Dokumen Teknis eProcurement

(1)

KATA PENGANTAR

Dalam rangka mentransformasikan diri untuk dapat berkomunikasi secara langsung dengan masyarakat, pemerintah mencanangkan penggunaan teknologi informasi untuk mendukung berbagai aktifitas pemerintahan, yang meliputi aktifitas intern dalam satu unit kerja maupun antar unit kerja dalam satu pemerintahan, serta aktifitas untuk memberikan layanan dari pemerintah untuk masyarakat. Semua aktifitas berbasis teknologi informasi ditujukan untuk mendukung terciptanya pemerintahan yang bersih, berwibawa dan transparan.

Untuk meningkatkan mutu layanan kepada masyarakat, pemerintah perlu mengambil kebijakan dalam memberikan pelayanan umum terpadu yang merupakan pencerminan dalam menciptakan iklim yang mendorong terciptanya keseragaman pola dan langkah penyelenggaraan pelayanan oleh aparatur pemerintah kepada masyarakat, dan agar tercipta keterpaduan yang terkoordinasi dalam proses pemberian layanan sehingga masyarakat dapat menerima pelayanan yang lebih praktis, sederhana, jelas dan pasti. Aplikasi E-Procurement berbasis web merupakan salah satu produk yang dapat digunakan dalam memberikan layanan kepada masyarakat, sehingga masyarakat diberikan kemudahan dalam menjalani aktifitasnya dimanapun dan tetap dalam jangkauan dan perlindungan instansi terkait.

Dengan diterapkannya aplikasi e-Procurement, Direktorat Jenderal Hak Kekayaan Intelektual Departemen Hukum dan HAM Republik Indonesia akan mudah dalam memantau setiap aktifitas pelayanan. Dengan adanya database tersebut, instansi terkait dapat memberikan layanan dalam bidang lainnya dengan memanfaatkan keberadaan data tersebut.

Konsep awal pembangunan Aplikasi E-Procurement akan dibahas pada pokok bahasan modul sistem, dimana terdapat beberapa modul-modul yang satu sama lain setiap saat bisa diintegrasikan sehingga menghasilkan output yang valid, dan dilengkapi fitur- fitur sistem pelaporan yang eksekutif berbasis web dapat diakses setiap saat menggunaakan media internet.

Jakarta, Agustus 2007 PT. Mede Media Softika

(2)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ...1 DAFTAR ISI ...2 BAB I. PENDAHULUAN ...5 Ringkasan Eksekutif ...5 Profil Perusahaan ...6 Layanan ...6 Produk Solusi ...8 Tenaga Ahli ...11 Organisasi Perusahaan ...12 Pengalaman Pekerjaan ...13 Struktur Dokumen ...15

BAB II. PENGALAMAN PERUSAHAAN ...17

Pekerjaan Yang Sudah Dikerjakan ...18

Pekerjaan Yang Sedang Dikerjakan ...21

BAB III. PEMAHAMAN KAK ...31

Status Aplikasi Desain Industri ...31

Kondisi Aplikasi Desain Industri ...31

Lingkup Pengembangan Aplikasi Desain Industri...32

Tenaga Ahli ...49

Keluaran ...49

Laporan ...50

BAB IV. TANGGAPAN TERHADAP KAK ...51

BAB V. APRESIASI INOVASI ...52

BAB VI. PENDEKATAN DAN METODOLOGI ...53

Manajemen Proyek ...53

Tujuan Manajemen Proyek ...53

Cakupan dan Tanggung Jawab Pengerjaan Proyek ...53

Monitor ...54

Laporan Status Proyek ...56

Pengendalian Jadwal Proyek ...57

Proses Approval ...57

Metodologi ...58

Konsultan Methodology ...59

Rapid Application Development (RAD) ...60

BAB VII. RENCANA KERJA ...63

Pola Kerja ...63

Sistematika Pengumpulan Data ...64

Analisis Permasalahan ...65

Pemecahan Masalah ...65

Kontribusi Masing-Masing Tenaga Ahli ...65

BAB VIII. JADUAL PELAKSANAAN PEKERJAAN ...67

BAB IX. TENAGA AHLI DAN TANGGUNG JAWABNYA...68

BAB X. JADUAL PENUGASAN TENAGA AHLI ...71

BAB XI. ORGANISASI PELAKSANAAN PEKERJAAN ...72

BAB XII. LAPORAN ...73

BAB XIII. STAF PENDUKUNG ...74

BAB XIV. FASILITAS PENDUKUNG...75

BAB XV. PENUTUP ...76

LAMPIRAN DATA FLOW DIAGRAM...77

Lists of objects...79

External Entity List...79

Data Store List...79

(3)

Process List...79

Subprocess E Proc...80

Graph...80

Subprocess Validasi Vendor...84

Graph...84

Subprocess Vendor Resource...85

Graph...85

Subprocess Resource Price List...86

Graph...86

Subprocess Permintaan Pembelian...87

Graph...87

Subprocess Info Lelang...88

Graph...88

Subprocess DUR...90

Graph...90

Subprocess SPPH...91

Graph...91

Subprocess Bid Opening...92

Graph...92

Subprocess Evaluasi Teknis...93

Graph...93

Subprocess Bid Evaluation...94

Graph...94

Subprocess E Auction...95

Graph...95

Subprocess Klarifikasi Negosiasi...96

Graph...96

Subprocess Penentuan Pemenang...97

Graph...97

Subprocess Purchase Order...99

Graph...99

Subprocess Manajemen Expediting...100

Graph...100

Subprocess BAPB...101

Graph...101

Subprocess Vendor Rating...102

Graph...102

LAMPIRAN CONCEPTUAL DATA MODEL ...103

Global model Graph...104

Lists of objects...104

Domain List...104

Data Item List...104

Entity List...108 Relationship List...109 Entity tbl_bapb...113 Relationships Information...119 Relationship INFO_LELANG_KLARIFIKASI...119 Relationship INFO_LELANG_KLARIFIKASI_LELANG...119 Relationship INFO_LELANG_PENAWARAN...119 Relationship INFO_LELANG_TBL_DETAIL_LELANG...120 Relationship INFO_LELANG_TBL_DETAIL_PEMENANG...120 Relationship INFO_LELANG_TBL_KONTRAK...120 Relationship KLARIFIKASI_LELANG_TBL_DETAIL_KLARIFIKASI...121 Relationship KLARIFIKASI_TBL_PEMENANG...121 Relationship KURS_INFO_LELANG...121 Relationship KURS_PENAWARAN...122

(4)

Relationship LOKASI_REGISTRASI...122 Relationship PENAWARAN_TBL_DETAIL_PENAWARAN...122 Relationship PROPINSI_LOKASI...122 Relationship RA_INFO_LELANG...123 Relationship REGISTRASI_KLARIFIKASI...123 Relationship REGISTRASI_PENAWARAN...123 Relationship REGISTRASI_TBL_DETAIL_KLARIFIKASI...124 Relationship REGISTRASI_TBL_DETAIL_PEMENANG...124 Relationship SUBBIDANG_INFO_LELANG...124 Relationship TBL_BAPB_TBL_DETAIL_BAPB...125 Relationship TBL_CATEGORY_PENILAIAN_KLARIFIKASI_LELANG...125 Relationship TBL_DETAIL_MATERIAL_TBL_DETAIL_PEMENANG...125 Relationship TBL_DETAIL_MATERIAL_TBL_HARGA_BARANG...126 Relationship TBL_DIVISI_INFO_LELANG...126 Relationship TBL_KONTRAK_TBL_DETAIL_KONTRAK...126 Relationship TBL_MATERIAL_TBL_DETAIL_MATERIAL...127 Relationship TBL_PO_TBL_PO_DETAIL...127 Relationship TBL_PROYEK_INFO_LELANG...127

LAMPIRAN PHISICAL DATA MODEL...128

PDM Graphs...129

Global Model Graph...129

Lists of Objects...129

Domain List...129

Table List...129

Reference List...130

Column List...131

LAMPIRAN ADMINISTRASI PERUSAHAAN ...137

LAMPIRAN TENAGA AHLI ...138

(5)

BAB I

PENDAHULUAN

Dokumen ini merupakan dokumen administrasi dan teknis yang ditujukan untuk Pengembangan Aplikasi E-Procurement Direktorat Hak Kekayaan Intelektual Departemen Hukum dan HAM Republik Indonesia.

1.1

Ringkasan Eksekutif

Pada saat ini menajemen informasi cenderung ke arah publikasi elektronis dan meninggalkan pelayanan secara analog (non elektronik) dan menjadikan aspek teknologi menjadi faktor yang sangat dominan dalam perkembangan dan perlindungan Hak Kekayaan Intelektual (HKI). Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat saat ini telah menyebabkan informasi dengan mudah dan cepat tersebar ke seluruh pelosok dunia. Dengan kondisi seperti ini HKI menjadi semakin penting dan merupakan investasi yang dapat dialihkan haknya.

Teknologi informasi merupakan salah satu alat yang diimplementasikan untuk mendukung siklus informasi yang lemgkap meliputi :

1. Perencanaan 2. Pengumpulan Data 3. Pengolahan Data 4. Analisis

5. Diseminasi Informasi

Instansi pemerintahan secara umum dan berkelanjutan melakukan pengembangan infrastruktur Teknologi Informasi dengan tujuan agar layanan kepada masyarakat semakin meningkat. Peningkatan layanan kepada masyarakat menjadi bagian dari implementasi e-Government dengan demikian masyarakat (stakeholder) dapat dengan mudah memperoleh akses kepada informasi tentang HKI.

Dalam rangka mendukung layanan publik tersebut terus dikembangkan aplikasi yang efektif dan kompetitif secara internasional dengan memperbaharui sistem aplikasi dan database agar mekanisme alur kerja dari front office ke back office

menjadi lebih cepat dan akurat dengan tampilan kinerja semua sistem layanan teknologi informasi agar lebih mudah dipakai dan tangguh.

(6)

1.2

Profil Perusahaan

PT. Mede Media Softika (Mede) didirikan atas dasar kebutuhan pasar akan teknologi informasi dalam menunjang pelaksanaan bisnisnya berkembang secara proporsional dan ditopang oleh perkembangan teknologi yang bergerak secara eksponensial, sehingga dibutuhkan suatu keahlian yang dilandasi sikap profesionalisme untuk dapat memanfaatkan perkembangan teknologi dalam memenuhi kebutuhan pasar dengan memprioritaskan pada kualitas produk dan layanan.

Mede memahami bahwa teknologi pada dasarnya dibuat untuk mempermudah pekerjaan manusia. Namun sering kali teknologi menjadi sia-sia ketika SDM yang tersedia tidak sanggup memanfaatkan dengan baik. Demi menjembatani hambatan tersebut, sangatlah penting bagi Mede untuk meningkatkan kemampuan SDM di pihak pelanggan.

Mede menganggap pemberdayaan SDM sebagai salah satu tujuan dari tanggung jawab menjalankan bisnis, sehingga selalu berusaha menerapkan teknologi informasi yang tepat guna demi melindungi investasi pelanggan, dan mencegah penghamburan dana yang sia-sia demi mendapatkan teknologi yang mahal dan tidak aplikatif.

Mede mulai menjalankan bisnisnya pada bulan Februari 2000 berkedudukan di Bandung dengan nama "CV Creative System Consultant" dan seiring dengan bertambah besarnya kepercayaan yang diberikan pasar, berubah menjadi PT. Mede Media Softika berkedudukan di Jakarta.

Dengan didukung tenaga ahli yang handal, profesional, dan berpengalaman dari berbagai disiplin ilmu serta kemampuan manajemen proyek dan pelayanan yang prima yang menjamin bahwa rencana, program, kualitas hasil, dan biaya menjadi sinkron, Mede dapat mengembangkan pangsa pasar ke instansi pemerintah, BUMN, dan perusahaan swasta.

1.2.1 Layanan

Dalam rangka memberikan solusi terbaik dan layanan profesional, Mede menyediakan layanan Solusi Teknologi Informasi dalam hal :

• Application System Development

Mede menyediakan layanan desain dan implementasi sistem aplikasi berbasis stand alone, client-server, Dumb Terminal, Multimedia, maupun

Internet/Intranet.

- Internet / Intranet

Implementasi berbagai sistem aplikasi maupun informasi berbasis web.

(7)

- Client-Server

Implementasi Sistem Aplikasi yang mengintegrasikan unit kerja satu dengan lainnya melalui media komunikasi Local Area Network (LAN) maupun Wide Area Network (WAN), dimana aplikasi client diinstall di masing-masing komputer client yang kesemuanya terhubung ke

database yang di install di Server.

- Dumb Terminal

Implementasi Sistem Aplikasi yang mengintegrasikan unit kerja satu dengan lainnya melalui media komunikasi Local Area Network (LAN) maupun Wide Area Network (WAN), dimana semua aplikasi baik

client maupun server di install di server, sehingga jika komputer

client mengakses sistem, menggunakan sistem autorisasi ke server

dan server akan mengirimkan screen tampilan menu-menu sistem yang siap untuk dijalankan.

- Stand Alone

Implementasi Sistem Aplikasi yang hanya digunakan pada satu buah komputer/satu user.

- Multimedia

Implementasi berbagai kebutuhan yang berbasis multimedia 2D (dua dimensi) maupun 3D (tiga dimensi) dalam format CD ROM maupun VCD.

• Software & System Maintenance

Mede menyediakan layanan Pengelolaan dan pengembangan sistem aplikasi berbasis stand alone, client-server, Dumb Terminal, maupun Internet yang sudah ada.

• Network Desain & Development

Mede menyediakan layanan desain dan Implementasi jaringan yang meliputi :

 Cabling

Infrastructure.

 Local Area

Network.

 Campus Area Network.

 Wide Area Network dan Multimedia

(Data, Voice dan Video).

• IT Consultant

Mede menyediakan layanan jasa konsultan meliputi :

- Membantu menganalisa kebutuhan Teknologi Informasi untuk menunjang kelancaran bisnis dilingkungan perusahaan pelanggan. - Memberikan solusi Teknologi Informasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan pelanggan.

(8)

- Membantu mengawasi proses berjalannya pembangunan dan pengembangan Teknologi Informasi di lingkungan perusahaan pelanggan.

- Membantu mengawasi penggunaan/pemakaian Teknologi Informasi di lingkungan perusahaan pelanggan.

• Training

Mede menyediakan layanan pelatihan/training terhadap perusahaan yang akan mengembangkan SDM pada disiplin ilmu komputer, baik administrasi maupun pemrograman komputer.

1.2.2 Produk Solusi

Dari sisi solusi, selain penyelesaian solusi yang dimintakan oleh pelanggan dengan teknologi terkini, Mede juga memiliki produk-produk andalan yang bisa diaplikasikan langsung atau dimodifikasi sesuai kebutuhan pelanggan. Produk-produk tersebut antara lain :

• Medicine (Sistem Informasi Kesehatan)

Sistem aplikasi yang digunakan dalam membantu operasional kegiatan unit pelayanan kesehatan mulai dari aktifitas Pendaftaran Pasien, Penanganan Medis, Laboratorium, Apotik, Keuangan, Inventory, Laporan Kegitan Medis dan lainnya

• Demarsy (Enterprise Resources Planning For Manufactur)

Sistem Aplikasi yang mengintegrasikan antar unit kerja dengan sistem transaksi online, sehingga aktifitas yang terjadi pada satu unit kerja secara otomatis berpengaruh pada unit kerja yang lain, dengan tanpa melakukan input data ulang (double entry data), modul yang ada antara lain Modul Accounting, Modul Finance, Modul Purchasing & Account Payable, Modul PPIC, Modul Production, Modul Inventory, Modul Sales & Account Receivable, Modul HRD & Payroll, Modul Maintenance..

• Nomasy (Knowledge Management System)

Media penyimpan informasi/pengetahuan yang menjadi dasar/landasan pelaksanaan pekerjaan dilingkungan perusahaan.

• Desgate (SMS Gateway Aplication)

Sistem aplikasi interaktif dengan menggunakan teknologi seluller, yang digunakan untuk meningkatkan pelayanan komunikasi dengan pelanggan.

• e-Proc (e-Procurement System)

Merupakan metode pengadaan atau pembelian barang dan jasa dengan pemasok baik domestik maupun internasional yang dilakukan secara elektronis. Sistem ini terpadu sedemikian rupa ke seluruh fungsi

(9)

perusahaan sehingga setiap aktivitas pengadaan akan termonitor secara transparan dan tepat waktu.

• CRM (Custeomer Relationship Management System)

Sistem aplikasi yang digunakan untuk memonitor pelaksanaan pencapaian target penjualan yang dikelompokkan dalam beberapa modul antara lain : e-Marketing, e-Sales, e-Customer, serta analisa hasil pemasaran.

• Defes (Finance System)

Sistem Aplikasi yang diimplementasikan pada bagian akuntansi dan keuangan (General Ledger, Sales Order/Penjualan, Account Receivable/Piutang, Purchasing/Pembelian, Account Payable/Hutang, Kas Bank, Payroll/Penggajian, Fixed Assets/Aktiva Tetap, Cost Accounting)

• Deva (Balanced Scorecard Application System)

Sistem aplikasi yang digunakan untuk menilai kinerja perusahaan terhadap key performance indicator (KPI) yang telah didefinisikan sesuai dengan parameter yang digunakan sebagai parameter penilai kinerja perusahaan.

• C-Portal (Corporate Portal)

Aplikasi Internet yang digunakan sebagai media komunikasi dalam menunjang pelaksanaan kerja masing-masing user dalam rangka mencapai target yang perusahaan sesuai dengan segment pasar, yang diintegrasikan dengan media komunikasi seluller, dan media komunikasi lainnya.

• Maris (Sistem Informasi Kepegawaian)

Sistem aplikasi yang digunakan dalam pencatatan administrasi kepegawaian, dari proses rekrutment, penilaian kinerja, absensi, penggajian, pengembangan kualitas pegawai, promosi jabatan sampai dengan berakhirnya masa kerja (kontrak habis, pensiun, dan lainnya).

• Delarsoft (e-Learning Application System)

Merupakan metode pembelajaran secara online, sehingga user dapat mengakses informasi yang terdapat dalam system sesuai dengan hak akses yang diberikan. Dalam e-learning selain menyajikan informasi sebagai materi pembelajaran juga terdapat fasilitas evaluasi dari pelaksanaan pembelajaran secara online.

• Promys (Project Management System)

Sistem aplikasi yang digunakan untuk melakukan manajemen proyek, yang dibagi atas 2 (dua) model yaitu ”Kontraktor To Owner” dan

”Owner To Kontraktor”. Untuk Kontraktor To Owner sistem akan menangani mulai dari proyek didapat, perencanaan waktu dan biaya pelaksanaan proyek, realisasi pelaksanaan proyek (progress), realisasi biaya produksi, analisa proyek (untung/rugi). Sedang untuk Owner To

(10)

Kontraktor sistem akan menangani mulai dari perencanaan kegiatan, perencanaan anggaran, perencanaan waktu pelaksanaan proyek, kontrak dengan vendor, realisasi pelaksanaan proyek (progress), realisasi biaya produksi, analisa proyek (sisa/kurang anggaran).

• MOM’S (Office Management System)

- Document Management System

Sistem aplikasi yang digunakan untuk manajemen dokumen yang terpusat, untuk memudahkan pengelompokan dokumen dengan pembagian jenis akses terhadap dokumen tersebut (publik, intern unit kerja, maupun personal).

- Mail Tracking

Sistem aplikasi yang digunakan mengelola kegiatan surat menyurat baik dalam internal perusahaan maupun dengan pihak luar. Untuk kegiatan internal, sistem terintegrasi dengan jadwal kegiatan masing-masing user dalam perusahaan, sehingga pengiriman surat akan dapat memberikan informasi bahwasannya penerima surat dalam kondisi ada/tidak ada kegiatan.

- Work Flow

Sistem aplikasi yang digunakan untuk membuat alur prosedur suatu aktifitas dalam perusahaan, dimana sistem secara otomatis terintegrasi dengan sistem yang sudah ada.

(11)

1.2.3 Tenaga Ahli

Tinjauan dari kemampuan tenaga ahli, Mede memiliki tenaga ahli yang mampu untuk membuat produk aplikasi yang dibangun terintegrasi dengan sistem yang ada dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Dari sisi kekuatan tenaga ahli, Mede memiliki tenaga ahli yang berpengalaman di dalam memberikan solusi bagi permasalahan IT pelanggan. Komposisi tenaga ahli yang dimiliki Mede adalah :

• Tenaga ahli bisnis dan manajemen dengan komposisi 5 %

• Tenaga ahli senior dengan komposisi 35 %

• Tenaga ahli dengan komposisi 50 %

• Tenaga ahli junior dengan komposisi 10 %

Lebih dari 50% tenaga ahli yang dimiliki oleh Mede adalah tenaga ahli yang telah memiliki sertifikasi internasional baik yang berasaal dari Microsoft,

Oracle, Cisco maupun lainnya.

Kekuatan di dalam menyelesaikan masalah bagi tenaga ahli Mede terletak di dalam kekuatan Metodologi dalam memberikan solusi yang terdiri atas 5 fase metodologi antara lain :

• Project Preparation

Fase awal dimana anggota tim membuat perencanaan (high-level).

• Business Blueprint

Mempelajari dan memahami proses tujuan bisnis dari perusahaan pelanggan dan menentukan kebutuhan permintaan bisnis untuk mencapai tujuan.

• Realization

Mengimplementasikan seluruh proses permintaan berdasarkan bisnis

blueprint yang telah dirancang sebelumnya. System di-customize secara bertahap ke dalam paket pekerjaan.

• Final Preparation

Terdiri atas tahapan-tahapan testing, end-user training, system management dan aktifitas pelanggan. Setelah tahapan ini dilengkapi, sistem dapat dijalankan dan dimanajemen bisnis prosesnya.

• Go Live and Support

Transisi dari orientasi proyek, pre-productive environtment kepada produksi operasi yang sukses dan berjalan.

(12)

1.2.4 Organisasi Perusahaan

Secara organisasi, PT. Mede Media Softika memiliki struktur organisasi yang kokoh terdiri atas sub organisasi yang dapat bekerja sama secara struktural dan fungsional.

Struktur Organisasi PT. Mede Media Softika Komisaris

Direktur Utama

Direktur Marketing Direktur Umum Direktur Produksi

Divisi

Network SoftwareDivisi AdministrasiDivisi KeuanganDivisi HRD & GADivisi

Divisi

Marketing & Sales Pengembangan BisnisDivisi

Jabatan tertinggi dipegang seorang Direktur Utama dengan tugas mengendalikan seluruh manajemen perusahaan dengan diawasi oleh komisaris. Direktur Utama membawahi 3 (tiga) direktur dimana dalam operasional ketiga direktur ini masih tetap berkoordinasi dengan Direktur Utama.

Direktur Produksi adalah direktur yang membawahi 2 (dua) manager produksi yang terdiri atas manager network (manager yang memberikan layanan implementasi network) dan manager software (manager yang memberikan layanan dan solusi implementasi aplikasi baik yang siap pakai maupun sesuai dengan kemauan pelanggan).

Direktur Marketing adalah direktur yang membawahi 2 (dua) manager yang terdiri atas manager marketing & sales (manager yang memberikan layanan dalam mencari dan memaintain pelanggan, serta menjual produk solusi yang dimiliki perusahaan) dan manager pengembangan bisnis (manager yang memberikan layanan solusi baik teknologi maupun bisnis proses serta produk-produk baru sesuai dengan perkembangan kebutuhan pasar).

Direktur Umum adalah direktur yang membawahi 3 (tiga) manager yang terdiri atas manager administrasi (manager yang bertugas dalam penanganan administrasi perusahaan dan memberikan support kepada tim marketing dalam menjalankan tugasnya), manager keuangan (manager yang bertugas dalam penanganan keuangan perusahaan dan memberikan support kepada semua bagian dalam menjalankan aktifitasnya dalam hal

(13)

pendanaan) dan manager HRD (manager yang bertugas dalam menangani aktifitas kepegawaian dan urusan umum).

Dari sisi fungsional dapat dicontohkan apabila terdapat pekerjaan yang harus dikerjakan oleh tim, bagian marketing & sales dapat langsung meminta kepada bagian administrasi dan keuangan untuk membantu pekerjaan melengkapi dokumen perusahaan dan juga dapat langsung meminta bagian produksi untuk membantu melengkapi dokumen teknis dengan sebelumnya memberikan informasi kepada atasannya masing-masing.

1.2.5 Pengalaman Pekerjaan

Pengalaman pekerjaan yang telah dikerjakan oleh PT. Mede Media Softika adalah pengalaman-pengalaman pekerjaan yang diberikan kepada pelanggan dengan berpedoman kepada keahlian yang dimiliki oleh tenaga ahli di Mede.

Pengalaman-pengalaman pekerjaan tersebut meliputi solusi :

• Financial and Accounting

• Controlling

• Material Management

• Sales and Distribution (automation system)

• Plan maintenance human Resource

• Production Planning and Maintenance

• Asset Management

• Payroll System

• E-Procurement

• Balanced Scorecard

• Management Information System (Employment and Financial)

Semua jenis solusi di atas adalah pengalaman yang pernah dikerjakan oleh Mede dimana platform utamanya adalah aplikasi yang berbasis web dengan menggunakan workflow management. Sedangkan platform aplikasi yang diberikan Mede kepada pelanggan dapat dilakukan dengan beberapa jenis platform seperti Microsoft Windows, Linux, Sun Microsystem dan lainnya, dengan tools aplikasi dot net framework, PHP, Java, Oracle, delphi, dan lainnya, serta database Oracle, SQL Server, PostgreSQL, My SQL, SyBase dan lainnya.

Dari sisi pelanggan, sudah banyak perusahaan/institusi yang menjadikan Mede sebagai partner/rekanan dalam memecahkan solusi di bidang IT. Beberapa institusi yang pernah menjadi pelanggan kami adalah :

• PT. Pertamina (Persero).

• PT. Bank DKI

• PT. Tugu Pratama Indonesia

(14)

• PT. Kereta Api

• PT. Pembangunan Perumahan (Persero)

• PT. Wijaya Karya (Persero)

• PT. Waskita Karya (Persero)

• PT. Hutama Karya (Persero)

• PT. Nindya Karya (Persero)

• PT. Istaka Karya (Persero)

• PT. Arwana Citramulia, Tbk

• PT. Indofarma

• Pemerintah Daerah Bengkulu Utara

• Dinas Pariwisata Maluku

(15)

1.3

Struktur Dokumen

Dokumen ini disusun untuk memenuhi kebutuhan Pengembangan Aplikasi E-Procurement Direktorak Hak Kekayaan Intelektual Departemen Hukum dan HAM Republik Indonesia.

Dokumen ini terdiri atas 15 (lima belas) BAB dan lampiran yang masing-masing BAB memiliki sub-BAB dan merupakan penjelasan lebih rinci dalam setiap BAB.

- BAB I adalah pendahuluan yang menceritakan beberapa hal penting yang

menjadi dasar pemikiran pengembangan aplikasi dan masalah-masalah penting yang dihadapi saat ini. Selain itu BAB I berisi penjelasan singkat mengenai profil perusahaan.

- BAB II adalah penjelasan mengenai pengalaman perusahaan dalam mengerjakan pengembangan aplikasi sistem informasi untuk pekerjaan sejenis dalam kurun waktu 7 (tujuh) tahun terakhir.

- BAB III adalah penjelasan mengenai pemahaman KAK yang berisi uraian

tentang pengertian penyedia jasa atas lingkup proyek, sasaran, kebutuhan jenis dan jumlah tenaga ahli, jenis dan laporan yang dihasilkan berdasarkan dokumen substansi.

- BAB IV adalah penjelasan mengenai tanggapan atas KAK dalam rangka

pencapaian sasaran KAK.

- BAB V adalah penjelasan mengenai aprisiasi inovasi yang konsisten terhadap penyempurnaan KAK.

- BAB VI adalah penjelasan mengenai pendekatan dan metodologi selama

proses pengembangan sistem aplikasi sehingga didapat solusi yang tepat guna sesuai dengan kebutuhan pelanggan dalam waktu yang cepat.

- BAB VII adalah penjelasan mengenai rencana kerja yang meliputi pola kerja, sistematika pengumpulan data, analisis permasalahan, dan pemecahan masalah.

- BAB VIII adalah berisi penjelasan mengenai jadwal pelaksanaan pekerjaan.

- BAB IX adalah penjelasan mengenai tenaga ahli yang dimiliki yang akan

terlibat dalam penyelesaian solusi sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

- BAB X adalah berisi penjelasan mengenai jadwal penugasan masing-masing tenaga ahli dalam setiap kegiatan.

- BAB XI adalah berisi penjelasan mengenai organisasi pelaksanaan pekerjaan.

(16)

- BAB XII adalah berisi penjelasan mengenai laporan yang dihasilkan dari pengembangan sistem aplikasi.

- BAB XIII adalah berisi penjelasan mengenai staf pendukung pelaksanaan

pekerjaan.

- BAB XIV adalah berisi penjelasan mengenai fasilitas pendukung yang dibutuhkan selama pelaksanaan pekerjaan.

- BAB XV adalah berisi penutup yang merupakan ringkasan dari uraian dokumen ini.

- LAMPIRAN adalah berisi penjelasan mengenai lampiran teknis dan non-teknis yang menjadi pendukung dokumen ini.

(17)

BAB II

PENGALAMAN PERUSAHAAN

PT. Mede Media Softika telah memiliki pengalaman-pengalaman dalam memberikan solusi di bidang Sistem Informasi (IT Solution). Pekerjaan-pekerjaan yang telah dilakukan oleh PT. Mede Media Softika beberapa diantaranya memiliki solusi yang sejenis dengan webportal apliccation.

Beberapa pengalaman perusahaan yang telah dikerjakan solusinya oleh Mede beberapa tahun terakhir adalah sebagai berikut seperti yang terlampir dalam data pengalaman perusahaaan dan Data Jumlah Man Month Perusahaan.

Keseluruhan pengerjaan proyek-proyek tersebut adalah kegiatan Mede dalam memberikan solusi IT kepada pelanggan. Seluruh pekerjaan-pekerjaan yang telah dilakukan adalah pekerjaan yang dalam proses pembuatannya dilakukan oleh mede 100% mulai dari analisa kebutuhan pelanggan sampai dengan solusi yang tepat baik dalam hal bisnis proses maupun teknologi yang digunakan sehingga menjadi solusi tepat guna bagi pelanggan.

Dalam melaksanakan pekerjaan tersebut Mede menempatkan beberapa tenaga ahlinya di lokasi pelanggan dan beberapa tenaga ahli di lokasi Mede, hal ini ditujukan agar target penyelesaian pekerjaan sesuai dengan yang diharapkan pelanggan. Jika seluruh tenaga ahli ditempatkan di lokasi pelanggan maka waktu penyelesaian pekerjaan menjadi sangat singkat dikarenakan mayoritas pelanggan menerapkan jam kerja dari pagi sampai sore, sedangkan prinsip kerja Mede berdasarkan target sehingga tidak dibatasi jam kerja. Beberapa pekerjaan yantelah dan masih dikerjakan PT. Mede Media Softika sampai dengan saat ini dapat dilihat dalam tabel di bawah.

(18)

2.1 Pekerjaan Yang Sudah Dikerjakan

Daftar Pekerjaan yang sudah dikerjakan PT. Mede Media Softika adalah sebagai berikut :

No PENGGUNA JASA/

SUMBER DANA URAIAN PEKERJAAN LINGKUP LAYANAN PERIODE

ORANG

BULAN NILAI KONTRAK

MITRA KERJA

1 2 3 4 5 6 7 8

1

PT. Kereta Api / BUMN PIC : Bp. Banu Telp : 0811221611

e-Learning (Sistem Pembelajaran dan Evaluasi Secara Online)

Analisa kebutuhan pelanggan, Konsultansi, Desain solusi bisnis proses, Desain dan pengembangan sistem, Training Desember 2005 s/d Februari 2006 4 orang 100.000.000,-CV. Sukses Makmur 2

PT. Hutama Karya / BUMN PIC : Bp. Nauval

Telp : 021-8193708 (Ext. 131)

Construction Management System (Modul Simpro, eproc, portal, pemasaran, web)

Analisa kebutuhan pelanggan, Konsultansi, Desain solusi bisnis proses, Desain dan pengembangan sistem, Training Februari 2004 s/d Oktober 2004 7 orang 527.000.000,- -3 PT. Arwana Citramulia, Tbk / Swasta Nasional PIC : Bp. Swandy Chang Telp : 021-58302363

Enterprise Resources Planning (ERP) For Manufactur

Analisa kebutuhan pelanggan, Konsultansi, Desain solusi bisnis proses, Desain dan pengembangan sistem, Training Februari 2005 s/d September 2005 6 orang 360.000.000,- -4 PT. PP (Persero) / BUMN PIC : Bp. Hendriardi Telp : 021-8403883 e-Procurement

Analisa kebutuhan pelanggan, Konsultansi, Desain solusi bisnis proses, Desain dan pengembangan sistem, Training

Juli 2005 s/d

September 2005 4 orang 160.000..000,-

-5

PT. Nindya Karya / BUMN PIC : Bp. Rahmat Hidayat Telp : 021-8093276

Sistem Informasi Manajemen Proyek (SIMPRO)

Januari 2005 s/d

September 2005 4 orang 170.500.000,-

-6

Audit Dan Perencanaan

Pengembangan Teknologi Informasi

Audit Teknologi Informasi, Konsultansi, SOP Perencanaan Pengembangan IT April 2005 s/d Mei 2005 3 orang 75.000.000,- -7

PT. Istaka Karya / BUMN PIC : Bp. Sulistio Bambang Telp : 021-7258686

Audit Dan Perencanaan

Pengembangan Teknologi Informasi

Audit Teknologi Informasi, Konsultansi, SOP

Perencanaan Pengembangan IT

Januari 2005 s/d

(19)

-8

Sistem Informasi Manajemen Keuangan (SIMAK)

Desember 2004

s/d Mei 2005 4 orang 148.500.000,-

(20)

ORANG

MITRA KERJA

1 2 3 4 5 6 7 8

9

PT. Wijaya Karya / BUMN PIC : Bp. Seno Utomo Telp : 8508640 (Ext. 1170)

Balanced Scorecard

Oktober 2004 s/d

Desember 2004 2 orang 49.000.000,-

-10

Sistem Informasi manajemen Proyeksi Arus Kas (SIMPAK)

Desember 2004

s/d Maret 2004 2 orang 20.000.000,-

-11

Sistem Informasi Manajemen Pemasaran (SIMPA)

Oktober 2004 s/d

Januari 2005 2 orang 61.160.851,-

-12

Sistem Informasi Manajemen Hasil Usaha (SIMHU)

Juni 2004 s/d

November 2006 2 orang 45.100.000,-

-13

PT. Bank DKI / BUMD PIC : Bp. Munggah Irawan

Telp : 021- 2314567 Company Profile Animation

Analisa kebutuhan pelanggan, Konsultansi, Desain dan pengembangan Animasi, Training

Maret 2004 s/d

Mei 2004 2 orang 25.000.000,-

-14

PT. Waskita Karya / BUMN PIC : Bp. Drajad Widjayanto Telp : 8508510

e-Procurement

September 2003

s/d Februari 2004 3 orang 54.000..000,-

-15 Sekda Bengkulu Utara PIC : Bp. Rahman Hadi

Seleksi Akademis Penyaringan CPNS

Pembuatan Soal,

Pelaksanaan Test, Evaluasi Hasil Test

November 2003 6 orang -

-16

e-Procurement

Juli 2003 s/d

Oktober 2003 3 orang 98.850.000,- -17 PT. Wijaya Karya / BUMN

PIC : Bp. Seno Utomo

Knowledge Management System Analisa kebutuhan pelanggan, Konsultansi, Desain solusi

Februari 2003 s/d Agustus 2003

(21)

-Telp : 8508640 (Ext. 1170)

bisnis proses, Desain dan pengembangan sistem, Training

(22)

ORANG

MITRA KERJA

1 2 3 4 5 6 7 8

18

Corporate Portal

Februari 2003 s/d

Agustus 2003 2 orang 46.750.000,-

-19

Animasi 3D Metode Kerja Pembangunan Dermaga Koja

Analisa kebutuhan pelanggan, Konsultansi, Desain dan pengembangan Animasi, Training Desember 2004 s/d April 2005 2 orang 13.297.900,- -20 PT. GRC Widjojo / Swasta PIC : Bp. Agus

Sistem Informasi Keuangan & Payroll

Analisa kebutuhan pelanggan, Konsultansi, Desain solusi bisnis proses, Desain dan pengembangan sistem, Training Juni 2002 s/d Oktober 2002 2 orang 15.000.000,- -21 PT. Pertamina / BUMN PIC : Bp. Albert

Pelatihan Pengoperasian Sistem

Arus Minyak Pemasaran Training

Maret 2003 s/d

Juni 2003 4 orang 87.720.000,-

-22

Sistem Informasi Keuangan, Pemasaran, dan Pengadaan Divisi DME

November 2002

s/d Maret 2003 2 orang 39.150.000,-

-23

SMS Gateway

Analisa kebutuhan pelanggan, Konsultansi, Desain solusi bisnis proses, Desain dan pengembangan sistem, Training September 2005 s/d November 2005 2 orang 16.000.000,- -24

PT. Nindya Karya / BUMN PIC : Bp. Rahmat Hidayat Telp : 8093276

Website & Corporate Portal

Juni 2005 s/d

September 2005 2 orang 57.750..000,-

-25

Animasi Presentasi

Analisa kebutuhan pelanggan, Konsultansi, Desain dan pengembangan Animasi, Training

Oktober 2002 s/d

(23)

-2.2

Pekerjaan Yang Sedang Dikerjakan

Daftar Pekerjaan yang sedang dikerjakan PT. Mede Media Softika adalah sebagai berikut :

ORANG

MITRA KERJA

1 2 3 4 5 6 7 8

1 PT. Hutama Karya / BUMN Sistem Informasi Manajemen Hasil Karya (SIM HK)

April 2006 s/d

Sekarang 5 orang 250.000.000,-

-2 PT. Hutama Karya / BUMN Sistem Informasi Manajemen Pajak

Agustus 2007 s/d

-3 PT. Nindya Karya / BUMN Sistem Informasi Manajemen Nindya Karya (SIM NK)

Juni 2007 s/d

-4 PT. Waskita Karya / BUMN Sistem Informasi Manajemen Proyek (SIMPRO)

November 2005

s/d Sekarang 4 orang 170.000.000,-

-5 PT. Penta Visindo Enjinering

/ Swasta Enterprice Management System

Maret 2007 s/d

Sekarang 7 Orang 1.725.000.000,-

-6. PT. Rajawali Nusantara

Indonesia / BUMN Sistem e-Procurement

Analisa kebutuhan pelanggan, Konsultansi, Desain solusi bisnis proses, Desain dan pengembangan sistem, Training Mei 2007 s/d Sekarang 5 Orang 148.000.000,- -7. PT. Tugu Pratama Indonesia / Swasta

Insurance Database Application For Pertamina

Analisa kebutuhan pelanggan, Konsultansi, Desain solusi

Desember 2006 s/d Sekarang

4 Orang 235.000.000,-

(24)

bisnis proses, Desain dan pengembangan sistem, Training

(25)

2.3 Pengalaman Perusahaan Melaksanakan Pekerjaan Sejenis

Pengalaman perusahaan melaksanakan pekerjaan sejenis dalam kurun waktu 7 tahun terakhir adalah sebagai berikut :

1. Pengguna Jasa : PT. Wijaya Karya (Persero)

2. Lokasi Proyek : Jakarta

3. Nilai Kontrak : Rp.

98.850.000,-4. No. Kontrak : TP.01.01/A.”GM” PSU.0094/2003

TP.01.03/A.GMPSU.0060/2004

5. Periode : Juli 2003 s/d Oktober 2003

6. Nama Perusahaan

Utama : PT. Mede Media Softika

Alamat : Jl. Siaga ID No. 19 Pejaten Barat

Pasar Minggu – Jakarta 12510

Negara Asal : Indonesia

7. Jumlah Tenaga Ahli : Tenaga Ahli Asing 0 OB

Tenaga Ahli Indonesia 8 OB

8. Perusahaan Mitra Kerja Jumlah Tenaga Ahli (Salah Satu)

Asing Indonesia

- -

-Tenaga Ahli Tetap Yang Terlibat

Posisi Keahlian Jumlah Orang

a. Project Manager Manajemen Proyek 1

b. System Analyst Analisa bisnis proses dan

desain solusi

1 c. Database

Administrator

Desain & development database application

1

d. Senior Programmer Codding application 1

e. Junior Programmer Codding application 2

f. Quality Assurance Bisnis proses analyst 1

g. Trainner Alih pengetahuan dalam

rangka operasional aplikasi

1

Uraian Pekerjaan :

a. Analisa bisnis proses yang berlaku di lokasi pengguna jasa. b. Desain solusi sistem sesuai dengan bisnis proses yang berlaku

dan kaitannya dengan keppres no. 80 tahun 2003. c. Desain bisnis proses aplikasi.

d. Desain database aplikasi.

e. Prototyping sistem sesuai dengan solusi yang tepat.

f. Application development.

g. Database development.

h. Migrasi data.

i. Integrasi dengan sistem existing yang terkait dengan aplikasi e-Procurement.

j. Trial aplikasi.

k. Implementasi.

l. Maintenance aplikasi.

(26)

1. Pengguna Jasa : PT. Waskita Karya (Persero)

54.000.000,-4. No. Kontrak : L.28/P/WK/2003

5. Periode : September 2003 s/d Februari

2004

6. Nama Perusahaan Utama : PT. Mede Media Softika

8. Perusahaan Mitra Kerja Jumlah Tenaga Ahli (Salah Satu)

- -

desain solusi

1 c. Database

Administrator

1

h. Migrasi data.

j. Trial aplikasi.

k. Implementasi.

(27)

1. Pengguna Jasa : PT. Hutama Karya (Persero)

75.000.000,-4. No. Kontrak : DU/Gtt.216/S.Perj/12

5. Periode : Februari 2004 s/d Mei 2004

6. Nama Perusahaan Utama : PT. Mede Media Softika

- -

desain solusi

1 c. Database

Administrator

1

h. Migrasi data.

j. Trial aplikasi.

k. Implementasi.

(28)

1. Pengguna Jasa : PT. Pembangunan Perumahan (PP)

176.000.000,-4. No. Kontrak : 03/KOMP/KOP3/2005

5. Periode : Juli 2005 s/d September 2005

- -

desain solusi

1 c. Database

Administrator

1

h. Migrasi data.

j. Trial aplikasi.

k. Implementasi.

(29)

1. Pengguna Jasa : PT. Rajawali Nusantara Indonesia

148.000.000,-4. No. Kontrak : 82/S.Pj/RNI.02/V/07

5. Periode : Juni 2007 s/d September 2007

- -

desain solusi

1 c. Database

Administrator

1

h. Migrasi data.

j. Trial aplikasi.

k. Implementasi.

2.4 Contoh Aplikasi

Contoh Aplikasi yang pernah dikembangakan perusahaan dalam kurun waktu 7 tahun terakhir adalah sebagai berikut :

(30)

1. PT. Wijaya Karya

2. PT. Waskita Karya

(31)

4. PT. Pembangunan Perumahan (PP)

5. PT. Rajawali Nusantara Indonesia (RNI)

(32)

(33)

BAB III

PEMAHAMAN KAK

Berdasarkan Kerangka Acuan Kerja (KAK) Paket Pekerjaan Pengembangan Aplikasi E-Procurement Direktorat Jenderal Hak Kekayaan Intelektual Departemen Hukum dan HAM Republik Indonesia, dapat dipahami bahwasannya Pengembangan sistem manajemen organisasi jaringan sebagai suatu upaya untuk dapat memperpendek lini pengambilan keputusan serta memperluas rentang kendali. Organisasi pemerintah harus lebih terbuka untuk membentuk kemitraan dengan dunia usaha (public privat partnership).

Sistem E-Procurement dikembangkan dalam rangka mengatur pelaksanaan proses pemilihan penyedia barang dan jasa yang sumber dananya sebagian besar atau seluruhnya dibiayai dari APBN melalui sistem e-Procurement, dengan tujuan agal pelaksanaan proses pemilihan penyedia barang dan jasa dilakukan secara lebih efisien, efektif, terbuka, bersaing, transparan, adil dan akuntabel.

3.1 Status Aplikasi E-Procurement

Status Sistem Aplikasi E-Procurement saat ini belum ada sehingga proses pemilihan penyedia barang dan jasa dilakukan secara manual.

3.2 Kondisi Aplikasi E-Procurement

Kondisi Sistem Aplikasi E-Procurement yang diharapkan terdiri atas proses :

- e-Tendering, pengadaan barang/jasa pemerintah yang proses pelaksanaanya dilakukan dengan pelelangan umum secara elektronik yang berbasis web dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi.

- e-Purchasing, pengadaan barang yang proses pelaksanaanya dilakukan dengan pembelian langsung secara elektronik yang berbasis web dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi, yang meliputi Price Quotation dan Reverse Auction.

- Proce Quotation, metode pembelian langsung secara elektronik yang berbasis web yang menekankan kepada penawaran harga saja.

- Reverse Auction, metode pembelian langsung secara elektronik yang berbasis web dengan penawaran harga dilakukan secara terbuka dalam jangka waktu tertentu untuk mendapatkan penawaran terendah.

- e-Catalog, daftar informasi barang/jasa yang dipublikasikan oleh produsen, dan penjual secara epelktronik di aplikasi e-Procurement yang antara lain berisi nama, tempat, harga dan citra (image) mengenai produk barang/jasa tersebut.

(34)

3.3 Lingkup Pengembangan Aplikasi E-Procurement

Pengembangan Aplikasi E-Procurement dikembangkan dengan lingkup sebagai berikut :

I. Aplikasi E-Procurement dikembangkan berdasarkan Modul-Modul berbasis web yang meliputi :

Proses berjalannya e-procurement bisa dikembangkan menggunakan 2 (dua) metode proses aliran informasi yaitu “user to vendor” dan “vendor to user”, user dalam hal ini adalah perusahaan yang mengimplementasikan e-procurement dalam melakukan proses pembelian/pengadaan kebutuhan sumber daya (material, peralatan, dan lainnya).

Yang dimaksud dengan owner to vendor adalah jika user membutuhkan sumber daya, maka user menginformasikan melalui e-procurement, sehingga vendor yang mempunyai hak akses dapat mengetahui informasi tersebut dan bisa memberikan penawaran harga, sedangkan untuk vendor to owner adalah kebalikan dari user to vendor, yaitu vendor memberikan informasi sumber daya yang bisa di suplay dengan harga dan periode berlakunya harga tersebut, sehingga user bisa memilih vendor yang bisa mensuplay sumber daya yang dibutuhkan dengan harga termurah.

Pemetaan fungsi dan hak akses dalam pengembangan e-procurement merupakan hal perlu diterapkan. Ada 2 (dua) fungsi yang dikembangkan dalam implementasi e-procurement antara lain fungsi eksternal dan fungsi internal, yang masing-masing fungsi mempunyai hak akses sesuai dengan kebutuhan masing-masing yang dipetakan dalam tabel berikut.

Pemetaan fungsi dan hak akses tersebut diatas dapat dikembangkan lagi sesuai dengan kebutuhan dan prosedur yang berlaku diperusahaan setempat (sebagai contoh digambarkan pada gambar dibawah).

.

KEBUTUHAN

SUMBER DAYA

STRATEGI

PROCUREMENT

PRIORITAS

KEBUTUHAN

PENENTUAN

PEMENANG

EVALUASI

PENAWARAN

PENYERAHAN

KONTRAK

MANAJEMEN

SELEKSI

PEMASOK

ASSET

(35)

Dengan pemetaan fungsi dan hak akses yang sesuai dengan kebutuhan dan etika lelang serta didukung sistem aplikasi yang handal (dengan sistem intelligence pada gambar di bawah), diharapkan bisa mendapatkan nilai tambah yang diharapkan perusahaan.

Ferifikasi hasil

e-Procurement

Penjadwalan

pembayaran

Perintah

Pembayaran

TOOLS

APLICATION

iProcurement

Daftar Permintaan

Penerimaan

Persetujuan

PEMBAYARAN

iSupplier

Administrasi Silang

Manajemen Pengguna

Katalog Pembelian

Lelang & Tender

Manajemen Katalog

Mrktplace Intelligence

ALUR PEKERJ AAN

B A N K

Pemesanan

Pengiriman

Pemberitahuan

Faktur

Detil Pembayaran

KONSOLIDATOR

Transaksi atau

Barang

INTELLIGENCE PROCUREMENT

KATALOG

LAZIM

UNIK

PEMASOK A

PEMASOK B

PEMASOK C

Katalog

Pemesanan

Acknowledge

Faktur

Pembelanjaan, Transaksi

Katalog Pembelian

Aplikasi e-Procurement yang akan dikembangkan dapat digunakan untuk mendukung proses pengadaan secara kontrak payung dan pengadaan rutinitas oleh holding company maupun perusahaan anak.

Proses lelang yang diterapkan pada aplikasi e-Procurement meliputi fungsi-fungsi sebagai berikut :

1. Publishing

Fasilitas ini digunakan untuk menyampaikan kebijakan perusahaan yang dituangkan kedalam aplikasi e-Procurement kepada pengunjung aplikasi baik vendor maupun user internal.

Kebijakan perusahaan tersebut meliputi :

• Prosedur lelang yang berlaku pada aplikasi e-Procurement.

• Persyaratan menjadi vendor rekanan.

• Tata cara menjadi rekanan.

• DLL

2. Seleksi Vendor

(36)

Fasilitas ini digunakan untuk melakukan seleksi terhadap vendor menjadi vendor rekanan. Proses seleksi vendor meliputi :

a. Proses registrasi yang dilakukan vendor secara online dan diikuti pengiriman dokumen ke Owner.

b. Proses seleksi oleh Owner.

c. Jika vendor dinyatakan lulus seleksi maka vendor otomatis masuk dan terdaftar sebagai vendor rekanan Owner.

d. Jika vendor dinyatakan tidak lulus seleksi maka vendor tersebut tidak terdaftar sebagai vendor rekanan, dan jika melakukan registrasi dikemudian hari sistem otomatis akan memberikan tanda bahwasannya vendor tersebut pernah dinyatakan tidak lulus seleksi yang dapat dijadikan bahan pertimbangan proses seleksi.

3. Rencana Pengadaan

Fasiltas ini digunakan untuk mencatat rencana pengadaan barang/jasa baik oleh holding company maupun perusahaan anak sesuai dengan RKAP pengadaan maupun kebutuhan insidential.

4. Metode Lelang

Fasilitas ini digunakan untuk menentukan metode lelang (pra kualifikasi atau pasca kualifikasi) setiap kali pembuatan lelang.

5. Proses Lelang

Fasilitas ini digunakan untuk menentukan proses lelang dilakukan secara online atau live.

(37)

Fasilitas ini digunakan untuk membuat format lelang (Forward untuk transaksi penjualan dan Reverse untuk transaksi pembelian).

Disamping itu juga dapat digunakan untuk menentukan tipe lelang yang berfungsi aturan bagi vendor dalam mengikuti e-auction, serta sebagai dasar melakukan penilaian terhadap penawaran vendor sehingga dapat diketahui urutan vendor dalam memberikan penawaran.

7. Aturan Lelang

Fasilitas ini digunakan untuk menentukan aturan lelang sesuai dengan tipe lelang, sehingga pada saat lelang prosedur mengikuti aturan yang telah ditentukan sesuai dengan tipe lelang yang dipilih pada saat penerbitan lelang.

8. Scoring Kriteria

Fasilitas ini digunakan untuk membuat kriteria penilaian penawaran vendor pada setiap penerbitan lelang.

9. Pengumuman Lelang

Fasilitas ini digunakan untuk menerbitkan lelang. Pada saat penerbitan lelang dapat diatur :

1. Metode lelang, menggunakan metode pra kualifikasi atau pasca kualifikasi hal ini akan menentukan tahapan proses lelang.

2. Proses lelang, digunakan untuk menentukan proses lelang secara online atau live. Jika secara online maka vendor dapat

(38)

melakukan penawaran dari manapun, jika secara live maka vendor harus hadir dikantor lokasi lelang.

3. Tipe lelang, digunakan untuk menentukan aturan lelang yang dipakai pada proses lelang sesuai dengan aturan lelang untuk tiap-tiap tipe lelang.

4. Kriteria penilaian, digunakan untuk menentukan kriteria penilaian beserta bobotnya, masing-masing lelang dapat memiliki kriteria yang berbeda.

Pengaturan lelang di atas otomatis akan menampilkan properties lelang yang berbeda pada setiap info lelang.

10. Pendaftaran Lelang

Fasilitas ini digunakan oleh vendor untuk melakukan pendaftaran terhadap pengumuman lelang. Sistem akan melakukan filterisasi terhadap vendor yang melakukan pendaftaran jika kualifikasi vendor tidak sesuai dengan lelang yang diumumkan maka sistem otomatis menolak pendaftaran yang dilakukan vendor.

(39)

11. Proses Lelang

Fasilitas ini digunakan untuk melakukan proses lelang sesuai dengan metode lelang yang digunakan. Fasilitas yang ada antara lain :

1. Proses Pra Kualifikasi, fasilitas ini digunakan pada proses lelang yang masih memasuki tahapan pra kualifikasi, dimana tahapan ini dibagi atas undangan, pemasukan, dan status pra kualifikasi.

2. Proses Bidding, fasilitas ini digunakan pada proses lelang yang memasuki tahapan bidding, dimana tahapan ini dibagi atas undangan, pemasukan, dan status bidding. Pada proses bidding vendor belum dapat mengetahui urutan penawaran dan daftar pesertanya tetapi dapat mengetahui jumlah penawar.

3. Proses Auction, fasilitas ini digunakan pada proses lelang yang memasuki tahapan Auction, dimana tahapan ini dibagi atas undangan, pemasukan, dan status Auction. Pada proses auction vendor dapat mengetahui urutan penawaran dari daftar penawar yang ada. Pada proses auction vendor diperbolehkan melakukan koreksi harga untuk mendapatkan urutan terbaik. Aturan pada proses auction mengikuti tipe dan proses lelang yang telah ditentukan pada saat membuat pengumuman lelang.

12. Dashboard Auction

Fasilitas ini dapat digunakan oleh vendor maupun admin untuk melakukan monitoring terhadap pergerakan penawaran.

(40)

Pada vendor sistem akan menampilkan daftar penawaran yang telah dilakukan oleh vendor untuk suatu lelang tertentu beserta point dan urutan yang didapat setiap kali melakukan perubahan penawaran.

Pada admin sistem akan menampilkan pergerakan penawaran oleh semua vendor yang mengikuti lelang untuk setiap info lelang.

13. Quota Vendor

Fasilitas ini digunakan untuk memonitor perolehan kontrak yang belum terselesaikan oleh masing-masing vendor yang mengikuti lelang, sehingga dapat digunakan sebagai bahan analisa kesanggupan vendor dalam memberikan pasokan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

(41)

14. Nominasi Pemenang Lelang

Fasilitas ini digunakan oleh admin untuk menampilkan nominasi pemenang untuk masing-masing lelang yang ada.

15. Klarifikasi dan Negosiasi

Fasilitas ini digunakan untuk melakukan proses klarifikasi dan negosiasi pada vendor peserta lelang untuk kasus lelang tertentu, dimana hasil klarifikasi dan negosiasi akan mempengaruhi penilaian vendor.

16. Penentuan Pemenang Lelang

Fasilitas ini digunakan untuk menentukan pemenang lelang, dimana proses penentuan pemenang harus dapat mengakomodir kemungkinan berikut :

1. Pemenang per paket lelang, fasilitas ini digunakan untuk menentukan pemenang per paket/info lelang.

2. Pemenang per item lelang, jika dalam paket lelang terdapat lebih dari 1 (satu) item, maka fasilitas ini dapat digunakan untuk menentukan pemenang per item lelang.

3. Pemenang lebih dari satu, fasilitas ini digunakan untuk menentukan pemenang lebih dari satu vendor baik per item lelang maupun per paket lelang.

17. Monitoring Penerbitan Kontrak

Fasilitas ini digunakan untuk memonitor status penerbitan kontrak pada setiap lelang yang telah ditentukan pemenangnya. Status penerbitan kontrak terdiri atas

1. Sudah, jika sudah diterbitkan kontrak dengan volume kontrak = volume lelang.

2. Kurang, jika sudah diterbitkan kontrak tetapi volume kontrak < volume lelang.

3. Belum, jika belum diterbitkan kontrak. 18. Penerbitan Kontrak

(42)

Fasilitas ini digunakan untuk menerbitkan kontrak yang dibedakan untuk kontrak barang dan jasa serta kontrak untuk volume kecil maupun volume besar.

Item resources, Jumlah, harga satuan dan nama vendor disesuaikan dengan pemenang lelang, dimana sistem dapat melakukan transfer format kontrak ke standar file windows office yang dapat diupdate oleh bagian legal yang kemudian dapat diupload ke dalam sistem untuk di dokumentasikan secara elektronik.

(43)

19. History Lelang

Fasilitas ini digunakan untuk menyimpan history lelang yang setiap saat dapat disajikan dan dicetak sebagai bukti pelaksanaan lelang beserta tahapan-tahapannya.

20. Print Out

Fasilitas ini digunakan untuk mencetak hasil lelang antara lain :

1. Berita acara hasil lelang yang akan ditandatangani oleh

vendor yang mengikuti lelang dan perusahaan pelaksana lelang.

2. History pelaksanaan lelang yang dapat digunakan

sebagai data untuk memenuhi kebutuhan audit.

3. Dokumen lainnya yang dirasa perlu untuk dicetak.

21. Penerimaan Hasil Kerja Vendor

(44)

Jika pengadaan barang maka fasilitas ini digunakan untuk melakukan penerimaan atas pengiriman barang oleh vendor, sistem juga dapat digunakan untuk melakukan retur barang jika dalam kondisi tidak sesuai dengan spek yang dibutuhkan.

Jika pengadaan jasa maka fasilitas ini digunakan untuk membuat berita acara penyelesaian pekerjaan.

22. Database Vendor

Fasilitas ini digunakan untuk menampilkan daftar vendor rekanan yang dimiliki perusahaan yang dapat di sort berdasarkan jenis resources, lokasi, DLL.

(45)

Fasilitas ini digunakan untuk melakukan evaluasi terhadap kinerja vendor yang sudah menjadi rekanan. Modul yang ada pada fasilitas ini antara lain :

1. Kriteria penilaian vendor, digunakan untuk menentukan kriteria penilaian vendor.

2. Periode penilaian vendor, digunakan untuk menentukan waktu penilaian kinerja vendor.

3. Nilai standar vendor, digunakan untuk menentukan nilai standar kinerja vendor untuk tetap menjadi vendor rekanan.

4. Hasil penilaian vendor, hasil penilaian vendor yang didapat dari setiap kali vendor melakukan pengiriman barang atau menyelesaikan pekerjaan. Sistem otomatis akan menilai hasil kerja vendor sesuai dengan kriteria penilaian yang telah ditentukan dan dirata-ratakan selama periode penilaian, jika nilai yang didapat lebih dari atau sama dengan (≥) nilai standar vendor maka vendor tersebut masih layak menjadi vendor rekanan tetapi jika kurang dar (<) nilai standar vendor maka vendor tersebut masuk kedalam daftar vendor yang tidak lulus evaluasi yang secara otomatis akan menon-aktifkan user dan password yang dimiliki sampai dengan dimenon-aktifkan lagi oleh admin (sesuai dengan kebijakan perusahaan).

(46)

24. Price List

Fasilitas ini digunakan oleh vendor untuk memberikan penawaran produk yang dimiliki kepada perusahaan meskipun tidak dilelangkan, hal ini diperlukan karena tidak semua kebutuhan pengadaan dilelangkan sehingga dengan adanya price list dari vendor dapat digunakan sebagai informasi harga.

25. Database Harga

Fasilitas ini digunakan untuk menampilkan data harga yang dimiliki perusahaan, sehingga perusahaan dapat memantau pergerakan harga barang sekaligus membandingkan baik harga dari hasil transaksi lelang maupun price list dari vendor, disamping itu perusahaan juga dapat membandingkan harga barang dari masing-masing vendor yang ada.

(47)

26. Media Konfirmasi

Fasilitas ini digunakan untuk menyampaikan informasi secara otomatis oleh sistem ke vendor melalui media :

1. Email, digunakan menyampaikan informasi seputar lelang, proses lelang, status lelan, maupun hasil lelang ke email vendor.

2. SMS, digunakan menyampaikan informasi seputar

lelang, proses lelang, status lelan, maupun hasil lelang melalui SMS ke HP vendor.

3. Sistem, digunakan menyampaikan informasi seputar lelang, proses lelang, status lelan, maupun hasil lelang yang dapat diketahui vendor ketika vendor melakukan login ke aplikasi e-Procurement.

27. Help

Fasilitas ini digunakan untuk membantu user (admin & vendor) dalam mempermudah pengoperasian aplikasi. Fasilitas help dibagi atas :

1. Definisi Sistem, digunakan menyampaikan penjelasan atas menu-menu yang ada pada aplikasi e-Procurement.

2. Pengoperasian Sistem, digunakan menyampaikan informasi tata cara pengoperasian masing-masing menu yang ada pada aplikasi e-Procurement.

(48)

3. Glossary, digunakan menyampaikan penjelasan istilah-istilah yang digunakan pada aplikasi e-Procurement.

4. FAQ, digunakan sebagai media tanya jawab antara user

dengan admin sistem.

28. Laporan

Fasilitas ini digunakan untuk menampilkan laporan hasil transaksi pengadaan sesuai dengan hasil lelang antara lain :

1. Efisiensi, digunakan untuk menampilkan laporan efisiensi hasil pengadaan yang membandingkan nilai anggaran dengan nilai hasil lelang.

2. Outstanding Kontrak, digunakan untuk menampilkan daftar kontrak yang sudah diterbitkan tetapi belum diselesaikan oleh vendor.

3. Hutang, digunakan menampilkan daftar hutang hasil pengadaan, fasilitas ini link dengan sistem keuangan baik secara online maupun upload file.

4. Pembayaran hutang, digunakan menampilkan daftar pembayaran hutang ke vendor, fasilitas ini link dengan sistem keuangan baik secara online maupun upload file.

5. Laporan lainnya sesuai kebutuhan perusahaan.

29. Utility

Fasilitas ini digunakan untuk mencatat informasi-informasi lainnya yang dianggap penting antara lain :

1. Perubahan password, digunakan untuk mengubah password oleh masing-masing user.

2. Perubahan profil user, digunakan untuk mengubah profil masing-masing user.

3. Alamat web, digunakan untuk mencatat daftar alamat website yang dapat dijadikan rujukan dalam pengadaan barang.