HASIL PENELITIAN
A. Data Penelitian
1. Gambaran Umum Perusahaan a. Sejarah Singkat Perusahaan
PT.Madjin Crumb Rubber Factory adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang industri Crumb Rubber yang lokasi pabriknya terletak di Indrapura, Kabupaten Asahan, Sumatera Utara dan kantor pemasarannya berada di Jl. Ahmad Yani No.27 Medan.
Perusahaan ini didirikan pada tanggal 16 September 1969 dengan nama “PT Rubber Fabriek Madjin” yang berkedudukan dan berkantor pusat di Indrapura, dan diperbuat dihadapan notaris Louis Joan Dalitz di Medan, disyahkan oleh yang berwajib menurut surat penetapan tertanggal 17 November 1969 No.A.5a/3/6 serta diumumkan dalam tambahan no.387 dari Berita Negara pada tanggal 26 Desember 1969 No.102A.
Pada tanggal 19 Agustus 1971 nama Perseroan Terbatas yang tersebut diatas diganti menjadi nama “PT. Perseroan Dagang dan Kilang Karet Madjin” dan selanjutnya pada tahun 1984 nama Perseroan Terbatas tersebut diganti menjadi “PT.Madjin Crumb Rubber Factory”.
Perusahaan ini bergerak dalam memproduksi jenis karet Standard Indonesian Rubber -20 (karet rakyat) yang menjadi bahan baku pembuatan ban mobil atau otomotif lainnya, dan dieksport ke Luar Negeri.
Sehubungan dengan berlakunya waktu dan bangunan yang digunakan selama beroperasinya perusahaan telah rusak, maka perkantoran lama PT.Madjin pindah ke Jl. H. Samanhudi No.7 Medan terhitung mulai bulan Februari 1991.
Dian Permata Sayang : Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai PT. Madjin Crumb Rubber Factory, 2009.
Adapun maksud dan tujuan didirikannya perusahaan ini adalah untuk menjalankan industri yang bertalian dengan usaha tersebut dalam bidang pengolahan hasil-hasil perkebunan dan pertanian dan dapat dieksport.
b. Struktur Organisasi Perusahaan
Organisasi merupakan salah satu fungsi pokok dari beberapa fungsi pokok manajemen, sehingga dalam melaksanakan aktifitas perusahaan demi kebutuhan operasional perusahaan, maka pimpinan perlu membentuk suatu organisasi sehingga personilnya dapat bekerja secara efektif dan efisien, dapat mengetahui dengan jelas antara atasan dan bawahannya serta jelas batas tugas dan wewenang yang dilimpahkan kepadanya.
Organisasi melibatkan beberapa manusia yang mana guna mencapai suatu tujuan bersama, sedangkan struktur organisasi adalah suatu kerangka dasar yang terdiri dari satuan-satuan kecil dari organisasi yang saling berhubungan sesuai dengan kemampuan masing-masing anggota yang terkait didalam organisasi tersebut.
Dari uraian diatas kita sadari bahwa struktur organisasi adalah suatu alat yang sangat penting bagi kepemimpinan perusahaan untuk mengkoordinir dan mengikuti semua aktifitas perusahaan secara terkontrol. Jadi dapat dikemukakan bahwa terdapat beberapa faktor yang dapat menimbulkan organisasi yaitu adanya orang-orang yang bekerja sama dengan tujuan tertentu. Berbagai faktor tersebut tidak dapat saling lepas atau berdiri sendiri melainkan saling berkaitan yang merupakan suatu kebulatan tekad untuk maju bersama. Kebulatan tekad tersebut dapat kita lihat misalnya dalam pengertian organisasi digunakan sebutan sistem yang berarti terdiri dari berbagai faktor yang tercakup dalam kebulatan berbagai azas atau faedah tertentu.
Organisasi yang terbentuk perlu dilakukan penyempurnaan dan pembinaan organisasi serta penertiban-penertiban seperlunya agar tercapai suatu fungsionalisasi
Dian Permata Sayang : Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai PT. Madjin Crumb Rubber Factory, 2009.
akan tugas dan wewenang serta tanggung jawab yang jelas terhadap setiap anggota yang duduk dalam organisasi tersebut. Dengan adanya struktur organisasi seperti yang dikemukakan diatas, segera dapat diketahui siapa yang mendelegasi wewenang dan siapa yang menerima wewenang sehingga dapat diketahui kepada siapa suatu bagian harus bertanggung jawab serta dapat diketahui luas pekerjaan yang dicakup. Jadi diantara pimpinan dan bawahan serta bagian-bagian lain dalam organisasi inilah akan tercipta suatu komunikasi untuk memajukan organisasi yang dimaksud.
Adapun susunan struktur organisasi perusahaan pada PT.Madjin Crumb Rubber Factory adalah sebagai berikut :
Adapun uraian tugas dari masing-masing fungsi organisasi pada PT.Madjin Crumb Rubber Factory adalah sebagai berikut :
1. Dewan Komisaris
Merupakan pimpinan tertinggi dalam perusahaan yang mengadakan rapat tahunan untuk meminta pertanggungjawaban Direktur Utama dan juga menentukan arah perusahaan dimasa yang akan dating.
Direktur Dewan Komisaris
Wakil Direktur
Export Personalia Factory Manager Pembelian Penjualan
Expedisi
Kepala Administrasi Kepala Produksi Teknisi Peralatan
Dian Permata Sayang : Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai PT. Madjin Crumb Rubber Factory, 2009.
2. Direktur
Direktur merupakan pimpinan pelaksana dari rencana-rencana perusahaan yang telah ditetapkan. Dalam melaksanakan tugasnya Direktur membawahi beberapa bawahan yaitu : Bagian Export, Personalia, Factory Manager, Pembelian, dan Penjualan. Secara garis besarnya tugas Direktur adalah :
- Memimpin dan mengawasi seluruh pelaksanaan kegiatan kerja dan usaha perusahaan berdasarkan ketetapan anggaran dasar perusahaan dan menentukan kebijaksanaan lain yang telah disepakati.
- Memiliki wewenang dan tanggungjawab tertinggi dalam pengambilan
keputusan yang berhubungan dengan kegiatan operasional dan pengembangan perusahaan dalam batas-batas yang telah ditentukan.
- Menyampaikan laporan pertanggungjawaban yang dituangkan dalam
laporan keuangan lengkap kepada Dewan Komisaris. 3. Wakil Direktur
Wakil Direktur mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : - Bertanggungjawab terhadap Direktur Perusahaan
- Persiapan dan penentuan kontrak-kontrak bersama-sama dengan Direktur. Wakil Direktur membawahi beberapa bagian sebagai berikut:
1. Bagian Export
Bagian export memiliki tugas dalam pengiriman hasil produksi ke luar negeri. Bagian export ini membawahi bagian ekspedisi yang memiliki tugas dalam hal pengiriman hasil produksi ke pelabuhan. Misalnya transport, mengurus dokumen untuk perkapalan dan bea cukai.
Dian Permata Sayang : Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai PT. Madjin Crumb Rubber Factory, 2009.
Bagian Personalia mempunyai tugas-tugas yang berkaitan dengan aktifitas maupun hubungan masyarakat.
Bagian Personalia ini mempunyai tugas :
- Melakukan penerimaan pegawai dan menjaga harta perusahaan beserta seluruh personil-personil perusahaan.
- Mengurus segala urusan diluar perusahaan dan mengurus keperluan
perusahaan terhadap institusi pemerintah maupun swasta. 3. Factory Manager
Manager Pabrik merupakan pimpinan tertinggi dibawah wakil Direktur yang bertanggungjawab terhadap pabrik dan semua peralatan yang ada didalamnya. Manager Pabrik membawahi beberapa bagian sebagai berikut :
a. Kepala Administrasi
Kepala Administrasi mempunyai tugas sebagai berikut :
- Mengatur korespondensi umum, pengetikan, filing system, dan
pencatatan surat keluar masuk.
- Mengatur pengoperasian telepon, fax, mesin fotocopy dan sebagainya. - Mengurus pembayaran rekening air, listrik, dan telepon.
Kepala Administrasi membawahi beberapa bagian sebagai berikut : 1. Bagian Pembukuan
Bagian Pembukuan mempunyai tugas yatitu :
- Mencatat seluruh transaksi perusahaan berdasarkan bukti-bukti yang telah disetujui.
- Memeriksa kebenaran pembayaran berdasarkan laporan yang diterima dari masing-masing bagian.
Dian Permata Sayang : Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai PT. Madjin Crumb Rubber Factory, 2009.
- Mengawasi dan mengarahkan serta bertanggung jawab atas
pelaksanaan pekerjaan pembukuan.
- Menyiapkan laporan keuangan perusahaan. 2. Kasir
Kasir mempunyai tugas yaitu :
a. Mengatur dan memelihara urusan administrasi dalam bidang keuangan .
b. Menerima, menyimpan, dan mengeluarkan uang perusahaan sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan serta mengadakan pencatatannya.
c. Menyiapkan cek dan giro bilyet yang diserahkan kepada pihak ketiga setelah disetujui Direktur.
d. Melakukan pembayaran untuk pembelian material, gaji, dan upah serta menerima pembayaran dari hasil kontrak dan penjualan.
b. Kepala Produksi
Dalam melaksanakan tugasnya kepala produksi dibantu oleh bagian stock dan pengawas produksi. Tugas dan tanggungjawab kepala produksi yaitu :
- Bertanggungjawab dalam pengkoordinasian oprasional pabrik sehari-hari yang menyangkut produksi, pengembangan design produk, mutu dan kapasitas produksi serta perawatan mesin-mesin dan peralatan.
Dian Permata Sayang : Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai PT. Madjin Crumb Rubber Factory, 2009.
- Bertanggungjawab atas persediaan bahan baku dalam proses dan barang jadi yang ada dilokasi pabrik dan turut serta dalam pembuatan standart biaya produksi.
Kepala Produksi membawahi beberapa bagian yaitu :
1. Laboratorium (Pemeriksa Mutu), yang mempunyai tugas :
a. Segala Produksi diatur sedemikian rupa untuk pemeriksaan sebelum dikirim ketempat tujuan.
b. Membuat mutu produksi sebaik mungkin setelah diadakan
pemerikasaan.
c. Urusan pemeriksaan mutu dari hasil karet. 2. Mandor
Mandor bertugas untuk mengawasi kerja para buruh. 3. Buruh
Buruh bertugas melakukan kegiatan perusahaan sesuai dengan pengarahan dari atasannya dan diawasi oleh mandor.
c. Teknisi Peralatan
Bertugas dan bertanggung jawab kepada penyediaan dan pemeliharaan peralatan teknik yang akan digunakan untuk proses produksi. Teknisi peralatan membawahi para buruh.
4. Bagian Pembelian
Bagian pembelian mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Melakukan pembelian bahan baku untuk keperluan produksi.
b. Melakukan pembelian barang dagangan berdasarkan surat pembelian. 5. Bagian Penjualan
Dian Permata Sayang : Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai PT. Madjin Crumb Rubber Factory, 2009.
Bagian Penjualan bertanggung jawab atas semua kegiatan yang berhubungan dengan penjualan. Tugas dari bagian penjualan yaitu :
a. Mencari Langganan
b. Mengusahakan penyaluran hasil produksi dan pengangkutannya ke lokasi yang diinginkan oleh pembeli.
2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Crumb Rubber
Adapun dokumen yang digunakan dalam penjualan Crumb Rubber ini adalah sebagai berikut :
1. Sales Contract
2. Shipping Instruction dari Pembeli 3. Surat Pelaksanaan Survey Pemuatan 4. Sertifikat Mutu
5. Bill of Lading 6. Invoice
7. Weight List/ Packing List 8. Quality Guarantee
Adapun uraian prosedur penjualan crumb rubber adalah sebagai berikut :
1. Sistem informasi akuntansi penjualan crumb rubber dimulai dari adanya penawaran yang dilakukan antara pihak perusahaan dengan pihak pembeli. Penanggung jawab penawaran dari pihak perusahaan adalah Direktur perusahaan.
2. Bagian penjualan menginformasikan kepada pembeli tentang total ketersediaan produk. Informasi yang diberikan mencakup harga, jumlah, jenis barang, dan jadwal pengiriman barang.
3. Setelah mendapat informasi tentang produk, pihak manajemen perusahaan yang diwakilkan oleh Direktur melakukan negosiasi harga dengan pihak pembeli.
Dian Permata Sayang : Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai PT. Madjin Crumb Rubber Factory, 2009.
4. Jika harga telah disetujui oleh kedua belah pihak, pembeli menyampaikan surat konfirmasi yang berisi antara lain jumla, harga, dan persyaratan lain.
5. Staff bagian export mencatat data-data surat konfirmasi yang diterima dari pembeli kedalam daftar kontrak.
6. Kontrak penjualan yang telah ditandatangni oleh direktur dikirim ke pembeli oleh staff bagian export. Berdasarkan kontrak penjualan yang diterima, pembeli menyampaikan instruksi pengiriman ke bagian export.
7. Pembeli mengirimkan/membuat Shipping Instruction yang berisi jadwal pengiriman barang, jumlah barang, tujuan negara, dan agen kapal.
8. Kemudian perusahaan mengirimkan SI tersebut yang berisi tentang persetujuan pengiriman.
9. Bagian export menyiapkan Shipping Instruction untuk perkapalan, yang mana SI ini digunakan untuk menyiapkan Bill of Lading.
10. Bagian Kepala Produksi menyiapkan barang dan memarkingnya sesuai dengan permintaan pembeli, setelah barang selesai dimarking lalu dikirim kebelawan melalui pengangkutan dengan membawa surat jalan (DO).
11.Setelah sampai dibelawan bagian expedisi mengecek barang tersebut sesuai dengan DO dan memasukkan barang tersebut kegudang untuk distuffing dan dimasukkan ke container.
12.Bagian expedisi menerima nomor container, yang mana no container ini digunakan untuk membuat PEB (Pemberitahuan Export Barang).
13.Bagian export menyiapkan dokumen-dokumen untuk dikirim kepembeli seperti Invoice, Packing List, Quality Guarantee.
Dian Permata Sayang : Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai PT. Madjin Crumb Rubber Factory, 2009.
14.Terakhir perkapalan memberikan Bill of Lading kepada bagian exportir sebagai bukti bahwa barang telah dikapalkan. Bill of Lading ini dikirim oleh bagian export bersamaan dengan dokumen export lainnya.
15.Pembeli menerima dokumen pengiriman dan melakukan pembayaran.
Pengiriman crumb rubber kepada pembeli, semua biaya pengiriman ditanggung oleh pembeli dengan menganut prinsip Free on Board (Barang menjadi tanggung jawab perusahaan hanya sampai di pelabuhan Belawan). Setelah perusahaan mengirimkan komoditi crumb rubber kepada pembeli maka surat pengantar untuk pembeli akan dikirimkan sesuai dengan banyaknya jumlah crumb rubber yang diangkut. Untuk memastikan jumlah crumb rubber yang perusahaan kirimkan maka para pembeli yang membeli akan mengecek kembali berat crumb rubber yang dikirimkan tersebut, apabila ada kesusutan antara penjual dengan pembeli terhadap berat crumb rubber maka semua penyusutan akan dibiayakan pada perusahaan penjual.