DATA PENELITIAN DAN ANALISIS HASIL PENELITIAN
4.1 Data Penelitian
4.1.1 Sejarah Politeknik Unggul LP3M Medan
Politeknik Unggul LP3M Medan sebelumnya merupakan lembaga kursus atau atau lembaga pelatihan keterampilan yang bernama Lembaga Pendidikan dan Pengembangan Profesi Manajemen (LP3M) beralamat di Jalan Sei Mencirim No. 87 Medan, didirikan pada tanggal 15 Agustus 1997 oleh yayasan LP3I Jakarta (Lembaga Pendidikan dan Pengembangan Profesi Indonesia). Kursus atau pelatihan yang dijual antara lain : kursus akuntansi dasar, kursus akuntansi menengah, kursus akuntansi lanjutan, kursus perpajakan brevet A, brevet B, brevet C, kursus komputer operator, komputer desain grafis, pemrograman visual basic, pemrograman visual foxrro, komputer akuntansi MYOB dan lain-lain. Pada tanggal 21 Maret 2001, LP3M dibeli oleh Bapak H.M.Nasir Mahmud sebagai ketua pembina atas nama yayasan Pendidikan Unggul Khairu Ummah. Kemudian pada tahun 2001 LP3M diusulkan ke menteri pendidikan dan kebudayaan nasional republik Indonesia c/q direktorat jenderal pendidikan tinggi menjadi Politeknik Unggul LP3M Medan. Berdasarkan surat keputusan direktorat jenderal pendidikan tinggi No.25/D/O/2001 tanggal 11 Januari 2002 keluarlah ijin operasional Politeknik Unggul LP3M untuk menyelenggarakan pendidikan tinggi program D3 program studi Manajemen Informatika, D3 program studi Akuntansi, D3 program studi Manajemen pemasaran, D3 program studi Sekretaris dan D3 program studi Komputerisasi Akuntansi. Dalam perkembangannya sejak tahun 2002 sampai tahun 2013 Politeknik Unggul LP3M
Medan telah mengadakan wisuda sebanyak sembilan kali. Kerjasama dalam bentuk
Memory of Understanding (MOU) dengan berbagai perusahaan khususnya untuk tempat Praktek Kerja Lapangan (PKL) mahasiswa juga telah dilakukan Politeknik Unggul LP3M yang sampai saat ini ada 270 perusahaan swasta nasional, pemerintahan dan perusahaan asing.
4.1.2 STRUKTUR ORGANISASI POLITEKNIK UNGGUL LP3M MEDAN
Politeknik unggul LP3M Medan merupakan lembaga pendidikan yang di pimpin oleh direktur yang bertanggung jawab kepada yayasan. Untuk kelancaran tugas, Direktur Utama di bantu oleh pembantu direktur I, pembantu direktur II dan pembantu direktur III, yang bertanggung jawab langsung kepada direktur.
Struktur organisasi perusahaan mencerminkan distribusi tanggung jawab, otoritas, dan akuntabilitas (pertanggungjawaban) seluruh pihak atau departemen dalam suatu organisasi.
4.1.3 Job description Politeknik Unggul LP3M Medan
Berikuti ini penulis sajikan job description Politeknik Unggul LP3M Medan : 1. Direktur
Tugas dari direktur adalah sebagai berikut :
a. Mengevaluasi perencanaan dan pengendalian aktivitas akademik. b. Mengevaluasi perencanaan dan pengendalian personalia.
c. Mengevaluasi perencanaan dan pengendalian keuangan. d. Mengevaluasi perencanaan dan pengendalian umum. e. Mengevaluasi perencanaan dan pengendalian laboratorium.
g. Mengevaluasi perencanaan dan pengendalian unit kegiatan mahasiswa. h. Mengevaluasi perencanaan dan pengendalian pemasaran.
i. Mengevaluasi perencanaan dan pengendalian kepribadian mahasiswa.
Dalam melaksanakan tugasnya, direktur di bantu oleh sekretaris. Berikut penulis akan menyajikan tugas atau job description nya.
2. Sekretaris
Tugas dari sekretaris adalah sebagai berikut : a. Surat Internal Direktur.
b. Surat Eksternal Direktur. c. Arsip Akte Yayasan.
d. Arsip Ijin Pendirian dan Perpanjang Program Studi. e. Arsip Rencana Strategis.
f. Arsip Rencana Tahunan. g. Arsip SOP.
h. Arsip Surat Keputusan Direktur. i. Arsip Keterangan direktur. j. Arsip MOU dan MOA. k. Laporan MOU dan MOA. 3. Unit penjamin mutu
Tugas dari penjamin mutu adalah sebagai berikut : a. Merancang SOP.
b. Mensosialisasikan SOP.
4. Monitoring dan evaluasi
Tugas dari monitoring dan evaluasi adalah sebagai berikut : a. Melakukan audit pelaksanaan SOP.
5. LPPM
Tugas dari LPPM (Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat) adalah sebagai berikut :
a. Merencanakan dan mengembangkan jurnal penelitian. b. Melaksanakan penelitian kinerja dosen dan manajemen.
c. Mengkoordinasikan pelaksanaan penelitian dan pengabdian masyarakat. d. Mengangkat tim evaluasi, korektor penelitian dan pengabdian masyarakat. 6. Pustaka
Tugas dari pustaka adalah sebagai berikut : a. Merencanakan pembelian buku.
b. Administrasi buku.
c. Administrasi peminjam dan data peminjam buku.
d. Administrasi pengembalian dan data pengembalian buku. 7. Database dan EPSBED
Tugas dari database dan EPSBED (Evaluasi Program Study dan Evaluasi Diri) adalah sebagai berikut :
a. Membangun sistem IT internal dan eksternal (web). b. Membangun sistem jaringan internal dan eksternal.
c. Melakukan pemeliharaan dan perawatan sistem IT dan sistem jaringan internal dan eksternal (web).
d. Menganalisa, mengevaluasi dan mengusulkan kebutuhan sistem jaringan internal dan eksternal (web).
e. Membuat laporan EPSBED.
f. Membantu kelengkapan pelaporan EPSBED.
8. PPJ
Tugas dari PPJ ( dual degree ) adalah sebagai berikut : a. Menjalin kerja sama dengan universitas relasi luar negri. 9. Pembantu Direktur I
Tugas dari pembantu direktur satu adalah sebagai berikut :
a. Merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi administrasi akademik. b. Merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi program studi.
c. Merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi konseling. d. Merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi PKL. e. Merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi tugas akhir. f. Merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi EPSBED. g. Merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi test sertifikasi. 10. BAAK
Tugas dari BAAK (Bagian Administrasi Akademik dan Adminsitrasi Kemahasiswaan) adalah sebagai berikut :
a. Merancang jadwal kuliah.
c. Merancang pengawan UTS dan UAS.
11. Staf Akademik I
Tugas dari staf akademik satu adalah sebagai berikut : a. Rekap gaji, insentif dan honor dosen.
b. Rekap honor koreksi dosen.
c. Menerbitkan internal memo permohonan soal UTS dan UAS. 12. Staf Akademik II
Tugas dari staf akademik dua adalah sebagai berikut : a. Komputerisasi nilai mahasiswa.
b. Menerbitkan KHS (dan distribusi KHS ke keuangan, EPSBED, Konseling dan KPS).
c. Menerbitkan transkrip nilai. d. Menerbitkan ijazah.
13. Staf Akademik III
Tugas dari staf akademik tiga adalah sebagai berikut : a. Rekap absensi mahasiswa.
b. KRS.
c. Rekap absesnsi dosen. 14. Staf Akademik IV
Tugas dari staf akademik empat adalah sebagai berikut : a. Buku induk mahasiswa.
b. Konversi mahasiswa pindahan. 15. Staf Akademik V
Tugas dari staf akademik lima adalah sebagai berikut : a. Menerbitkan SK mengajar dosen.
b. Menerbitkan internal memo dosen. c. Menerbitkan internal memo mahasiswa.
d. Menerbitkan internal memo staf (berhubungan dengan proses belajar mengajar). e. Arsip pedoman proses belajar mengajar, pedoman praktek kerja lapangan,
pedoman tugas akhir. f. Arsip data mahasiswa. g. Arsip data dosen.
h. Administrasi daftar riwayat hidup dosen selama di LP3M Medan. 16. KPS
Tugas dari KPS (Ketua Program Studi) adalah sebagai berikut : a. Mengevaluasi kehadiran mahasiswa.
b. Mengevaluasi prestasi mahasiswa.
c. Mengevaluasi KHS dan KRS mahasiswa.
d. Mengevaluasi Typing, PKL, dan Tugas Akhir mahasiswa. e. Mengevaluasi sertifikasi mahasiswa.
f. Mengevaluasi fasilitas mahasiswa. g. Mengendalikan proses belajar mengajar.
17. Konseling
Tugas dari konseling adalah sebagai berikut :
a. Memfollowup mahasiswa dengan orangtua bagi mahasiswa yang mempunyai absesnsi tinggi.
b. Memfollowup mahasiswa dengan orangtua bagi mahasiswa yang tidak aktif. c. Memfollowup mahasiswa dengan orangtua bagi mahasiswa yang belum Typing
Tutor, PKL, Tugas Akhir dan Sidang tugas akhir. 18. Pembantu Direktur II
Tugas dari pembanti direktur dua adalah :
a. Merencanakan, mengevaluasi dan mengendalikan aktivitas personalia. b. Merencanakan, mengevaluasi dan mengendalikan aktivitas keuangan. c. Merencanakan, mengevaluasi dan mengendalikan aktivitas umum. d. Merencanakan, mengevaluasi dan mengendalikan aktivitas laboratorium. e. Merencanakan, mengevaluasi dan mengendalikan aktivitas database.
f. Merencanakan, mengevaluasi dan mengendalikan aktivitas jaringan internal dan eksternal (website).
19. Keuangan
Tugas dari bagian keuangan adalah sebagai berikut : a. Menyusun rencana penerimaan uang kuliah.
b. Evaluasi actual penerimaan uang kuliah.
c. Merekap penerimaan uang kuliah per program studi.
d. Memberikan laporan mahasiswa yang belum membayar uang kuliah per bulan kepada KPS, Konseling dan Pembantu Direktua dua.
20. Staf Keuangan I
Tugas dari staf keuangan satu adalah sebagai berikut : a. Menerima uang kuliah mahasiswa.
c. Memeriksa rekap insentif dosen. 21. Staf Keuangan II
Tugas dari staf keuangan dua adalah sebagai berikut : a. Menerima uang kuliah mahasiswa.
b. Merekap penerimaan uang kuliah. c. Memeriksa rekap insentif dosen. 22. Staf Umum I
Tugas dari staf umum satu adalah sebagai berikut :
a. Kontrol ruang kelas (kebersihan, whiteboard, AC, lampu, kursi dan penghapus). b. Kontrol gedung kampus I dan kampus II (kebersihan, penjagaan (menginap) dan
ketersediaan sarana pendukung). c. Kontrol ruang administrasi. d. Kontrol inventaris administrasi. e. Kontrol kinerja office boy. f. Kontrol mesin listrik dan listrik. g. Kontrol keamanan kampus I dan II.
h. Kontrol peralatan lainnya (sound system, peralatan band dan lainnya). 23. Staf Umum II
Tugas dari staf umum dua adalah sebagai berikut :
a. Kontrol ruang kelas (kebersihan, whiteboard, AC, lampu, kursi dan penghapus). b. Kontrol gedung kampus I dan kampus II (kebersihan, penjagaan (menginap) dan
ketersediaan sarana pendukung). c. Kontrol ruang administrasi.
d. Kontrol inventaris administrasi. e. Kontrol kinerja office boy. f. Kontrol mesin listrik dan listrik. g. Kontrol keamanan kampus I dan II.
h. Kontrol peralatan lainnya (sound system, peralatan band dan lainnya). 23. Laboratorium komputer dan jaringan
Tugas dari bagian laboratorium komputer dan jaringan adalah sebagai berikut : a. Inventarisasi laboratorium dan non laboratorium (komputer).
b. Pemeliharaan dan perawatan hardware laboratorium dan non laboratorium (komputer).
c. Menganalisa, mengevaluasi dan mengusulkan kebutuhan hardware laboratorium dan non laboratorium (komputer).
d. Berkoordinasi dengan bagian umum dalam sarana dan prasarana laboratorium. 24. Pembantu Direktur III
Tugas dari pembantu direktur tiga adalah sebagai berikut :
a. Merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi aktivitas Unit Kegiatan Mahasiswa.
b. Merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi aktivitas Front Ofiice. c. Merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi aktivitas Marketing.
d. Merencanakan, mengendalikan dan mengevaluasi aktivitas Pembinaan Mahasiswa Baru.
25. UKM
a. Mengkoordinasikan pelaksanaan unit kegiatan mahasiswa. 26. Front Ofiice & Marketing
Tugas dari bagian front office dan marketing adalah sebagai berikut : a. Menyusun daftar front office serta pelatihan.
b. Menyusun rencana marketing dan penerimaan mahasiswa baru. c. Mengendalikan pelaksanaan penerimaan mahasiswa baru. 27. PKL & P.Kerja
Tugas dari bagian PKL (Praktek Kerja Lapangan) dan Penempatan Kerja adalah sebagai berikut :
a. Menyusun rencana dan kunjungan perusahaan tempat praktek kerja lapangan dan penempatan kerja.
b. Menyusun rencana dan daftar mahasiswa yang di tempatkan praktek kerja lapangan dan penempatan kerja.
c. Melakukan kunjungan kepada mahasiswa yang di tempatkan kerja.
d. Menyususun rencana dan kunjungan perusahaan yang akan melakukan kerja sama (MOU dan MOA).
28. Sertifikasi
Tugas dari bagian sertifikasi adalah sebagai berikut :
a. Mengkoordinasikan pelaksanaan test TOEFL, TOEIC, Sertifikasi Umum dan Sertifikasi Program Studi.
b. Melakukan evaluasi atas pelaksanaan test sertifikasi. c. Administrasi peserta test sertifikasi.
4.1.4 Sistem informasi akuntansi perusahaan
Perusahaan dalam mengolah data akuntansi menggunakan sistem Database. Data yang di peroleh di proses kemudian di input ke dalam komputer untuk di olah guna menghasilkan suatu informasi. Setelah proses pemasukan data selesai, maka data – data tersebut dapat di cetak / di print untuk menghasilkan laporan harian. Untuk membuktikan hasil kebenarannya, maka hasil yang di cetak melalui komputer dapat di bandingkan dengan buku harian.
Apabila hasil yang di cetak lewat komputer sudah sesuai dan benar nilai – nilainya, maka laporan tersebut dapat di perbaiki susunannya agar lebih rapi. Untuk itu langkah kerja yang harus di laksanakan adalah mencetak hasil laporan tersebut ke dalam bentuk file (tidak di cetak melalui printer). Setelah terbentuk file baru, selanjutnya file tersebut di edit melalui program lain seperti Microsoft Excel. Setelah diedit maka laporan tersebut dapat di cetak dalam master file.
Hasil laporan ini kemudian di kirimkan ke kantor pusat beserta bukti – bukti transaksi yang ada di kantor cabang dan di tanda tangani oleh personalia kantor cabang, kemudian kantor pusat membuat laporan. Distribusi informasi akuntansi ini bertujuan untuk menciptakan informasi akuntansi yang akurat dan baik.
4.1.4.1 Perangkat Sistem Pengolahan Data Elektronik Perusahaan
Mengingat begitu signifikannya pengaruh penggunaan komputer terhadap pembiayaan perusahaan, maka perlu diadakan evaluasi terhadap efisiensi dan.efektivitas, manfaat dan biaya dari penggunaan komputer dalam sistem informasi akuntansi perusahaan.
Pengolahan transaksi yang berbasis komputer meliputi berbagai aktivitas yang harus di hadapi untuk mendukung kegiatan harian perusahaan. Data yang akan di proses harus terlebih dahulu di identifikasi selanjutnya diolah sedemikian rupa sehingga menghasilkan output berupa informasi yang dapat di gunakan oleh pihak pengambil keputusan. Pengolahan transaksi dalam menggunakan sistem komputer bertujuan untuk menghasilkan suatu informasi cepat, tepat dan akurat sesuai dengan kebutuhan pemakainya.
Untuk memudahkan proses pengolahan transaksi di perlukan kode dalam penginputan data. Perusahaan mempunyai kelompok kode perkiraan yang bertujuan untuk memudahkan proses pengolahan transaksi. Sistem kode perkiraan haruslah fleksibel, dapat di perluas, mempunyai digit yang sama untuk setiap kodenya dan mudah diingat. Perusahaan menggunakan kode perkiraan Block Coding System, yaitu sistem pengkodean blok memberikan sekelompok nomor yang berurut untuk kesatuan atau peristiwa yang mempunyai sifat – sifat yang sama. Kode ini terdiri dari empat digit. Keseluruhan kode ini ada dalam tabel sehingga kode yang tidak tercantum atau tidak dapat di akses oleh kantor cabang tidak akan diproses.
Perusahaan melakukan pengolahan transaksi dengan menggunakan beberapa aplikasi, seperti :
1. Menulis atau mengolah kata (Word processing). Proses menulis dengan bantuan komputer adalah salah satu pemakaian komputer yang terbanyak sekarang ini.
2. Pangkalan data (Database). Pengarsipan dan data pegawai, inventaris perusahaan, daftar pesanan barang dan berbagai data lainnya.
3. Akuntansi dan Manajemen keuangan. Komputer juga dapat di pergunakan untuk pengolahan keuangan perusahaan. Untuk tujuan ini perusahaan sudah memliki software yang di butuhkan, seperti MYOB dan Visual Basic.
Aplikasi – aplikasi ini terintegrasi sehingga dalam mengolah transaksi yang terjadi di perusahaan akan efektif dan efisien. Metode penginputan data secara online yaitu dengan memasukkan data ke dalam komputer. Selanjutnya diolah di kantor cabang dan dikirim ke kantor pusat melalui magnetic disc. Dari data yang di terima dari kantor pusat dan data kantor cabang maka di buat laporan – laporan seperti laporan ke uangan dan laporan non keuangan.
Sesuai dengan analisa, penulis berpendapat perangkat pengolahan data elektronik perusahaan sudah memadai dan terus mengikuti perkembangan software terpadu yang sangat membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya. 4.1.4.2 Pengendalian Intern Atas Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan
Penerapan sistem informasi akuntansi pada perusahaan telah memberikan manfaat yang besar, akan tetapi sejalan dengan itu perusahaan juga perlu melaksanakan pengawasan terhadap kemungkinan terjadinya kecurangan dan penyelewengan atas pemakaian perangkat komputer.
Pengawasan dalam sistem informasi yang berbasis komputer harus ada prosedur pengawasan untuk mencegah orang – orang yang tidak memiliki akses ke operasi komputer dengan tujuan menipu. Prosedur pengawasan yang berbasis
komputer ini meliputi kecukupan pemisahan fungsi – fungsi yang sesuai dengan sistem akuntansi, pemisahan antara pengolahan data dan personil departemen pemakai dan kecukupan pengawasan dalam mengakses data dan program komputer.
Analisis dan evaluasi penulis terhadap pengendalian sistem informasi akuntansi perusahaan terfokus pada :
1. Pengendalian umum
Pengawasan terhadap hardware dan software perusahaan diserahkan kepada bagian Database. Pengawasan ini di lakukan secara periodik. Untuk pengawasan hardware telah cukup baik dengan di tempatkan fasilitas komputer pada ruangan yang nyaman dan di lengkapi dengan fasilitas pendingin serta sedikitnya keluhan dari operator dalam menjalankan tugasnya untuk menggunakan komputer.
Adapun usaha pengendalian komputerisasi akuntansi perusahaan yang di lakukan adalah dengan :
a. Agar kegiatan pengolahan data akuntansi dapat di lakukan dengan tertib dan benar, maka perusahaan menyusun struktur organisasi pengolahan data yang terkomputerisasi di bawahi langsung oleh Direktur Operasional.
b. Untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan para karyawan pengolahan data akuntansi, maka pihak perusahaan sebelumnya telah memberikan pelatihan kepada mereka yang melakukan proses olah
data, dimana software yang di hasilkan untuk mengolah data akuntansi ini di kembangkan sendiri oleh perusahaan.
c. Untuk menjaga kelancaran kerja, penempatan posisi ruangan peralatan komputer baik berupa CPU, monitor, keyboard dan printer yang ada di lakukan sedemikian rupa, sehingga dapat di ketahui dengan segera apabila ada orang yang tidak berkepentingan mencoba untuk memasuki sistem komputer. Ruangan peralatan juga di lengkapi dengan pendingin udara.
d. Untuk menjaga keamanan data – data perusahaan yang tersimpan pada
hard disk komputer, perusahaan melakukan servis berkala pada komputer untuk memastikan seluruh komponen komputer yang di gunakan dalam keadaan baik.
e. Untuk menghindari kerusakan komputer akibat adanya perubahan tegangan listrik, maka di pasang stabilizer pada masing – masing komputer. Selain itu, juga di lengkapi dengan UPS (Uninteruptible Power Supply) yang berguna untuk melindungi kemanan data bila secara tibaa – tiba terjadi pemadaman arus listrik, dengan di pasangnya UPS, maka akan memberikan kesempatan kepada operator untuk menyimpan data dan mematikan komputer (shut down) secara aman. f. Untuk mencegah penggunaan komputer oleh orang yang tidak
berwenang, maka pemakaian komputer di batasi hanya pada kalangan tertentu dan untuk login ke dalam sistem personil bidang operasional harus memasukkan password terlebih dahulu.
g. Pengendalian data yang diterapkan adalah :
1) Setiap file data dan program di back-up agar terdapat duplikasi file guna mencegah apabila ada file atau program yang hilang atau rusak.
2) Laporan harian, mingguan dan bulanan yang telah di cetak dengan printer di simpan dan di kumpulkan ke dalam binder file dan di beri kode untuk mengetahui periode laporan yang di hasilkan. 2. Pengendalian aplikasi
Salah satu usaha pengawasan akuntansi yang di lakukan perusahaan terhadap pengolahan data elektronik adalah dengan menerapkan pengawasan aplikasi yang meliputi prosedur pengawasan terhadap masukan (input) dan keluaran (output). Walaupun perusahaan berusaha menerapkan prosedur – prosedur pengawasam masukan, pengawasan aplikasi tersebut masih juga di temukan adanya ketidakcocokan nomor perkiraan yang di maksukkan ke dalam komputer. Biasanya ketidakcocokan nomor perkiraan baru dapat di ketahui setelah output di cetak. Hal inilah yang menjadi salah satu kelemahan dalam pengawasan masukan.
Dengan menerapkan pengawasan masukan yang di laksanakan secara berkelanjutan maka kesalahan yang berupa ketidakcocokan pengetikan nomor – nomor perkiraan dapat di hindari sehingga laporan yang di hasilkan tidak salah.
Disamping sistem pengawasan aplikasi yang di jelaskan di atas dapat pula dilakukan pengawasan pengolahan data elektronik dengan menggunakan mesin pengawasan internal yaitu dengan menempatkan orang yang ahli di bidang komputer dengan garis dan tanggung jawab serta wewenang yang jelas sehingga kesalahan dalam pengolahan data dapat di hindari sekecil mungkin sehingga informasi yang di hasilkan menjadi handal dan dapat di percaya untuk pengambilan keputusan.
Menurut analisis dan evaluasi penulis selain tetap berusaha menerapkan prosedur – prosedur pengawasan masukan yang sudah ada selama ini, maka kesalahan – kesalahan berupa ketidakcocokan nomor perkiraan dengan nota transaksi dapat di hindarkan dan mengharuskan operator komputer untuk secara bertahap mengingat dan menguasai penggunaan nomor – nomor transaksi yang paling sering di gunakan dan materi nilai nya.
4.2 Analisis Hasil Penelitian
4.2.1 Komponen Sistem Akuntasi Perusahaan
Sistem akuntansi yang di gunakan dalam suatu perusahaan mempunyai umum yang terbatas. Maksudnya adalah bahwa kebutuhan informasi dalam suatu perusahaan akan berkembang sesuai dengan perkembangan kebutuhan informasi bagi pihak – pihak yang berkepentingan.
Sistem akuntansi di bangun untuk meringkas transaksi yang sering terjadi di perusahaan. Sistem akuntansi yang di bangun di Politeknik Unggul LP3M Medan mempunyai beberapa komponen seperti sistem akuntansi pada umumnya.
Politeknik Unggul LP3M Medan dalam prosedur pembukuan ada beberapa proses yang harus di pahami terlebih dahulu sebelum masuk kepada pola sistem pencatatan yang menggunakan sistem buku berpasangan (double entry) untuk menghasilkan laporan keuangan yang secara menyeluruh.
FORMULIR JURNAL ( BUKU HARIAN ) BUKU BESAR LAPORAN KEUANGAN Gambar 4.2 : Siklus Akuntansi
1. Formulir
Formulir adalah dasar penggerak kegiatan setiap operasi perusahaan. Dalam hal ini Politeknik Unggul LP3M Medan menggunakan banyak formulir yang di sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan tersebut. Formulir tersebut antara lain : kartu barang, daftar tagihan, bukti pengeluaran uang, dan lain – lain.
Formulir telah di rancang sedemikian rupa dengan memenuhi prinsip – prinsip sebagai berikut :
a. Memanfaatkan tembusan
Daftar permintaan barang misalnya menggunakan tembusan rangkap enam antara lain kepada pemasok, arsip dan lain – lain.
b. Rancangan formulir cukup sederhana.
c. Memasukkan unsur – unsur pemeriksaan intern.
Bukti pengeluaran uang misalnya di tanda tangani oleh kepala bagian direktur keuangan dan umum, kasir dan juga si penerima uang.
d. Mencantumkan nama dan alamat perusahaan. e. Mencantumkan nomor formulir..
f. Mencantumkan nomor urut. 2. Jurnal (buku harian)
Jurnal yang di gunakan oleh perusahaan adalah : a. Jurnal Pembayaran Kas
Jurnal pembayaran kas di gunakan untuk menjurnal semua transaksi pembayaran kas dan menjurnal semua transaksi pembayaran kas dan menjurnal semua koreksi kas kurang atau selisih kas negatif.
b. Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal penerimaan kas di gunakan untuk menjurnal semua penerimaan kas dan menjurnal semua koreksi kas lebih atau selisih kas negatif.
c. Daftar Tagihan
Daftar tagihan di gunakan untuk menjurnal semua tagihan bulanan dan mejurnal semua koreksi tagihan bulanan.
d. Jurnal Umum
Jurnal umum di gunakan untuk menjurnal semua transaksi yang tidak dapat di jurnal melalui kelima jurnal sebelumnya. Jurnal di selenggarakan secara harian di tutup tiap bulan sedangkan pemindahan ke buku besar di lakukan setiap bulan. 3. Buku Besar dan Buku Pembantu
Buku besar terdiri dari perkiraan – perkiraan yang saling berhubungan yang mengikhtisarkan akibat – akibat transaksi secara lengkap terhadap hutang – hutang dan harta serta modal yang akan di gunakan sebagai bahan utama untuk penyusunan laporan keuangan.
Dari buku besar disusun neraca percobaan yang di kumpulkan di lanjutkan menjadi neraca lajur. Neraca lajur di pakai sebagai dasar penyusunan neraca dan perhitungan laba rugi.
4.2.2 Subsistem Informasi Akuntansi Peusahaan
Dalam sistem informasi akuntansi perusahaan, terdapat beberapa subsistem sistem informasi akuntansi, yaitu :
1. Siklus pendapatan
Pengakuan pendapatan yang di terapkan Politeknik Unggul LP3M Medan adalah berdasarkan PSAK No. 59, yaitu dngan metode cash oasis, dimana pendapatan diakui apabila di terima uang tunai dan biaya diakui apabila uang