Sasaran output adalah menyediakan / melayani informasi bagi user Output harus sesuai dengan kebutuhan user (user requirement)
Output yang disampaikan harus memadai untuk kebutuhan user (tidak berlebihan) Jaminan bahwa output sesuai kebutuhan
Jaminan ketepatan penyampaian output Memilih device dan media komputer yang baik Type Output yang dihasilkan oleh sistem informasi :
c Output tercetak
d Output melalui tampilan layar e Audio
Klasifikasi Output Output Eksternal
Dibuat untuk disampaikan kapada pihak-pihak di luar sistem / organisasi Misal : ⇒ Tagihan pelanggan
⇒ Laporan tahunan
⇒ Laporan untuk pelanggan,vendor ⇒ Dan lain-lain
Output Internal
Dibuat untuk kebutuhan di dalam organisasi. Terdiri atas : Historical Report :
Menyajikan informasi rinci kegiatan suatu kelompok / periode tertentu (laporan periodik)
Exception Report :
Menyajikan informasi bagi pimpinan, yang berisi informasi perkecualian (laporan perkecualian)
Turnaround Document :
Output berupa dokumen yang dikembalikan , misalnya bagian dari statement nasabah yang harus diisi dan dikembalikan nasabah
JENIS-JENIS LAPORAN
n Report Untuk Level Manajemen Hierarchical Report
Menyingkat, mengumpulkan dan menyesuaikan data untuk hierarki manajemen sehingga memungkinkan manajer pada semua tingkatan menerima informasi sesuai kebutuhan khusus mereka.
Tipe Report ini terdiri atas 2 jenis : Filter Report
Report dibuat untuk memfilter elemen data yang sesuai dengan permintaan
Contoh : Manajer Proyek membutuhkan laporan biaya bahan baku dan biaya overhead
Responsibility Report
Report dibuat untuk melihat siapa yang bertanggung jawab
Contoh : Manajer Pemasaran memerlukan laporan pengeluaran untuk iklan
o Report Untuk Membandingkan Comparative Report
Tipe Report ini :
Horizontal Report
Contoh : laporan rugi laba, neraca, jumlah setiap item dibandingkan dengan item yang berhubungan pada satu/ lebih report sebelumnya
Vertical Report
Contoh : laporan pendapatan, yang membedakan suatu bagian dari totalnya dalam report (%)
Counterbalance Report
Contoh : laporan keuntungan atau kerugian dari mulai kasus terburuk, moderat hingga terbaik
Monitoring Report
Memperlihatkan sebuah varian (variance) dan divergensi (divergence) dari sebuah standar, anggaran kuota, rencana atau tolak ukur.
Tipe Report ini :
Variance Report
Contoh : laporan kinerja tenaga kerja dirancang untuk membandingkan standard dan hasil nyata
Exception Report
Contoh : Laporan penjualan salesman yang melebihi atau kurang dari target yang telah ditetapkan
Membuat Grafik untuk ilustrasi data
Digunakan untuk mengilustrasikan informasi numerik agar dapat dipahami secara cepat.
Grafik mengubah kuantitas ke suatu bentuk
Perangkat untuk membuat prototype grafik : Spreadsheet, CASE tools, DBMS, 4thGL. Jenis Grafik
n Grafik Sebaran (Scatter Graph) Menggambarkan suatu trend data o Grafik Garis (Line Graph)
Mengggambarkan fluktuasi selama jangka waktu tertentu, apakah naik atau turun (tinggi, rendah atau stabil)
Jenis Grafik lanjutan
p Grafik Batang (Bar Graph)
Menunjukkan proporsi atau kuantitas yang saling berhubungan Ada 2 jenis yaitu
Horisontal (Horizontal Bar Graph)
Digunakan untuk membandingkan item yang berbeda dalam kerangka waktu yang sama
Vertikal (Vertical Bar Graph)
Digunakan untuk mengukur perbandingan item yang sama pada periode waktu yang berbeda
q Sektograf (Sectograph)
Menunjukkan pembagian jumlah total yang terpisah Bagan kue (Pie Chart)
Berupa lingkaran yang disegmentasi yang menunjukkan prosentasi Grafik Lapisan (Layer Graph)
Wilayah antara garis menunjukkan kuantitas dan ditambahkan ke jumlah total
r Piktograf (Picturegraph)
Serupa batang hanya diganti dengan icon. Setiap gambar menunjukkan kuantitas item yang diilustrasikan
MEDIA OUTPUT c Printer
Jenis impact, menggunakan pukulan (impact) dan pita (ribbon) untuk menghasilkan cetakan
♣ Dotmatrix printer ♣ Daisy wheel printer ♣ Line printer
♣ Band printer
Jenis non-impact, menggunakan teknologi penyinaran, pemanasan, atau tinta ♣ Ink jet ♣ Desk jet ♣ Laser jet ♣ Thermal printer d Screen monitor Monochrome
CRT RGB (CGA, VGA, Super VGA) LCD (passive,active)
e Output Audio (suara)
f Output microform (microfilm dan microfiche) Pertimbangan Pemilihan Media Output
z Untuk siapa output tersebut diberikan z Seberapa banyak yang dibutuhkan z Di mana output tersebut dibutuhkan z Jenis media (tercetak,layar,suara) z Seberapa cepat dibutuhkan
z Frekuensi output
z Berapa lama output disimpan(retensi)
z Apakah terdapat aturan tertentu dalam membuat, menyimpan,dan menyampaikan output
z Perhitungan biaya maintenance dan supplies z Pengaruh teknologi yang dipilih
Pedoman Pembuatan Output Tercetak
Laporan dirancang untuk dibaca dari kiri ke kanan
Item yang penting diletakkan sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan Semua halaman harus mempunyai titel , tanggal , dan nomor halaman Semua kolom harus dilabel
Singkatan sebaiknya dihindarkan Metode Perancangan Output yang Efektif
c Informasi yang disampaikan terdiri dari : • Informasi yang tetap (Constant Information)
• Informasi yang berubah (Variable Information)
Informasi yang berisi data atau hasil perhitungan yang menjadi isi output. Misal : isi detail
d Pada lay-out harus ditunjukkan panjang karakter dan jenis data setiap informasi variabel,
Misal : Untuk menunjukkan panjang informasi sejumlah 30 karakter alfanumerik diberi tanda X sebanyak 30 buah,
Untuk menunjukkan panjang informasi sejumlah tujuh karakter numerik diberi tanda 9 sebanyak tujuh buah. Bila ingin ada tanda pemisah harus dicantumkan, contoh : 9.999.999,99
e Jika informasi yang ditampilkan berulang-ulang dalam suatu kolom, gunakan tanda garis memanjang dari atas ke bawah pada kolom tersebut (detail lines)
f Untuk menghitung lebar tiap kolom, tentukan panjang field sesuai dengan kamus data
Misal : Kolom NIM pada laporan daftar mahasiswa (a) panjang field sesuai kd, 10 karakter
(b) panjang judul 18 (NO INDUK MAHASISWA)
(c) ditambah 2 spasi kosong untuk jarak dengan kolom berikutnya (d) jumlahnya menjadi panjang kolom, yaitu 20
g Gunakan printer lay-out form Tahap Pembuatan Output Tercetak
1. Tentukan kebutuhan laporan 2. Tentukan pemakai laporan tsb
• Staf operasi ⇒ laporan operasional • Manajer ⇒ laporan manajerial 3. Tentukan elemen data yang akan dimasukkan 4. Hitung jumlah karakter tiap kolom
5. Buat judul laporan
6. Tentukan jumlah detil setiap halaman 7. Tentukan jumlah halaman setiap laporan
8. Tentukan tanggal laporan (tanggal tertentu atau per periode) 9. Buat judul tiap kolom
10. Tentukan jenis data (A,X,9) pada informasi variabel 11. Tentukan letak summary(control break)
Pedoman Tambahan lain
Jika jumlah halaman laporan lebih dari satu maka pada bagian bawah halaman (kecuali halaman terakhir) dicetak keterangan “bersambung” dan pada akhir
laporan di halaman terakhir dicetak keterangan “ akhir laporan “
Jika suatu kolom numerik merupakan hasil perkalian dua kolom numerik lainnya (misalnya NILAI JUAL, yang merupakan hasil perkalian JUMLAH UNIT dan
HARGA PER UNIT) pastikan bahwa jumlah digit yang disediakan cukup
Jika terjadi level break tambahan satu baris kosong sebagai pemisah. Hindari data duplikat (pada laporan berlevel)
Bedakan LAPORAN dari DAFTAR
Selain laporan dalam bentuk angka, laporan dalam bentuk grafik cukup bermanfaat bagi manajemen level menengah ke atas
BAB XVI PERANCANGAN KELUARAN