BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.2. Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan
2.2.3. Penagihan ke Para Pelanggan
Aktivitas dasar yang ketiga dalam siklus pendapatan menurut Romney dan Steinbart (2005 : 19) adalah penagihan ke para pelanggan dan memelihara data piutang usaha. Gambar 2.4. menunjukkan penagihan dan pembaruan piutang usaha sebagai proses terpisah dan, dlaam praktiknya, kedua fungsi ini dilakukan oleh dua fungsi terpisah dalam departemen akuntansi.
© 2008 Prentice Hall Business Publishing Accounting Information Systems, 11/e Romney/Steinbart 66 of 161 3.1 Billing Customer 3.2 Maintain Accts. Rec. Sales Order Entry Billing and Accounts Receivable Customer Sales General Ledger & Rept. Sys. Shipping Mailroom Sales Order Sales Invoice Remittance List Gambar 2.4.
Diagram Arus Data Untuk Penagihan ke Para Pelanggan (Billing) Sumber: Romney dan Steinbart (2008 : 66)
2.2.3.1. Penagihan (Invoicing)
aktivitas penagihan hanyalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengirirman. Aktivitas ini membutuhkan informasi dari departemen pengiriman yang mengidentifikasi barang dan jumlah yang dikirim, serta informasi mengenai harga dan syarat khusus penjualan lainnya dari departemen penjualan.
Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan yang memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan kemana harus mengirimkan pembayaran.
Teknologi informasi memberikan peluang untuk mengurangi biaya yang berhubungan dengan penagihan. Mengirimkan faktur ke parusahaan melalui EDI (Electronic Data Interchange) lebih cepat dan lebih murah daripada mengirimkan dokumen kertas.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang terintegrasi juga memberikan peluang untuk menyatukan proses penagihan dengan fungsi penjualan dan pemasaran, dengan memanfaatkan data pembelian seorang pelanggan sebelumnya untuk mengirim informasi mengenai produk dan jasa terkait bersama dengan laporan bulanan.
2.2.3.2. Memutakhirkan Piutang Usaha (Updating Account Receivable)
Fungsi piutang usaha, yang bertanggung kepada kontroler , melakukan dua tugas dasar: menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan karenanya mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima.
Menurut Romney dan Steinbart (2005 : 22) ada dua cara dasar untuk memelihara data piutang usaha adalah dengan metode faktur terbuka dan pembayaran gabungan. Perbedaan kedua metode tersebut terletak pada kapan pelanggan mengirimkan pembayaran, bagaimana pembayaran tersebut digunakan untuk memperbarui file induk piutang usaha, dan format laporan keuangan yang dikirim ke pelanggan.
Dibawah metode faktur terbuka, para pelanggan biasanya membayar sesuai jumlah setiap faktur penjualan. Biasanya dua salinan faktur dikirimkan ke para pelanggan yang diminta untuk mengembalikan satu salinan bersama pembayaran. Salinan ini adalah dokumen yang dapat dikirimkan kembali
(turnaround document) dan disebut sebagai pemberitahuan pengiriman uang
(remittance advice). Pembayaran dari para pelanggan kemudian dihubungkan
dengan faktur penjualan terkait.
Dibawah metode pembayaran gabungan, para pelanggan biasanya membayar sesuai dengan jumlah yang diperlihatkan pada laporan bulanan, bukan membayar setiap jumlah pada faktur penjualan. Sebuah laporan bulanan yang berisi semua transaksi, termasuk penjualan dan pembayaran, yang terjadi selama bulan terakhir dan juga informasi tentangsaldo piutang terakhir pelanggan. Laporan bulanan sering kali berisi bagian yang dapat disobek yang berisi informasi tercetak, termasuk nama pelanggan, nomor rekening, dan saldonya. Para pelanggan diminta untuk mengembalikan bagian ini, yang bertindak sebagai pemberitahuan pengiriman uang, bersama dengan pembayarannya. Pengiriman
uang kemudian akan dihubungkan dengan saldo rekening total, bukan dengan faktur penjualan tertentu.
Salah satu keuntungan dari metode faktur terbuka adalah metode ini kondusif dalam menawarkan diskon untuk pembayaran awal, karena faktur akan secara individual ditelusuri dan dihitung umurnya. Metode ini juga menghasilkan pola arus penagihan kas yang seragam disepanjang bulan. Kelemahan dari metode faktur terbuka ini adalah metode ini menambahkan kerumitan yang harus dilakukan untuk memelihara informasi mengenai status setiap faktur untuk setiap pelanggan.
Guna mendapatkan arus penerimaan kas yang seragam, banyak dari perusahaan – perusahaan ini menggunakan sebuah proses yang disebut sebagai penagihan berdaur untuk menyiapkan dan mengirimkan tagihan bulanan kepada pelanggan mereka. Dibawah penagihan berdaur (cycle billing), laporan bulanan dipersiapkan untuk serangkaian pelanggan di waktu yang berbeda. Contohnya, file induk para pelanggan dapat dibagi menjadi empat bagian, dan setiap minggu laporan bulanan akan dipersiapkan untuk seperempat pelanggan dari keseluruhan pelanggan. Penagihan berdaur menghasilkan arus penagihan kas yang lebih seragam disepanjang bulan dan mengurangi waktu yang digunakan oleh sistem komputer perusahaan untuk mencetak laporan bulanan.
Teknologi pemrosesan gambar dapat memperbaiki efisiensi dan efektivitas pengelolaan rekening pelanggan. Gambar digital kiriman uang pelanggan dan rekening dapat disimpan dalam disk optic yang dihubungkan ke LAN, dimana mereka akan dapat dengan mudah ditarik kembali, diubah, dan
diintegrasikan dengan gambar dan data lainnya untuk menghasilkan berbagai jenis output. Dengan melakukan hal ini, para pegawai mengakses secara cepat semua dokumen yang berhubungan dengan seorang pelanggan dan meniadakan waktu yang terbuang untuk mencari di sepanjang cabinet file mengenai dokumen yang hilang. Apabila seorang pelanggan membutuhkan salinan duplikat laporan bulanan atau faktur penjualan untuk menggantikan dokumen asli yang hilang, dokumen tersebut dapat ditarik, dicetak, dan difaks sambil berbincang – bincang dengan pelanggan tersebut ditelepon. Pemrosesan gambar juga dapat memfasilitasi penyelesaian keluhan pelanggan, karena gambar yang sama dapat dilihat secara simultan oleh lebih dari satu orang. Jadi, account representative
seorang pelanggan dan manajer bagian kredit dapat meninjau gambar dokumen yang ditanyakan sementara mendiskusikan masalahnya dengan pelanggandi telepon. Terakhir, pemrosesan gambar mengurangi ruang dan biaya yang terkait dengan penyimpanan dokumen kertas. Penghematan dalam hal ini dapat merupakan hal yang penting: satu disk optic dapat menyimpan hingga 20.000 dokumen, dalam sebuah bagian tempat disk tersebut.