SOP STANDARD OPERATING PROCEDURE LAYANAN KEMAHASISWAAN POLTEKKES KEMENKES BANDUNG

(1)

SOP

STANDARD OPERATING PROCEDURE

LAYANAN KEMAHASISWAAN

POLTEKKES KEMENKES BANDUNG

POLITEKNIK KESEHATAN BANDUNG

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA

2020

(2)

PENYUSUN

TIM SUBBAG

KEMAHASISWAAN,

KERJASAMA DAN

ALUMNI

(3)

KATA PENGANTAR

Standar Operasional Prosedur atau disingkat dengan SOP adalah dokumen

yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk

menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang

paling efektif dari para pegawai dengan biaya dan tenaga yang minimal dan

rasional. SOP juga dapat dikatakan sebagai acuan atau pedoman untuk melakukan

pekerjaan atau tugasnya sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja para

akademisi atau pegawai sesuai indikator-indikator administrasi, teknik dan

prosedural berdasarkan tata kerja, sistem kerja dan prosedur kerja pada unit kerja

yang berkaitan.

Dalam konteks ini, secara umum tujuan dari SOP yang disusun ini adalah

adalah agar civitas akademika, terutama dosen dan tenaga kependidikan di

Poltekkes Kemenkes Bandung dapat menjaga konsistensi dan tingkat kinerja

seluruh personal dalam organisasi atau unit kerja. Disamping itu SOP ini bertujuan

untuk mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi

serta memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari individu pada

masing- masing unit kerja. Hal penting dari penyusunan SOP ini juga bertujuan

untuk melindungi organisasi (unit) kerja dan semua stakehoder internal dari

kesalahan administrasi lainnya, kemudian menghindari kegagalan atau kesalahan,

keraguan, duplikasi dan inefisiensi dalam pekerjaan.

SOP ini merupakan penjabaran langkah yang rasional dari berbagai regulasi

dan pedoman-pedoman yang telah disusun sebelumnya oleh lembaga organisasi di

bawah naungan Poltekkes Kemenkes Bandung. Dengan disusunnya SOP ini

diharapkan dapat berguna untuk memperlancar tugas para akademisi (dosen) dan

pegawai atau unit kerja, dan juga sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan,

mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak,

mengarahkan petugas (pegawai) untuk sama- sama disiplin dalam bekerja dan

sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Sebagai pimpinan, saya mengucapkan terima kasih kepada masing-masing

unsur yang sudah terlibat dalam penyusunan dan pembaharuan SOP ini,

mudah-mudah semua program kerja dan implementasinya didasarkan kepada

langkah-langkah sebagaimana tertera di dalam SOP ini. Semoga Allah SWT memberkahi kita

semua. Amin.

Bandung, 22 Juni 2020

Direktur Poltekkes Kemenkes Bandung

Dr. Ir. H.R. Osman Syarief, MKM

NIP.19600861983121002

(4)

REFERENSI

1. Undang-Undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

2. Undang-Undang RI No. 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan

3. Undang-Undang RI No.12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi

4. Undang-Undang RI No. 36 Tahun 2014 Tentang Tenaga Kesehatan

5. Undang-Undang RI No. 38 Tahun 2014 Tentang Keperawatan

6. Peraturan pemerintah RI No 17 tahun 2010 tentang pengelolahan dan

penyelenggaraan pendidikan

7. Peraturan Pemerintah RI No. 66 Tahun 2013 tentang Kesehatan Lingkungan

8. Peraturan Pemerintah No 4 Tahun 2014 Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi

dan Pengelolaan Perguruan Tinggi

9. Perpres No. 8 tahun 2012 tentang Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia

(KKNI)

10. Permendikbud RI Nomor 81 tahun 2014 tentang tentang ijazah, sertifikat

kompetensi dan profesi pendidikan tinggi, profesi perguruan tinggi

11. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi, Nomor 44 Tahun

2105 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.

12. Keputusan Menteri Kesehatan dan Kesejahteraan Sosial RI No:

298/Menkes-Kesos/SK/IV/2001 tentang Organisasi dan tata kerja Politeknik Kesehatan.

13. Keputusan Menkes RI No. HK.00.06.2.4.3199 tanggal 14 September 2004

tentang Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Pendidikan Jenjang Pendidikan

Tinggi Tenaga Kesehatan.

(5)

DAFTAR ISI

Halaman Judul

i

Penyusun

ii

Kata Pengantar

iii

Halaman Pengesahan

iv

Referensi

v

Daftar Isi

vii

1. Layanan Penerimaan Mahasiswa Baru

1 2. Layanan registrasi mahasiswa lama dan baru

3 3. Layanan PKKMB

5 4. Layanan Pembuatan KTM

7 5. Layanan Cuti Kuliah

9 6. Layanan Pengaktifan Kembali Mahasiswa Setelah Cuti

10 7. Layanan pemberian beasiswa gakin

11 8. Layanan pemberian beasiswa prestasi

14 9. Layanan bimbingan dan konseling

16 10. Layanan asuransi kesehatan mahasiswa

11. Layanan prosedur pemberhentian mahasiswa

19 12. Layanan pembinaan kegiatan mahasiswa

21 13. Layanan wisuda

23 14. Layanan legalisir ijazah

25 15. Layanan Penelusuran Lulusan

27 16. Layanan Kepuasan User terhadap alumni/lulusan

29 17. Pembuatan Perjanjian Kerjasama Tridarma Perguruan Tinggi

32 18. Perpanjangan Perjanjian Kerjasama Tridarma Perguruan Tinggi

35

(6)

1. SOP Layanan Penerimaan Mahasiswa Baru

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES BANDUNG

SUBBAG KEMAHASISWAAN, KERJASAMA DAN ALUMNI NOMOR SOP PR- 0013-01-V3 TGL PEMBUATAN 25 Januari 2008 TGL REVISI 20 JUNI 2020 TGL EFEKTIF 1 Juli 2020 DISAHKAN OLEH

Direktur Politeknik Kesehatan Kemenkes Bandung

Dr. Ir. H. Osman Syarief, M.KM NIP. 196008061983121002 NAMA SOP Layanan Penerimaan Mahasiswa Baru

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. UU RI No.20 tahun 2003 tentang Pendidikan Nasional.

2. UU RI No. 36 tahun 2009 tentang kesehatan.

3. UU RI No 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi

4. UU RI No 36 tahun 2014 tentang tenaga kesehatan

5. PP RI No 4 tahun 2014 tentang penyelenggaraan pendidikan tinggi dan pengelolaan perguruan tinggi

6. Permenristekdikti RI No 44 tahun 2015 tentang standart nasional pendidikan tinggi 7. Permenristekdikti RI No 62 tentang system

penjaminan mutu pendidikan tinggi

8. Kemendikbud RI No. 155/U/1988 tentang pedoman umum organisasi kemahasiswaan di perguruan tinggi

9. Pedoman Layanan Kemahasiswaan Tahun 2020

10. Standar layanan kemahasiswaan Politeknik Kesehatan Bandung tahun 2020

1. Memiliki pengetahuan cukup tentang peraturan terkait pendidikan tinggi Poltekkes Kemenkes Bandung 2. Memiliki pengetahuan cukup tentang visi misi

Poltekkes Kemenkes Bandung

3. Memiliki pengetahuan cukup tentang Prodi Poltekkes Kemenkes Bandung

4. Memiliki pengetahuan cukup tentang peraturan terkait Statuta Poltekkes Kemenkes Bandung

5. Memiliki pengetahuan cukup tentang peraturan terkait Ortaker Poltekkes Kemenkes Bandung

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. SOP Akademik 2. SOP Kemahasiswaan

3. SOP Keuangan Poltekkes Kemenkes Bandung

1. SK Panitia Sipenmaru 2. Komputer

3. ATK

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Apabila prosedur ini tidak dilakukan, maka akan

(7)

Bagan Flow Chart (Alur Kerja)

No Aktivitas

Pelaksana Internal Satker Mutu Baku

Ket Direktur/

Wadir III

Kabag Kasub bag

Tim Kerja Kelengkapan Waktu Output

1 Menugaskan Kabag

Umum, akademik dan kemahasiswaan untuk membentuk tim kepanitiaan Disposisi, dokumen 10 mnt Disposisi dokumen 2 Mengonsep surat penugasan tim dan undangan rapat lalu mendisposisi Kasubbag untuk membuat surat

Konsep surat/tim 30 mnt Konsep surat/tim 3 Membuat surat penugasan dan undangan lalu menyampaikan ke Kabag Surat tugas & undangan 60 menit Surat tugas & undangan 4 Mengoreksi draft surat, mengesahkan lalu menyampaikan ke Direktur Surat tugas

& undangan 10 menit Surat tugas & undangan 5 Meneliti draft surat,

menandatangani lalu memerintahkan Kabag untuk menindaklanjuti

Surat tugas & undangan 10 menit Surat tugas & undangan 6 Melaksanakan rapat

untuk menyusun bahan sosialisasi, menyusun bahan/materi lalu menyampaikan ke Direktur/Wadir III

Surat tugas &

undangan 3 hari Surat tugas & undangan

7 Menerima dokumen/bahan

sosialisasi, mengesahkan lalu memerintahkan Tim untuk melaksanakan sosialisasi

Bahan

sosialisasi 30 mnt Bahan sosialisasi

8 Melaksanakan sosialisasi penerimaan mahasiswa baru Forum untuk penyampaika n sosialisasi: 1. Penerima an tamu 2. Kunjungan ke lembaga lain/sekola h/PT 3. Website 4. Fliyer/Bros ur 2 bulan Bahan Sosialisasi 9 Melaksanakan seleksi penerimaan mahasiswa baru Juknis Sipenmaru Lembar Soal 2 minggu 10 Mengumumkan calon

mahasiswa baru yang dinyatakan diterima, berikut penjelasan

Pengumuma

(8)

waktu dan persyaratan mendaftar ulang 11 Membuat surat

pengantar untuk uji kesehatan, psikotes dan wawancara

Surat

pengantar 60 menit Surat pengantar 12 Menerima hasil uji

kesehatan,psikotes dan wawancara

Hasil tes kes, psikotes dan wawancara

1 hari Hasil tes kes, psikotes dan wawancara 13 Membahas hasil uji

kesehatan dan psikotes (melalui Berita Acara).

Notulen rapat Daftar hadir 1 hari Notulen rapat Daftar hadir 14 Menyerahkan hasil

pembahasan hasil uji kesehatan dan psikotes untuk disahkan oleh Direktur. Dokumen rapat 10 menit Dokumen rapat 15 Mengumumkan calon mahasiswa baru yang dinyatakan diterima berdasarkan hasil uji kesehatan dan psikotes

Pengumuma

n 1 hari Pengumuman

16 Melaksanakan

pendaftaran ulang bagi calon mahasiswa yang diterima

Dokumen

daftar ulang 3 hari Dokumen daftar ulang 17 Mengusulkan daftar

nama mahasiswa yang diterima untuk ditetapkan dalam Surat Keputusan Direktur

Dratf usulan

SK 2 hari Dratf usulan SK

18 Menyusun laporan pada akhir pelaksanaan Sipenmaru Laporan sipenmaru 3 hari Laporan sipenmaru

(9)

2. SOP Layanan registrasi mahasiswa lama dan baru

Dr. Ir. H. Osman Syarief, M.KM NIP. 196008061983121002

NAMA SOP Layanan registrasi mahasiswa lama dan baru

1. Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang prosedur dan tata kelola data registrasi

2. Pegawai pada Subbag Kemahasiswaan

1. SOP Akademik 2. SOP Kemahasiswaan

3. SOP Keuangan Poltekkes Kemenkes Bandung

1. Komputer 2. ATK 3. Printer

(10)

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku Ket Staf

Kema Kasubag KAK Kabag Adum Direktur Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output

1 Menerima data mahasiswa yang telah herregistrasi

File data

mahasiswa 150 menit File data mahasiswa 2 Memonitor data

mahasiswa yang telah herregistrasi Komputer dan koneksi internet (email) 300 menit File jumlah mahasiswa sementara 3 Menganalisis Laporan

data mahasiswa File data mahasiswa menit 120 File data mahasiswa

4 Membuat SK

mahasiswa File data mahasiswa 8 hari Berkas rekap data mahasiswa

5 Koreksi draft SK mahasiswa oleh Kasubag

Draft SK

mahasiswa 2 hari Draft SK mahasiswa 6 Mencetak SK

mahasiswa yang sudah dikoreksi

SK mahasiswa 1 jam SK mahasiswa 7 Menyerahkan SK

mahasiswa kepada Kabag untuk dimintakan paraf Berkas SK mahasiswa 10 menit Dokumen SK mahasiswa 8 Memberi paraf/ persetujuan SK mahasiswa Berkas SK mahasiswa 15 menit Berkas SK mahasiswa 9 Menyerahkan SK mahasiswa kepada Direktur untuk ditandatangani

SK mahasiswa 10 menit SK mahasiswa

10 Menandatangani rekap

data mahasiswa SK mahasiswa 10 menit SK mahasiswa

11 Menerima laporan yang sudah

di tanda tangani dari Direktur

SK mahasiswa 5 menit SK mahasiswa

12 Menyerahkan kepada staf untuk diproses dan di gandakan

SK mahasiswa 5 menit SK mahasiswa 13 Di distribusikan ke Jurusan/Prodi dan diarsipkan Dokumen SK mahasiswa 2 hari Dokumen SK mahasiswa

(11)

3. SOP Layanan PKKMB (Pengenalan Kampus bagi Mahasiswa Baru)

SUBBAG KEMAHASISWAAN, KERJASAMA DAN ALUMNI NOMOR SOP PR-0013-03-V3 TGL PEMBUATAN 25 Januari 2008 TGL REVISI 20 JUNI 2020 TGL EFEKTIF 1 Juli 2020 DISAHKAN OLEH

Dr. Ir. H. Osman Syarief, M.KM NIP. 196008061983121002 NAMA SOP Layanan PKKMB

1. Memiliki pengetahuan cukup tentang peraturan akademik

2. Memiliki pengetahuan cukup tentang peraturan terkait dengan kemahasiswaan. KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. SOP Akademik 2. SOP Kemahasiswaan 1. Komputer 2. ATK 3. Printer

(12)

No Kegiatan _Staf Pelaksana Mutu Baku Ket Kema Kasubag KAK Kabag Adum Direktur/Wadir III Tim Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output

1 Membuat draft/konsep kepanitian pelaksanaan kegiatan PKKMB lalu mendisposisi Kabag untuk menyiapkan SK Dokumen, data, kalender akademik

30 mnt

Dokumen, data, kalender akademik 2 Mempelajari disposisi WD-3, membuat draft SK kepanitiaan lalu menyampaikan ke WD-3 Draft

kepanitiaan 60 mnt Draft kepanitiaan

3 Mengoreksi kesesuaian draft SK dengan nama-nama yang direncanakan, mengesahkan lalu menyampaikan ke Direktur untuk ditandatangani

Draft SK 15 mnt Draft SK 4 Mempelajari draft SK, mengesahkan, menandatangani Draft SK 10 mnt Draft SK 5 Mendisposisi staf kemahasiswaan untuk penggandaan dan pengiriman SK SK 10 mnt SK

6 Tim menyusun rencana kegiatan, mengadakan rapat koordinasi, membuat jadwal pelaksanaan, mengajukan surat permohonan ke pemateri, menyiapkan mekanisme pendaftaran peserta dan menyiapkan dokumen pendukung pelaksanaan kegiatan lalu melaporkan ke direktur

SK 1

minggu SK

7 Menerima laporan tim, mengesahkan/menyetujui laporan lalu mendisposisi WD-3 untuk melaksanakan kegiatan PKKMB sesuai dengan jadwal dan rencana yang dibuat oleh tim

Jadwal,

laporan 60 mnt Jadwal, laporan

8 Melaksanakan kegiatan PKKMB sesuai dengan disposisi direktur lalu mendisposisi ketua tim untuk membuat laporan hasil kegiatan

Jadwal,

laporan 3 hari Jadwal, laporan

9 Membuat laporan hasil kegiatan lalu menyerahkan ke WD-3

(13)

10 Menerima laporan, mengesahkan lalu memerintahkan Kabag membuat dan membagikan sertifikat PKKMB

Sertifikat,

laporan 30 mnt Sertifikat, laporan

11 Mengkoordinir pembuatan dan pembagian sertifikat PKKMB ke mahasiswa,

Sertifikat,

laporan 1 hari Sertifikat, laporan 12 Membagikan sertifikat

PKKMB, mengarsip dan mengirimkan laporan ke pihak-pihak terkait

Sertifikat,

laporan 1 hari Sertifikat, laporan

(14)

4. Layanan Pembuatan KTM (Kartu Tanda Mahasiswa)

NAMA SOP Layanan Pembuatan KTM

penjaminan mutu pendidikan tinggi 8. Kemendikbud RI No. 155/U/1988 tentang

pedoman umum organisasi kemahasiswaan di perguruan tinggi

(15)

No Kegiatan _Staf Pelaksana Mutu Baku Ket Kema Kasubag KAK Pihak Ketiga Mahasiswa Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output

1

Form Cetak KTM Mahasiswa

Baru/lama oleh pihak ketiga di

laporkan ke Direktur Poltekkes

Kemenkes

cq.

Bagian

Kemahasiswaan

untuk

pencetakan KTM

Form Cetak KTM 10 mnt Form Cetak KTM

2

Pengecekan kesesuaian form KTM

KTM 15 menit KTM

3

Serah Terima KTM

Tanda bukti

serah terima

10 menit KTM

(16)

5. SOP Layanan Cuti Kuliah

NAMA SOP Layanan Cuti Kuliah

penjaminan mutu pendidikan tinggi 8. Kemendikbud RI No. 155/U/1988 tentang

pedoman umum organisasi kemahasiswaan di perguruan tinggi

(17)

No Kegiatan _Staf Pelaksana Mutu Baku Ket Kema Kasubag KAK Jurusan/Prodi Mahasiswa Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output

1 Mengambil dan mengisi form pengajuan cuti

kuliah,konsultasi dengan dosen PA dan meminta tanda tangan persetujuan dari dosen PA lalu menyerahkan kembali form ke Pj Kema Jurusan/Prodi Form cuti Data mahasisw a 10 mnt Form cuti Data mahasisw a

2 Mencermati dan meneliti form pengajuan lalu mengajukan ke Direktur

Form cuti Data mahasisw a

15 menit Form cuti Data mahasisw a 3 Meneliti kebenaran data

form pengajuan lalu mengajukan ke Kabag Adum Form cuti Data mahasisw a

10 menit Form cuti Data mahasisw a 4 Meneliti kebenaran data

mahasiswa dengan database, mengesahkan lalu

mendisposisi untuk membuat surat izin cuti

Form cuti Data mahasisw a

10 menit Form cuti Data mahasisw a 5 Membuat surat izin cuti lalu

menyampaikan ke Kasubbag Draft Surat Cuti 30 menit Draft Surat Cuti 6 Meneliti kebenaran data,

memberikan paraf lalu menyampaikan ke Kabag utk ditandatangi direktur

Surat

Cuti 5 menit Surat Cuti

7 Melakukan entry data cuti mahasiswa di SIAK, mengirimkan surat izin ke mhs ybs, dan

Jurusan/Prodi

Data

(18)

6. SOP Pengaktifan Kembali Setelah Cuti

NAMA SOP Pengaktifan Kembali Setelah Cuti

2. Memiliki pengetahuan cukup tentang peraturan terkait dengan kemahasiswaan.

1. SOP Akademik

2. SOP Kemahasiswaan 1. Komputer 2. ATK

3. Printer

(19)

1 Mengajukan surat

permohonan pengaktifan kembali yang diketahui orang tua/wali Surat permohonan pengaktifan kembali 10 mnt Surat permohonan pengaktifan kembali 2 Mencermati dan meneliti

surat permohonan mahasiswa lalu mengajukan usulan pengaktifan mhs ke Direktur

Surat usulan 15 menit Surat usulan

3 Meneliti kebenaran data form pengajuan lalu mengajukan ke Kabag Adum, akademik dan kemahasiswaan

Surat usulan 10 menit Data usulan pengaktifan kembali

4 Meneliti kebenaran data mahasiswa dengan database, mengesahkan lalu

mendisposisi untuk membuat SK pengaktifan kembali Draft SK pengaktifan kembali 10 menit Draft SK pengaktifan kembali 5 Membuat SK Pengaktifan kembali lalu menyampaikan ke Kasubbag Draft SK pengaktifan kembali 30 menit Draft SK pengaktifan kembali 6 Meneliti kebenaran data,

memberikan paraf lalu menyampaikan ke Kabag utk ditandatangi direktur

Draft SK pengaktifan kembali 5 menit Draft SK pengaktifan kembali 7 Melakukan entri data

pengaktifan kembali mahasiswa di SIAK, mengirimkan SK ke Jurusan/Prodi SK pengaktifan kembali 15 menit SK pengaktifan kembali

(20)

7. SOP Layanan Pemberian beasiswa Gakin

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES BANDUNG SUB BAGIAN KEMAHASISWAAN, ALUMNI DAN

KERJASAMA

NOMOR SOP PR- 0013-07-V3

TGL PEMBUATAN 25 Januari 2008

TGL REVISI 20 JUNI 2020

TGL EFEKTIF 1 Juli 2020

DISAHKAN OLEH Direktur Politeknik Kesehatan Kemenkes Bandung

NAMA SOP Pemberian Beasiswa Gakin

2. UU RI No. 36 tahun 2009 tentang kesehatan. 3. UU RI No 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 4. UU RI No 36 tahun 2014 tentang tenaga kesehatan 5. PP RI No 4 tahun 2014 tentang penyelenggaraan

pendidikan tinggi dan pengelolaan perguruan tinggi 6. Permenristekdikti RI No 44 tahun 2015 tentang

standart nasional pendidikan tinggi

7. Permenristekdikti RI No 62 tentang system penjaminan mutu pendidikan tinggi

9. Pedoman Layanan Kemahasiswaan Tahun 2020 10. Standar layanan kemahasiswaan Politeknik

Kesehatan Bandung tahun 2020

2. Memiliki pengetahuan cukup tentang peraturan terkait dengan kemahasiswaan.

1. SOP akademik 2. SOP kemahasiswaan

3. SOP keuangan Poltekkes Kemenkes Bandung

1. Form daftar standart/SOP/IK/FM 2. Komputer

3. ATK 4. Printer

Apabila prosedur ini tidak dilaukan, maka akan ada

(21)

BAGAN ALIR ( FLOW CHART ) PEMBERIAN BEASISWA JALUR GAKIN

No Kegiatan Unit Terkait Mutu Baku Ket

mahasiswa Prodi Direktorat Kelengkapan Waktu Output

1 Pengumuman

beasiswa Gakin surat dan pengumuman

beasiswa jalur Gakin

2 bulan surat dan pengumuman beasiswa jalur Gakin 2 Mengisi dan melengkapi persyaratan beasiswa jalur Gakin Surat penghasilan orang tua, transkrip nilai, surat

keterangan tidak mampu/tanggungan orang tua, blangko pendaftaran beasiswa jalur Gakin

1

minggu Surat penghasilan orang tua, transkrip nilai, surat keterangan tidak mampu/tanggung an orang tua, blangko pendaftaran beasiswa jalur Gakin 3 Rekapitulasi pendaftar beasiswa Gakin

Daftar usulan nama mhs beasiswa jalur Gakin

2

minggu Daftar usulan nama mhs beasiswa jalur Gakin 4 Seleksi Penerima Beasiswa jalur Gakin (Instruksi Kerja: Seleksi penerimaan beasiswa) jalur prestasi 1

minggu (Instruksi Kerja: Seleksi penerimaan beasiswa) jalur prestasi

5 Rekomendasi Daftar nama mhs

calon penerima beasiswa jalur gakin

1

minggu Daftar nama mhs calon penerima beasiswa jalur gakin

6 Putusan seleksi SK & Lampiran SK

daftar nama penerima beasiswa jalur gakin

1 hari SK & Lampiran SK daftar nama penerima beasiswa jalur gakin 7 Penetapan penerima beasiswa jalur Gakin Daftar nama penerima beasiswa jalur gakin

1 hari Daftar nama penerima beasiswa jalur gakin 8 Pengumuman mahasiswa penerima beasiswa jalur Gakin Daftar nama penerima beasiswa jalur gakin

1 hari Daftar nama penerima beasiswa jalur gakin 9 Pencairan dana beasiswa jalur Gakin Bukti penerimaan

beasiswa jalur gakin 1 hari Bukti penerimaan beasiswa jalur gakin 10 Pendampingan penerima beasiswa jalur Gakin 1 hari 11 Laporan penerimaan beasiswa jalur Gakin Laporan mengenai data penerima beasiswa jalur gakin untuk Laporan Direktorat 7 hari Laporan mengenai data penerima beasiswa jalur gakin untuk Laporan Direktorat

(22)

8. SOP Layanan pemberian beasiswa prestasi

KERJASAMA

NAMA SOP Pemberian Beasiswa _{Mahasiswa Berprestasi}

1. UU RI No.20 tahun 2003 tentang Pendidikan Nasional. 2. UU RI No. 36 tahun 2009 tentang kesehatan.

3. UU RI No 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 4. UU RI No 36 tahun 2014 tentang tenaga kesehatan 5. PP RI No 4 tahun 2014 tentang penyelenggaraan

8. Kemendikbud RI No. 155/U/1988 tentang pedoman umum organisasi kemahasiswaan di perguruan tinggi 9. Pedoman Layanan Kemahasiswaan Tahun 2020 10. Standar layanan kemahasiswaan Politeknik Kesehatan

Bandung tahun 2020

3. ATK 4. Printer

Apabila prosedur ini tidak dilaukan, maka akan ada dokumen yang tidak terkendali

Semua dokumen dicatat dan dibuat daftar dokumen sesuai form daftar standart/SOP/IK/FM

(23)

BAGAN ALIR ( FLOW CHART ) PEMBERIAN BEASISWA PRESTASI

No Kegiatan Unit Terkait Mutu Baku Ket

Mahasiswa Prodi Direktorat Kelengkapan Waktu Output

1 Pengumuman

beasiswa prestasi surat dan pengumuman

beasiswa prestasi

2 bulan surat dan pengumuman beasiswa prestasi 2 Mengisi dan melengkapi persyaratan beasiswa jalur prestasi Rekap Nilai IP Semester mahasiswa TK.I,II dan III (peringkat 1/tingkat)

1

minggu Rekap Nilai IP Semester mahasiswa TK.I,II dan III (peringkat 1/tingkat) 3 Rekapitulasi usulan calon penerima beasiswa prestasi Daftar calon penerima beasiswa prestasi 2 minggu Daftar calon penerima beasiswa prestasi 4 Seleksi Penerima Beasiswa jalur prestasi (Instruksi Kerja: Seleksi penerimaan beasiswa) jalur prestasi (Instruksi Kerja: Seleksi penerimaan beasiswa) jalur prestasi

5 Rekomendasi Daftar calon

penerima beasiswa jalur prestasi

1

minggu Daftar calon penerima beasiswa jalur prestasi

6 Putusan seleksi SK & Lampiran

SK daftar nama penerima beasiswa jalur prestasi

1 hari SK & Lampiran SK daftar nama penerima beasiswa jalur prestasi 7 Penetapan penerima beasiswa jalur prestasi Daftar penerima beasiswa jalur prestasi

1 hari Daftar penerima beasiswa jalur prestasi 8 Pengumuman mahasiswa penerima beasiswa jalur prestasi Daftar penerima beasiswa jalur prestasi

1 hari Daftar penerima beasiswa jalur prestasi 9 Pencairan dana beasiswa jalur prestasi Bukti penerimaan beasiswa jalur prestasi 1 hari Bukti penerimaan beasiswa jalur prestasi 10 Pendampingan penerima beasiswa jalur prestasi 1 hari 11 Laporan penerimaan beasiswa jalur prestasi Laporan mengenai data penerima beasiswa jalur prestasi untuk Laporan Direktorat 7 hari Laporan mengenai data penerima beasiswa jalur prestasi untuk Laporan Direktorat

(24)

9. SOP Layanan asuransi kesehatan mahasiswa

KERJASAMA

NAMA SOP Layanan asuransi kesehatan _mahasiswa

2. UU RI No. 36 tahun 2009 tentang kesehatan. 3. UU RI No 12 tahun 2012 tentang Pendidikan

Tinggi

6. Permenristekdikti RI No 44 tahun 2015 tentang standart nasional pendidikan tinggi

3. ATK 4. Printer

(25)

BAGAN ALIR ( FLOW CHART ) LAYANAN ASURANSI KESEHATAN MAHASISWA

Mahasiswa Prodi Direktorat Kelengkapan Waktu Output 1 Pengajuan klaim asuransi ke

Ketua Jurusan/Program Studi, dengan membawa surat dokter/rumah sakit, kuitansi pembayaran, dan laporan dari pihak berwenang Surat permohonan 1 hari Surat permohonan 2 Kajur/Kaprodi meneruskan pengajuan klaim asuransi kesehatan beserta syarat-syarat pendukungnya ke bagian Kemahasiswaan

Surat Usulan dari Prodi

1 hari Surat Usulan dari Prodi

3 Subbag Kemahasiswaan menerima dan mempelajari semua berkas persyaratan. Apabila berkas sudah dinyatakan lengkap, diajukan ke perusahaan asuransi, untuk diproses pencairan dana nya agar dalam waktu maksimal 5 hari kerja penyampaian dana nya bisa diambil oleh Pemohon

Kelengkapan berkas

5 hari Kelengkapan berkas

4 Laporan penyaluran klaim asuransi kesehatan

(26)

10. SOP Layanan bimbingan dan konseling

KERJASAMA

NAMA SOP Layanan bimbingan dan _konseling

2. UU RI No. 36 tahun 2009 tentang kesehatan. 3. UU RI No 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 4. UU RI No 36 tahun 2014 tentang tenaga kesehatan 5. PP RI No 4 tahun 2014 tentang penyelenggaraan pendidikan tinggi dan pengelolaan perguruan tinggi 6. Permenristekdikti RI No 44 tahun 2015 tentang

3. ATK 4. Printer

(27)

BAGAN ALIR ( FLOW CHART ) LAYANAN BIMBINGAN DAN KONSELING

Mahasiswa Prodi Direktorat Kelengkapan Waktu Output

1

Mahasiswa dengan inisiatif

sendiri atau rekomendasi

prodi ke bagian konseling

Surat permohonan

1 hari Surat permohonan

2

Bagian Konseling memberikan

jadwal untuk konseling

Jadwal bimbingan dan konseling 1 hari Jadwal bimbingan dan konseling

3

Pelaksanaan Konseling

Daftar hadir Sesuai

kebutuhan Daftar hadir

4

Rekomendasi ke Prodi atau

mahasiswa secara langsung

tentang hasil konseling

Laporan 1 hari Laporan

5

Penyusunan laporan hasil

bimbingan dan diteruskan

ke direktorat

(28)

11. SOP layanan pemberhentian mahasiswa

KERJASAMA

NAMA SOP Layanan pemberhentian _mahasiswa

8. Kemendikbud RI No. 155/U/1988 tentang pedoman umum organisasi kemahasiswaan di perguruan tinggi 9. Pedoman Layanan Kemahasiswaan Tahun 2020 10. Standar layanan kemahasiswaan Politeknik

3. ATK 4. Printer

(29)

1 Menerima pengajuan usulan pemberhentian mahasiswa

Usulan pemberhentian

10 mnt Usulan pemberhentian 2 Meneliti kebenaran data

form pengajuan lalu mengajukan ke Kabag Adum

Usulan pemberhentian

10 menit Form cuti Data mahasiswa

3 Meneliti kebenaran data mahasiswa dengan database, lalu mendisposisi untuk membuat surat izin cuti

Form cuti Data

mahasiswa 10 menit Form cuti Data mahasiswa

4 Membuat surat izin cuti lalu menyampaikan ke Kasubbag

Draft Surat

Cuti 30 menit Draft Surat Cuti 5 Meneliti kebenaran data,

memberikan paraf lalu menyampaikan ke Kabag dan selanjutnya

disampaikan ke direktur untuk ditandatangi

Surat Cuti 5 menit Surat Cuti

6 Melakukan penyesuaian data mahasiswa di SIAK, mengirimkan surat pemberhentian ke mhs ybs, dan Jurusan/Prodi

(30)

12. SOP Layanan pembinaan kegiatan mahasiswa

KERJASAMA

NOMOR SOP PR- 0013-12 -V3

NAMA SOP Layanan pembinaan kegiatan _mahasiswa

3. ATK 4. Printer

(31)

No Kegiatan _{Wadir Kasubag}Pelaksana Mutu Baku Ket KAK Jurusan/Prodi Mahasiswa Persyaratan/ Perlengkapan Waktu Output

1 Unit Kegiatan mengagendakan kegiatan. Rencana kegiatan dibuat masing-masing unit kegiatan untuk satu tahun masa kepengurusan Rencana Kegiatan Tahunan 1 minggu Kegiatan Tahunan

2 Mahasiswa membuat proposal perkegiatan

Proposal

kegiatan 1 minggu Proposal kegiatan 3 Pengarahan dari kasubbag

Kemahasiswaan untuk perbaikan proposal maupun kegiatan.

Proposal

kegiatan 1 jam Proposal kegiatan 4 Rekomendasi dari Wadir III

berkaitan dengan dana dan ijin kegiatan

Surat rekomendasi

30 menit Surat rekomendasi 5 Unit Kegiatan melaksanakan

kegiatan sesuai dengan rencana Jadwal dan Laporan kegiatan 1 tahun Jadwal dan Laporan kegiatan 6 Unit kegiatan membuat LPJ

untuk setiap kegiatan yang terlaksana yang ditujukan kepada wadir III

Laporan kegaiatan

3 hari Laporan kegaiatan

(32)

13. SOP Wisuda

KERJASAMA

NAMA SOP Layanan wisuda

Bandung tahun 2020

3. ATK 4. Printer

(33)

Bagan flow chart (Alur kerja)

No Aktivitas

Pelaksana Internal Satker Mutu Baku Direktur/

Wadir III

Kabag Kasub bag

Tim Kerja Kelengkapan Waktu Output

1 Menugaskan Kabag Umum

untuk membentuk kepanitiaan wisuda Disposisi, dokumen 10 mnt Disposisi dokumen 2 Mengonsep surat

penugasan tim dan undangan rapat lalu mendisposisi Kasub untuk membuat surat

Konsep

surat/tim 30 mnt Konsep surat/tim

3 Membuat surat penugasan dan undangan lalu menyampaikan ke Kabag Surat tugas

& undangan 60 menit Surat tugas & undangan

4 Mengoreksi draft surat, mengesahkan lalu menyampaikan ke Direktur

Surat tugas

& undangan 10 menit Surat tugas & undangan 5 Meneliti draft surat,

menandatangani lalu memerintahkan Kabag untuk menindaklanjuti

Surat tugas &

undangan 10 menit Surat tugas & undangan 6 Melaksanakan rapat

untuk pembahasan agenda wisuda

Surat tugas & undangan

3 hari Surat tugas & undangan 7 Menetapkan peserta wisuda SK peserta wisuda 30 mnt SK peserta wisuda 8 Membuat surat undangan

wisuda untuk wisudawan dan orangtua

Undangan

wisuda 60 menit Undangan wisuda 9 Melaksanakan prosesi

wisuda Dokumentasi wisuda 1 hari Dokumentasi wisuda

10 Menyusun laporan wisuda Laporan

(34)

14. SOP Layanan legalisir ijazah, transkrip nilai

KERJASAMA

NAMA SOP Layanan legaliser ijazah dan _{transkrip nilai}

Bandung tahun 2020

3. Memiliki pengetahuan cukup tetnang peraturan terkait dengan Ijazah dan SKPI

3. ATK 4. Printer

(35)

BAGAN FLOW CHART (ALUR KERJA)

No Aktivitas

Pelaksana Internal Satker Mutu Baku Alumni Kasub

bag

JFU Kelengkapan Waktu Output

1 Mengajukan

permohonan legalisir ke Kasubbag

Kemahasiswaan, Alumni dan kerjasama disertai dengan dokumen asli

Dokumen asli dan foto copy maksimal 5 lembar

10 mnt Dokumen asli dan foto copy maksimal 5 lembar

2 Mempelajari

permohonan, meneliti keaslian dokumen lalu memerintahkan JFU untuk

mencatat/registrasi dan meminta tandatangan ke pejabat yang berwenang

Dokumen asli dan foto copy

3 hari Dokumen asli dan foto copy

3 Mencatat/meregistrasi permohonan, memberikan penomoran, meminta tanda tangan pejabat yang berwenang lalu menyerahkan ke pemohon

Dokumen asli dan foto copy

5 menit Dokumen asli dan foto copy

4 Menerima dokumen foto copy terlegalisir

Dokumen terlegalisir

5 menit Dokumen terlegalisir

(36)

15. SOP Layanan penelusuran lulusan (tracer study)

KERJASAMA

NAMA SOP Layanan penelusuran lulusan (tracer study)

Bandung tahun 2020

3. ATK 4. Printer

(37)

No Aktivitas

Pelaksana Internal Satker Mutu Baku Ket Alumni Kasub

bag

Direk torat

Prodi Kelengkapan Waktu Output

1 Pj Kemahasiswaan Prodi mengambil database alumni sesuai tahun kelulusan, dan melakukan pengolahan data

Formulir biodata alumni, data yudisium, buku wisuda 60 mnt Formulir biodata alumni, data yudisium, buku wisuda 2 Pj Kemahasiswaan Prodi

mengirimkan kuesioner melalui Google Form ke alumni untuk diisi

Google Form 3 hari Google Form 3 Alumni mengisi kuisioner

dengan lengkap dan dikirim kembali ke Bag.Alumni Career Center Prodi

Kuisioner balasan dari alumni 3 hari Kuisioner balasan dari alumni 4 Hasil pengisian form

alumni masuk kedalam database dan di olah oleh bagian alumni dan career center Prodi Kuisioner balasan dari alumni dan pengguna alumni 1 hari Kuisioner balasan dari alumni dan pengguna alumni 5 Hasil pelacakan dirangkum

dalam bentuk laporan kegiatan baik dalam bentuk hard copy maupun soft copy dan dilaporkan ke Direktur laporan pertanggun gjawaban ke atasan secara rutin dan berkala 4 hari laporan pertanggu ngjawaba n ke atasan secara rutin dan berkala 6 Rekapitulasi hasil tracer

study tingkat Poltekkes

surat menyurat yang berkaitan dengan tracer study 1 hari surat menyurat yang berkaitan dengan tracer study

(38)

16. SOP Survey Kepuasan User terhadap alumni/lulusan

KERJASAMA

NAMA SOP Survey Kepuasan User _{terhadap alumni/lulusan}

Bandung tahun 2020

3. ATK 4. Printer

(39)

No Aktivitas

Pelaksana Internal Satker Mutu Baku Ket Alumni Kasub

bag

Direk torat

Prodi Kelengkapan Waktu Output

1 Pj Kemahasiswaan Prodi

menginventarisir pengguna

alumni dari kuisioner

tracer study alumni

Formulir data pengguna alumni, kuesioner 60 mnt Formulir data pengguna alumni, kuesioner 2 Pj Kemahasiswaan Prodi

mengirimkan kuesioner melalui Google Form atau surat ke pengguna alumni untuk diisi pengguna

Google Form, kuesioner manual

3 hari Google Form, kuesioner manual 3 Pengguna Alumni mengisi

kuisioner dengan lengkap dan dikirim kembali ke Bag.Alumni Career Center Prodi Kuisioner balasan dari pengguna alumni 3 hari Kuisioner balasan dari pengguna alumni

4 Hasil pengisian form alumni masuk kedalam database dan di olah oleh bagian alumni dan career center Prodi Kuisioner balasan dari pengguna alumni 1 hari Kuisioner balasan dari pengguna alumni 5 Hasil pelacakan dirangkum

dalam bentuk laporan kegiatan baik dalam bentuk hard copy maupun soft copy dan dilaporkan ke Direktur laporan pertanggungj awaban ke atasan secara rutin dan berkala 4 hari laporan pertanggungja waban ke atasan secara rutin dan berkala 6 Rekapitulasi hasil tracer

study tingkat Poltekkes

surat menyurat yang berkaitan dengan tracer study 1 hari surat menyurat yang berkaitan dengan tracer study

(40)

17. SOP Pembuatan

Perjanjian Kerjasama Tridharma Perguruan Tinggi

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES BANDUNG

SUB BAGIAN KEMAHASISWAAN, ALUMNI &

KERJASAMA

NOMOR SOP PR- 0013-17-V3 TGL PEMBUATAN 25 Januari 2008 TGL REVISI 20 JUNI 2020 TGL EFEKTIF 1 Juli 2020

DISAHKAN

OLEH

Direktur Politeknik Kesehatan Kemenkes

Bandung

Dr. Ir. H. Osman Syarief, M.KM

NIP. 196008061983121002

NAMA SOP

Pembuatan Perjanjian Kerjasama Tridharma

Perguruan Tinggi

DASAR HUKUM

KUALIFIKASI PELAKSANA

1. Undang-Undang RI Nomor 12 tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi

2. Undang-Undang nomor 36 tahun 2014 tentang

Tenaga Kesehatan

3. Peraturan Pemerintah No.49 th 2014 tentang

Standar Nasional Pendidikan Tinggi

4. Peraturan Pemerintah nomor 4 tahun 2014 tentang

Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan

Perguruan Tinggi

5. Permendikbud nomor 50 tahun 2014 tentang Sistem

Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi

1. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer

2. Memiliki kemampuan koordinasi internal dan eksternal

KETERKAITAN

PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. SOP Keuangan

2. SOP Pengelolaan Data

3. SOP Input dan output data

4. SOP Pemeriksaan/Audit Internal

1. ATK

2. Komputer berbasis internet

3. Scanner

PERINGATAN

PENCATATAN DAN PENDATAAN

Apabila Prosedur ini tidak dilakukan maka akan ada

dokumen yang tidak terkendali

Semua dokumen dicatat dan dibuat daftar dokumen sesuai form

daftar standar/SOP/IK/FM

(41)

No Kegiatan Unit Terkait Mutu Baku Ket Ka. Jur/Ka.

Prodi Bag. KAK Ka. Sub. Direktur Kelengkapan Waktu Output 1 Mengusulkan PKS dan

atau MOU surat usulan, draft PKS/MOU

(hardcopy/soft copy) 1 hari Surat tindak lanjut dari Direktur Utama untuk sub bagian kemahasi swaan,Al umni dan 2 Memerintahkan sub bag

kemahasiswaan,alumni dan kerjasama Menelaahan dan memeriksa draft PKS dan atu MOU

disposisi 1 hari intruksi dari direktur

3 Menelaahan dan memeriksa draft PKS dan atau MOU

draft PKS dan

atau MOU 1 minggu Draft PKS dan atau MOU yang sudah di telaahan 4 Menandatangankan PKS

dan atau MOU

PKS dan atau MOU yang telah dibahas 1 minggu PKS dan atau MOU yang telah diparaf kasub bag dan wadir 3 5 Menandatangani PKS

dana atau MOU PKS dan atau MOU yang

telah diparaf kasub bag dan wadir 3 1 hari PKS dana tau MOU telah ditandan gani direktur

(42)

18. SOP Perpanjangan Perjanjian Kerjasama Tridarma PT

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES BANDUNG

SUB BAGIAN KEMAHASISWAAN, ALUMNI &

KERJASAMA

NOMOR SOP PR- 0013-18-V3 TGL PEMBUATAN 25 Januari 2008 TGL REVISI 20 JUNI 2020 TGL EFEKTIF 1 Juli 2020

DISAHKAN

OLEH

Direktur Politeknik Kesehatan Kemenkes

Bandung

Dr. Ir. H. Osman Syarief, M.KM

NIP. 196008061983121002

NAMA SOP

Perpanjangan Perjanjian Kerjasama

Tridharma Perguruan Tinggi

DASAR HUKUM

KUALIFIKASI PELAKSANA

1. Undang-Undang RI Nomor 12 tahun 2012 tentang

Pendidikan Tinggi

2. Undang-Undang nomor 36 tahun 2014 tentang

Tenaga Kesehatan

3. Peraturan Pemerintah No.49 th 2014 tentang

Standar Nasional Pendidikan Tinggi

4. Peraturan Pemerintah nomor 4 tahun 2014 tentang

Penyelenggaraan

Pendidikan

Tinggi

dan

Pengelolaan Perguruan Tinggi

5. Permendikbud nomor 50 tahun 2014 tentang

Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi

1. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer

2. Memiliki kemampuan koordinasi internal dan eksternal

KETERKAITAN

PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. SOP Pembuatan Perjanjian Kerjasama Tridharma

Perguruan Tinggi

2. SOP Keuangan

3. SOP Pengelolaan Data

4. SOP Input dan output data

5. SOP Pemeriksaan/Audit Internal

1. ATK

2. Komputer berbasis internet

3. Aplikasi Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru

4. Scanner

PERINGATAN

PENCATATAN DAN PENDATAAN

Apabila Prosedur ini tidak dilakukan maka akan ada

dokumen yang tidak terkendali

Semua dokumen dicatat dan dibuat daftar dokumen sesuai

form daftar standar/SOP/IK/FM

(43)

No Kegiatan Unit Terkait Mutu Baku Ket. Ka. Jur/Ka.

Prodi Bag. KAK Ka. Sub. Direktur Kelengkapan Waktu Output 1 Mengusulkan

perpanjangan PKS dan atau MOU minimal 3 bulan sebelum berakhir

surat usulan perpanjangan , draft PKS/MOU (hardcopy/soft copy)

1 hari Surat tindak lanjut dari Direktur Utama untuk sub bagian kemahasisw aan,Alumni dan 2 Memerintahkan sub bag kemahasiswaan,alumni dan kerjasama Menelaahan dan memeriksa draft Perpanjangan PKS dan atu MOU

Disposisi 1 hari intruksi dari direktur

3 Menelaahan dan memeriksa draft PKS dan atau MOU

draft PKS dan atau MOU 1 minggu Draft PKS dan atau MOU yang sudah di telaahan 4 Menandatangankan Perpanjangan PKS dan atau MOU PKS dan atau MOU yang telah dibahas 1 minggu PKS dan atau MOU ditandatangi direktur 5 Menandatangani PKS

dana atau MOU PKS dan atau MOU yang

telah diparaf kasub bag dan wadir 3 1 hari PKS dana tau MOU telah ditandangan i direktur