BAB III PEMBAHASAN
3.6 Pemeliharaan Arsip Aktif Pada Balai Wilayah
Memilih Arsip
Menulis Berkas pada Daftar Arsip
Mengetik berkas pada Ms. Excel
Membungkus Berkas Arsip
Menyusun Boks ke dalam Rak Arsip
Membuat Label pada Boks Arsip
Menginput Data
dihasilkan, dan diterima oleh suatu organisasi agar arsip – arsip tersebut aman.
Berdasarkan riset dan hasil pengamatan pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II, metode pemeliharaan arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II adalah fumigasi yaitu perawatan arsip yang melindungi arsip dari kerusakan yang disebabkan oleh rayap, tikus dan bakteri-bakteri dengan cara memberikan zat kimia dan zat fumingan yang dilakukan oleh tenaga ahli dan profesional.
Fumigasi, adalah sebuah metode pengendalian hama menggunakan pestisida. Dalam proses ini, sebuah area akan secara menyeluruh dipenuhi oleh gas atau asap, membunuh semua hama di dalamnya. Metode ini dapat membunuh hama yang hidup di dalam struktur bangunan, misalnya rayap. Fumigasi, adalah sebuah metode pengendalian hama menggunakan pestisida. Dalam proses ini, sebuah area akan secara menyeluruh dipenuhi oleh gas atau asap, membunuh semua hama di dalamnya. Fumigasi dilakukan secara berkala yaitu enam bulan sekali untuk menjaga arsip dari segala kerusakan akibat serangga. Metode ini dapat membunuh hama yang hidup di dalam struktur bangunan, misalnya rayap.
Fumigasi dilakukan pada ruang arsip yang berada di Balai wilayah Sungai Sumatera II dan Gedung Workshop Medan. Fumigasi dilakukan secara berkala antara tiga hingga enam bulan sekali agar arsip-arsip tidak rusak.
Sedangkan menurut Mulyono (2011) Pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara – cara sebagai berikut:
1. Pengatur Ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus terjaga kering/tidak terlalu lembab, terang (tidak terkena sinar matahari langsung), memiliki ventilasi yang
38
memadai, sehingga sirkulasi udara dapat tetap terjaga dan terhindar dari serangan api, air, maupun serangan pemakan kertas.
2. Pemeliharaan tempat penyimpanan
Sebaiknya arsip disimpan ditempat terbuka, misalnya dnegan menggunakan rak arsip. Tingkat kelembaban yang tinggi dapat menyebabkan timbul jamur dan sejenis akan merusak arsi yang disimpan.
3. Penggunaan bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip agar tetap baik dapat dilakukan dengan cara memberikan abahan pencegah kerusakan seperti kapur barus untuk mencegah serangga – serangga maupun kemungkinan yang lain.
4. Kebersihan
Tempat penyimpanan arsip dan ruangan arsip hendaknya senantiasa bersih dari debu. Untuk membersihkan ruangan dari debu yang melekat sebaiknya menggunakan alat penyedot debu. Selain itu, untuk mencegah timbulnya noda karat di kertas sebaiknya digunakan klip dari bahan plastik yang tidak menimbulkan karat.
Menurut Sedarmayanti (2015:135-136), pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Pengaturan ruangan
Ruang penyimpanan arsip harus:
a. Dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 60o -75o Fahrenheit,
dengan kelembaban antara 50-60%).
b. Terang (terkena sinar matahari tak langsung).
c. Mempunyai ventilasi yang merata.
d. Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya.
2. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang agar ada udara diantara berkas-berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu dipenuhi.
3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip
Salah satu caranya adalah meletakan kapur barus (kamper) di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.
4. Larangan-larangan
Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain:
a. Dilarang membawa atau makan ditempat penyimpanan arsip
b. Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran).
5. Kebersihan
Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lainlain. Tujuan pemeliharan arsip adalah untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip agar tidak terjadi kerusakan pada arsip tersebut.
Berdasarkan riset dan hasil pengamatan pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II, metode pemeliharaan arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II
40
adalah fumigasi yaitu perawatan arsip yang melindungi arsip dari kerusakan yang disebabkan oleh rayap, tikus dan bakteri-bakteri dengan cara memberikan zat kimia dan zat fumingan yang dilakukan oleh tenaga ahli dan profesional.
Fumigasi, adalah sebuah metode pengendalian hama menggunakan pestisida. Dalam proses ini, sebuah area akan secara menyeluruh dipenuhi oleh gas atau asap, membunuh semua hama di dalamnya. Metode ini dapat membunuh hama yang hidup di dalam struktur bangunan, misalnya rayap. Fumigasi, sebuah metode pengendalian hama menggunakan pestisida. Dalam proses ini, sebuah area akan secara menyeluruh dipenuhi oleh gas atau asap, membunuh semua hama di dalamnya. Metode ini dapat membunuh hama yang hidup di dalam struktur bangunan, misalnya rayap.
Fumigasi dilakukan pada ruang arsip yang berada di Kantor Irigasi I Lubuk Pakam, Gedung Workshop Medan, dan Sungai Ular. Fumigasi dilakukan secara berkala antara tiga hingga enam bulan sekali agar arsip-arsip tidak rusak.
Fumigasi dilakukan dengan menutup semua lubang atau ventilasi yang ada di ruangan arsip terlebih dulu dengan tujuan untuk mencegah zat kimianya menyebar ke ruangan atau tempat lain.
41 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai Pemberkasan Arsip Aktif pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:
1. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II yaitu menggunakan sistem kronologis berdasarkan tahun dan dikombinasikan dengan sistem subjek yang kemudian disimpan di dalam rak arsip.
2. Pemeliharaan arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II adalah fumigasi yaitu perawatan arsip yang melindungi arsip dari kerusakan yang disebabkan oleh rayap, tikus dan bakteri-bakteri dengan cara memberikan zat kimia dan zat fumingan yang dilakukan oleh tenaga ahli dan profesional.
3. Kegiatan pemberkasan arsip aktif memiliki tujuan untuk menyelamatkan arsip sebagai alat bukti yang sah agar arsip terpelihara dengan baik, dan aman sehingga dapat dengan mudah didapatkan kembali dan agar arsip benar-benar terjaga dan menjadi bahan referensi dalam pengembangan Unit Kerja.
4. Kurangnya Fasilitas dan sumber daya manusia pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II masih kurang mendukung untuk menunjang kegiatan pemberkasan arsip aktif sehingga dapat menghambat kelancaran pemberkasan arsip aktif pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II.
42
4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan tersebut, maka penulis dapat memberikan saran sebagai berikut:
1. Ruang penyimpanan pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II sebaiknya lebih diperhatikan dan ditata dengan rapi agar berkas arsip tidak mudah mengalami kerusakan dan mudah ditemukan
2. Pemeliharaan perlu dilakukan secara rutin dan terjadwal yaitu enam bulan sekali agar arsip yang disimpan dapat terjaga dari faktor perusak arsip sehingga arsip lebih tahan lama dan juga penyimpanan arsip lebih nyaman dan bersih
3. Hendaknya lebih memperhatikan dan menambah fasilitas arsip seperti perangkat komputer agar tidak menjadi faktor penghambat dalam pemberkasan arsip aktif pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II.
4. Hendaknya Menambah Sumber Daya Manusia ataupun karyawan agar mempercepat dan memperlancar proses pemberkasan arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II.
43
DAFTAR PUSTAKA Buku:
Akhmad, Jaenudin. 2012. Manajemen Perkantoran Bisnis. Jakarta: Lentera Ilmu Cendikia.
Amsyah, Zulkifli. 2017. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
ANRI. 2012. Pedoman Penyerahan Arsip Statis bagi Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perseorangan. Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia.
Barthos, B. 2016. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Bumi Aksara.
Dewi, I.C . 2011. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gava Media.
Hasibuan, Melayu SP. 2012. Manajemen SDM. Edisi Revisi, Cetakan Ketujuh.
Jakarta: Bumi Aksara.
Laksmi, Budiantoro dan Fuad Gani. 2015. Manajemen Perkantoran Modern.
Jakarta: PT Rajagrafindo Persada.
Muhidin, S.A dan Hendri Winata. 2016. Manajemen Kearsipan. Bandung: CV.
Pustaka Setia.
Mulyono, Sudarso, dkk. 2011. Manajemen Kearsipan. Semarang: Universitas Negri Semarang.
Priansa, D..J dan Damayanti Fenny. 2015. Administrasi & Operasional Perkantoran. Bandung: CV Alfabeta.
Rahmawati. 2014. Manajemen Perkantoran. Yogyakarta: Graha Ilmu Sedarmayanti. 2015. Tata Kearsipan dengan memanfaatkan teknologi modern. Bandung: CV. Mandar Maju.
Sugiarto, A dan Wahyono Teguh. 2015. Manajemen Kearsipan Modern.Yogyakarta: Gava Media.
Wursanto, Ignasius. 2015. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Andi Offset.
44
Jurnal:
Hendriyani, M. 2021. Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif Di Subbagian Persuratan dan Arsip Aktif Pada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Jurnal Ilmiah Manajemen Dan Organisasi.
Laman Website:
https://sda.pu.go.id/balai/bwssumatera
45 LAMPIRAN
1. Daftar arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II Daftar arsip pada Blanko