PEMBUATAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PERAWATAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) BERDASARKAN METODE GAP ANALYSIS YANG MEMENUHI STANDAR ISO/IEC

(1)

v

TUGAS AKHIR – KS141501

PEMBUATAN STANDARD OPERATING PROCEDURE

(SOP) PERAWATAN SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN (SIM) BERDASARKAN METODE GAP

ANALYSIS YANG MEMENUHI STANDAR ISO/IEC

14764:2006 DAN KONTROL KERANGKA KERJA

ITILV3

DEVELOPMENT OF STANDARD OPERATING

PROCEDURE (SOP) OF MANAGEMENT

INFORMATION SYSTEM (SIM) MAINTENANCE

BASED ON GAP ANALYSIS METHOD EMPLOYING

ISO/IEC 14764:2006 STANDARD AND ITILV3

FRAMEWORK CONTROL

ANDY NOVIAN RAGILTYA NRP 5212 100 052 Dosen Pembimbing

Bekti Cahyo Hidayanto, S.Si., M.Kom. Anisah Herdiyanti, S.Kom., M.Sc., ITIL JURUSAN SISTEM INFORMASI

Fakultas Teknologi Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya 2017

(2)

(3)

TUGAS AKHIR – KS141501

PEMBUATAN STANDARD OPERATING PROCEDURE

(SOP) PERAWATAN SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN (SIM) BERDASARKAN METODE GAP

ANALYSIS YANG MEMENUHI STANDAR ISO/IEC

14764:2006 DAN KONTROL KERANGKA KERJA

ITILV3

ANDY NOVIAN RAGILTYA NRP 5212 100 052 Dosen Pembimbing

Bekti Cahyo Hidayanto, S.Si., M.Kom. Anisah Herdiyanti, S.Kom., M.Sc., ITIL JURUSAN SISTEM INFORMASI

Fakultas Teknologi Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya 2017

(4)

(5)

FINAL PROJECT – KS141501

DEVELOPMENT OF STANDARD OPERATING

PROCEDURE (SOP) OF MANAGEMENT

INFORMATION SYSTEM (SIM) MAINTENANCE

BASED ON GAP ANALYSIS METHOD EMPLOYING

ISO/IEC 14764:2006 STANDARD AND ITILV3

FRAMEWORK CONTROL

ANDY NOVIAN RAGILTYA 5212 100 052

Supervisors

Bekti Cahyo Hidayanto, S.Si, M.Kom. Anisah Herdiyanti, S.Kom., M.Sc., ITIL INFORMATION SYSTEMS DEPARTMENT Information Technology Faculty

Sepuluh Nopember Institut of Technology Surabaya 2017

(6)

ii

LEMBAR PENGESAHAN

PEMBUATAN STANDARD OPERATING PROCEDURE

(SOP) PERAWATAN SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN (SIM) BERDASARKAN METODE GAP

ANALYSIS YANG MEMENUHI STANDAR ISO/IEC

14764:2006 DAN KONTROL KERANGKA KERJA

ITILV3

TUGAS AKHIR

Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Komputer

pada

Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Oleh:

ANDY NOVIAN RAGILTYA NRP. 5212 100 052 Surabaya, Januari 2017

KETUA

JURUSAN SISTEM INFORMASI

Dr. Ir. Aris Tjahyanto, M.Kom. NIP 19650310 199102 1 001

(7)

LEMBAR PERSETUJUAN

PEMBUATAN STANDARD OPERATING PROCEDURE

(SOP) PERAWATAN SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN (SIM) BERDASARKAN METODE GAP

ANALYSIS YANG MEMENUHI STANDAR ISO/IEC

14764:2006 DAN KONTROL KERANGKA KERJA

ITILV3

TUGAS AKHIR

Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Komputer

pada

Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Oleh :

ANDY NOVIAN RAGILTYA NRP 5212 100 052

Disetujui Tim Penguji : Tanggal Ujian : Januari 2017 Periode Wisuda : Maret 2017

Bekti Cahyo Hidayanto, S.Si., M.Kom. (Pembimbing I)

Anisah Herdiyanti, S.Kom., M.Sc., ITIL (Pembimbing II)

Sholiq. S.T., M.Kom., M.SA. (Penguji I)

Hanim Maria Astuti, S.Kom., M.Sc. (Penguji II)

(8)

(9)

v

PEMBUATAN STANDARD OPERATING

PROCEDURE (SOP) PERAWATAN SISTEM

INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

BERDASARKAN METODE GAP ANALYSIS

YANG MEMENUHI STANDAR ISO/IEC

14764:2006 DAN KONTROL KERANGKA

KERJA ITILV3

Nama Mahasiswa : ANDY NOVIAN RAGILTYA NRP : 5212100052

Jurusan : Sistem Informasi FTIf-ITS Dosen Pembimbing 1 : Bekti Cahyo Hidayanto, S.Si.,

M.Kom.

Dosen Pembimbing 2 : Anisah Herdiyanti, S.Kom., M.Sc., ITIL

ABSTRAK

Proses perawatan terhadap Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan hal penting yang harus dilakukan, terutama bagi Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI) ITS Surabaya sebagai penyedia layanan teknologi dan sistem informasi kepada civitas akademika Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya. Aktivitas perawatan dilakukan untuk memastikan SIM yang telah dikembangkan dan dikelola berjalan sesuai dengan fungsi dan tujuannya. Namun, Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) selaku pelaksana tidak melaksanakan aktivitas perawatan secara menyeluruh, dan dilakukan hanya pada saat terjadi permasalahan pada SIM. Hal ini disebabkan karena tidak adanya prosedur yang baku dan dokumentasi dari aktivitas perawatan yang dilakukan. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah proses tata kelola TI yang terstandar sebagai

(10)

vi

landasan dalam melakukan proses perawatan terhadap SIM.

Dokumen Standard Operating Procedures (SOP) yang akan dihasilkan dari penelitian tugas akhir ini adalah dokumen SOP yang dibuat berdasarkan metode analisis kesenjangan untuk mengukur tingkat kesenjangan antara kondisi kekinian proses perawatan SIM yang ada di DPTSI ITS Surabaya dengan kondisi ideal menurut standar ISO/IEC 14764:2006 tentang perawatan perangkat lunak dan kerangka kerja ITILv3 tentang aktivitas backup dan monitoring pada IT Operation Management Function di level Service Operation. Dokumen SOP selanjutnya dimaksimalkan dengan melewati proses verifikasi dan validasi dengan teknik wawancara dan simulasi pengujian. Hasil luaran dari penelitian tugas akhir ini adalah dokumen SOP mengenai perawatan SIM, yang terdiri dari 6 SOP, yaitu SOP Permintaan Perawatan SIM, SOP Perbaikan SIM, SOP Migrasi SIM, SOP Pemberhentian SIM, SOP Backup Database dan Sistem Informasi, dan SOP Pemantauan SIM. Keseluruhan dokumen SOP nantinya dapat menjadi acuan bagi Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya dalam melaksanakan proses perawatan terhadap SIM yang telah dikembangkan.

Kata Kunci: Perawatan, Sistem Informasi Manajemen (SIM), Standart Operasional Prosedur (SOP), Analisis Kesenjangan, ISO/IEC 14764:2006, ITILv3, Backup, Pemantauan, IT Operation Management Function, Service Operation, Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI)

(11)

vii

DEVELOPMENT OF STANDARD OPERATING

PROCEDURE (SOP) OF MANAGEMENT

INFORMATION SYSTEM (SIM)

MAINTENANCE BASED ON GAP ANALYSIS

METHOD EMPLOYING ISO/IEC 14764:2006

STANDARD AND ITILV3 FRAMEWORK

CONTROL

Name : ANDY NOVIAN RAGILTYA NRP : 5212100052

Department : Sistem Informasi FTIf-ITS Supervisor 1 : Bekti Cahyo Hidayanto, S.Si.,

M.Kom.

Supervisor 2 : Anisah Herdiyanti, S.Kom., M.Sc., ITIL

ABSTRACT

The maintenance process of the Information System Management (SIM) is an important thing to do, especially for Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI) ITS as a service provider of technology and information systems to the academic community Institut Teknologi Sepuluh November (ITS) Surabaya. Maintenance activities are taken to ensure that SIM has been developed and managed run in accordance with their functions and objectives. However, during this time, Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) as the operator does not carry out maintenance activities as a whole, and is performed only in the event of problems on the SIM. This is due to the absence of standard procedures and documentation of maintenance activities undertaken. Therefore, it takes a process standardized IT

(12)

viii

governance as a cornerstone in the process of treatment of the SIM.

Standard Operating Procedure(s) (SOP) documents that will be resulted from this research is SOP documents created based on gap analysis methods to measure the gap between the existing condition of maintenance process of SIM in DPTSI ITS Surabaya with ideal conditions according to the standard ISO/IEC 14764:2006 about Software Maintenance and the ITILv3 framework about backup and monitoring at IT Operation Management Function in Service Operation level. SOP document further maximized by passing the verification and validation process with interview techniques and simulation testing. Outcomes of this research is SOP documents regarding the Maintenance of SIM, which consists of 6 SOP, there are SOP Permintaan Perawatan SIM, SOP Perbaikan SIM, SOP Migrasi SIM, SOP Pemberhentian SIM, SOP Backup Database dan Sistem Informasi, and SOP Pemantauan SIM. Overall SOP document will be a reference for Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya in carrying out the maintenance process of the SIM that has been developed.

Keywords: Maintenance, Information Systems

Management (SIM), Standard Operating Procedures (SOP), Gap Analysis, ISO/IEC 14764:2006, ITILv3, Backup, Monitoring, IT Operation Management Function, Service Operation, Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI)

(13)

ix

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan pada Allah SWT yang telah memberikan petunjuk, pertolongan, rahmat, dan kekuatan pada penulis, sehingga dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir dengan judul “Pembuatan Standard

Operating Procedure (SOP) Perawatan Sistem

Informasi Manajemen (SIM) Berdasarkan Metode Gap Analysis yang Memenuhi Standar ISO/IEC 14764:2006 dan Kontrol Kerangka Kerja ITILV3”. Tugas akhir ini dibuat dalam rangka menyelesaikan gelar sarjana di Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya.

Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada pihak yang telah memberi dukungan dan bantuan dalam penyelesaian tugas akhir ini, yaitu :

 Allah SWT, atas limpahan rahmat dan karunia-Nya.  Seluruh keluarga besar yang selalu memberikan

dukungan doa, moril dan semangat pada penulis. Terutama kepada almarhum ayah tercinta Tri Edy Djokowiyono. Semoga engkau tetap mengawasiku hingga kita berkumpul kembali nanti.

 Ibu Anny Yuniarti, S.Kom., M.Comp.Sc. Ibu Sri Lestari, S.ST., Ibu Dinar Sekti, S.Ko.m dari Subdit Pengembangan Sistem Informasi dan Ibu Umi Laili Yuhana, S.Kom, M.Sc. yang telah begitu sabar dan bersedia untuk menjadi narasumber untuk kebutuhan penelitian tugas akhir.

 Bapak Dr. Ir. Aris Tjahyanto, M.Kom., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi ITS, yang telah menyediakan fasilitas terbaik untuk kebutuhan penelitian tugas akhir.

(14)

x

 Bapak Nisfu Asrul Sani, S.Kom., M.Sc., selaku Kepala Program Studi Jurusan Sistem Informasi ITS, yang telah membantu penulis terkait prosedur penyusunan tugas akhir.

 Bapak Sholiq, S.T., M.Kom., M.SA selaku kepala Laboratorium Manajemen Sistem Informasi (MSI) JSI ITS Surabaya dan dosen penguji yang telah membantu penulis dalam penyusunan tugas akhir.  Bapak Bekti Cahyo Hidayanto, S.Si., M.Kom. dan Ibu

Anisah Herdiyanti, S.Kom., M.Sc., ITIL selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk membantu, membimbing, selalu memberi semangat agar penulis dapat segera menyelesaikan Tugas Akhir ini.

 Teman-teman SOLA12IS, alumni Sampoerna Academy SMAN 10 Malang dan yayasan Putera Sampoerna, serta pihak lain yang telah mendukung dan membantu dalam kelancaran penyelesaian tugas akhir ini.

Penyusunan laporan ini masih jauh dari sempurna, untuk itu penulis meminta maaf untuk kekurangan yang terdapat pada laporan ini. Kritik dan saran yang membangun tentunya sangat diharapkan untuk perbaikan penelitian tugas akhir di masa mendatang.

Surabaya, Januari 2017

(15)

xi

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... iii

LEMBAR PERSETUJUAN ... iv

ABSTRAK ... v

ABSTRACT ... vii

KATA PENGANTAR ... ix

DAFTAR ISI ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xvii

DAFTAR TABEL ... xxiii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang... 1 1.2. Rumusan Masalah ... 3 1.3. Batasan Masalah ... 3 1.4. Tujuan Penelitian ... 4 1.5. Manfaat Penelitian ... 5 1.6. Relevansi ... 5 1.7. Sistematika Penulisan ... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 9

2.1. Penelitian Sebelumnya ... 9

2.2. Dasar Teori ... 13

2.2.1. Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI) ... 13

2.2.2. Tata Kelola TI... 15

2.2.3. Sistem Informasi Manajemen (SIM) ... 17

2.2.4. Perawatan Perangkat Lunak (Software Maintenance) ... 19

(16)

xii

2.2.6. Information Technology Infrastructure

Library (ITIL) V3 ... 31

2.2.7. Pemetaan ISO/IEC 14764:2006 dengan ITILv3...35

2.2.8. Analisis Kesenjangan (Gap Analysis) ... 48

2.2.9. Standard Operating Procedure (SOP) .... 52

2.2.10. Office 365 ... 59

BAB III METODE PENELITIAN ... 61

3.1 Model Konseptual ... 61

3.2. Metode Pengerjaan Tugas Akhir ... 61

3.2.1. Tahap Persiapan ... 63

3.2.2. Tahap Penggalian Data dan Informasi .... 65

3.2.3. Tahap Analisis... 69

3.2.4. Tahap Pembuatan SOP ... 72

3.2.5. Tahap Akhir ... 76

BAB IV PERANCANGAN ... 79

4.1. Perancangan Studi Kasus ... 79

4.1.1. Subjek dan Objek Penelitian ... 80

4.1.2. Kebutuhan Data... 81

4.2. Perancangan Perangkat Penggalian Data ... 82

4.2.1. Perancangan Interview Protocol ... 82

4.3. Penggalian Data ... 83

4.3.1. Wawancara ... 84

4.3.2. Review Dokumen Arsip ... 86

4.3.3. Pengamatan Langsung (Observasi) ... 86

4.4. Metode Pengolahan Data ... 87

4.5. Penentuan Pendekatan Analisis yang Digunakan...87

4.6. Perancangan Standard Operating Procedure (SOP)...88

4.7. Perancangan Pengujian Standard Operating Procedure (SOP) ... 90

4.7.1. Verifikasi ... 90

(17)

xiii

BAB V IMPLEMENTASI ... 95

5.1 Hasil Penggalian Data dari Wawancara dan Observasi ... 95

5.1.1 Hasil Penggalian Tupoksi Kasubdit ... 98

5.2 Kondisi Kekinian Proses Perawatan SIM ... 99

5.2.1. Proses Perawatan SIM ... 100

5.2.2. Aktivitas Pemantauan SIM ... 103

5.2.3. Aktivitas Backup Database dan Sistem Informasi...105

5.3. Kondisi Ekspektasi Proses Perawatan SIM .. 107

5.4. Hasil Review Dokumen Arsip ... 110

5.5. Hambatan Implementasi Perancangan Studi Kasus...111

5.6. Usulan Kebijakan Prosedur Perawatan SIM 112

BAB VI HASIL DAN PEMBAHASAN ... 115

6.1. Analisis Kondisi Kekinian dan Kondisi Ideal berdasarkan Standar Acuan ... 115

6.1.1. Analisis Kondisi Kekinian ... 116

6.1.2. Analisis Kondisi Ideal ... 122

6.2. Analisis Kesenjangan ... 133

6.2.1. Identifikasi Perubahan dan Dampak ... 139

6.2.2. Identifikasi Solusi ... 142

6.3. Perancangan Dokumen SOP ... 144

6.3.1. Deskripsi Usulan SOP ... 144

6.3.2. Perancangan Struktur Konten SOP... 147

6.4. Pembuatan Dokumen SOP ... 153

6.4.1. SOP Permintaan Perawatan SIM ... 153

6.4.2. SOP Perbaikan SIM ... 163

6.4.3. SOP Migrasi SIM ... 173

6.4.4. SOP Pemberhentian SIM ... 184

6.4.5. SOP Backup Database dan Sistem Informasi...194

6.4.6. SOP Pemantauan SIM ... 203

6.5. Verifikasi SOP ... 217

(18)

xiv

BAB VII PENUTUP ... 227

7.1 Kesimpulan ... 227

7.2. Saran ... 229

DAFTAR PUSTAKA ... 231

LAMPIRAN A – INTERVIEW PROTOCOL . A - 1 -

INTERVIEW PROTOCOL 1 ... A - 1 - INTERVIEW PROTOCOL 2 ... A - 4 - INTERVIEW PROTOCOL 3 ... A - 6 - INTERVIEW PROTOCOL 4 ... A - 7 - INTERVIEW PROTOCOL 5 ... A - 8 - INTERVIEW PROTOCOL 6 ... A - 9 -

LAMPIRAN B - HASIL WAWANCARA... B - 1 -

HASIL WAWANCARA 1 ... B - 1 - HASIL WAWANCARA 2 ... B - 5 - HASIL WAWANCARA 3 ... B - 9 - HASIL WAWANCARA 4 ... B - 10 - HASIL WAWANCARA 5 ... B - 11 - HASIL WAWANCARA 6 ... B - 13 -

LAMPIRAN C - PROSES BISNIS ... C - 1 -

Proses Bisnis Perawatan SIM ... C - 1 - Proses Bisnis Backup Database ... C - 2 - Proses Bisnis Pemantauan SIM... C - 2 -

LAMPIRAN D - VERIFIKASI SOP ... D - 1 -

LAMPIRAN E - BUKTI PELAKSANAAN

VERIFIKASI SOP ... E - 1 -

LAMPIRAN F - VALIDASI SOP ... F - 1 -

LAMPIRAN G - BUKTI PELAKSANAAN

VALIDASI SOP ... G - 1 -

LAMPIRAN H - BUKTI PENGESAHAN

(19)

xv

LAMPIRAN I - DOKUMENTASI ... I - 1 -

BIODATA PENULIS ... J - 1 -

(20)

xvi

(21)

xvii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1. Struktur Organisasi DPTSI ... 14

Gambar 2. 2. Aktivitas Perawatan Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya ... 15

Gambar 2. 3. Tipe Proses Perawatan Perangkat Lunak .. 21

Gambar 2. 4. Siklus Aktivitas Perawatan Perangkat Lunak ... 23

Gambar 2. 5 Siklus Hidup Proses dan Layanan ITILv3 . 32 Gambar 2. 6 Ilustrasi Analisis Kesenjangan ... 49

Gambar 2. 7. Ilustrasi GAP Model Boundless ... 50

Gambar 2. 8. Halaman Judul Dokumen SOP ... 55

Gambar 2. 9. Contoh Identitas Prosedur ... 58

Gambar 2. 10. Contoh Bagan Flowchart ... 59

Gambar 3. 1. Model Konseptual Penelitian ... 61

Gambar 3. 2. Metode Penelitian ... 62

Gambar 6. 1. Deskripsi dan Informasi SOP Permintaan Perawatan SIM ... 155

Gambar 6. 2. Alur Prosedur Permintaan Perawatan SIM [1] ... 156

Gambar 6. 8. Formulir Online Permintaan Perawatan SIM [1] ... 162

Gambar 6. 9. Formulir Online Permintaan Perawatan SIM [2] ... 163

(22)

xviii

Gambar 6. 10. Deskripsi dan Informasi SOP Perbaikan SIM ... 164 Gambar 6. 11. Alur Prosedur Perbaikan SIM [1] ... 165 Gambar 6. 12. Alur Prosedur Perbaikan SIM [2] ... 166 Gambar 6. 13. Alur Prosedur Perbaikan SIM [3] ... 167 Gambar 6. 14. Alur Prosedur Perbaikan SIM [4] ... 168 Gambar 6. 15. Alur Prosedur Perbaikan SIM [5] ... 169 Gambar 6. 16. Formulir Online Laporan Perbaikan SIM [1] ... 170 Gambar 6. 17. Formulir Online Laporan Perbaikan SIM [2] ... 171 Gambar 6. 18. Formulir Online Laporan Perbaikan SIM [3] ... 172 Gambar 6. 19. Deskripsi dan Informasi SOP Migrasi SIM ... 174 Gambar 6. 20. Alur Prosedur Migrasi SIM [1] ... 175 Gambar 6. 21. Alur Prosedur Migrasi SIM [2] ... 176 Gambar 6. 22. Alur Prosedur Migrasi SIM [3] ... 177 Gambar 6. 23. Alur Prosedur Migrasi SIM [4] ... 178 Gambar 6. 24. Alur Prosedur Migrasi SIM [5] ... 179 Gambar 6. 25. Alur Prosedur Migrasi SIM [6] ... 180 Gambar 6. 26. Alur Prosedur Migrasi SIM [7] ... 181 Gambar 6. 27. Formulir Online Spesikasi Kebutuhan [1] ... 182 Gambar 6. 28. Formulir Online Spesifikasi Kebutuhan [2] ... 183 Gambar 6. 29. Formulir Online Spesifikasi Kebutuhan [3] ... 184 Gambar 6. 30. Deskripsi dan Informasi SOP

Pemberhentian SIM ... 185 Gambar 6. 31. Alur Prosedur Pemberhentian SIM [1].. 186 Gambar 6. 32. Alur Prosedur Pemberhentian SIM [2].. 187 Gambar 6. 33. Alur Prosedur Pemberhentian SIM [3].. 188 Gambar 6. 34. Alur Prosedur Pemberhentian SIM [4].. 189 Gambar 6. 35. Alur Prosedur Pemberhentian SIM [5].. 190

(23)

xix

Gambar 6. 36.Alur Prosedur Pemberhentian SIM [6] .. 191 Gambar 6. 37. Formulir Online Pengujian dan Evaluasi [1] ... 192 Gambar 6. 38. Formulir Online Pengujian dan Evaluasi [2] ... 193 Gambar 6. 39. Formulir Online Pengujian dan Evaluasi ... 194 Gambar 6. 40. Deskripsi dan Informasi SOP Backup

Database dan Sistem Informasi ... 195

Gambar 6. 41. Alur Prosedur Backup Database dan Sistem Informasi [1] ... 196 Gambar 6. 42. Alur Prosedur Backup Database dan Sistem Informasi [2] ... 197 Gambar 6. 43. Alur Prosedur Backup Database dan Sistem Informasi [3] ... 198 Gambar 6. 44. Alur Prosedur Backup Database dan Sistem Informasi [4] ... 199 Gambar 6. 45. Alur Prosedur Backup Database dan Sistem Informasi [5] ... 200 Gambar 6. 46. Formulir Online Laporan Backup

Database dan Sistem Informasi [1] ... 201

Gambar 6. 47. Formulir Online Laporan Backup

Gambar 6. 48. Formulir Online Laporan Backup

Gambar 6. 49. Deskripsi dan Informasi SOP Pemantauan SIM ... 204 Gambar 6. 50. Alur Prosedur Pemantauan SIM [1] ... 205 Gambar 6. 51. Alur Prosedur Pemantauan SIM [2] ... 206 Gambar 6. 52. Alur Prosedur Pemantauan SIM [3] ... 207 Gambar 6. 53. Alur Prosedur Pemantauan SIM [4] ... 208 Gambar 6. 54. Alur Prosedur Pemantauan SIM [5] ... 209 Gambar 6. 55. Alur Prosedur Pemantauan SIM [6] ... 210 Gambar 6. 56. Formulir Online Laporan Pemantauan SIM [1] ... 211

(24)

xx

Gambar 6. 57. Formulir Online Laporan Pemantauan SIM [2] ... 212 Gambar 6. 58. Formulir Online Laporan Pemantauan SIM [3] ... 213 Gambar 6. 59. Formulir Berita Acara Diskusi ... 214 Gambar 6. 60. Formulir Laporan Migrasi SIM ... 215 Gambar 6. 61. Formulir Laporan Pemberhentian SIM . 216 Gambar 6. 62. Perubahan Pelaksana dan Syarat pada Prosedur Permintaan Perawatan SIM (Sebelum

Perubahan) ... 217 Gambar 6. 63. Perubahan Pelaksana dan Syarat pada Prosedur Permintaan Perawatan SIM (Sesudah

Perubahan) ... 218 Gambar 6. 64. Penambahan Aktivitas pada Prosedur Permintaan Perawatan SIM (Sebelum Perubahan) ... 218 Gambar 6. 65. Penambahan Aktivitas pada Prosedur Permintaan Perawatan SIM (Sesudah Perubahan) ... 219 Gambar 6. 66. Perbaikan Urutan Nomor Aktivitas pada Prosedur Perbaikan SIM (Sebelum Perubahan) ... 220 Gambar 6. 67. Perbaikan Urutan Nomor Aktivitas pada Prosedur Perbaikan SIM (Sesudah Perubahan) ... 220 Gambar 6. 68. Penambahan Pelaksana pada Prosedur Pemantauan SIM (Sebelum Perubahan) ... 221 Gambar 6. 69. Penambahan Pelaksana pada Prosedur Pemantauan SIM (Sesudah Perubahan) ... 221 Gambar 6. 70. Penambahan Aktivitas pada Prosedur Pemantauan SIM (Sebelum Perubahan) ... 222 Gambar 6. 71. Penambahan Aktivitas pada Prosedur Pemantauan SIM (Sesudah Perubahan) ... 222 Gambar 6. 72. Penambahan Contoh Pengisian pada Formulir (Sebelum Perubahan) ... 223 Gambar 6. 73. Penambahan Contoh Pengisian pada Formulir (Sesudah Perubahan)... 223 Gambar 6. 74. Menu/Beranda Akses SOP Perawatan SIM ... 224

(25)

xxi

Gambar 6. 75. Tampilan Akses Informasi Umum SOP Pemberhentian SIM ... 224 Gambar 6. 76. Tampilan Akses Alur Prosedur Backup

Gambar 6. 77. Tampilan Akses dan Pengunduhan

Formulir versi Hard Copy ... 225 Gambar 6. 78. Tampilan Hasil Unduh Formulir versi

Hard Copy ... 225

Gambar 6. 79. Tampilan Akses Formulir Online Laporan Migrasi SIM ... 226 Gambar C. 1. Proses Bisnis Perawatan SIM ... C - 1 - Gambar C. 2. Proses Bisnis Backup Database ... C - 2 - Gambar C. 3. Proses Bisnis Pemantauan SIM... C - 2 - Gambar E. 1. Bukti Pelaksanaan Verifikasi Dokumen SOP ... E - 1 - Gambar G. 1. Hasil Pengisian Formulir Permintaan Perawatan ... G - 1 - Gambar G. 2. Hasil Pengisian Formulir Pengujian dan Evaluasi ... G - 2 - Gambar G. 3. Hasil Pengisian Formulir Laporan

Perbaikan SIM [1] ... G - 3 - Gambar G. 4. Hasil Pengisian Formulir Laporan

Perbaikan SIM [2] ... G - 4 - Gambar G. 5. Hasil Pengisian Formulir Spesifikasi Kebutuhan [1] ... G - 5 - Gambar G. 6. Hasil Pengisian Formulir Spesifikasi Kebutuhan [2] ... G - 6 - Gambar G. 7. Hasil Pengisian Formulir Laporan Backup

Database dan Sistem Informasi [1] ... G 7

-Gambar G. 8. Hasil Pengisian Formulir Laporan Backup

Database dan Sistem Informasi [2] ... G 8

-Gambar G. 9. Hasil Pengisian Formulir Laporan

Pemantauan SIM [1] ... G - 9 - Gambar G. 10. Hasil Pengisian Formulir Laporan

(26)

xxii

Gambar G. 11. Hasil Pengisian Pada Formulir Online Permintaan Perawatan [1] ... G - 10 - Gambar G. 12. Hasil Pengisian Pada Formulir Online Permintaan Perawatan [2] ... G - 11 - Gambar G. 13. Dokumen Excel Report Tanggapan pada Formulir Permintaan Perawatan... G - 11 - Gambar G. 14. Hasil Pengisian pada Formulir Online Pengujian dan Evaluasi ... G - 12 - Gambar G. 15. Hasil Pengisian pada Formulir Online Laporan Perbaikan SIM [1] ... G - 13 - Gambar G. 16. Hasil Pengisian pada Formulir Online Spesifikasi Kebutuhan ... G - 14 - Gambar G. 17 Hasil Pengisian pada Formulir Online

Backup Database dan Sistem Informasi ... G 15

-Gambar G. 18. Hasil Pengisian pada Formulir Online Laporan Pemantauan SIM ... G - 15 - Gambar G. 19. Bukti Pelaksanaan Validasi Dokumen SOP ... G - 16 - Gambar H. 1. Bukti Pengesahan Dokumen SOP ... H - 1 - Gambar I. 1. Penandatangan Bukti Pelaksanaan Verifikasi Dokumen SOP oleh Kasubdit PSI DPTSI ITS Surabaya, Ibu Anny Yuniarti, S.Kom., M.Comp.Sc. ... I - 1 - Gambar I. 2. Pelaksanaan Simulasi Pengisian Formulir

Online untuk Validasi Dokumen SOP olah Staf Subdit

PSI DPTSI ITS Surabaya, Ibu Sri Lestari, S.ST ... I - 1 - Gambar I. 3. Pengisian Formulir oleh Staf Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya, Ibu Sri Lestari, S.ST ... I - 2 - Gambar I. 4. Penandatangan Dokumen SOP dan Bukti Pelaksanaan Validasi oleh Kasubdit PSI DPTSI ITS Surabaya, Ibu Anny Yuniarti, S.Kom., M.Comp.Sc. . I - 2 -

(27)

xxiii

DAFTAR TABEL

Tabel 2. 1. Penelitian Sebelumnya ... 9 Tabel 2. 2. SIM INTEGRA DPTSI ITS Surabaya ... 17 Tabel 2. 3. Kontrol ISO/IEC 14764:2006 ... 23 Tabel 2. 4. Acuan Monitoring and Control ... 33 Tabel 2. 5. Acuan Backup... 35 Tabel 2. 6. Pemetaan antara ISO/IEC 14764:2006 dan IT

Operation Management Function ITILv3 ... 36

Tabel 3. 1. Tahap Persiapan - Studi Literatur dan Studi Dokumen ... 64 Tabel 3. 2. Tahap Penggalian Data dan Informasi -

Penyusunan Interview Protocol ... 66 Tabel 3. 3. Tahap Penggalian Data dan Informasi -

Wawancara dan Observasi ... 67 Tabel 3. 4. Tahap Penggalian Data dan Informasi -

Verifikasi Data dan Informasi ... 69 Tabel 3. 5. Tahap Analisis - Analisis Kondisi Kekinian, Ekspektasi dan Kondisi Ideal berdasarkan acuan yang digunakan ... 70 Tabel 3. 6. Tahap Analisis - Analisis Kesenjangan ... 71 Tabel 3. 7. Tahap Pembuatan SOP - Penyusunan Struktur dan Konten SOP ... 73 Tabel 3. 8. Tahap Pembuatan SOP - Penyusunan

Dokumen SOP Perawatan SIM ... 74 Tabel 3. 9. Tahap Pembuatan SOP - Verifikasi SOP ... 75 Tabel 3. 10. Tahap Pembuatan SOP - Validasi SOP ... 76 Tabel 3. 11. Tahap Akhir - Penarikan Kesimpulan dan Saran, Penyempurnaan Dokumen SOP dan Penyusunan Buku Tugas Akhir ... 77 Tabel 4. 1. Informasi Pelaksanaan Interview dan

Narasumber ... 82 Tabel 4. 2. Kolom Pertanyaan ... 83

(28)

xxiv

Tabel 4. 3. Rancangan SOP menurut Peraturan

Pemerintah ... 89 Tabel 4. 4. Rancangan Proses Verifikasi ... 90 Tabel 4. 5. Rancangan Proses Validasi ... 92 Tabel 5. 1. Kondisi Kekinian Perawatan SIM berdasarkan Tahapan/Aktivitas Standar Acuan ... 100 Tabel 5. 2. Aktor dan Peran dalam Proses Perawatan SIM ... 102 Tabel 5. 3. Kondisi Kekinian Pemantauan SIM

berdasarkan Tahapan/Aktivitas Standar Acuan ... 103 Tabel 5. 4. Aktor dan Peran dalam Aktivitas Pemantauan SIM ... 105 Tabel 5. 5. Kondisi Kekinian Aktivitas Backup Database dan Sistem Informasi berdasarkan Tahapan/Aktivitas Standar Acuan ... 105 Tabel 5. 6. Aktor dan Peran dalam Aktivitas Backup

Tabel 5. 7. Kondisi Ekspektasi Proses Perawatan SIM 108 Tabel 6. 1. Analisis Kondisi Kekinian ... 117 Tabel 6. 2. Analisis Kondisi Ideal ... 122 Tabel 6. 3. Analisis Kesenjangan ... 134 Tabel 6. 4. Identifikasi Perubahan dan Dampak ... 140 Tabel 6. 5. Identifikasi Solusi ... 143 Tabel 6. 6. Usulan SOP ... 145 Tabel 6. 7. Rancangan Struktur dan Konten SOP ... 148 Tabel 6. 8. Rencana Dokumen SOP ... 150 Tabel 6. 9. Rancangan Ruang Lingkup dan Konten SOP berdasarkan KPI ... 151 Tabel A. 1. Interview Protocol [1] ... A - 1 - Tabel A. 2. Interview Protocol [2] ... A - 4 - Tabel A. 3. Interview Protocol [3] ... A - 6 - Tabel A. 4. Interview Protocol [4] ... A - 7 - Tabel A. 5. Interview Protocol [5] ... A - 8 - Tabel A. 6. Interview Protocol [6] ... A - 9 - Tabel B. 1. Hasil Wawancara [1] ... B - 1 -

(29)

xxv

Tabel B. 2. Hasil Wawancara [2] ... B - 5 - Tabel B. 3. Hasil Wawancara [3] ... B - 9 - Tabel B. 4. Hasil Wawancara [4] ... B - 10 - Tabel B. 5. Hasil Wawancara [5] ... B - 11 - Tabel B. 6. Hasil Wawancara [6] ... B - 13 - Tabel D. 1. Hasil Wawancara Verifikasi SOP... D - 1 - Tabel F. 1. Hasil Simulasi untuk Validasi SOP ... F - 1 -

(30)

xxvi

(31)

BAB I

PENDAHULUAN

(32)

(33)

1

BAB I

PENDAHULUAN

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai sekilas keadaan organisasi, latar belakang dan rumusan masalah yang diperoleh, tujuan dan manfaat yang dapat diperoleh, relevansi, serta sistematika penulisan tugas akhir dengan mata kuliah yang ada di Jurusan Sistem Informasi ini

1.1. Latar Belakang

Perawatan (maintenance) adalah salah satu proses penting yang harus dilakukan setelah dilakukan pengembangan sebuah perangkat lunak. Perawatan dilakukan untuk menjaga atau memperbaiki fasilitas yang ada sehingga sesuai dengan standar (baik secara fungsional dan kualitas), sehingga dalam kondisi terbaik dan dapat berjalan sesuai dengan tujuannya [1]. Dalam melaksanakan proses perawatan tersebut, dibutuhkan prosedur yang digunakan sebagai panduan atau acuan bagi pihak-pihak di dalam organisasi tersebut untuk dapat memastikan bahwa proses perawatan yang dijalankan telah sesuai dengan standar atau acuan yang tepat.

Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI) ITS Surabaya sebagai lembaga penyelenggaraan layanan utama Teknologi Sistem Informasi (TSI) yang terdapat di lingkup kampus ITS Surabaya membagi peran/fungsi tata kelola pada layanan TSI menjadi tiga kelompok layanan, dimana salah satunya adalah Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) [2]. Pada kelompok Subdit PSI salah satu tugas pokok yang dikerjakan adalah melakukan perawatan (maintenance) terhadap sistem informasi. Sistem informasi yang dimaksud, salah satunya berupa Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang telah dikembangkan oleh DPTSI di lingkup kampus ITS Surabaya. [3].

Pada kenyataan yang saat ini terjadi, Subdit PSI tidak memiliki prosedur yang baku sebagai panduan atau acuan dalam melakukan proses perawatan terhadap SIM yang dikelola.

(34)

Proses perawatan yang saat ini dilakukan, bersifat quick

respons dimana proses perawatan terhadap SIM tersebut

dilaksanakan apabila pengguna/unit di lingkup kampus ITS Surabaya melaporkan permasalahan yang dihadapi ketika menggunakan SIM kepada Subdit PSI. Sehingga, proses perawatan dilaksanakan hanya berdasarkan permasalahan yang didapatkan dalam proses operasional SIM setiap harinya. Tidak pernah ada aturan yang baku dalam proses perawatan terhadap SIM yang dikelola oleh Subdit PSI. Oleh karena itu, diperlukan prosedur yang terstandar sebagai panduan atau acuan dalam melakukan proses perawatan SIM sesuai dengan standar dan kontrol yang ada, yang didokumentasikan dalam bentuk dokumen SOP.

Berdasarkan hasil studi tentang pembuatan dokumen SOP yang telah dilakukan, juga bentuk-bentuk kontrol perawatan lunak yang selama ini digunakan dalam penelitian sebelumnya, maka dokumen SOP yang diimplementasikan nantinya menggunakan metode analisis kesenjangan (gap analysis) terhadap kondisi kekinian proses perawatan ketiga SIM dengan kondisi ideal yang disesuaikan dengan standar ISO/IEC 14764:2006

Software Engineering-Software Life Cycle Processes-Maintenance, sebagai kontrol dalam melaksanakan proses

perawatan terhadap SIM [1]. Untuk aktivitas terkait backup dan pemantauan pada SIM, karena pada standar ISO yang digunakan belum mencukupi detail aktivitas yang harus dilakukan [4], maka ditambahkan aktivitas pada level Service

Operation yang digunakan sebagai acuan dan kontrol

pelengkap dalam proses perawatan yang berupa pemantauan dan kontrol (monitoring and control) serta aktivitas backup [5]. Sehingga, diharapkan dokumen SOP Perawatan SIM ini dapat dijadikan sebagai panduan melaksanakan proses perawatan SIM yang sesuai dengan standar.

(35)

1.2. Rumusan Masalah

Dari latar belakang yang dipaparkan sebelumnya, maka rumusan masalah dalam pengerjaan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Bagaimana kesenjangan yang terjadi antara kondisi kekinian perawatan SIM yang telah dikembangkan dan dikelola oleh DPTSI ITS Surabaya dengan kondisi ideal perawatan SIM yang mengacu pada standar acuan (ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3)? 2. Bagaimana bentuk dokumen SOP perawatan SIM yang

mengacu pada standar acuan dari hasil analisis kesenjangan yang dilakukan?

3. Berdasarkan proses verifikasi dan validasi, apakah dokumen SOP perawatan SIM yang dihasilkan telah sesuai dengan standar dan kebutuhan dari DPTSI ITS Surabaya?

1.3. Batasan Masalah

Batasan masalah pada tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Penelitian tugas akhir ini berfokus pada pembuatan

dokumen Standar Operational Prosedur (SOP) perawatan Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang mengacu pada standar ISO/IEC 14764:2006 tentang

software maintenance mencakup aktivitas Process Implementation, Problem and Modification Analysis, Modification Implementation, Maintenance Review/Acceptance, Migration and Retirement.

2. Untuk tambahan aktivitas pemantauan dan backup menggunakan standar acuan aktivitas monitoring and

control serta backup pada level Service Operation di

kerangka kerja ITILv3.

3. Penelitian tugas akhir ini hanya berada pada lingkup ITS Surabaya, sehingga data-data yang diperoleh dalam penelitian tugas akhir berasal dari pihak

(36)

pengelola SIM yang menjadi subjek penelitian tugas akhir, yaitu DPTSI ITS Surabaya.

4. Proses perawatan SIM yang dilakukan dalam penelitian tugas akhir ini hanya mencakup seputar perawatan komponen-komponen SIM yang bersifat fungsional (non-fisik).

5. Target penelitian tugas akhir hanya terkait dengan proses perawatan SIM yang terdapat di yang telah dikembangkan, dikelola dan diimplementasikan di lingkup kampus ITS Surabaya.

6. Penelitian tugas akhir ini menggunakan metode analisis kesenjangan (gap analysis), yaitu menggunakan GAP 2 terkait kesenjangan antara persepsi manajemen dan standar kualitas layanan.

1.4. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian tugas akhir berdasarkan permasalahan yang diangkat adalah sebagai berikut :

1. Mengetahui kesenjangan yang terjadi antara kondisi kekinian perawatan SIM yang telah dikembangkan dan dikelola oleh DPTSI ITS Surabaya dengan kondisi ideal perawatan SIM mengacu pada standar acuan (ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3). 2. Menghasilkan dokumen SOP perawatan SIM yang

nantinya dapat digunakan oleh DPTSI ITS Surabaya untuk melakukan proses perawatan terhadap terhadap SIM berdasarkan hasil analisis kesenjangan yang dilakukan dan sesuai dengan standar acuan (ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3).

3. Mengetahui hasil proses verifikasi dan validasi dari dokumen SOP perawatan SIM yang telah dihasilkan, untuk mendukung proses perawatan SIM dapat berjalan sesuai dengan kebutuhan dan prosedur yang terstandar, yang nantinya dapat diterapkan oleh Subdit DPTSI ITS Surabaya.

(37)

1.5. Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian tugas akhir ini dijelaskan sebagai berikut : Bagi Dunia Akademis:

Sebagai informasi dan referensi bagi mahasiswa lain yang ingin melakukan pengkajian dalam membuat dokumen SOP yang terkait dengan perawatan perangkat lunak, yang memenuhi standar acuan ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3. Bagi Organisasi (DPTSI ITS Surabaya) :

Memiliki dokumen SOP perawatan SIM yang sesuai dengan standar acuan ISO/IEC 14764:2006 dan kerangka kerja ITILv3, sehingga dapat digunakan sebagai panduan atau acuan dalam melakukan proses perawatan SIM yang dikelola oleh DPTSI ITS Surabaya.

1.6. Relevansi

Relevansi tugas akhir ini terhadap laboratorium Manajemen Sistem Informasi (MSI) Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi ITS Surabaya disebabkan karena merupakan penerapan dari beberapa mata kuliah, seperti Manajemen Layanan SI/TI dan Tata Kelola TI. Adapun hasil akhir dari penelitian tugas akhir ini adalah berupa usulan dokumen Standard Operating Procedure (SOP) Perawatan SIM yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kualitas performa perawatan SIM yang dikembangkan dan dikelola oleh DPTSI ITS Surabaya, sehingga kedepannya aktivitas perawatan dapat berjalan sesuai dengan standar acuan yang digunakan. 1.7. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan merupakan urutan dalam penulisan buku tugas akhir. Pada buku tugas akhir ini dibagi menjadi enam bab, yakni:

(38)

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini akan dijelaskan tentang Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Batasan Masalah, Tujuan Tugas Akhir, dan Manfaat Kegiatan Tugas Akhir.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Pada bab ini penulis melakukan tinjauan terhadap tulisan dari beberapa penelitian sebelumnya yang sesuai dengan topik yang diambil dan beberapa teori dasar pendukung topik yang diambil. Topik yang dijelaskan antara lain mengenai konsep perawatan perangkat lunak di ISO/IEC 14764:2006, aktivitas

backup dan monitoring pada kerangka kerja ITILv3 serta

konsep lain yang berkaitan dengan pembuatan tugas akhir. BAB III METODE PENELITIAN

Pada bab ini akan menggambarkan uraian dan urutan pengerjaan penelitian tugas akhir mengenai pembuatan

Standard Operating Procedure (SOP) Perawatan SIM.

BAB IV PERANCANGAN

Pada bab ini akan menjabarkan mengenai perancangan yang dilakukan dalam pengerjaan penelitian tugas akhir.

BAB V IMPLEMENTASI

Pada bab ini akan menjelaskan mengenai implementasi yang telah dilakukan sesuai dengan perancangan yang telah dibuat sebelumnya.

BAB VI HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada bab ini akan membahas mengenai hasil dan pembahasan sebuah data yang diperoleh dari tahap implementasi untuk dianalisis. Dari bab ini juga dapat diperoleh hasil verifikasi dan validasi yang telah dilakukan untuk mengetahui kesesuaian dokumen SOP Perawatan SIM yang telah dibuat dengan keinginan dari Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya.

(39)

BAB VII PENUTUP

Bab ini berisi tentang simpulan dari keseluruhan tugas akhir dan saran maupun rekomendasi terhadap penelitian tugas akhir ini untuk perbaikan ataupun penelitian lanjutan yang memiliki kesamaan dengan topik yang diangkat.

(40)

(41)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

(42)

(43)

9

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

Pada bab ini menjelaskan tentang tinjauan terhadap tulisan dan dari beberapa penelitian sebelumnya yang sesuai dengan topik yang diambil dan beberapa teori dasar dan referensi pendukung topik yang diambil yang berkaitan dengan penelitian tugas akhir ini.

2.1. Penelitian Sebelumnya

Penelitian tugas akhir ini menggunakan metode yang dikembangkan pada penelitian sebelumnya. Sementara untuk obyek penelitian dan tujuan penelitian adalah berbeda. Berikut adalah 5 hasil studi penelitian sebelumnya dijelaskan pada Tabel 2. 1.

Tabel 2. 1. Penelitian Sebelumnya No Nama

Penulis

Judul

Penelitian Hasil Penelitian

Keterkaitan dengan Penelitian 1 Annisa Rachmi, Tony Dwi Susanto, S.T., M.T., Ph.D., Anisah Herdiyanti, S.Kom., M.Sc. Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) Service Desk Berdasarkan Kerangka Kerja ITIL V3 dengan Menggunakan Metode Analisis Gap Layanan (Studi Kasus: PT. XYZ, Tangerang). [6] 1. Pembuatan dokumen SOP service desk dibuat berdasarkan proses-proses yang ada di dalam ITIL v3 yang terkait dengan fungsi service desk. Dokumen SOP yang dihasilkan tidak hanya berdasarkan standar ITIL, namun juga dibuat Penelitian menggunakan metode dan kerangka kerja yang sama, maka dapat digunakan sebagai acuan bagaimana peneliti sebelumnya melakukan analisis kesenjangan serta acuan bagi peneliti dalam melakukan

(44)

No Nama Penulis

Judul

Keterkaitan dengan Penelitian berdasarkan kebutuhan dan kebijakan oleh pihak-pihak terkait yang memiliki kewenangan untuk mendefi-nisikan informasi yang dimuat ke dalam dokumen SOP. 2. Berdasarkan hasil analisis GAP, dihasilkan 4 prosedur (2 prosedur baru dan 2 prosedur diperbarui). Selain 4 prosedur, dihasilkan juga beberapa kebijakan dan form untuk melengkapi dokumen SOP. pembuatan SOP. 2 Sella Wahyu Restiana; Tony Dwi Susanto, Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) 1. Peneliti mampu mengetahui gap yang terjadi antara Penelitian menggunakan standar acuan kerangka kerja ITILv3 pada

(45)

Judul

Keterkaitan dengan Penelitian S.T., M.T., Ph.D; Eko Wahyu Tyas, S.Kom., MBA. Layanan TI Berdasarkan Gap Analysis dan ITIL 2011 Level Service Operation Pada Jurusan Sistem Informasi ITS. [7] kondisi service operation Jurusan Sistem Informasi dengan kondisi ideal service operation pada ITIL 2011 2. Penelitian menghasilkan standard operating procedure (SOP) layanan TI berdasarkan hasil analisis kesenjangan. level service operation, dimana dapat digunakan sebagai acuan bagaimana penggunaan ITILv3 level service operation dalam penyusunan SOP.. 3 Inayatin ‘Ulya Ataina; Bekti Cahyo Hidayanto, S.Si., M.Kom.; Hanim Maria Astuti, S.Kom, M.Sc. Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) Manajemen Akses Sistem Informasi Manajemen (SIM) Berdasarkan Kerangka Kerja ITIL V3 dan ISO 27002 (Studi 1. Peneliti mampu mengetahui gap yang terjadi antara kondisi kekinian manajemen akses LPTSI ITS Surabaya dengan kondisi ideal pada standar acuan ISO 27002 dan Penelitian menggunakan standar acuan ISO dalam pembuatan SOP, sehingga dapat dijadikan sebagai acuan referensi bagaimana penggunaan kontrol ISO dalam

(46)

Judul

Keterkaitan dengan Penelitian Kasus: Institut Teknologi Sepuluh Nopember). [8] ITILv3 tentang manajemen akses. 2. Penelitian menghasilkan Standard Operating Procedure (SOP) Manajemen Akses berdasarkan hasil analisis kesenjangan. pembuatan SOP. 4 Ari Cahaya Puspita-ningrum; Hanim Maria Astuti, S.Kom., M.Sc.; Anisah Herdiyanti, S.Kom., M.Sc. Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) Pengem-bangan Sistem Informasi Manajemen (SIM) berdasarkan Analisis Kesenjangan dengan menggunakan Kerangka Kerja COBIT 5 Dan ITIL V3. (Studi Kasus : Lembaga Pengem-1. Peneliti mampu mengetahui gap yang terjadi antara kondisi kekinian proses pengembangan SIM LPTSI ITS Surabaya dengan kondisi ideal pada standar acuan COBIT5 dan ITILv3 tentang manajemen perubahan. 2. Penelitian menghasilkan Standard Operating Topik penelitian yang digunakan sama, yakni mengenai Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang dikelola oleh LPTSI, dan juga menggunakan standar acuan yang sama terkait dengan manajemen perubahan.

(47)

Judul

Keterkaitan dengan Penelitian bangan Teknologi Sistem Informasi ITS Surabaya) [9] Procedure (SOP) Perawatan SIM berdasarkan hasil analisis kesenjangan. 2.2. Dasar Teori

Sebelum melakukan penelitian tugas akhir, penulis melakukan tinjauan terhadap tulisan dari beberapa penelitian sebelumnya yang sesuai dengan topik yang diambil. Hasil tinjauan tersebut adalah sebagai berikut

2.2.1. Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI)

Berdasarkan Permendikbud No. 86 Tahun 2013 tentang OTK ITS, Badan Teknologi dan Sistem Informasi (BTSI) telah berubah nama menjadi Lembaga Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (LPTSI). Pada bulan Oktober tahun 2016, LPTSI telah berubah nama menjadi Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI) [2]. DPTSI bertugas untuk menyediakan dan mengelola layanan Teknologi Informasi di lingkungan kampus ITS Surabaya. Tugas dan fungsi DPTSI ITS Surabaya, meliputi [2]:

1. Penyusunan rencana, program dan anggaran Lembaga. 2. Pelaksanaan penelitian dan pengembangan teknologi dan

sistem informasi.

3. Pelaksanaan penjaminan keamanan sistem informasi. 4. Pelaksanaan peningkatan kemampuan dan kopetensi

tenaga; kependidikan di bidang teknologi dan sistem informasi.

(48)

6. Pelaksanaan pemberian layanan jasa dibidang teknologi dan sistem informasi.

7. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pengembangan teknologi dan sistem informasi.

8. Pelaksanaan urusan administrasi Lembaga.

Berdasarkan tugas dan fungsi DPTSI ITS Surabaya di atas, penelitian tugas akhir ini fokus terhadap perawatan SIM yang masih berkaitan dengan tugas dan fungsi pada pengelolaan sistem informasi berbasis web. DPTSI ITS Surabaya memiliki beberapa sub direktorat untuk melakukan pengelolaan Teknologi Sistem Informasi (TSI). Salah satu diantaranya adalah Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI), dimana tugas pokok yang dikerjakan adalah melakukan pengembangan dan perawatan/pemeliharaan (maintenance) terhadap Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang ada di kampus ITS Surabaya, baik yang dikembangkan oleh DPTSI ITS Surabaya ataupun pihak lainnya. Berikut ini adalah Gambar terkait dengan kelompok layanan yang dimiliki oleh DPTSI ITS Surabaya, yang terdapat pada Gambar 2. 1.

Gambar 2. 1. Struktur Organisasi DPTSI

(Sumber: DPTSI ITS Surabaya, Oktober 2016)

Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya saat ini membagi tugas pokok tersebut dalam dua bagian, yakni pengembangan SIM dan perawatan sistem informasi. Untuk perawatan sistem informasi,

(49)

beberapa detail pekerjaan yang dilakukan terdapat pada Gambar 2. 2.

Gambar 2. 2. Aktivitas Perawatan Subdit PSI DPTSI ITS Surabaya

(Sumber: Dokumen DPTSI ITS Surabaya, 2015)

Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa perawatan SIM merupakan aktivitas di bawah tanggung jawab dari Kepala Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) DPTSI ITS Surabaya.

2.2.2. Tata Kelola TI

Tata kelola TI merupakan bagian integral tata kelola perusahaan dan terdiri dari kepemimpinan dan struktur organisasi serta proses-proses yang menjamin bahwa organisasi TI dapat mendukung dan memperluas sasaran serta strategi organisasi [10]. Dari penjelasan diatas, Tata kelola TI yang dilakukan secara efektif dapat memberikan beberapa manfaat, antara lain:

1. Keuntungan kompetitif organisasi 2. Meningkatkan kualitas penggunaan TI 3. Memberikan inovasi pada bisnis 4. Mengurangi risiko terkait TI.

Tata kelola TI memiliki beberapa jenis bentuk kontrol yang mendukung pelaksanaan dalam mengarahkan, mengelola, dan

(50)

mengontrol penggunaan TI. Berikut ini adalah penjelasan bentuk kontrol pada tata kelola berdasarkan area bisnis [11]:

1. Kebijakan (Policies) adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi garis besar dan dasar rencana dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan, dan cara bertindak. Kebijakan berisikan pernyataan tujuan, prinsip, dan garis besar pedoman untuk manajemen dalam usaha mencapai sasaran.

2. Standar (Standard) adalah suatu norma atau aturan yang biasanya berupa suatu dokumen formal untuk menciptakan kriteria, metode, proses, dan pelaksanaan teknis yang seragam.

3. Standard Operating Procedure (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis atau metode langkah demi langkah yang didokumentasikan mengenai bagaimana suatu proses harus dilaksanakan dan diselesaikan secara terperinci serta oleh siapa dilakukan.

Selain itu, bentuk kontrol tersebut akan dibedakan ke dalam kelompok kategori kontrol. Kategori kontrol yang dimaksudkan antara lain [11]:

1. Preventive: dirancang untuk mencegah hasil-hasil yang diharapkan sebelum terjadi,

2. Detective: dirancang untuk menemukan hasil-hasil yang tidak diharapkan pada saat terjadinya.

3. Corrective: dirancang untuk memastikan bahwa tindakan korektif diambil untuk memperbaiki hal-hal yang tidak diharapkan atau untuk memastikan bahwa hal-hal tersebut tidak terulang.

Bentuk tata kelola TI yang dihasilkan dalam tugas akhir ini adalah bentuk kontrol berdasarkan level area bisnis, yaitu berupa standard operating procedure yang mengatur pengelolaan kegiatan layanan TI.

(51)

2.2.3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Menurut Turban, McLean, serta Waterbe, didalam buku

Information Technology for Management Making Connection for Strategies Advantages [12], Sistem Informasi Manajemen

(SIM) adalah suatu sistem yang mengumpulkan (collect), memproses (processing), menyimpan (save), menganalisa (analyze), serta juga menyebarkan (spread) informasi untuk tujuan yang lebih spesifik. Ada pula yang menjelaskan bahwa definisi dari SIM adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi. Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen merupakan sebuah tools atau aplikasi yang memanfaatkan teknologi informasi untuk digunakan dalam pengumpulan, proses, menyimpan dan analisis data tertentu.

Pada penelitian tugas akhir ini menggunakan objek penelitian yang mencakup semua Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang telah dikembangkan oleh Sub Direktorat Pengembangan Sistem Informasi (Subdit PSI) DPTSI ITS Surabaya, dikarenakan pembuatan SOP Perawatan SIM yang dihasilkan dalam penelitian tugas akhir ini bersifat general. Walaupun demikian, penelitian tetap mengutamakan 3 SIM utama yang dikelola langsung oleh Subdit PSI DPTSI, yang terdapat pada Tabel 2. 2. [3].

Tabel 2. 2. SIM INTEGRA DPTSI ITS Surabaya SIM

INTEGRA Uraian Modul-Modul

Kepegawaian Sistem informasi manajemen yang mencakup berbagai proses tentang kepegawaian, dimana memiliki database kepegawaian yang cukup lengkap dan menjadi acuan pengelolaan data

1. Kelola data pegawai

2. Kelola pangkat dan jabatan 3. Kelola riwayat pendidikan, riwayat pelatihan, kegiatan publikasi 4. Rekap absensi sidik jari

(52)

SIM

pegawai diseluruh ITS.

5. Update data tugas belajar

Akademik Sistem informasi manajemen yang menunjang proses bisnis akademik di ITS. 1. Biodata mahasiswa 2. Penjadwalan dan pengalokasian pengajar 3. View jadwal perkuliahan 4. Perencanaan dan persetujuan rencana kuliah (FRS) 5. Ekivalensi 6. Monitoring kehadiran 7. Proses evaluasi 8. View dan cetak transkrip nilai 9. IPD Dosen 10. Menajemen mutu perkuliahan 11. Update data wisuda 12. Reporting Keuangan Sistem informasi

manajemen untuk pengelolaan

keuangan yang telah mengacu pada standar pengelolaan keuangan menurut kententuan Badan Layanan Umum (BLU). 1. Pengajuan uang muka kegiatan (UMK) 2. Rekonsiliasi dana dengan bank mitra 3. Pelaporan/Pertang gung Jawaban Dana Online 4. Pengelolaan Pendapatan Institusi, termasuk pendapatan SPP 5. Jurnal Buku

Besar, dan Neraca Keuangan

(53)

SIM

6. Pemantauan anggaran dan serapan dana dan belanja unit 7. Pelaporan keuangan 8. Monitoring dan Evaluasi oleh Manajemen

2.2.4. Perawatan Perangkat Lunak (Software Maintenance) Pengertian perawatan/pemeliharaan (maintenance) sendiri adalah suatu kegiatan yang di lakukan manusia untuk menjaga atau merawat sebuah benda atau perangkat (keras atau pun lunak) agar dapat terus digunakan. Perawatan dilakukan secara berulang-ulang dengan tujuan agar peralatan selalu memiliki kondisi yang sama dengan keadaan awalnya. Maintenance juga dilakukan untuk menjaga peralatan tetap berada dalam kondisi yang dapat diterima oleh penggunanya.

Sedangkan, perawatan perangkat lunak (software maintenance) menurut ISO/IEC 14764:2006 adalah aktivitas yang dimulai sejak perangkat lunak mulai digunakan (after delivery) hingga akhirnya perangkat lunak tersebut tidak dapat digunakan lagi (retired) [1]. Tujuannya adalah untuk memperbaiki kesalahan (to correct), meningkatkan kinerja/fungsionalitas (to improve), menyesuaikan dengan lingkungan (to adapt), atau untuk mencegah terjadinya kesalahan (to prevent).

ISO/IEC 14764:2006 membagi perawatan perangkat lunak yang disebabkan karena adanya permintaan perubahan (modification request, MR) menjadi 2 klasifikasi, dimana di dalam setiap klasifikasi tersebut terdapat detal dari tipe-tipe perawatan lunak yang dapat dilakukan, antara lain sebagai berikut [1]:

(54)

1. Correction, merupakan tindakan perawatan berupa perbaikan terhadap sistem ketika terdapat kesalahan pada sistem yang menyebabkan sistem tidak dapat memenuhi kebutuhannya. Beberapa tipe perawatan perangkat lunak yang masuk dalam klasifikasi ini antara lain:

a. Corrective Maintenance: perawatan perangat lunak berupa modifikasi reaktif untuk produk perangkat lunak yang dilakukan setelah produk dikembangkan dan dijalankan untuk memperbaiki kesalahan terhadap produk yang ditemukan dalam kondisi tertentu.

b. Preventive Maintenance: perawatan perangkat lunak berupa modifikasi produk perangkat lunak yang dilakukan setelah produk dikembangkan dan dijalankan untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan laten dalam produk perangkat lunak sebelum mereka menjadi kesalahan operasional. 2. Enhancement, meliputi kegiatan perawatan dalam bentuk

modifikasi produk perangkat lunak yang dilakukan setelah produk dikembangkan dan dijalankan untuk memenuhi kebutuhan baru untuk perangkat lunak tersebut. Beberapa tipe perawatan perangkat lunak yang masuk dalam klasifikasi ini antara lain:

a. Adaptive Maintenance: perawatan modifikasi produk perangkat lunak yang dilakukan setelah produk dikembangkan dan dijalankan untuk menjaga produk perangkat lunak agar dapat digunakan dalam kondisi lingkungan atau produk yang berubah-ubah/dapat beradaptasi.

b. Perfective Maintenance: perawatan modifikasi produk perangkat lunak yang dilakukan setelah produk dikembangkan dan dijalankan, biasanya menyediakan perangkat tambahan bagi pengguna, perbaikan dokumentasi program, dan pengodean ulang untuk meningkatkan kinerja perangkat lunak, pemeliharaan, atau atribut perangkat lunak lainnya.

(55)

Berikut ini adalah diagram pembagian tipe-tipe proses perawatan perangkat lunak, menurut ISO/IEC 14764:2006, yang terpadat pada Gambar 2. 3. [1].

Gambar 2. 3. Tipe Proses Perawatan Perangkat Lunak

(Sumber: ISO/IEC 14764:2006 Software Engineering-Software Life Cycle

Processes-Maintenance, 2006)

Dalam penelitian tugas akhir ini, pendefinisian, tujuan dan tipe perawatan ini digunakan sebagai landasan informasi yang harus diketahui dalam melakukan aktivitas perawatan SIM menggunakan dokumen SOP perawatan SIM yang akan dikembangkan.

2.2.5. ISO/IEC 14764:2006

ISO/IEC 14764:2006 Software Engineering-Software Life Cycle Processes-Maintenance adalah standar ISO yang

digunakan dalam melakukan proses perawatan perangkat lunak. ISO/IEC 14764:2006 digunakan untuk memberikan panduan tentang pengelolaan (atau bagaimana melakukan) proses perawatan perangkat lunak, seperti mengidentifikasi bagaimana proses perawatan perangkat lunak dapat dilakukan pada kondisi tertentu [1]. Standar internasional ini juga menekankan terhadap proses-proses lain dalam perawatan perangkat lunak, seperti: kemampuan maintainability dari produk perangkat lunak, kebutuhan untuk model layanan dari perawatan perangkat lunak, dan kebutuhan untuk strategi dan perencanaan perawatan perangkat lunak.

(56)

Standar ini memberikan kerangka kerja yang terencana dan spsifik terhadap bagaimana proses pemeliharaan perangkat lunak dapat dilaksanakan, dievaluasi, dan disesuaikan dengan ruang lingkup pemeliharaan dan besarnya produk perangkat lunak yang ada.

Standar ini memberikan kerangka, terminologi yang tepat, dan proses untuk memungkinkan teknologi berupa aplikasi yang konsisten (alat, teknik, dan metode) dalam melakukan proses perawatan perangkat lunak [1].

Standar ini memberikan panduan untuk pemeliharaan perangkat lunak, dimana mendefinisikan kegiatan dan tugas-tugas pemeliharaan perangkat lunak, dan memberikan persyaratan perencanaan pemeliharaan. Namun, dari hasil pengkajian peneliti terhadap aktivitas yang terdapat di dalam ISO/IEC 14764:2006, beberapa aktivitas perawatan perangkat lunak tidak dijelaskan secara detail pada standar acuan ini, seperti aktivitas monitoring and control, serta backup dan recovery, yang biasanya dilakukan saat melakukan aktivitas perawatan perangkat lunak.

Untuk menutupi kekurangan aktivitas perawatan dari standar acuan yang telah digunakan, maka dalam penelitian tugas akhir ini peneliti menggunakan kerangka kerja ITIL v3 pada level

Service Operation di bagian IT Operation Management Function, karena acuan aktivitas untuk melakukan backup dan monitoring telah dijelaskan secara lebih detail pada standar

acuan tersebut.

Aktivitas perawatan perangkat lunak, pada standar acuan yang telah digunakan di ISO/IEC 14764:2006, digambarkan pada Gambar 2. 4. [1].

(57)

Gambar 2. 4. Siklus Aktivitas Perawatan Perangkat Lunak

(Sumber: ISO/IEC 14764:2006 Software Engineering-Software Life Cycle

Processes-Maintenance, 2006)

Kontrol dari beberapa aktivitas tersebut dijelaskan dalam ISO/IEC 14764:2006 seperti yang terlihat pada Tabel 2. 3. [1]. Tabel 2. 3. Kontrol ISO/IEC 14764:2006

Aktivitas Sub Aktivitas Kontrol ISO/IEC 14764:2006 Process Implemen-tation 5.1.2.1 Rencana dan Prosedur Perawatan Maintainer harus mengembangkan, mendokumentasikan, dan melaksanakan rencana dan prosedur untuk

melaksanakan kegiatan dan tugas-tugas dari proses perawatan. 5.1.2.2 Prosedur Permintaan Modifikasi (Modification Request/MR) / Maintainer harus menetapkan prosedur untuk menerima, merekam, dan melacak laporan permasalahan dan

(58)

Aktivitas Sub Aktivitas Kontrol ISO/IEC 14764:2006 Laporan Permasalahan (Problem Report/PR)

permintaan modifikasi dari pengguna dan memberikan umpan balik kepada pengguna. Setiap kali menemukan permasalahan, mereka harus direkam dan masuk ke dalam proses resolusi permasalahan. 5.1.2.3 Manajemen Konfigurasi Maintainer harus melaksanakan (atau membangun antarmuka organisasi dengan) proses manajemen konfigurasi untuk mengelola modifikasi sistem yang ada. Problem and Modification Analysis 5.2.2.1 Analisis Permintaan Modifikasi (Modification Request/MR) / Laporan Permasalahan (Problem Report/PR) Maintainer harus menganalisis laporan masalah atau permintaan modifikasi terhadap dampaknya pada organisasi, sistem yang ada, dan interfacing

systems untuk hal berikut:

a) Tipe (type); misalnya, perbaikan (corrective), peningkatan (improvement/

perfective), pencegahan

(preventive), atau adaptif (adaptive) dengan lingkungan baru; b) Lingkup (scope); misalnya, ukuran modifikasi, biaya yang terlibat, waktu untuk diperlukan untuk melakukan modifikasi, pihak yang melakukan modifikasi;

(59)

Aktivitas Sub Aktivitas Kontrol ISO/IEC 14764:2006

c) Kekritisan (critically); misalnya, dampak pada kinerja, keselamatan, dan keamanan.

5.2.2.2 Verifikasi Maintainer harus

mereplikasi atau memverifikasi laporan permasalahan/permintaan modifikasi yang didapatkan. 5.2.2.3 Pilihan/Option Berdasarkan analisis, maintainer harus mengembangkan pilihan/opsi modifikasi yang akan diterapkan. 5.2.2.4 Dokumentasi Mainatainer harus mendokumentasikan laporan permasalahan/permintaan modifikasi, hasil analisis, dan pilihan/opsi modifikasi yang akan diterapkan. 5.2.2.5

Persetujuan

Maintainer harus

mendapatkan persetujuan untuk opsi modifikasi yang dipilih sebagaimana yang ditentukan dalam kontrak.

Modification Implemen-tation 5.3.2.1 Analisis Maintainer harus

melakukan analisis dan menentukan dokumentasi, unit perangkat lunak, dan versi daripadanya yang perlu dimodifikasi. Ini harus didokumentasikan. 5.3.2.2 Proses Pengembangan Maintainer masuk kedalam proses pengembangan untuk melaksanakan modifikasi. Kebutuhan dari proses

(60)

pembangunan yang harus dilengkapi adalah sebagai berikut:

a) Pengujian (test) dan evaluasi kriteria untuk pengujian, serta evaluasi bagian-bagian yang akan dimodifikasi dan tidak dimodifikasi (unit

software, komponen, dan

item konfigurasi) dari sistem tersebut harus didefinisikan dan didokumentasikan. b) Implementasi dari kebutuhan baru dan termodifikasi yang lengkap dan benar harus dapat dipastikan. Hal ini juga harus dipastikan bahwa kebutuhan yang asli dan tidak termodifikasi tidak terpengaruh. Hasil pengujian harus didokumentasikan. Maintenance Review / Acceptance 5.4.2.1 Ulasan (Reviews) Maintainer harus melakukan ulasan (reviews) dengan organisasi yang mengotorisasi modifikasi untuk menentukan

integritas sistem yang telah dimodifikasi

5.4.2.2 Persetujuan

Maintainer harus

mendapatkan persetujuan untuk penyelesaian yang memuaskan dari modifikasi seperti yang ditentukan dalam kontrak.

(61)

Migration

5.5.2.1 Migrasi

Jika sistem atau produk perangkat lunak (termasuk data) bermigrasi dari yang lama ke lingkungan operasional yang baru, maka harus dipastikan bahwa setiap produk perangkat lunak atau data yang dihasilkan atau diubah selama migrasi sesuai dengan ISO/IEC 12207.

5.5.2.2

Rencana Migrasi

Sebuah rencana migrasi harus dikembangkan, didokumentasikan dan dilaksanakan. Kegiatan perencanaan harus mencakup pengguna. Item yang termasuk dalam rencana meliputi:

a) Kebutuhan analisis dan definisi migrasi;

b) Pengembangan perangkat migrasi; c) Konversi dari produk perangkat lunak dan data; d) Pelaksanaan migrasi; e) Verifikasi migrasi; f) Mendukung untuk lingkungan yang lama di masa depan.

5.5.2.3 Pemberitahuan Maksud dan Tujuan Migrasi

Pengguna akan diberikan pemberitahuan tentang rencana dan kegiatan migrasi. Pemberitahuan harus meliputi:

a) Pernyataan mengapa lingkungan yang lama tidak lagi didukung.

(62)

b) Deskripsi lingkungan baru dengan waktu lingkungan baru dapat tersedia.

c) Deskripsi pilihan lain yang tersedia, jika ada, untuk lingkungan yang lama telah dihapus. 5.5.2.4

Melaksanakan Operasi dan Pelatihan

Operasi paralel migrasi dari lingkungan lama dan baru dapat dilakukan untuk kelancaran transisi ke lingkungan baru. Selama periode ini, pelatihan yang diperlukan harus

disediakan seperti yang ditentukan dalam kontrak. 5.5.2.5

Pemberitahuan Penyelesaian / Penyempurnaan

Ketika waktu migrasi telah terjadwalkan dan

dilaksanakan, pemberitahuan akan dikirim ke semua pihak. Semua bentuk lingkungan lama yang terkait, dari dokumen, log, dan kode harus ditempatkan dalam arsip

5.5.2.6 Ulasan Pasca Operasi

Sebuah ulasan pasca-operasi harus dilakukan untuk menilai dampak dari perubahan dengan

lingkungan baru. Hasil review harus dikirim ke pihak yang berwenang untuk informasi, bimbingan, dan

menentukan tindakan yang akan dilakukan.

(63)

5.5.2.7 Arsip Data

Data yang digunakan atau berhubungan dengan lingkungan lama harus dapat diakses sesuai dengan persyaratan kontrak untuk perlindungan data dan audit yang berlaku untuk data. Retirement 5.6.2.1 Rencana Pemberhentian (Retirement) Sebuah rencana pemberhentian (retirement) untuk

menghapus dukungan aktif dan proses perawatan pada perangkat lunak yang dikelola oleh organisasi harus dikembangkan dan didokumentasikan. Kegiatan perencanaan harus mencakup pengguna. Rencana harus mencakup beberapa poin yang tercantum di bawah ini. Rencana harus dieksekusi. a) Penghentian dukungan penuh atau parsial setelah jangka waktu tertentu; b) Pengarsipan produk perangkat lunak dan dokumentasi yang terkait; c) Tanggung jawab untuk setiap permasalahan yang timbul di masa depan; d) Transisi ke produk software baru, jika berlaku;

e) Aksesibilitas ke salinan arsip data.