sebesar -0,60. Pada dasarnya format data untuk sistem EDI tidak memiliki kendala yang cukup berarti, karena data untuk sistem EDI sudah memiliki standarisasi tertentu, yakni dengan format EDIFACT. Umumnya kendala yang terjadi hanya terdapat pada tata letak dan juga isi dari data tersebut yang kurang dimengerti oleh pemakai. Hal ini dapat dilihat pada kuesioner mengenai Format Data pada butir ke-2 dan 3, yakni kejelasan isi data (kesenjangan sebesar -0,73) dan tata letaknya (kesenjangan sebesar -0,65).
5. Kelengkapan Data
Nilai rata-rata kelengkapan data yang didapat untuk harapan adalah 4,08, sedangkan untuk kinerja cukup baik, yaitu 3,26 dengan kesenjangan sebesar -0,82.
Dengan memperhatikan kondisi ini terlihat bahwa kinerja yang berkaitan dengan data masih berada di bawah harapan pemakai sistem tersebut. Adapun kendala yang menyebabkan terjadinya kondisi ini, antara lain:
a. Data dokumen terkadang kurang sesuai dengan kondisi yang sebenarnya (misalnya: jenis barang, jumlah barang, kode barang, dan lain-lain). Hal ini menyebabkan pemakai sistem menjadi terhambat untuk memroses data.
b. Data dokumen terkadang kurang lengkap, sehingga dokumen tidak dapat diproses lebih lanjut dan harus dikembalikan ke pelanggan. Hal ini menyebabkan pemakai sistem sering menerima keluhan dari pelanggan yang merasa keluar izinnya terlalu lamban. Dengan adanya sistem EDI ini, ketidaklengkapan data ini dapat dengan cukup mudah diatasi, yakni dokumen tersebut langsung ditolak (kinerja untuk butir ke-3 mengenai kemudahan penanganan dokumen tak lengkap, adalah sebesar 3,43, yang artinya cukup mudah). Namun, menurut pengakuan pihak manajemen, sistem denda belum diberlakukan untuk pihak pelanggan (eksportir) yang tidak melengkapi dokumennya ataupun terlambat menyerahkan dokumen.
c. Jadi, kendala untuk faktor ini secara keseluruhan disebabkan oleh ulah pelanggan sendiri yang baik secara sengaja maupun tidak sengaja telah mengganggu kelancaran bongkar muat barang di pelabuhan.
6. Ketepatan Waktu
Nilai rata-rata ketepatan waktu yang didapat untuk harapan adalah 4,19, sedangkan untuk kinerja cukup baik, yaitu 3,42 dengan kesenjangan sebesar -0,77. Dengan memperhatikan kondisi ini terlihat bahwa kinerja yang berkaitan dengan ketepatan
waktu masih berada di bawah harapan pemakai sistem tersebut. Adapun kendala yang menyebabkan terjadinya kondisi ini, antara lain:
a. Masih kurangnya kesadaran dari pelanggan yang mengirim data secara tepat waktu. Hal ini dapat dilihat dari jawaban responden terhadap kuesioner yang disebarkan, yakni pada butir ke-1 dari variabel Ketepatan Waktu. Dalam jawaban tersebut terlihat bahwa nilai rata-rata kinerja dan harapan untuk butir ini memiliki kesenjangan yang jauh, yakni sebesar -1,17. Pada satu sisi, pemakai mengharapkan adanya ketepatan waktu dalam penyampaian data, tetapi kenyataannya pelanggan kadang-kadang masih terlambat untuk mengirim data. Khusus untuk terminal peti kemas Koja membuat ketentuan bahwa closing
time berlaku minimal 9 jam sebelum keberangkatan kapal. Selama periode bulan Agustus 2001 tercatat bahwa 6 – 10% barang ekspor dari Pelabuhan Laut Tanjung Priok terpaksa ditinggal kapal, karena kedatangannya melewati batas
closing time. Namun, dalam ketentuan ini tidak disertai dengan adanya denda untuk setiap pelanggan yang melewati batas closing time.
b. Kendala lainnya umumnya lebih bersifat teknis, seperti tidak berfungsinya server atau terputusnya jaringan, sehingga data yang diterima tidak dapat ditampung dalam database. Hal ini erat kaitannya dengan keandalan perangkat keras dan juga jaringan. Oleh karena itu, pihak manajemen harus mempertimbangkan diadakannya server cadangan sebagai pengganti jika server utama tidak berfungsi.
Semua rata-rata kinerja dan rata-rata harapan untuk masing-masing butir pertanyaan kuesioner dapat dilihat pada lampiran E.