TUGAS AKHIR
PERANAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN DALAM
MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh :
NAMA : CORRINA MAYSANDRA NIM : 072101106
DEPARTEMEN : DIII KEUANGAN
PROGRAM DIII KEUANGAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat ALLAH SWT atas segala rahmat dan
ridho-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini yang berjudul “Peranan
Sistem Pengendalian Manajemen Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai Pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara”
Tugas akhir ini di tulis sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan
program Diploma III di Fakultas Ekonomi Universitas sumatera utara. Selama penyusunan tugas
akhir ini, penulis menemui banyak hambatan-hambatan, namun itu bukan penghalang bagi
penulis untuk menyelesaikan tugas akhir ini.
Dengan semangat dan pikiran positif yang penulis tanamkan di benak penulis
menjadikan tantangan sebagai upaya untuk mencapai kesuksesan.
Dengan selesainya tugas akhir ini maka penulis ingin mengucapkan rasa terimakasih yang
sedalam-dalamnya kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
2. Prof. Dr. Paham Ginting, MS selaku ketua jurusan pada program studi Diploma III
Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Syafrizal Helmi, SE, Msi selaku sekretaris jurusan program studi Diploma III
4. Bapak Iskandar Muda,SE,M.Si selaku dosen pembimbing yang dengan sabar telah
membimbing penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini.
5. Kedua orang tua penulis tercinta Ayah H.Ridwan dan Mama Hj.Arlina yang telah
memberikan semangat dan dukungan kepada penulis baik meteril maupun nonmateril
sehingga laporan Tugas Akhir ini dapat terselesaikan.
6. Kakak penulis, Dinda ,Nanda dan Adik Ajid yang telah memberikan semangat sehingga
penulisan Tugas akhir ini dapat terselesaikan
7. Seluruh teman-teman penulis di Program Diploma III , Dina, Lora, Oche,Rini,Putri yang
mendukung dalam penulisan Tugas Akhir ini. Waktu terasa cepat terlewati saat sedih
senang besama kalian.
8. Buat teman-teman magang, Baleo, Winda,Pipit,Ai,Novi,yang memberikan kritik dan
saran kepada penulis pada tugas akhir ini.
Dengan menyadari masih banyak ditemukan kekurangan dalam penulisan ini maka
penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dari semua pihak yang telah
membaca Tugas Akhir ini. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi Nusa dan Bangsa.
Medan, Maret 2010
Penulis
DAFTAR ISI
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI A. Sejarah Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 7 B. Struktur Organisasi ... 9
C. Job Description ... 10
D. Jaringan Usaha / Kegiatan ... 15
E. Kinerja Usaha Terkini ... 15
F. Rencana Kegiatan………... 16
BAB III PEMBAHASAN A. Sistem Pengendalian Manajemen ... 17
B. Proses Pengendalian Manajemen ... 22
C. Tujuan Perancangan Pengendalian Manajemen ... 23
E. Persyaratan Sistem Pengendalian Manajemen ... 28
F. Peranan Sistem Pengendalian Manajemen Dalam
Meningkatkan Kinerja Pegawai Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara ... 31
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ... 38
B. Saran ... 39
DAFTAR TABEL
Tabel Hal
Tabel 1.1 Tabel Jadwal survey dan penulisan tugas akhir……… 5
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Seiring dengan kemajuan ekonomi indonesia, sebagai hasil pembangunan terencana
sejak tahun 1969, minat generasi muda terhadap Fakultas Ekonomi meningkat dan menjadi
pilihan papan atas, termasuk pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.Hal ini
menuntut fakultas khususnya pegawai untuk memberikan pelayanan yang baik kepada
mahasiswa. Untuk dapat melakukan semua itu maka diperlukan sistem pengendalian manajemen.
Sistem pengendalian manajemen ini digunakan untuk mengarahkan pegawai agar melaksanakan
kegiatan organisasionalnya secara efektif dan efisien. Sebelum melaksanakan kegiatan
organisasional tersebut, organisasi / fakultas harus terlebih dahulu membuat perencanaan.
Perencanaan dan pengendalian mempunyai hubungan yang sangat erat . Widjaya
(2000; 32) mengatakan “Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan
secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan di masa akan datang dalam rangka
pencapaian tujuan yang telah ditentukan”.
Sedangkan konsep pengendalian yang dikatakan oleh Anthony, Dearden dan Bedford
(2003 ; 5) yaitu “tindakan yang dilakukan manajemen untuk mengarahkan orang,
dengan sistem pengendalian manajemen, yakni suatu proses dan struktur yang tertata secara
sistematik yang digunakan manajemen dalam pengendalian manajemen”.Terdapat empat
tujuan dari fungsi pengawasan dan pengendalian.Keempat tujuan tersebut adalah adaptasi
lingkungan,meminimalkan kegagalan ,meminimumkan biaya,dan mengantisipasi kompleksitas
dari organisasi.
Diawali dengan rumusan strategi untuk mencapai tujuan yang diinginkan,
sebagaimana konsep para ekonom, mengatakan bahwa “ hakekat pemanfaatan
strategi usaha adalah bagaimana memaksimalkan alokasi sumber daya yang terbatas
demi mencapai tujuan organisasi / lembaga”. Oleh karenanya rumusan strategi usaha
yang baik jika dilengkapi dengan pengendalian manajemen akan membantu mencapai
tujuan yang diinginkan.. Penekanan yang terdapat dalam pengendalian manajemen adalah
:
1.Adanya interaksi antar personal
2.Terwujudnya keselarasan tindakan dengan sasaran yang telah ditetapkan,
3.Mencapai prestasi yang efektif dan efisien
Tujuan pengendalian manajemen diantaranya adalah tercapainya kesesuaian
dan keharmonisan antara tujuan fakultas dengan tujuan pelaksana, tujuan kelompok,
maupun tujuan perorangan dalam organisasi atau lembaga tersebut.
Salah satu unsur pengendalian manajemen adalah penilaian kinerja baik bagi setiap
individu pegawai maupun untuk pimpinan Oleh karena itu pengendalian manajemen perlu
dirancang secara sistematis dan dijalankan secara periodic untuk dapat menghasilkan suatu
penilaian yang obyektif dan adil. Karena penilaian kinerja tersebut akan bermanfaat bagi
organisasi atau lembaganya.
Dalam menerapkan pengendalian manajemen, Mulyadi dan Setiawan (2001;5)
menyatakan “ harus terdapat unsur-unsur yang terbagi dalam kelompok struktur pengendalian
manajemen dan proses pengendalian manajemen”. Termasuk dalam kelompok struktur
pengendalian manajemen adalah :
1. Struktur organisasi;
2. Jaringan informasi;
3. Sistem penghargaan
Sedangkan yang terdapat dalam kelompok proses menurut Anthony et al
(2003;30) adalah ; “ (1)pemrograman, (2) penganggaran, (3) operasi dan pengukuran, (4)
pelaporan dan analisis”.
Penerapan unsur-unsur pengendalian manajemen tersebut, ditujukan untuk mengetahui
apakah kegiatan masing-masing bagian telah dilakukan mengarah pada tujuan yang ditentukan.
Pengukuran kegiatan dapat dilihat dengan membandingkan tujuan yang diinginkan dengan
prestasi yang telah dicapai setiap bagian atau pusat pertanggungjawaban. Prestasi adalah suatu
keadaan yang menunjukan tingkatan keberhasilan kegiatan manajemen, dalam istilah yang lebih
popular saat ini disebut dengan kinerja (performance) yang merupakan kinerja baik bagi setiap
individu pegawai maupun untuk pimpinan.
Oleh karena itu pengendalian manajemen perlu dirancang secara sistematis dan
dijalankan secara periodik untuk dapat menghasilkan suatu penilaian yang obyektif dan adil.
Karena penilaian kinerja tersebut akan bermanfaat bagi pegawai ataupun pimpinan yang dinilai
Di samping itu dengan penilaian kinerja akan ada kaitannya dengan kontraprestasi serta
untuk menyadarkan dan meyakinkan bagi pegawai mengenai pentingnya tindakan
korelasi-perbaikan atas pekerjaan-pekerjaan yang telah dilakukan.
Sebagai alat penilaian kinerja, anggaran merupakan suatu komitmen antara pegawai dan
pimipinan, karena anggaran merupakan alat penilaian atas kesanggupan pegawai dengan
kenyataan yang dapat dicapai di waktu mendatang.
Anggaran berfungsi sebagai alat pengendali dengan cara membandingkan antara
anggaran dan realisasinya, diharapkan dapat dicapai kesesuaian dan keselarasan antara tujuan
organisasi / lembaga dengan tujuan pimpinan, pelaksana, tujuan kelompok pegawai, tujuan
pegawai secara individu dengan baik. Maka dengan uraian diatas penulis mengambil judul : “
Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
B. Permasalahan
Setelah mengidentifikasi masalah maka penulis merumuskan masalah dalam penelitian
adalah : “Apa Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
C. Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dan tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui apa peranan sistem
pengendalian manajemen dalam meningkatkan kinerja pegawai Fakultas Ekonomi Universitas
D. Rencana Penulisan
1. Jadwal Survei / Observasi
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl.T.M
Hanafiah Kampus Universitas Sumatera Utara Medan.Untuk lebih jelasnya,jadwal kegiatan ini
dapat dilihat pada tabel 1.1 berikut ini:
Tabel 1.1 Jadwal survey dan penulisan laporan tugas akhir
NO KEGIATAN
MINGGU KE
1 2 3
1 Persiapan
2. Rencana Isi
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menyajikan latar belakang masalah, rumusan masalah, maksud dan
tujuan, dan rencana penulisan.
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dalam bab ini akan diuraikan sejarah singkat, struktur oorganisasi, job description
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara , jaringan usaha / kegiatan,
kinerja usaha terkini, serta rencana kegiatan yang akan dilaksanakan.
BAB III PEMBAHASAN
Dalam bab ini akan diuraikan mengenai sistem pengendalian manajemen dan
peranan nya dalam meningkatkan kinerja pegawai Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
BAB IV PENUTUP
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera
Utara dan Aceh.Pemuka masyarakat tersebut memprakarsai dengan membentuk yayasan
Universitas Sumatera Utara dan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas
pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara pertama kali didirikan oleh yayasan Universitas Sumatera
Utara berlokasi di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) pada tahun 1959.
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda
Aceh menjadi bagian dari Universitas Syah Kuala. Pada tahun 1961, Universitas Sumatera Utara
membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan
Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat
terhitung mulai 1 Oktober 1961.Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 november
diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Pada tahun 1975 AAN (Akademi Adminissi Niaga) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi
PAAP kemudian menjadi program dipolma tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni
DIII Keuangan, DIII Akuntansi dan DIII Kesekretariatan.Dalam perjalanan yang panjang, pada
tahun 2003 Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum
Milik Negara) berdasarkan peraturan pemerintah nomor 56 tahun 2003, tanggal 11 November
2003 dimana Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas
dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara manjadi PT
BHMN.Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas
Psikologi. Pada tahun 2007, Universitas Sumatera Utara telah memiliki 12 fakultas.
Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara a. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
kebutuhan pasar dalam persaingan global.
b. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
a) Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar
b) Meningkatkan proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan peningkatan
kualifikasi dan kualitas dosen.
c) Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian
sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status
PT BHMN.
d) Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelangan
e) Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta
organisasi profesional dan lembaga terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
B. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan
tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan hubungan / keterkaitan antara setiap bagian
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum instansi diperlukan
suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini
dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah
tersebut disusun dalam struktur organisasi dalam instansi
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan,
sehingga efisiensi dan aktivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi
yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.Suatu instansi terdiri dari berbagai unit
kerja yang dapat dilaksanakan perorangan maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk
melaksanakan serangkaian kegiatan itu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui
C. Job Description Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
a. Bagian Tata Usaha
Adapun fungsi bagian tata usaha yaitu:
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas;
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, admonistrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan
dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik,
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian
dan perlengkapan;
4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan;
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas;
6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan
kepada masyarakat;
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas;
BAB III
TOPIK PENELITIAN
A. Sistem Pengendalian Manajemen
1. Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manjemen dikategorikan sebagai bagian dari pengetahuan terapan
(applied behaviour science). Pada dasarnya, sistem ini berisi tuntutan mengenai cara
menjalankan dan mengendalikan perusahaan / organisasi dengan efisien dan efektif berdasarkan
asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini berarti mampu menerjemahkan antara lain :
a. Tolak ukur kinerja yang mencerminkan perusahaan / organisasi berjalan secara
efisien, efektif dan produktif.
b. Kebijakan dalam menentukan tolak ukur kinerja
c. Apresiasi kepada sumber daya yang dimiliki perusahaan / organisasi
Masing-masing perusahaan memiliki kompleksitas berbeda dalam pengendalian
manajemen, makin besar skala perusahaan akan semakin kompleks.
Pengendalian manajemen bersifat menyeluruh dan terpadu , artinya lebih mengarah ke berbagai
Jadi sistem pengendalian manajemen dapat diterapkan dalam berbagai organisasi, sebab setiap
organisasi mempunyai komponen yang sama yaitu
W : Work (pekerjaan)
E : Employe (tenaga kerja)
R : Relationship (tenaga kerja)
E : Environment (lingkungan)
Sistem pengendalian manajemen dapat dikatakan “teoritis-praktis”. Karena sistem
pengendalian manajemen akan lebih mudah dicerna jika dalam merancang dan menerapkannya
senantiasa dikaitkan dengan prilaku manusia dalam kehidupan organisasi /
perusahaan.Pengendalian merupakan fungsi keempat dalam proses manajemen,Pengendalian
berarti mengawasi aktivitas karyawan,menentukan apakah organisasi dapat memenuhi target
tujuannya dan melakukan koreksi bila diperlukan.Manajer harus memastikan bahwa organisasi
bergerak menuju tujuannya.
Pengendalian terdiri atas empat tahap dasar ,yaitu:
1. Menetapkan standar kinerja;
2. Mengukur kinerja individu dan organisasi;
3. Membandingkan kinerja aktual dengan standar kinerja yang direncanakan;
4. Melakukan tindakan korektif.
“sistem pengendalian manajemen adalah suatu sistem terintegrasi antara proses, strategi,
pemrograman, penganggaran, akuntansi, pertanggungjawaban, yang hakikatnya untuk membantu
orang dalam menjalankan organisasi atau perusahaan agar hasilnya optimal”.
Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri penting yaitu :
a. Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan seluruh organisasi
termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya (resources) yang digunakan
baik manusia, alat-alat dan teknologi, maupun hasil yang diperoleh organisasi,
sehingga proses pencapaian tujuan organisasi dapat berjalan lancar
b. Pengendalian manajemen bertolak dari strategi dan teknik evaluasi yang berintegrasi
dan menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan yang pasti dalam mengevaluasi
sesuatu.
c. Pengendalian manajemen lebih berorientasi pada manusia, karena pengendalian
manajemen lebih ditujukan untuk membantu manajer mencapai strategi organisasi
dan bukan untuk memperbaiki detail catatan.
Oleh sebab itu dalam pengendalian manajemen , peranan pertimbangan-pertimbangan
psikologis lebih dominan. Berdasarkan ciri tersebut di atas dapat diketahui bahwa tugas
terpenting dari manajemen melalui pengendalian manjemen adalah berusaha mencapai tujan
organisasi secara efektif dan efisien.
Agar tugas tersebut dapat dijalankan dengan baik, pada tahap pertama pimpinan harus
memutuskan apa yang akan dicapai oleh organisasi dan cara untuk mencapainya, lewat
keputusan seperangkat tujuan organisasi dan strategi menjadi sejumlah kebiajakan yang dapat
keputusan-keputusan tersebut dibuat, maka pengendalian manajemen mulai bertugas untuk
memastikan bahwa kehendak manajemen telah dilaksanakan oleh seluruh organisasi.
2. Jenis Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen dibagi dalam 5 (lima) jenis yaitu :
a. Pengendalian pencegahan
Pengendalian pencegahan dimaksudkan untuk mencegah suatu kesalahan.
Pengendalian ini dirancang untuk mencegah hasil yang tidak diinginkan sebelum
kejadian itu terjadi. Pengendalian pencegahan berjalan efektif apabila fungsi atau
personel menjalankan perannya. Contoh pengendalian pencegahan meliputi kejujuran,
personel yang kompeten, pemisahan fungsi, reviu pengawas, dan pengendalian ganda.
Sebagaimana pribahasa mengatakan “lebih baik mencegah daripada mengobati”
demikian pula dengan pengendalian. Pengendalian pencegahan jauh lebih murah
biayanya dari pada pengendalian pendektesian atau korektif. Ketika dirancang ke
dalam sistem, pengendalian pencegahan memperkirakan kesalahan yang mungkin
terjadi sehingga mengurangi biaya perbaikannya. Namun demikian, pengendalian
pencegahan tidak dapat menjamin tidak terjadinya kesalahan atau kecurangan
sehingga masih dibutuhkan pengendalian lain untuk melengkapinya.
b. Pengendalian deteksi
Sesuai dengan namanya pengendalian deteksi dimaksudkan untuk mendeteksi suatu
kesalahan yang telah terjadi. Pengendalian deteksi biasanya lebih mahal daripada
pengendalian pencegahan,namun tetap dibutuhkan dengan alasan:
pencegahan;
2). Beberapa kesalahan tidak dapat seecara efektif dikendalikan melalui sistem
pengendalian pecegahan sehingga harus ditangani dengan pengendalian deteksi
ketika kesalahan tersebut terjadi. Pengendalian deteksi meliputi reviu dan
pembandingan seperti catatan kinerja dengan pengecekan independen atas
kinerja.
c. Pengendalian koreksi
Pengendalian koreksi melakukan koreksi masalah-masalah yang teridentifikasi
oleh pengendalian deteksi. Tujuannya agar kesalahan yang telah terjadi tidak
terulang kembali.
d. Pengendalian pengarahan
Pengendalian pengarahan adalah pengendalian yang dilakukan
pada saat kegiatan sedang berlangsung agar kegiatan dilaksanakan sesuai dengan
kebijakan atau ketentuan yang berlaku.contoh atas pengendalian ini adalah tindakan
supervisi pimpinan kepada bawahan / pegawai terhadap aktivitas kerja.
e. Pengendalian kompensatif
Pegendalian kompensatif dimaksudkan untuk memperkuat pengendalian karena
terabaikannya suatu aktivitas pengendalian.
B. Proses Pengendalian Manajemen
Proses pengendalian manjemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat pengendalian
informal masih banyak terjadi. Pengendalian manjemen formal merupakan tahap-tahap yang
1. Pemrograman (programming)
Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan
dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program yang
telah ditentukan.
2. Penganggaran (budgeting)
Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan
dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini
berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.
3. Operasi dan Akuntansi (operating and accounting)
Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang
digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. catatan dan biaya-biaya
tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan pusat-pusat
tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk
pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai
dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.
4. Laporan dan Analisis (reporting and analysis)
Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian
manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat
dikumpulkan.
Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa :
a. Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali;
program di tahun yang akan datang;
c. Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan
anggaran, apabila sudah tidak realistis;
d. Dari laporan-laporan dapat diambil kesmpulan perlu adanya
perbaikan-perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.
C. Tujuan Perancangan Pengendalian Manajemen
Secara singkat fungsi pengendalian bertujuan untuk mengidentifikasi terjadinya deviasi
atau penyimpangan atas pelaksanaan kegiatan dibandingkan dengan perencanaan sebagai umpan
balik untuk melakukan tindakan koreksi atau perbaikan bagi pimpinan dalam mencapai tujuan
organisasi. Secara luas fungsi pengendalian juga mencakup usaha pencegahan kemungkinan
terjadinya suatu deviasi atau penyimpangan. Sistem pengendalian manajemen mencakup
pengendalian yang bersifat preventif berupa perancangan suatu sistem pengendalian maupun
pengendalian yang bersifat pendeteksian.
Tujuan perancangan sistem pengendalian manajemen adalah :
1. Diperolehnya keandalan dan integritas ini
Di era globalisasi ini, sistem Informasi menjadi begitu penting bagi organisasi dalam
rangka menyikapi perubahan yang serba cepat atas perubahan kondisi dan lingkungan yang
ada dan meningkatnya kecanggihan sarana teknologi informasi. Umumnya, sistem informasi
dibagi ke dalam 2 (dua) aspek, yakni:
a. Informasi akuntansi finansial yang menghasilkan laporan keuangan
organisasi dan berbagai laporan lainnya seperti penggunaan anggaran atau
b. Sistem informasi kegiatan yang menghimpun informasi terkait dengan
berbagai aspek kegiatan yang menghasilkan laporan tingkat keberhasilan kinerja.
Tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk mempertahankan keandalan dan
integritas sistem informasi yang penting dalam pengambilan keputusan.
2. Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan ketentuan
Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan dan ketentuan yang berlaku dapat
dicapai melalui sistem pengendalian manajemen. Kegagalan ketaatan pada kebijakan dan
ketentuan yang berlaku dapat membahayakan usaha koordinasi yang dirancang dalam suatu
sistem pengendalian.
3. Melindungi aset organisasi
Pada umumnya pengendalian dirancang dan diimplementasikan untuk
melindungi asset organisasi. Contoh pengendalian tersebut adalah digunakannya
password komputer, ditempatkannya aset berharga pada tempat yang tidak mudah diakses
orang yang tidak berhak/berwenang.
4 Pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efisien
Realita bahwa sumber daya bersifat terbatas mendorong organisasi menerapkan prinsip
ekonomis dan efisiensi. Prinsip yang diterapkan bagi manajemen organisasi adalah
memperoleh keluaran atau hasil yang maksimal dengan pengeluaran tertentu atau mencapai
hasil tertentu dengan biaya yang minimal. Standar operasi seharusnya memberikan kriteria
pengukuran untuk menilai tingkat keekonomisan dan efisiensi. Dalam dunia bisnis, kriteria
penilaian kehematan dan efisiensi tercermin dalam laporan keuangannya. Namun demikian,
bagi organisasi nirlaba, termasuk organisasi pemerintah, kriteria penilaian dituangkan dalam
Tujuan pengendalian dapat dikategorikan bagi kepentingan pihak manajemen dan pegawai
organisasi. Oleh karena manajemen organisasi berusaha mencapai visi dan misi organisasinya
dan memberikan akuntabilitas atas kegiatan yang telah dilaksanakannya, maka manajemen perlu
secara terus menerus menilai dan mengevaluasi sistem pengendalian manajemen untuk
memastikan bahwa sistem pengendalian telah dirancang dan beroperasi secara baik,
dimutakhirkan secara tepat untuk mengantisipasi perubahan kondisi dan lingkungan, dan pada
akhirnya untuk memastikan pencapaian tujuan organisasi.
Secara spesifik, manajemen perlu untuk menguji sistem pengendalian manajemen guna
menentukan seberapa baik pengendalian itu beroperasi, bagaimana pengendalian dapat
ditingkatkan, dan pada tingkat mana pengendalian dapat membantu mengidentifikasi
risiko-risiko utama atas adanya kecurangan, pemborosan, penyalahgunaan wewenang, dan salah
pengelolaan (mismanagement). Evaluasi pengelolaan sistem pengendalian manajemen
merupakan usaha manajemen untuk memastikan tercapainya tujuan tersebut.
D. Penanggung Jawab atas Sistem Pengendalian Manajemen
Dalam mengemban tugasnya, manajemen berhadapan dengan tingkat risiko tertentu
atas keberhasilan pencapaian tujuan. Risiko kegagalan pencapaian target, risiko kecurangan, dan
berbagai risiko lainnya memberikan kontribusi kegagalan atas pencapaian tujuan organisasi.
Salah satu cara mengantisipasi atau memperkecil tingkat risiko adalah dengan cara
meningkatkan efektivitas sistem pengendalian manajemen. Semakin efektif suatu sistem
pengendalian manajemen semakin rendah risiko yang harus ditanggung oleh pihak manajemen.
Desain sistem pengendalian manajemen tidak terlepas dari pertimbangan aspek biaya
penghematan waktu seminim mungkin tidak pernah ada yang diizinkan melangkahi prosedur.
Prinsip penghematan waktu seminim mungkin dapat berdampak pada suatu simpulan bahwa
tidak perlu adanya pengendalian.
Pengendalian yang tidak efektif dan tidak memberikan kontribusi positif hanyalah
merupakan pemborosan waktu dan biaya. Namun demikan, tanpa pengendalian, kegiatan yang
efisien dan efektif sukar dicapai. Dalam praktiknya ada kalanya terjadi suatu penyimpangan yang
melangkahi prosedur pengendalian yang telah ditetapkan dengan alasan efisiensi dan pemberian
pelayanan prima atas suatu kegiatan yang tidak biasa (non rutin). Adapun dimensi biaya manfaat
evaluasi pengendalian yaitu:
Tabel 3.1 Dimensi biaya-manfaat evaluasi pengendalian
BIAYA MANFAAT
Pengendalian yang lebih baik atas sumber
daya yang digunakan dalam produksi.
Proses otorisasi dalam sistem
pengendalian meliputi beberapa tingkatan
manajemen
dan menyita waktu manajemen puncak
secara substansial.
Ketaatan pada kebijakan dan prosedur
lebih sering terjadi dengan pengecekan
dan saldo yang terpasang dalam sistem.
bertentangan secara langsung dengan
sasaran operasional,
terhadap efisiensi melalui berbagai
ukuran efektivitas.
Sumber: http://www.scribd.com (20/02/2010 : 20.30 wib)
Tabel di atas memaparkan perbandingan aspek-aspek biaya dan manfaat dari suatu
evaluasi pengendalian. Pertimbangan utama yang menjadi patokan adalah perancangan suatu
sistem pengendalian seharusnya memiliki manfaat yang lebih besar daripada aspek biayanya
Secara prosedur hal ini tidak dibenarkan, namun demikian kasus tersebut merupakan
masukan bagi penyempurnaan sistem pengendalian yang ada karena sistem pengendalian
diciptakan untuk mencapai suatu kegiatan yang efisien dan efektif. Penyimpangan yang
dilakukan tersebut harus didukung oleh pendokumentasian yang baik disertai persetujuan oleh
pejabat yang berwenang.
E. Persyaratan Sistem Pengendalian Manajemen
Perancangan suatu sistem pengendalian manajemen oleh pihak manajemen sebagaimana
yang telah dijelaskan sebelumnya bertujuan untuk:
1. Diperolehnya keterandalan dan integritas informasi;
2. Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, peraturan, dan ketentuan yang berlaku
3. Melindungi aset organisasi; dan
4. Pencapaian kegiatan yang ekonomis dan efisien.
Untuk mencapai tujuan di atas, sistem pengendalian manajemen harus dirancang
sedemikian rupa sehingga efektivitas sistem pengendalian dapat tercapai. Sawyer, dittenhofer,
dan scheiner dalam sawyer internal auditing, edisi 5 tahun 2003 mengungkapkan
1. Standar Umum
a. Keyakinan yang memadai
Pengendalian harus memberikan suatu keyakinan yang memadai
bahwa tujuan pengendalian manajemen akan dapat tercapai.
b . Dukungan perilaku
Manajemen dan personel suatu entitas harus memelihara suatu sikap perilaku
yang mendukung suatu sistem pengendalianmanajemen.
c. Integritas dan Kompetensi
Mereka yang terlibat dalam kegiatan suatu sistem pengendalian manajemen harus
memiliki suatu tingkat profesionalisme dan integritas pribadi serta kompetensi yang
memadai untuk mengoperasikan pengendalian supaya tujuan sistem pengendalian
manajemen dapat tercapai.
d. Tujuan pengendalian
Tujuan pengendalian secara spesifik, menyeluruh, dan beralasan harus
diidentifikasi atau dikembangkan untuk setiap kegiatan organisasi.
e . Pengendalian monitoring
Manajemen secara terus menerus memonitor keluaran (output)sistem pengendalian
dan mengambil tindakan perbaikan atas penyimpangan.
2. Standar Rinci
a. Pendokumentasian
Kejadian-kejadian yang terstruktur, menyeluruh, dan signifikan didokumentasikan
dengan jelas.
Kegiatan pemberian otorisasi, pemrosesan, dan pencatatan harus
dilaksanakan oleh personel berbeda (tidak sama).
Dari standar di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa perancangan suatu
sistem pengendalian manajemen yang dapat diandalkan (reliable) harus memenuhi unsur-unsur
berikut:
1. Kualitas karyawan (pegawai) sesuai dengan tanggung jawabnya.
Faktor yang paling penting dalam pengendalian adalah adanya karyawan (pegawai)
yang dapat menunjang suatu sistem agar dapat berjalan dengan baik. Karyawan
dikatakan ideal apabila tingkat kualitas yang dimiliki sesuai dengan tanggung
jawabnya. Tingkat perputaran karyawan yang terlampau tinggi sering menimbulkan
permasalahan dalam pengendalian manajemen.
2. Rencana organisasi yang menetapkan pemisahan tanggung jawab
fungsi secara layak.
Pemisahan tanggung jawab yang sering disebut pembagian tugas merupakan aspek
penting lainnya.
3. Sistem pemberian wewenang, tujuan dan teknik serta pengawasan yang wajar untuk
mengadakan pengendalian atas aset, utang, penerimaan, dan pengeluaran. Setiap
manajemen bertanggung jawab untuk menentukan pemberian wewenang, tujuan dan
teknik serta pengawasan di lingkungan organisasinya.
Demikian juga setiap manajemen bertanggung jawab untuk menentukan,melaksanakan
dan memelihara sistem pengendalian manajemennya.
Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
1. Sistem Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
yang dimaksudkan adalah pengendalian intern. Pengendalian intern merupakan
prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data-data administrasi yang didalamnya sudah
termasuk prosedur-prosedur akuntansi dan operasional. Prosedur-prosedur akuntansi pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan sistem informasi akuntansi.Adapun
sistem informasi akuntansi ini berfungsi untuk :
a. Mengendalikan data, artinya data-data fakultas akan tetap terjaga dan tidak terjadi
penyimpangan-penyimpangan yang akan merugikan, dapat menghemat biaya;
b. Memperoleh informasi yang akurat dan lengkap dan dapat mengumpulkan data
data-data fakultas dengan cepat;
c. Memproses data atau mengolah data akuntansi menjadi informasi yang valid;
d. Memanage data fakultas (menyimpan data, lalu memunculkan kembali data-data
tersebut yang artinya data tersebut dapat diakses oleh orang yang berkepentingan).
Sistem informasi juga membantu manajemen untuk mengambil keputusan dengan
tepat. Fakultas mendesain sistem informasi akuntansi juga untuk mendorong pegawai
bertingkah laku sesuai dengan tujuan organisasi yaitu untuk menjaga aset-aset fakultas,
mengukur kinerja pegawai, menunjang efektivitas, dan efisiensi penggajian.
Sistem informasi akuntansi di fakultas beroperasi secara manual dan beroperasi
menggunakan komputer. Sistem informasi manual dapat terlihat pada sistem pencatatannya yang
dilakukan di bagian keuangan.
beroperasi manual pada bagian keuangan yaitu mencakup atas :
a. Pemisahan tugas
Dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya diadakan pembagian tugas. Ada yang
bertugas menerima pembayaran dari mahasiswa yang berkenaan dengan uang seminar
proposal skripsi, ada yang bertugas untuk mengaudit hasil pembayaran mahasiswa dan
ada yang menyimpan bukti pembayaran / kwitansi.
b. Prosedur Pencatatan
Contohnya: dalam membukukan bukti pembayaran dibuat nomor urut di bagian atas
bukti pembayarannya. Kegunaannya adalah untuk menghindari kesalahan dalam
pencatatan dan mudah untuk mengauditnya.
2. Proses Pengendalian Manajemen
Proses pengendalian manajemen yang ada pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara adalah :
a. Perencanaan
Sebelum melaksanakan tugas, terlebih dahulu dibuat perencanaan. Perencanaan
merupakan pedoman atau acuan untuk melasanakan tugas.
b. Pelaksanaan
Setelah dibuat perencanaan, maka selanjutnya adalah pelaksanaan. Pegawai
melaksanakan tugas nya masing-masing sesuai dengan bagiannya yang telah
direncanakan sebelumnya.
c. Pemantauan Hasil
pihak yang mengepalai bagian kepegawaian yaitu Kasubbag Kepegawaian
d. Penilaian
Dalam hal penilaian, yang berwewenang untuk menilai adalah Pembantu Dekan II.
Pembantu Dekan II akan menilai hasil
pekerjaan pegawai, apakah baik atau buruk.
e. Koreksi
Setelah dilakukan penilaian, maka tindakan selanjutnya adalah mengkoreksi
kesalahan ataupun penyimpangan yang terjadi. Selanjutnya adalah kembali kepada
pelaksanaan. Pelaksanaan yang dimaksud disini adalah pelaksanaan tugas atau
pekerjaan yang telah dikoreksi.
3. Keterbatasan Sistem Pengendalian Manajemen
Patut disadari bahwa sebaik apapun manajemen merancang suatu sistem
pengendalian manajemen dalam organisasi, kelemahan atau keterbatasan tetap ada. Kunci
utamanya ada pada manusia.
Beberapa keterbatasan yang ada pada Fakultas Ekonomi Universitas Utara yang dapat
diidentifikasikan antara lain:
a. Kurang matangnya suatu pertimbangan
Efektivitas pengendalian seringkali dibatasi oleh adanya keterbatasan
manusia dalam pengambilan keputusan. Suatu keputusan diambil oleh pimpinan
umumnya didasarkan pada pertimbangan-pertimbangan yang ada pada saat itu,
antara lain informasi yang tersedia, keterbatasan waktu, dan beberapa variabel lain baik
internal maupun eksternal (lingkungan). Dalam kenyataannya, sering dijumpai
kurang efektif dibandingkan dengan apa yang diharapkan. Keterbatasan ini merupakan
keterbatasan alamiah yang dihadapi dalam fakultas.
b. Kegagalan menerjemahkan perintah
Pengendalian telah didisain dengan sebaik - baiknya, namun kegagalan dapat
terjadi yang disebabkan adanya pegawai yang salah menterjemahkan perintah dari
pimpinan. Kesalahan dalam menterjemahkan suatu perintah dapat disebabkan dari
ketidaktahuan atau kecerobohan pegawai yang bersangkutan. Terjadinya kegagalan
dapat lebih diperparah apabila kegagalan menterjemahkan perintah dilakukan oleh
seorang pimpinan.
c. Pengabaian manajemen
Suatu pengendalian manajemen dapat berjalan efektif apabila semua pihak
atau unsur dalam organisasi mulai dari tingkat tertinggi hingga terendah
melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan kewenangan dan tanggung
jawabnya. Meskipun suatu organisasi memiliki pengendalian manajemen yang
memadai sekalipun, pengendalian tersebut tidak akan dapat mencapai tujuannya jika
pegawai atau bahkan seorang pimpinan mengabaikan pengendalian.
4. Kinerja Pegawai
Kinerja (prestasi kerja) merupakan jawaban dari berhasil atau tidaknya tujuan
organisasi yang telah ditetapkan.Individu yang memiliki kinerja tinggi memiliki beberapa
karakteristik, yaitu dantaranya :
a. Berorientasi pada prestasi;
c. Berpengendalian diri;
d. Kompetensi.
Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja pegawai Fakultas Ekonomi
a. Faktor Kemampuan Psikologis
Secara psikologis, kemapuan (ability) pegawai terdiri dari kemampuan potensi (IQ)
dan kemampuan realita (pendidikan).
b. Faktor Motivasi
Motivasi terbentuk dari sikap (attitude) pegawai dalam menghadapi situasi kerja.
Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan pegawai terarah untuk mencapai
tujuan kerja.
Ada 5 karakteristik pegawai pada fakultas yang memiliki motif yang tinggi:
a. Memiliki tanggung jawab yang tinggi;
b. Memiliki tujuan yang realistis;
c. Memiliki rencana kerja dan berjuang untuk merealisasi tujuan;
d. Memanfaatkan umpan balik yang kongkrit dalam seluruh kegiatan kerja yang
dilakukan;
e. Mencari kesempatan untuk merealisasikan rencana kerja yang telah diprogramkan.
5. Penilaian Kinerja Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Penilaian kinerja pada dasarnya merupakan faktor kunci guna mengembangkan
fakultas secara efektif dan efisien, karena adanya kebijakan atau program yang lebih baik atas
pertumbuhan fakultas secara keseluruhan, melalui penilaian tersebut maka diketahui kondisi
sebenarnya tentang bagaimana kinerja pegawai.Penilaian kinerja pegawai Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara dilihat dari :
a. Daftar hadir pegawai;
b. Disiplin waktu (apakah pegawai masuk kerja tepat waktu);
c. Pekerjaan yang diselesaikan;
d. Kerajinan dan keterampilan pegawai;
e. Kontribusi yang diberikan pegawai untuk fakultas.
Penilaian kinerja tidak terlepas dari jenis pekerjaan yang dilakukan pegawai yang dalam
pelaksanaannya didukung oleh sistem pengendalian manajemen. Sistem pengendalian
manajemen berperan dalam meningkatkan kinerja pegawai. Adapun peranannya adalah :
a. Sebagai pedoman agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan;
b. Membantu pegawai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing;
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Peranan sistem pengendalian manajemen dalam meningkatkan kinerja pegawai pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Sebagai pedoman agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan
Sistem pengendalian manajemen dirancang sedemikian rupa dengan tujuan agar tidak
terjadi kesalahan ataupun penyimpangan-penyimpangan.Tetapi meskipun sistem
pengendalian sudah diterapkan, masih ditemukan penyimpangan-penyimpangan. Hal ini
terjadi karena pegawai salah menterjemahkan perintah dari pimpinan.
2. Membantu pegawai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing
Sistem pengendalian manajemen berfungsi untuk mengarahkan pegawai dalam
melaksanakan dan mempertanggungjawabkan tugasnya dengan baik.
3. Menciptakan disiplin pegawai
Dengan adanya sistem pengendalian manajemen, maka pegawai dapat lebih menghargai
waktu dan memanfaatkannya seefisien mungkin. Hal ini dapat menciptakan kedisiplinan
B. Saran
1 Para pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya memahami
perintah atasan dengan baik, agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan.
2 Para pegawai Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara hendaknya
melaksanakan tugasnya secara maksimal dan berupaya menghindari kesalahan-kesalahan
yang mungkin terjadi.
3 Pegawai hendaknya menanamkan sikap disiplin dan menghargai waktu. Pegawai harus
hadir sesuai jadwal yang telah ditentukan (on time), kecuali terjadi hal-hal yang tidak
DAFTAR PUSTAKA
Anthony,vijay govindarajan.2003.Sistem Pengendalian Manajemen.Edisi pertama.Jakarta:Salemba Empat.
David,Fred R.2006.Manajemen strategis.Jakarta:Salemba Empat.
Daft,Richard L.2007.Manajemen.Jakarta:Salemba Empat.
Marshall B roumney dan John P, Stembart, 2006. Sistem Informasi Akuntansi,Terjemahan Deny
Arnos Kwery dan Dewi Fitriasari.Edisi Kelima. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Mulyadi, Setyawan Johnny, 2001. Sistem Pengendalian Manajemen. Jakarta: Salemba Empat
Sawyer, L.B, M.A. Dittenhofer, and J.H. Scheiner. 2006. Audit Internal Sawyer. Jakarta: Salemba Empat.
Sukarno Edy, 2000. Sistem Pengendalian Manajemen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Sule,Ernie Tisnawati dankurniawan saefullah.2006.Pengantar Manajemen.Jakarta:Prenada Media.
Situs
