STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) MANAJEMEN KOLEKSI
PERPUSTAKAAN BERBASIS TI
Wahyu Supriyanto Perpustakaan Pusat UGM
Abstrak
SOP (Standard Operating Procedures) merupakan dokumen tertulis yang menjelaskan alur dan proses rangkaian kegiatan (aktivitas) yang harus dilakukan oleh siapa, kapan dan dimana dilakukan dengan cara mengelola organisasi secara efektif, efisien dan sistematis terhadap seluruh kegiatan dalam organisasi melalui perbaikan berkelanjutan terhadap produk, pelayanan, SDM, proses dan lingkungan sehingga kebutuhan/kepuasan pelanggan dapat terpenuhi.
Pendahuluan
Seorang pilot pesawat Boing 737 yang hendak menerbangkan pesawatnya,
maka ia akan melaksanakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan secara
berurutan sampai pesawatnya terbang dan kemudian mendarat kembali dengan
selamat. Begitu juga bila seorang dokter bedah hendak melakukan operasi
bedah terhadap pasiennya, ia akan melakukan serangkaian aktifitas mulai dari
persiapan kemudian membedah sampai selesai dan pasiennya kembali ke ruang
perawatan. Kedua profesi tersebut selalu patuh pada aturan karena jika ia
melanggar maka resikonya akan sangat fatal. Bayangkan jika pilot tadi
melanggar aturan, misalnya tidak mengeluarkan roda pendarat ketika hendak
mendaratkan pesawatnya, maka resiko yang akan terjadi adalah kecelakaan
yang akan menelan korban jiwa. Semua aturan yang dipatuhi oleh kedua profesi
tersebut. Aturan itulah yang sering disebut dengan Standard Operating
Procedure atau SOP.
Standard Operating Procedures atau SOP dalam bahasa Inggris diterjemahkan
Prosedur Tetap. Istilah lain dalam bahasa Inggris adalah Safe Work Instructions,
Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medical Procedures.
SOP bukan standar tapi prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan
konsisten. Istilah SOP sudah sangat dikenal di suatu organisasi yang menuntut
adanya pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi.
SOP juga merupakan bagian dari sistem informasi manajemen suatu organisasi.
Sistem informasi manajemen yang memuat himpunan terintegrasi yang terdiri
dari komponen-komponen baik manual maupun terkomputerisasi yang bertujuan
menyediakan fungsi-fungsi operasional pada manajemen. SOP adalah dokumen
tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan
sistematis. SOP juga sering disebut sebagai manual SOP. Dengan adanya SOP
maka jaminan mutu pekerjaan akan dapat dipertahankan. SOP banyak
digunakan di organisasi-organisasi bidang medik, kesehatan, teknik, lingkungan
dan penyelamatan. Terutama SOP juga banyak digunakan untuk tugas-tugas
rutin yang mengandung resiko. Contoh, SOP untuk analisa air payau, SOP
penanganan pasien, SOP penanggulangan kebakaran dan sebagainya.
Untuk melengkapi suatu prosedur kerja, SOP sering dilengkapi dengan referensi,
lampiran, diagram atau alur kerja (flow chart).
SOP Perpustakaan
Perpustakaan sebagai bagian integral dari suatu organisasi (pendidikan) sangat
dibutuhkan keberadaannya. Untuk itu perpustakaan dituntut untuk dapat
meningkatkan mutu layananannya. Sebagai bagian dari sistem informasi
manajemen, perpustakaan juga harus dapat memberikan laporan-laporan yang
dapat menjadi bahan keputusan manajemen organisasi. Investasi yang ditanam
di perpustakaan cukup besar karena memerlukan tenaga, biaya dan sarana yang
tidak sedikit. Hasilnya tidak langsung dapat dirasakan. Sering sekali investasi di
perpustakaan dianggap sebagai pemborosan sehingga dana dan fasilitas untuk
Untuk ada pertanyaan tentang perlunya SOP yang patut menjadi renungan agar
perpustakaan tidak dianggap sebagai pemborosan anggaran. • Apakah SOP diperlukan di perpustakaan?
• Seberapa pentingkah SOP di perpustakaan?
• Apakah pekerjaan di perpustakaan banyak mengandung resiko?
Pertanyaan ini harus dikembalikan kepada pimpinan organisasi dan pelaksana di
perpustakaan. SOP di perpustakaan tidak diperlukan apabila perpustakaan tidak
ingin meningkatkan mutunya atau perpustakaan tidak dianggap bagian dari
sistem manajemen organisasi yang ada. Pada dasarnya, di perpustakaan
terdapat pekerjaan rutin yang dilakukan setiap hari, mulai dari seleksi,
pengadaan, pengolahan, pemeliharaan sampai pada pelayanan. Agar
pekerjaan-pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan baik maka diperlukan pedoman yang
dapat memberikan tuntunan. Pedoman yang dimaksud adalah prosedur kerja
yang standar atau SOP.
Manfaat SOP
1. SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan
pelaksanaan suatu pekerjaan bagi manajemen perpustakaan.
2. SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk menyimpan pengetahuan dan
perkembangan yang diperoleh oleh perpustakaan.
3. SOP dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian
terhadap proses pekerjaan di perpustakaan.
4. SOP dapat digunakan sebagai sarana pelatihan bagi staf yang baru sehingga
mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan.
5. SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk mengendalikan dan
mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan sistem di perpustakaan.
6. SOP dapat digunakan sebagai sarana audit sistem informasi perpustakaan.
7. SOP dapat digunakan sebagai sarana dokumentasi sistem informasi
Persiapan SOP
SOP disusun oleh seseorang atau sekelompok orang (tim) yang memiliki
pengetahuan dan ketrampilan yang cukup dalam bidang pekerjaan di
perpustakaan. SOP harus tertulis, menjelaskan secara singkat langkah demi
langkah dan dalam tampilan yang mudah dibaca. Gunakan kata kerja dalam
kalimat aktif. Contoh, ‘Kirim spesifikasi ke vendor’ bukan ‘Spesifikasi dikirim ke
vendor’. Pembaca SOP diharuskan melakukan sesuatu bukan mengharap
melakukan sesuatu. Kalimat singkat, jelas dan tidak banyak frase. Gunakan
pernyataan positif, seperti ‘Lengkapi lembar kerja buku dan kembalikan ke
pengadaan’ tidak dengan pernyataan negatif, seperti ‘Jangan dikembalikan
sebelum lembar kerja dilengkapi’.
Kemutakhiran dan Penomoran SOP
SOP harus tetap mutakhir (up-to-date). Seiring dengan adanya perubahan
internal maupun eksternal organisasi perpustakaan maka SOP juga harus ikut
berubah. Untuk itu, Secara periodik SOP perlu ditinjau kembali agar tetap
mutakhir karena apabila ada perubahan kebijakan harus terlihat pada SOP.
Apakah kebijakan dan prosedur masih berlaku, masih relevan atau bahkan SOP
sudah tidak diperlukan?. SOP perlu dibaca, dimengerti dan dilaksanakan oleh
semua pelaksana/staf. Disarankan SOP ditinjau minimal setiap satu tahun sekali.
Pengalaman di bidang kesehatan (clinic), SOP ditinjau setiap 18 bulan sekali.
SOP sebaiknya diberi nomor identitas atau label. Gunanya untuk kontrol
dokumen dan referensi. Apabila suatu SOP perlu dirubah atau tidak digunakan
lagi maka identifikasi tersebut dapat digunakan sebagai referefnsi. Label
identifikasi dapat terletak di sudut kanan atas.
Nomor identitas juga dapat terletak di halaman bawah sebagai running page
Jenis SOP
1. Sederhana Prosedur dengan langkah-langkah yang singkat, berulang-ulang
dan hanya memerlukan sedikit keputusan. Prosedur yang hanya melibatkan
sedikit kegiatan oleh sedikit orang.
2. Hirarki Prosedur dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten.
Langkah-langkah dalam hirarki mungkin berisi sub-sub langkah untuk lebih
memperjelas prosedur.
3. Grafis Prosedur dengan langkah-langkah yang sangat panjang dan lebih
rinci. Tipe grafis akan membagi proses yang panjang menjadi sub-proses
yang lebih pendek. Pictures truly are worth a thousand words.
4. Flowcharts Prosedur yang berisi banyak keputusan-keputusan atau
pertimbangan-pertimbangan. Flowcharts adalah representasi grafis yang
menghubungkan langkah-langkah secara fisik dan logis.
Isi SOP
Penyusunan internal SOP berbeda pada setiap organisasi. SOP disusun sesuai
dengan tujuan dan kondisi yang ada pada saat SOP disusun. Tidak ada format
yang baku untuk SOP. SOP disusun untuk menggambarkan kegiatan rutin yang
berulang baik kegiatan yang bersifat administratif seperti prosedur pembelian
buku dan prosedur yang bersifat teknis seperti prosedur kerja penelitian di
laboratorium.
Secara umum SOP terdiri atas: • Halaman judul
• Daftar isi • Isi
• Tujuan
• Definisi • Prosedur • Lampiran
Susunan pada isi tidak mutlak seperti di atas. SOP akan tergantung pada kondisi
prosedur kerja yang sedang berlangsung. Bila suatu kegiatan terdiri dari
beberapa prosedur kerja maka judul dari SOP dapat di pecah menjadi
modul-modul. Misalkan judul SOP adalah ‘Pengadaan Bahan Pustaka’ selanjutnya
dapat dipecah menjadi ‘Modul 1: Pemilihan Bahan Pustaka’, ‘Modul 2:
Pemesanan Bahan Pustaka’ dan seterusnya. Modul dalam SOP dapat terdiri
dari:
1. Nama modul
2. Tujuan
3. Ruang lingkup
4. Referensi/Pedoman
5. Sarana
6. Prosedur kerja
7. Flowchart
8. Lampiran
Halaman Judul
Halaman muka dari SOP adalah halaman judul. Halaman judul memberikan
informasi tentang judul kegiatan atau prosedur, nomor identifikasi, tanggal terbit
atau tanggal revisi, jumlah halaman, nama lembaga atau bagian, nama atau
CONTOH PROSEDUR KERJA PEMESANAN BUKU
Modul
Pemesanan buku
Kode
A/03/2004
Tujuan
Menguraikan prosedur cara pemesanan buku yang akan dibeli untuk
mendapatkan buku yang sesuai dengan yang dipesan.
Ruang Lingkup
Kegiatan ini dimulai dari penerimaan hasil seleksi dari pimpinan, staf pengajar
dan pustakawan yang berupa daftar permintaan pemesanan. Jika dana yang
tersedia dari perpustakaan, proses tersebut dilanjutkan sampai pembayaran,
sedangkan bila dana dari DIPA proses hanya sampai pada pembuatan daftar
pesanan.
Referensi
1. Sumber dan jumlah dana.
2. Aturan pemesanan yang dipakai bila memesan melalui toko buku, penerbit
atau jobber.
3. Aturan pembayaran dan prosedur administrasi keuangan yang berlaku.
Sarana
Daftar buku
Prosedur Kerja
1. Menerima data permintaan hasil proses seleksi
3. Mempertimbangkan pembelian duplikatnya jika judul yang diminta sedang
dipesan.
4. Memeriksa desiderata jika judul yang diminta tidak sedang dipesan.
5. Menghapus cantuman dari desiderata jika judul tersebut ada di desiderata
dan menyatukan dengan data permintaan yang baru.
6. Memeriksa katalog perpustakaan jika judul tersebut tidak ada di jajaran
desiderata.
7. mempertimbangkan duplikasi jika ternyata judul yang diminta sudah ada
dalam koleksi, dan memutuskan apakah perlu dibeli duplikatnya.
8. Membuat verifikasi bibliografi.
9. Memeriksa jmlah dana.
10. Membuat daftar pesanan jika dana tersedia, dan menyusun data permintaan.
11. Menangguhkan permintaan judul buku jika dana tidak tersedia, dan
menyusun data di desiderata.
12. Memeriksa asal dana.
13. Mengirim daftar pesan ke penerbit/toko buku/agen/jobber, atau kepada
pemimpin proyek.
14. Menyelesaikan pembayaran dan administrasi jika buku pesanan sudah
Daftar Pustaka
1. Manual Prosedur Operasional Standar Perpustakaan Universitas
Indonesia, Depok, 2003.
2. Quality Guidance for Preparing Standard Operating Procedures (SOPs) E
A QA/G-www.epa.gov/quality. 5 Mei 2004.
3. Sidharta, Lani. Pengantar Sistem Informasi Bisnis. Jakarta: Elex Media,
1995.
4. Syaifuddin. Model Pengembangan Standard Operational Procedure
(SOP). Malang: Perpustakaan Universitas Brawijaya, 2007
5. Writing Procedures: How to Document your Quality System Effectively.
