Sistem Penyimpanan Arsip pada Balai Wilayah

BAB III PEMBAHASAN

3.2 Sistem Penyimpanan Arsip pada Balai Wilayah

arsip yang digunakan pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II yaitu menggunakan sistem kronologis yang berdasarkan tahun dan dikombinasikan dengan sistem subjek. sistem kronologis berdasarkan tahun dan dikombinasikan dengan sistem subjek yaitu berkas-berkas arsip diurutkan berdasarkan tahun kemudian dipisahkan kembali menurut pekerjaan atau subjek, kemudian disimpan di dalam rak arsip.

Berdasarkan penelitian dan wawancara yang ditemui oleh penulis prosedur penyimpanan yang dilakukan di Balai Wilayah Sungai Sumatera II sesuai dengan teori sistem penyimpanan arsip. Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena itu, sistem ini sangat cocok diterapkan bagi instansi pemerintahan atau perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan.

Menurut Budiantoro pada bukunya yang berjudul Administsi dan Operasional Perkantoran (2015) Sistem penyimpanan arsip (filling system) adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat jika arsip sewaktu- waktu diperlukan kembali. Bagi organisasi yang tidak begitu besar, dapat pula menyelenggarakan susunan organisasi kearsipan dengan lebih sederhana dan mudah, tidak mengurangi tugas penyelenggaraan kearsipan yang hemat dan cermat serta praktis.

Menurut Muhidin dan Winata (2016) Secara umum sistem kearsipan (filling System) ada lima cara yaitu:

1. Sistem abjad (Alphabetical System)

Sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan metode penyusunan secara abjad atau alfabetis (menyusun nama dalam urutan A sampai dengan Z).

Sistem abjad lebih cocok digunakan terhadap arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama organisasi, nama lokasi atau tempat, nama benda dan masalah atau subjek.

2. Sistem perihal/masalah/subjek (subject system)

Merupakan sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada pokok masalah surat. Sebelum menerapkan sistem subjek, terlebih dahulu harus disusun pedomannya yang dijadikan sebagai dasar penataan arsip pada tempat penyimpanannya.

3. Sistem nomor (Numerical system)

Sistem penataan arsip berdasarkan nomor-nomor kode tertentu yang ditetapkan untuk setiap arsip.

4. Sistem tanggal (choronological system)

Sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat ditwrima ( untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). Dalam satu surat biasanya ada tiga tanggal yang terdiri dari tanggal surat dibuat atau diketik, tanggal surat dikirim atau diterima dan tanggal yang menyebutkan permasalahan surat.

5. Sistem wilayah atau daerah (geographical system)

Suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan wilayah atau daerah penyusunan arsip-arsip dilakukan berdasarkan pembagian wilayah yang menjadi alamat suatu surat.

Menurut Amsyah (2017), prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen.

Menurut Amsyah (2017) Ada 2 macam penyimpanan, yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai diproses (File Pending) dan penyimpanan warkat yang sudah diproses (file tetap).

1. Penyimpanan Sementara (File Pending) Penyimpanan sementara adalah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai diproses.

2. Penyimpanan Tetap (Permanent File)

Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan adalah sebagai berikut:

1. Pemerikasaan

Langkah ini adalah persiapan menyimpan warkat dengan cara memeriksa setiap lembar dokumen untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen- dokumen bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan. Apabila dokumen sudah dipastikan siap untuk disimpan, maka kita dapat memberikan suatu tanda siap simpan. Tanda atau symbol yang digunakan dapat berupa tulisan File, Arsip, Dokumen, tanda centang, dan lain-lain.

2. Mengindeks

Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya, surat akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung kepada sistem penyimpanan yang dipergunakan. Pada sistemabjad kata tangkapnya adalah nama pengirim, yaitu nama badan pada kepala surat atau nama individu penanda tangan surat untuk jenis surat

masuk, dan nama badan atau nama individu teralamat untuk surat keluar yang disimpan.

3. Memberi Tanda

Langkah ini juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memeberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks 4. Menyortir

Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memeudahkan penyimpanan perlu banyak, sehingga untuk memeudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokan sistem penyimpanan yang dipergunakan.

5. Menyimpan/meletakkan

Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Ada 4 sistem standar yang sering dipilih salah satu sebagai sistem penyimpanan, yaitu sistem abjad, geografis, subjek dan numeric. Langkah ini meurpakan langkah terakhir atau final dalam prosedur penyimpanan dokumen.

Sehingga langkah ini harus dilakukan secara teliti dan hati-hati.

3.3 Peralatan Arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II

Berdasarkan hasil riset dan hasil pengamatan pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II, peralatan yang digunakan dalam pemberkasan arsip adalah sebagai

berikut.

a. Sekat (guide)

Sekat atau Guide arsip adalah pembatas arsip untuk tiap permasalahan Arsip b. Map arsip

Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip atau surat.

c. Filling Cabinet

Filling Cabinet adalah sebuah lemari khusus yang terbuat dari bahan logam dan memiliki ukuran tegak seperti lemari.

d. Perangkat Komputer

Perangkat Komputer adalah sebuah komponen-komponen yang ada pada komputer dimana komponen tersebut sudah sering dilihat sehari-hari bagi pengguna komputer.

e. Lemari arsip

Lemari adalah suatu perabot yang dapat dimanfaatkan untuk menyimpan arsip, yaitu segala sesuatu yang dirasa penting dan butuh untuk disimpan.

f. Folder

Folder adalah sarana tempat penyimpanan arsip kertas yang terbuat dari manila karton, memiliki bentuk seperti map dengan tab atau bagian menonjol disebelah kanan atas.

g. Box arsip

Box Arsip adalah sarana tempat penyimpanan arsip inaktif dan arsip statis dalam bentuk kertas yang diletakkan dalam bentuk kertas yang diletakkan

dalam rak arsip, terbuat dari beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat dan pelapisnya.

h. Rak arsip

Lemari arsip adalah perabot kantor untuk menyimpan dokumen kertas di Folder file.

i. Alat-alat tulis

Contohnya seperti pena, pencil, bolpoin, spidol dan alat tambahan lainnya.

j. Kertas pembungkus berkas arsip

Kertas pembungkus adalah kertas yang digunakan untuk membungkus arsip sebelum arsip dimasukkan dalam box arsip.

Menurut riset dan hasil pengamatan peneliti, peralatan arsip yang tersedia pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II dalam segi jumlah fasilitas kearsipan dirasa kurang memenuhi untuk menunjang kegiatan pemberkasan arsip.

Kurangnya fasilitas membuat pemberkasan mengalami kendala. Seperti kurangnya perangkat komputer pada bagian arsip sehingga memperlambat proses pemberkasan pada balai wilayah sungai sumatera II.

Sugiarto dan Wahyono (2005) mengatakan bahwa terdapat berbagai jenis peralatan dan perlengkapan arsip yang digunakan dalam proses kearsipan.

Peralatan dan perlengkapan yang digunakan tergantung kepada kebutuhan setiap organisasi pada saat mengarsipkan. Adapun peralatan dan perlengkapan yang digunakan yaitu Peralatan arsip. Peralatan arsip sering digunakan untuk menyimpan arsip dalam jumlah yang banyak.

Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005) Peralatan arsip dapat

dikelompokkan menjadi 3 (tiga) jenis yaitu:

1. Alat penyimpanan tegak seperti lemari arsip. Lemari arsip dapat berupa 2 laci, 3 laci, 4 laci, 5 laci, dan 6 laci yang mempunyai kegunaan sebagai tempat gantungan Folder.

2. Alat penyimpanan menyamping merupakan alat yang sama seperti alat penyimpanan tegak namun bedanya diletakkan menyamping bukan tegak.

Alat ini biasa disebut dengan file lateral.

3. Alat penyimpanan berat merupakan alat yang mempunyai fungsi menyimpan arsip lebih banyak dan dapat digerakkan kedepan atau kebelakang dan sering disebut dengan Roll Opack.

Penyimpanan arsip tidak hanya membutuhkan peralatan namun juga memerlukan perlengkapan yang dapat mendukung penyimpanan arsip.

Perlengkapan arsip yang sering digunakan antara lain:

1. Map atau Folder merupkan tempat yang berfungsi sebagai menyimpan arsip seperti map jepit, bantex, dll. Map berfungsi sebagai tempat menyimpan arsip sesuai dengan subjek atau perihal surat.

2. Pembatas atau guide merupakan penunjuk sekaligus tempat berkas-berkas disimpan dan pemisah antara berkas-berkas. Guide juga mempunyai tab (bagian yang menonjol) diantarnya panjang 8-9 cm dan lebar 2 cm. Tab berguna untuk menempatkan atau mencatumkan kode klasifikasi dan disusun secara berdiri.

1. Kata tangkap merupakan singkatan yang dibuat untuk mempermudah dalam pencarian arsip sebagai tanda pengingat arsip yang disimpan.

2. Perlengkapan lain merupakan alat-alat yang mendukung dalam

penyimpanan arsip. Contoh dari perlengkapan lain ini berupa pensil, pena, penghapus, label, dan lain lain.

3.4 Sumber Daya Manusia pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II

Menurut Hasibuan (2012), Manajemen SDM adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat.

Berdasarkan masa pelaksanaannya dan tugas pengembangan, ke dalam beberapa bagian di antaranya sebagai berikut:

1. Pre Service Training (Pelatihan Pra Tugas) Pelatihan yang diberikan kepada calon karyawan yang akan memulai untuk bekerja, atau karyawan baru yang bersifat pembekalan, agar mereka dapat melaksanakan tugas yang nantinya dibebankan kepada mereka.

2. In Service Training (Pelatihan dalam Tugas) Pelatihan dalam tugas yang dilakukan untuk karyawan yang sedang bertugas dalam organisasi dengan tujuan meningkatkan kemampuan dalam melaksanakan pekerjaan.

3. Post Service Training (Pelatihan Purna/Pasca Tugas) Pelatihan yang dilaksanakan organisasi untuk membantu dan mempersiapkan karyawan dalam menghadapi pensiun.

Menurut hasil riset dan hasil penelitian penulis, Kelebihan Sumber daya manusia pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II yaitu sebagai berikut:

1. Adanya pelatihan untuk karyawan yang yang akan bekerja pada balai wilayah sungai sumatera II.

2. Karyawan pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II mampu bekerjasana

dengan baik dalam menyelesaikan pekerjaan dalam tim masing-masing.

3. Karyawan pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II juga memiliki sifat yang sabar dalam membimbing para mahasiswa magang.

Dan kekurangan Sumber daya manusia pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II yaitu Sumber daya manusia pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II masih sangat minim sehingga memperlambat proses pemberkasan arsip.

3.5 Pemberkasan Arsip Aktif 3.5.1 Pemberkasan

Menurut Budiantoro pada bukunya yang berjudul Manajemen Perkantoran (2015), Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.

Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang disebut juga Letter dalam bahasa inggris. Filling merupakan surat masuk dan surat keluar dan akan menjadi arsip. Pemberkasan Arsip atau filling merupakan penyusunan file yang sistematis, logis dan kronologis sesuai dengan metode pemberkasan dengan tujuan agar arsip akurat, cepat dan tepat untuk ditemukan kembali. Sisrem pemberkasan merupakan metode penyimpanan arsip yang secara sistematis kedalam peralatan menurut peraturan yang telah direncanakan.

3.5.2 Arsip Aktif

Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.

Arsip dinamis aktif berdasarkan UU no. 43 tahun 2009 menyebutkan Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

3.5.3 Pemberkasan arsip aktif

Tujuan dilakukannya pemberkasan arsip aktif adalah agar tidak terjadi arsip yang beserakan dimana-mana, lebih rapi tempatnya, dan yang terpenting adalah akan lebih mudah untuk ditemukan kembali.

Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018 Pasal 8

1. Pemberkasan Arsip Aktif, dilakukan terhadap Arsip yang dibuat dan diterima.

2. Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan klasifikasi Arsip.

3. Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilaksanakan melalui prosedur pemeriksaan, penentuan indeks, penentuan kode, tunjuk silang (apabila ada), pelabelan dan penyusunan daftar Arsip Aktif.

Pasal 9

1. Pemberkasan Arsip Aktif menghasilkan tertatanya fisik dan informasi Arsip serta tersusunnya daftar Arsip Aktif.

2. Daftar Arsip Aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas.

3. Daftar berkas paling sedikit memuat informasi tentang:

a. Unit pengolah;

b. Nomor berkas c. Kode klasifikasi

d. Uraian informasi berkas e. Kurun waktu

f. Jumlah g. Keterangan h. Kode klasifikasi i. Uraian informasi arsip j. Tanggal

k. Jumlah l. Keterangan

4. Daftar Arsip Aktif dapat digunakan sebagai sarana bantu penemuan kembali Arsip.

3.5.4 Pemberkasan Arsip Aktif Pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II Balai Wilayah Sungai Sumatera II merupakan unit pelaksana teknis Kementerian Pekerjaan Umum yang ada di Provinsi Sumatera Utara, yang bertugas menjamin terselenggaranya pengelolaan Sumber Daya Air dari hulu hingga ke hilir secara menyeluruh, terpadu dan berkelanjutan serta berwawasan lingkungan.

Balai Wilayah Sungai Sumatera II mempunyai empat ruang kantor Arsip yaitu antara lain Ruangan Arsip Balai Wilayah Sungai Sumatera II, Workshop Balai Wilayah Sungai Sumatera II dan Kantor Arsip di Jalan Sei Ular Medan adalah kantor pusat Arsip di Balai Wilayah Sungai Sumatera II. Untuk

memperlancar arus Informasi salah satu syarat mutlak yang harus terpenuhi agar tujuan dari kantor tersebut tercapai adalah dengan melaksanakan pengelolaan arsip aktif dengan baik dan benar. Pengelolaan arsip aktif dengan penataan yang baik dan benar dapat memperlancar arus informasi dan tugas- tugas yang akan dikerjakan dalam suatu kantor.

Kegiatan pemberkasan arsip aktif memiliki tujuan untuk menyelamatkan arsip sebagai alat bukti yang sah agar arsip terpelihara dengan baik, dan aman sehingga dapat dengan mudah didapatkan kembali dan agar arsip benar-benar terjaga dan menjadi bahan referensi dalam pengembangan Unit Kerja.

Berdasarkan hasil wawancara dan riset, tata pemberkasan arsip di Balai Wilayah Sungai Sumatera II yaitu sebagai berikut:

1. Memilah arsip

Menyusun dan merapikan berkas-berkas yang berantakan dan memilah berkas arsip sesuai kode klasifikasi, menurut tahun dan indeks arsip sesuai kode klasifikasi, menurut tahun dan indeks arsip.

2. Menulis berkas

Menulis berkas yang sudah dipilah ke lembaran daftar arsip yang berisi nomor berkas, nomor item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah, dan keterangan.

3. Mengetik berkas

Mengetik berkas yang sudah ditulis ke dalam program Microsoft Excel, menggabungkan, serta mengurutkan berkas yang sudah diketik.

4. Membungkus berkas

Mengikat berkas arsip dengan tali, kemudian membungkus atau membando berkas dengan kertas samson, lalu memasukkan berkas yang telah dibungkus kedalam box arsip.

5. Menyusun boks kedalam rak arsip

Menyusun box arsip ke ke dalam rak sesuai tahun dari terendah hingga tertinggi dan kode yang sudah ditentukan.

6. Membuat label pada boks

Membuat label pada boks yang sudah disusun di dalam rak. Setelah membuat label lalu ditempelkan pada box yang sesuai dengan label, dan penggabungan data-data arsip dalam 1 rak dan 1 file.

7. Menginput data

Menginput data yang telah digabungkan ke dalam website Balai Wilayah Sungai Sumatera II.

Gambar 3.2

Flowchart Pemberkasan Arsip aktif pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II

Menurut riset dan hasil wawancara dengan bapak andri selaku pegawai arsip pada balai wilayah suangai sumatera II, peralatan arsip yang tersedia pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II dalam segi jumlah fasilitas kearsipan masih kurang memenuhi untuk menunjang kegiatan pemberkasan arsip aktif. Kurangnya Hal tersebut dapat menghambat kelancaran pemberkasan arsip aktif pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II.

3.6 Pemeliharaan Arsip Aktif Pada Balai Wilayah sungai Sumatera II Pemeliharaan arsip adalah kegiatan untuk melindungi, menjaga arsip yang

Memilih Arsip

Menulis Berkas pada Daftar Arsip

Mengetik berkas pada Ms. Excel

Membungkus Berkas Arsip

Menyusun Boks ke dalam Rak Arsip

Membuat Label pada Boks Arsip

Menginput Data

dihasilkan, dan diterima oleh suatu organisasi agar arsip – arsip tersebut aman.

Berdasarkan riset dan hasil pengamatan pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II, metode pemeliharaan arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II adalah fumigasi yaitu perawatan arsip yang melindungi arsip dari kerusakan yang disebabkan oleh rayap, tikus dan bakteri-bakteri dengan cara memberikan zat kimia dan zat fumingan yang dilakukan oleh tenaga ahli dan profesional.

Fumigasi, adalah sebuah metode pengendalian hama menggunakan pestisida. Dalam proses ini, sebuah area akan secara menyeluruh dipenuhi oleh gas atau asap, membunuh semua hama di dalamnya. Metode ini dapat membunuh hama yang hidup di dalam struktur bangunan, misalnya rayap. Fumigasi, adalah sebuah metode pengendalian hama menggunakan pestisida. Dalam proses ini, sebuah area akan secara menyeluruh dipenuhi oleh gas atau asap, membunuh semua hama di dalamnya. Fumigasi dilakukan secara berkala yaitu enam bulan sekali untuk menjaga arsip dari segala kerusakan akibat serangga. Metode ini dapat membunuh hama yang hidup di dalam struktur bangunan, misalnya rayap.

Fumigasi dilakukan pada ruang arsip yang berada di Balai wilayah Sungai Sumatera II dan Gedung Workshop Medan. Fumigasi dilakukan secara berkala antara tiga hingga enam bulan sekali agar arsip-arsip tidak rusak.

Sedangkan menurut Mulyono (2011) Pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara – cara sebagai berikut:

1. Pengatur Ruangan

Ruangan penyimpanan arsip harus terjaga kering/tidak terlalu lembab, terang (tidak terkena sinar matahari langsung), memiliki ventilasi yang

memadai, sehingga sirkulasi udara dapat tetap terjaga dan terhindar dari serangan api, air, maupun serangan pemakan kertas.

2. Pemeliharaan tempat penyimpanan

Sebaiknya arsip disimpan ditempat terbuka, misalnya dnegan menggunakan rak arsip. Tingkat kelembaban yang tinggi dapat menyebabkan timbul jamur dan sejenis akan merusak arsi yang disimpan.

3. Penggunaan bahan pencegah

Untuk menjaga keutuhan arsip agar tetap baik dapat dilakukan dengan cara memberikan abahan pencegah kerusakan seperti kapur barus untuk mencegah serangga – serangga maupun kemungkinan yang lain.

4. Kebersihan

Tempat penyimpanan arsip dan ruangan arsip hendaknya senantiasa bersih dari debu. Untuk membersihkan ruangan dari debu yang melekat sebaiknya menggunakan alat penyedot debu. Selain itu, untuk mencegah timbulnya noda karat di kertas sebaiknya digunakan klip dari bahan plastik yang tidak menimbulkan karat.

Menurut Sedarmayanti (2015:135-136), pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1. Pengaturan ruangan

Ruang penyimpanan arsip harus:

a. Dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 60o -75o Fahrenheit,

dengan kelembaban antara 50-60%).

b. Terang (terkena sinar matahari tak langsung).

c. Mempunyai ventilasi yang merata.

d. Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya.

2. Tempat penyimpanan arsip

Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang agar ada udara diantara berkas-berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu dipenuhi.

3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip

Salah satu caranya adalah meletakan kapur barus (kamper) di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.

4. Larangan-larangan

Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain:

a. Dilarang membawa atau makan ditempat penyimpanan arsip

b. Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran).

5. Kebersihan

Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lainlain. Tujuan pemeliharan arsip adalah untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip agar tidak terjadi kerusakan pada arsip tersebut.

Berdasarkan riset dan hasil pengamatan pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II, metode pemeliharaan arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II

adalah fumigasi yaitu perawatan arsip yang melindungi arsip dari kerusakan yang disebabkan oleh rayap, tikus dan bakteri-bakteri dengan cara memberikan zat kimia dan zat fumingan yang dilakukan oleh tenaga ahli dan profesional.

Fumigasi, adalah sebuah metode pengendalian hama menggunakan pestisida. Dalam proses ini, sebuah area akan secara menyeluruh dipenuhi oleh gas atau asap, membunuh semua hama di dalamnya. Metode ini dapat membunuh hama yang hidup di dalam struktur bangunan, misalnya rayap. Fumigasi, sebuah metode pengendalian hama menggunakan pestisida. Dalam proses ini, sebuah area akan secara menyeluruh dipenuhi oleh gas atau asap, membunuh semua hama di dalamnya. Metode ini dapat membunuh hama yang hidup di dalam struktur bangunan, misalnya rayap.

Fumigasi dilakukan pada ruang arsip yang berada di Kantor Irigasi I Lubuk Pakam, Gedung Workshop Medan, dan Sungai Ular. Fumigasi dilakukan secara berkala antara tiga hingga enam bulan sekali agar arsip-arsip tidak rusak.

Fumigasi dilakukan dengan menutup semua lubang atau ventilasi yang ada di ruangan arsip terlebih dulu dengan tujuan untuk mencegah zat kimianya menyebar ke ruangan atau tempat lain.

41 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai Pemberkasan Arsip Aktif pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:

1. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II yaitu menggunakan sistem kronologis berdasarkan tahun dan dikombinasikan dengan sistem subjek yang kemudian disimpan di dalam rak arsip.

2. Pemeliharaan arsip pada Balai Wilayah Sungai Sumatera II adalah fumigasi yaitu perawatan arsip yang melindungi arsip dari kerusakan yang disebabkan oleh rayap, tikus dan bakteri-bakteri dengan cara memberikan zat kimia dan zat fumingan yang dilakukan oleh tenaga ahli dan profesional.

3. Kegiatan pemberkasan arsip aktif memiliki tujuan untuk menyelamatkan arsip sebagai alat bukti yang sah agar arsip terpelihara dengan baik, dan aman sehingga dapat dengan mudah didapatkan kembali dan agar arsip benar-benar terjaga dan menjadi bahan referensi dalam pengembangan Unit

Dalam dokumen TUGAS AKHIR PEMBERKASAN ARSIP AKTIF PADA BALAI WILAYAH SUNGAI SUMATERA II DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR KEMENTRIAN PUPR OLEH: (Halaman 32-0)