MEKANISME DAN PROSEDUR PEMUTAKHIRAN DATA PESERTA PKH
A. PEMUTAKHIRAN DATA PERTAMA
Pemutakhiran data pertama adalah proses yang dilakukan setelah pelaksanaan validasi yaitu melengkapi dan mengumpulkan data yang diperlukan untuk kesempurnaan data hasil validasi, terutama data fasilitas kesehatan,pendidikan,data fasilitas Kesejateraan Sosial (KESOS) dan Komplementaritas program kesejateraan sosial.
1.Data Fasilitas Layanan Kesehatan a) Provinsi
b) Kabupaten/Kota c) Kecamatan d) Desa/Kelurahan e) Alamat Faskes
f) Jenis Faskes (bidan, klinik, mantri, polindes, posyandu, puskesmas, pustu, pusling, Rumah sakit)
g) Nama pimpinan
2.Data Fasilitas Layanan Pendidikan a) Provinsi
b) Kabupaten/Kota c) Kecamatan d) Desa/Kelurahan e) Alamat Fasdik
f) Jenjang sekolah (SD/MI/SDLB/Paket A/Pesantren setingkat SD, SMP/MTs/SMPLB/Paket B/ Pesantren setingkat SMP) g) Nama kepala sekolah
h) Kementerian / Lembaga (Kemendikbud dan Kemenag) i) Jenis Fasdik (informal, negeri dan swasta)
j) Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN) k) Nomor Induk Siswa Nasional (NISN) 3.Data FasilitasLayanan KESOS
a) Provinsi
b) Kabupaten/Kota c) Kecamatan d) Desa/Kelurahan
e) Jenis fasilitas kesejahteraan sosial ( panti sosial, rumah singgah, rumah perlindungan sosial, lembaga kesejahteraan sosial)
f) Rutilahu
g) KUBE dan usaha ekonomi produktif h) Jamsostek/askesos
4. Data Bantuan Sosial Lainnya
a) Program Beras Sejahtera (rastra) b) Program Indonesia Pintar c) Program Indonesia Sehat 5. Data Status Keluarga
a) Nama penanggungjawab keluarga penerima PKH b) Nama Anggota Keluarga Penyandang Disabilitas berat c) Nama Anggota Keluarga Lanjut Usia
d) Tempat dan tanggal lahir pengurus e) Pekerjaan pengurus
f) Nama ibu kandung g) Nama pendamping PKH h) Alamat pengurus
i) Jenis kelamin
j) Kategori AK (anggota keluarga) k) Hubungan AK
l) Jenjang pendidikan 6.Formulir Pemutakhiran
a) Pengenalan Formulir Pemutakhiran b) Tata carapengisian
Pengisian formulir pemutakhiran data dilakukan dengan cara: 1) Memeriksa kelengkapan dokumen pendukung 2) Mengisi dan mencatat formulir pemutakhiran data:
(a) Apakah alamat KMini ditemukan :
Pertanyaan ini ditujukan untuk mengetahui apakah alamat KM ditemukan atau tidak
(b) Apakah KM ini pindah alamat keluar wilayah PKH Pertanyaan ini ditujukan untuk mengetahui apakah KM ini pindah alamat ke wilayah yang bukan lokasi pelaksana PKH
Prosedur pindah domisili antar wilayah PKH (desa, kecamatan, kabupaten/kota dan provinsi) akan dijelaskan pada bagian....
(c) Apakah KM ini double dengan KM lain
Pertanyaan ini untuk mengetahui apakah KM ini rangkap dengan KM lainnya, baik yang sudah menjadi peserta PKH maupun belum menjadi peserta PKH. Yang dimaksud dengan rangkap adalah jika terdapat nomor peserta PKH yang sama dengan anggota keluarga yang sama atau nama pengurus dan anggota keluarganya sama.
(d) Apakah peserta PKH ini merupakan keluarga miskin ? Pertanyaan ini ditujukan untuk mengetahui apakah peserta PKH ini merupakan keluarga miskin.
Untuk peserta PKH yang dinyatakan mampu harus dilengkapi dengan surat keterangan dari aparat setempat. (e) Nama pengurus:
Perempuan dewasa dari keluarga inti yang masih mengurus anggota keluarganya
Identitas Pengurus keluarga
(1) Tempat lahir : tempat lahir pengurus peserta PKH (2) Tanggal lahir : tanggal lahir pengurus (3) Alamat pengurus : alamat pengurus peserta PKH
saat ini
(4) Provinsi : provinsi tempat peserta PKH berada (5) Kabupaten : kabupaten tempat peserta PKH berada (6) Kecamatan : kecamatan tempat peserta PKH berada
I. dentitas Anggota Keluarga
(1) Nama anggota keluarga (AK ) :
Nama semua orang yang terdapat dalam satu keluarga
(2) Kategori :
Apa sebagai ibu hamil, anak balita, anak SD, anak SMP, l anak SMA ,disabilitas berat, lanjut usia dan meninggal
(3) Hubungan dengan kepala KM (KRT): Apa sebagai suami, istri, anak, menantu, cucu, orang tua, mertua, family lain dan lainnya (4) Jenis kelamin:
Isi dengan jenis kelamin laki-laki atau perempuan (5) Tanggal lahir:
Isi dengan tanggal, bulan dan tahun kelahiran AK (6) Umur:
Isi dengan umur AK saat ini (7) Jenjang pendidikan:
Isi jenjang pendidikan AK (8) Usia kehamilan:
Isi dengan usia kehamilan dalam minggu (9) Status anak (pekerja anak, disabilitas): Isi status anak calon peserta PKH saat ini, apa ada yang bekerja (Pekerja anak) atau penyandang disabilitas
(10)Nama sekolah:
Isi nama sekolah tempat anak calon peserta PKH bersekolah baik formal maupun non formal (11)Nama pelayanan kesehatan:
Isi nama layanan kesehatan seperti puskesmas, pustu, polindes, posyandu, pusling tempat ibu hamil dan atau anak balita mendapatkan layanan kesehatan
(i) menjelaskan kewajiban yang harus dilakukan peserta PKH sebelum menandatangani kesediaan menjadi peserta PKH di formulir pemutakhiran data
(ii) menjelaskan sanksi yang akan diberikan kepada peserta PKH sebelum menandatangani kesediaan menjadi peserta PKH di formulir pemutakhiran data
(iii)menjelaskan tentang ketentuan sebagai peserta PKH dan meminta calon peserta untuk menandatangani form pemutakhiran data (iv) menjelaskan sanksi dan implikasi apabila tidak
menjalankan komitmen
(v) memberi kesempatan kepada peserta TOT untuk bertanya tentang formulir pemutakhiran data (12)Nama pelayanan kesos
b.Waktu Pelaksanaan
Pemutakhiran data peserta PKH dilakukan setiap saat dan terus menerus sesuai dengan kondisi peserta PKH. Hasil pemutakhiran ini akan berpengaruh pada jumlah bantuan dan pelaksanaan verifikasi.
Pada umumnya proses pemutakhiran data dilakukan sebelum pelaksanaan verifikasi kesehatan dan pendidikan. Namun demikian pada setiap tahapannya pelaksanaan pemutakhiran data berbeda-beda.
Pelaksanaan pemutakhiran data pada setiap tahapan penyaluran bantuan dilaksanakan sebagai berikut:
1) Tahap I
a) Penyaluran tahap I yang dilaksanakan pada bulan Maret mengacu pada pemutakhiran data yang dimulai bulan November, Desember dan Januari.
b) Entry data dilaksanakan sampai dengan bulan Februari c) Entry verifikasi dilaksanakan pada bulan Februari d) Final closing dilaksanakan pada bulan Februari 2) Tahap II
a) Penyaluran bantuan tahap II yang dilaksanakan pada bulan Juni mengacu pada pemutakhiran data yang dimulai bulan Februari, Maret dan April.
b) Entry data dilaksanakan sampai dengan bulan Mei c) Entry verifikasi dilaksanakan pada bulan Mei d) Final closing dilaksanakan pada bulan Mei
3) Tahap III
a) Penyalurantahap III hanya berdasarkan verifikasi b) Setelah dilakukan entry verifikasi langsung dilakukan
temporary dan final closing
c) Besaran nilai bantuan berdasarkan pemutakhiran data tahap II
d) Pemutakhiran data dilakukan setelah final closing tahap III
4) Tahap IV
a) Penyaluran bantuan tahap IV yang dilaksanakan pada bulan Desember mengacu pada pemutakhiran data yang dimulai bulan Agustus, September dan Oktober. b) Entry data dilaksanakan sampai dengan bulan November c) Entry verifikasi dilaksanakan pada bulan November d) Final closing dilaksanakan pada bulan November c.Entry Pemutakhiran
a) Pemutakhiran Data
Modul ini berfungsi untuk melakukan pemutakhiran data Peserta PKH.
Proses untuk mengakses halaman Pemutakhiran Data: Pilih Menu Pemutakhiran Data
Pilih Sub Menu Pemutakhiran Data
Tampilan Utama halaman Pemutakhiran Data akan muncul seperti dibawah ini
Gambar Halaman Utama Pemutakhiran Data (menunggu aplikasi terbaru) Jumlah anggota keluarga secara otomatis akan menghitung jumlah indeks bantuan tertinggi sebanyak 3 (tiga) anggota keluarga. Proses untuk mengakses halaman Utama Pemutakhiran Data: Pilih kriteria berdasarkan Propinsi, Kabupaten/Kota, Kecamatan, Kelurahan, Pendamping dan Kata Kunci
Tekan tombol Tampilkan
Data sesuai kriteria akan muncul jika ada, jika tidak ada sesuai kriteria maka data tidak akan muncul di daftar Klik angka 1, atau 2 dst.. jika ingin melihat daftar data selanjutnya
Klik tanda > jika ingin melihat daftar data selanjutnya Klik tanda >> jika ingin melihat daftar data terakhir Klik tanda < jika ingin melihat daftar data sebelumnya Klik tanda << jika ingin melihat daftar data pertama Select All berfungsi untuk memberi tanda thick (?) di semua daftar data Peserta
Deselect All berfungsi untuk menghapus tanda thick (?) di semua daftar data Peserta
Valid berfungsi untuk mengecek ke Valid an data peserta Hapus berfungsi untuk menghapus data peserta PDF berfungsi untuk mengupload daftar data peserta ke format file PDF
Excel berfungsi untuk mengupload daftar data peserta ke format file Ms. Excel
Klik No. Peserta di dalam daftar, untuk melakukan proses pemutakhiran data peserta tersebut
Setelah meng-klik No. Peserta, maka halaman pemutakhiran Peserta akan muncul seperti dibawah ini:
Gambar Halaman Detail Pemutakhiran Data
Proses untuk mengakses halaman Detail Pemutakhiran Data Peserta PKH:
Pilih data Propinsi, Kabupaten/Kota, Kecamatan dan Kelurahan
Pilih data Nama Pengurus Pilih data Pendamping
Masukkan data alamat di kotak Alamat
Masukkan data No. RT/RW di kotak RT/RW Pilih pilihan "Apakah Alamat KM ditemukan?". Ya atau Tidak
Pilih pilihan "Apakah KM ini pindah alamat keluar wilayah PKH?". Ya atau Tidak
Pilih pilihan "Apakah KM ini double dengan KM lain?". Ya atau Tidak
Pilih pilihan "Apakah KM ini merupakan KM sangat miskin?". Ya atau Tidak
Edit berfungsi untuk mengedit data sesuai dengan row data AK , maka daftar data AK akan muncul sperti dibawah ini:
Beberapa keterangan mengenai field informasi yang dapat diupdate:
NamaAK : informasi nama anggota keluarga KAT atau Kategori data AK
HUB atau Hubungan Keluarga: hubungan anggota keluarga, pilih salah satu di antara: KRT, Anak, Istri/Suami, Mertua, dan Menantu
JK atau Jenis Kelamin: informasi jenis kelamin anggota keluarga
Tanggal Lahir: informasi tanggal lahir anggota keluarga, penting sekali untuk disesuaikan karena akan menentukan Persyaratan masuk program PKH (harus diisi)
Umur: Umur data AK
JNJG atau Jenjang Sekolah: informasi jenjang sekolah terakhir yang pernah/sedang ditempuh anggota keluarga KELAS: informasi kelas pada jenjang sekolah terakhir yang pernah/sedang ditempuh anggota keluarga
STS atau Status Daftar Sekolah
Sekolah atau Bersekolah di: informasi di mana anggota keluargabersekolah, posisi sistem saat ini menampilkan daftar sekolah menurut Kelurahan di mana anggota keluarga berdomisili
Ketik minimal 3 huruf di kotak Sekolah, seperti gambar dibawah ini
Status Hamil: informasi kehamilan anggota keluarga, hanya berlaku bagi Ibu Hamil
Usia atau Usia Kehamilan
FASKES atau Fasilitas Kesehatan: informasi pelayanan fasilitas yang digunakan oleh anggota keluarga bersangkutan
Ketik minimal 3 huruf di kotak FASKES, seperti gambar dibawah ini
Hapus berfungsi untuk meng-hapus data AK sesuai dengan row data AK yang di hapus
Jika ingin menambah data AK, klik tombol Tambah, maka akan mucul daftar seperti dibawah ini:
Gambar daftar input data AK
Klik tombol Simpan di dalam kotak daftar AK , untuk memasukkan data AK ke dalam daftar data AK Tekan tombol Batal jika ingin membatalkan proses update data
Tekan tombol Simpan jika ingin menyimpan data dan mengakhiri proses
b) Pemutakhiran Pindah Alamat/Berhenti
Modul ini berfungsi untuk melakukan pemutakhiran data Pindah Alamat/Berhenti.
Gambar Sub Menu Pemutakhiran Pindah Alamat/Berhenti
Proses untuk mengakses halaman Pemutakhiran Data Pindah Alamat/Berhenti:
Pilih Menu Pemutakhiran Data
Pilih Sub Menu Pemutakhiran Data Pindah Alamat/Berhenti
Tampilan Utama halaman Pemutakhiran Data Pindah Alamat/Berhenti akan muncul seperti dibawah ini:
Gambar Halaman Utama Pemutakhiran Pindah Alamat/Berhenti Proses untuk mengakses halaman Utama Pemutakhiran Data Pindah Alamat/Berhenti:
Pilih kriteria berdasarkan Propinsi, Kabupaten/Kota, Kecamatan, Kelurahan, Pendamping dan Kata Kunci
Tekan tombol Tampilkan
Data sesuai kriteria akan muncul jika ada, jika tidak ada sesuai kriteria maka data tidak akan muncul di daftar Klik angka 1, atau 2 dst... jika ingin melihat daftar data selanjutnya
Klik tanda > jika ingin melihat daftar data selanjutnya Klik tanda >> jika ingin melihat daftar data terakhir Klik tanda < jika ingin melihat daftar data sebelumnya Klik tanda << jika ingin melihat daftar data pertama PDF berfungsi untuk mengupload daftar data peserta ke format file PDF
Excel berfungsi untuk mengupload daftar data peserta ke format file Ms. Excel
Klik radio button pada kolom pilih di tabel untuk memilih peserta yang akan dimutakhirkan pindah alamat/berhenti
Gambar tabel Pemutakhiran Pindah Alamat/Berhenti Tekan tombol berhenti jika peserta akan diberhentikan sebagai peserta PKH
Setelah menekan tombol berhenti maka akan muncul halaman seperti di bawah ini:
Gambar Halaman Detail Berhenti
Tekan tombol pindah jika peserta pindah alamat Setelah menekan tombol pindah maka akan muncul halama seperti di bawah ini :
Gambar Halaman Detail Pindah Alamat
Proses untuk mengakses halaman detail berhenti: Pilih alasan peserta diberhentikan
Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Pemberhentian Peserta
Tekan Tombol Batal untuk membatalkan penyimpanan Proses untuk mengakses halaman detail Pindah Alamat : Pilih Drop Down Propinsi, Kabupaten/Kota, Kecamatan dan Kelurahan baru peserta
Ketik alamat baru peserta Ketik RT/RW baru peserta Ketik alasan peserta pindah
Tekan Tombol Simpan untuk menyimpan data Pindah Alamat Peserta
Tekan Tombol Batal untuk membatalkan penyimpanan