BAB 2 ORGANISASI DAN MASA JABATAN KOMITE AUDIT
2.1 Organisasi
2.1.6 Pemberhentian dan Pengunduran Diri Anggota Komite Audit
Ketentuan pemberhentian dan pengunduran diri anggota Komite Audit adalah sebagai berikut:
1. Dewan Komisaris berhak untuk memberhentikan anggota Komite Audit apabila yang bersangkutan dinilai tidak dapat melaksanakan tugas atau melanggar standar etika sebagai anggota komite.
2. Apabila anggota Dewan Komisaris yang menjadi Ketua Komite Audit berhenti sebelum masa tugasnya sebagai anggota Dewan Komisaris Perusahaan, maka Ketua Komite Audit digantikan oleh anggota Komite Audit lainnya yang menjabat sebagai anggota Dewan Komisaris Perusahaan.
3. Seorang anggota Komite Audit dapat mengundurkan diri dengan menyampaikan surat pemberitahuan kepada Dewan Komisaris paling lambat 30 (tiga puluh) hari kalender sebelum efektifnya pengunduran diri tersebut.
4. Bila terdapat anggota Komite Audit yang diberhentikan atau mengundurkan diri sebelum masa jabatannya berakhir dan pemberhentian atau pengunduran diri ini mengakibatkan jumlah anggota Komite Audit menjadi kurang dari 3 (tiga) orang, maka Dewan Komisaris harus merekrut atau memilih anggota Komite Audit yang baru dalam waktu tidak lebih dari 7 (tujuh) hari kerja setelah anggota lama diberhentikan secara efektif.
5. Ketua Komite Audit berhak mengusulkan penggantian anggota Komite Audit yang bukan anggota Dewan Komisaris kepada Dewan Komisaris, jika anggota Komite Audit tersebut berakhir masa tugasnya, mengundurkan diri, atau tidak kompeten dalam melaksanakan tugasnya.
6. Informasi mengenai pemberhentian sebagaimana dimaksud di atas dimuat dalam laman (website) Perusahaan.
6 2.2 Masa Jabatan Anggota Komite Audit
Masa jabatan anggota Komite Audit adalah:
1. Masa jabatan anggota Komite Audit ditentukan untuk jangka waktu 4 (empat) tahun, yaitu terhitung sejak tanggal pengangkatan. Setelah masa jabatannya berakhir, anggota Komite Audit dapat diangkat kembali untuk 1 (satu) kali masa jabatan.
2. Masa jabatan anggota Dewan Komisaris yang merangkap sebagai Ketua dan/atau anggota Komite Audit adalah sesuai dengan masa jabatan anggota Dewan Komisaris yang ditentukan oleh RUPS.
3. Berakhirnya masa jabatan anggota Komite Audit yang bukan anggota Dewan Komisaris paling lambat adalah 6 (enam) bulan setelah masa jabatan Komisaris berakhir. Hal ini dimaksudkan agar tetap ada kesinambungan pada saat masa kerja Komisaris lama berakhir dengan Komisaris yang baru ditunjuk.
4. Masa jabatan anggota Komite Audit yang diangkat sebagai pengganti anggota Komite Audit yang berhenti sebelum masa jabatannya berakhir, berlaku selama sisa masa jabatan anggota Komite Audit yang digantikannya.
5. Masa jabatan anggota Komite Audit belum diperhitungkan sebagai 1 (satu) periode apabila belum melewati 3 (tiga) tahun.
6. Apabila masa jabatan anggota Komite Audit telah berakhir dan berdasarkan ketentuan tidak memungkinkan untuk diangkat kembali, sementara pada saat yang bersamaan, Dewan Komisaris belum dapat menunjuk anggota Komite Audit yang baru, maka keanggotaan Komite Audit yang lama diperpanjang sampai Dewan Komisaris menunjuk anggota Komite Audit yang baru.
7 BAB 3
TUGAS, TANGGUNG JAWAB, DAN KEWENANGAN KOMITE AUDIT.
3.1 Tugas dan Tanggung Jawab Komite Audit.
Dalam rangka terselenggaranya GCG, Komite Audit bertugas dan bertanggung jawab mendorong secara berkelanjutan diterapkannya prinsip-prinsip GCG dalam pengelolaan Perusahaan. Dalam menjalankan fungsinya, Komite Audit bertugas untuk memberikan pendapat profesional yang independen kepada Dewan Komisaris terhadap laporan atau hal-hal yang disampaikan oleh Direksi kepada Dewan Komisaris, mengidentifikasi hal-hal yang memerlukan perhatian Dewan Komisaris, dan melaksanakan tugas-tugas lain yang berkaitan dengan tugas Dewan Komisaris.
3.1.1 Tugas dan Tanggung Jawab terkait Kegiatan Operasional dan Pelaporan Informasi Keuangan.
1. Melakukan diskusi dengan manajemen mengenai:
a. Pengendalian internal (internal control) terkait penyusunan laporan keuangan;
b. Kesesuaian kebijakan akuntansi Perusahaan dengan standar akuntansi yang berlaku umum;
c. Menelaah transaksi yang besarnya signifikan/material yang dilakukan oleh Perusahaan dengan pihak-pihak yang memiliki hubungan istimewa atau yang terafiliasi dengan Perusahaan (jika ada).
d. Meningkatkan kualitas keterbukaan pelaporan keuangan dan/atau non keuangan.
2. Melakukan penelaahan atas informasi keuangan yang akan dikeluarkan Perseroan seperti :
a. Melakukan penelaahan dan memberikan rekomendasi atas Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Perusahaan (RKAT).
b. Laporan keuangan : Tengah Tahunan dan Tahunan.
c. Laporan Triwulanan Realisasi Anggaran dan Penggunaan Laba.
d. Informasi keuangan lainnya.
3. Menelaah pengaduan yang berkaitan dengan proses akuntansi dan pelaporan keuangan Perusahaan.
4. Meningkatkan kualitas keterbukaan pelaporan keuangan dan/atau non-keuangan.
3.1.2 Tugas dan Tanggung Jawab terkait Audit Internal.
1. Melakukan diskusi dengan SPI mengenai temuan-temuan dan isu-isu pengendalian internal dalam proses penyusunan laporan keuangan maupun hasil kajian mereka terhadap laporan keuangan Perseroan.
2. Mengawasi proses audit untuk memastikan bahwa tidak terjadi pembatasan terhadap lingkup audit.
3. Menelaah temuan audit dan tanggapan manajemen terhadap temuan tersebut, dan mengawasi proses tindak lanjut atas hasil temuan tersebut.
4. Dalam hal temuan audit tidak ditindaklanjuti, Komite Audit harus menanyakan alasan keputusan tersebut dan menilai risiko atas tidak ditindaklanjutinya temuan tersebut untuk dikomunikasikan kepada Dewan Komisaris.
5. Melakukan evaluasi kualitas dan kecukupan sumber daya audit internal.
6. Melakukan penilaian kinerja dan efektivitas audit internal, antara lain melalui diskusi dengan manajemen dan Satuan Pemeriksa Internal mengenai temuan-temuan dan isu-isu pengendalian internal dalam proses penyusunan laporan keuangan, maupun hasil kajian Komite Audit terhadap Laporan Keuangan.
8 7. Mengkaji dan menyetujui rencana, fungsi internal audit, termasuk memberikan rekomendasi
perubahan terhadap rencana audit jika memang diperlukan.
8. Menelaah isi Piagam SPI dan Pedoman GCG.
3.1.3 Tugas dan Tanggung Jawab terkait Manajemen Risiko.
1. Memahami seluruh risiko utama perusahaan, khususnya risiko proses pelaporan keuangan,
2. Mengevaluasi efekfivitas kebijakan dan pelaksanaan manajemen risiko yang telah ditetapkan dan dilaksanakan oleh manajemen,
3. Dalam pelaksanaan proses evaluasi tersebut, Komite Audit:
a. Berhak memperoleh laporan manajemen risiko Perseroan secara berkala.
b. Melakukan diskusi dalam bentuk rapat berkala terkait: identifikasi risiko, pengukuran risiko, pengendalian untuk memitigasi risiko, pemantauan terhadap pelaksanaan pengendalian risiko.
4. Memastikan kepada ERM apakah Prosedur Operasional Standar (POS) dan kebijakan Perseroan telah mengacu pada pedoman manajemen risiko.
3.1.4 Tugas dan Tanggung Jawab terkait Pengendalian Internal.
1. Mengevaluasi kecukupan usaha manajemen dalam menjaga efektivitas pengendalian internal agar informasi keuangan dan operasional dapat diandalkan, proses operasi dapat dilakukan secara efisien dan sesuai tujuan, aset Perseroan dapat dilindungi, dan memastikan tindakan dan keputusan Perseroan telah sesuai dengan peraturan dan undang-undang yang berlaku.
Dalam pelaksanaan proses evaluasi tersebut, Komite Audit :
a. Berhak memperoleh laporan audit internal secara berkala dari SPI untuk mengidentifikasi kemungkinan adanya kelemahan pengendalian internal.
b. Melakukan diskusi dengan SPI terkait temuan-temuan audit yang berhubungan dengan pengendalian internal Perseroan, termasuk indikasi mengenai kelemahan pengendalian internal, inefisiensi operasi Perseroan, dan pelanggaran terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2. Dalam melakukan tanggungjawab evaluasi pengendalian internal, Komite Audit terlebih dahulu melakukan evaluasi terhadap hal-hal berikut :
a. Pedoman dan arahan yang telah disetujui oleh Direksi mengenai bagaimana aktivitas pengendalian internal di Perseroan harus dilakukan.
b. Perencanaan audit SPI telah menggunakan pendekatan risk based audit
3.1.5 Tugas dan Tanggung Jawab terkait Audit Eksternal.
1. Melakukan seleksi dan memberikan rekomendasi/usulan calon Kantor Akuntan Publik (KAP) sebagai Auditor Eksternal untuk melakukan audit atas laporan keuangan Perseroan.
2. Dalam melakukan seleksi guna memberikan rekomendasi kepada Dewan Komisaris mengenai Auditor Eksternal, Komite Audit menelaah kompetensi, integritas dan independensi calon Auditor Eksternal.
3. Memberikan usulan mengenai harga jasa Auditor Eksternal.
4. Memberikan rekomendasi kepada Dewan Komisaris mengenai Auditor Eksternal yang akan diusulkan pada RUPS. Dalam hal penunjukan akuntan publik mengikuti Bursa Efek Indonesia, Komite Audit turut melakukan seleksi dan berkoordinasi dengan Bursa Efek Indonesia. Dalam hal penunjukan akuntan publik tidak mengikuti Bursa Efek Indonesia, maka Komite Audit menyeleksi dan memberikan rekomendasi kepada Dewan Komisaris mengenai penunjukan calon akuntan publik yang akan
9 mengaudit laporan keuangan Perusahaan, yang didasarkan pada ketentuan-ketentuan mengenai ruang lingkup penugasan, imbalan jasa, kompetensi, integritas, dan independensi akuntan publik yang berlaku di Indonesia.
5. Melakukan pertemuan dengan Auditor Eksternal untuk membahas : a. Perencanaan dan lingkup audit.
b. Kejadian-kejadian yang mempengaruhi laporan keuangan secara signifikan (significant events) yang terjadi selama periode audit, termasuk tuntutan hukum apabila ada.
c. Perubahan penggunaan standar kuntansi yang sifatnya kritikal (berdampak material) yang diterapkan Perseroan.
d. Salah saji yang tidak dikoreksi manajemen dalam laporan keuangan dengan alasan tidak material.
e. Dugaan kecurangan dan penyimpangan peraturan perundangan yang dilakukan oleh manajemen atau karyawan yang berdampak salah saji material dalam laporan keuangan.
f. Hambatan dalam pelaksanaan audit.
g. Koreksi audit yang signifikan.
h. Temuan-temuan audit yang terangkum dalam management letter.
6. Memastikan akuntan publik Perusahaan menerapkan standar audit sesuai ketentuan yang berlaku.
7. Menganalisis kecukupan pemeriksaan yang dilakukan oleh akuntan publik untuk memastikan semua risiko penting telah dipertimbangkan.
8. Menelaah laporan keuangan yang telah diaudit oleh Auditor Eksternal sebelum laporan keuangan.
9. Memfasilitasi keterbukaan komunikasi antara Auditor Eksternal, Manajemen, SPI dan Direksi.
10. Melakukan kajian (bersama dengan Auditor Eksternal) terhadap permasalahan yang terjadi selama pelaksanaan audit. Termasuk juga memfasilitasi pemecahan masalah antara Auditor Eksternal dengan Manajemen jika terjadi perbedaan pendapat selama pelaksanaan audit. Perbedaan pendapat yang terjadi bisa berupa: penerapan standar akuntansi, lingkup audit, pengungkapan dalam laporan keuangan dan redaksi yang digunakan auditor dalam laporan audit.
11. Memastikan bahwa temuan-temuan audit ditindaklanjuti dan terdapat mekanisme yang efektif dalam menindaklanjuti temuan tersebut.
12. Dalam hal temuan audit tidak ditindak- lanjuti, Komite Audit harus meminta alasan keputusan tersebut dan menilai risiko atas tidak ditindaklanjutinya temuan tersebut untuk disampaikan kepada Dewan Komisaris.
13. Melakukan evaluasi terhadap kinerja Auditor eksternal dan melaporkan kepada Dewan Komisaris.
14. Memberikan masukan kepada Direksi dan/atau Dewan Komisaris atas penggunaan jasa non-audit yang akan ditugaskan kepada Auditor Eksternal.
15. Memberikan usulan terkait dengan pemberhentian Auditor Eksternal apabila Auditor Eksternal tersebut dalam pelaksanaan tugasnya tidak memenuhi standar dan ketentuan yang berlaku.
3.1.6 Tugas dan Tanggung Jawab terkait Kepatuhan terhadap Peraturan Perundangan-undangan.
1. Komite Audit melakukan pengawasan kepatuhan terhadap peraturan dan perundangan yang berhubungan dengan penyampaian laporan keuangan.
2. Melakukan penelaahan atas pengaduan mengenai pelaporan keuangan.
3.1.7 Tugas dan Tanggung Jawab terkait Benturan Kepentingan dan Pelaporan Pelanggaran (Whistleblowing System).
1. Melakukan penelaahan pengaduan mengenai pelaporan keuangan.
10 2. Menelaah dan memberikan saran kepada Dewan Komisaris terkait dengan adanya potensi benturan
kepentingan.
3. Jika diminta oleh Dewan Komisaris, melakukan investigasi lanjutan terkait dengan pengaduan dan keluhan yang ditujukan ke Perusahaan.
3.1.8 Tugas Menjaga Praktik Tata Kelola Perusahaan.
1. Berkoordinasi dengan SPI untuk mengetahui bahwa kebijakan, ketentuan, sistem, dan prosedur serta kegiatan usaha yang dilakukan telah sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2. Berkoordinasi dengan SPI untuk mengetahui terlaksananya budaya kepatuhan (compliance culture) pada semua tingkatan organisasi dan kegiatan usaha.
3. Berkoordinasi dengan SPI untuk mengetahui praktik-praktik tata kelola yang telah berjalan di Perusahaan berdasarkan Pedoman Tata Kelola Perusahaan dan GCG Implementation Roadmap, serta memantau kemajuan pencapaiannya.
3.1.9 Tugas Khusus.
1. Melaksanakan tugas khusus yang diberikan oleh Dewan Komisaris berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2. Pelaksanaan tugas khusus Komite Audit antara lain dapat dilakukan melalui :
a. Melakukan penelaahan terhadap semua pencatatan, dokumen, dan informasi lainnya yang diperlukan, termasuk risalah rapat Direksi dan Dewan Komisaris.
b. Mengajukan pertanyaan kepada Direksi dan stafnya yang hasilnya dituangkan dalam risalah rapat tanya jawab yang ditandatangani oleh pihak terkait.
c. Jika dianggap perlu, melakukan audit investigasi yang dilaksanakan melalui kerjasama dengan SPI dan/atau dengan akuntan publik.
3.2 Kewenangan Komite Audit.
1. Memperoleh akses secara penuh, bebas dan tidak terbatas terhadap catatan atau informasi mengenai karyawan, dana, aset serta sumber daya Perseroan lainnya yang berkaitan dengan pelaksanaan tugasnya.
2. Memperoleh data, laporan, rangkuman laporan, dokumen, dan informasi keuangan serta informasi operasional Perusahaan lainnya atas nama Dewan Komisaris secara berkala yang berkaitan dengan pengawasan pengendalian internal dan manajemen risiko, bekerja sama dengan fungsi internal audit dan manajemen risiko.
3. Dalam melaksanakan tugasnya yang berkaitan dengan pengawasan pengendalian internal dan manajemen risiko, Komite Audit bekerja sama dengan fungsi internal audit dan manajemen risiko.
4. Komite Audit atas nama Dewan Komisaris menerima rangkuman laporan yang diterbitkan oleh SPI.
5. Berkomunikasi langsung dengan karyawan, termasuk Direksi dan pihak yang menjalankan fungsi audit internal, manajemen risiko, dan akuntan publik terkait tugas dan tanggung jawab Komite Audit.
6. Apabila diperlukan, dengan persetujuan tertulis Dewan Komisaris, Komite Audit dapat membentuk suatu tim yang bersifat adhoc. Kriteria dan periode penugasannya disesuaikan dengan jenis pekerjaannya.
11 7. Menelaah dan mengusulkan revisi isi Piagam Komite Audit untuk kemudian disetujui oleh Dewan
Komisaris.
8. Memberikan persetujuan awal (pre-approval) terhadap jasa non audit laporan keuangan yang akan ditugaskan kepada kantor akuntan publik yang mengaudit laporan keuangan perusahaan sepanjang tidak memengaruhi independensi kantor akuntan publik tersebut.
9. Apabila diperlukan, dengan persetujuan tertulis Dewan Komisaris, Komite Audit dapat memperkerjakan tenaga ahli dan/ atau konsultan untuk membantu Komite Audit.
10. Jika diperlukan, dapat mengundang pihak lain sebagai narasumber dalam rapat Komite Audit.
11. Melakukan kewenangan lain yang diberikan oleh Dewan Komisaris.
12 BAB 4
MEKANISME KERJA KOMITE AUDIT
4.1 Rapat Komite Audit.
4.1.1 Pelaksanaan Rapat Komite Audit.
Tata cara pelaksanaan rapat Komite Audit adalah sebagai berikut:
1. Komite Audit menjadwalkan rapat untuk tahun berikutnya sebelum berakhirnya tahun buku berjalan atau pada awal periode tahun buku berikutnya.
2. Rapat diselenggarakan secara berkala paling sedikit sekali dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan. Selain rapat berkala tersebut, Komite Audit dapat menyelenggarakan rapat lain bilamana dipandang perlu.
3. Rapat khusus diselenggarakan berdasarkan undangan dan agenda yang sudah disepakati sebelum rapat dilakukan.
4. Rapat dapat dilangsungkan jika dihadiri sekurang-kurangnya lebih dari ½ (satu per dua) jumlah anggota Komite.
5. Rapat diselenggarakan di tempat kegiatan usaha Perusahaan atau tempat yang disepakati bersama.
6. Setiap rapat dikoordinir oleh Ketua Komite Audit atau anggota Komite Audit lain yang ditunjuk oleh Ketua Komite Audit.
7. Pemanggilan rapat dilakukan oleh Ketua Komite Audit atau anggota Komite Audit lainnya jika Ketua Komite Audit berhalangan.
8. Pemanggilan rapat dilakukan sebelum rapat diadakan dan disampaikan kepada anggota Komite Audit secara tertulis.
9. Pemanggilan rapat mencantumkan agenda, tanggal, waktu, dan tempat rapat.
10. Bahan rapat diupayakan untuk disampaikan kepada peserta rapat sebelum rapat diselenggarakan.
11. Dalam hal terdapat rapat yang diselenggarakan diluar jadwal yang telah disusun, bahan rapat disampaikan kepada peserta rapat paling lambat pada saat rapat diselenggarakan.
12. Rapat dihadiri oleh anggota Komite Audit dan peserta rapat lainnya yang diundang oleh Komite Audit dan disesuaikan berdasarkan agenda rapat.
13. Jika dipandang perlu, rapat Komite Audit dapat dihadiri oleh Dewan Komisaris.
14. Setiap anggota Komite Audit diberi kebebasan seluas-luasnya untuk menyampaikan pendapat profesionalnya dalam pembahasan setiap agenda rapat tanpa intervensi siapapun.
15. Pertemuan antara Komite Audit dan akuntan publik tanpa kehadiran Direksi dilaksanakan paling sedikit sekali dalam 1 (satu) tahun.
16. Pertemuan antara Komite Audit dan Satuan Pemeriksa Internal (SPI) tanpa kehadiran manajemen dilaksanakan paling sedikit sekali dalam 1 (satu) tahun.
17. Anggota Dewan Komisaris yang bukan anggota Komite Audit dapat menghadiri rapat komite sebagai peninjau yang tidak memiliki hak suara pengambilan keputusan dalam rapat.
18. Rapat dipimpin oleh Ketua Komite Audit. Apabila Ketua Komite Audit berhalangan hadir maka rapat dipimpin oleh anggota lain yang ditunjuk. Untuk rapat dengan Dewan Komisaris dipimpin oleh Komisaris Utama atau pihak yang telah ditunjuk.
19. Anggota Komite Audit yang tidak dapat hadir dalam rapat memberitahukan alasan ketidakhadirannya secara tertulis kepada Ketua Komite Audit atau anggota Komite Audit lainnya yang berperan sebagai pimpinan rapat.
13 20. Apabila semua anggota Komite Audit hadir atau diwakili, pemanggilan terlebih dahulu tidak disyaratkan dan rapat komite dapat diselenggarakan dimanapun juga dan berhak mengambil keputusan yang sah dan mengikat.
21. Rapat dapat diselenggarakan secara fisik atau virtual melalui media teleconference, video conference, atau sarana media elektronik lainnya yang memungkinkan semua peserta rapat saling melihat dan/atau mendengar secara langsung serta berpartisipasi dalam rapat. Jumlah anggota Komite Audit yang ikut serta dianggap telah hadir dengan tetap memperhatikan terpenuhinya persyaratan kuorum dalam pemungutan suara atau keputusan.
4.1.2 Pengambilan Keputusan Komite Audit.
Tata cara pengambilan keputusan pada rapat Komite Audit adalah sebagai berikut:
1. Keputusan rapat diambil melalui musyawarah mufakat. Dalam hal keputusan berdasarkan musyawarah mufakat tidak tercapai, maka keputusan diambil berdasarkan suara terbanyak.
2. Dalam hal keputusan rapat diambil melalui mekanisme pengambilan suara terbanyak (voting), keputusan dianggap sah apabila disetujui oleh lebih dari ½ (satu per dua) jumlah anggota komite yang hadir.
3. Keputusan yang diambil berdasarkan suara terbanyak didasarkan pada prinsip 1 (satu) orang 1 (satu) suara. Dalam hal anggota komite tidak memberikan suara (abstain), maka yang bersangkutan mengikuti dan turut bertanggungjawab atas hasil keputusan rapat.
4. Suara blangko dan suara yang tidak sah dianggap tidak dikeluarkan secara sah dan dianggap tidak ada serta tidak dihitung dalam menentukan jumlah suara yang dikeluarkan.
5. Komite Audit dapat juga mengambil keputusan yang sah tanpa mengadakan rapat, dengan ketentuan semua anggota komite memberikan persetujuan mengenai usul yang diajukan secara tertulis serta menandatangani persetujuan tersebut. Keputusan yang diambil dengan cara demikian mempunyai kekuatan yang sama dengan keputusan yang diambil dengan sah dalam rapat.
6. Hasil rapat mengikat seluruh anggota komite.
4.1.3 Risalah Rapat Komite Audit
Ketentuan mengenai risalah rapat Komite Audit adalah sebagai berikut:
1. Setiap rapat dibuatkan risalah rapat. Setiap pengambilan keputusan harus dituangkan dalam Berita Acara yang ditandatangani oleh seluruh peserta rapat yang hadir. Dalam keadaan yang bersifat segera (urgent), risalah rapat dapat disampaikan dan disetujui melalui media elektronik.
2. Risalah rapat dibuat oleh salah seorang yang hadir dalam rapat yang ditunjuk oleh ketua rapat dan risalah rapat tersebut disampaikan kepada Dewan Komisaris.
3. Risalah rapat dan Berita Acara keputusan rapat yang diselenggarakan dengan menggunakan media teleconference, video conference, atau sarana media elektronik lainnya dibuat secara tertulis dan diedarkan kepada seluruh anggota komite untuk diperiksa dan disetujui.
4. Risalah rapat setidaknya memuat:
a. Tempat dan tanggal rapat;
b. Agenda rapat;
c. Peserta rapat yang hadir;
d. Pokok-pokok permasalahan yang dibahas pada rapat (jika ada);
e. Proses pengambilan keputusan terhadap permasalahan yang dibahas (jika ada);
14 f. Pendapat-pendapat yang berkembang dalam rapat, perbedaan pendapat (dissenting opinion) yang terjadi pada saat proses pengambilan keputusan serta alasan perbedaan pendapatnya, keputusan/kesimpulan rapat, serta alasan ketidakhadiran anggota komite (jika ada);
g. Keputusan-keputusan yang diambil; dan h. Tanda tangan peserta rapat.
5. Risalah rapat adalah dokumen rahasia Perusahaan. Dokumen ini dipelihara dan disimpan oleh Komite Audit. Risalah tersebut harus tersedia bila diminta oleh setiap anggota komite. Pihak lain dapat memperoleh risalah rapat hanya jika mendapat persetujuan tertulis dari Ketua Komite Audit.
6. Risalah rapat disampaikan kepada seluruh peserta rapat sebelum pelaksanaan rapat berikutnya untuk mendapatkan persetujuan atau penolakan dan pengajuan revisi (jika ada). Apabila tidak terdapat penolakan dan pengajuan revisi dalam waktu yang telah ditentukan, yakni 7 (tujuh) hari kerja terhitung sejak tanggal pengiriman Risalah Rapat, dapat disimpulkan tidak terdapat penolakan atas risalah rapat tersebut. Komite Audit yang tidak hadir tidak dapat merubah risalah rapat.
7. Risalah rapat yang telah disetujui paling lambat ditandatangani oleh seluruh peserta rapat dan dibagikan kepada seluruh anggota komite pada penyelenggaraan rapat berikutnya.
8. Setiap anggota komite berhak mendapatkan salinan risalah rapat, meskipun yang bersangkutan tidak hadir dalam rapat tersebut.
9. Apabila terdapat Anggota Komite Audit yang tidak hadir dan tidak setuju atau keberatan atas Risalah Rapat sebelumnya, dapat disampaikan dalam rapat Komite Audit berikutnya.
4.2 Hubungan Kerja Komite Audit dengan Pihak-pihak Terkait.
4.2.1 Hubungan Kerja Komite Audit dengan Dewan Komisaris.
Hubungan kerja Komite Audit dengan Dewan Komisaris adalah sebagai berikut:
1. Komite Audit sebagai perangkat Komisaris mempunyai hubungan langsung dengan Dewan Komisaris, baik dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab maupun kewenangannya.
2. Komite Audit melakukan pertemuan rutin dengan Dewan Komisaris paling sedikit sekali dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan untuk membahas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Komite Audit.
3. Komite Audit dapat melakukan pertemuan maupun berkomunikasi dengan Dewan Komisaris di luar jadwal rutin, bila diperlukan, untuk membahas mengenai hal-hal yang penting yang membutuhkan perhatian Dewan Komisaris.
4.2.2 Hubungan Kerja Komite Audit dengan Dewan Direksi.
Hubungan kerja Komite Audit dengan Direksi adalah sebagai berikut:
1. Hubungan kerja Direksi dengan Komite Audit bersifa1t tidak langsung karena Komite Audit dibentuk oleh Dewan Komisaris.
2. Komite Audit memperoleh dukungan Direksi melalui pemberian arahan, perintah, serta koordinasi dengan organ-organ dibawahnya untuk mendukung efektivitas dan kelancaran tugas dan tanggung jawab Komite Audit terutama dalam hal menyediakan dan mempersiapkan berbagai data serta informasi yang diperlukan.
4.2.3 Hubungan Kerja Komite Audit dengan SPI.
Hubungan kerja Komite Audit dengan SPI adalah sebagai berikut:
1. Komite Audit dan SPI merupakan komponen struktur pengawas sistem pengendalian internal Perusahaan.
15 2. Komite Audit berkoordinasi dengan SPI mengenai rencana kerja masing-masing sehingga tidak terjadi
duplikasi tugas pengawasan.
duplikasi tugas pengawasan.