Langkah 4: Membandingkan model storage pada alternatif 3
3.3. Pemecahan Masalah SOP & WI dan Analisisnya
• Untuk Area DSD
Untuk area DSD, seperti yang telah dilakukan analisis pada langkah keempat, maka penulis memberikan usulan agar menggunakan model Dedicated Storage. Hal itu disebabkan karena:
i. Dengan menggunakan Dedicated Storage, tiap racking dari DSD area telah memiliki penghuni tetap sehingga accuracy dan FIFO dapat dikontrol lebih baik. Hal ini juga cocok dengan sistem pencatatan di CCBI yang masih manual dan memiliki kemungkinan human error yang cukup tinggi.
ii. Karena area DSD memiliki kapasitas yang lebih besar daripada inventory maka kelebihan‐kelebihan dari Dedicated Storage dapat digunakan maksimal (throughput‐nya akan meningkat). Throughput akan meningkat karena disebabkan storeman telah mengetahui letak dengan pasti sehingga storeman tidak akan mencari‐cari telebih dahulu. Sedangkan kelemahan mengenai membutuhkan kapasitas yang besar juga tereleminasi karena tempat yang disediakan lebih besar daripada inventory yang dibutuhkan.
Jadi untuk area DSD, penulis memberikan usulan terbaik adalah Dedicated Storage Model.
3.3. Pemecahan Masalah SOP & WI dan Analisisnya
Setelah memberikan usulan kepada masalah pada layout, maka akan diberikan usulan mengenai prosedur kerja. Usulan‐usulan yang akan
130 diberikan berupa usulan prosedur kerja kepada para pekerja yang berhubungan langsung KPI warehouse full good seperti yang telah dijelaskan pada bab dua mengenai faktor kerangka konseptual yaitu internal warehouse full good. Pada pekerja yang berhubungan langsung tersebut adalah storeman, forklift, shipper dan customer service. Untuk tugas masing‐masing juga telah dijelaskan sebelumnya. Berikut ini adalah tambahan–tambahan prosedur untuk tiap masing‐masing bagian tersebut.
1. Storeman
Perbaikan untuk storeman adalah sebagai berikut.
a. Penambahan jumlah storeman dari satu tiap dua blok menjadi satu tiap satu bloknya. Tiap blok yang berhadap‐hadapan, storeman bekerja dalam satu tim, dimana salah satu dari mereka harus selalu ada pada kedua blok tersebut untuk memperhatikan barang yang menjadi tanggung jawab mereka. Penambahan storeman yang diperlukan adalah tiga orang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.10.
Current
Storeman
Letak storeman pada ujung atas blok dan tiap 2 blok = 1
storeman
New
Storeman
Letak storeman pada tengah blok dan tiap 1 blok = 1
storeman
Hal ini dilakukan dengan syarat bahwa dua blok yang berhadapan menjadi satu team dan minimal setiap waktu ada satu orang
storeman disana
Gambar 3.10. Penambahan Jumlah Storeman
131 b. Dengan adanya storeman yang selalu ada di tempat, maka diberikan
juga usulan untuk dilakukannya pencatatan setiap aktivitas yang terjadi di blok tersebut. Tujuan dari pencatatan ini adalah storeman menjadi tahu atas segala barang yang ada di blok yang menjadi tanggung jawabnya baik barang tersebut masuk dari produksi, maupun barang tersebut keluar menuju pengiriman. Keuntungannya dari penambahan prosedur ini adalah tidak perlu lagi adanya stock take pada shift 3, hanya cukup melakukan perhitungan matematis mengenai barang yang masuk dan barang yang keluar sehingga pekerjaan tiap shift storeman lebih merata. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.11.
Forklift
Forklift mengeluarkan barang
Forklift
Forklift memasukan barang
Storeman Storeman harus melakukan pencatatan
segala aktivitas di block dia
Dokumen stok take harian & Dokumen pencatatan aktivitas
Gambar 3.11. Penyempurnaan Prosedur Pada Storeman Mengenai Pencatatan
Dengan adanya pencatatan tersebut, storeman memerlukan suatu form baru dimana untuk merecord pencatatan tersebut. Berikut ini adalah usulan mengenai form pencatatan storeman.
132 Tabel 3.49. Form Yang Ada Sekarang
Row Kode barang Jenis Produk Jumlah Pallet Jumlah Receh Jumlah Barang Kode Produksi Status
Tabel 3.50. Form Usulan Untuk Pencatatan
Form Usulan
Form Keadaan Stok di Block … Status stok jam …
Row Kode Barang Jenis Produk Jumlah Pallet Jumlah Receh Jumlah Barang Best Before Kode Produksi Status
Form tambahan untuk memudahkan storeman
Row Kode Barang Jenis Produk In/Out Jumlah Pallet Jumlah Receh Jumlah Barang Best Before Kode Produksi Status
Keterangan: untuk lebih mudahnya jumlah pada produk masuk/ keluar dilakukan pencatatan dengan turus
c. Adanya penambahan prosedur pada saat pengambilan barang oleh forklift. Storeman dan forklift harus melakukan approval bahwa barang yang diambil oleh forklift telah sesuai dengan LO. Hal ini bertujuan untuk menyakinkan bahwa forklift telah mengambil barang sesuai dengan LO yang diberikan.
Gambar 3.12. Penyempurnaan Prosedur Pada Storeman Mengenai Aproval Pengambilan
133 2. Forklift
Usulan perbaikan yang dilakukan adalah adanya suatu prosedur dimana forklift meminta tanda tangan storeman setelah mengambil barang sesuai dengan LO.
Gambar 3.13. Penyempurnaan Prosedur Tanda Tangan Storeman Bahwa Mengambil Barang Dengan Benar
3. Shipper
Dengan issue yang dihadapi oleh shipper maka akan diusulkan adanya suatu penilaian performansi yang akan dibahas pada pemecahan masalah berikutnya.
4. Customer service
Perbaikan‐perbaikan yang diusulkan untuk customer service adalah sebagai berikut.
a) Untuk mengurangi adanya human error, maka diperlukan sistem peningkatan kinerja seperti penilaian kinerja untuk nantinya adanya pemberian insentif. Untuk lebih jelasnya akan dijelaskan pada
134 pemecahan masalah dengan penilaian performansi untuk pemberian reward.
b) Untuk mempercepat respon mengenai keluhan dari konsumen, maka diperlukan adanya pencatatan keluhan apa sajakah yang pernah dilakukan oleh konsumen. Nantinya apabila terdapat complain dengan situasi yang sama, maka dapat dilakukan tindakan secepat mungkin dan tidak perlu menunggu pihak yang berwenang karena tindakan yang dilakukan pasti kurang lebih sama.
Gambar 3.14. Pencatatan Komplain Dan Tindakan yang Harus Dilakukan
3.4. Pemecahan Masalah Komitmen Pekerja Kurang dan Analisisnya
Dari semua usulan penambahan prosedur untuk pihak Storeman, Customer service, Shipper dan Forklift, hanyalah suatu strategy perbaikan yang akan diimplementasikan. Untuk mengimplementasikannya perlu didukung adanya “People dan Reward” seperti yang diperlihatkan pada Gambar 3.16. People disini merupakan bagian dari skill yang harus dikembangkan agar dapat mencapai target yang diinginkan. Oleh karena itu, sebelum penambahan prosedur dilakukan akan diperlukan adanya sosialisasi dan