1
BAB I
PENDAHULUAN
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai sekilas keadaan organisasi, latar belakang dan rumusan masalah yang diperoleh, tujuan dan manfaat yang dapat diperoleh, relevansi, serta sistematika penulisan tugas akhir dengan mata kuliah yang ada di Jurusan Sistem Informasi ini
1.1. Latar Belakang
Perawatan (maintenance) adalah salah satu proses penting yang harus dilakukan setelah dilakukan pengembangan sebuah perangkat lunak. Perawatan dilakukan untuk menjaga atau memperbaiki fasilitas yang ada sehingga sesuai dengan standar (baik secara fungsional dan kualitas), sehingga dalam kondisi terbaik dan dapat berjalan sesuai dengan tujuannya [1]. Dalam melaksanakan proses perawatan tersebut, dibutuhkan prosedur yang digunakan sebagai panduan atau acuan bagi pihak-pihak di dalam organisasi tersebut untuk dapat memastikan bahwa proses perawatan yang dijalankan telah sesuai dengan standar atau acuan yang tepat.
Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI) ITS Surabaya sebagai lembaga penyelenggaraan layanan utama Teknologi Sistem Informasi (TSI) yang terdapat di lingkup kampus ITS Surabaya membagi peran/fungsi tata kelola pada layanan TSI menjadi tiga kelompok layanan, dimana salah satunya adalah Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) [2]. Pada kelompok Subdit PSI salah satu tugas pokok yang dikerjakan adalah melakukan perawatan (maintenance) terhadap sistem informasi. Sistem informasi yang dimaksud, salah satunya berupa Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang telah dikembangkan oleh DPTSI di lingkup kampus ITS Surabaya. [3].
Pada kenyataan yang saat ini terjadi, Subdit PSI tidak memiliki prosedur yang baku sebagai panduan atau acuan dalam melakukan proses perawatan terhadap SIM yang dikelola.
Proses perawatan yang saat ini dilakukan, bersifat quick
respons dimana proses perawatan terhadap SIM tersebut
dilaksanakan apabila pengguna/unit di lingkup kampus ITS Surabaya melaporkan permasalahan yang dihadapi ketika menggunakan SIM kepada Subdit PSI. Sehingga, proses perawatan dilaksanakan hanya berdasarkan permasalahan yang didapatkan dalam proses operasional SIM setiap harinya. Tidak pernah ada aturan yang baku dalam proses perawatan terhadap SIM yang dikelola oleh Subdit PSI. Oleh karena itu, diperlukan prosedur yang terstandar sebagai panduan atau acuan dalam melakukan proses perawatan SIM sesuai dengan standar dan kontrol yang ada, yang didokumentasikan dalam bentuk dokumen SOP.
Berdasarkan hasil studi tentang pembuatan dokumen SOP yang telah dilakukan, juga bentuk-bentuk kontrol perawatan lunak yang selama ini digunakan dalam penelitian sebelumnya, maka dokumen SOP yang diimplementasikan nantinya menggunakan metode analisis kesenjangan (gap analysis) terhadap kondisi kekinian proses perawatan ketiga SIM dengan kondisi ideal yang disesuaikan dengan standar ISO/IEC 14764:2006
Software Engineering-Software Life Cycle Processes-Maintenance, sebagai kontrol dalam melaksanakan proses
perawatan terhadap SIM [1]. Untuk aktivitas terkait backup dan pemantauan pada SIM, karena pada standar ISO yang digunakan belum mencukupi detail aktivitas yang harus dilakukan [4], maka ditambahkan aktivitas pada level Service
Operation yang digunakan sebagai acuan dan kontrol
pelengkap dalam proses perawatan yang berupa pemantauan dan kontrol (monitoring and control) serta aktivitas backup [5]. Sehingga, diharapkan dokumen SOP Perawatan SIM ini dapat dijadikan sebagai panduan melaksanakan proses perawatan SIM yang sesuai dengan standar.
1.2. Rumusan Masalah
Dari latar belakang yang dipaparkan sebelumnya, maka rumusan masalah dalam pengerjaan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana kesenjangan yang terjadi antara kondisi kekinian perawatan SIM yang telah dikembangkan dan dikelola oleh DPTSI ITS Surabaya dengan kondisi ideal perawatan SIM yang mengacu pada standar acuan (ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3)? 2. Bagaimana bentuk dokumen SOP perawatan SIM yang
mengacu pada standar acuan dari hasil analisis kesenjangan yang dilakukan?
3. Berdasarkan proses verifikasi dan validasi, apakah dokumen SOP perawatan SIM yang dihasilkan telah sesuai dengan standar dan kebutuhan dari DPTSI ITS Surabaya?
1.3. Batasan Masalah
Batasan masalah pada tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Penelitian tugas akhir ini berfokus pada pembuatan
dokumen Standar Operational Prosedur (SOP) perawatan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang mengacu pada standar ISO/IEC 14764:2006 tentang
software maintenance mencakup aktivitas Process Implementation, Problem and Modification Analysis, Modification Implementation, Maintenance Review/Acceptance, Migration and Retirement.
2. Untuk tambahan aktivitas pemantauan dan backup menggunakan standar acuan aktivitas monitoring and
control serta backup pada level Service Operation di
kerangka kerja ITILv3.
3. Penelitian tugas akhir ini hanya berada pada lingkup ITS Surabaya, sehingga data-data yang diperoleh dalam penelitian tugas akhir berasal dari pihak
pengelola SIM yang menjadi subjek penelitian tugas akhir, yaitu DPTSI ITS Surabaya.
4. Proses perawatan SIM yang dilakukan dalam penelitian tugas akhir ini hanya mencakup seputar perawatan komponen-komponen SIM yang bersifat fungsional (non-fisik).
5. Target penelitian tugas akhir hanya terkait dengan proses perawatan SIM yang terdapat di yang telah dikembangkan, dikelola dan diimplementasikan di lingkup kampus ITS Surabaya.
6. Penelitian tugas akhir ini menggunakan metode analisis kesenjangan (gap analysis), yaitu menggunakan GAP 2 terkait kesenjangan antara persepsi manajemen dan standar kualitas layanan.
1.4. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian tugas akhir berdasarkan permasalahan yang diangkat adalah sebagai berikut :
1. Mengetahui kesenjangan yang terjadi antara kondisi kekinian perawatan SIM yang telah dikembangkan dan dikelola oleh DPTSI ITS Surabaya dengan kondisi ideal perawatan SIM mengacu pada standar acuan (ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3). 2. Menghasilkan dokumen SOP perawatan SIM yang
nantinya dapat digunakan oleh DPTSI ITS Surabaya untuk melakukan proses perawatan terhadap terhadap SIM berdasarkan hasil analisis kesenjangan yang dilakukan dan sesuai dengan standar acuan (ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3).
3. Mengetahui hasil proses verifikasi dan validasi dari dokumen SOP perawatan SIM yang telah dihasilkan, untuk mendukung proses perawatan SIM dapat berjalan sesuai dengan kebutuhan dan prosedur yang terstandar, yang nantinya dapat diterapkan oleh Subdit DPTSI ITS Surabaya.
1.5. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian tugas akhir ini dijelaskan sebagai berikut : Bagi Dunia Akademis:
Sebagai informasi dan referensi bagi mahasiswa lain yang ingin melakukan pengkajian dalam membuat dokumen SOP yang terkait dengan perawatan perangkat lunak, yang memenuhi standar acuan ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3. Bagi Organisasi (DPTSI ITS Surabaya) :
Memiliki dokumen SOP perawatan SIM yang sesuai dengan standar acuan ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3, sehingga dapat digunakan sebagai panduan atau acuan dalam melakukan proses perawatan SIM yang dikelola oleh DPTSI ITS Surabaya.
1.6. Relevansi
Relevansi tugas akhir ini terhadap laboratorium Manajemen Sistem Informasi (MSI) Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi ITS Surabaya disebabkan karena merupakan penerapan dari beberapa mata kuliah, seperti Manajemen Layanan SI/TI dan Tata Kelola TI. Adapun hasil akhir dari penelitian tugas akhir ini adalah berupa usulan dokumen Standard Operating Procedure (SOP) Perawatan SIM yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kualitas performa perawatan SIM yang dikembangkan dan dikelola oleh DPTSI ITS Surabaya, sehingga kedepannya aktivitas perawatan dapat berjalan sesuai dengan standar acuan yang digunakan. 1.7. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan merupakan urutan dalam penulisan buku tugas akhir. Pada buku tugas akhir ini dibagi menjadi enam bab, yakni:
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini akan dijelaskan tentang Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Batasan Masalah, Tujuan Tugas Akhir, dan Manfaat Kegiatan Tugas Akhir.