PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA
D. Penanggung Jawab Kuliah Kerja Media (KKM)
Penanggung jawab selama kegiatan KKM berlangsung di PT. Angkasa Pura II ini yaitu Internal Affairs & Protocol Junior Manager yakni Ibu Retnihati P. Selain beliau, ada juga Bapak Ridwan Anwar selaku Personnel General Affairs
Senior Manager. Ada juga beberapa staff dari masing-masing bagian yang
memberikan bantuan yang sangat besar selama penulis melakukan kegiatan KKM di PT. Angkasa Pura II ini. Dengan begitu, penulis dapat mempelajari hal-hal yang berhubungan dengan fokus penulis disana.
E. Kegiatan Kuliah Kerja Media di Bagian Internal Affairs & Protocol Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno-Hatta PT. Angkasa Pura II
Banyak kegiatan yang dilakukan oleh penulis selama disini. Waktu yang cukup panjang untuk mempelajari dimanfaatkan penulis untuk memahami setiap kegiatan yang dilakukan oleh para staff IA&P dan PGASM disana. Setiap kegiatan yang dilakukan tidak jauh dari SOP yang berlaku di bagian IA&P.
commit to user
Berikut ini merupakan kegiatan yang dilakukan oleh penulis selama penulis menjalankan KKM disana, antara lain :
a) Pengenalan Lingkungan Kantor Cabang Utama BSH
Pertama kali masuk ke dalam lingkungan ini, penulis diperkenalkan dengan lingkungan secara meluas. Perkenalan lingkungan dilakukan diawal pertemuan, seperti perkenalan dengan suasana kantor, dengan para staff yang ada disana, penjelasan mengenai jobdesk disana, penjelasan mengenai PT. Angkasa Pura II dan kantor cabang utama BSH, perkenalan dengan lokasi-lokasi ruangan yang berhubungan dengan bidang IA&P dan PGASM.
Para staff juga menunjukan bagaimana cara kerja mereka dalam menyelesaikan setiap tugas mereka. Penulis juga ditunjukkan hasil kerja mereka selama ini disana.
b) Monitoring Media
Monitoring media ini dilakukan setiap hari dan setiap pagi. Monitoring media yakni mengumpulkan setiap artikel yang berhubungan dengan PT. Angkasa Pura II dan Bandara Sekarno-Hatta yang ada di media cetak dan mengumpulkannya menjadi sebuah kliping, diperbanyak dan disebarkan ke beberapa bagian di Kantor Cabang Utama BSH. Setiap pagi, monitoring media selalu dilakukan. Koran-koran yang masuk langsung diberikan ke bagian protokol untuk dibaca, apabila ada artikel yang berhubungan dengan PT. Angkasa Pura II dan BSH, artikel tersebut digunting dan dikumpulkan. Lalu
commit to user
dibuatkan kliping. Kliping tersebut diserahkan kepada staff yang berwenang untuk menandatangani kliping tersebut. Hal ini dilakukan untuk menandakan bahwa kliping tersebut sudah benar adanya dan dapat dipertanggung jawabkan. Kemudian kliping tersebut dicopy sebanyak yang dibutuhkan dan didistribusikan ke bagian-bagian yang telah ditentukan.
Untuk koran-koran yang beredar di hari libur seperti hari Sabtu dan Minggu, koran-koran tersebut akan disimpan dan akan diolah kembali pada hari Senin. Prosesnya sama dengan hari biasanya. Hanya saja koran yang harus diolah menjadi berlipat ganda. Maka dari itu, hari Senin merupakan hari yang padat bagi
staff protokoler.
Sedangkan kliping-kliping yang telah terbentuk tersebut ditempelkan di papan yang ada di pintu masuk kantor, sehingga mempermudah setiap karyawan yang ada di kantor cabang utama BSH ini membaca setiap perkembangan dari tempat mereka bekerja, isu-isu apa saja yang sedang beredar di masyarakat luas mengenai PT. Angkasa Pura II dan Bandara Soekarno-Hatta. Kliping-kliping ini juga akan diganti setiap harinya sesuai dengan kliping yang ada.
Koran-koran yang diolah disini yaitu Kompas, Jawa Pos, Media Indonesia, Sindo, Pos Kota, Tangerang Post, Suara Merdeka.
c) Pendampingan Kunjungan
Bandara Soekarno-Hatta juga menerima kunjungan dari beberapa sekolah dan universitas di Indonesia. Kunjungan diadakan setiap hari Selasa dan Kamis, dan sehari itu hanya dapat menerima kunjungan dari 1 (satu) instansi pendidikan
commit to user
saja. Untuk kuota atau jumlah peserta dibatasi hanya sekitar 70 (tujuh puluh) saja, sudah termasuk pendamping. Hal ini dilakukan agar mempermudah para staff dari protokoler ini memberikan dan menjelaskan materi yang ada yang berhubungan dengan PT. Angkasa Pura II dan Bandara Soekarno-Hatta ini. Setiap kunjungan biasanya didampingi oleh 2 (dua) orang atau 3 (tiga) staff protokol.
Hal yang biasa dilakukan dalam setiap kunjungan yakni pertama kalinya mengumpulkan para peserta di ruang serba guna yang ada di gedung 601 ini, biasanya ruang yang digunakan yakni ruang Cendrawasih. Disana para peserta diberikan materi dan penjelasan mengenai seluk beluk PT. Angkasa Pura II dan Bandara Soekarno-Hatta. Peserta juga diijinkan untuk mengajukan pertanyaan seputar PT. AP II dan BSH. Yang menjadi pembicara disini adalah staff dari protokoler maupun para pimpinan yang ada di sini. Setelah itu, dilakukan penyerahan trophy oleh kantor cabang utama kepada instansi pendidikan yang bersangkutan ataupun sebaliknya. Kemudian dilanjutkan dengan pendampingan kunjungan para peserta menuju Bandara Soekarno-Hatta. Disini para staff memberikan penjelasan seputar bagian-bagian yang ada disana dan fungsinya. Para peserta juga diberikan kesempatan dalam mengajukan pertanyaan apabila ada yang kurang jelas atau ada yang ingin diketahui.
Selama penulis berada disana, ada beberapa universitas dan sekolah-sekolah yang berasal dari seluruh Indonesia mengikuti kunjungan ini, antara lain :
- 14 Februari 2012 = SMKN 3 Bandung
- 28 Februari 2012 = Santa Theresia
commit to user
- 22 Maret 2012 = Politeknik Bandung
- 29 Maret 2012 = Institut Teknologi Bandung
d) Mempersiapkan Acara Resmi Kantor Cabang Utama BSH
Selama penulis melakukan KKM disini, kegiatan resmi yang dilakukan hanya satu, yakni penyerahan mobil ambulance dari Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno-Hatta kepada salah satu puskesmas yang ada di Tangerang. Hal ini dilakukan sebagai wujud dukungan Bandara Soekarno-Hatta dalam meningkatkan mutu kesehatan di kota Tangerang, mengingat Bandara ini juga berlokasi di kota Tangerang. Ini juga merupakan kegiatan yang dilakukan untuk meningkatkan citra PT. Angkasa Pura II di mata masyarakat khususnya penduduk kota Tangerang. Hal ini membuktikan bahwa PT. Angkasa Pura II juga memperhatikan kesehatan penduduk sekitar yang ada di kota Tangerang.
Acara ini dihadiri oleh para pimpinan Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno-Hatta dan juga para pejabat-pejabat daerah kota Tangerang seperti walikota Tangerang, wakil walikota Tangerang, bapak lurah dari puskesmas itu berada dan juga perwakilan-perwakilannya.
Para staff protokoler sudah mempersiapkan ini dari jauh hari. Hal yang dilakukan yakni dengan membuat undangan dan menyebarkannya kepada para undangan. Selain itu, memastikan siapa saja yang datang ke acara tersebut juga merupakan salah satu tugas yang dilakukan para staff protokoler. Menghubungi kantor tempat para undangan berada dan mengkonfirmasi lebih lanjut siapa saja yang datang ataupun siapa saja perwakilannya, menanyakan nama lengkap dari
commit to user
tamu undangan yang hadir untuk menghindari kesalahan pada saat penyebutan nama saat acara berlangsung.
Mempersiapkan segala sesuatu baik dari mulai dari perlengkapannya,
snack yang akan diberikan kepada para undangan, susunan acara yang akan
berlangsung saat itu merupakan tugas dari staff protokoler. Selain itu, proses pendokumentasian acara tersebut pun dilakukan oleh staff protokoler. Setiap kegiatan yang berlangsung disana didokumentasikan dan menjadi arsip perusahaan.
e) Pendokumentasian
Seperti yang telah dijelaskan diatas, pendokumentasian dilakukan oleh para staff protokoler. Setiap kegiatan yang dilakukan oleh Kantor Cabang Utama Bandara Soekarno-Hatta ataupun peristiwa-peristiwa yang terjadi di Bandara Soekarno-Hatta didokumentasikan dan dijadikan arsip perusahaan. Kunjungan-kunjungan, kegiatan-kegiatan resmi yang dilakukan Knator Cabang Utama BSH, dan juga peristiwa-peristiwa yang terjadi disekitar Bandara Soekarno-Hatta.
Selama penulis berada disana, ada 1 (satu) peristiwa yang terjadi di sekitar kawasan Bandara Soekarno-Hatta. Pada waktu itu bertepatan dengan maraknya isu kenaikan harga BBM bersubsidi yang berakibat pada maraknya demonstrasi di beberapa daerah, termasuk salah satunya di sekitar Bandara Soekarno-Hatta. Hal ini memang tidak memberikan dampak yang besar terhadap jadwal penerbangan maupun kegiatan-kegiatan yang ada di Bandara Soekarno-Hatta. Namun, hal ini berdampak pada ditutupnya pintu M-1 yang merupakan akses menuju Bandara
commit to user
melalui Tangerang atau melalui jalur belakang Bandara Soekarno-Hatta. Selama peristiwa itu berlangsung, beberapa staff protokoler melakukan pendokumentasian peristiwa tersebut. Namun, memang saat kejadian tersebut, penulis tidak dapat mengikuti proses pendokumentasian dikarenakan keadaan dirasa kurang aman.
Setiap hari Jumat, staff protokoler mendapatkan tugas menempelkan hasil dokumentasi kegiatan-kegiatan ataupun foto-foto tentang Bandara Soekarno-Hatta di dinding tempat kliping ditempel juga. Maka dari itu, staff protokoler di waktu senggangnya sering melakukan pendokumentasian mengenai keadaan Bandara Soekrano-Hatta.
f) Membuat Surat Penolakan, nota dinas, voucher
Surat penolakan ini biasanya berhubungan dengan proposal-proposal dari luar perusahaan yang berkaitan dengan sebuah kegiatan dan bantuan dana. Apabila dirasa kegiatan tersebut tidak begitu penting, maka akan dilakukan penolakan. Penolakan ini pun tidak berasal dari IA&P, namun biasanya berasal dari sepertujuan pimpinan yang lebih senior atau senior manager, disini yang berhak melakukan penolakan yakni Personnel General Affairs Senior Manager atau jika kegiatan itu besar adanya akan melibatkan pihak Senior General
Manager atau Deputy Senior General Manager.
Ketika memo yang diberikan oleh para pimpinan tersebut yaitu penolakan, maka staff protokoler bertugas membuat surat penolakan, dan surat tersebut akan segera didistribusikan kepada tujuan yang dimaksud.
commit to user
Sementara nota dinas dibuat saat akan mengajukan suatu permintaan akan perlengkapan untuk menunjang kinerja staff disana. Seperti kebutuhan akan tinta
printer dan kertas, nota dinas pun dibuat untuk diajukan kepada pimpinan, disini
yakni PGASM itu sendiri. Setelah mendapat persetujuan dari senior manager yang dimaksud, surat itu dapat diproses ke bagian yang berwenang dalam penyediaan keperluan kantor tersebut.
Sedangkan voucher sendiri digunakan saat akan mengajukan kebutuhan akan biaya-biaya untuk keperluan kegiatan yang ada. Misalkan ada rapat yang diadakan di kantor cabang utama BSH ini dan memerlukan snack untuk diberikan kepada peserta rapat. Biaya yang dibutuhkan untuk snack tersebut akan dituliskan pada voucher yang kemudian akan diajukan pada PGASM untuk ditanda tangani. Setelah itu, voucher akan segera diproses ke bagian Finance atau Anggaran.
g) Mempersiapkan Snack untuk Peserta Rapat atau untuk Berbagai Acara
Seperti yang telah dijabarkan sebelumnya bahwa bagian IA&P tidak hanya terdiri dari protokoler saja, namun juga ada bagian rumah tangga. Bagian rumah tangga disini bertugas mempersiapkan segala kebutuhan yang akan digunakan disuatu kegiatan. Saat penulis mengadakan KKM disana, rumah tangga sangat aktif dalam mengurus kebutuhan snack peserta rapat, karena ada banyak rapat yang diadakan disana. Baik rapat internal maupun eksternal. Internal yaitu dengan para pimpinan maupun para karyawan yang ada disana, sedangkan eksternal yaitu dengan pihak diluar perusahaan.
commit to user
Kantor Cabang Utama BSH sendiri telah memiliki beberapa “rekanan” dari bermacam-macam perusahaan catering maupun toko-toko kue, seperti Papabunz, Chicken Burger, Aulia Catering, dll.
Selain itu, bagian kerumah tanggaan ini juga mengurus masalah snack untuk para peserta SKJ yang diadakan setiap hari Jumat pagi. Setiap minggu tentu berbeda-beda menu, terkadang menu catering seperti bubur kacang hijau atau roti-roti kecil.
Tak hanya itu, bagian rumah tangga juga mengurus masalah snack untuk makan siang PGASM atau tamu-tamu PGASM itu sendiri. Maka itu, bagian rumah tangga dituntut untuk harus selalu siap sedia kapanpun dibutuhkan. Segala sesuatu kebutuhan konsumsi untuk kantor menjadi tugas dari bagian kerumah tanggaan ini. Kebutuhan akan minuman atau makanan menjadi tanggung jawab bagian kerumah tanggaan.
h) Menjadi Receptionist
Dalam internal affairs & protocol juga ada yang bertugas sebagai
receptionist. Biasanya receptionist ini terdiri dari 2 (dua) orang dan setiap harinya
akan saling bergantian. Yang hari itu tidak mendapat tugas menjadi receptionist bisa membantu rekan IA&P diatas.
Tugas dari receptionist sendiri terdiri dari berbagai macam, mulai dari memberikan pengumuman atau informasi yang berkaitan dengan perusahaan ataupun jadwal-jadwal rapat penting bagi para karyawan maupun pimpinan. Selain itu, receptionist disini seperti pada umumnya diberbagai kantor lainnya
commit to user
yakni dapat menjadi penunjuk arah bagi para pengunjung atau tamu kantor tersebut. Jika ada tamu yang berkunjung dan ingin menanyakan lokasi ataupun informasi seputar kepentingannya dikantor tersebut dapat menanyakan langsung kebagian receptionist ini. Maka dari itu, receptionist disini disiapkan selalu selama jam kerja berlangsung (pukul 07.30 s/d 16.30 WIB).
Distribusi koran atau media cetak pun berasal dari receptionist ini. Media cetak yang masuk akan langsung diterima oleh bagian receptionist, yamg kemudian akan dibagi-bagi menjadi beberapa bagian yang membutuhkan atau yang berkepentingan. Setelah dipilih dan dipisahkan, bagian receptionist akan menghubungi setiap bagian yang membutuhkan tersebut dan perwakilan dari bagian-bagian tersebut akan mengambilnya langsung. Perwakilan disini bisa berupa staff yang sedang tidak sibuk atau senggang maupun para peserta PKL (Praktek Kerja Lapangan) yang biasanya terdiri dari anak-anak SMA.
i) Mempersiapkan Perlengkapan-perlengkapan Kantor maupun Peralatan Kegiatan
Di bagian IA&P juga ada yang bertugas mempersiapkan perlengkapan untuk berbagai kegiatan yang akan diadakan oleh Kantor Cabang Utama BSH. Misalkan saja seperti SKJ, mempersiapkan sound system untuk menunjang acara tersebut agar bisa berjalan dengan baik merupakan salah satu tugas rutin bagian IA&P.