BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.6. Pengendalian Siklus Pendapatan
Menurut Hall (2006 : 244) ada enam kelompok aktivitas pengendalian internal dalam membuat dan mengevaluasi proses pengendalian transaksi. Proses tersebut adalah pemisahan tugas, supervise, catatan akuntansi, pengendalian akses, dan verifikasi independen. Berikut ini penjabaran selengkapnya.
1. Otorisasi Transaksi
Pemeriksaan Kredit. Tujuan otorisasi transaksi adalah untuk memastikan bahwa hanya transaksi yang valid yang akan diproses. Departemen kredit merupakan bagian yang mengotorisasi pemrosesan pesanan penjualan. Departemen ini memastikan bahwa kebijakan kredit perusahaan dilaksanakan dengan benar. Perhatian utamanya adalah kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan. Dalam membuat keputusan, departemen kredit bisa menggunakan berbagai macam teknik dan pengujian. Kompleksitas prosedur pemberian kredit bergantung pada organisasi, hubungan perusahaan dengan pelanggan, dan penting tidaknya dari transaksi. Otorisasi khusus yang dibutuhkan dalam keadaan yang sangat khusus (misalnya, untuk pelanggan yang baru pertama kali mengajukan permohonan kredit) akan memerlukan waktu yang agak lama. Setelah kredit disetujui, transaksi dapat diproses lebih lanjut.
Kebijakan Retur Barang. Departemen kredit mengotorisasi proses retur barang. Penentuan ini didasarkan pada sifat penjualan dan situasi retur. Konsep otorisasi khusus dan umum juga memengaruhi aktivitas ini. Kebanyakan perusahaan mempunyai kebijakan khusus untuk menyetujui pengembalian kas dan kredit untuk akun pelanggan.
Pradaftar Kas. Pradaftar kas menyediakan sarana untuk melakukan verifikasi apakah cek dari pelanggan dan permintaan pembayaran sudah benar. Adanya kelebihan pada permintaan pembayaran pada departemen kredit atau kurangnya cek pelanggan pada departemen penerimaan kas akan dapat dideteksi ketika dilakukan pencocokan antara batch dengan daftar tersebut. Jadi, permintaan
pembayaran kas mengotorisasi pembukuan permintaan pembayaran ke akun pelanggan.
2. Pemisahan Tugas
Pemisahan tugas memastikan bahwa tidak ada satu orang atau departemen pun yang memproses transaksi sendiri secara keseluruhan. Jumlah karyawan dan volume transaksi yang diproses memengaruhi cara pemisahan dilaksanakan. Ada tiga peraturan yang memandu desainer sistem dalam tugas ini :
Peraturan 1. Bagian yang mengotorisasi transaksi harus terpisah dengan bagian yang memproses transaksi. Dalam siklus pendapatan, departemen kredit terpisah dari seluruh proses, jadi otorisasi formal untuk transaksi merupakan aktivitas independen. Pentingnya pemisahan ini jelas mengingat adanya konflik potensial dalam tujuan antara karyawan pemasaran dengan organisasi. Seringkali kompensasi untuk staf penjualan didasarkan pada jumlah penjualan mereka. Untuk mencapai tujuan pribadi mereka untuk memaksimalkan penjualan, staf pemasaran mungkin tidak mempertimbangkan kelayakan kredit dari calon pelanggan. Departemen kredit, yang bertindak sebagai kelompok otorisasi independen, mendeteksi pelanggan yang berisiko dan menghalangi keputusan penjualan yang tidak mendukung dan tidak bertanggung jawab.
Peraturan 2. Pengendalian aktiva harus terpisah dari tugas pembukuan aktiva. Dalam sistem pemrosesan pesanan penjualan, gudang persediaan yang menyimpan aktiva fisik , dan fungsi akuntansi (buku besar umu dan departemen pengendalian persediaan) yang melakukan pencatatan.
Pada sistem penerimaan kas, departemen penerimaan kas menyimpan aktiva (kas), dan fungsi akuntansi (buku beasar umum dan departemen piutang dagang) menyimpan data akuntansinya. Kasir melapor ke bendahara, yang bertanggung jawab atas aktiva lancar. Fungsi akuntansi adalah tanggung jawab kontroler. Kedua fungsi tersebut tidak boleh digabungkan.
Peraturan 3. Perusahaan harus terstruktur sehingga tindak penipuan memerlukan kolusi dua atau lebih individu. Fungsi pembukuan harus dibagi dengan hati – hati. Secara khusus, buku besar pembantu (piutang dagang dan persediaan), jurnal (penjualan dan penerimaan kas), dan buku besar umum harus dipisah . individu yang mempunyai seluruh tanggung jawab pembukuan dan berkolusi dengan orang yang bertanggung jawab atas pengendalian persediaan, dapat melakukan penipuan yang sulit dideteksi. Dengan memisahkan tugas – tugas tersebut, kolusi harus melibatkan lebih banyak orang, yang akan meningkatkan risiko terdeteksi, sehingga sulit terjadi.
3. Supervisi
Beberapa perusahaan mempunyai karyawan yang terlalu sedikit untuk dapat melakukan pemisahan fungsi. Perusahaan seperti ini harus bergantung pada supervisi untuk pengendaliannya. Dengan melakukan supervise kepada karyawan yang mempunyai potensi untuk melakukan sesuatu yang tidak sesuai, perusahaan dapat melakuka antisipasi dalam sistemnya.
Supervisi dapat juga memberikan pengendalian pada sistem yang sudah terpisah dengan baik. Misalnya, pada sistem penerimaan kas, bagian penerimaan dokumen merupakan titik rawan bagi semua perusahaan. Individu yang bertugas
untuk membuka dokumen memiliki akses ke kas (aktiva) dan dokumen permintaan pembayaran (catatan transaksi). Karyawan yang tidak jujur akan menggunakan kesempatan ini untuk mencuri cek, menguangkannya, dan menghancurkan permintaan pembayaran sehingga tidak meninggalkanbukti transaksi. Pada akhirnya, penipuan seperti ini akan terungkap pada saat pelanggan menerima tagihan lainnya dan menanggapinya dengan menolak pembayaran. Akan tetapi, ketika akhirnya perusahaan menyadari permasalahan ini, pelakunya mungkin telah melakukan beberpa kejahtan dan meninggalkan perusahaan. Mendeteksi kejadian yang telah terjadi hanya menyelesaikan sedikit masalah. Mencegah merupakan solusi yang terbaik. Supervise dapat menyediakan pengendalian pencegahan yang efektif.
4. Catatan Akuntansi
Dokumen sumber perusahaan seperti jurnal dan buku besar harus membentuk jejak audit yang memungkinkan auditor independen untuk menelusuri transaksi melalui berbagai tingkat pemrosesan. Pengendalian ini juga merupakan fitur operasional yang penting. Kadang kala, transaksi hilang dalam sistem. Dengan mengikuti jejak audit, manajemen dapat menemukan dimana kesalahan dalam sistem terjadi. Beberapa teknik pengendalian khusus dapat mempermudah penelusuran jejak audit.
Dokumen Sumber Bernomor. Dokumen sumber bernomor (prenumbered source document) seperti pesanan penjualan, pemberitahuan pengiriman, permintaan pembayaran, dan lain – lain dinomori secara berurutan oleh printer sehingga setiap transaksi dapat diidentifikasi dan berbeda dengan yang lainnya.
Hal ini memungkinkan pemisahan dan pelacakan suatu kejadian (diantara ribuan lainnya) melalui sistem akuntansi. Tanpa tanda yang unik. Satu transaksi akan tampak sama dengan transaksi lainnya. Verifikasi data keuangan dan penelusuran transaksi akan menjadi sulit atau bahkan tidak mungkin tanpa dokumen sumber bernomor.
Jurnal Khusus. Dengan mengelompokkan transaksi yang sama pada jurnal khusus, sistem menyediakan laporan singkat atas seluruh kelompok kejadian. Untuk keperluan ini, sistem siklus pendapatan menggunakan jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas.
Buku Besar Pembantu. Ada dua buku besar pembantu yang digunakan untuk menangkap perincian transaksi dalam siklus pendapatan, yaitu buku besar pembantu persediaan dan piutang dagang. Penjualan produk mengurangi pengaruh pada akun pembantu persediaan dan untuk meningkatkan akun piutang dagang pelanggan. Pembayaran kas dari para pelanggan mengurangi akun piutang dagang mereka. Catatan pemabntu ini terkait dengan ayat jurnal dan dokumen sumber yang ditangkap pada kejadian ini.
Buku Besar Umum. Akun pengendali buku besar umum merupakan dasar untuk menyiapkan laporan keuangan. Transaksi siklus pendapatan mempengaruhi akun buku besar pembantu seperti penjualan, persediaan, harga pokok penjualan, piutang dagang, dan kas. Voucher jurnal yang meringkas aktivitas jurnal dan buku besar pembantu mengalir ke buku besar umum untuk memperbarui akun – akun tersebut. Jadi, kita mempunyai jejak audit yang lengkap dari laporan keuangan
sampai dokumen sumber melalui buku besar umum, buku besar pembantu, dan jurnal khusus.
File. Siklus pendapatan menggunakan beberapa file sementara dan permanen untuk menunjang jejak audit. File – file ini merupakan tempat penyimpanan berbagai macam dokumen. Dibawah ini merupakan contoh file dari siklus pendapatan :
• File pesanan penjualan terbuka (open sales order file) adalah file pesanan pelanggan yang belum dipenuhi.
• File referensi data harga (price data reference file) adalah daftar harga setiap barang dagangan. Staf yang menyiapkan tagiahn arsip ini untuk mendapatkan hargayang benar untuk ditempatkan faktur.
• File sejarah penjualan (sales history file) adalah file dari transaksi penjualan yang sudah selesai. File ini berisi salinanfaktur yang dikirim ke pelanggan, serta dokumen pengiriman.
• File laporan pengiriman atau log pengiriman (shipping report file /
shipping log) menyebutkan barang – barang yang dikirim untuk periode
tertentu.
• File memo kredit (credit memo file) berisi salinan dari memo kredit yang telah dibukukan kea kun pelanggan.
5. Pengendalian Akses
Pengendalian akses mencegah dan mendeteksi akses yang tidak disetujui dan terlarang ke aktiva perusahaan. Aktiva fisik pada siklus pendapatan adalah persediaan dan kas. Pembatasan akses ke aktiva ini meliputi:
• Keamanan gudang, seperti pagar, alarm, dan penjaga.
• Penyetoran kas secara harian ke bank.
• Penggunaan lemari besi atau kotak deposityang aman untuk kas.
• Penguncian laci kas dan lemari besi pada departemen penerimaan kas. Pengendalian akses atas informasi mencakup pembatasan akses ke dokumen yang mengendalikan aktiva, yaitu dokumen sumber, jurnal, dan buku besar. Sesorang yang tidak dibatasi aksesnya dapat memanipulasi aktiva perusahaan. Berikut ini merupakan contoh dari risiko yang berkaitan dengan siklus pendapatan:
1. Seseorang dengan akses ke buku besar piutang dapat menghilangkan akunnya, (atau akun orang lain) dari pembukuan. Dengan tidak adanya catatan akun, perusahaan tidak mengirim tagihan bulanan ke pelanggan. 2. Akses ke dokumen pesanan pelanggan memungkinkan seseoran gyang tidak
mempunyai wewenang untuk melakukan pengiriman barang dagangan 3. Seseorang dengan akses ke kas dan akun kas buku besar umum dapat
menghilangkan kas dari perusahaan dan menutupinya dengan melakukan penyesuaian pada akun kas.
6. Verifikasi Independen
Tujuan verifikasi independen adalah untuk meningkatkan dan memverifikasi kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang dilaksanakan oleh orang lain dalam sistem. Agar efektif, verifikasi independen ini harus terjadi pada poin – poin utama dalam proses dimana kesalahan dapat dideteksi dengan cepat dan
benar. Pengendali verifikasi independen dalam siklus pendapatan muncul dalam poin – poin berikut ini :
1. Departemen pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim ke pelanggan dari gudang sudah benar dalam hal jenis dan jumlahnya. Sebelum barang tersebut dikirim ke pelanggan, dokumen pengeluaran barang dan dokumen pengiriman dicocokkan.
2. Departemen penagihan mencocokkan pemberitahuan pengiriman dengan faktur penjualan untuk memastikan bahwa pelanggan ditagih sesuai dengan harga yang dikirimkan.
3. Departemen buku besar umum juga memegang peranan penting dalam verifikasi. Staf buku besar umum mencocokkan voucher jurnal yang dibuat oleh berbagai departemen. Departemen penagihan meringkas jurnal penjualan, pengendalian persediaan meringkas penurunan pada buku besar pembantu persediaan, departemen penerimaan kas meringkas jurnal penerimaan kas, dan departemen kredit meringkas buku besar pembantu piutang dagang. Setiap departemen tersebut mengirimkan voucher jurnal dan perhitungan yang lainnya ke departemen buku besar umum, di mana informasi tersebut dicocokkan dan dibukukan ke masing – masing akun pengendali.
Departemen buku besar umum dapat mendeteksi berbagai jenis kesalahan dari proses transaksi. Misalnya, total dari seluruh penjualan kredit yang dicatat oleh departemen penagihan seharusnya sesuai dengan jumlah total kenaikan buku besar pembantu piutang dagang yang sudah dibukukan. Transaksi penjualan yang
dicatat dalam jurnal tetapi tidak dibukukan ke akun pelanggan akan terdeteksi oleh fungsi buku besar umum. Sebab khusus dari ketidakseimbangan saldo tidak dapat ditentukan di sini, tetapi kesalahan sudah dapat dicatat. Untuk menemukan kesalahan mungkin diperlukan pemeriksaan seluruh transaksi yang diproses selama periode tertentu. Hal tersebut sangat membosankan dan memakan banyak waktu. Oleh sebab itu, daripada meringkas seluruh transaksi yang terjadi dalam satu hari dalam satu batch, perusahaan biasanya mengelompokkan transaksi dalam batch kecil yang terdiri atas 50 sampai 100 transaksi. Ini akan memudahkan untuk melakukan prosedur perhitungan akhir hari dengan memisahkan masalah ke
batch tertentu.