BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Landasan Teori
2.1.4 Pembinaan, Pengawasan dan Pengendalian
Menurut Sholeh dan Rochmansjah (2010), untuk menjamin kelancaran penyelenggaraan dan menjamin tertib administrasi pengelolaan barang milik daerah secara efisien dan efektif maka diperlukan fungsi berikut ini:
1. Pembinaan, yaitu usaha atau kegiatan melalui pemberian pedoman, bimbingan, pelatihan, dan supervisi.
2. Pengawasan, yaitu usaha atau kegiatan untuk mengetahui dan menilai kenyataan yang sebenarnya mengenai pelaksanaan tugas dan/atau kegiatan dibandingkan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3. Pengendalian, yaitu usaha atau kegiatan untuk menjamin dan mengarahkan agar pekerjaan yang dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
BPPK (2011) menyatakan pembinaan adalah usaha atau tindakan yang dilakukan secara efektif, dan efisien, serta dalam perspektif jangka panjang, baik bersifat perubahan maupun penyempurnaan, agar pengelolaan BMN/D pada keseluruhan siklus atau tahapan kegiatan dapat dilaksanakan dengan tertib dan mencapai hasil yang lebih baik, terutama dalam memberikan daya dukung yang tinggi terhadap kelancaran pelaksanaan tugas pokok dan fungsi, serta keberhasilan pencapaian tujuan organisasi. Usaha atau tindakan dalam kegiatan pembinaan
yang dilakukan oleh pimpinan pada berbagai tingkatan secara konkrit dapat dilakukan dalam berbagai bentuk seperti pemberian pedoman, bimbingan,
Pengawasan adalah proses kegiatan pimpinan untuk memastikan dan menjamin bahwa tujuan dan tugas-tugas organisasi akan dan telah terlaksana dengan baik sesuai dengan kebijaksanaan, instruksi, rencana dan ketentuan- ketentuan yang telah ditetapkan dan yang berlaku (BPPK, 2011). Sikki (1999) menyatakan pengawasan terhadap pengadaan dan pemeliharaan barang meliputi segi perencanaan (penentuan kebutuhan barang dan penanganannya), standarisasi dan normalisasi barang, prosedur pengadaan barang dan jasa, tugas-tugas kepanitiaan serta kelengkapan dokumen yang diperlukan dalam pembayaran harga barang/pekerjaan dengan mempedomani ketentuan yang berlaku.
Menurut Sikki (1999) pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen mutlak diperlukan dalam pengelolaan administrasi barang, karena dengan pengawasan akan sangat menentukan apakah terjadi kemajuan untuk tercapainya suatu tujuan sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Setiap kesenjangan yang terjadi antara rencana dan pelaksanaan (pengurusan barang) pada bagian-bagian tertentu dari keseluruhan organisasi akan lebih mudah dipecahkan apabila diketahui secara dini dari pada menunggu setelah terjadi sesuatu masalah yang serius. Baiknya penerapan teknik pengawasan akan memberikan informasi yang cepat yang selanjutnya dapat diambil langkah-langkah perbaikan agar tidak menyimpang dari rencana.
Untuk mengukur dan menilai prestasi yang dicapai diperlukan alat pembanding yaitu:
1. Standarisasi harga dan barang yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang, sebagai pedoman dalam penyusunan rencana kegiatan.
2. Setiap unit kerja atau bagian dalam organisasi apakah memuat/menyusun perencanaan kebutuhan barang dengan memperhatikan aktivitas-aktivitas yang akan dilakukan serta dapat terlaksana secara teratur dan dengan tujuan tertentu, menghilangkan pekerjaan yang tidak produktif, dapat menjadi alat pengukur hasil-hasil yang dicapai dan memberikan suatu landasan pokok untuk fungsi- fungsi lainnya terutama fungsi pengawasan. Rencana kerja yang dibuat oleh setiap unit harus dilegalisasi pimpinan organisasi agar mempunyai dasar hukum pelaksanaannya.
3. Dokumen pelaksanaan pengadaan barang/jasa seperti kwitansi tagihan, faktur, surat pesanan, perjanjian, berita acara pemeriksaan dan penerimaan barang. 4. Laporan-laporan tertulis dari hasil pengawasan intern dan pengawasan ekstern. 5. Peraturan-peraturan, keputusan, instruksi yang ditetapkan pimpinan organisasi. Sholeh dan Rochmansjah (2010) menyatakan pengawasan yang ketat perlu dilakukan sejak tahap perencanaan hingga pengawasan aset. Dalam hal ini peran serta masyarakat dan DPRD serta auditor internal sangat penting. Keterlibatan auditor internal dalam proses pengawasan ini sangat penting untuk menilai konsistensi antara praktik yang dilakukan oleh pemerintah daerah dengan standar yang berlaku. Selain itu, auditor internal juga penting keterlibatannya untuk menilai kebijakan akuntansi yang diterapkan menyangkut pengakuan aset, pengukurannya dan penilaiannya. Pengawasan diperlukan untuk menghindari
penyimpangan dalam setiap fungsi pengelolaan/manajemen aset daerah. Sistem dan teknik pengawasan perlu ditingkatkan agar masyarakat tidak mudah dikelabui oleh oknum-oknum yang hendak menyalahgunakan kekayaan milik daerah.
Karakteristik pengawasan adalah sebagai berikut: (1) berorientasi kepada perbaikan; (2) penemuan fakta-fakta atas setiap permasalahan; (3) bersifat preventif; (4) pengawasan adalah sarana dan bukan tujuan; (5) pendekatan pada masa sekarang (aktual); (6) efisiensi pelaksanaan kegiatan pengawasan; (7) tindak lanjut hasil pengawasan; (8) dan bersifat pembinaan. Dalam hal ini pengawasan lebih bersifat koordinatif, partisipatif, dan konsultatif guna memberikan solusi atas masalah dan hambatan yang dihadapi auditan dalam mencapai tujuan, (BPPK, 2011).
Menurut BPPK (2011), pengendalian intern secara luas merupakan suatu proses yang dipengaruhi dan melibatkan tidak hanya pada tingkat pimpinan tertinggi tetapi seluruh sumber daya manusia dalam organisasi bersangkutan. Pengendalian intern tersebut dirancang untuk memberikan jaminan yang memadai dalam rangka pencapaian tujuan yang ditetapkan. Jaminan yang diberikan tidak bersifat mutlak satu dan lain hal terutama adanya unsur ketidakpastian dimasa datang yang tidak jarang sulit diprediksi.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah menyatakan sistem pengendalian intern adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan
memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.
Agar pengelolaan barang milik daerah dapat berjalan dengan tertib dan optimal maka tahapan perencanaan, pelaksanaan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian perlu dilakukan dalam satu kesatuan sistem. Perencanaan yang tepat bertujuan agar penggunaan anggaran dalam hal pengelolaan barang milik daerah dilakukan secara efisien, efektif dan ekonomis. Pelaksanaan secara efisien dan efektif bertujuan agar pengelolaan barang milik daerah dilakukan secara baik dan benar yaitu profesional, transparan dan akuntabel sehingga barang milik daerah tersebut memberikan manfaat baik itu untuk jalannya roda pemerintahan maupun untuk kesejahteraan masyarakat. Adanya pembinaan, pengawasan dan pengendalian diperlukan untuk menghindari penyimpangan dari peraturan yang berlaku dalam setiap tahapan pengelolaan barang milik daerah.