2. Garis Besar Updating Direktori
2.5. Pemutakhiran dan Kegunaan Direktori
Frame Direktori (I-A) Industri Besar dan Sedang dimutakhirkan dalam dua tahap yaitu :
Tahap 1 (Perusahaan yang baru/terlewat, yang baru jadi nonaktif dan yang pindah)
Direktori awal/sementara disiapkan pada bulan April-Mei dengan menggunakan informasi dari daftar isian I-B untuk perusahaan yang baru/terlewat dan menggunakan daftar isian II-B untuk perusahaan yang baru non aktif (tutup), berubah skala menjadi kecil, pindah lokasi dan tidak terpakai/usang. Filenya dikirimkan ke BPS RI c.q Subdirektorat Statistik Industri Besar dan Sedang Direktorat Statistik Industri paling lambat pada tanggal 1 Mei tahun pelaksanaan survei. Ditingkat pusat informasi yang terdapat pada frame direktori juga digunakan untuk mempertahankan konsistensi penggunaan KIP dari seluruh BPS Provinsi. Sedangkan di BPS daerah berguna untuk memonitor kelengkapan survei tahunan (Daftar II-A) baik yang respon maupun tidak.
Tahap 2
BPS Daerah menyelesaikan Direktori final pada bulan Oktober-November, memasukkan tanda/flag untuk yang aktif tapi non respon dan melakukan perubahan berdasarkan isian yang terdapat pada daftar II-B seperti nama perusahaan, alamat, telpon dan faxsimile. Penyelesaian akhir ini tidak akan memakan waktu lama, karena sebagian besar telah dilakukan pada tahap 1 (Direktori sementara). Dalam aplikasi program pengolahan Updating Direktori Industri Besar dan Sedang pada level Provinsi disediakan tabel laporan yang memperlihatkan banyaknya perusahaan aktif (termasuk perusahaan baru dan yang aktif kembali) serta banyaknya perusahaan yang non aktif baik tutup, kecil dan usang dengan nama tabel A-11 seperti gambar sebagai berikut :
PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG 25
BPS Provinsi/Kabupaten/Kota bisa menghitung tingkat respon sebenarnya yaitu banyaknya kuesioner II-A yang masuk dengan keadaan terisi lengkap dibanding dengan banyaknya perusahaan yang aktif dalam direktori.
Selain itu dalam tabel juga dapat juga digunakan oleh BPS Provinsi untuk memonitor hasil pelaksanaan kegiatan survei dilapangan masing-masing Kabupaten/Kota. Skema kedua tahap tersebut serta hubungannya dengan penjadwalan waktu pelaksanaan Survei Perusahaan Industri Besar dan Sedang terkait penggunaan kuesioner I-B, II-A, II-B, dan II-C dapat dilihat pada diagram 4.
26 PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG
Diagram 4.
Waktu Dan Keterkaitan Antar Kegiatan
Pemutakhiran Direktori, Pencacahan dan Data Entri
NOV DES JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGS SEP OKT NOV
Data Entri II-A
I-A Regeneasi Matching Cek Lapangan Daftar IS-L Data Entry I-B Antar Kuesioner Perusahaan Lama · Antar Kuesioner Perusahaan Baru · Pencacahan Persh Terlewat dg II-C I-B II-A II-C
II-B Lapor Keadaan
Tutup, Kecil, Non Respon FINAL Direktori Sementara Ambil Kuesioner
PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG 27 2.5.2. Kegunaan Direktori
Selain untuk mendaftar perusahaan, sistem Direktori juga menyediakan beberapa unsur informasi, yaitu :
· Informasi dari daftar II-B, Direktori dapat digunakan untuk menyimpan informasi tentang perusahaan nonaktif baru.
· Direktori juga dapat memperlihatkan perusahaan yang non respon selama 3 tahun terakhir, sehingga pengawas dapat melihat secara cepat perusahaan-perusahaan yang sulit bekerjasama dengan BPS.
· Penerimaan kuesioner dari Kabupaten/Kota dapat dicatat dalam media komputer melalui modul penerimaan. Dibanding memakai arsip di kertas, cara ini akan mempercepat tugas BPS Provinsi untuk mengetahui berapa kuesioner yang sudah diterima dari tiap Kabupaten/Kota.
· Mengirim kuesioner ke Pusat dapat dicatat didalam disket/CD/file (dengan modul pengiriman). Dengan cara ini, daftar kuesioner yang akan dikirim dapat dicetak sekaligus, sehingga tak perlu diketik lagi pada lembar kertas khusus.
Pencatatan penerimaan dan pengiriman kuesioner oleh BPS Provinsi akan memaksa BPS Provinsi membandingkan KIP setiap kuesioner dengan KIP di Direktori. Karenanya, Pusat tidak akan menerima lagi kuesioner yang KIP-nya tidak ada atau tidak konsisten dengan Direktori. Cara ini juga mendorong BPS Provinsi untuk secara cepat memperbaiki Direktori bila ada perubahan, seperti: ada perusahaan baru, aktif lagi, dan baru nonaktif, tanpa menunda-nunda tugas ini sampai saat terakhir.
28 PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG
2.5.3. Arsip
Pengarsipan data sangat penting, untuk itu Kasi Statistik Industri di BPS Provinsi perlu menjaganya dengan ekstra hati-hati. Ongkos menggandakan data ke disket/CD/Flashdisk relatif kecil sedangkan kerugian akan sangat besar kalau harus mengulang memasukkan data lagi. Masalah penyimpanan data jangan seluruhnya diserahkan ke staf yang mungkin tidak tahu data mana yang perlu disimpan atau tidak. Setiap saat Kasie harus memastikan bahwa stafnya secara rutin mem-back up file data dan program, sehingga setiap data yang hilang, (misalnya terkena virus) atau file mengalami kerusakan akibat masalah teknis diluar kegiatan pengolahan data seperti pemadaman listrik, maka program atau data dapat dengan mudah diperbaiki. Setiap 4-8 jam setelah data entry, backup harus segera dilakukan. Sebaiknya ada 2 generasi backup, sehingga, kalau satu hilang, masih ada cadangan satu lagi.
Setiap akhir tahun survei, sebelum data di regenerasi untuk survei tahun berikutnya, pengawas harus yakin bahwa backup seluruh data telah dilakukan, seluruh backup harus diberi label yang jelas serta disimpan di tempat yang aman, misalnya di lemari kabinet Kepala Bidang. Sebaiknya, ada 2 copy backup, satu untuk sering dipakai, satu untuk cadangan. Setiap akhir tahun survei, Kasie Statistik Industri BPS Provinsi harus memastikan bahwa daftar lengkap perusahaan hasil I-B atau daftar perusahaan baru sudah dicetak (I-B-1) untuk penggunaan masing-masing BPS Provinsi maupun BPS Kabupaten/Kota. Daftar ini bertujuan untuk menghindari pemeriksaan ulang yang tidak perlu terhadap calon perusahaan yang sama guna pelaksanaan survei tahun berikutnya, BPS Provinsi dan BPS Kabupaten/Kota harus menyimpan hasil listing lengkap semua calon perusahaan yang pernah diperiksa I-B paling sedikit 5 tahun.
PEDOMAN PEMUTAKHIRAN DIREKTORI INDUSTRI BESAR DAN SEDANG 29 2.5.4. Analisis
Setelah hasil entri I-B (Direktori sementara) dikirim ke BPS Pusat, maka BPS Provinsi dan Pusat melakukan analisis sederhana yaitu membandingkan tingkat keberhasilan berbagai sumber untuk tiap-tiap Provinsi.
Analisis dipusatkan pada 4 masalah :
1. Tingkat keberhasilan total secara rata-rata sebaiknya antara 20 s/d 60 %, jika dibawah 20 % berarti ada indikasi bahwa target terlalu tinggi atau pilihan sumbernya kurang jitu, jika lebih dari 60 % berarti targetnya terlalu rendah, sehingga perlu dinaikkan.
2. Tingkat keberhasilan setiap sumber, sumber yang memberikan tingkat keberhasilan tinggi perlu digunakan terus. Sumber yang tingkat keberhasilannya rendah sebaiknya digunakan secara selektif.
3. Umur perusahaan yang ditemukan. Setelah dua tahun pemutakhiran Direktori, idealnya perusahaan yang ditemukan adalah perusahaan baru atau berumur satu tahun. Sebaliknya, bila perusahaan baru yang ditemukan hanya sedikit, kemungkinan besar belum berhasil menemukan perusahaan baru atau ada perusahaan baru tetapi tidak dilaporkan.
4. Perusahaan skala Besar, tujuan utama pemutakhiran Direktori adalah menemukan perusahaan-perusahaan yang relatif besar, dimana pada umumnya mempunyai peranan besar dalam penyerapan tenaga kerja. Sehingga lebih diutamakan sumber yang banyak perusahaan besarnya. Jika perusahaan besar yang ditemukan terlalu sedikit, pengawas perlu memeriksa kembali pilihan sumbernya.