BAB III PEMBAHASAN
D. Penanggung Jawab Atas Sistem pengendalian
Dalam mengemban tugasnya, manajemen berhadapan dengan tingkat risiko tertentu atas keberhasilan pencapaian tujuan. Risiko kegagalan pencapaian target, risiko kecurangan, dan berbagai risiko lainnya memberikan kontribusi kegagalan atas pencapaian tujuan organisasi. Salah satu cara mengantisipasi atau memperkecil tingkat risiko adalah dengan cara meningkatkan efektivitas sistem pengendalian manajemen. Semakin efektif suatu sistem pengendalian manajemen semakin rendah risiko yang harus ditanggung oleh pihak manajemen.
Desain sistem pengendalian manajemen tidak terlepas dari pertimbangan aspek biaya dan manfaat. Tujuan manajemen dalam menghasilkan suatu produk atau jasa berprinsip pada
penghematan waktu seminim mungkin tidak pernah ada yang diizinkan melangkahi prosedur. Prinsip penghematan waktu seminim mungkin dapat berdampak pada suatu simpulan bahwa tidak perlu adanya pengendalian.
Pengendalian yang tidak efektif dan tidak memberikan kontribusi positif hanyalah merupakan pemborosan waktu dan biaya. Namun demikan, tanpa pengendalian, kegiatan yang efisien dan efektif sukar dicapai. Dalam praktiknya ada kalanya terjadi suatu penyimpangan yang melangkahi prosedur pengendalian yang telah ditetapkan dengan alasan efisiensi dan pemberian pelayanan prima atas suatu kegiatan yang tidak biasa (non rutin). Adapun dimensi biaya manfaat evaluasi pengendalian yaitu:
Tabel 3.1 Dimensi biaya-manfaat evaluasi pengendalian
BIAYA MANFAAT
Ketaatan atas pengendalian memerlukan pengorbanan waktu yang sebaliknya dapat dipergunakan bagi pertanggung jawaban kegiatan.
Meningkatkan akuntabilitas; lebih efektif dalam menjaga aset
Pengendalian sering memerlukan dokumentasi yang memakan biaya.
Pengendalian yang lebih baik atas sumber daya yang digunakan dalam produksi. Proses otorisasi dalam sistem
pengendalian meliputi beberapa tingkatan manajemen
dan menyita waktu manajemen puncak secara substansial.
Ketaatan pada kebijakan dan prosedur lebih sering terjadi dengan pengecekan dan saldo yang terpasang dalam sistem.
bertentangan secara langsung dengan sasaran operasional,
terhadap efisiensi melalui berbagai ukuran efektivitas.
Sumber: http://www.scribd.com (20/02/2010 : 20.30 wib)
Tabel di atas memaparkan perbandingan aspek-aspek biaya dan manfaat dari suatu evaluasi pengendalian. Pertimbangan utama yang menjadi patokan adalah perancangan suatu sistem pengendalian seharusnya memiliki manfaat yang lebih besar daripada aspek biayanya
Secara prosedur hal ini tidak dibenarkan, namun demikian kasus tersebut merupakan masukan bagi penyempurnaan sistem pengendalian yang ada karena sistem pengendalian diciptakan untuk mencapai suatu kegiatan yang efisien dan efektif. Penyimpangan yang dilakukan tersebut harus didukung oleh pendokumentasian yang baik disertai persetujuan oleh pejabat yang berwenang.
E. Persyaratan Sistem Pengendalian Manajemen
Perancangan suatu sistem pengendalian manajemen oleh pihak manajemen sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya bertujuan untuk:
1. Diperolehnya keterandalan dan integritas informasi;
2. Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan, dan ketentuan yang berlaku 3. Melindungi aset organisasi; dan
4. Pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efisien.
Untuk mencapai tujuan di atas, sistem pengendalian manajemen harus dirancang sedemikian rupa sehingga efektivitas sistem pengendalian dapat tercapai. Sawyer, dittenhofer, dan scheiner dalam sawyer internal auditing, edisi 5 tahun 2003 mengungkapkan pengelompokan standar pengendalian intern ke dalam 2 (dua) kelompok sebagai berikut:
1. Standar Umum
a. Keyakinan yang memadai
Pengendalian harus memberikan suatu keyakinan yang memadai bahwa tujuan pengendalian manajemen akan dapat tercapai. b . Dukungan perilaku
Manajemen dan personel suatu entitas harus memelihara suatu sikap perilaku yang mendukung suatu sistem pengendalianmanajemen.
c. Integritas dan Kompetensi
Mereka yang terlibat dalam kegiatan suatu sistem pengendalian manajemen harus memiliki suatu tingkat profesionalisme dan integritas pribadi serta kompetensi yang memadai untuk mengoperasikan pengendalian supaya tujuan sistem pengendalian manajemen dapat tercapai.
d. Tujuan pengendalian
Tujuan pengendalian secara spesifik, menyeluruh, dan beralasan harus diidentifikasi atau dikembangkan untuk setiap kegiatan organisasi.
e . Pengendalian monitoring
Manajemen secara terus menerus memonitor keluaran (output)sistem pengendalian dan mengambil tindakan perbaikan atas penyimpangan.
2. Standar Rinci
a. Pendokumentasian
Kejadian-kejadian yang terstruktur, menyeluruh, dan signifikan didokumentasikan dengan jelas.
Kegiatan pemberian otorisasi, pemrosesan, dan pencatatan harus dilaksanakan oleh personel berbeda (tidak sama).
Dari standar di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa perancangan suatu
sistem pengendalian manajemen yang dapat diandalkan (reliable) harus memenuhi unsur-unsur berikut:
1. Kualitas karyawan (pegawai) sesuai dengan tanggung jawabnya.
Faktor yang paling penting dalam pengendalian adalah adanya karyawan (pegawai) yang dapat menunjang suatu sistem agar dapat berjalan dengan baik. Karyawan dikatakan ideal apabila tingkat kualitas yang dimiliki sesuai dengan tanggung jawabnya. Tingkat perputaran karyawan yang terlampau tinggi sering menimbulkan permasalahan dalam pengendalian manajemen.
2. Rencana organisasi yang menetapkan pemisahan tanggung jawab fungsi secara layak.
Pemisahan tanggung jawab yang sering disebut pembagian tugas merupakan aspek penting lainnya.
3. Sistem pemberian wewenang, tujuan dan teknik serta pengawasan yang wajar untuk mengadakan pengendalian atas aset, utang, penerimaan, dan pengeluaran. Setiap manajemen bertanggung jawab untuk menentukan pemberian wewenang, tujuan dan teknik serta pengawasan di lingkungan organisasinya.
Demikian juga setiap manajemen bertanggung jawab untuk menentukan,melaksanakan dan memelihara sistem pengendalian manajemennya.
Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1. Sistem Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang dimaksudkan adalah pengendalian intern. Pengendalian intern merupakan prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data-data administrasi yang didalamnya sudah termasuk prosedur-prosedur akuntansi dan operasional. Prosedur-prosedur akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem informasi akuntansi.Adapun sistem informasi akuntansi ini berfungsi untuk :
a. Mengendalikan data, artinya data-data fakultas akan tetap terjaga dan tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan yang akan merugikan, dapat menghemat biaya;
b. Memperoleh informasi yang akurat dan lengkap dan dapat mengumpulkan data data-data fakultas dengan cepat;
c. Memproses data atau mengolah data akuntansi menjadi informasi yang valid;
d. Memanage data fakultas (menyimpan data, lalu memunculkan kembali data-data tersebut yang artinya data tersebut dapat diakses oleh orang yang berkepentingan). Sistem informasi juga membantu manajemen untuk mengambil keputusan dengan tepat. Fakultas mendesain sistem informasi akuntansi juga untuk mendorong pegawai bertingkah laku sesuai dengan tujuan organisasi yaitu untuk menjaga aset-aset fakultas, mengukur kinerja pegawai, menunjang efektivitas, dan efisiensi penggajian.
Sistem informasi akuntansi di fakultas beroperasi secara manual dan beroperasi menggunakan komputer. Sistem informasi manual dapat terlihat pada sistem pencatatannya yang dilakukan di bagian keuangan.
beroperasi manual pada bagian keuangan yaitu mencakup atas : a. Pemisahan tugas
Dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya diadakan pembagian tugas. Ada yang bertugas menerima pembayaran dari mahasiswa yang berkenaan dengan uang seminar proposal skripsi, ada yang bertugas untuk mengaudit hasil pembayaran mahasiswa dan ada yang menyimpan bukti pembayaran / kwitansi.
b. Prosedur Pencatatan
Contohnya: dalam membukukan bukti pembayaran dibuat nomor urut di bagian atas bukti pembayarannya. Kegunaannya adalah untuk menghindari kesalahan dalam pencatatan dan mudah untuk mengauditnya.
2. Proses Pengendalian Manajemen
Proses pengendalian manajemen yang ada pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
a. Perencanaan
Sebelum melaksanakan tugas, terlebih dahulu dibuat perencanaan. Perencanaan merupakan pedoman atau acuan untuk melasanakan tugas.
b. Pelaksanaan
Setelah dibuat perencanaan, maka selanjutnya adalah pelaksanaan. Pegawai melaksanakan tugas nya masing-masing sesuai dengan bagiannya yang telah direncanakan sebelumnya.
c. Pemantauan Hasil
pihak yang mengepalai bagian kepegawaian yaitu Kasubbag Kepegawaian d. Penilaian
Dalam hal penilaian, yang berwewenang untuk menilai adalah Pembantu Dekan II. Pembantu Dekan II akan menilai hasil
pekerjaan pegawai, apakah baik atau buruk. e. Koreksi
Setelah dilakukan penilaian, maka tindakan selanjutnya adalah mengkoreksi kesalahan ataupun penyimpangan yang terjadi. Selanjutnya adalah kembali kepada pelaksanaan. Pelaksanaan yang dimaksud disini adalah pelaksanaan tugas atau pekerjaan yang telah dikoreksi.
3. Keterbatasan Sistem Pengendalian Manajemen
Patut disadari bahwa sebaik apapun manajemen merancang suatu sistem pengendalian manajemen dalam organisasi, kelemahan atau keterbatasan tetap ada. Kunci utamanya ada pada manusia.
Beberapa keterbatasan yang ada pada Fakultas Ekonomi Universitas Utara yang dapat diidentifikasikan antara lain:
a. Kurang matangnya suatu pertimbangan
Efektivitas pengendalian seringkali dibatasi oleh adanya keterbatasan manusia dalam pengambilan keputusan. Suatu keputusan diambil oleh pimpinan umumnya didasarkan pada pertimbangan-pertimbangan yang ada pada saat itu, antara lain informasi yang tersedia, keterbatasan waktu, dan beberapa variabel lain baik internal maupun eksternal (lingkungan). Dalam kenyataannya, sering dijumpai bahwa beberapa keputusan yang diambil secara demikian memberikan hasil yang
kurang efektif dibandingkan dengan apa yang diharapkan. Keterbatasan ini merupakan keterbatasan alamiah yang dihadapi dalam fakultas.
b. Kegagalan menerjemahkan perintah
Pengendalian telah didisain dengan sebaik - baiknya, namun kegagalan dapat terjadi yang disebabkan adanya pegawai yang salah menterjemahkan perintah dari pimpinan. Kesalahan dalam menterjemahkan suatu perintah dapat disebabkan dari ketidaktahuan atau kecerobohan pegawai yang bersangkutan. Terjadinya kegagalan dapat lebih diperparah apabila kegagalan menterjemahkan perintah dilakukan oleh seorang pimpinan.
c. Pengabaian manajemen
Suatu pengendalian manajemen dapat berjalan efektif apabila semua pihak atau unsur dalam organisasi mulai dari tingkat tertinggi hingga terendah melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan kewenangan dan tanggung jawabnya. Meskipun suatu organisasi memiliki pengendalian manajemen yang memadai sekalipun, pengendalian tersebut tidak akan dapat mencapai tujuannya jika pegawai atau bahkan seorang pimpinan mengabaikan pengendalian.
4. Kinerja Pegawai
Kinerja (prestasi kerja) merupakan jawaban dari berhasil atau tidaknya tujuan organisasi yang telah ditetapkan.Individu yang memiliki kinerja tinggi memiliki beberapa karakteristik, yaitu dantaranya :
a. Berorientasi pada prestasi; b. Memiliki percaya diri;
c. Berpengendalian diri; d. Kompetensi.
Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja pegawai Fakultas Ekonomi a. Faktor Kemampuan Psikologis
Secara psikologis, kemapuan (ability) pegawai terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan realita (pendidikan).
b. Faktor Motivasi
Motivasi terbentuk dari sikap (attitude) pegawai dalam menghadapi situasi kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan pegawai terarah untuk mencapai tujuan kerja.
Ada 5 karakteristik pegawai pada fakultas yang memiliki motif yang tinggi: a. Memiliki tanggung jawab yang tinggi;
b. Memiliki tujuan yang realistis;
c. Memiliki rencana kerja dan berjuang untuk merealisasi tujuan;
d. Memanfaatkan umpan balik yang kongkrit dalam seluruh kegiatan kerja yang dilakukan;
e. Mencari kesempatan untuk merealisasikan rencana kerja yang telah diprogramkan.
5. Penilaian Kinerja Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Penilaian kinerja pada dasarnya merupakan faktor kunci guna mengembangkan fakultas secara efektif dan efisien, karena adanya kebijakan atau program yang lebih baik atas sumber daya manusia yang ada di fakultas. Penilaian kinerja ini sangat bermanfaat bagi
pertumbuhan fakultas secara keseluruhan, melalui penilaian tersebut maka diketahui kondisi sebenarnya tentang bagaimana kinerja pegawai.Penilaian kinerja pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilihat dari :
a. Daftar hadir pegawai;
b. Disiplin waktu (apakah pegawai masuk kerja tepat waktu); c. Pekerjaan yang diselesaikan;
d. Kerajinan dan keterampilan pegawai;
e. Kontribusi yang diberikan pegawai untuk fakultas.
Penilaian kinerja tidak terlepas dari jenis pekerjaan yang dilakukan pegawai yang dalam pelaksanaannya didukung oleh sistem pengendalian manajemen. Sistem pengendalian manajemen berperan dalam meningkatkan kinerja pegawai. Adapun peranannya adalah :
a. Sebagai pedoman agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan; b. Membantu pegawai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing; c. Menciptakan disiplin kerja bagi pegawai.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Peranan sistem pengendalian manajemen dalam meningkatkan kinerja pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Sebagai pedoman agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan
Sistem pengendalian manajemen dirancang sedemikian rupa dengan tujuan agar tidak terjadi kesalahan ataupun penyimpangan-penyimpangan.Tetapi meskipun sistem pengendalian sudah diterapkan, masih ditemukan penyimpangan-penyimpangan. Hal ini terjadi karena pegawai salah menterjemahkan perintah dari pimpinan.
2. Membantu pegawai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing
Sistem pengendalian manajemen berfungsi untuk mengarahkan pegawai dalam melaksanakan dan mempertanggungjawabkan tugasnya dengan baik.
3. Menciptakan disiplin pegawai
Dengan adanya sistem pengendalian manajemen, maka pegawai dapat lebih menghargai waktu dan memanfaatkannya seefisien mungkin. Hal ini dapat menciptakan kedisiplinan pegawai yang pada akhirnya berpengaruh terhadap kinerja pegawai.
B. Saran
1 Para pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya memahami perintah atasan dengan baik, agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan.
2 Para pegawai Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya melaksanakan tugasnya secara maksimal dan berupaya menghindari kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.
3 Pegawai hendaknya menanamkan sikap disiplin dan menghargai waktu. Pegawai harus hadir sesuai jadwal yang telah ditentukan (on time), kecuali terjadi hal-hal yang tidak memungkinkan pegawai untuk datang tepat pada waktunya.
DAFTAR PUSTAKA
Anthony,vijay govindarajan.2003.Sistem Pengendalian Manajemen.Edisi pertama.Jakarta:Salemba Empat.
David,Fred R.2006.Manajemen strategis.Jakarta:Salemba Empat. Daft,Richard L.2007.Manajemen.Jakarta:Salemba Empat.
Marshall B roumney dan John P, Stembart, 2006. Sistem Informasi Akuntansi,Terjemahan Deny
Arnos Kwery dan Dewi Fitriasari.Edisi Kelima. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Mulyadi, Setyawan Johnny, 2001. Sistem Pengendalian Manajemen. Jakarta: Salemba Empat Sawyer, L.B, M.A. Dittenhofer, and J.H. Scheiner. 2006. Audit Internal Sawyer. Jakarta:
Salemba Empat.
Sukarno Edy, 2000. Sistem Pengendalian Manajemen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Sule,Ernie Tisnawati dankurniawan saefullah.2006.Pengantar Manajemen.Jakarta:Prenada Media.
Situs
