Langkah 4: Membandingkan model storage pada alternatif 3
3.4. Pemecahan Masalah Komitmen Pekerja Kurang dan Analisisnya
pemecahan masalah dengan penilaian performansi untuk pemberian reward.
b) Untuk mempercepat respon mengenai keluhan dari konsumen, maka diperlukan adanya pencatatan keluhan apa sajakah yang pernah dilakukan oleh konsumen. Nantinya apabila terdapat complain dengan situasi yang sama, maka dapat dilakukan tindakan secepat mungkin dan tidak perlu menunggu pihak yang berwenang karena tindakan yang dilakukan pasti kurang lebih sama.
Gambar 3.14. Pencatatan Komplain Dan Tindakan yang Harus Dilakukan
3.4. Pemecahan Masalah Komitmen Pekerja Kurang dan Analisisnya
Dari semua usulan penambahan prosedur untuk pihak Storeman, Customer service, Shipper dan Forklift, hanyalah suatu strategy perbaikan yang akan diimplementasikan. Untuk mengimplementasikannya perlu didukung adanya “People dan Reward” seperti yang diperlihatkan pada Gambar 3.16. People disini merupakan bagian dari skill yang harus dikembangkan agar dapat mencapai target yang diinginkan. Oleh karena itu, sebelum penambahan prosedur dilakukan akan diperlukan adanya sosialisasi dan
135 training sehingga skill yang diperlukan untuk Storeman, Customer service, Shipper dan Forklift dapat melakukan segala usulan yang diberikan dengan sebaik‐baiknya. Sedangkan Reward/Punishment yang ada pada perusahaan saat ini masih sangat minim. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan suatu cara dalam memberikan reward/punishment. Seperti pada Gambar 3.17, apabila reward/punishment tidak diberlakukan maka perubahan yang terjadi tidak akan berlangsung dengan cepat. Sedangkan perubahan yang diperlukan oleh perusahaan haruslah berlangsung cepat agar dapat menekan kerugian yang ditimbulkan. Selain itu, reward/punishment tidak harus selalu berubah material (uang) tetapi dapat juga berupa immaterial (penghargaan) sehingga hal ini dapat meningkatkan motivasi yang dimiliki oleh para pekerja untuk dapat bekerja semaksimal mungkin dalam memajukan perusahaan.
Gambar 3.15. Implementation Levers (sumber: Carpenter and Sanders, 2007, Strategic Management: A Dynamic Perpective)
136
Gambar 3.16. The Change Process (Sumber: A. Marcus,2004: Management Strategy)
Usulan penilaian performansi yang akan diberikan menggunakan KPI dari masing‐masing pekerja dalam mengukur performansi. Usulan akan berupa KPI yang akan dinilai dan bagaimana cara melakukan penilaian tersebut. Usulan penilaian performansi ini hanya terbatas pada bagian yang berhubungan langsung dalam proses bisnis warehouse full good yaitu Storeman, Customer service, Shipper dan Forklift.
1. Storeman
Untuk storeman, akan diusulkan kriteria penilaian (KPI) adalah sebagai berikut:
• Accuracy
Accuracy storeman ini adalah ketelitian storeman dalam melakukan input data baik secara manual (pencatatan dalam dokumen) maupun dalam melakukan input ke komputer. Ketelitian storeman disini sangatlah vital dalam pencapaian KPI warehouse full good yaitu accuracy. Apabila terdapat kesalahan dari pencatatan yang dilakukan oleh storeman maka accuracy dari warehouse full goodpun akan berkurang. Dalam melakukan penilaian
137 accuracy dari storeman ini terdapat beberapa langkah seperti yang terlihat pada flow chart Gambar 3.18.
Gambar 3.17. Flow Chart Penilaian Accuracy Storeman
Mengenai batasan‐batasan untuk mendapatkan insentif dari KPI accuracy adalah 99,5%, sedangkan pemberian punishment adalah 98%. Nilai dari batasan pemberian insentif ini diambil dari batasan KPI dari warehouse sendiri untuk accuracy adalah sebesar 99,5%. Apabila setiap storeman dapat memiliki accuracy 99,5% maka KPI dari warehouse full good dapat tercapai.
Sedangkan nilai dari punishment didapatkan karena keinginan perusahaan untuk mempertahankan accuracy yang cukup tinggi, sehingga storeman
138 yang memiliki accuracy yang kurang dari 98% akan diberikan suatu punishment / hukuman / peringatan.
• Availability
Availability storeman adalah tingkat keberadaan storeman berada di tempat. Seperti pada usulan prosedur yang diberikan, terdapat penambahan storeman sebanyak tiga orang dan mereka bertindak dalam team (dua orang storeman dalam block yang berhadapan) sehingga minimal ada satu orang storeman yang menjaga dan melakukan pencatatan aktivitas didalam block tersebut. Supervisor melakukan pengecekan secara random pada waktu‐waktu tertentu. Untuk penilaian availability dapat dilihat pada Gambar 3.19. ini dikarenakan tingkat keberadaaan storeman diblok yang mereka jaga
adalah kewajiban mereka. Oleh karena itu,
punishment/hukuman/peringatan akan diberikan apabila terdapat storeman yang memiliki availability kurang dari 100%.
139
• Keteraturan & Kerapihan Barang di Warehouse
Keteraturan dan kerapihan barang merupakan suatu isu penting dimana, sebelumnya banyak sekali para storeman yang mengeluhkan karena ketidakteraturan tersebut yang menyulitkan storeman melakukan pengecekan. Oleh karena itu, storeman‐lah sebenarnya yang bertanggungjawab dalam mengatur dan mengarahkan forklift untuk meletakkan barang sesuai dengan aturan yang berlaku. Untuk flow chart penilaian dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 3.19. Flow Chart Penilaian Keteraturan dan Kerapihan Barang
Untuk batasan KPI keteraturan dan kerapihan adalah 95%. Seperti halnya availability, ini merupakan tanggungjawab dari storeman untuk bertanggungjawab mengenai keteraturan dari bloknya tersebut. Nilai 95%
adalah mutlak didapatkan apabila tidak akan diberikan suatu punishment/hukuman/peringatan.
Ketiga KPI tersebutlah yang menjadi usulan dalam penilaian performansi yang ditujukan kepada storeman.
140 2. Customer service
Untuk customer service hanya akan diberikan satu usulan KPI yaitu Accuracy. Adanya penilaian performansi ini digunakan untuk menekan adanya human error yang terjadi pada saat pembuatan surat‐surat seperti LO, surat jalan dan lainnya. Berikut ini adalah cara penilaian performansi untuk customer service.
Gambar 3.20. Flow Chart Penilaian Accuracy Customer service
Batasan untuk customer service dalam KPI accuracy ini adalah 100% untuk mendapatkan insentif dan 98% merupakan batas bawah untuk diberikan punishment/hukuman/peringatan. Nilai 100% sangat diharapkan oleh perusahaan untuk mengurangi adanya kerugian dari kesalahan dalam pembuatan LO dan surat jalan yang berakibat merugikan perusahaan dan konsumen. Niali 98% adalah toleransi dari perusahaan dari kesalahan yang dibuat oleh Customer service.
141 3. Shipper
Untuk shipper akan diusulkan dua buah KPI untuk dilakukannya penilaian performansi. KPI tersebut adalah:
• Accuracy
Accuracy shipper adalah ketelitian shipper dalam melakukan pengecekan barang di truk apakah telah sesuai dengan LO. Penilaian performansi ini untuk mengurangi adanya kurangnya barang yang dilakukan pengiriman ke konsumen ataupun kelebihan barang ke konsumen. Hal ini menjadi cukup penting karena hal ini berhubungan dengan customer satisfaction dan kerugian perusahaan akibat kelebihan barang. Flow chart penilaian dapat dilihat sebagai berikut.
Supervisor melakukan pengecekan pada dokumen TIW dan pada pos keluar,
apakah ada pengembalian karena
ketidaksesuaian barang
Apakah sesuai dengan ketentuan?
Supervisor memberi nilai baik dalam Accuracy pengecekan
Supervisor bertanya mengapa hal ini bisa
terjadi dan menyelesaikan masalah yang ada
Dokumen penilaian harian Supervisor Shipper
Ya
Tidak
Dokumen penilaian harian Supervisor
memberikan nilai kurang dan mencatatnya
Gambar 3.21. Flow Chart Penilaian Accuracy Shipper
Batasan dari KPI accuracy dari shipper adalah 100% untuk mendapatkan insentif dan 98% adalah batas bawah untuk memberikan punishment/hukuman/peringatan. Nilai 100% perlu didapatkan untuk menghindari perusahaan dari kerugian karena salah pengiriman dan menurunnya customer satisfaction akibat dari kesalahan pengiriman dari
142 permintaan. Sedangkan 98% adalah batas toleransi dari perusahaan, karena perusahaan ingin memberikan terbaik untuk konsumen.
• Quantity
Quantity shipper adalah banyaknya truk yang diperiksa oleh shipper. Hal ini untuk mensetarakan pekerjaan antara shipper satu dengan shipper yang lainnya. Cara penilaian ini dilakukan dengan melakukan pengecekan banyaknya truk melakukan pengiriman pada shift tersebut dan kemudian dibagi dengan jumlah shipper yang bekerja pada shift tersebut. Hal ini berguna untuk menyeimbangkan pekerjaan dari tiap shipper yang bekerja pada tiap shift sehingga tidak terjadi perbedaan jumlah pekerjaan yang dimiliki oleh shipper dalam satu shift tersebut.
143 4. Forklift
Untuk forklift akan diusulkan tiga KPI untuk penilaian performansi. KPI tersebut adalah:
• Accuracy
Accuracy forklift adalah ketepatan forklift dalam mengambil barang sesuai dengan baris‐blok yang tertera pada LO. Penilaian ini dapat dilakukan dengan melihat apakah storeman telah meng‐approve LO bahwa forklift telah mengambil barang sesuai dengan baris‐blok sesuai dengan LO.
Berikut ini adalah flow chart penilaian accuracy forklift.
Supervisor melakukan pengecekan berita
acara kerusakan barang karena
handling
Apakah sudah seusai ketentuan?
Supervisor memberi nilai baik dalam Losses akibat handling
Supervisor bertanya mengapa hal ini terjadi
dan menyelesaikan masalah yang ada
Dokumen penilaian harian Supervisor forklift
Tidak
Ya
Dokumen penilaian harian Supervior memberikan
nilai kurang dan mencatat kesalahannya
Gambar 3.23. Flow Chart Penilaian Accuracy Forklift
Usulan batasan dari accuracy adalah 100%. Tingkat 100% ini sangat diharapkan oleh pihak warehouse untuk meningkatkan sistem FIFO dari warehouse. Apabila terdapat forklift yang tidak memiliki accuracy 100%
akan diberikan punishment/hukuman/peringatan.
• Losses
Losses adalah banyaknya kerusakan yang diakibatkan oleh product handling yang dilakukan forklift. Penilaian performansi ini diperlukan untuk menekan ketidaksengajaan dalam merusak produk dalam
144 melakukan handling. Untuk itulah, penilaian performansi losses dari forklift perlu dilakukan. Flow chart untuk penilaian losses ini adalah sebagai berikut.
Gambar 3.24. Flow Chart Penilaian Losses Forklift
Jumlah Losses yang diharapkan oleh perusahaan adalah 0. Insentif akan diberikan apabila Forklift mampu memberikan zero losses dalam product handling yang dilakukan. Apabila terdapat losses, maka forklift tersebut akan diberikan punishment/hukuman/peringatan.
• Jumlah Loading/Unloading
Jumlah loading/unloading adalah banyaknya forklift dalam melakukan product handling. Penilaian performansi ini dapat dilihat dengan melakukan pengecekan jumlah pengiriman dan jumlah forklift yang beroperasi pada shift yang sama. Berikut ini adalah flow chart penilaian loading/unloading forklift.
145
Supervisor melakukan pengecekan di akhir shift di LO mengenai banyaknya loading/
unloading
Apakah sudah sesuai dengan ketentuan?
Supervisor memberi nilai baik dalam loading/unloading
Supervisor bertanya mengapa hal ini terjadi
dan menyelesaikan masalah yang sebenarnya terjadi
Dokumen penilaian harian
Dokumen penilaian harian Supervisor Forklift
Tidak
Ya
Supervior memberikan nilai kurang dan
mencatat kesalahannya
Gambar 3.25. Flow Chart Penilaian Loading/Unloading Forklift
Seperti halnya shipper, jumlah loading/unloading perlu dilakukan penyeragaman antara forklift yang bekerja pada shift tersebut. Oleh karena itu, jumlah minimal dari loading/unloading adalah jumlah pengiriman pada shift tersebut dibagi dengan jumlah forklift yang bekerja pada saat shift tersebut.
146