PETUGAS LAPANGAN – 2 AIR BERSIH DUSUN
D. Pencatatan Transaksi dan Pertanggungjawaban Keuangan
(1) Prinsip Pencatatan/Pembukuan
Secara sederhana pembukuan dapat diartikan sebagai pencatatan transaksi keuangan secara kronologis dan sistematis. Tujuan pencatatan adalah agar tersedia informasi pemasukan dan pengeluaran dana oleh pengelola yang transparan dan akuntabel (dapat dipertanggung-jawabkan).
Pencatatan dilaksanakan berdasarkan beberapa prinsip sebagai berikut:
a. Kronologis (menurut urutan waktu)
b. Sistematis (menurut cara-cara tertentu)
c. Informatif (dapat dimengerti / difahami/logis)
d. Auditable (dapat diperiksa atau di audit)
(2) Pelaporan
Beberapa laporan terkait dengan pengelolaan keuangan yang harus disediakan oleh tim pengelola adalah sebagai berikut:
a. Laporan Pendapatan, merupakan buku bantu yang digunakan untuk mencatat pemasukan dana dari pelanggan (penerima manfaat) sebagai penerimaan atas tarif yang dikenakan bagi pengguna jasa pelayanan. Apabila pengelola sekaligus
menangani beberapa sumber pendapatan (prasarana cost recovery), maka perlu
dipisah-pisahkan antara pendapatan dari pelayanan prasarana yang satu dengan yang lainnya. Hal ini akan membantu dalam melakukan kontrol/pengendalian dan menyusun rekapitulasi bulanan, yang pada gilirannya akan dimasukkan dalam laporan keuangan bulanan.
b. Buku Bank, Apabila pengelolaan prasarana telah berkembang, maka diwajibkan membuka rekening bank, terkait dengan penyimpanan dana yang lebih aman dibanding dengan penyimpanan secara tunai dalam jumlah yang besar. Dengan demikian diperlukan buku bank yang digunakan untuk mencatat transaksi penyetoran dana ke rekening bank, penarikan dana tunai dari rekening bank dan saldo di bank.
c. Buku Kas, Digunakan untuk mencatat penerimaan uang di Kas (dapat berasal dari penarikan uang tunai dari bank atau sumbangan tunai lain) serta pengeluaran untuk biaya operasional, belanja material dan upah tenaga kerja dan saldo kas. Setiap pemasukan dan pengeluaran uang kas harus ada bukti penerimaan atau pengeluaran kas dan diberi penomoran. Pelaporan dalam kelompok ini secara bulanan.
d. Buku Biaya Administrasi dan Umum, merupakan buku bantu untuk mencatat segala transaksi yang terkait dengan pengeluaran dana untuk keperluan administrasi dan umum, diantaranya pengeluaran biaya pegawai (gaji pengelola), biaya kantor (ATK), biaya hubungan pelanggan, biaya penelitian dan pengembangan, biaya keuangan (bunga), biaya pemeliharaan prasarana kantor, biaya penyusutan prasarana kantor dan rupa-rupa biaya umum lainnya. Dalam pencatatan belanja ini setiap akhir bulan harus dilakukan penutupan buku, sehingga dapat diketahui seberapa besar pengeluaran untuk kelompok ini secara bulanan.
e. Buku Biaya Operasi dan Pemeliharaan Prasarana, merupakan buku bantu yang digunakan untuk mencatat segala transaksi yang terkait degan pengeluaran biaya operasi dan pemeliharaan prasarana utama yang dikelola (air bersih, persampahan, MCK, dll). Dalam pencatatan belanja ini setiap akhir bulan harus dilakukan penutupan buku, sehingga dapat diketahui seberapa besar pengeluaran untuk kelompok ini secara bulanan.
f. Laporan Keuangan, merupakan laporan rekapitulasi kegiatan keuangan bulanan, yang mencatat saldo awal kas dan di bank, mencatat pemasukan dana, pengeluaran- pengeluaran dana dan mencatat saldo akhir kas dan di bank. Laporan keuangan ini harus dibuat setiap akhir bulan dan diumumkan kepada penerima manfaat, baik itu
melalui media papan informasi maupun melalui forum-forum pertemuan warga.
1) Laporan Neraca, merupakan laporan yang menggambarkan posisi asset yang dikelola, baik itu yang berupa aktiva lancar, aktiva tetap, hutang dan modal. Laporan neraca dibuat secara periodik bulanan dan disampaikan kepada para pemanfaat (pelanggan pengguna pelayanan) baik melalui media papan informasi maupun melalui forum-forum pertemuan warga, sehingga tetap terjadi transparansi dalam pengelolaan asset.
2) Laporan penunjang lainnya yang diperlukan, misalnya laporan rencana dan realisasi pendapatan, laporan rencana dan realisasi pengeluaran.
(3) Pertanggungjawaban
Untuk menjamin transparansi atas pengelolaan dana (penerimaan dan pengeluaran), maka setiap bulan harus dilaporkan kepada para pemanfaat (konsumen) dan masyarakat sekitar melalui media papan informasi maupun forum-forum pertemuan warga, sebagai bentuk pertanggungjawaban.
4
4..33. .
UUkkuurraannKKeebbeerrhhaassiillaannPPeennggeelloollaaaannOOddaannPP
Prestasi kegiatan operasi dan pemeliharaan dari aspek keuangan dapat dilihat dari:
(1) Jumlah pendapatan yang dihasilkan (retribusi atau sumbangan/iuran), dibandingkan total
jumlah pengeluaran untuk operasi dan pemeliharaan,
(2) Jumlah pendapatan yang dihasilkan, dibandingkan total jumlah pengeluaran untuk
operasi dan pemeliharaan ditambah dana cadangan untuk penyusutan prasarana dan sarana,
(3) Jumlah biaya yang dikeluarkan untuk menghasilkan pendapatan tersebut dibandingkan
L
LAMPIRAN - 1
T
TaattaaCCaarraa
P
Peenneettaappaann
TTaarriiff
RReettrriibbuussii//IIuurraann
Tarif retribusi/iuran pelayanan dikenakan bagi pengguna prasarana-sarana desa. Penerimaan dari tarif/iuran ini akan dijadikan sebagai sumber utama dalam membiayai pengelolaan O dan P yang bersangkutan termasuk sebagai pengumpulan dana penggantian investasi (penyusutan/depresiasi).
Adapun mekanisme penetapan tarif/iuran pelayanan prasarana adalah sebagai berikut:
1
1. .
PPeerrssiiaappaann
Dengan difasilitasi oleh fasilitator pendamping, lembaga pengelola O dan P yang telah dibentuk menyelenggarakan proses penentuan tarif retribusi dengan terlebih dahulu menyusun rancangan perhitungan tarif prasarana yang akan dikenakan tarif retribusi/iuran sebagai bahan dalam melaksanakan rembug warga, yang antara lain mencakup :
a. Prasarana/pelayanan yang akan dikenakan tarif retribusi/iuran
b. Tujuan pengenaan tarif retribusi/iuran
c. Perhitungan kebutuhan biaya yang akan dibebankan dalam perhitungan tarif.
d. Jumlah penerima manfaat dan (untuk air bersih perhitungan perkiraan jumlah air
terjual).
e. Besarnya tarif dasar
f. Rencana penerapan tarif progresif (bila diperlukan)
g. Rencana peninjauan kembali
2
2. .
PPeellaakkssaannaaaannRReemmbbuuggWWaarrggaa
Lembaga pengelola O dan P mengundang seluruh warga masyarakat pemanfaat prasarana dan sarana terkait untuk mengadakan rembug warga dalam rangka penetapan tarif, dimana dalam rembug tersebut perlu diundang pula unsur LKM/BKM, PP, aparat pemerintah desa dan perwakilan pengguna prasarana atau tokoh masyarakat. Beberapa hal yang disampaikan dalam rembug warga:
a. Penjelasan umum oleh ketua lembaga pengelola O dan P kepada masyarakat
pengguna prasarana dan sarana perihal pentingnya penetapan tarif terhadap penggunaan prasarana dan sarana yang akan dikelola.
b. Setelah penjelasan umum, maka dilanjutkan dengan penjelasan terkait dengan
rancangan penetapan tarif yang telah dibuat, antara lain mencakup :
1) Perhitungan kebutuhan biaya yang akan dibebankan dalam perhitungan tarif.
2) Jumlah penerima manfaat dan (untuk air bersih perhitungan perkiraan jumlah air
terjual).
4) Rencana penerapan tarif progresif (bila diperlukan)
5) Rencana peninjauan kembali
c. Tahapan selanjutnya adalah mengajak seluruh anggota pemanfaat yang hadir dalam
pertemuan tersebut untuk menghitung bersama besaran tarif berdasarkan rumusan yang digunakan dan diminta kesepakatannya. Kesepakatan tarif dapat diambil dengan cara musyawarah, dan apabila secara musyawarah tidak dapat diambil mufakat maka pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cara pengambilan suara terbanyak (aklamasi) melalui voting, dimana setiap anggota masyarakat pemanfaat berhak memberikan satu suara dalam setiap keputusan yang diambil. Dalam rembug warga ini diharapkan dapat disepakati tentang:
1) Besarnya tarif dasar yang akan diberlakukan
2) Penerapan tarif progresif (bila diperlukan)
3) Periode waktu peninjauan kembali tarif yang ditetapkan.
d. Setelah ada kesepakatan terkait dengan hal-hal tersebut, maka tahap berikutnya adalah
penyusunan “Berita Acara Penetapan Tarif Retribusi/Iuran Pelayanan” yang
ditandatangani oleh Ketua Pengelola O dan P, BKM/TPK, wakil dari masyarakat pengguna dan disaksikan oleh aparat pemerintah desa dan fasilitator pendamping. Sebagai bentuk dukungan dari seluruh peserta rembug warga dalam keputusan tersebut, daftar hadir dilampirkan dalam berita acara.
3
3..
PPeennggeessaahhaann
Untuk memperkuat penerapannya, tarif retribusi/iuran yang telah disepakati tersebut perlu ditetapkan dalam sebuah Keputusan Ketua Pengelola O dan P Prasarana dan disetujui oleh BKM/TPK serta Kepala Desa/Lurah.
Catatan: Dalam kasus dimana lembaga Pengelola O dan P berada dibawah
Pemerintah Desa atau prasarana merupakan asset Pemerintah Desa, maka tarif retribusi ditetapkan melalui Peraturan Desa (Perdes)
LAMPIRAN - 2