Lelang & Tender
Manajemen Katalog
Mrktplace Intelligence
ALUR PEKERJ AAN
B A N K
Pemesanan
Pengiriman
Pemberitahuan
Faktur
Detil Pembayaran
KONSOLIDATOR
Transaksi atau
Barang
INTELLIGENCE PROCUREMENT
KATALOG
LAZIM
UNIK
PEMASOK A
PEMASOK B
PEMASOK C
Katalog
Pemesanan
Acknowledge
Faktur
Pembelanjaan, Transaksi
Katalog Pembelian
Aplikasi e-Procurement yang akan dikembangkan dapat digunakan untuk mendukung proses pengadaan secara kontrak payung dan pengadaan rutinitas oleh holding company maupun perusahaan anak.
Proses lelang yang diterapkan pada aplikasi e-Procurement meliputi fungsi-fungsi sebagai berikut :
1. Publishing
Fasilitas ini digunakan untuk menyampaikan kebijakan perusahaan yang dituangkan kedalam aplikasi e-Procurement kepada pengunjung aplikasi baik vendor maupun user internal.
Kebijakan perusahaan tersebut meliputi :
• Prosedur lelang yang berlaku pada aplikasi e-Procurement.
• Persyaratan menjadi vendor rekanan.
• Tata cara menjadi rekanan.
• DLL
2. Seleksi Vendor
Fasilitas ini digunakan untuk melakukan seleksi terhadap vendor menjadi vendor rekanan. Proses seleksi vendor meliputi :
a. Proses registrasi yang dilakukan vendor secara online dan diikuti pengiriman dokumen ke Owner.
b. Proses seleksi oleh Owner.
c. Jika vendor dinyatakan lulus seleksi maka vendor otomatis masuk dan terdaftar sebagai vendor rekanan Owner.
d. Jika vendor dinyatakan tidak lulus seleksi maka vendor tersebut tidak terdaftar sebagai vendor rekanan, dan jika melakukan registrasi dikemudian hari sistem otomatis akan memberikan tanda bahwasannya vendor tersebut pernah dinyatakan tidak lulus seleksi yang dapat dijadikan bahan pertimbangan proses seleksi.
3. Rencana Pengadaan
Fasiltas ini digunakan untuk mencatat rencana pengadaan barang/jasa baik oleh holding company maupun perusahaan anak sesuai dengan RKAP pengadaan maupun kebutuhan insidential.
4. Metode Lelang
Fasilitas ini digunakan untuk menentukan metode lelang (pra kualifikasi atau pasca kualifikasi) setiap kali pembuatan lelang.
5. Proses Lelang
Fasilitas ini digunakan untuk menentukan proses lelang dilakukan secara online atau live.
Fasilitas ini digunakan untuk membuat format lelang (Forward untuk transaksi penjualan dan Reverse untuk transaksi pembelian).
Disamping itu juga dapat digunakan untuk menentukan tipe lelang yang berfungsi aturan bagi vendor dalam mengikuti e-auction, serta sebagai dasar melakukan penilaian terhadap penawaran vendor sehingga dapat diketahui urutan vendor dalam memberikan penawaran.
7. Aturan Lelang
Fasilitas ini digunakan untuk menentukan aturan lelang sesuai dengan tipe lelang, sehingga pada saat lelang prosedur mengikuti aturan yang telah ditentukan sesuai dengan tipe lelang yang dipilih pada saat penerbitan lelang.
8. Scoring Kriteria
Fasilitas ini digunakan untuk membuat kriteria penilaian penawaran vendor pada setiap penerbitan lelang.
9. Pengumuman Lelang
Fasilitas ini digunakan untuk menerbitkan lelang. Pada saat penerbitan lelang dapat diatur :
1. Metode lelang, menggunakan metode pra kualifikasi atau pasca kualifikasi hal ini akan menentukan tahapan proses lelang.
2. Proses lelang, digunakan untuk menentukan proses lelang secara online atau live. Jika secara online maka vendor dapat
melakukan penawaran dari manapun, jika secara live maka vendor harus hadir dikantor lokasi lelang.
3. Tipe lelang, digunakan untuk menentukan aturan lelang yang dipakai pada proses lelang sesuai dengan aturan lelang untuk tiap-tiap tipe lelang.
4. Kriteria penilaian, digunakan untuk menentukan kriteria penilaian beserta bobotnya, masing-masing lelang dapat memiliki kriteria yang berbeda.
Pengaturan lelang di atas otomatis akan menampilkan properties lelang yang berbeda pada setiap info lelang.
10. Pendaftaran Lelang
Fasilitas ini digunakan oleh vendor untuk melakukan pendaftaran terhadap pengumuman lelang. Sistem akan melakukan filterisasi terhadap vendor yang melakukan pendaftaran jika kualifikasi vendor tidak sesuai dengan lelang yang diumumkan maka sistem otomatis menolak pendaftaran yang dilakukan vendor.
11. Proses Lelang
Fasilitas ini digunakan untuk melakukan proses lelang sesuai dengan metode lelang yang digunakan. Fasilitas yang ada antara lain :
1. Proses Pra Kualifikasi, fasilitas ini digunakan pada proses lelang yang masih memasuki tahapan pra kualifikasi, dimana tahapan ini dibagi atas undangan, pemasukan, dan status pra kualifikasi.
2. Proses Bidding, fasilitas ini digunakan pada proses lelang yang memasuki tahapan bidding, dimana tahapan ini dibagi atas undangan, pemasukan, dan status bidding. Pada proses bidding vendor belum dapat mengetahui urutan penawaran dan daftar pesertanya tetapi dapat mengetahui jumlah penawar.
3. Proses Auction, fasilitas ini digunakan pada proses lelang yang memasuki tahapan Auction, dimana tahapan ini dibagi atas undangan, pemasukan, dan status Auction. Pada proses auction vendor dapat mengetahui urutan penawaran dari daftar penawar yang ada. Pada proses auction vendor diperbolehkan melakukan koreksi harga untuk mendapatkan urutan terbaik. Aturan pada proses auction mengikuti tipe dan proses lelang yang telah ditentukan pada saat membuat pengumuman lelang.
12. Dashboard Auction
Fasilitas ini dapat digunakan oleh vendor maupun admin untuk melakukan monitoring terhadap pergerakan penawaran.
Pada vendor sistem akan menampilkan daftar penawaran yang telah dilakukan oleh vendor untuk suatu lelang tertentu beserta point dan urutan yang didapat setiap kali melakukan perubahan penawaran.
Pada admin sistem akan menampilkan pergerakan penawaran oleh semua vendor yang mengikuti lelang untuk setiap info lelang.
13. Quota Vendor
Fasilitas ini digunakan untuk memonitor perolehan kontrak yang belum terselesaikan oleh masing-masing vendor yang mengikuti lelang, sehingga dapat digunakan sebagai bahan analisa kesanggupan vendor dalam memberikan pasokan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
14. Nominasi Pemenang Lelang
Fasilitas ini digunakan oleh admin untuk menampilkan nominasi pemenang untuk masing-masing lelang yang ada.
15. Klarifikasi dan Negosiasi
Fasilitas ini digunakan untuk melakukan proses klarifikasi dan negosiasi pada vendor peserta lelang untuk kasus lelang tertentu, dimana hasil klarifikasi dan negosiasi akan mempengaruhi penilaian vendor.
16. Penentuan Pemenang Lelang
Fasilitas ini digunakan untuk menentukan pemenang lelang, dimana proses penentuan pemenang harus dapat mengakomodir kemungkinan berikut :
1. Pemenang per paket lelang, fasilitas ini digunakan untuk menentukan pemenang per paket/info lelang.
2. Pemenang per item lelang, jika dalam paket lelang terdapat lebih dari 1 (satu) item, maka fasilitas ini dapat digunakan untuk menentukan pemenang per item lelang.
3. Pemenang lebih dari satu, fasilitas ini digunakan untuk menentukan pemenang lebih dari satu vendor baik per item lelang maupun per paket lelang.
17. Monitoring Penerbitan Kontrak
Fasilitas ini digunakan untuk memonitor status penerbitan kontrak pada setiap lelang yang telah ditentukan pemenangnya. Status penerbitan kontrak terdiri atas
1. Sudah, jika sudah diterbitkan kontrak dengan volume kontrak = volume lelang.
2. Kurang, jika sudah diterbitkan kontrak tetapi volume kontrak < volume lelang.
3. Belum, jika belum diterbitkan kontrak. 18. Penerbitan Kontrak
Fasilitas ini digunakan untuk menerbitkan kontrak yang dibedakan untuk kontrak barang dan jasa serta kontrak untuk volume kecil maupun volume besar.
Item resources, Jumlah, harga satuan dan nama vendor disesuaikan dengan pemenang lelang, dimana sistem dapat melakukan transfer format kontrak ke standar file windows office yang dapat diupdate oleh bagian legal yang kemudian dapat diupload ke dalam sistem untuk di dokumentasikan secara elektronik.
19. History Lelang
Fasilitas ini digunakan untuk menyimpan history lelang yang setiap saat dapat disajikan dan dicetak sebagai bukti pelaksanaan lelang beserta tahapan-tahapannya.
20. Print Out
Fasilitas ini digunakan untuk mencetak hasil lelang antara lain :
1. Berita acara hasil lelang yang akan ditandatangani oleh
vendor yang mengikuti lelang dan perusahaan pelaksana lelang.
2. History pelaksanaan lelang yang dapat digunakan
sebagai data untuk memenuhi kebutuhan audit.
3. Dokumen lainnya yang dirasa perlu untuk dicetak.
21. Penerimaan Hasil Kerja Vendor
Jika pengadaan barang maka fasilitas ini digunakan untuk melakukan penerimaan atas pengiriman barang oleh vendor, sistem juga dapat digunakan untuk melakukan retur barang jika dalam kondisi tidak sesuai dengan spek yang dibutuhkan.
Jika pengadaan jasa maka fasilitas ini digunakan untuk membuat berita acara penyelesaian pekerjaan.
22. Database Vendor
Fasilitas ini digunakan untuk menampilkan daftar vendor rekanan yang dimiliki perusahaan yang dapat di sort berdasarkan jenis resources, lokasi, DLL.
Fasilitas ini digunakan untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja vendor yang sudah menjadi rekanan. Modul yang ada pada fasilitas ini antara lain :
1. Kriteria penilaian vendor, digunakan untuk menentukan kriteria penilaian vendor.
2. Periode penilaian vendor, digunakan untuk menentukan waktu penilaian kinerja vendor.
3. Nilai standar vendor, digunakan untuk menentukan nilai standar kinerja vendor untuk tetap menjadi vendor rekanan. 4. Hasil penilaian vendor, hasil penilaian vendor yang didapat dari setiap kali vendor melakukan pengiriman barang atau menyelesaikan pekerjaan. Sistem otomatis akan menilai hasil kerja vendor sesuai dengan kriteria penilaian yang telah ditentukan dan dirata-ratakan selama periode penilaian, jika nilai yang didapat lebih dari atau sama dengan (≥) nilai standar vendor maka vendor tersebut masih layak menjadi vendor rekanan tetapi jika kurang dar (<) nilai standar vendor maka vendor tersebut masuk kedalam daftar vendor yang tidak lulus evaluasi yang secara otomatis akan menon-aktifkan user dan password yang dimiliki sampai dengan dimenon-aktifkan lagi oleh admin (sesuai dengan kebijakan perusahaan).
24. Price List
Fasilitas ini digunakan oleh vendor untuk memberikan penawaran produk yang dimiliki kepada perusahaan meskipun tidak dilelangkan, hal ini diperlukan karena tidak semua kebutuhan pengadaan dilelangkan sehingga dengan adanya price list dari vendor dapat digunakan sebagai informasi harga.
25. Database Harga
Fasilitas ini digunakan untuk menampilkan data harga yang dimiliki perusahaan, sehingga perusahaan dapat memantau pergerakan harga barang sekaligus membandingkan baik harga dari hasil transaksi lelang maupun price list dari vendor, disamping itu perusahaan juga dapat membandingkan harga barang dari masing-masing vendor yang ada.
26. Media Konfirmasi
Fasilitas ini digunakan untuk menyampaikan informasi secara otomatis oleh sistem ke vendor melalui media :
1. Email, digunakan menyampaikan informasi seputar lelang, proses lelang, status lelan, maupun hasil lelang ke email vendor.
2. SMS, digunakan menyampaikan informasi seputar lelang, proses lelang, status lelan, maupun hasil lelang melalui SMS ke HP vendor.
3. Sistem, digunakan menyampaikan informasi seputar lelang, proses lelang, status lelan, maupun hasil lelang yang dapat diketahui vendor ketika vendor melakukan login ke aplikasi e-Procurement.
27. Help
Fasilitas ini digunakan untuk membantu user (admin & vendor) dalam mempermudah pengoperasian aplikasi. Fasilitas help dibagi atas :
1. Definisi Sistem, digunakan menyampaikan penjelasan atas menu-menu yang ada pada aplikasi e-Procurement.
2. Pengoperasian Sistem, digunakan menyampaikan informasi tata cara pengoperasian masing-masing menu yang ada pada aplikasi e-Procurement.
3. Glossary, digunakan menyampaikan penjelasan istilah-istilah yang digunakan pada aplikasi e-Procurement.
4. FAQ, digunakan sebagai media tanya jawab antara user dengan admin sistem.
28. Laporan
Fasilitas ini digunakan untuk menampilkan laporan hasil transaksi pengadaan sesuai dengan hasil lelang antara lain :
1. Efisiensi, digunakan untuk menampilkan laporan efisiensi hasil pengadaan yang membandingkan nilai anggaran dengan nilai hasil lelang.
2. Outstanding Kontrak, digunakan untuk menampilkan daftar kontrak yang sudah diterbitkan tetapi belum diselesaikan oleh vendor.
3. Hutang, digunakan menampilkan daftar hutang hasil pengadaan, fasilitas ini link dengan sistem keuangan baik secara online maupun upload file.
4. Pembayaran hutang, digunakan menampilkan daftar pembayaran hutang ke vendor, fasilitas ini link dengan sistem keuangan baik secara online maupun upload file.
5. Laporan lainnya sesuai kebutuhan perusahaan. 29. Utility
Fasilitas ini digunakan untuk mencatat informasi-informasi lainnya yang dianggap penting antara lain :
1. Perubahan password, digunakan untuk mengubah password oleh masing-masing user.
2. Perubahan profil user, digunakan untuk mengubah profil masing-masing user.
3. Alamat web, digunakan untuk mencatat daftar alamat website yang dapat dijadikan rujukan dalam pengadaan barang. 4. Informasi lainnya.
30. Master Data
Fasilitas ini digunakan untuk mencatat data master yang digunakan secara berulang pada setiap proses yang ada peda tahapan e-Procurement.
31. Site Map
Fasilitas ini digunakan untuk menampilkan peta aplikasi e-Procurement.
Proses lelang secara keseluruhan digambarkan sebagai berikut :
Lingkungan Procurement
Selain fungsi-fungsi diatas e-procurement juga dapat dikembangkan pada proses pengiriman dan penerimaan sumber daya yang dipesan melalui proses lelang, invoicing serta pembayaran. Lingkungan procurement digambarkan pada gambar dibawah.