Dalam tahap ini (SDLC), sejumlah alternatif yang telah dibuat perlu untuk dibandingkan sehingga dapat menemukan hanya satu sistem yang terbaik. Masing-masing alternatif sistem yang sudah tetap dibandingkan dengan kondisi sistem saat ini. Perlu diperhatikan, bahwa sistem saat ini dapat dilanjutkan dalam bentuk penggantian sistem baru. Kalau sebuah candidat sistem pengganti tidak memberikan keuntungan yang lebh dibanding sistem saat ini, maka sistem saat ini akan tetap digunakan, sehingga sistem pengganti harus benar-benar memberikan keuntungan dan manfaat melebihi sistem sekarang secara maksimal.
Taktik membandingkan (comparison tactics)
Sistem dibandingkan berdasarkan biaya dan keuntungan secara relatif. Biaya adalah kebutuhan pembayaran untuk perancang dan pengoperasi sistem informasi.Keuntungan adalah nilai atau kondisi tambahan sebagai hasil implementasi sistem informasi. Hal-hal tersebut termasuk mengurangi tingkat kesalahaan (error rates), meningkatkan penjualan (increased customer sales), dan mempercepat waktu respon. Keuntungan merupakan sesuatu yang sulit diukur karena bersifat kualitatif (bukan berupa angka hanya deskriptif saja). Meningkatkan kepuasan konsumen dan mengurangi perlawanan pemakai (end-user resistance) adalah keuntungan kualitatif. Keuntungan adalah kesempatan untuk meningkatkan (memperbaiki) keuntungan perusahaan.
Ada tiga cara satu sistem (A) dapat lebih unggul dibanding sistem lainnya (B).
1. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan kedua sistem mempunyai keuntungan sama.
2. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan A juga mempunyai keuntungan yang lebih banyak dibanding B.
3. A dan B mempunyai biaya yang sama, tetapi A mempunyai keuntungan yang lebih banyak.
Sebuah contoh pertanyaan sulit dijawab, jika sistem A biayanya rendah, tetapi sistem B mempunyai keuntungan yang lebih banyak, mana sistem yang baik ?
Ada banyak contoh perusahaan menyesuaikan sistem informasi baru dengan memperhatikan kenaikan keuntungan dibanding penurunan biaya. Pertama, penggunaan kartu ATM dibenarkan untuk meningkatkan jumlah nasabah bank sehingga menambah pelayanan (added service). Kedua penggunaan laser scanning untuk supermarket adalah untuk mengurangi antrian pembayaran (checkuot lines), yang akan diterjemahka sebagai projected meningkatkan layanan (market share) konsumen. Penekanan pemakaian automation sebagai peningkatan penjualan dan keuntungan dibanding mengurangi biaya.
Menjual (selling) sistem informasi ke manajemen sebagai projected benefits mempunyai dua masalah, yaitu :
a. Sulit menaksir keuntungan secara kuantitatif (to quantify benefits). Berapa banyak nasabah bank menarik uangnya melalui mesin ATM ?.
Berapa besar tingkat pinjaman baru pribadi (the average new customer's loan), checking dan savings balance ?. Banyak yang telah mencoba memecahkan pertanyaan-pertanyaan tersebut melalui probabilitas (use of future probabilities).
Masing-masing pendekatan menambahkan masalah estimasi probabilitas mendatang dan masalah estimasi pendatang mendatang (estimating future revenues).
b. Kalaupun keuntungan dapat ditaksir secara kuantitatif, jarang dalam bentuk nilai uang. Bagaimana waktu tunggu yang pendek dari nasabah terhadap tingkat keuntungan uang yang diperoleh. Bagaimana dapat menterjemahkan mengurangi tingkat kesalahan dengan mengurangi biaya atau menaikkan pendapatan ?. Memang dapat dikerjakan, tetapi sulit, merupakan tugas yang samar-samar (imprecise task). Mengapa penting untuk diterjemahkan (to translate) menjadi keuntungan yang dapat diukur dalam uang (to measurable dollars) ?.
Ada tiga alasan, yaitu :
1. Perusahaan membuat catatan (keep track) uang dengan sistem akuntansi tradisional.
2. Alternatif sistem informasi bersaing dengan alternatif yang berasal dari area lain dalam perusahaan.
3. Top management memutuskan apakah atau tidak memutuskan dengan pengembangan sistem informasi baru.
Suatu saat, adalah relatif mudah membenarkan (justify) otomatisasi berdasar keuntungan daripada biaya. Pada awal proses informasi, pilihanya adalah manual lawan sistem otomatisasi. Perusahaan menjadi modern melalui otomatisasi. Sekarang pilihan lebih sulit. Secara khas, pilihan adalah diantara lama dan versi baru otomatisasi sistem. Menjadi jauh lebih sulit menjual pengembangan sistem baru kepada manajemen berdasarkan probabilistic benefits daripada prediksi biaya yang beralasan. Karenanya, bahasan akan menjelaskan pedoman praktis untuk membandingkan alternatif sistem informasi :
Choose one system over another based on dollars. When two alternatives are nearly equal in dollars, select the system with more nondollar benefits.
Akan digunakan aturan (rule) atau taktik (tactic), sistem analis harus berhati-hati dengan pertimbangan sebagai berikut :
a. Hanya seorang sistem analis dengan kemampuan komunikasi yang tinggi (superior communication skills) dan pertimbangan pengaruh (considerable influence) dapat menjual (sell) ke manajemen sebuah sistem dengan pengukuran biaya yang tinggi tetapi keuntungan yang tidak terukur adalah lebih baik. Hal ini merupakan kesedihan, tetapi masih benar.
b. Angka uang (dollar figures) menyatakan secara tidak langsung (imply) lebih akurat daripada kelayakan. Sebuah perusahaan dapat memprediksi market share-nya dua puluh tahun dari sekarang. Angka peramalan (forecast figure) berisi 3 desimal point yang kelihatan lebih akurat. Kebenaran akurasi adalah jawaban yang lebih baik. Biaya sistem informasi
Keuntungan mencakup dalam model analisis yang hanya dapat diekpresikan dalam nilai uang, dimana jarang terjadi. Ketika dapat diekspresikan dalam nilai uang, ditunjukkan dalam biaya negatif.
Additional system costs $ 49,357 Additional system benefits $(16,423) Net additional system costs $ 32,934
Biaya sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi 3, yaitu : categories, nature, dan when they occur.
Kategori biaya
Pada dasarnya biaya dibagi dalam kategori :
a. Hardware : mainframe, minicomputers, microcomputers, dan peripheral equipment.
b. Software : systems, utility, dan application software.
c. People : analysts, programmers, operators, data entry personnel, dan sebagainya.
d. Supplies : paper, tapes, disk, dan sebagainya.
e. Telecommunications : modem, local area network cabling, multiplexors, front-end processors, dan sebagainya.
f. Physical site : air conditioning, humidity control, security, dan sebagainya.
Gambar 9.1 : Typical sistems operating costs Nature of costs
Membandingkan biaya sistem informasi melalui kehidupan sistem, analis memproyeksi berapa perubahan biaya untuk masa depan. Untuk melakukannya, ada tiga model biaya operasi sistem informasi, yaitu :
a. Linear. b. Exponential. c. Step function.
Ketika biaya terjadi (When costs occur)
Biaya sistem informasi dapat terjadi sekali atau berkesinambungan. On-time costs, development costs adalah berhubungan dengan pengembangan sistem, dan recurring costs, operational costs adalah berhubungan dengan operasi sistem informasi setiap hari. Perbedaan antara one-time (development) dan recurring (operational costs) seringkali dari pilihan materi (matter). Misalnya, pembelian sebuah komputer adalah one-time development system, sedangkan menyewa komputer yang sama adalah recurring operational cost. Gunakan daftat berikut untuk menetapkan biaya :
a. One-time (development) costs. 1. Hardware purchase.
2. Software purchase.
3. Analysis, design, programming, and testing personnel hours. 4. Preparation of computer site.
5. Initial training and orientation of users. 6. Docummentation for new system. 7. Changeover from old to new system. 8. Conversion from old to new file format. b. Recurring (operational) costs.
1. Hardware and software lease.
2. Hardware and software maintenance contracts.
3. Day-to-day personnel cost including analysts and programmers, computer operations, data entry operators, and end-user costs.
4. Computer supplies. 5. Telecommunication costs. 6. Computer site rental or lease. 7. Ongoing training.
Metode untuk komparasi sistem
Ada 4 metode yang biasa digunakan untuk membandingkan dua atau lebih sistem informasi, yaitu :
a. Break-even analysis (BEP) b. Payback period
c. Discounted payback period d. Internal rate of return (IRR). Faktor kualitatif
Hanya seorang analis sistem yang berkharismatik saja yang dapat menjual sistem informasi ke top management tanpa menunjukkan peningkatan keuntungan. Mungkin sistem baru mempunyai biaya yang rendah atau penjualan yang tinggi daripada sistem yang lama. Mungkin laporannya dalam meningkatkan keakuratan atau kepuasan konsumen. Walaupun demikian, faktor-faktor tersebut tidak menyangkut besarnya penghematan uang atau besarnya uang yang dikeluarkan. Suatu saat anda dapat posisi mengirikan dapat menjual sebuah sistem informasi baru ke manajemen dengan menggunakan antisipasi keuntungan daripada penghematan uang.
Selamat !. Anda harus berusaha membantu manajer tingkat atas yang terkait agar dapat ditingkatkan. Mungkin anda akan menjual kemampuan saat ini yang tidak ada. Dalam setiap sebuah kasus, ada sistem informasi saat ini tidak dibandingkan dengan biaya usulan sistem baru.
Membuat rencana menjual sistem informasi baru berdasarkan keuntungan kualitatif daripada biaya kuantitatif adalah hal yang tidak biasa. Seringkali anda menunjukkan beberapa perbedaan biaya sebelum top management mempertimbangkan rekomendasi anda untuk mendesain sebuah sistem informasi baru.
Memang terdapat kaitan antara sistem yang diperbandingkan melalui biaya, tidak dapat diukur dan faktor-faktor perbandingan non-biaya. Faktor kualitatif seperti kinerja sistem informasi dan keuntungan strategi kompetetif menjadi relevan.
Faktor sistem informasi
Beberapa faktor kualitatif yang mengarah kinerja sistem informasi yang baik : a. Mengurangi tingkat kesalahan (increased accuracy).
b. Mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan. c. Mengurangi waktu tanggap dari workstation interaktif. d. Mempercepat waktu penyediaan laporan (informasi). e. Meningkatkan keamanan sistem.
f. Memperbanyak update sumber record aktif. g. Meningkatkan kepuasaan pemakai.
Beberapa faktor tersebut dapat diukur, tetapi tidak dalam uang. Faktor strategi perusahaan
Sistem informasi dapat membuat keuntungan kompetetif dalam perusahaan. Meningkatkan keuntungan saat ini, bagaimanapun juga adalah sulit untuk diestimasi. Kenaikan profit seringkali tidak terjadi secara tiba-tiba, tetapi terjadi beberapa tahun sesudah implementasi dari sistem baru. Ketika dua alternatif sistem mendekati kesamaan perbandingan, pintu terbuka untuk mempertimbangkan faktor strategi perusahaan.
Terdapat faktor-faktor strategi perusahaan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Kepuasan konsumen (customer satisfaction).
Sebuah sistem informasi dapat menyebabkan kehati-hatian menyampaikan produk dan keinginan efisien konsumen. Meningkatkan kepuasan konsumen akan tidak diragukan meningkatkan penjualan. Seperti peningkatan penjualan, bagaimanapun juga sulit untuk diprediksi dan secara kuantitatif.
2. Meningkatkan penjualan (increased sales).
Sistem point of sales (POS) membebaskan dari penyimpanan tugas-tugas rekord. Manajemen mengharap penjualan staff setia terhadap waktu usaha pemasaran dan ini meningkatkan penjualan. Hanya saja penjualan akan meningkatkan kesulitan memprediksi dalam uang.
3. Komitmen konsumen dan vendor (customer and vendor commitments).
Perusahaan mendesain masukan sistem secara online dan memperbolehkan konsumen langsung mengakses ke sistemnya. Konsumen sekarang terkunci (tergantung) pada sistem ini sehingga memiliki komitmen untuk setia (senang) pada perusahaan tersebut. Komitmen konsumen dan vendor sulit untuk diprediksi.
4. Information product marketing.
Seringkali, sistem informasi baru dapat dipakai oleh perusahaan lainnya. Seperti American Airline menyediakan sistem informasi pemasaran produk selama tahun 1970, perusahaan mengembangkan sebuah sistem pemesanan tiket dan kemudian
sistem pemasaran ini juga digunakan oleh jasa penerbangan lainnya, sehingga menjadi produk yang menguntungkan.
BAB X
TEKNIK PENJADWALAN