Informasi Dokumen
- Penulis:
- Ahmad Faizun
- Pengajar:
- Tony Dwi Susanto, S.T., M.T., Ph.D
- Sekolah: Institut Teknologi Sepuluh Nopember
- Mata Pelajaran: Sistem Informasi
- Topik: Pembuatan Standard Operating Procedure(SOP) IT Helpdesk Berbasis ITIL V3 Dengan Menggunakan Analisis Kesenjangan (Studi Kasus: LPSE ITS)
- Tipe: tugas akhir
- Tahun: 2018
- Kota: Surabaya
Ringkasan Dokumen
I. PENDAHULUAN
Bab ini memberikan latar belakang mengenai pentingnya Standard Operating Procedure (SOP) dalam meningkatkan kualitas layanan IT Helpdesk di LPSE ITS. Penjelasan tentang masalah yang ada dalam implementasi SOP saat ini dan perlunya perancangan SOP baru yang sesuai dengan kondisi saat ini di LPSE ITS disampaikan. Tujuan dari tugas akhir ini adalah untuk menyusun dokumen SOP yang sesuai dengan best practice ITIL V3 dan kebutuhan spesifik LPSE ITS.
1.1. Latar Belakang
Latar belakang menjelaskan pentingnya SOP dalam pengadaan barang/jasa secara elektronik di LPSE ITS. Dengan adanya SOP yang baik, diharapkan bisa meningkatkan efektivitas dan efisiensi layanan yang diberikan oleh IT Helpdesk. Kesenjangan antara SOP yang ada dan kondisi nyata di lapangan menjadi fokus utama dalam penelitian ini.
1.2. Perumusan Masalah
Dalam sub-bab ini, rumusan masalah diidentifikasi, yaitu kesenjangan antara implementasi SOP LKPP dengan kondisi ideal berdasarkan ITIL V3. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan merekomendasikan SOP yang lebih relevan untuk LPSE ITS.
1.3. Batasan Masalah
Batasan masalah ditetapkan untuk fokus pada penyusunan SOP yang relevan dengan fase Service Operation ITIL V3. Hal ini penting untuk memastikan bahwa analisis dan rekomendasi yang dihasilkan dapat diterapkan secara efektif di LPSE ITS.
1.4. Tujuan Tugas Akhir
Tujuan dari tugas akhir ini adalah untuk menyusun dokumen SOP yang dapat membantu IT Helpdesk LPSE ITS dalam memberikan layanan TI yang lebih baik. SOP ini diharapkan dapat mengarahkan pelaksanaan layanan teknologi informasi berdasarkan best practice ITIL V3.
1.5. Manfaat Kegiatan Tugas Akhir
Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah untuk memberikan panduan bagi IT Helpdesk LPSE ITS dalam menjalankan operasionalnya. Selain itu, penelitian ini juga memberikan pengalaman berharga bagi penulis dalam menerapkan teori yang didapat di perkuliahan.
1.6. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dibagi menjadi tujuh bab yang mencakup pendahuluan, tinjauan pustaka, metodologi, perancangan, implementasi, analisis dan pembahasan, serta penutup. Hal ini bertujuan untuk memberikan struktur yang jelas dalam penyampaian informasi.
II. TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini membahas berbagai teori dan konsep yang berkaitan dengan pengelolaan layanan TI, termasuk tata kelola TI, SOP, dan ITIL V3. Konsep-konsep ini menjadi dasar bagi penyusunan SOP yang efektif dan efisien untuk IT Helpdesk LPSE ITS.
2.1. Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance)
Tata kelola TI merupakan proses yang memastikan bahwa teknologi informasi mendukung dan memperpanjang strategi serta tujuan organisasi. Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua aktivitas TI selaras dengan tujuan bisnis yang lebih besar.
2.2. Standard Operating Procedure (SOP)
SOP adalah dokumen yang memberikan panduan langkah demi langkah untuk pelaksanaan aktivitas tertentu. Pembuatan SOP yang baik mencakup komponen seperti siapa yang melakukan, apa yang dibutuhkan, dan bagaimana aktivitas tersebut dilakukan, yang semua ini penting untuk konsistensi dan akuntabilitas.
2.3. Manajemen Layanan Teknologi Informasi
Manajemen layanan TI mencakup kemampuan organisasi untuk memberikan manfaat kepada pelanggan melalui layanan yang efektif. Hal ini melibatkan pengelolaan aset layanan dan kemampuan untuk mengubah sumber daya menjadi layanan yang memiliki nilai bagi pengguna.
2.4. Best Practice ITIL V3
ITIL V3 adalah framework yang menyediakan praktik terbaik untuk manajemen layanan TI. ITIL mencakup berbagai proses yang saling terhubung, dirancang untuk menciptakan layanan TI yang berkualitas tinggi dan efisien.
2.5. Analisis Gap (Kesenjangan)
Analisis kesenjangan digunakan untuk mengukur perbedaan antara kondisi saat ini dan kondisi ideal. Metode ini membantu dalam identifikasi area yang perlu diperbaiki dalam implementasi SOP yang ada.
2.6. Lembaga Pengadaan Barang Jasa Pemerintah (LKPP)
LKPP bertugas mengembangkan kebijakan pengadaan barang/jasa pemerintah. SOP yang ditetapkan oleh LKPP menjadi acuan bagi semua IT Helpdesk di Indonesia, termasuk LPSE ITS.
2.7. Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE)
LPSE adalah unit kerja yang menyelenggarakan sistem pengadaan barang/jasa secara elektronik. Peran LPSE dalam pengadaan elektronik sangat penting untuk meningkatkan transparansi dan efisiensi dalam proses pengadaan.
III. METODOLOGI
Metodologi penelitian ini menjelaskan tahapan yang diambil dalam penyusunan SOP, mulai dari pengumpulan data hingga penyusunan dokumen rekomendasi. Metode yang digunakan meliputi wawancara, observasi, dan telaah dokumen.
3.1. Tahapan Pendahuluan
Tahapan ini mencakup pengumpulan literatur dan informasi awal tentang kondisi LPSE ITS. Studi literatur dilakukan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang konteks dan isu yang dihadapi dalam pengelolaan layanan TI.
3.2. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara, observasi, dan telaah dokumen. Data yang diperoleh akan digunakan untuk menganalisis kesenjangan antara SOP yang ada dengan best practice ITIL V3.
3.3. Analisis dan Pengolahan Data
Setelah data terkumpul, analisis dilakukan untuk mengidentifikasi kesenjangan dalam implementasi SOP. Proses ini penting untuk menentukan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan dalam penyusunan SOP yang baru.
3.4. Penyusunan Dokumen Rekomendasi
Dokumen rekomendasi SOP disusun berdasarkan hasil analisis kesenjangan. Rekomendasi ini akan diverifikasi dan divalidasi oleh pihak LPSE ITS untuk memastikan kesesuaian dengan kebutuhan operasional.
3.5. Penyusunan Buku Tugas Akhir
Penyusunan buku tugas akhir dilakukan untuk mendokumentasikan seluruh proses penelitian. Buku ini akan mengikuti format yang ditetapkan oleh Institut Teknologi Sepuluh Nopember.
IV. PERANCANGAN
Bagian ini menjelaskan perancangan dokumen SOP dan proses pengumpulan data yang dilakukan untuk mendukung penyusunan SOP. Fokus utama adalah pada pengelolaan layanan TI di LPSE ITS.
4.1. Perancangan Studi Kasus
Studi kasus ini bertujuan untuk mengidentifikasi kesenjangan antara proses pengelolaan layanan TI yang ada dengan proses ideal menurut ITIL V3. Hal ini akan membantu dalam merancang SOP yang sesuai.
4.2. Pengumpulan Data dan Informasi
Pengumpulan data dilakukan dengan berbagai metode, termasuk wawancara dan observasi. Data yang dikumpulkan akan digunakan untuk menganalisis kondisi eksisting dan kebutuhan SOP yang baru.
4.3. Penyusunan Dokumen Standard Operating Procedure (SOP)
Dokumen SOP dirancang dengan mempertimbangkan hasil analisis kesenjangan. SOP ini akan menjadi panduan bagi IT Helpdesk LPSE ITS dalam menjalankan operasionalnya.
V. IMPLEMENTASI
Bab ini menjelaskan tentang implementasi SOP yang telah disusun, termasuk hasil telaah dokumen dan wawancara yang dilakukan. Implementasi ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja layanan TI di LPSE ITS.
5.1. Hasil Telaah Dokumen
Telaah dokumen dilakukan untuk memahami struktur dan konten SOP yang ada. Hasil telaah ini memberikan gambaran tentang kesenjangan yang ada dan informasi yang diperlukan untuk penyusunan SOP baru.
5.2. Hasil Wawancara
Wawancara dengan staff IT Helpdesk LPSE ITS memberikan wawasan mengenai kondisi eksisting dan tantangan yang dihadapi dalam pengelolaan layanan. Data ini sangat berharga untuk merumuskan rekomendasi SOP.
VI. ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Analisis kesenjangan antara kondisi eksisting dan best practice ITIL V3 dilakukan untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki. Pembahasan ini juga mencakup rekomendasi untuk SOP yang baru.
6.1. Analisis Kesenjangan
Analisis kesenjangan dilakukan untuk mengidentifikasi perbedaan antara implementasi SOP yang ada dengan best practice ITIL V3. Hasil analisis ini menjadi dasar untuk menyusun rekomendasi SOP yang lebih baik.
6.2. Identifikasi Perubahan
Identifikasi perubahan yang diperlukan dilakukan untuk mengatasi kesenjangan yang telah ditemukan. Perubahan ini penting untuk memastikan bahwa SOP yang baru dapat diterapkan secara efektif.
6.3. Identifikasi Solusi
Setelah kesenjangan dan perubahan diidentifikasi, solusi yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut dirumuskan. Solusi ini akan menjadi bagian dari rekomendasi SOP yang baru.
6.4. Pembuatan Standard Operating Procedure
Pembuatan SOP dilakukan berdasarkan hasil analisis kesenjangan dan identifikasi solusi. SOP yang dihasilkan diharapkan dapat meningkatkan kualitas layanan di IT Helpdesk LPSE ITS.
VII. PENUTUP
Bab ini menyimpulkan hasil penelitian dan memberikan saran untuk penelitian selanjutnya. Kesimpulan menekankan pentingnya SOP yang sesuai dengan kondisi aktual untuk meningkatkan kinerja IT Helpdesk.
7.1. Kesimpulan
Kesimpulan dari penelitian ini adalah bahwa pembuatan SOP yang sesuai dengan best practice ITIL V3 dan kondisi LPSE ITS sangat penting untuk meningkatkan kualitas layanan. SOP yang baru diharapkan dapat mengatasi kesenjangan yang ada.
7.2. Saran
Saran untuk penelitian selanjutnya adalah melakukan evaluasi berkala terhadap implementasi SOP yang baru agar dapat terus disesuaikan dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan pengguna.
Referensi Dokumen
- PENDAHULUAN LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) ( Bima H. Wibisanan )
- LAMPIRAN E SOP REQUEST FULFILLMENT ( LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG JASA PEMERINTAH )
- PENGELOLAAN PERMINTAAN ( Bima H. Wibisanan )
- PENGELOLAAN PERMINTAAN ( Prof. Iwan Vanany S.T, M.T., Ph.D )
- PENGELOLAAN PERMINTAAN ( Yety Murtirahayu S.KM )
