No Masalah Pokok Masalah Akar Masalah
1 2 3 4
1 Cakupan Meningkatnya Level Maturitas ULP (Level 5 tertinggi)
Meningkatkan kematangan organisasi yang berpengaruh pada semakin membaiknya proses pengadaan barang dan jasa pemerintah sehingga dapat mengurangi stigma terkait pengadaan barang dan jasa pemerintah
Peraturan Regulasi Tingkat Daerah Tentang Struktur Organisasi Tata Kelaksanaan
2 potensi penolakan dari berbagai pihak terlibat untuk mengedepankan orientasi pelaksanaan prosedural lebih ke arah orientasi pada proses yang sesuai dengan regulasi sebagai akibat dari organisasi pengadaan barang dan jasa pemerintah yang semakin tinggi level maturitasnya ketimbang berorientasi pada hasil akhir saja
Tugas dan fungsi sudah didefinisikan dan sudah berbasis beban kerja serta sudah sesuai peraturan. Sudah ada pembagian tugas dan fungsi antar unit kerja secara seimbang. Pelaksanaan distribusi pekerjaan sudah sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing. Distribusi pekerjaan, monitoring evaluasi dilakukan secara komputerisasi atau berbasis teknologi informasi
Perbandingan jumlah paket terbanyak yang dikelola pokja/anggota pokja dengan jumlah paket tersedikit yang dikelola pokja/anggota dibawah 1,1, dan kategori pekerjaan dapat dikerjakan oleh seluruh Pokja
3 manajemen resiko tidak ada pada proses perencanaan dan pembinaan
sudah menetapkan prosedur baku (SOP) pengelolaan resiko dalam
pengadaan barang/jasa dan sudah dilakukan monitoring evaluasi
pelaksanaannya serta sudah berbasis teknologi informasi
Memiliki Dokumen SOP pengelolaan resiko yang ditetapkan dan telah memiliki dokumen penerapan/lem bar kontrol oleh anggota pokja dan telah dilaksanakan dengan berbasis teknologi informasi Standarisasi proses pengadaan barang
dan jasa pemerintah dalam melaksanakan proses pengadaan barang dan jasa untuk dapat tetap memberikan
pelayanan yang standar tanpa harus melihat siapa aparatur yang melayani
Memiliki maklumat pelayanan yang didukung teknologi informasi
Bagan alur kerja tentang pemilihan penyedia telah dirumuskan menjadi SOP (ada mutu baku yang terukur dan sudah ditetapkan oleh pimpinan dengan substansi dan atau tata cara penyusunan yang terus dikembangkan sesuai peraturan perundangundangan Minimnya perangkat prasarana dan
sarana penunjang dalam pelayanan
Kesediaan anggaran dalam memenuhi prasarana dan sarana
penunjang layanan pengadaan
Memiliki Standar spesialisasi kebutuhan ULP: Ruang rapat Pokja terdiri dari: ruang pertemuan dengan penyedia;
ruang
kepala dan sekretaris ULP;
ruang arsip; ruang kerja pegawai dan front office).
Standar peralatan (prasarana)
kerja meliputi : meja kursi pegawai, meja kursi rapat, LCD
Projector, perangkat komputer, scanner, ATK, jaringan
internet, alat komunikasi, lemari arsip
standar mutu baku penyimpanan dokumen yang
tidak ada pada proses perencanaan dan pembinaan
Terlaksananya Verifikasi Penerimaan dan Evaluasi RUP dan
Distribusi Dokummen RPP dan Retrival Dokumen Kontrak Penyedia
Tersedianya Dokumentasi RUP, RPP, Hasil Pemilihan dan
Kontrak
Integritas organisasi dan nilai-nilai budaya, kode
etik, dan prinsip-prinsip pengadaan yang
dituangkan dalam regulasi kedaerahan yang disosialisasikan diharapkan dapat mengikis
keraguan dan stigma negatif aparatur sipil negara
dalam berkarir pada bidang pengadaan barang dan jasa
Membangun sistem budaya pada Bagian Pengadaan Barang dan
Jasa
Telah terbentuk komite etik dan tim internalisasi untuk melaksanakan evaluasi terukur dan tindak lanjut atas
penerapan etika pengadaan barang dan jasa
Maturitas dari unit pelaksana yang terbilang rendah
sehingga fasilitas moderen yang tersedia tidak
termanfaatkan dengan baik dan cenderung
mempengaruhi akuntabilitas dari proses pengadaa
Belum tersedianya pelaksanaan pemanfaatan media komunikasi berbasis teknologi informasi untuk memperkenalkan akuntabilitas
terhadap proses pengadaan barang dan jasa
1. Sistem Informasi Pengolah, pengelolaan Dan Penyimpan Data dan Dokumen2.
Dokumen Perencanaan Pengembangan Sistem Pakar3.
Pengembangan Sistem Pakar
tidak terdapat manajemen resiko secara spesifik
pada pekerjaan jasa konstruksi yang memiliki
sangat banyak variabel permasalahan beresiko
Belum Ada Dokumen SOP pengelolaan resiko yang ditetapkan
oleh ULP dan ada dokumen penerapan/lemba r kontrol oleh anggota pokja secara spesifik terhadap proses perencanaan dan
pembinaan, khususnya pada pekerjaan konstruksi yang terus
dikembangkan mengikuti peraturan perundangan khususnya pada PermenPU
1. Dokumen SOP pengelolaan resiko yang ditetapkan 2.
dokumen penerapan/lem bar kontrol oleh anggota pokja dan 3. telah dilaksanakan dengan berbasis teknologi informasi
perkembangan regulasi dan metode pengadaan
barang dan jasa pemerintah lebih cepat terjadi
ketimbang proses edukasi terhadap dunia usaha
Telah memiliki standar pengelolaan perubahan
Kepemilikan standar pengelolaan perubahan
akses informasi masyarakat yang ditunjang dengan
infrastruktur internet dapat dikembangkan untuk
pemanfaatan pelayanan tugas-tugas pada unit
pelaksana yang memiliki tugas berbeda, mulai dari pemanfaatan pendaftaran pengguna badan usaha/perorangan secara online, e-learning, dan
lainlain
Telah memiliki standar pengelolaan pendukung layanan
Kepemilikan standar pengelolaan pendukung layanan
perlunya manajemen resiko dalam menghadapi
kemungkinan penanganan masalah yang timbul
Pembentukan strategi, panduan, dan tata cara pelaksanaan
manajemen resiko pada kejadian proses pengadaan barang dan jasa
1. Dokumen SOP pengelolaan resiko yang ditetapkan2.
dokumen penerapan/lem bar kontrol oleh anggota pokja
akibat ketidakpahaman publik terhadap proses
pengadaan barang dan jasa pemerintah
pada tahapan evaluasi dan penyelesaian sanggah
dan 3. telah dilaksanakan dengan berbasis teknologi informasi
3.2. Telaahan Visi, Misi dan Program Kepala Daerah dan Wakil Daerah Terpilih
a. Tugas dan Fungsi Organisasi Perangkat Daerah terkait Visi, Misi serta Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Terpilih;
Visi dan Misi Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah terpilih periode 2016-2021 yang telah dituangkan dalam Peraturan Daerah Nomor 10 Tahun 2016 tentang RPJMD Provinsi Sulawesi Tengah Tahun 2016-2021 telah menjadi Visi dan Misi Pemerintah Daerah Provinsi Sulawesi Tengah Tahun 2016-2021 adalah : ” Sulawesi Tengah yang Maju, Mandiri dan Berdaya Saing”.
Visi tersebut dikedepankan sebagai salah satu upaya untuk mencapai Visi yang secara eksplisit tercantum dalam Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah (RPJPD) Sulawesi Tengah 2005-2025 yaitu “Sulawesi Tengah yang maju, mandiri, sejahtera dan berkeadilan”.
Sebagai tindak lanjut dari kegiatan yang akan dilakukan pada masa kini dan masa akan datang, optimis untuk mewujudkan visi, maka perlu dituangkan dalam bentuk misi kegiatan yang akan dilakukan yang memungkinkan penyediaan produk atau jasa untuk memenuhi kebutuhan masyarakat sekaligus untuk memelihara kesinambungan dan perkembangan kehidupan masyarakat yang akhirnya akan meningkatkan kesejahteraan masyarakat. Untuk itu, Misi Provinsi Sulawesi Tengah dirumuskan sebagai berikut :
1. Maju :
a) Melanjutkan Reformasi Birokrasi, mendukung Supremasi Hukum dan HAM,
b) Meningkatkan pembangunan infrastrukur daerah dan mendukung kemandirian energy.
2. Mandiri :
a) Meningkatkan pertumbuhan ekonomi melalui pemberdayaan ekonomi kerakyatan.
3. Berdaya Saing :
a) Mewujudkan pengelolaan sumber daya agribisnis dan maritime yang optimal dan berkelanjutan sejajar dengan provinsi maju di Kawasan Timur Indonesia;
b) Meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang berdaya saing dan berbudaya.
Memperhatikan visi dan misi Pemerintah Daerah Provinsi Sulawesi Tengah di atas, terlihat bahwa tugas dan fungsi Biro Pengadaan Barang/ Jasa Sekretariat Daerah Provinsi Sulawesi Tengah sangat krusial dan esensial dalam mendukung terwujudnya visi dan misi tersebut. Untuk melaksanakan pengadaan yang baik, maka diperlukan pembenahan kepada organisasi pelaksananya, salah satu alat yang digunakan adalah analisis SWOT. Analisis SWOT dilakukan untuk mengidentifikasi keadaan organisasi/instansi. Dengan mengetahui kondisi internal organisasi/instansi : Strength (kekuatan) dan Weakness (kelemahan), serta kondisi eksternal:
strategi organisasi/institusi ke depan dengan lebih baik. Berikut analisis SWOT Untuk mengidentifikasi faktor-faktor internal (S dan W) dan eksternal (O dan T) organisasi/instansi dengan lebih tepat dan akurat.
Analisis Lingkungan Internal meliputi : A. Kekuatan (Strenghts)
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 112 Tahun 2018 Tentang Pembentukan Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa Di Lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Dan Kabupaten/Kota, Gubernur Membentuk Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa di Lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Klasifikasi A Dalam Bentuk Biro Untuk Melaksanakan Tugas Dan Fungsi Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa.
2. Peraturan Gubernur Sulawesi Tengah Nomor 4 Tahun 2019 Tentang Perubahan Atas Peraturan Gubernur Nomor 42 Tahun 2016 Tentang Kedudukan Dan Susunan Organisasi Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Dan Inspektorat Daerah.
3. Tersedianya sarana dan prasarana yang baik dalam mendukung manajemen organisasi yang transparan dan demokratis.
4. Komitmen bersama untuk mewujudkan penguatan kelembagaan Biro Pengadaan Barang/
Jasa
B. Kelemahan (Weaknesses)
1. Jumlah aparatur yang belum memadai Kualitas aparatur masih banyak yang belum sesuai standar yang dipersyaratkan.
2. Kualitas aparatur masih belum memadai dalam memahami tupoksi masing-masing bagian di Biro Biro Pengadaan Barang/ Jasa.
3. Etos kerja atau budaya kerja aparatur masih rendah dimana kecenderungan masih bersifat menunggu/reaktif, tidak produktif dan kurang kreatif
4. Penguasaan teknologi informasi yang masih kurang.
5. Belum optimalnya mekanisme pelayanan, sehingga koordinasi dalam pelayanan belum maksimal.
6. Mekanisme dan pola kerja setiap bagian belum tertata dengan efektif dan efisien.
7. Belum konsistennya kebijakan setiap unit kerja dalam mendukung upaya-upaya mewujudkan pelaksanaan koordinasi perencanaan dan penyusunan kebijakan, sinkronisasi pelaksanaan kebijakan di Biro Pengadaan Barang/Jasa.
8. Belum mantapnya pemahaman koordinasi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi masing-masing bagian, terutama berkaitan dengan program jangka panjang
Analisis Lingkungan Internal meliputi : A. Peluang (Opportunities)
1. Adanya komitmen yang tinggi dari Pemerintah Daerah Provinsi Sulawesi Tengah untuk mewujudkan Biro Pengadaan Barang/ Jasa Sekretariat daerah Prov. Sulteng menjadi Pusat unggulan (Center of Excellence) Pengadaan.
2. Kebijakan dan kepedulian pemerintah dalam menyediakan anggaran Biro Pengadaan Barang/ Jasa Sekretariat daerah Prov. Sulteng
B. Ancaman (Threats)
1. Sarana dan prasarana pendukung di Biro Pengadaan Barang/ Jasa Sekretariat daerah Provinsi Sulawesi Tengah belum semuanya terpenuhi.
2. Belum optimalnya partisipasi masyarakat penyedia dalam pelaksanaan pengelolaan Barang/ Jasa.
3. Terjadinya berbagai masalah di bidang sosial seperti bencana, konflik, krisis ekonomi yang memerlukan penanganan yang cepat dan intensif.
4. Masih banyaknya perundangan yang sudah tidak sinkron lagi dengan perkembangan teknologi informasi dan tuntuan masyarakat atas keterbukaan informasi yang semakin tinggi.
5. Harmonisasi kelembagaan yang masih perlu dibangun secara struktural antara Lembaga Penegak Hukum, Kementerian di pusat dan Biro Pengadaan Barang/ Jasa baik provinsi serta kabupaten/kota.
BAB IV